Anda di halaman 1dari 19

PENYELENGARAAN KEARSIPAN DI INDONESIA

Disusun guna memenuhi nilai tugas mata kuliah Manajemen Arsip Khusus
Dosen Pengampu Jamjuri S.Sos.I, M.M.

Disusun oleh:
Amelia Dyah Kusumawardhani
13040116120003
Kelas G

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN


FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
PENYELENGARAAN KEARSIPAN DI INDONESIA

Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap
organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan
organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu pendukung proses kegiatan administrasi adalah arsip.
Menurut UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban
dan alat pembuktian yang sah. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam UU No. 43 Tahun 2009 ciri-
ciri arsip yang baik adalah sebagai berikut:

1. Asli (Authenticity), yaitu memiliki struktur (format fisik dan susunan atau format
intelektual), isi (data, fakta, informasi yang direkam), dan konteks (lingkungan
administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip), yang sesuai dengan
kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh orang atau lembaga yang
memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
2. Terpercaya (Reliability), yaitu isinya dapat dipercaya dan akurat karena
merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan, atau fakta sehingga dapat
diandalkan untuk kegiatan selajutnya.
3. Utuh (Integrity), yaitu terjaganya kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, dan pengubahan informasi ataupun fisiknya yang dapat mengganggu
keautentikan dan ketepercayaan arsip.
4. Kegunaan (Useability), yaitu arsip dapat diketahui tempatnya, ditemukan kembali,
disajikan, berhubungan dengan transaksi yang menghasilkannya.
Sebagai sumber informasi, arsip dapat digunakan untuk kepentingan sebagai berikut:

1. Manajemen/ Organisasi
Setiap instansi/lembaga dalam melakukan kegiatan administrasi organisasinya tidak lepas
dari arsip atau catatan. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi
membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan
fungsi manajemen. Arsip dapat berfungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan
pekerjaan organisasi. Hal ini dilakukan karena arsip-arsip tersebut mengandung informasi
atau rekaman terkait dengan keberlangsungan kegiatan administrasi dari suatu
instansi/lembaga tertentu.
2. Bukti Sejarah/Memori
Setiap orang tidak dapat mengandalkan ingatannya secara penuh terhadap kegiatan atau
peristiwa yang pernah terjadi pada masa lampau. Oleh sebab itu, penting untuk
mengabadikan atau mendokumentasikan setiap kegiatan atau peristiwa tersebut sebagai
memori/bukti sejarah untuk menggugah kembali ingatan kita tentang kegiatan/peristiwa
pada masa lampau.
3. Aset Organisasi
Arsip-arsip yang terdapat dalam suatu organisasi akan dikelola dan dijaga dengan baik
oleh arsiparis. Hal ini dilakukan karena arsip tersebut mengandung rahasia suatu
instansi/lembaga tertentu agar tidak diketahui oleh pihak luar. Oleh sebab itu, arsip
dijadikan sebagai aset organisasi tertentu dan dijaga keberadannya agar tidak jatuh ke
tangan orang yang tidak memiliki kepentingan terhadap organisasi tersebut.
4. Bukti Sah di Pengadilan
Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan
kembali oleh pengadilan tersebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat
digunakan dalam proses pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan pada
saat di pengadilan.
5. Bukti Akuntabilitas
Arsip dapat digunakan oleh pimpinan untuk mengetahui kinerja organisasi maupun
kinerja para pegawainya. Oleh karena itu, arsip dalam hal ini berperan sebagai bukti
akuntabilitas.
Pengelolaan arsip dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

a. Andal
Arsip harus dapat digunakan ketika arsip dibutuhkan.
b. Sistematis
Arsip harus dapat menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip secara sistematis.
Pelaksanaan penciptaan sampai dengan penyusutan arsip harus tersistematisasi melalui
desain dan pengoperasian sistem pengelolaan arsip dan sistem kerja.
c. Utuh
Arsip dilakukan dengan tindakan kontrol seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna,
serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses,
pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak.
d. Menyeluruh, dan
Arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan
organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip.
e. Sesuai dengan Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK).
Arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan
peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis
yang terkait.

