Anda di halaman 1dari 18

MAKALAH

PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN KUALITAS

(PPK)

DOSEN:

KELOMPOK 5

ADE RESTU M (516 )

ARISKA DINARNI (516227)

LAILI AINUN A (516426)

INTAN NOVITA (516235)

RISKY WULANDARI (516)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS INDUSTRI

SEKOLAH TINGGI TEKNIK

2019
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...............................................................................................................................I

KATA
PENGANTAR...........................................................................................................................II

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................III

1.1 Latar Belakang Masalah....................................................................................................III


1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................................III
1.3 Tujuan.......................................................................................................................... .....III
1.4 Manfaat............................................................................................................................. III

BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................1

2.1 Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan (PPK) ...................................... ..............1

2.2 Faktor Penghambat PPK......................................................................................................3

2.3 Implementasi PPK................................................................................................................4

2.4 Penghargaan dan Pengakuan Prestasi...................................................................................7

2.5 Sistem Saran, Konsep dan Implementasi.............................................................................8

BAB III PENUTUP.................................................................................................................13

3.1 Kesimpulan.........................................................................................................................13

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................14

I
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah,
Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam
bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan
sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.
Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi
makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami
miliki sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk
memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Jambi, 23 Maret 2016

Penulis

II
BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang Masalah


Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, persaingan dalam
dunia bisnis semakin ketat. Sebuah lembaga perlu melaksanakan TQM supaya kualitas
yang dimiliki lembaga tetap terjaga dan semakin meningkat.Total Quality
Management adalah suatu konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan.
“Pemberdayaan karyawan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar
berarti (significant)” (Nasution, 2001:136).
Pelibatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi sangat penting. Dengan
melibatkan karyawan seluruh komponen dalam lembaga atau organisasi akan
menghasilkan rencana dan hasil yang lebih baik. Selain itu, pelibatan semua orang akan
mempercepat mencapai tujuan organisasi. Namun kenyataannya banyak lembaga atau
organisasi dalam mencapai suatu tujuan tidak melibatkan semua orang sehingga tujuan
organisasi tidak tercapai.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka dalam lembaga atau organisasi harus ada
keberanian untuk melibatkan setiap orang dengan cara membentuk team kerja dalam
mencapai tujuan organisasi.Pemberdayaan karyawan pada dasarnya tidak terlepas dari
pandangan hidup dari sikap mental dalam menentukan kebijaksanaan untuk mendapatkan
hasil kerja yang baik dari yang pernah dicapai sebelumnya. Sikap mental yang demikian
akan membuat seseorang berusaha mengembangkan diri dan meningkatkan kemampuan
kerjanya.

1.2 Rumusan Masalah


Dari latar belakang tersebut,maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:
 Bagaimana Konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan ?
 Apa faktor yang menghambat pelibatan dan pemberdayaan karyawan, serta
bagaimana cara mengatasinya?
 Apa saja penghargaan dan pengakuan prestasi yang diberikan?
 Bagimana implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan meliputi
penghargaan dan pengakuan prestasi?
 Bagaimana Sistem Saran, Konsep dan Implementasi ?

1.3 Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini adalah Agar kita mengetahui konsep pelibatan dan
pemberdayaan karyawan, menjelaskan faktor penghambat PPK, serta mampu menjelaskan
penghargaan dan pengakuan prestasi yang diberikan, juga menjelaskan implementasi PPK
meliputi penghargaan dan pengakuan prestasi, dan Sistem Saran, Konsep dan Implementasi

