Base de Datos

Excel Avanzado:
Base de Datos
Excel Avanzado: Base de Datos
Marzo 2010
ÍNDICE
1. Introducción ................................................................. 3
2. Objetivos ...................................................................... 3
3. Tabla de Datos .............................................................. 3
4. Importar Datos ............................................................. 4
4.1. Datos Externos de tipo Texto ............................... 4
4.2. Datos de una Tabla de Word................................ 8
5. Filtrar datos .................................................................. 9
5.1. Filtros de texto .................................................... 9
5.2. Filtros de fecha ..................................................11
5.3. Filtros de número ...............................................11
5.4. Filtros por color ..................................................12
6. Filtro Avanzado ............................................................12
7. Agrupar datos ..............................................................15
7.1. Subtotales .........................................................16
7.2. Agrupar y desagrupar .........................................17
8. Funciones de Base de Datos .........................................18
9. Referencias Bibliográficas .............................................22
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Marzo 2010
1. Introducción
Es frecuente que la información contenida en una hoja de cálculo

sea más fácil de analizar si está en un orden determinado, o si se
muestra sólo la información que cumple con algunas
características específicas. Así mismo, agrupar los datos para
obtener totales parciales puede facilitar el análisis por
comparación.
Pero no siempre los datos los encontramos en Excel, se podrá

obtener datos externos de tipo texto, de Word o de una Página
Web.
Excel tiene las herramientas para que el usuario pueda ordenar

y/o filtrar la información especificando determinados criterios, así
como para hallar automáticamente subtotales para cada grupo de
datos.
Pero también existen funciones específicas para Base de Datos,

para que realicen un determinado cálculo para aquellos datos que
cumplan con determinados criterios.
En esta unidad se verá cómo utilizar Excel para obtener datos

externos, ordenar, filtrar, y agrupar los datos de modo que la
información se muestre como usted lo requiera, así como el uso
de las funciones de búsqueda.
2. Objetivos
 Obtener datos externos de tipo texto o de una Página Web.

 Aplicar filtros de texto, de fecha, de número, y por color.
 Realizar Filtros Avanzados.
 Agrupar datos y hallar subtotales.
 Utilizar correctamente las diferentes funciones de Base de
Datos.
3. Tabla de Datos
Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados

adecuadamente, donde cada dato forma parte de la definición de
un registro, se tiene una Tabla de datos (como actualmente se le
llama en el Excel). Por lo tanto, una Tabla de datos es un
conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad, objeto o
individuo. Por ejemplo la siguiente imagen muestra una Tabla de
datos de Empleados.
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Excel Avanzado: Base de Datos Tecsup
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Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos

de la misma fila, que son un registro, pertenecen a la misma
persona.
Cada registro debe tener un solo dato por campo, no se podrán

tener dos valores para una misma persona, por ejemplo, el
empleado Javier Valdivieso no puede tener dos sueldos.
En una Tabla de datos se pueden realizar diferentes operaciones

como se desarrollará en esta unidad.
4. Importar Datos
Es muy fácil trabajar con datos que pertenecen a otros libros de

Excel, pero es frecuente que los datos que se quieran manipular
no se encuentren en este mismo formato, sino que tengan otro
tipo muy diferente.
En esta unidad se van a revisar los procedimientos de importación

desde un archivo de texto, desde un archivo Web y de otros
formatos.
4.1. Datos Externos de tipo Texto
Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo

Obtener datos externos, y seleccionar Desde Texto.
Lo primero que aparece es la caja de diálogo de abrir un

archivo, para este tipo se pueden seleccionar los archivos de
tipo *.pm, *.csv y desde luego los *.txt.
Luego se mostrará el Asistente, son 3 pasos a seguir. A

continuación se muestra el primer paso del Asistente.
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Tecsup Excel Avanzado: Base de Datos
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Las propiedades que se pueden cambiar son las siguientes:
 Tipo de los datos originales: Si los elementos del

archivo de texto están separados por tabulaciones, signos
de dos puntos, signos de punto y coma, espacios u otros
caracteres, seleccione Delimitados. Si todos los
elementos de cada columna tienen la misma longitud,
seleccione Ancho fijo.
 Comenzar a importar en la fila: Escriba o seleccione
un número de fila para especificar la primera fila de datos
que desea importar.
 Origen del archivo: Seleccione el juego de caracteres
que se usa en el archivo de texto. En la mayoría de los
casos, puede dejar esta opción con el valor
predeterminado. Si sabe que el archivo de texto se creó
con un juego de caracteres distinto del que se usa en su
equipo, debe cambiar esta opción para hacer coincidir los
juegos de caracteres. Por ejemplo, si el equipo está
configurado para usar el juego de caracteres 1251
(Cirílico, Windows) y sabe que el archivo se creó con el
juego de caracteres 1252 (Europa Occidental, Windows),
debe establecer Origen del archivo en 1252.
 Vista previa del archivo: En este cuadro se muestra el
texto tal como aparecerá cuando se separe en columnas
en la hoja de cálculo.
Luego de seleccionar los valores, hacer clic en Siguiente,

para ingresar al 2do. Paso del Asistente:
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 Delimitadores, seleccione el carácter que separa los

valores en el archivo de texto. Si el carácter no figura en
la lista, active la casilla Otro y, a continuación, escriba el
carácter en el cuadro que contiene el cursor. Estas
opciones no están disponibles si los datos son de tipo
Ancho fijo.
 Considerar delimitadores consecutivos como uno
solo, seleccione esta opción si los datos contienen un
delimitador formado por varios caracteres entre los
campos de datos o si los datos contienen varios
delimitadores personalizados.
 Calificador de texto, seleccione el carácter en el que
están incluidos los valores del archivo de texto. Cuando
Excel encuentra el carácter calificador de texto, todo el
texto que aparece detrás de ese carácter y antes de la
siguiente aparición del carácter se importa como un único
valor, aunque el texto contenga un carácter delimitador.
Por ejemplo, si el delimitador es una coma (,) y el
calificador de texto comillas ("), "Dallas, Texas" se
importará en una sola celda como Dallas, Texas. Si no
hay ningún carácter o se especifica el apóstrofo (') como
calificador de texto, "Dallas, Texas" se importará en dos
celdas adyacentes como "Dallas y Texas".
 Vista previa de los datos, revise el texto de este
cuadro para comprobar que el texto se separará en
columnas en la hoja de cálculo según lo previsto
Luego de seleccionar los valores, hacer clic en Siguiente,

para ingresar al 3do. Paso del Asistente:
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 Formato de los datos en columnas, haga clic en el

formato de datos de la columna seleccionado en la
sección Vista previa de los datos. Si no desea importar
la columna seleccionada, haga clic en No importar
columna (saltar).
Cuando seleccione una opción de formato de datos para
la columna seleccionada, el encabezado de columna
situado bajo Vista previa de los datos mostrará el
formato. Si elige Fecha, seleccione un formato de fecha
en el cuadro Fecha.
Elija el formato de datos que más se asemeje a los datos
de la vista previa para que Excel pueda convertir los
datos importados correctamente. Por ejemplo:
Si la columna contiene una combinación de formatos,
como caracteres alfabéticos y numéricos, Excel convierte
la columna a General.
Si Excel no convierte una columna al formato que desea,
puede convertir los datos después de importarlos. Para
obtener más información, vea los temas de Ayuda
siguientes:
Al presionar el botón Finalizar, se muestra una ventana para

definir la ubicación de estos datos importados:
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El resultado final es un conjunto de datos encajados en sus

respectivas celdas, como se muestra en la siguiente imagen.
4.2. Datos de una Tabla de Word
También es muy común que información de una tabla de

Word, se quiera colocar en una hoja de cálculo de Excel.
Para ello el proceso es muy sencillo:
1. Seleccionar la tabla en Word.