Berdasarkan Kepka ANRI No. 7 tahun 2001, nilai guna arsip terdiri dari nilai guna
primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun
perorangan. Nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang
berlangsung, tetapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung
demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer
meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi. Sedangkan
nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan
juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna
sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Menurut UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tiga pilar dalam penyelenggaran
kearsipan yaitu :

1. PENETAPAN KEBIJAKAN
Penetapaan seluruh kebijakan bidang kearsipan dilaksanakan sesuai dengan Norma,
Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK). Kebijakan-kebijakan dalam bidang
kearsipan meliputi:
a. Tata Naskah Dinas (TND)
Menurut Bambang Parjono Widodo Tarigan (2012), tata naskah dinas adalah
suatu kegiatan pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang meliputi jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pendistribusian, dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
b. Klasifikasi Arsip (KA)
Klasifikasi arsip adalah suatu pola pengaturan atau struktur fungsi yang
disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan
arsip.
c. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
d. Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD)
Klasifikasi Keamanan Asip adalah penggolongan atau pengategorian arsip aktif
berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang dapat ditimbulkan terhadap
kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perseorangan. Kemudian Akses
Arsip adalah pengategorian pengaturan ketersediaan arsip aktif sebagai hasil
dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah
pemanfaatan arsip.
2. PEMBINAAN KEARSIPAN
Menurut UU No, 43 tahun 2099, pembinaan kearsipan dilakukan di beberapa
lembaga kearsipan yaitu:
 Pembinaan kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional
terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah
provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan
perguruan tinggi.
 Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan
perguruan tinggi.
 Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi
terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota.
 Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.

Pembinaan Kearsipan ini juga dapat dilakukan melalui beberapa kegiatan sesuai
dengan Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) antara lain:

1. Sosialisasi
Tujuan sosialisasi ini adalah untuk menyamakan persepsi pengelola arsip dari
masing-masing OPD, membuat peserta sosialisasi memahami dan mengerti
pentingnya arsip, dan membuat peserta agar mau dan mampu mempraktekkan arsip
sesuai dengan aturan.
2. Pendidikan dan Pelatihan Diklat (Diklat)
Tujuan diadakannya Diklat adalah untuk membantu para peserta Bintek lebih
memahami pentingnya manjemen sebuah kearsipan, fungsi dan nilai dari arsip itu
sendiri.
3. Bimbingan Teknis (Bintek)
Tujuan diadakannya Bintek adalah untuk memantapkan dan meningkatkan
pemahaman di bidang kearsipan.
4. Workshop
5. Monitoring dan Evaluasi (Monev)
Tujuan monev ini adalah untuk memantau kesesuaian implementasi dengan teknis
pelaksanaannya. Apabila ditemui hambatan dalam pelaksanaan petunjuk pelaksanaan
yang ada, maka akan diadakan evaluasi untuk mencari solusi permasalahan yang
timbul.

3. PENGELOLAAN KEARSIPAN
Menurut UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan kearsipan dibagi
menjadi dua yaitu :
A. PAD (Pengelolaan Arsip Dinamis)
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu karena masih memiliki
nilai guna primer.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara


efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-
menerus.
b. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Tujuan pengelolaan arsip inaktif antara lain: (a) Pengurangan volume arsip
organisasi dan implikasinya terjadi pengurangan biaya, ruang simpan, alat,
dan sumber daya manusia, (b) Menciptakan kontrol yang tepat untuk
menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah,
(c) Pembebasan ruangan kerja atau kantor dari tumpukan arsip, (d)
Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang efektif dan
efisien, dan (e) Pengamanan seluruh arsip organisasi.
Prinsip-prinsip pengelolaan arsip inaktif antara lain:
1) Murah
Pengelolaan arsip yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan arsip,
baik menyangkut lokasi, alat, banyaknya arsip yang ditampung maupun biaya
operasionalnya.
2) Luas
Ruang simpan arsip inaktif harus didesain luas agar dapat menampung
volume arsip inaktif yang relatif banyak.
3) Aman
Keamanan arsip yang dimaksud adalah keamanan menyangkut fisik dan
informasi arsip. Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan
dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan
gangguan alam termasuk iklim tropis.
4) Mudah Diakses (Accessible)
Accessible artinya dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh
karena itu, penyimpanan arsip inaktif harus menjamin arsip dapat diakses
secara cepat, tepat, aman, dan murah. Selain itu, harus senantiasa
dikembangkan sistem penemuan arsip sehingga dapat menjamin
ditemukannya arsip yang disimpan secara cepat dan tepat.