III
BAB II

PEMBAHASAN

PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN DALAM KUALITAS

2.1 KONSEP PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN ( PPK )

Karyawa merupakan aset yang paling dominan dalam organisasi, selain


sebagai pemasok internal yang sangat berperan dalam menghasilkan suatu produk
barang maupun jasa yang berkualitas karyawan juga merupakan sumber daya manusia
dalam suatu perusahaan/organisasi. Akan tetapi dalam kenyataannya masih banyak
perusahaan yang mengeksplotasi karyawannya dan tidak memberikan peluang untuk
berkembang dan berprestasi secara optimal. Dan yang paling parahnya bila seorang
manjemen dan karyawan saling tidak mempercayai, akibatnya semangat maupun
moral kerja menjadi sangat rendah, produktifitas makin rendah, munculnya sikap
apatis, ketidakpuasan ikut terjadi, dan masih banyak lagi dampak nya.
TQM adalah suatu konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Walaupun
konsep TQM dan Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang ini saling berkaitan satu
sama lain, namum diantara TQM maupun Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang
merupakan dua hal yang berbeda.
Pelibatan karyawan ( employee involment ) adalah suatu proses untuk
mengikutsertakan para karyawan pada semua tingkatan organisasi dalm pembuatan
keptusan dan pemecahan masalah ( Bounds, 1994:447 ). Pemberdayaan atau
Pemberian Wewenang ( empowerment ) dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan
yang benar-benar bearti. Dengan demikian pemberdayaan tidak sekedar hanya
memiliki masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan
menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau sebaliknya.
Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut :
 Keinginan manajer penyelia
 Melatih penyelia dan karyawan
 Komunikasi dan umpan balik
 Penghargaan dan pengakuan
Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatkan kemampuan
organisasi dan untuk memberikan nilai kepada pelanggan. Oleh karena itu karyawan
harus memahami apa makna nilai pelanggan, komponen sistem, dan bagaimana untuk
menentukan dan mengukurnya. PPK sering kali dianggap sebagai penurunan kekuasaan
oleh banyak manajer tradisional. Manajer tersebut diliputi rasa ketakutan apabila
karyawan dilibatkan dan diberdayakan karena mereka beranggapan bahwa hal tersebut
akan mengalihkan kendali perusahaan kepada karyawan.

1
Para pengambilan keputusan menginterprestasikan bekerja dengan tangkas
sebagai usaha mengadopsi sistem teknologi tinggi dan proses otomatis. Pendapat
tersebut jelas sekali keliru, karena teknologi yang makin canggih hanyalah merupakan
salah satu aspek dari bekerja dengan tangkas. Aspek lain dari bekerja dengan tangkas
yang sering kali dilupakan dalam dunia kerja modern adalah melibatkan dan
memberdayakan para karyawan. PPK ditunjukan untuk memperoleh manfaat dari
kreativitas karyawan dan mendorong pemikiran dan inisiatif yang independen. Dasar
pemikiran PPK adalah bahwa PPK merupakan cara terbaik untuk mengarahkan
kreativitas dan inisiatif dari para karyawan terbaik ke arah peningkatan daya saing
perusahaan.
Prinsip-prinsip TQM untuk pekerjaan pada bagian personalia atau sumber
daya manusia menurut ( Ross, 1994:90 ) adalah sebagai berikut :
 Kualitas pekerjaan pada waktu pertama
 Fokus pada pelanggan
 Pendekatan strategi yang menyeluruh untuk perbaikan
 Perbaikan secara terus menerus sebagai cara hidup
 Saling respek dan tim kerja
Manusia bukanlah robot atau mesin otomatis, saat bekerja mereka mengamati,
berpikir, merasa, dan mempertimbangkan segala sesuatu. Oleh karena itu, lumrah bila
seseorang mempertanyakan hal-hal sebagai berikut:
 Mengapa tugas tersebut dikerjakan dengan cara seperti ini ?
 Bagaimana tugas ini dapat dikerjakan dengan lebih baik ?
 Apakah pelanggan membutuhkan produk seperti ini ?
Pertanyaan-pertanyaan seperti di atas merupakan suatu langkah penting dalam
melakukan perbaikan. Pada umumnya, bila karyawan mengajukan pertanyaan seperti
itu, mengajukan ide-idenya sebagai pemecahaan, khususnya bila mereka diberikan
kesempatan untuk mendiskusikan idenya secara teratur dalam kelompok yang
bersuasana nyaman dan positif.
PPK berbeda dengan istilah manajemen partisipatif. Manajemen partisipatif
adalah cara kerja dimana manajer dan penyelia selalu meminta bantuan para
karyawannya untuk melakukan tugas pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan
lain-lain. Sedangkan PPK mengarah pada karyawan untuk membantu dirinya sendiri,
saling membantu, dan membantu perusahaan.
Apabila perusahaan menerapkan pelibatan dan pemberdayaan karyawan, akan
memperoleh beberapa manfaat ( Brewen & Lawler dalam Fandy, 1997:110) yaitu
seperti berikut:
 Dapat memberikan respons langsung pada kebutuhan pelanggan secara
lebih cepat dalam penyampain jasa.
 Dapat memberikan respons langsung pada pelanggan yang tidak puas
selama service recovery.