2. Con el método de su preferencia, Copiar.
3. Ir a la aplicación de Excel, ubicarse en la celda que
desee: A1, y hacer Pegar.
Se copia con el formato original, el de Word, pero si usted lo

prefiere puede dejarlo sin ningún formato.
La siguiente es la imagen de un documento en Word que

contiene una tabla que se va a copiar al Excel.
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A continuación se muestra cómo se pegó esta tabla en el

Excel, nótese que coloca todas las columnas de igual ancho,
el predeterminado, luego usted podrá cambiar el ancho de
columna que desee.
También es posible que al momento de Pegar escoja la

opción: Coincidir con el formato de destino. Ya no se
respetarán las celdas combinadas y ningún otro formato.
5. Filtrar datos
La opción de filtrar datos permite mostrar solamente las filas que

cumplen ciertos criterios. Aquellas que no cumplen, son
ocultadas. Por ejemplo, se podrían filtrar datos para mostrar solo
a los empleados de un área de la empresa, o a los clientes que
viven en una determinada región.
La opción Filtro se encuentra en la pestaña Datos de la Cinta

de Opciones. Bastará hacer clic sobre esta opción para que se
muestren las flechas de filtro en cada columna.
Los filtros se pueden aplicar a varias columnas a la vez para

lograr resultados más precisos.
Las opciones de filtrado varían de acuerdo a la naturaleza del

contenido: textos, números, o fechas.
5.1. Filtros de texto
La flecha de filtro de una columna muestra la lista de valores

disponibles en esa columna (hasta 10 mil). En dicha lista se
podrá seleccionar el o los valores que se desea mostrar.
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En el ejemplo siguiente se han seleccionado los valores

Analista I, Analista II y Gerente.
Con el resultado siguiente:
La barra de estado muestra la estadística del filtro aplicado.
Adicionalmente, los filtros de texto permiten utilizar opciones

de comparación por semejanza:
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5.2. Filtros de fecha
Los filtros por fecha no solo permiten filtrar los datos según
fechas específicas, sino también por año, por mes y por día:
5.3. Filtros de número
Al ejemplo anterior se le añadirá un filtro a la columna F:

Sueldo Básico. La flecha de filtro de esta columna numérica
muestra las alternativas de Filtros de número:
Estas opciones permiten utilizar operadores de comparación.
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5.4. Filtros por color
Excel también permite discriminar los datos según su color

de celda o de fuente.
6. Filtro Avanzado
El comando de Filtro Avanzado permite filtrar los datos de una

Tabla en otro lugar, ya no como listas desplegables, pero para
ello se deben escribir los criterios según los cuales se desea filtrar
los datos en una ubicación independiente situado sobre la lista.
Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.
Para acceder a esta opción debe ir a la pestaña Datos de la Cinta

de Opciones, el grupo Ordenar y Filtrar y seleccionar
Avanzadas.
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Debe colocar el puntero dentro de la Tabla de datos y al

momento de seleccionar la opción de Filtro Avanzado, los
encabezados se colocan con un marco parpadeante.
El filtro avanzado automáticamente muestra la siguiente ventana,

con el rango de la data por defecto (pero si desea lo puede
cambiar), en ella se podrá definir si los datos que cumplan los
criterios de filtrado, se van a colocar sobre la misma data o
colocarlos en otro sitio. También se visualiza el rango que nos
sirve de datos a filtrar, y deberemos colocar el rango donde se
encuentran los criterios.
 Acción, encontramos dos opciones:

 Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: significa que el
filtro se realizará sobre la Tabla de datos. (no es
recomendable)
 Copiar a otro lugar: significa que se ubicará fuera de la
lista de datos seleccionada, deberá indicar la ubicación
dónde se colocará.
 Rango de lista, es la lista seleccionada sobre la cual
trabajará el filtro avanzado.
 Rango de criterios, previamente debemos digitar el o los
criterios a buscar en la hoja, colocando el nombre de la
columna y la condición, que puede ser “Y” o “O” según
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requerimiento. Con esta opción sólo seleccionamos los

criterios a buscar en la lista de datos.
 Copiar a, está activo cuando seleccionamos el paso 2, es
decir permite marcar el lugar donde aparecerá el resultado, es
necesario seleccionar la misma cantidad de campos y también
la misma cantidad de filas de la lista seleccionada.
Ejemplo:
Si tenemos una tabla con los Datos del Personal de una empresa,
se podrá realizar las siguientes acciones:
 Insertar una nueva hoja de cálculo y renombrar con la
etiqueta Ordenamiento.
 De la hoja Datos Personal copiar el rango A1:I11, mantener el
ancho de las columnas originales.
 Todos los ordenamientos se harán en la Hoja Ordenamiento.
 Ordenar en orden ascendente primero con Apellido y luego

con Nombre, ¿Nota alguna diferencia?
Resultado:
 Hacer un autofiltro considerando que el sueldo es igual a

S/.2,800
Resultado:
 Hacer un Filtro Avanzado considerando que el empleado está

en planilla y gana en Total más de S/.2,500 (Rango de
criterios). Note en el ejemplo dónde se han colocado los
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criterios, por lo que la siguiente caja de diálogo tiene los

siguientes valores:
Resultado:
 Hacer un Filtro Avanzado considerando que el empleado tiene

el cargo de A003 o se le paga por Recibo. Note que cuando se
quiere utilizar el operador O, debe colocarse en diferentes
filas.
Resultado:
7. Agrupar datos
Es frecuente la necesidad de analizar la información por grupos

de datos: por región, por especialidad, por vendedor, etc. Además
de ordenar los datos, Excel facilita este análisis calculando
subtotales por grupos de datos.
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En la pestaña Datos de la Cinta de Opciones, en el grupo

Esquema, se encuentran los comandos Agrupar, Desagrupar
y Subtotales.
7.1. Subtotales
Para hallar subtotales automáticamente, los datos deben

estar previamente ordenados.
Ejemplo:
En la hoja figura siguiente se muestra una relación de
empleados ordenada por Área. Se requiere hallar la suma de
Sueldo Básico por cada Área.
Utilizando la opción Subtotal del grupo Esquema en la

Cinta de Opciones podemos hacer la especificación
siguiente:
En este diálogo se puede especificar la columna en base a la

cual se calcularán los subtotales, el cálculo que se desea
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realizar (suma, promedio, máximo, etc.), y las columnas con

los valores a ser utilizados.
En este ejemplo, el resultado sería el siguiente:
En las filas 7 y 15, Excel ha insertado los subtotales de las

Áreas de Administración y de Operaciones, y en la fila 16, el
Total general. Para hacer esto ha agrupado las filas de datos
en un Esquema de 3 niveles: a nivel 1, el total general; a
nivel 2, los subtotales por grupo; a nivel 3, filas individuales.
Los botones del esquema permiten desplegar o

colapsar cada nivel. Los botones permiten mostrar u
ocultar el detalle de cada grupo individual.
7.2. Agrupar y desagrupar
Excel permite hacer agrupamientos más detallados para

ocultar o mostrar grupos de filas. Para ello se deben
seleccionar las filas y utilizar la opción Agrupar de la Cinta
de Opciones. Se pueden crear hasta 8 niveles de
agrupamiento.
Ejemplo:
En la imagen siguiente, las filas del Área Operaciones se han
ordenado por Puesto y se ha creado un grupo con las filas 8,
9 y 10 (Analista I y Analista II).
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Para deshacer un grupo, se deben seleccionar las filas del

grupo y utilizar la opción Desagrupar de la Cinta de
Opciones.
8. Funciones de Base de Datos
Estas funciones se utilizan para realizar cálculos sobre alguna

columna de los datos que conforman la Tabla de Datos, pero con
la oportunidad de poder colocarle una condición o criterio a los
datos, en otras palabras, poder aplicar un filtro, para que no
realice una operación sobre todos los datos, sino sobre algunos
de ellos.
Se debe tener primero el cuidado de colocar los criterios que se

van a utilizar en cada una de las funciones, estos criterios deben
ser colocados dentro de la misma hoja y con sus respectivos
títulos o encabezados, para ello debe definir unas cuantas filas
para colocar estos valores.
Con una colección similar de datos a la utilizada en los temas

anteriores, se detallarán las funciones de Base de Datos.
Todas las funciones de Base de Datos tienen los mismos

argumentos.
 =BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Cuenta el número de celdas que contienen números en la
base de datos.
 Base_de_datos, es el rango de celdas de la Tabla de

