Ing.

Gustavo Cervantes
Administración de Proyectos de Tecnología
“Sesión 4”

Sesión 4

Mtro. Gustavo Cervantes O.

10 de Mayo de 2001

La Planeación de un Proyecto

Universidad Virtual del Sistema Tecnológico de Monterrey

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Ing. Gustavo Cervantes
Administración de Proyectos de Tecnología
“Sesión 4”

Planeación Efectiva: Definir la estrategia

Métodos orientados
a la Planeación

Métodos orientados Métodos orientados

Métodos orientados a la visibilidad: a los riesgos:
a la velocidad: Puede verse el Evitar retrasos en la
Entrega anticipada avance y disipar planeación y
del producto la impresión de ejecución del
lentitud proyecto

Planeación :

Es la definición clara y precisa de
objetivos ( y las actividades que se
ejecutarán para lograrlos), de manera
que se logre una meta final. La meta
puede ser la solución de un problema
o el logro de un estado o condición
diferente al estado actual.

Pasos básicos del proceso de

planeación

Definición del problema (causa-efecto) y los
objetivos

Desarrollo del WBS

Estime : duración, costos, recursos

Preparación del plan maestro

Definir la organización del equipo

Prepare el libro del proyecto

Obtenga la aprobación

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Modelo de las 5 Fases

(Wisocky)

Planeación:
Definir
Planear
Implementación:
Organizar
Controlar
Cerrar
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Fase 1: Definir

Definir claramente el problema
(concepto)

Identificar los objetivos del proyecto

Listar los objetivos: describirlos,
clasificarlos

Determinación preliminar de recursos

Identificar los riesgos y supuestos

Fase 2: Planear

Identificar las actividades del proyecto:
WBS

Estimar el tiempo y costo

Definir la secuencia de las actividades
del proyecto

Identificar las actividades críticas

Preparar la propuesta del proyecto
(SDD-Plan)

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Work Breakdown Schedule

Proyecto
Migración win98

Generar Inventario Preparar Hacer la

de Equipo Actual Equipo instalación

Preparar Realizar Identificar Adquirir Instalar Hacer Instalar

Formato Inventario Necesidades Equipo Equipo y Respaldo Win 98
de equipam. Congfigurar

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Planeación de un evento

Plan del Evento

Programa Lugar Marketing

Tema Materiales Conferencistas

listas folletos registro

lugar fecha
diseño envio

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Formulario del WBS

WBS Nombre del Proyecto Nombre del AP

Activ. No. Descripción Caracaterísticas

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Características

Estatus medible

Eventos de inicio y conclusión
claramente definidos

Estimación de tiempo y costo
fácilmente estimada o calculada

Tareas administrables, medibles,
integrables e independientes

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Fallas en la estimación :
Efecto Bertha/Abelardo

Distribución del tiempo de los
desarrolladores

Definición de tareas de un desarrollador

Enfoque “Optimista”

Enfoque SUPERMAN

Supuestos: las personas dedican el 100% de
su tiempo en la oficina al trabajo

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Estimación de tiempos

Generalmente será basado en la experiencia

Las variaciones en la estimación pueden ser
debido a:
– El nivel de habilidades y conocimientos de
las personas
– Disponibilidad de los recursos materiales
– Eventos inesperados

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Estrategia: Escenarios

Estimación Optimista : enfoque
sobresaliente

Estimación Pesimista: enfoque al
riesgo

Estimación Satisfactoria: considerando
un nivel de riesgos moderado

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Estimación de Costos

Considera 4 categorias
– Mano de obra
– Materiales
– Otros gastos directos (viajes,
servicios, etc.)
– Gastos indirectos : generalmente un
% de los costos directos

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Fase 3: Organizar

Determinar el equipo de trabajo

Reclutar y asignar el líder del proyecto

Reclutar y asignar el equipo de trabajo

Determinar el tipo de organización

Asignación de las actividades y
responsabilidades ( WBS )

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Modelos de Organización
Modelo Directo Modelo Organizacional

AP
AP

Des Des Des Asist Asist

Des Des Des Des

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Fase 4: Control

Definirel estilo de administración

Establecer los mecanismos de control

Recopilar la información de avances

Revisar el calendario

Preparar reportes de análisis

Generar acciones de ajuste

20

Fase 5: Cierre

Instalar
los entregables

Documentar los resultados del proceso

Preparar el reporte final

Obtener la aceptación del cliente

Conducir el proceso de post-
implantación

Lecciones aprendidas

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Entregables

Planear: Organizar: Control:

*WBS *Criterios de *Reportes de Cierre:
*Camino selección Variaciones *Reporte
Definir:
Crítico *Descripción *Reportes de Final
* Visión del
*Gannt de actividades Avances *carta
Proyecto
*Propuesta *Asignación *Reportes de
del de paquetes de Cargas aceptación
Proyecto de trabajo de Trabajo

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Otro Enfoque:
Propósito

Tareas

Calendario Presupuesto

Equipo
Coordinación Acciones
Monitoreo
Cierre/Finiquito

23

El Libro del Proyecto

Es un cuaderno donde se registra la
historia del proyecto desde su
planeación hasta su conclusión

Se registra el conocimiento y la
experiencia

Es responsabilidad del AP

Es un documento vivo, dinámico, se
actualiza diariamente

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Contenido del Libro: SDP

Lista de “stakeholders”

Descripción del objetivo

Lista de riesgos

Calendario del proyecto

Registros de reuniones de
avance/reportes

Planes de acción

Organización del equipo de trabajo

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Historia del Proyecto de

Software

Para cada fase el proceso, se describen

“puntos de control” (milestones)

Riesgos principales atendidos

Calendarios

Niveles de carga de trabajo

Actividades o tareas (WBS)

Control de cambios

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La administración de cambios

La necesidad de cambios es una realidad

Los cambios deben ejecutarse con la
aprobación de los clientes principales

El AP debe identificar cuales son los cambios
“significativos”

Cuidado con el fenómeno de la “Amnesia”

No olvide modificar las variables (eje. BRB)

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Lecciones aprendidas

Cuando haya cambios significativos,
deben ajustarse las variables y
comunicar los efectos , y en su defecto,
negociar con los clientes los ajustes al
plan

Realice un análisis de fuerzas,
debilidades, riesgos y oportunidades

Defina claramente el problema antes de
iniciar la planeación

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Lecciones aprendidas

Si no se tiene un plan, el control no es
posible

Las personas que ejecutarán el plan,
deben participar en su preparación

Utilice un libro de proyectos para
documentar las actividades

El plan debe ser aprobado por aquellos
que tienen interés en su ejecución

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