Berdasarkan ANRI: Modul Manajemen Arsip Inaktif (2009: 12-23), prosedur


pengelolaan arsip inaktif yang dapat dilakukan meliputi hal-hal berikut:

1. Pemindahan arsip. Langkah awal pengelolaan arsip inaktif adalah


pemindahan arsip inaktif dari central file yang berada di unit kerja ke pusat
arsip (record center). Langkah-langkah yang harus dilalui dalam pemindahan
arsip inaktif adalah: (a) menentukan waktu arsip dapat dipindahkan, (b)
menentukan arsip yang akan dipindahkan, (c) menyiapkan arsip yang akan
dipindahkan, (d) menyiapkan ruang simpan, dan (e) menerima arsip.
2. Penataan dan penyimpanan. Penataan dan penyimpanan arsip inaktif
memiliki prosedur sebagai berikut: (a) pemeriksaan, (b) pendeskripsian, (c)
penyortiran, (d) penataan arsip dalam boks, dan (e) pembuatan daftar arsip.
3. Pelayanan arsip. Pelayananan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau
pemberian servis informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan.
Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan
penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya. Prosedur layanan arsip
inaktif pada umumnya meliputi permintaan arsip, pencarian arsip,
pengambilan arsip, pengendalian, dan penyimpanan kembali.
4. Pemusnahan. Pemusnahan arsip inaktif pada umumnya dilakukan ketika
masa penyimpanan arsip inaktif telah selesai. Prosedur yang perlu dilakukan
dalam pemusnahan arsip inaktif adalah sebagai berikut: (a) Penyeleksian.
Penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan dilakukan berdasarkan jadwal
retensi arsip. Setelah arsip diseleksi, dibuat daftar arsipnya dan diajukan ke
panitia pemusnahan arsip. (b) Pelaksanaan pemusnahan. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau dibubur, hingga
fisik dan informasi arsip tidak dikenali lagi. (c) Dokumentasi pemusnahan.
Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai
arsip vital. Arsip yang dibuat dalam kegiatan pemusnahan arsip, antara lain
surat keputusan pimpinan tentang pemusnahan arsip, berita acara pemusnahan
arsip, dan daftar arsip yang dimusnahkan. Semua arsip yang diciptakan dalam
kegiatan pemusnahan arsip tersebut menjadi pengganti arsip yang telah
dimusnahkan dan sebagai memori organisasi.
c. Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

B. PAS (Pengelolaan Arsip Statis)


Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Tujuan pengelolaan arsip statis adalah sebagai berikut:
 Menyusun Kebijakan IT Pelaksanaan Teknik Pengelolaan Arsip Statis
 Menyusun Sarana Akses Arsip Statis (Daftar Arsip, Inventaris Arsip, Guide,
Indeks, dan Agenda)
 Memberikan Bimbingan di Bidang Pengolahan
 Melaksanakan Penerjemahan dan Transkripsi Arsip Statis

Pertimbangan Penyerahan Pengelolaan Arsip Statis sebagai berikut:

 Nilai Informasi Arsip


Arsip statis yang masih memiliki nilai informasi penting tidak akan
dilakukan penyerahan arsip statis kepada ANRI. Oleh karena itu, penting
untuk arsiparis sebelum memutuskan untuk melakukan penyerahan arsip
statis, terlebih dahulu harus melakukan penyeleksian arsip guna
mempertimbangkan isi atau nilai informasi yang terkandung dalam arsip.
Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam kegiatan penyerahan
arsip statis.
 Keamanan dan Keselamatan Arsip
Arsip yang memiliki nilai informasi penting akan dipermanenkan dan dijaga
baik fisik maupun informasi yang terkandung didalamnya. Hal ini dilakukan
untuk menjaga keselamatan arsip itu sendiri.
 Aksesibilitas Arsip
Arsip yang masih memiliki aksesibilitas yang tinggi tidak akan dilakukan
pemusnahan apalagi diserahkan kepada ANRI. Hal ini dilakukan karena
arsip tersebut masih sering kali digunakan oleh unit kearsipan untuk
menunjang kegiatan pengolahan arsip. Oleh karena itu, aksesibilitas arsip ini
akan dipertimbangkan oleh arsiparis dalam kaitannya dengan penyerahan
arsip.
 Kearifan Lokal
Arsip yang mengandung warisan budaya lokal tidak akan dilakukan
pemusnahan. Hal ini dikarenakan arsip tersebut merupakan arsip vital yang
perlu dijaga keberadaannya dan isi informasinya terkait kearifan lokal.
Selain itu, arsip yang berisi kearifan lokal bangsa Indonesia digunakan
sebagai bukti bahwa Indonesia memiliki keragaman budaya tersebut
sehingga apabila suatu saat nanti ada Negara yang lain yang mengkalim
budaya yang sama, akan dipastikan bahwa budaya tersebut asli milik bangsa
Indonesia.
 Orisinil, Autentik, Terpercaya, Utuh, Dapat Dipergunakan
Arsip statis yang masih memiliki karakteristik seperti diatas, tidak akan
dilakukan penyerahan arsip. Arsip yang demikian akan dijaga keamanan dan
isi informasinya untuk selamanya. Dapat dikatakan pula arsip tersebut akan
dipermanenkan.