Datos, donde se incluye la primera fila que son los
nombres o encabezados de cada columna.
 Nombre_de_campo, indica el nombre de la columna
que va a utilizar en la función. Puede ser el texto entre
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comillas o números que representen el lugar o posición de

la columna.
 Criterios, es un rango de celdas que contienen las
condiciones que desee evaluar.
Nota: Tener en cuenta que para escribir criterios de tipo

texto deberá ingresarlo de la siguiente manera:
=”=texto”, donde texto representa el valor que desee
como criterio. Esto debido a que el Excel debe
evaluarlo tal como si lo hubiera escrito dentro de una
fórmula.
Ejemplo:
Se quiere saber la cantidad de Empleados que pertenecen al
Área de Administración, pero que tienen el Puesto de
Contador o de Secretaria.
=BDCONTAR(A2:G13,"Sueldo Básico",C16:D18)
El resultado es: 2
 =BDMAX(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la
base de datos.
Ejemplo:
Se quiere saber el Sueldo Máximo de los empleados que
pertenecen al área de Administración.
=BDMAX(A2:G13,"Sueldo Básico",D16:D17)
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El resultado es: 7,840.00

 =BDMIN(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la
base de datos.
Ejemplo:
Se quiere saber el Sueldo Mínimo de los empleados que
pertenecen al área de Administración pero que tienen 2 hijos.
=BDMIN(A2:G13,"Sueldo Básico",D16:E17)
 =BDSUMA(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Suma los números de la columna nombre de campo de los
registros de la base de datos que cumplen los criterios.
Ejemplo:
Se quiere saber el Sueldo de aquellos empleados cuyo
Apellido empiece con la letra o.
=BDSUMA(A2:G13,"Sueldo Básico",A16:A17)
 =BDEXTRAER(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Extrae de la base de datos un único registro que cumple los
criterios especificados.
Ejemplo:
Se quiere saber el Sueldo Básico de aquel empleado que es
Contador, trabaja en el área de Administración y tiene 2 hijos.
=BDEXTRAER(A2:G13,"Sueldo Básico",C16:E17)
Nota: Devolverá un valor siempre y cuando haya un solo

registro que cumpla todas las condiciones, pero si hay
más de uno que las cumpla, entonces devolverá el
error: #¡NUM!.
 =BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_campo;criteri
os)
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la
base de datos.
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Ejemplo:
Se quiere saber el Sueldo Promedio de aquellos empleados
que son Analistas y que tienen 1 sólo hijo.
=BDPROMEDIO(A2:G13,"Sueldo Básico",C16:E17)
 =BDDESVEST(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de
entradas seleccionadas en la base de datos.
Ejemplo:
Se quiere saber la Desviación Estándar del Sueldo de los
Gerentes y los Técnicos como muestra de una población.
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=BDDESVEST(A2:G13,"Sueldo Básico",C16:C18)
 =BDDESVESTP(base_de_datos;nombre_de_campo;crit
erios)
Calcula la desviación estándar en función de la población total
de las entradas seleccionadas de la base de datos.
Ejemplo:
Se quiere saber la Desviación Estándar del Sueldo de los
Gerentes y los Técnicos de toda la población.
=BDDESVESTP(A2:G13,"Sueldo Básico",C16:C18)
 =BDVAR(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas
seleccionadas de la base de datos.
Ejemplo:
Se quiere saber la Varianza de la Cantidad de Hijos de los
Gerentes y los Técnicos como muestra de una población.
=BDVAR(A2:G13,"Nro. de Hijos",C16:C18)
El resultado es: 0.33
 =BDVARP(base_de_datos; nombre_de_campo;
criterios)
Calcula la varianza a partir de la población total de entradas
seleccionadas de la base de datos.
Ejemplo:
Se quiere saber la Varianza de la Cantidad de Hijos de los
Gerentes y los Técnicos de toda la población.
=BDVARP(A2:G13,"Nro. de Hijos",C16:C18)
El resultado es: 0.25
Funciones Lógicas y Anidamiento

