Características La auditoría operativa

La auditoría operativa abarca la evaluación objetiva, constructiva, sistemática y

profesional de las actividades relativas a los procesos de gestión de una
entidad, con la finalidad de determinar el grado de eficiencia, eficacia con que
son manejados y controlados los recursos en general, de manera que cumpla
con las políticas implementadas con la finalidad de alcanzar los objetivos
establecidos por la Gerencia.

Alcance
La Auditoría Operacional tiene alcance ilimitado. Esto se debe a que todas los
procesos de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea un
proceso financiero o no. La auditoría operativa cubre todos los aspectos
internos o externos que lo interrelacionan.

Al tener alcance ilimitado y la posibilidad de contener diversidad de hallazgos,

implica que, una auditoría operativa pueda requerir profesionales de diferentes
disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su
conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos especializados en
auditoría.

Objetivo General
El objetivo de la auditoría operativa es identificar las debilidades en el sistema
de control implementado por la Compañía con la finalidad de diagnosticar e
implementar recomendaciones que permitan reforzar el sistema de control.

Características de la auditoría operativa

Toda auditoria operativa tiene las siguientes características:

 Estratégicas. Se enfocan en los aspectos críticos o relevantes que se

identifiquen en el desarrollo de la auditoría.
 Objetivas. Al desarrollarlas se debe asegurar que los hallazgos y las
conclusiones se fundamenten, en lo posible, en evidencia verificable.
 Confiables. La información que presente y reporte la auditoría debe ser
veraz y exacta, de manera que minimice los riesgos de interpretación.
 Diligentes. Se deben atender, con diligencia y oportunidad, los
requerimientos del organismo competente de control.
 Efectivas. Las recomendaciones y acciones correctivas, preventivas o
de mejoramiento a aplicar, respecto de las situaciones detectadas deben
mejorar el sistema de control.
¿Por qué es importante la auditoria operativa?
 Promueve la eficiencia y eficacia en los procesos
 Evalúa la calidad de los procesos
 Permite poner en marcha de manera objetiva las actividades de control
 Permite identificar procesos críticos
 Permite evaluar la efectividad de los controles implementados
 Permiten implementar mejoras en la planificación y los controles.

¿Cuándo es necesaria una auditoría operacional?

La auditoría operativa es necesaria cuando existe la necesidad de mejorar los
procesos y procedimientos implementados esto con la finalidad de mejorar su
competitividad en el mercado.

Importancia De La Auditoria Operativa

La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de
control posterior sobre la administración en general. Tiene un
significado más importante para el sector público ya que normalmente
el sector privado tiene un instrumento automático que determine su
eficiencia y efectividad.
Este instrumento es la medición de la utilidad neta, los ingresos y
gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la empresa
produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomará medidas
correctivas.
En el sector público los intereses de una entidad normalmente vienen
del sector público y no son producidos en relación con sus gastos de
operación. Por este motivo la auditoría operativa es importante en el
gobierno, y hay creciente interés en su aplicación por los del
organismo superior de control.
La Auditoría Operativa con la finalidad de prestar un servicio de
carácter gerencial, ya no contentándose de obtener una opinión sobre
la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficacia del control
interno, tuvo la necesidad de conocer las deficiencias e irregularidades
existentes que atentaban contra la eficiencia, economía y efectividad.
La importancia de la Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del
auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a
determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de
fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante,
creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor
forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los
resultados obtenidos.
La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades
hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo
de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es
indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de
control tomen conciencia de la importancia de la Auditoría Operativa
en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella
reporta.
REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIÓN Y CONTABILIDAD
Vol. XVI, n. 50
1986
pp. 433-438