2
 Karyawan akan mempunyai rasa memiliki yang tinggi pada
pekerjaannya dan merasa dirinya bearti bagi organisasi.
 Karyawan bisa berinteraksi dengan pelanggan secara lebih akrab dan
lebih antusias.
 Perusahaan bisa mendapatkan iklan dari mulut ke mulut ( word of
mounth) yang positif dan pelanggan yang membeli kembali makin
meningkat.

2.2 FAKTOR PENGHAMBAT PPK


 Penolakan dari manajemen
Penolakan manajemen terhadap PPK antara lain karena alasan sebagai berikut:
ketidak amanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen, karakteristik
pribadi, keterlibatan para manajer, serta struktur organisasi dan praktik
manajemen ( Goetsch, 1197: 143-146 )
 Ketidakamanan
Manajer yang merasa tidak aman ini bisa saja melakukan sabotase
halus. Bentuk-bentuk yang dilakukan misalnya tidak menghadiri
pertemuan kelompok kerja, mempersulit setiap anggota untuk hadir
dalam pertemuan tersebt, atau menyisihkan secara halus ide-ide dan
pekerjaan kelompok kerja.
 Nilai-nilai pribadi
Nilai-nilai pribadi seperti ini tidak dapat mendukung PPK.manajer
yang demikian akan menolak PPK dan berpandangan bahwa “hanya
ada satu bos disini dan sayalah orangnya.
 Ego
Manajer yang ego-focused dapat menerapkan sikap i’m the boss.
Manajer seperti ini akan sulit menerima PPK karena mereka
memandangnya sebagai pengurangan statusnya, yang pada akhirnya
akan mengurangi keuntungannya.
 Pelatihan manajemen
Pengikut taylor, baik profesor maupun pelatih manajemen, cenderung
berfokus pada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dlam perbaikan proses
dan teknologi, tetapi hanya ada sedikit perhatian terhadap perbaikan
yang berorientasi pada manusia.
 Karakteristik kepribadian para manajer
Manajer berpendidikan lama sering kali lebih bersifat task oriented
dari pada people oriented. Mereka cenderung lebih berfokus pada tugas
dan pelaksanaanya dari pada orang yang mengerjakan tugas tersebut.