Agosto 2007
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Excel Avanzado:

Es frecuente que la información contenida en una hoja de cálculo

Pero no siempre los datos los encontramos en Excel, se podrá

Excel tiene las herramientas para que el usuario pueda ordenar

Pero también existen funciones específicas para Base de Datos,

En esta unidad se verá cómo utilizar Excel para obtener datos

 Obtener datos externos de tipo texto o de una Página Web.

Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados

Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos

Cada registro debe tener un solo dato por campo, no se podrán

En una Tabla de datos se pueden realizar diferentes operaciones

Es muy fácil trabajar con datos que pertenecen a otros libros de

En esta unidad se van a revisar los procedimientos de importación

4.1. Datos Externos de tipo Texto

Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo

Lo primero que aparece es la caja de diálogo de abrir un

Luego se mostrará el Asistente, son 3 pasos a seguir. A

Las propiedades que se pueden cambiar son las siguientes:

 Tipo de los datos originales: Si los elementos del

Luego de seleccionar los valores, hacer clic en Siguiente,

 Delimitadores, seleccione el carácter que separa los

Luego de seleccionar los valores, hacer clic en Siguiente,

 Formato de los datos en columnas, haga clic en el

Al presionar el botón Finalizar, se muestra una ventana para

El resultado final es un conjunto de datos encajados en sus

4.2. Datos de una Tabla de Word

También es muy común que información de una tabla de

1. Seleccionar la tabla en Word.

Se copia con el formato original, el de Word, pero si usted lo

La siguiente es la imagen de un documento en Word que

A continuación se muestra cómo se pegó esta tabla en el

También es posible que al momento de Pegar escoja la

La opción de filtrar datos permite mostrar solamente las filas que

La opción Filtro se encuentra en la pestaña Datos de la Cinta

Los filtros se pueden aplicar a varias columnas a la vez para

Las opciones de filtrado varían de acuerdo a la naturaleza del

5.1. Filtros de texto

La flecha de filtro de una columna muestra la lista de valores

En el ejemplo siguiente se han seleccionado los valores

Con el resultado siguiente:

La barra de estado muestra la estadística del filtro aplicado.

Adicionalmente, los filtros de texto permiten utilizar opciones

5.2. Filtros de fecha

5.3. Filtros de número

Al ejemplo anterior se le añadirá un filtro a la columna F:

Estas opciones permiten utilizar operadores de comparación.

5.4. Filtros por color

Excel también permite discriminar los datos según su color

El comando de Filtro Avanzado permite filtrar los datos de una

Para acceder a esta opción debe ir a la pestaña Datos de la Cinta

Debe colocar el puntero dentro de la Tabla de datos y al

El filtro avanzado automáticamente muestra la siguiente ventana,

 Acción, encontramos dos opciones:

requerimiento. Con esta opción sólo seleccionamos los

 Ordenar en orden ascendente primero con Apellido y luego

 Hacer un autofiltro considerando que el sueldo es igual a

 Hacer un Filtro Avanzado considerando que el empleado está

criterios, por lo que la siguiente caja de diálogo tiene los

 Hacer un Filtro Avanzado considerando que el empleado tiene

Es frecuente la necesidad de analizar la información por grupos

En la pestaña Datos de la Cinta de Opciones, en el grupo

Para hallar subtotales automáticamente, los datos deben

Utilizando la opción Subtotal del grupo Esquema en la