1. DEFINICI~N
S Y OBJETIVOS

Adolfo Fraile
E N un sentido amplio, la auditoría
operativa es una de las funcio-
nes clave de ayuda a la gestión
de una empresa, dado que incluye la
G~~~~~~ de la
de Consultoría revisión de los resultados y efectos
y Sistemas de Arthur de las múltiples decisiones que se to-
Anderse'z y Cia man diariamente en una empresa y
su comparación con los planes, pre-
supuestos o pautas acordados.
Los factores a evaluar en el traba-
jo de auditoría operativa son todos
aquellos que tengan incidencia en la
gestión de la empresa, entre ellos:
1. Lo adecuado de la organiza-
ción.
2. La existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas.
3 La existencia de políticas ade-
cuadas.
4. El cumplimiento de las políti-
cas establecidas.
5. La fiabilidad de los controles
establecidos.
6. La existencia de métodos ho-
mogéneos y actuales de operación y
AUDITORIA la eficiencia de los mismos.
OPERATIVA (1) 7. La utilización adecuada de re-
cursos.

La evaluación de todos estos fac-

tores debe ser organizada metodoló-
gicamente y en etapas para poder lle-
var a cabo el trabajo de auditoría
operativa. Esta evaluación debe cons-
tar de tres etapas, encaminadas a de-
terminar:
 A ~ O I P O Fraile
434 LA AuDIToRIA oPERnTIvA
1. Si esta definido el sistema a
auditar en cuanto a:
- Objetivos.
,I b
- Políticas.
- Organización.
- Información.
- controles.
- Procedimientos.
2. Si se cumple en la práctica el
sistema definido por la empresa, en
cuanto a:
- Políticas.
- Organización.
- Controles.
- Procedimientos.
3. Si las políticas, organización,
informes, controles y1procedimien-
tos reales y $vigenteson los. más ade-
cuados para el cumplimiento da los
objetivos del, sistema, en relación no
sólo a la empresa, sino también a los
factores del entorno en que se desen-
vuelve y que tienen repercusion , so-
bre ella.
Esta evaluación deberá; incluir to-
dos aquellos elementos que se re-
fieren al proceso de decisión y no
al mero análisis, de ,la información
administrativo-financiera. Con. esta
base, se deben incluir aspectos tales
como : condiciones del, sector, tecno-
logia aplicada, mercado consumidor,
competencia técnico-comercial de la
empresa, servicio 91 .cliente, relacio-
nes ,con el personal, etc.
En resumen: ,«Auditoría operativa
es la evaluación exhaustiva y cons-
colaboraciones
prof esionasaks
tructiva de la organización, objeti-
vos, planes, medios de operación, in-
formación disponible y utilización de
recursos humanos y físicos de una
empresa o segmento de la misma.))
Al concluir una auditoría operati-
va, la Dirección de la Empresa es-
pera que se den respuesta a las si-
guientes preguntas:
1. ¿Cuál es la situación actual?
- Qué está bien.
- Qué está mal y por qué (cono-
cer las causas y no sólo los
efectos).
2 . ¿Qué importancia tienen esos
problemas para la empresa?
3. ¿Cuáles son las sugerencias
para atacar las causas de los proble-
mas y en qué orden de prioridad?
4. ¿Cuál es el programa de acción
que se recomienda?
Con un análisis en detalle, el pro-
ducto final se formalizará en un In-
forme 'de Auditoría Operativa.
11. LA AUDITORÍAOPERATIVA
Y LA EMPRESA
Cómo detectar la necesidad
de efectuar una Auditoria
Operativa
Anteriormente se ha mencionado
que la auditoría operativa no es sino
una de las funciones de la Dirección
colaboraciones A ~ O I ~ Fraile
O

