Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

UNIVERSITAS GADJAH MADA

SEKOLAH VOKASI
DIPLOMA REKAM MEDIS

Buku 3: Bahan Ajar

Pertemuan Ke - 5

DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS

Ganjil/III/VMR 2103

oleh
Savitri Citra Budi, SKM.M.P.H

Didanai dengan dana BOPTN P3-UGM

Tahun Anggaran 2013
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

BAB II
KONSEP DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS

PENDAHULUAN
 Deskripsi Singkat
Materi ajar mengenai konsep desain formulir rekam medis
merupakan materi wajib yang diterima mahasiswa D3 rekam medis.
Dalam perkulihan ini mahasiswa akan mempelajari tentang dasar hukum
desain formulir dan konsep desain formulir. Selain itu dalam subbahasan
ini juga mempelajari tentang prinsip desain dan alur desain formulir, serta
identifikasi 3 aspek dalam mendesain formulir.
Materi konsep desain formulir disampaikan dalam 2x100’ (2 kali
pertemuan dengan waktu 100’ setiap kali pertemuan). Pertemuan pertama
dalam materi ini membahas tentang dasar hukum desain formulir untuk
profesi perekam medis, prinsip desain formulir, dan alur desain formulir..
Pertemua kedua untuk materi ini membahas tentang identifikasi 3 aspek
dalam desain formulir dan prosedur pengisian formulir.

 Manfaat
Pemahaman materi yang baik pada subbahasan ini, dapat
meningkatkan kemampuan mendesain formuliryang dimiliki mahasiswa,
sehingga dapat meningkatkan profesionalisme dalam mendesain formulir
sebagai modal untuk memasuki dunia kerja, khususnya pengetahuan
tentang konsep dasar desain formulir di fasilitas pelayanan kesehatan.

 Relevansi
Materi konsep dasar desain formulir rekam medis merupakan
materi pokok yang harus dipahami oleh mahasiswa D3 Rekam Medis,
karena materi ini merupakan salah satu kompetensi lulusan yaitu
kompetensi ke 5 (statistik kesehatan) dengan judul unit kompetensi
mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

keputusan. Mengidentifikasi kebutuhan data, khususnya di pelayanan

gawat darurat dan rekam medis pasien bencana. untuk dapat membuat
desain formulir yang sesuai dengan kebutuhan data. Kompetensi tersebut
mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007
tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.

 Learning Outcomes
Outcome pembelajaran materi ini adalah mahasiswa mampu
menjelaskan konsep dasar desain formulir rekam medis. Keluaran
pembelajaran ini sebagai LO-2 dari matakuliah Desain Formulir Rekam
Medis.

PENYAJIAN (Konsep Desain Formulir)

 DASAR HUKUM DESAIN FORMULIR
Perkembangan teknologi tidak lagi dipungkiri dapat mempercepat
pekerjaan yang dilakukan, begitu pula pada dunia kesehatan. Pemanfaatan
rekam medis elektronik sangat mempercepat proses pada pengelolaan data
pada unit rekam medis. Penerapan rekam medis elektronik harus tetap
menjaga prinsip-prinsip pengelolaan rekam medis manual. Untuk itu
penguasaan rekam medis manual diharapkan dapat menjadikan dasar
pengembangan rekam medis elektronik yang baik, contohnya pada
penguasaan materi desain formulir pada rekam medis manual diharapkan
dapat menjadi dasar pengembangan desain formulir pada rekam medis
elektronik.
Beberapa keputusan yang mendasari kewajiban professional
perekam medis untuk memperbaiki mutu formulir rekam medis termasuk
di dalamnya merancang formulir rekam medis yaitu:
a. Keputusan Menteri PAN Nomor 135 tahun 2002 tentang Jabatan
Fungsional Perekam medis dan angka kreditnya
b. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang
Standar Profesi Perekam Medis dan informasi Kesehatan
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

c. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 tahun 2008 tentang

Rekam Medis
d. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga
Kesehatan
e. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
f. Undang-Undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik
g. Undang-Undang RI Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran

 STANDAR PROFESI PEREKAM MEDIS

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI
Nomor 377 tahun 2007 tentang standar profesi perekam medis dan
informasi kesehatan bahwa pembuatan formulir rekam medis termasuk
penjabaran dari kompetensi perekam medis. Berdasarkan Kepmenkes RI
Nomor 377 tahun 2007 bahwa kompetensi perekam medis:
1. nomor 3 tentang Manajemen Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan, bahwa perekam medis mampu mengelola rekam medis
dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai
bahan pengambilan keputusan, khususnya pada unit kompetensi
mendesain formulir rekam medis.
2. nomor 5 tentang Statistik Kesehatan untuk unit kompetensi mampu
Mendesain formulir untuk tahap pengumpulan data kesehatan, bahwa
perekam medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk
menghasilkan informasi dan perkiraan yang bermutu sebagai dasar
perencanaan dan pengambilan keputusan di bidang pelayanan
kesehatan, khususnya pada unit kompetensi mendesain formulir
untuk tahap pengumpulan data kesehatan.
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

