BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

PT. Luxus Indo Prima adalah salah satu perusahaan yang menawarkan

produk pintu dan jendela yang terbuat dari UPVC (Unplasticized Poly Vinyl

Chloride), turunan dari plastik yang mengalami proses kimia sehingga dapat

menghasilkan kualitas plastik yang lebih baik, menjaga dan melindungi dari

kebisingan suara, serta memiliki ketahanan terhadap air:

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT Luxus Indo Prima adalah sebuah perusahaan yang menawarkan produk

pintu dan jendela yang terbuat dari UPVC (Unplasticized Poly Vinyl Chloride),

turunan dari plastik yang mengalami proses kimia sehingga dapat

menghasilkan kualitas plastik yang lebih baik, menjaga dan melindungi dari

kebisingan suara, serta memiliki ketahanan terhadap air. PT Luxus Indo Prima

berdiri pada Mei 2012 oleh Francis Cahyadi, Erwin Sutrisno, Ign Jasin, dan Jen

Min. Meskipun PT Luxus Indo Prima hanya berdiri selama empat tahun,

namun dengan pelayanan yang memuaskan dan produk yang berkualitas, PT

Luxus Indo Prima sudah mampu menyelesaikan berbagai proyek yang berskala

besar, memperoleh kepercayaan dari pelanggan, dan cukup dikenal di kalangan

bisnis UPVC. Namun, sistem manajemen yang berjalan pada PT Luxus Indo

Prima masih bersifat manual, semua kegiatan operasional dilakukan dengan

mengandalkan tenaga kerja manusia sehingga beberapa tugas belum mampu

diselesaikan secara efisien dan sesuai hasil yang diharapkan, seperti

perhitungan rumus yang masih menggunakan Microsoft Excel,

ketidaknyamanan dalam membuat laporan, dan lain-lain.berbagai produk ke

jepang. Kami PT. Catur Sentosa Berhasil yakin bahwa selain dengan mengimpor

barang masuk ke Indonesia, kami juga percaya dengan kualitas produk lokal

berstandar internasional, dan dengan bantuan dari PT. Mitra Graha Selaras, kami

dapat menyediakan produk furniture yang terlengkap di Indonesia.

Data Perusahaan

1. Nama Perusahaan : PT Luxus Indo Prima

2. Bidang Usaha : Furniture
3. Jenis Produk/ Jasa : Mebel
4. Alamat Perusahaan : Kapuk Bus siniss Park Blok BG, Jln.

Kapuk aya No. 28,Jakarta Barat.t

5. Nomor Telepon : 021-3352-6667
6. Alamat E-mail : Info@luxus.co.id
7. Bentuk Badan Hukum : PT ( Perseroan Terbatas)
8. Mulai Berdiri : 2012
9. No. SIUP : 15832/P-43/1.765.281

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur Organisasi adalah bagan yang menunjukkan segenap tugas

pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi

tersebut serta wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap tugas perusahaan. Sehingga

dengan melihat struktur itu sendiri dapat dilihat alur pendelegasian masalah atau

orang-orang yang.bertanggung jawab pada bidang-bidang tertentu.

Struktur organisasi dan fungsi masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

 Gambar III.1
Struktur Organisasi

Sumber : PT Luxus Indo Prima

Fungsi Dan Tanggung jawab dari masing-masing bagian antara lain:

1. Direktur

0 Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi kelancaran jalannya

perusahaan secara menyeluruh serta tanggung jawab atas

kelangsungan berdirinya perusahaan.

 2. Manajer Pemasaran

0Manajer pemasaran bertanggung jawab terhadap manajemen bagian

pemasaran
3. Manajer Keuangan

Bertanggung jawab atas keuangan yang menyangkut penerimaan dan

pengeluaran dana

4. Manajer Operasional

Menciptakan suasana kerja yang harmonis dan memotivasi personil

dibidangnya agar mampu menjalankan fungsi, tugas, tanggung jawab dan

kewenangan sesuai ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan direktur.

5. SPV Accounting

Menyusun laporan keuangan bulanan di system sebagai informasi/kontrol

keuangan dari perusahaan\ Staff Accounting

6. Spv Operasional

Mengendalikan biaya operasional agar harga produk tetap bersaing

Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja anak buah

7. Staff Operasional

Melakukan tugas operasional harian

8. Kurir

0 Mengirim barang tepat waktu

 24

9. Spv Pemasaran

0 Mengkoordinir tim pemasaran, agar dapat meningkatkan jasa penjualan

apakah sudah sesuai dengan target
1.
10. Jasa Penjualan

Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target

3.2. Proses Bisnis

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan skripsi ini, peneliti

akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:

Staf pengaju (Instaler) mengisi SPB untuk mengajukan permintaan

barang.Staf pengaju (Instaler) memberikan SPB yang telah dibuat kepada Staf

gudang ,Staf gudang melakukan pengecekan barang yang dipesan oleh Staf pengaju

(Instaler) ,jika barang tersedia maka barang akan diserah kan kepada Staf pengaju

(Instaler),jika barang habis maka Staf gudang membuat SPBG,pimpinan gudang

menerima SPBG dan mendatangani SPGB ,maka staf gudang memesan barang ke

supplier, pihak supplier menerima pesanan dan mengirimkan barang tersebut beserta

surat kelengkapannya ke bagian Staf gudang, Surat kelengkapan pengiriman barang

tersebut. Staf gudang membuat laporan tentang kwintansi pembelian dan

perlengkapan,pemasukkan barang dan keluar kepada pimpinan gudang setiap bulan

 25

Activity Diagram Sistem Berjalan

Gambar III.2
Activity Diagram Sistem Berjalan
 26

Sumber : PT Luxus Indo Prima

 27

3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Salah satu spesifikasi dokumen adalah sebagai berikut :

a. Nama Dokumen : SPB (Surat Permintaan Barang)

Fungsi : Untuk mengajukan Barang

Sumber : Staf pengaju

Tujuan : Staf gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan

Format : Lampiran A – 1

b. Nama Dokumen : SPBG(Surat Pengajuan Barang Gudang)

Fungsi : Untuk mengajukan Barang

Sumber : Staf gudang

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan

Format : Lampiran A – 2

c. Nama Dokumen : Bukti penerimaan barang

Fungsi : Sebagai bukti barang masuk dari supplier

Sumber : Supplier

Tujuan : Staf Gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pemasukaan barang

Format : Lampiran A – 3