LA AUDITORIA OPERATIVA
435
profesionales

de una einpresa, la de evaluar el re- opiniones. Esta cuantificación no

sultado de cada una de las inúltiples equivale a decir tantas pesetas. En
decisiones que se toman en la misma. general, las cuantificaciones suelen
Por tanto, siempre habría necesi- ser monetarias, pero habrá otras que
dad de hacer una auditoría operativa. se expresen en horas hombre, horas
Pero se debe aceptar que no puede máquina, número de horas de orde-
ser así en un sentido ilimitado. nador, número de programas, etc.
En general, los trabajos de audi-
toría operativa serán más necesarios
en casos particulares, tales como: Aportación de la azrditorin
operativa a los usuarios
1. Después de instalar u n siste-
ma: La auditoría operativa serviría Los «usuarios» de los beneficios
como auditoría postinstalación. Con de la auditoría operativa se pueden
ella se detectan problemas de insta- clasificar en:
lación, aparición de operaciones hí- - Dirección generaI.
bridas, excepciones no previstas, fal- - Auditoría interna.
ta de adecuación de políticas, etc. - Usuarios del sistema.
2. Cuando se ~~equiere una eva-
luación altai~zentetécnica de uiz área Los beneficios que reciben cada
clave: Tal es el caso de analizar u11 uno de ellos incluyen, entre otros,
sistema de control. de pi-oducción. los siguientes:
3. Cuando debe servir de base
para fijar prioridades en u n amplio 1. Dirección general
plan de sistenzas.
a ) ~Aálisisobjetivo de áreas ope-
4. Cuando se requiere una eva- rativas clave.
luación rápida de determinadas áreas b ) Evaluación real de las causas
con problemas. de los problemas.
c ) Análisis de la cuantificación
Beneficios del personal integrado en cada área.

Es evidente que todos estos servi- 2. Azrditoria interlza

cios deben reportar beneficios. Si no,
la Dirección de una empresa no es-
taría dispuesta a invertir en ellos. '
En principio, el trabajo debiera no .
sólo dar beneficios, sino también
cuantificarlos: La Dirección debe ba-
sarse en hechos concretos y no en
a ) Conocinliento real de la em-
presa, la Dirección y sus problemas
operativos.
b) Hablar su mismo idioma.
c ) Trabajo en equipo con otros
esp,ecialistas.
 A ~ O I ~ Fraile
O colaboraciones
436 LA AUDITORIA OPERATIVA pirofesionsa8es
d ) Entrenamiento en detectar nunca se hayan auditado, o con qué
problemas con mentalidad de empre- frecuencia deberán auditarse nueva-
sario. mente.
e ) Reafirmación de su función En el caso de sistemas muy com-
obteniendo beneficios tangibles. plejos y/o diversificados, la Direc-
ción deb,erá fijar cuáles son los sub-
sistemas específicos a auditar, ya que
13. Usuarios del sistema no se obtendrán buenos resultados
atacando el todo. Es el caso de los
a ) Detectar sus verdaderos pro- sistemas de pedidos, expediciones y
blemas y evaluar la marcha de su facturación en empresas comercia-
sección o área. les, donde quizá convenga seguir
b) Definición de problemas pro- todo el flujo, p'ero de un solo canal
pios y problemas causados por otros de distribución. En otros casos, la
segmentos. Normalmente aparecen evaluación debe prestar especial aten-
problemas heredados por ineficien- ción a un determinado tipo de con-
cia de otras áreas. trol, como asegurar que el flujo de
producción en la planta tenga un con-
c ) Colaboración con las sugeren- trol seguro a través de información
cias para modificar las políticas, or- contable.
ganización y/o procedimientos. Es importante que sea la Direc-
d ) Indirectamente permite que ción la que explique directamente a
sus proposiciones sean escuchadas los responsables usuarios los, objeti-
por la Dirección. vos del trabajo, la necesidad del mis-
mo y la forma en que los usuarios
pueden hacer uso efectivo de los ser-
Actitud con respecto n la auditoria vicios del auditor operativo. Si no,
operativa los usuarios ven al auditor operativo
1Actitud de la Direcci6n
como una carga y no como una ayu-
da. Será imprescindible definir con
Para que el trabajo llegue a tener la Dirección los objetivos concretos,
éxito es imprescindible la interven- el alcance y el enfoque a dar a cada
ción de la Dirección en las tres fa- auditoría en particular. Una vez he-
ses del trabajo: definición, desarro- cho esto, las decisiones adoptadas
llo e implantación de las sugerencias. deben ser comunicadas oficialmente
a todas las personas involucradas.
1. Definición: Normalmente es la
Dirección quien debe identificar las 2. Desarrollo: A medida que el
prioridades en cuanto a qué áreas trabajo se desarrolla, la intervención
evaluar primero, en el caso de que de la Dirección será sólo por excep-
colaboraciones A ~ O I ~ Fraile
O
437
profesionales LA AUDITORIA OPERATIVA