 JABATAN FUNGSIONAL PEREKAM MEDIS

Pembangunan kesehatan di Indonesia dapat ditingkatkan melalui
standarisasi pelayanan kesehatan. Peningkatan mutu fasilitas pelayanan
kesehatan merupakan salah satu upaya yang dapat dilakukan. Pada unit
rekam medis kewajiban menjaga mutu formulir rekam medis harus
dilakukan secara kontinue. Dasar hukum pelaksanaan kegiatan tersebut
tertuang pada Keputusan Menteri PAN Nomor 135 tahun 2002 tentang
Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya. Dalam
peraturan ini Bab V tentang Rincian Kegiatan dan Unsur yang Dinilai
dalam Memberikan Angka Kredit, Pasal 7 (1) sebagai Perekam Medis
pada tingkat penyelia mempunyai tugas antara lain:
a. Membuat usulan bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan
pelayanan medis dan panduan pengisiannya.
b. Mengevaluasi formulir rekam medis yang digunakan.
c. Memperbaiki bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan
pelayanan medis dan panduan pengisiannya
Tugas di atas merupakan sebagain kewajiban perekam medis
tingkat penyelia yang terkait dengan desain formulir. Kewajiban tersebut
merupakan salah satu kegiatan dalam rangka pembinaan karier dan
peningkatan kualitas profesionalisme Pegawai Negeri Sipil yang
menjalankan tugas pelayanan rekam medis.

 ATURAN DASAR DESAIN FORMULIR

Formulir merupakan ruang yang membutuhkan isi data yang telah
ditentukan. Formulir dapat berupa kertas ataupun dalam bentuk
elektronik. Kegunaan formulir ini adalah untuk mengumpulkan data agar
mendapatkan data yang seragam, merekam data, mengirimkan data,
menyimpan data dan data mengambilnya kembali saat kapan saja ketika
dibutuhkan. Formulir sangat penting untuk kebutuhan pengumpulan data.
Tujuan dari adanya formulir adalah untuk menyeragamkan informasi
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

yang dikumpulkan dan yang dikeuarkan, serta menyederhanakan kegiatan

pengumpulan dan pembagian data.
Menurut Huffman (1994) aturan dasar atau prinsip desain formulir:
1. Sesuai kebutuhan pengguna
Pelajari tujuan dan pemakaian formulir dan buatlah rancangan sesuai
kebutuhan pengguna. Untuk mengtahui kebutuhan pengguna dapat
dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan studi
dokumentasi dengan mempertimbangkan standar isi formulir.
Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan menggunakan alat ceklist.
2. Membuat formulir sesederhana mungkin
Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau
informasi yang tidak diperlukan. Untuk mendapatkan formulir yang
sederhana dapat dilakukan dengan analisis kebutuhan item data antar
formulir dalam petugas yg sama.
3. Terminologi yang standar
Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data atau gunakan
definisi-definisi, beri label semua informasi. Untuk dapat
menggunakan terminologi standar, maka perlu dibuat kebijakan tertulis
yang disyahkan tentang terminologi standar dan sinkatan yang
digunakan di rumah sakit.
4. Adanya pedoman pengumpulan dan interpretasi data
Jika perlu masukan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan dan
intepretasi data konsisten. Pedoman pengisian diperlukan untuk
contoh:
a) isian pilihan (disilang, dicentang, dilingkar, dicoret, dll);
b) Item yg isiannya lebih dr satu, misal laki-laki atau L atau Pria
5. Urutan penempatan item yang logis
Untuk mendapatkan urutan penempatan item yang logis dapat
dilakukan dengan menempatkan item formulir sesuai dengan alur
pengisiannya atau alur mendapatkan informasi, misal: data sosial di
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

dapatkan lebih dahulu dari pada data medis, sehingga penempatan data
sosial lebih dahulu setelah itu data medis.

 ALUR DESAIN FORMULIR

RCH (2010) alur pembuatan desain formulir dimulai dari
adanya ide untuk membuat atau memperbaiki formulir.
Memperhatikan kebijakan terkait dengan perubahan formulir. Tahap
selanjutnya analisis formulir tentang isi dan tujuannya. Untuk
keberhasilan desain formulir dibentuk sebuah tim yang bertanggung
jawab dalam proses tersebut. Presentasikan formulir dalam sebuah
rapat. Apabila tidak ada masukan maka formulir siap untuk
digandakan, tetapi kalau masih ada masukan, maka perbaiki desain
yang ada dan presentasi ulang sampai mendapatkan kesepakatan
dari manajemen. Setelah proses tersebut formulir siap untuk
digandakan.