3
 Ketidakterlibatan manajer
PPK berkaitan dengan pelibatan secara menyeluruh seluruh personil
yang akan dipengaruhi oleh suatu ide atau keputusan. Konsep ini
mencangkup tingkat pertama manajemen (penyelia), menajemen
madya, dan manajemen eksekutif.
 Struktur organisasi dan praktik manajemen
Struktur organisasi dan praktik manajemen dapat pula mengurangi
kesuksesan pelaksanaan PPK. Sebelumnya suatu organisasi berusaha
melaksanakan PPK, beberapa pertanyaan berikut harus terlebih dahulu
dijawab:
 Berapa banyak lapisan atau tingkatan antara para pekerja dan
pengambil keputusan?
 Apakah sistem penilaian prestasi karyawan mendorong atau
malah tidak mendorong in isiatif dan pengambilan resiko?
 Apakah praktif manajemen mendorong karyawan untuk
menyampaikan keluhanyya terhadap kebijakan dan prosedur
yang menghambat kualitas dan produktivitas?
2.3 IMPLEMENTASI PPK
Kesalahan umum yang harus dihindari pada saat mengimplementasikan PPK
adalah sebagai berikut :
 Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistematis.
 Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dari
manajemen.
 Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan
kualitas).
 Rencana dan harapan yang tidak realistis.
 Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya.
Peranan utama manajemen dalam PPK adalah melakukan segala sesuatu yang
diperlukan untuk menjamin kesuksesan pelaksanaan dan penerapan konsep tersebut
secara terus-menerus. Peranan ini dapat diringkas menjadi tiga fungsi, yaitu
komitmen, kepemimpinan, dan kemudahan. Ketiga fungsi ini dibutuhkan untuk
mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK atau perubahan pokok
lainnya dalam budaya perusahaan. Peranan manajer dalam PPK antara lain meliputi
sebagai berikut :
 Menunjukan sikap yang mendukung
 Menjadi model peran
 Menjadi pelatih
 Menjadi fasilitator
 Mempraktikan management by walking arond (MBWA)
 Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi
 Menghargai prestasi karyawan
4
PPK sebagai suatu konsep yang berusaha melibatkan dan memberdayakan
karyawan secara sungguh-sungguh memerlukan implementasi yang sistematis.
Implementasi PPK terdiri atas 4 tahap menurut Goetch, 1997:147 yaitu sebagai
berikut:
 Menciptakan lingkungan yang mendukung
 Menentukan target dan mengatasi penghambatan
 Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung
 Menilai, menyesuaikan, dan memperbaikinya
Untuk memicu inisiatif karyawan, dibuthkan lingkungan dan kondisi yang
kondusif. Agar lingkungan seperti itu dapat terbentuk, maka seorang manajer perlu
melakukan hal-hal berikut terhadap para karyawannya:
 Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan.
 Bersifat sabar dan memberikan mereka waktu untuk belajar.
 Memberikan arahan dan bimbingan.
 Mengajarkan keterampilan baru kepada mereka dalam langkah kecil dan
incremental.
 Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan
cara baru.
 Membagi informasi dengan mereka untuk menjalin hubungan.
 Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat dipahami serta
membantu mereka selama proses belajar.
 Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas.
 Menunjukan sense of humor dan perhatian terhadap mereka.
 Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.
Adapun berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar
mereka memberikan masukan dan menyalurkan kepada para pengambil keputusan.
Berikut ini beberapa metode yang banyak digunaka yaitu :
 Braintroming
Manajer bertindak sebagai katalisator untuk mendukung antar peserta.
Para peserta didorong untuk mengungkapkan setiap ide yang ada dalam
pikiranyya, dan setiap ide dianggap shih. Peserta tidak diperkenankan
untuk membuat komentar yang bersifat menghakimi ata mengevaluasi
saran-saran yang diberikan.
Brainstroming bisa merupakan sarana yang efektif untuk
mengumpulkan masukan dan umpan balik dari karyawan, khususnya bila
manajer memahami kelemahannya dan bagaimana mengatasinya.
Berkaitan dengan hal ini, ada dua konsep yang dapat mengurangi
efektivitas brainstroming dan teknik kelompok lainnya. Dua konsep
tersebut adalah sebagai berikut :

5
 Menurut Myers dan Lamm (dalam Goetsh dan Davis, 1994:168),
grouthink merupakan fenomena yang terjadi manakala orang dalam
suatu kelompok lebih banyak berfokus pada usaha untuk mencapai
suatu keputusan yang baik. Beberapa faktor penyebabnya yaitu:
kepemimpinan kelompok terlalu banyak memberikan ketentuan,
tekanan untuk mencapai kesesuaian, isolasi kelompok, dan penerapan
teknik-tenik pengambilan keputusan kelompok yang tidak terampil.
Strategi yang dapat diterapkan untuk mengatasi groupthink antara lain
sebagai berikut :
 Mendorong disampaikan kritik-kritik.
 Mendorong pengembalian berbagai alternatif.
 Menugaskan salah seorang atau beberapa orang untuk
memainkan peranan sebagai penentang ide atau saran yang
diajukan.
 Melibatkan orang yang tidak familiar dengan isu yang dibatasi.
 Menyelenggarakan pertemuan tindak lanjut.
 Groupshift merupakan fenomena yang timbul bila anggota kelompok
melebih-lebihkan keadaan awal dan berharap bahwa akhirnya
keputusan akan disesuaikan dengan apa yang benar-benar mereka
butuhkan. Manajer dapat mencoba mengurangi pengaruh groupshift
dengan mengurangi penguatan terhadap sudut pandangan awal dan
dengan menugaskan anggota kelompok untuk bertindak sebagai
penentang ide.
 Nominal group technique
Merupakan salah satu bentuk dari brainstroming. Teknik ini terdiri atas
lima langkah yaitu:
 Merumuskan permasalahan
 Mencatat ide masing-masing anggota kelompok
 Mencatat ide kelompok
 Memperjelas atau klarifikasi ide-ide
 Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya
sesuai
 Gugus kalitas (quality circle)
Kelompok karyawan yang mengadakan pertemuan secara teratur untuk
mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan lingkungan
kerja. Perbedaan utama antara gugus kualitas dan brainstroming adalah
bahwa anggota gugus kualitas adalah para sukarelawan yang
melaksanakan pertemuan sendiri sedangkan brainstroming umumnya
dilakukan oleh manajer.