cióil, ya sea para volver a definir el en gran medida de la estrategia que

enfoque o el alcance de la auditoría se adopte para presentar la audito-
o para apoyar al grupo de trabajo ría a los usuarios afectados, por par-
en el caso de falta de colaboración te tanto de la Dirección como del
de alguna persona afectada. Un pun- auditor operativo, y del tacto y con-
to importante a considerar es que el diciones personales del encargado del
auditor operativo debe reunirse pe- grupo de trabajo. Si ambos requisi-
riódicamente a lo largo del trabajo tos se logran satisfacer adecuada-
con la Dirección para revisar el gra- mente, es normal encontrar un buen
do de avance del mismo y poder efec- apoyo en el usuario, quien ve que el
tuar las aclaraciones y/o rectificacio-trabajo de auditoría no pretende juz-
nes que fueran necesarias. Además, garlo personalmente por algún error
estas reuniones permiten una rela- pasado, sino ayudarlo para que en el
ción que directa o indirectamente futuro su gestión sea más eficiente.
aporta siempre puntos importantes Para lograr un buen resultado, es
a considerar en el trabajo. importante que los usuarios interven-
gan en el desarrollo del proyecto,
3. Implantación de las strgerelz- aportando sus ideas sobre cuáles son
cias: Una vez analizadas y aprobadas los problemás más importantes des-
las conclusiones presentadas en el in- de su punto de vista, y de qué forma
forme de auditoría, hay que llevar a podrían solucionarse. Esta participa-
la práctica las sugerencias incluidas ción será otro medio para lograr su
en el mismo. Esta fase es clave y debe interés. En especial, esta participa-
contar con el máximo apoyo por par- ción es muy positiva en la definición
te de la Dirección, ya que sin ella el del programa de trabajo, en la acla-
trabajo fracasará al no lograr su ración de excepciones y en la prepa-
objetivo de implantación de sugeren- ración de sugerencias.
cias. Además, constituirá un hecho
psicológicameilte negativo para el Requisitos del grupo de trabajo
grupo que intervino en el proyecto, a cargo de la a~iditoria
dado que su trabajo dejaría de ser operntiva
constructivo para transformarse sólo
en crítica. El grupo de trabajo de auditoría
operativa debería cumplir, como mí-
Actitud del usuario nimo, dos requisitos:

En la práctica aparece una amplia 1. Técnicos: Tener experiencia

gama de actitudes con referencia a empresarial y estar realmente «sin-
la reacción del responsable del sector tiendo» o «viviendo» el negocio, ade-
auditado. Dicha reacción dependerá más de los conocimientos específicos
 A ~ O I ~Fraile
O colaboraciones
LA AUDITORIA OPERATIVA profesionales

requeridos, según sea el tipo de tra- nos I~umanosque se desarrollan al-

bajo. El verdadero logro es conseguir rededor del trabajo.
clue cada paso de su actuación sea En resumen, el enfoque del grupo
guiado con un enfoque de negocios. de auditoría operativa d'ebe ser el de
dar un verdadero servicio y solucio-
2. Personales: Tener la madurez nes, no pretendiendo solamente en-
necesaria no sólo para dirigir el gru- contrar aspectos o ireas con proble-
po de trabajo, sino también para in- mas, para dejar sin analizar su po-
terpretar positivamente los fenóme- sible forma de solución.
 ENFOQUE HACIA LOS CONTROLES DE LA AUDITORIA OPERATIVA

