MODUL 5

STRUKTUR ORGANISASI, ACTIVITAS RELATIONSHIP CHART (ARC) KANTOR

DAN GABUNGAN
5.1 Tujuan
1. Menentukan luasan fabrikasi, kantor, dan fabrikasi lainnya
2. Menentukan derajat hubungan / keterkaitan antar semua departemen di pabrik yang
terdiri dari departemen produksi, kantor, departemen personil dan departemen
penunjang produksi sesuai dengan route sheet.
3. Membuat activity relationship diagram kantor dan gabungan.
4. Menggambarkan draft layout yang akan dibuat agar pembuatan layout dapat
menjadi lebih akurat dan tepat.
5. Menganalisa derajat kedekatan yang paling baik untuk mendapatkan layout yang
baik.
5.2 Pengolahan Data
1. Struktur Organisasi Dan Jobdesk

Gambar 5.1 Struktur Organisasi

Pada gambar diatas menunjukkan struktur organisasi pada PT. PERKASA

INDO yang termasuk struktur organisasi fungsional, dikarenakan tugas masing-
masing pekerjaan. Sebuah struktur matriks, yang memiliki dua atau beberapa
pengawas untuk setiap pekerjaannya.

Tabel 5.1 Deskripsi Pekerjaan per Departemen

No Departemen Jabatan Jobdesk Jumlah

  Menetapkan garis-garis kebijakan perusahaan
 Menetapkan target dari penjualan per tahun
 Memiliki wewenang dalam menangani masalah keuangan,
Direktur
1 Direktur mencari dan mengatur penggunaan dana perusahaan untuk 1
Utama
kelancaran operasi perusahaan
 Memimpin rapat evaluasi bulanan dan mengawasi usaha operasi
perusahaan
 Memonitoring dan mengontrol kegiatan tiap departemen di

General General bawahnya

2  Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan pemasukan barang 1
Manajer Manajer  Mengawasi perputaran dana dalam produksi sebagai pengatur
keuangan dalam produksi
 Memimpin dan mengawasi pelaksanaan semua kegiatan divisi

Manajer pabrikasi, perakitan dan finishing 1

 Memonitoring dan mengendalikan jalannya produksi
 Melakukan penjadwalan produksi
 Mengontrol kegiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancar 1
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancar.
 Melaksanakan proses produksi dengan prosedur berdasarkan target
3 Produksi
kualitas perusahaan, mengoperasikan mesin, mengolah dan
mengontrol proses produksi
 Melaksanakan, mengatur serta mengontrol dari bahan dasar
Operator “baku” menjadi bahan jadi proses produksi dengan target 10
berdasarkan prosedur perusahaan
 Mengutamakan disiplin kerja, keselamatan kerja, keamanan
berstandarkan prosedur perusahaan dan kesehatan yang
menjadikan hal yang diutamakan dalam cacatan perusahaan
 Memberikan instruksi untuk mengulang kembali pekerjaan karena
QC Manajer belum sesuai dengan standarisasi perusahaan 1
Pengontrolan kualitas produk seperti sampling, dll
 Mengontrol kegiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancar 4
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancar.
Memeriksa barang secara detail
Karyawan 1
Mencatat jumlah produk cacat dan memberikan perbaikan
  Merumuskan strategi dan kebijakan kegiatan umum dan
personalia yang mencakup bidang penerimaan karyawan baru,
pengembangan SDM, perizinan,hukum, dan keamanan