6
 Kotak saran
Cara ini dilakukan dengan jalan menyediakan suatu wadah atau kotak
tertentu ditempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan
dapat meletakan saran-saran tertulisnya.
 Manajemen berkeliling dan berbicara (mangement by walking around)
Jalan-jalan ditempat kerja dan berbicara dengan para karyawan dapat
menjadi cara yang efektif untuk mengumpulkan data. Dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan yang terbuka dan tidak biasa maka manajer
memperoleh banyak maskan yang berharga.
2.4 PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN PRESTASI
Tujuan penilaian kinerja adalah sebagai alat diagnostik dan proses penilaian
terhadap perkembangan individu, tim, dan organisasi. Penilaian digunakan untuk
menentukan besarnya penghargaan, uji validitas, dan perkembangan karir,
memperbaiki komunikasi, serta mendukung pemahaman terhadap fungsi. Penilaian
kinerja sangat efektif apabila difokuskan pada tujuan perusahaan. Oleh karena hasil
dari semua pekerjaan adalah b erupa kualitas dan kepuasan pelanggan, mka penilaian
seharusnya berkaitan dengan hasilnya (tujuan perusahaan).
Di dalam model TQM peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi
karyawan, seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi, dan
sistem promosi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Banyak
manajer dan penyelia yakin bahwa uang merupakan motivator terpenting bagi
karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Akan tetapi, ternyata dari hasil penelitian
dan survei diperoleh hasil bahwa pengakuan prestasi kinerja merupakan motivator
yang paling kuat.
Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci
manajemen kualitas sebagai berikut :
 Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (customer driven)
Upah atau gaji diberikan pada karyawan yang memiliki keterampilan
untuk memuaskan kebutuhan pelanggan eksternal.
 Kompensasi harus berorientasi pada tim
TQM mensyaratkan dibentuknya tim. Jadi kompensasi didasarkan pada
pencapaian sasaran tim bukan sasaran individual.
 Kompensasi harus dapat diukur
Pengukuran digunakan untuk menentukan seberapa besar upah atau gaji
yang harus diberikan sebagai hasil dari kerja tim.
 Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan
Baik secara individual maupun tim harus berpartisipasi dalam menentukan
sasaran, mengidentifikasi indikator kunci, memantau serta mengevaluasi
kemajuan perkembangan. Perusahaan harus memberikan pelatihan untuk
menolong karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.

7
Penilaian kerja dapat mendukung perbaikan kualitas bila keadaan dibawah ini
dapat terpenuhi :
 Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi
 Penilaian harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil
 Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan
Perhargaan berbeda dengan pengakuan. Penghargaan biasanya dalam bentuk
moneter, sedangakan pengakuan adalah tindakan atau kegiatan dalam bentuk
nonmoneter. Penghargaan bisa dalam bentuk bonus, uang, liburan, dan lain-lain.
Sedangkan pengakuan dapat berupa ucapan terima kasih, award dari perusahaan, dan
lain-lain. Program pengakuan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
 Konsisten.
 Memerlukan biaya.
 Sering dilakukan.
 Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan
interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian
prestasi.
 Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat.
 Public display.
 Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan penghormatan
 Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukan bahwa seseorang
melakukan sesuatu yang bernilai.
 Semakn banyak orang yang dibutuhkan dalam proses seleksi semakin
subjektif pendapat yang diberikan.
 Pengakuan yang dilakukan secara berkala, semakin pendek jarak antara
tindakan dan pengakuan, semakin baik untuk menghindari hilangnnya
efek pengakuan tersebut.
 Pengakuan bersifat win/win(setiap orang adalah pemenang).