En al auditoria operativa el rol del auditor, es de una batidor de hechos y verdades. Su enfoque es un
diagnóstico y el producto final de su preparación es un informe formal de auditoria operativa para la
gerencia. Dirigiendo la atención de esta hacia importantes factores o ares problemas que pidieran estar
inhibiendo la realización de los objetivos de máximas ganancias
El primer paso en la solución de los problemas operativos es poner en conocimiento de la gerencia el
lugar la naturaleza, y las dimensiones de las áreas problemas. Las habilidades analíticas y diagnosticas
del auditor para apuntar hacia las principales áreas problema, y penetrarlas en suficiente profundidad
para revelar su tamaño y dimensiones, constituye un servicio extremadamente valioso, se enfoca la
atención de la gerencia sobre estas áreas problema y con frecuencia se incluyen recomendaciones
específicas para lograr su corrección
En consecuencia el informe de auditoría operativa es de naturaleza diagnostica.
LA IMPLEMENTACION DE LA ACCIÓN CORRECTIVA

A menudo las condiciones escritas en los informes de auditoría operativa pueden corregirse o
mejorarse mediante la implementación o modificación de directivas o controles operativos en
determinadas áreas funcionales. A veces tal acción correctiva puede ser efectuada por el personal del
cliente contrate personal adicional o talvez un especialista en un campo determinado. En el caso delas
firmas de contadores públicos que cuentan con servicios de asesoría a la administración, la acción
correctiva puede ser efectuada por dichos servicios especiales si el cliente así lo desea

CASOS TÍPICOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA COMO POR EJEMPLO COMERCIALIZACIÓN

¿Prepara la empresa pronósticos de ventas divididos en elementos realistas de programación? Esto implica el
número específico de cada artículo de la línea que se propone vender, dentro de periodos o ciclos
determinados
OBSERVACION. Muchas empresas en los grupos de auditoria piloto nunca preparan pronósticos de
ventas en otras los pronósticos o proyecciones consistían solamente en dinero por grupos principales
de productos o por grupos totales de productos
SIGNIFICADO.-

a). La ausencia de pronóstico o proyecciones de ventas automáticamente impide establecer por adelantado
un programa de producción.

b). Los pronósticos de ventas expresados solo en dinero eran inadecuados porque no especifican cantidades,
productos ni relaciones de tiempo. En consecuencia carecerían de valor para establecer un programa
operativo a un calendario de producción anticipada.

Si un calendario de producción anticipada es imposible los requisitos de insumos en términos de cantidades

o relaciones de tiempo es imposible determinar las necesidades de fuerza laboral presentes y futuras es
imposible planear dentro de los límites de la capacidad de las instalaciones la fabricación de un volumen
dado del producto en ciclo de tiempo específico.
 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
Examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de
eficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas
administrativos den apoyo así como su planificación organización dirección y
control administrativo interno

La auditoría operativa está dirigida al examen de una estructura de una

organización y sus componentes sus planes y políticas sus métodos de operación
y empleo de los recursos humanos naturales propios de la gestión y financieros

El objeto de la auditoria operativa es determinar si la función o actividad bajo

examen podría operar de manera más eficiente económica y efectiva

La auditoría operativa es una gran alternativa para detectar deficiencias a tiempo

y transformar la actividad de la empresa en un proceso rentable, que es al fin y al
cabo lo que más interesa a una empresa: hacer más con la menor cantidad de
recursos posible.

Entonces, ¿cuáles son los objetivos de la auditoría operacional?: Operativa

o Analizar aspectos administrativos, gerenciales y operativos sobre los que se

realizarán las modificaciones oportunas con tal de mejorar la operativa
empresarial.
o Identificar qué áreas deben reducir costes y dar apoyo a los procesos con mayores
necesidades.