Fungsi pengelolaan arsip statis antara lain:

 Memori
Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan
korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena
ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan
badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan
dapat menggugah kembali "ingatannya". Melalui arsip statis, orang dapat
menggali kembali peristiwa masa lampau.
 Pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis
untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai
contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang
bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua,
sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip
terutama arsip statis.
 Kepentingan Politik dan Keamanan
Arsip dapat digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan. Sebagai
contoh, arsip dapat digunakan untuk kegiatan politik dalam hal rekam jejak
seseorang dalam berpolitik ketika ingin mencalonkan diri sebagai anggota
dewan di parlemen. Maka pihak-pihak yang mengurusi hal tersebut
memerlukan arsip statis sebagai bahan pertimbangan.
 Sumber Penelitian
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun
kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk
arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan
sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya
sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang
paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti
mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan
dokumentasi ringkasan.
 Menelusuri Silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan
bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan
lembaga atau perorangan, perusahaan maupun lembaga pemerintah
seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Karena
arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting
dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis
memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.

Menurut UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip statis


meliputi:

a. Akuisisi Arsip Statis


Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Tujuan akuisisi arsip adalah upaya penyelamatan, pelestarian, dan pewarisan
arsip yang merupakan memori kolektif dan identitas bangsa.
b. Pengolahan Arsip Statis
Pengolahan Arsip Statis merupakan kegiatan menata informasi arsip statis,
menata fisik arsip statis, dan penyusunan sarana temu balik arsip statis (PP
No 28 Tahun 2012).
c. Preservasi Arsip Statis
Preservasi Arsip Statis adalah keseluruhan dan proses kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan
restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak. (PERKA ANRI,
2011).
d. Akses dan Layanan Arsip Statis
Akses Arsip Statis adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip (PP No 28 Tahun 2012).
Sedangkan layanan arsip statis adalah penyediaan arsip statis kepada
pengguna arsip statis yang sah, termasuk penggandaan arsip statis sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (PERKA ANRI No. 28
Tahun 2011).

Setiap arsip pasti akan mengalami kerusakan karena disebabkan dari berbagai penyebab
sehingga kelangsungan hidup dan usia arsip akan berkurang. Oleh sebab itu, diperlukan cara agar
arsip tersebut dapat terus berguna dan dipakai secara terus menerus. Tindakan yang dapat
dilakukan dengan cara preservasi arsip. Preservasi arsip dalam dilakukan dengan dua cara, yaitu
preventif dan kuratif (Perka ANRI No. 23/2011) :

1. Preventif
Preventif adalah tindakan yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip,
melalui penyediaan sarana dan prasarana, perlindungan arsip, serta metode
pemeliharaan arsip. Ruang lingkup preservasi preventif meliputi hal-hal berikut:
a) Penyimpanan arsip. Arsip statis disimpan dalam suatu depo arsip yaitu bangunan
yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip
yang tersimpan didalamnya.
(1) Depo arsip, meliputi lokasi depo, struktur depo, dan ruangan depo.
(2) Rak arsip, beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan rak arsip
adalah sebagai berikut: (a) Rak yang digunakan harus cukup kuat menahan
beban arsip dan selalu dalam keadaan bersih, (b) Jarak aman antara lantai dan
rak terbawah adalah 85150 mm untuk memperoleh sirkulasi udara, mudah
membersihkan lantai, serta mencegah bahaya banjir, (c) Arsip tidak disimpan
di bagian atas rak karena berdekatan dengan lampu dan untuk menghindarkan
kemungkinan adanya tetesan air dari alat penyembur api yang rusak atau atap
yang bocor, (d) Rak tersebut dari logam yang dilapisi antikarat dan antigores
untuk arsip kertas dan arsip film, khusus untuk arsip berbahan magnetic (video
dan rekaman suara), rak tidak mengandung medan magnet, dan (e) Rak diberi
label yang jelas sesuai dengan isi sehingga dapat dengan mudah mengatur
khazanah arsip. Rak yang berupa laci sebaiknya memiliki kenop dan mulut/
tepi di bagian depan dan belakang untuk menghindari jatuhnya arsip.