2.5 SISTEM SARAN: KONSEP DAN IMPLEMENTASI


Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sitem saran terdiri atas 7
tahap yaitu:
 Membuat kebijakan
Langkah ini mencangkup usaha mengembangkan suatu kebijakan akan
menjadi pedoman bagi sistem saran.
 Mengadakan sistem saran
 Meminta dan mengumpulkan masukan dari karyawan
 Mencatat dan menjawab saran
 Memantau saran-saran
 Melaksanakan atau menolak saran

8
 Mempromosikan sistem saran
Langkah ini dilakukan dalam rangka meningkatkan minat dan partisipasi
karyawan dalam sistem saran yang diterapkan.
 Evaluasi saran dan sistem saran
Langkah ini meliputi usahan melatih penyelia dan manajer mengenai cara
mengevaluasi setiap saran dan sistem saran secara keseleruhan.
 Melaksanakan saran
Langkah ini merupakan langkah yang sangat penting, karena apabila saran
yang baik tidak segera dilaksanakan maka sistem saran tersebut akan
kehilangan kredibilitas.
 Menghargai karyawan
Penghargaan terhadap saran yang diterima dapat diberikan dalam berbagai
bentuk, misalnya dalam bentuk uang, pengakuan secara umum, dan hadiah
liburan.
 Memperbaiki sistem saran
Identifikasi dan koreksi terhadap kelemahan sistem saran yang diterapkan
sangat perlu dilakukan.
Sistem saran yang diterapkan harus dipantau dan diperbaiki terus menerus.
Perbaiakn sistem saran ini meliputi dua aspek yaitu:
 Perbaikan pemrosesan saran
Merupakan kumpulan proses yang digunakan untuk meminta, mengumpulkan,
mengevaluasi, dan menerima atau menolak saran. Pendekatan sistem saran
yang sebaiknya diterapkan adalah sistem saran yang menggunakan bantuan
komputer sehingga mudah penyampaian, pemantauan, dan pembaharuan saran
secara terus meneur. Adapun kriteria sistem saran yang baik adalah sebagai
berikut:
 Semua saran mendapatkan tanggapan formal.
 Semua saran ditanggapi dengan segera.
 Prestasi setiap departemen dalam memberikan dan menanggapi saran
dipantau oleh manajemen.
 Biaya dan penghematan sitem dilaporkan.
 Penghargaan dan pengakuan ditangani sengan segera.
 Ide-ide yang bagus dilaksanakan.
 Konflik kepribadian diminimumkan.
 Perbaiakn setiap saran
Agar dapat membuat saran yang baik setiap karyawan harus memahami dua
hal berikut:
 Identifikasi masalah dan perumusan ide untuk perbaikan.
 Menyampaikan ide-idenya secara ringkas dan jelas dalam bentuk
tulisan.

9
Ada tiga tahap perumusan ide untuk perbaikan lingkungan kerja yang dapat
meningkatkan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan karyawan, yaitu :
 Identifikasi masalah
Dalam tahap ini karyawan tidak perl menentukan penyebab masalah,
tetapi mereka hanya mendata situasi masalah yang perlu diperbaiki.
 Penelitian
Tahap ini menentukan penyebab timbulnya masalah yang telah
diidentifikasikan. Dengan demikian, dapat ditentukan masalah yang
sebenarnya dihadapi, bukanya gejala dari suatu masalah.
 Pengembangan ide
Tahap ini meliputi pengembangan ide-ide untuk memecahkan masalah
yang telah diidentifikasikan pada tahap pertama dengan mengatasi
penyebab yang diidentifikasi pada tahap kedua.
Manajer dapat membantu para karyawanya untuk memperbaiki saranynya
masing-masing dengan melatih mereka dalam hal-hal berikut.
 Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara singkat
dan jelas.
 Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan
spesifik.
 Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas perubahan
yang diusulkan.
 Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan menggunakan
ukuran yang dapat dikuantitatifikasikan (persentase, uang, waktu,
jumlah atau ukuran lainnya yang sesuai.
Supaya sistem saran suatu perusahaan dapat berhasil maka diperlukan
partisipasi dari karyawannya. Semakin banyak karyawan yang berpartisipasi,
semakin baik pula sistem sarannya.
 Menghilangkan hambatan tersembunyi
Faktor hambatan tersembunyi yang paling sering ditemui antara lain
sebagai berikut:
 Perilaku negatif
 Keterampilan menulis yang kurang baik
 Khawatir sarannya ditolak
 Ketidakmudahan
 Mendorong karyawan baru agar terlibat
Strategi yang perlu diterapkan terhadap mereka adalah sebagai berikut:
 Menjelaskan kepada karyawan baru mengenai pentingnya
saran-saran (misalnya perbaikan kualitas,efisiensi,pengurangan
biaya,peningkatan produktivitas,peningkatan keamanan,dan
lain-lain ).