Gambar di bawah ini merupakan alur pembuatan desain

formulir.
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

Pertimbangkan hal-hal untuk desain

formulir:
Ide membuat Kebijakan 1) Apakah formulir telah
atau merevisi tentang desain rasional?
formulir formulir 2) Adakah informasi yang mirip
dengan formulir yang akan di
desain?
3) Apakah tujuan formulir telah
didapatkan dari formulir lain?
Diskusi dengan unit kerja
bagian sistem informasi rumah
sakit

Bentuk Tim dr Panitia RM yg

bertanggungjawab untuk
melakukan pengembangan
formulir

Perhatikan ttg Presentasi draf formulir

aspek dalam pertemuan dg Tim
hukunya panitia RM

Umpan balik
dari hasil
presentasi
Y
Presentasi ulang dr A Perbaikan
hasil perbaikan ke ?
manajemen
Tidak

Uji coba
formulir

Pengadaan
formulir

Gunakan formulir baru & lakukan Implementasi

evaluasi formulir secara formulir baru/ hasil
berkelanjutan revisi

Gambar Alur Desain Formulir

 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

DISKUSI
 PERTANYAAN DESAIN FORMULIR
Lakukan diskusi terkait dengan materi ini:
1. Apakah yang menjadi dasar hukum bagi seorang pereka medis
mempelajari materi desain formulir rekam medis!
2. Bagaimanakah cara untuk mendapatkan data sesuai kebutuhan
pengguna, misalnya saja akan membuat lembar rawat jalan.
3. Sebutkan salah satu ciri formulir yang sederhana!
4. Sebutkan ciri formulir yang menggunakan terminology yang standar!
5. Sebutkan kebijakan yang perlu dipertimbangkan untuk membuat
formulir informed consent!
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

 JAWABAN PERTANYAAN:
1. Dasar hukum bagi seorang pereka medis mempelajari materi desain
formulir rekam medis:
Keputusan Menteri PAN Nomor 135 tahun 2002 tentang Jabatan
Fungsional Perekam medis dan angka kreditnya, sebagai Perekam Medis
pada tingkat penyelia mempunyai tugas antara lain:
a. Membuat usulan bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan
pelayanan medis dan panduan pengisiannya.
b. Mengevaluasi formulir rekam medis yang digunakan.
c. Memperbaiki bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan
pelayanan medis dan panduan pengisiannya
Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang
Standar Profesi Perekam Medis dan informasi Kesehatan:
a. Kompetensi ke 3 tentang Manajemen Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan, dengan judul unit kompetensi mendesain formulir rekam
medis.
b. Kompetensi ke 5 tentang Statistik Kesehatan, dengan judul unit
kompetensi mendesain formulir untuk tahap pengumpulan data
kesehatan.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 tahun 2008 tentang
Rekam Medis, tentang kewajiban dokter dan dokter gigi untuk membuat
rekam medis. Dari pasal tersebut perlu untuk adanya desain formulir
rekam medis yang sesuai kebutuhan, terutama dokter dan dokter gigi
sesuai Permenkes tersebut untuk menuliskan rekam medis pasiennya.

2. Cara untuk mendapatkan data sesuai kebutuhan pengguna, misalnya

saja akan membuat lembar rawat jalan dapat dilakukan dengan:
a) observasi dengan alat ceklit terkait kegiatan yang ada di rawat
jalan,
 Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis

b) wawancara yang dilakukan kepada seluruh petugas terkait

pelayanan rawat jalan tentang data yang dibutuhkan dan atau data
yang akan dituliskan dalam rekam medis,
c) studi dokumentasi isi rekam medis yang telah ditulisakan oleh
tenaga kesehatan atau petugas terkait pelayanan rawat jalan untuk
dibuat dalam bentuk formulir yang standar.

3. Ciri formulir yang sederhana: petugas yang sama tidak mengisi item
data yang sama pada beberapa lembar formulir, misalnya dokter yang
merawat harus menuliskan diagnosis pasien pada lembar poliklinik
dan riwayat klinik, dan resume klinik.

4. Ciri formulir yang menggunakan terminology yang standar:

penggunaan terminology atau istilah yang digunakan sudah
disosialisasikan dan terdapat daftar istilah atau singkatan yang
disahkan di rumah sakit setempat.

5. Kebijakan yang perlu dipertimbangkan untuk membuat formulir

informed consent:
a) Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis
b) Permenkes nomor 290 tahun 2008 tentang persetujuan tindakan
kedokteran
c) UU nomor 29 tahun 2004 tentang praktik kedokteran

**vi**