Manajer lingkungan perusahaan 1

 Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan divisi yang dibawahinya
ke dalam suatu kegiatan yang terpadu dan saling mendukung.
 Memastikan keberadaan seluruh jop description karyawan sesuai
dengan struktur organisasi perusahaan
 Mengontrol egiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
5 Personalia  Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancer 1
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancer.
 Membuat pengorganisasian, perencanaan progam dan
pengendalian unit personalia
 Mengatur masalah gaji dari setiap karyawan
Karyawan  Melakukan penilaian kinerja karyawan 5
 Melakukan open rekruitmen terhadap tenaga kerja baru
 Melakukan mutasi serta PHK
 Training Evaluasi
 Mengatur kelancaran pergerakan rantai informasi, keuangan,
dan suplai barang dari sisi produsen, distributor, jaringan
penyangga bisnis, dan juga konsumen.
 Memonitoring jalannya pengadaan bahan baku dan barang di
6 SCM Manajer 1
perusahaan.
 Memimpin dan mengawasi pelaksanaan semua kegiatan divisi
penerimanan dan penyimpanan bahan baku, dan pengiriman
produk jadi.
 Mengontrol egiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancer 1
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancer.
 Melakukan pendataan mengenai logistik, bahan baku, dan
Karyawan informasi untuk kebutuhan perusahaan. 5
 Melakukan pendataan jaringan bisnis, distributor, dan konsumen.
7 Marketing & Bertanggung jawab terhadap eksistensi produk dipasar, ekspansi
Manajer 1
Customer pasar
Supervesio  Mengontrol egiatan yang ada dalam lingkup kerjanya 1
Service
r  Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
dilingkupnya berjalan dengan lancer
 Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancer.
 Bertanggung jawab terhadap pemberian alternative target pasar,
Karyawan 4
perekapan hasil pemasaran
 Mengatur serta bertanggung jawab atas pembelian bahan baku,
barang, serta kebutuhan perusahaan lainnya.
Manajer 1
 Memonitoring jalannya pembelian bahan baku, barang, dan
kebutuhan perusahaan.
8 Purchasing  Mengontrol egiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancer 1
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancer.
 Melakukan pendataan pembelian bahan baku, barang serta
kebutuhan perusahaan.
 Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan
Karyawan material yang dibutuhkan 5
 Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan
memastikan tanggal pengiriman material.
 Membuat laporan pembelian.
Bertanggung jawab terhadap dana perusahaan, gaji karyawan,
9 Accounting Manajer 1
pemberian fasilitas dan tunjangan karyawan, tingkat penjualan
 Mengontrol egiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancer 1
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancer.
Bertanggung jawab terhadap perekapan hasil penjualan,gaji dan
Karyawan 3
tunjangan lainnya bagi karyawan.
 Mengatur serta bertanggung jawab atas pemeliharaan dan
Manajer pengadaan alat, mesin, dan fasilitas perusahaan. 1
 Mengawasi penggunaan alat, mesin, dan fasilitas perusahaan.
 Mengontrol egiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
dilingkupnya berjalan dengan lancer 1
r  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
10 Maintenance
dengan lancer.
 Melakukan pendataan terhadapan alat, mesin, dan fasilitas
perusahaan.
 Melakukan pengontrolan dalam perawatan dan perbaikan sarana
Karyawan 6
perusahaan.
 Melakukan bimbingan kepada karyawan dalam penggunaan dan
perawatan alat, mesin dan fasilitas perusahaan.
  Mengatur serta bertanggung jawab atas keefektifan pelaksanaan
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
Manajer 1
 Mengawasi tingkat resiko Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
dalam perusahaan.
 Mengontrol kegiatan yang ada dalam lingkup kerjanya
 Mampu mengkondisikanbahwa kegiatan dan tugas yang berada
Supervesio
Environtment dilingkupnya berjalan dengan lancar 1
11 r
and Safety  Memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancar.
 Melakukan peninjauan dan pengontrolan terhadap Keselamatan
dan Kesehatan Kerja (K3) bagi karyawan.
Karyawan  Melakukan pendataan terhadap data statistik K3. 3
 Melakukan bimbingan dan mengarahkan karyawan untuk bekerja
sesuai kewajiban sistem operasi perusahaan dan K3.

2. Luas Fabrikasi, Kantor Dan Fasilitas Lainnya

5.2.2.1. Luas Kantor
Table 5.2 Luas kantor
Luas
Jumlah Luas Total Luas
No Departemen Nama Ruangan Kantor
Karyawan Ruang(m2) Kantor(m2)
(m2)
1 Direktur Ruang Direktur 1 9,375 9,375 9,38
2 General Manajer Ruang General Manajer 1 9,375 9,375 9,38
Ruang Manajer Produksi 1 9,375 9,375
3 Departemen Produksi Supervisor 1 9,375 9,375 56,25
Karyawan 4 9,375 37,5
Ruang Manajer QC 1 9,375 9,375
4 Departemen QC Supervisor 1 9,375 9,375 46,88
Karyawan 3 9,375 28,125
Ruang Manajer Personalia 1 9,375 9,375
5 Departemen Personalia Supervisor 1 9,375 9,375 46,88
Karyawan 3 9,375 28,125
Ruang Manajer SCM 1 9,375 9,375
6 Departemen SCM Supervisor 1 9,375 9,375 37,50
Karyawan 2 9,375 18,75
Ruang Manajer Marketing
1 9,375 9,375
Departemen Marketing & CS
7 56,25
& Customer Service Supervisor 1 9,375 9,375
Karyawan 4 9,375 37,5
Ruang Manajer Purchasing 1 9,375 9,375
8 Departemen Purchasing Supervisor 1 9,375 9,375 37,50
Karyawan 2 9,375 18,75
Ruang Manajer Accounting 1 9,375 9,375
9 Departemen Accounting Supervisor 1 9,375 9,375 46,88
Karyawan 3 9,375 28,125
 Ruang Manajer
1 9,375 9,375
Departemen Maintenance
10 Supervisor 1 9,375 9,375 56,25
Maintenance
Karyawan 4 9,375 37,5
Ruang Manajer
1 9,375 9,375
Departemen Environtment and Safety
11 46,88
Environtment and Safety Supervisor 1 9,375 9,375
Karyawan 3 9,375 28,125
12 Ruang Rapat Ruang Rapat 35 35 35,00
13 Ruang Tamu Ruang Tamu 25 25 25,00
TOTAL 510,00