b) Pengendalian Hama Terpadu. Strategi dari Pengendalian Hama Terpadu (PHT)


ini adalah melakukan pemeliharaan yang terus-menerus dan melalui kebersihan
ruangan penyimpanan untuk menjamin tidak adanya hama perusak arsip. Kegiatan
yang dilakukan meliputi inspeksi dan pemeliharaan gedung, kontrol lingkungan
ruangan penyimpanan, pembatasan makanan dan tanaman, pembersihan teratur,
kontrol atas koleksi masuk, dan pemantauan atau monitoring rutin terhadap hama
perusak arsip.

c) Reproduksi. Salah satunya upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam


arsip adalah melakukan reproduksi. Kegiatan reproduksi adalah melakukan
penggandaan arsip ke dalam satu jenis atau media yang sama atau dengan cara alih
media ke media yang berbeda. Reproduksi bertujuan membuat copy yang dapat
berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan arsip aslinya dan tidak
digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, atau sebagai viewing copy atau
reference copy (dilihat) pengguna di ruang layanan informasi, atau sebagai
duplicating copy (diperbanyak) bagi kebutuhan peminat arsip di layanan informasi.

d) Perencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning). Disaster planning


merupakan salah satu bagian dari program preservasi dan semua tindakan yang
memungkinkan lembaga kearsipan dapat merespons bencana secara efesien dan
cepat sehingga meminimalkan kerusakan terhadap arsip. Disaster planning memiliki
empat bagian, pencegahan, persiapan, respons, dan pemulihan (recovery).

2. Kuratif
Kuratif adalah tindakan yang bersifat pemeliharaan atau perbaikan terhadap arsip
yang mulai atau sudah rusak sehingga usia arsip dapat diperpanjang. Tujuan utama
dari kuratif adalah memperbaiki atau merawat arsip yang sudah atau mulai rusak
sehingga arsip dapat terus digunakan dan memperpanjang usia arsip tersebut.

a) Perawatan terhadap arsip kertas

(1) Persyaratan bahan: (a) Kertas harus bebas lignin, (b) Mempunyai Ph antara 6-8,
(c) Mempunyai ketahanan sobek yang baik, dan (d) Mempunyai ketahanan lipat
yang baik.

b) Teknik perbaikan perawatan

Teknik perbaikan perawatan, meliputi hal-hal sebagai berikut:

(1) Menambal dan menyambung secara manual. Hal ini dilakukan untuk
memperbaiki bagian-bagian arsip yang hilang dan berlubang akibat bermacam-
macam faktor perusak. Metode ini pada umumnya dilakukan untuk arsip yang
kerusakannya relatif sedikit atau jumlah arsip sedikit. Menambal dan
menyambung dilakukan melalui beberapa cara, yaitu menambal dengan bubur
kertas (pulp), menambal dengan potongan kertas, menyambung dengan kertas
tisu, dan menambal dengan kertas tisu berperekat.

(2) Leaf casting, yaitu perbaikan arsip melalui proses mekanik dengan
menggunakan suspense bubur kertas (pulp) dalam air, yang diisap oleh screen
sebagai penyangga lembaran kertas sehingga bagian yang hilang dari lembaran
kertas dapat diisi dengan serat selulosa. Arsip yang hilang dan berlubang dapat
diperbaiki melalui kegiatan leafcasting. Metode ini tidak dianjurkan untuk
arsip kertas dengan tinta yang luntur.

(3) Paper splitting dan sizing. Metode paper splitting adalah metode perbaikan
arsip kertas yang rapuh, dengan cara: 1) menyelipkan kertas penguat (tisu)
diantara bagian permukaan dan belakang arsip kertas; 2) melakukan sizing,
yakni memberikan lapisan dengan bahan perekat atau bahan pengisi.

(4) Enkapsulasi, yaitu salah satu cara perbaikan arsip kertas yang rapuh dan
sering digunakan dengan bahan pelindung untuk menghindari dari kerusakan
yang bersifat fisik. Arsip yang dienkapsulasi pada umumnya adalah kertas
lembaran, seperti naskah kuno, peta, bahan, cetakan, atau poster. Enkapsulasi
dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik
polyester dengan bantuan double tape.