10
 Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan,kemdian
di tulis sebagai contoh suatu saran, dan contoh tersebut di
gunakan untuk menggambarkan bagaimana proses kerjanya.
 Menugaskan karyawan baru untuk bekerja sama dengan
karyawan yang berpengalaman untuk mengembangkan
beberapa saran.
 Memberikan umpan balik positif atas beberapa usaha awal
karyawanbaru.
 Melatih karyawan yang segan berpartisipasi
Pendekatan-pendekatan dapat digunakan para manajer untuk
mencocokkan karyawan dan pekerjaannya serta untuk mengubah
karyawan yang enggan berpartisipasi menjadi partisipan dalam setiap
usaha perbaikan kerja yaitu sebagai berikut :
 Menilai
 Memeriksa atau meneliti
 Mencocokkan
 Memilih
 Menggoda

11
Pemberdayaan Karyawan dalam Rangka Meningkatkan Kualitas Pelayanan
Civil Servant Empowerment to Improve Transportation Service Quality

Transportasi pada Dinas Perhubungan Kota Depok

Pemberdayaan karyawan pada Dinas Perhubungan Kota Depok, ditunjang dengan


metode deskriptif dan lewat pendekatan kualitatif dan kuantitatif, maka, semangat kerja
karyawan akan lebih meningkat jika dibarengi dengan penerapan prinsip balas jasa dan
hukuman yang berkeadilan.

Pemberdayaan karyawan Dinas Perhubungan Kota Depok dilakukan dengan


memberikan kemampuan dan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan dirinya.
Hal ini tampak dengan jelas, karyawan yang telah diberdayakan, ternyata, dapat
meningkatkan kinerjanya --- bahkan, yang telah diberikan kemampuan dan kesempatan untuk
mengembangkan kemampuan, terbukti mampu bekerja sesuai dengan keberdayaannya, dan
dapat meningkatkan kualitas pelayanan di bidang transportasi.

Selaras dengan itu, peran pimpinan mempunyai andil yang cukup besar dalam
memberdayakan bawahannya; dengan memberi semangat dalam bekerja dan membantu
bawahan mengatasi kesulitankesulitan yang dihadapi, adalah merupakan dorongan dalam diri
karyawan untuk bekerja lebih giat dan baik.

Hal tersebut menunjukkan, bahwa pemberdayaan karyawan yang menciptakan


semangat kerja, telah menghasilkan kemampuan untuk berprestasi lebih tinggi dan lebih
produktif serta mampu meningkatkan kualitas pelayanan di bidang transportasi. Pada
akhirnya, pemberdayaan karyawan akan lebih optimal dengan dukungan budaya organisasi
yang kondusif. Karena, semangat kerja karyawan akan lebih meningkat jika dibarengi dengan
penerapan prinsip rewards and punishment yang bernuansa keadilan (equity), sehingga,
pelayanan bidang transportasi akan semakin berkualitas jika karyawan bekerja lebih proaktif,
lebih bertanggung jawab, dan lebih transparan.

12
BAB III

KESIMPULAN

Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan salah satu unsur TQM. Jika
karyawan dilibatkan dalam berbagai kegiatan pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan maka mutu atau kualitas lembaga dapat terjamin karena karyawan merupakan
orang yang melaksanakan tugas operasional yang lebih mengenal keadaan sebenarnya
dilapangan.
Salah satu bentuk PPK adalah dengan membuat suatu tim kerja yang biasa disebut
dengan gugus kendali mutu. Tim ini terbentuk dari empat sampai dengan duabelas karyawan
yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul
untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang
berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional
perusahaan.

13
DAFTAR PUSTAKA

 Fandy, Tjiptono(1995). Total Quality Management. Yogyakarta: Andi Offset.


 Gasperz, V (1997), Manajemen kualitas. Jakarta: PT Gramedia.
 Ross E.J. dan Omachonu V.K. (1994), Principles Of Total Quality, Derlay
Beach: St. Lcie Press

14