 Luas Ruang = 2,5 x 2,5 x 150% = 9,375

 Luas kantor manager :
Manager = jumlah karyawan x luas ruangan = 1 x 9,375 = 9,375
Supervisor = jumlah karyawan x luas ruangan = 1 x 9,375 = 9,375
Karyawan = jumlah karyawan x luas ruangan = 4 x 9,375 = 37,5
 Total luas kantor = jumlah luas kantor per departemen
= 9,375 + 9,375 + 37,5
= 56,25
5.2.2.2. Luas Departemen Pelayanan Personalia
Table 5.3 luas pelayanan personalia
Panjang Lebar Jumlah Luas lantai
No Nama Ruangan
(m) (m) Bangunan (m2)
1 Mushola 5 5 1 37,5
2 Kamar Mandi 2 2 4 24
Ruang Ganti dan
3 2 3 4 36
APD
4 Poliklinik 5 4 1 30
5 Ruang Kebersihan 4 3 1 18
6 Pos Satpam 3 4 1 18
7 Parkir umum 10 12 1 180
8 Taman 5 6 1 45
9 Kantin 4 4 3 72
10 Produksi 43 67 1 2205
TOTAL 2665,5

 Luas lantai = panjang x lebar x jumlah bagunan x allowence

= 5 x 5 x 1 x 150% = 37,5
5.2.2.3. Luas Departemen Penunjang Produksi
Table 5.4 luas departemen penunjang produksi
Nama Panjang Lebar Jumlah Total Luas Luas lantai
No
Ruangan (m) (m) Bangunan Ruangan (m2)
1 Receiving 5 10 1 50 50
2 Shipping 5 10 1 50 50
3 Waste place 3,3 1,8 1 6 6
Total 106

 Total luas ruangan Receiving = p x l x jumlah bangunan = 5 x 10 x 1 = 50

 Luas Lantai = p x l= 5 x 10 = 50

5.2.2.4. Activitas Relationship Chart (ARC)

Gambar 5.2 Activitas Relationship Chart kantor

 Gambar 5.3 Activitas Relationship Chart Gabungan

Keterangan :
Tabel 5.5 Penjelasan Kode ARC

No. Deskripsi Penjelasan

1 Penggunaan catatan secara bersamaan
2 Menggunakan tenaga kerja yang sama
3 Menggunakan space area yang sama
4 Derajat kontak personel yang sering dilakukan
5 Derajat kontak kertas yang sering dilakukan
6 Urutan aliran kerja
7 Melaksanakan kegiatan kerja yang sama
8 Menggunakan peralatan kerja yang sama
9 Kemungkinan adanya bau yang tidak mengenakkan, ramai, dll
Derajat Hubungan :
A : Mutlak perlu didekatkan
E : Sangat penting untuk didekatkan
I : Penting untuk didekatkan
O : Cukup / baik
U : Tidak penting
X : Tidak dikehendaki untuk didekatkan
Tabel 5.6 Kode Warna Untuk Menentukan Derajat Hubungan
 Derajat Kedekatan Deskripsi Kode Warna Warna
A Mutlak Merah
E Sangat Penting Orange
I Penting Hijau
O Cukup / Baik Biru
U Tidak Penting Tidak Ada
X Tidak Dikehendaki Coklat

5.2.2.5. Activity Relationship Diagram (ARD)

Tabel 5.6 Activity Relationship Diagram (ARD)

Nomer dan Nma DERAJAT KEDEKATAN

Departemen A E I O U X
IV,XI, V,VIII,X
I Direktur Utama - VI,VII III,IX,X I,II
XII III
Departemen I, I,II,VII,X
II - VIII V,VI III,IV,IX,X
Production II I,XII
I,II,III,V,VI,VII,VIII
III Departemen QC - - III IV,X -
,X,XI
Departemen
IV - III,X IV V,VI I,II,III,VII,IX VIII
Personalia

V Departemen SCM - IV I,II,IX III,V,VIII I,II,IV,V,VI,VII -

Departemen III,VI,
VI - I,II,III,VI IV,V,VII IV,V -
Marketing dan CS VIII
Departemen I,II,IV,VI
VII - V I,II,III,VI III,IV,V -
Peurchasing ,VII
I,II,V,VI,
VIII Accounting - IV III VI I,II,VII
VIII
Departemen I,II,III,IV,
IX - - VIII VI I,II,III,IV,V,VII,IX
Maintenance V
Environtment and I,II,III,IV,V,VI,VII,
X - - III - -
Safety VIII,IX,X
IV,V,V
XI General Manager - I,II III,IX I,II,VII,X III,VIII
I
V,VII,VI
XII Ruang Tamu - I,II,XII I,II.VI III,IX,X IV,XI
II
I,II,XII III,VI,XI
XIII Ruang Rapat - VII,IX IX,XI V,XII
I,X II
 5.2.2.6. Layout kantor

