Ing.

Gustavo Cervantes
Administración de Proyectos de Tecnología
“Sesión 3”

Sesión 3

Mtro. Gustavo Cervantes O.

3 de Mayo de 2001

La definición del concepto del

proyecto

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Ing. Gustavo Cervantes
Administración de Proyectos de Tecnología
“Sesión 3”

¿Qué es el concepto de un
proyecto?

Es lo que define el propósito, el alcance y el
marco de referencia para un proyecto

Es importante definirlo al inicio: porque
muchos proyectos de tecnología inician con
necesidades difusas, poco claras

Esta etapa corresponde al análisis de
factibilidad de un proyecto y nos permite un
análisis organizado de la idea del proyecto

Los elementos del concepto

de un proyecto

Los objetivos: significan el impacto en los
procesos de negocio y en la base tecnológica

Alcance: Que incluye y que no incluye,
generalmente en este punto es donde se dan
los desacuerdos

La responsabilidad de las unidades del
negocio. Que áreas participan y que
actividades desarrollarán en el proyecto

Los elementos del concepto...

Los puntos de control (milestones) y
las actividades: permiten establecer
una estimación

Beneficios, calendario y costo: Son los
elementos que darán datos
cuantitativos sobre el proyecto

Problemas iniciales: ¿a cuales nos
enfrentamos? políticos, de recursos
económicos, tiempo, etc.

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Ing. Gustavo Cervantes
Administración de Proyectos de Tecnología
“Sesión 3”

La intencionalidad de un
proyecto

Hay dos tipos de requerimientos: explícitos e
implícitos

Explícitos: aquellos que son claramente
definidos por el cliente

Implícitos: aquellos que son identificados
como “obvios” por alguna de las partes
(cliente o analistas)

El problema se da con los implícitos

Alternativas básicas ante un

proyecto

No hacer algo

Transferir el trabajo a otra área

“Outsourcing” del proceso

Modificar el proceso de negocio, no el
sistema

Modificar el sistema, pero no el proceso

Reducción del personal

Alternativas básicas ante un

proyecto

Reducción de los procesos automatizados

Incrementar el personal del área en cuestión

Distribuir el trabajo en otras áreas

Cambiar las políticas y procedimientos del
área

Modificar la estructura organizacional del
área

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Ing. Gustavo Cervantes
Administración de Proyectos de Tecnología
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El proceso de desarrollo del

concepto

Paso 1: Definir el objetivo con claridad

Paso 2: Definir el alcance

Paso 3: Preparar el calendario, presupuesto y
beneficios para c/alternativa

Paso 4: Defina la responsabilidad de las áreas de
negocio

Paso 5: Determine el concepto de proyecto
adecuado

Paso 6: Identifique los problemas iniciales

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Paso 1: Definición del objetivo:

Ejemplos

1) Actualización del software y hardware de las
computadoras personales de los empleados
– solo describe la etapa inicial del proyecto

2) Implantar software para usuario final actual y
asegurar que sea utilizado
– Esta mejor pero no indica los beneficios

3) Implantar software para usuarios finales que
les provean nuevas facilidades e incrementen
su productividad

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Guías para la definición de los

objetivos

Asegure que el objetivo incluye las
responsabilidades del área usuaria

Los beneficios principales deben estar
descritos en el objetivo

Inicie la redacción con un verbo y finalice
con los beneficios

No deben estar los objetivos sustentados en
resultados tecnológicos, sino de negocio

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Paso 2.Definición del alcance:

dimensiones

Arquitectura tecnológica requerida

Involucramiento de las unidades
organizacionales

Impacto en los procesos de negocio

Las interfases hacia los sistemas actuales

Las interfases entre las tecnologías utilizadas

Impacto en las políticas organizacionales

Impacto en la estructura organizacional

13

Análisis comparativo del

alcance
3

2.5

2
Visión TI
1.5 Visión Neg
1

0.5

0
Tecnología Proc Neg I/F/ Tecn Estructura
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Otro ejemplo basado en

objetivos

Obj.1: Instalar y probar hardware y software
de “imaging”.

Obj.2: Implantar un sistema de “imaging”
como “front-end” al sistema actual de
Compras.

Obj. 3: Implantar un sistema completo de
“front-end” para incrementar la eficiencia y
mejorar el control administrativo del proceso
de compras.

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Definición de alternativas del

alcance
Alcance Impacto en Impacto en el
el negocio proyecto
Tecnología de limitado, por de poco riesgo,
"Imaging" la visión sencillo
técnica
"imaging", Algunos complejo, pero
"workflow,I/F beneficios controlable
"imaging", Beneficios el proyecto se
workflow, políticas, seguros politiza
organización
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Opciones del Proyecto

Opción 1: Tomar todo como un proyecto
único. El líder puede ser del área de TI, pero
¿cómo atacará los problemas relativos al
cambio?

Opción 2. Dividir el proyecto en dos:
– 1) La parte tecnológica
– 2) La parte de procesos de negocio,
políticas y estructura organizacional

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Análisis de las dimensiones

Dimensión
Tecnología
Involucramiento áreas
Impacto procesos de neg.
I/F con aplicac. actuales
I/F tecnológicas
Políticas de negocio
Estructura Organizacional
Comentario
Redes, aplicaciones
sustancial, nivel gerencial
Limitado a procedimientos
sistema de ord. de compra
Sw de Imaging a WAN/NT
N/Aplica
N/Aplica

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Paso 3: Preparar calendario y

presupuesto

Definir el plan detallado del proyecto

Definir el flujo de trabajo nuevo y el
proceso de captura

Implantar el hw y sw de “imaging”

Diseñar y programar el sistema de
“front-end”

Preparar la interfase entre el sw de
“imaging” y el sistema de “front-end”.

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Preparar la interfase con el sistema

actual de compras.

Documentar el sistema y capacitar a los
usuarios.

20

Paso 3: opción de objetivo 3:

Agregar las siguientes acciones:

Analizar las políticas de negocios y la
estructura organizacional

Implantar la nueva estructura
organizacional y políticas operativas

Implantar el nuevo proceso de negocio

Implantar el nuevo sistema de información

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Paso 4: Definición de roles

Actividad Unidad de Comentarios

negocio
Capacitación de operaciones del "Train the trainer"
usuarios finales área de compras
Desarrollo de Reingeniería Requiere soporte
procedimientos de TI
Definición de las Directivos Cumplir políticas
políticas y corporativas
estructura org.
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Paso 5: Elegir el concepto

Se realiza un análisis comparativo de
las alternativas, iniciando con el
objetivo seleccionado.

Se compromete el alcance.

¿Dónde hay menos riegos, más
probabilidad de éxito?.

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Paso 6: Problemas iniciales

De negocio: ej. excepciones,
volúmenes, economías de escala.

R.Humanos: Resistencia al cambio,
curva de aprendizaje.

Técnicos: sw, hw, comunicaciones,etc.

Proveedores y consultores: capacidad,
calidad, compromiso..

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