Son muchas las empresas que van mal, pero no saben detectar el motivo. Ahí es
donde entra en juego la auditoría operacional. Ésta permitirá detectar el punto
flaco del negocio con total certeza, establecerá las medidas a las que debe
acogerse la empresa y, así, lograr finalmente remontar y conseguir con éxito sus
objetivos.

BENEFICIOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la

oportunidad de:

Reducir los Costos Incrementar los ingresos Crear una política para llenar un vacío
que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo Modificar
una política que no satisface las necesidades del organismo Volver a definir los
objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las
metas de largo plazo del organismo.

Auditoría Financiera. Quien cuenta con información confiable, veraz, oportuna,

completa, adquiere un poder. Poder para hacer, para cambiar cosas y situaciones,
para tomar mejores y bien soportadas decisiones.

Un navegante no puede decidir rumbos para llegar a un destino si no cuenta con

instrumentos que le informen cual es la situación o lugar donde se encuentra y los
elementos de que disponen para alcanzar su propósito.

Un administrador no alcanzará los objetivos, metas y misión de su organización si

no tiene a su alcance los elementos informativos básicos e indispensables que le
ayuden y soporten sus decisiones.

De aquí surge la vital importancia de la Auditoría Financiera como elemento de la

administración que ayuda y coadyuva en la obtención y proporcionamiento de
información contable y financiera y su complementaria operacional y
administrativa, base para conocer la marcha y evolución de la organización como
punto de referencia para guiar su destino.

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA OPERATIVA Y AUDITORIA FIANCIERA

La auditoría financiera examen de los libros comprobantes y otros documentos

que sustentan los estados financieros de una entidad efectuado para que el
auditor formule su dictamen sobre la situación financiera resultados de sus
operaciones y su conformidad con las disposiciones vigentes

La auditoría operativa y financiera son inseparables debiendo realizar el examen

por un equipó único bajo la dirección y supervisión de un contador público
colegiado aplicando las técnicas de auditoria correspondiente

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORRIA FINANCIERA Y OPERATIVA

AUDITORRIA FINANCIERA AUDITORRIA OPERATIVA

La auditoría financiera tiene la finalidad de
revisar los estadios financieros
La auditoría financiera tiene la finalidad de
evaluar la información de los estadios
financieros
La auditoría financiera orientada a evaluar
la veracidad de la información presentada
de los estadios financieros
La auditoría operativa tiene la finalidad de
evaluar la eficacia y eficiencia de los
procedimientos y métodos de operación de
una organización
La auditoría operativa está orientada si la
entidad auditada aplica correctamente los
procedimientos reglas o reglamentos
específicos
La auditoría operativa está orientada a
evaluar la eficacia de la gestión en torno al
cumplimiento de los objetivos planteados
por la organización determina si la
 organización realizando correctamente su
trabajo

La auditoría financiera busca determinar si La auditoría operativa está orientada a

la información contable financiera es evaluar la actividad gerencial y de la
correcta organización en cumplimiento de los
objetivos
ENFOQUE DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Se trata de dar un enfoque más amplio, sobre un tema muy conocido pero con una
metodología a seguir, hace una planificación de esta metodología y realiza un modelo
de evaluación en lugar de resaltar las técnicas administrativas que debe utilizar el
administrador
a. Ponderación de funciones
b. Determinación de factores o categorías por evaluar
c. Asignación de puntos a los factores o categorías por evaluar
d. Determinación de grados
Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la
administración sobre la gestión de un organismo social

Se define como un examen detallado de la administración de un organismo social realizado por

un profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados y sus
metas fijadas con base a la organización

OBJETIVO
1. Objetivos y planes
2. Políticas y prácticas
3. Estructura orgánica
4. Sistemas y procedimientos
5. Métodos de control
6. Medios de operación
7. Potencial humano y elementos físicos empleados