Gambar 5.4 layout kantor

5.3 Analisa
Penentuan tata letak kantor dari sebuah pabrik PT. PERKASA INDO
dilakukan dengan perancangan struktur organisasi, struktur organisasi tersebut sangat
mempengaruhi luas kantor perdepartemen dari sebuah pabrik. Struktur organisasi
pada PT. PERKASA INDO dapat dilihat pada gambar 5.1 struktur organisasi PT.
PERKASA INDO dan dari beberapa departemen – departemen tersebut dikepalai oleh
seorang manajer serta jabatan tertinggi dari struktur organisasi di PT. PERKASA
INDO tersebut yaitu direktur utama.

Penentuan luas kantor diperoleh dari perhitungan luas departemen, dimana

hasil perhitungan dapat dilihat mulai table 5.2. Hasil perhitungan luas perdepartemen
yang sudah dilakukan dengan mempertimbangkan kelonggaran sebesar 150% untuk
tiap departemen, agar memberikan kelonggaran jarak antar departemen dari luas
kantor tersebut.

Luas departemen pelayanan personalia yang digunakan untuk PT. PERKASA

INDO dapat dilihat pada table 5.3.Dimana penentuan pemberian pelayanan personalia
tersebut dipilih sesuai dengan kepentingan dan fasilitas umum yang ada pada sebuah
pabrik. Dengan adanya fasilitas ruang penunjang tersebut membuat para karyawan
merasa nyaman dan tenang berada ditempat pabrik mereka bekerja.

Luas departemen penunjang produksi, diperlukan dalam penentuan luas pabrik

yang akan dihitung untuk penentuan perencanaan tata letak pabrik yang akna
dibangun dan untuk penentuan template dari sebuah pabrik. Sehingga template dari
 perencanaan pabrik dari PT. PERKASA INDO bisa terencana dengan baik dan sesuai
dengan ketentuan perhitungan yang sudah dilakukan sebelumnya. Luas departemen
penunjang produksi dapat dilihat pada table 5.4

Activity Relationship Chart yang dibuat untuk PT. PERKASA INDO dapat
dilihat pada gambar 5.2 Untuk PT. PERKASA INDO kantor yang terdiri dari ruang
direktur utama, general manager, departemen keuangan, departemen personalia,
departemen produksi departemen logistic, departemen QC, dan departemen
pemasaran. Sedangkan untuk ARC gabungan dapat dilihat pada gambar 5.3 Yang
terdiri dari kantor, mushola, kantin, taman, pos satpam, parkir umum, ruang ganti dan
APD, kamar mandi, poliklinik, ruang kebersihan, receiving, shipping, waste place,
ruang tamu, ruang rapat, pengiriman dan penerimaan, gudang bahan baku, dan
gudang produk jadi. Dalam penentuan letak ruang dalam pabrik ditentukan
berdasarkan derajat kedekatan yang dibuat dalma ARC. Serta dengan membuat ARC
dapat diketahui alasan mengapa suatu ruang diharapkan dapat didekatkan dengan
ruang tertentu atau suatu ruang perlu dijauhkan dengan ruangan tertentu.

Activity Relationship Diagram adalah suatu diagram yang digunakan untuk

mengetahui derajat kedekatan suatu ruangan. Dalam laporan ini yang digunakan
dalam pembuatan ARD adalah work sheet untuk kantor yang dapat dilihat pada table
5.7. Dan work sheet untuk gabungan yang dapat dilihat pada table 5.8. Dengan
menggunakan work sheet ini akan memudahkan kita mengeahui kedekatan ruangan
satu dengan ruangan yang lainnya.

5.4 Kesimpulan
Struktur organisasi dibuat disetiap perusahaan untuk menunjukkan hubungan –
hubungan yang terjadi antar disetiap departemen ataupun divisi dan mengetahui job
descripsion serta jabatan yang diduduki.
Luas lantai kantor dan luas departemen pelayanan personalia dapat diliat pada
table 5.2 dan table 5.3 sedangkan luas departemen penunjang produksi dapat diliat
pada table 5.4 luas departemen penunjang produksi diperoleh sebesar 106 m2.
Pembuatan ARC terbagi menjadi 2 yaitu RAC kantor dan ARC gabungan.
Hasil ARC kantor dapat dilihat pada gambar 5.2 sedangkan hasil untuk pembuatan
APC gabungan dapat diliat pada gambar 5.3.