(5) Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel). Penjilidan


adalah menghimpun lembaran-lembaran lepas arsip menjadi satu dan
dilindungi dengan ban atau sampul. Penjilidan juga dapat dilakukan pada arsip
yang berbentuk buku atau jilidan dan mengalami kerusakan lem, jahitan
terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, atau sobek. Arsip berupa
lembaran lepas (tidak akan dilakukan penjilidan) dengan kondisi rusak parah,
dibuatkan kotak pembungkus arsip (portable) agar tidak tercecer dan
terlindung dari faktor perusak dari luar.

(6) Perbaikan arsip peta. Perbaikan arsip peta dilakukan dengan cara lamatex
cloth dan cara tradisional. Perbaikan arsip peta dengan cara lamatex cloth,
dilakukan dengan menggunakan bahan lamatex cloth. Lamatex cloth yaitu kain
berperekat yang apabila terkena pas tertentu di atas 70ºC akan menempel. Cara
perbaikan peta dengan bahan lamatex cloth tersebut dilakukan untuk peta yang
informasinya hanya terdapat di suatu permukaan peta. Adapun perbaikan arsip
peta dengan cara tradisonal dilakukan untuk arsip peta yang masih kuat
tintanya (tinta tidak luntur terkena air) dan kondisi fisik peta masih kuat.

c) Perawatan Arsip Audiovisual

Perawatan arsip audiovisual, meliputi hal-hal sebagai berikut:

(1)Arsip foto. Untuk memelihara arsip foto, khususnya negative foto yang kotor
atau berjamur, dilakukan dengan pembersihan menggunakan negative
cleaner/film cleaner, misalnya isopropanol, hidrofluoroeter dengan cara
menggosok searah secara perlahan dengan kain halus.
(2)Arsip film. Sebelum melakukan perawatan, harus dilakukan
identifikasi/inspeksi terhadap kondisi arsip film. Arsip film berbahan dasar
asetat yang mulai rusak ditandai dengan adanya bau seperti cuka atau bau
kapur barus, sedangkan kerusakan karena air menyebabkan film yang
melengkung atau kehilangan emulsi. Selain itu, efek lain yang ditimbulkan
adalah ferrotyping, blocking, dan jamur. Adapun pemeliharaan arsip film
dilakukan dengan membersihkan film dari kotoran, lemak, dan residu kimia
yang membayakan dari permukaan film.
(3)Arsip video. Pemeliharaan dan perlindungan arsip video diutamakan pada
kualitas gambar dan suara. Video dapat dibersihkan dengan mesin pembersih
(video cassette evaluator/cleaner). Video cassette evaluator/cleaner dapat
bekerja secara otomatis seperti akibat kerutan, kusut dan kerusakan bagian
tepinya, dan untuk membersihkan tape dari jamur sepanjang garis lintang tape.
(4)Arsip rekaman suara. Pemeliharaan arsip rekaman suara dapat dilakukan
melalui proses reklamasi. Reklamasi adalah proses dalam perolehan signal
suara akibat deteriorasi atas kerusakan rekaman aslinya. Proses reklamasi
merupakan perbaikan secara manual, termasuk peng-copy-an secara elektronik
yang dapat menghilangkan banyaknya suara (bising) yang tidak diinginkan.
Selanjutnya, berkaitan dengan perawatan tape yang digunakan, yaitu
pembersihan tape seharusnya digunakan sebagai usaha terakhir bila head telah
usang atau rusak. Pembersihan tape sebaiknya menggunakan kain penyeka
Isopropanol.
Arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama
dan rekaman sebuah transaksi. Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber
informasi, alat pengawasan, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna apabila disimpan maka akan terjadinya
penumpukan arsip yang sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi
tersebut. Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi permasalahan arsip
tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya penyusutan. Penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah (volume) arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga kearsipan (UU No. 43 Tahun 2009). Penyusutan arsip dilakukan oleh
pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan demikian, penyusutan arsip
dilakukan apabila arsip sudah habis masa retensinya (cut off).

Tujuan penyusutan arsip yaitu untuk menghemat tempat, peralatan, dan biaya;
menggunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja; memudahkan pengendalian arsip yang tercipta;
mempercepat dalam penemuan kembali; menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen
yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.
DAFTAR PUSTAKA

http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/pluginfile.php/9370/mod_resource/content/1/Materi%202%20PEMEL
IHARAAN%20ARSIP.pdf Diakses pada Jumat, 19 April 2019 pukul 12.30 WIB.

Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. 2016. MANAJAMEN KEARSIPAN untuk Organisasi
Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Kepala ANRI No. 7 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip

Peraturan Kepala ANRI Nomor 28 Tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip
Statis

Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan

Anda mungkin juga menyukai