UNIVERSIDAD

DE CUENCA

AUDITORIA DE GESTIÓN EMPRESA

“AUSTROFIL”
Facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas

ING. XIMENA PERALTA

AUDITORIA GERENCIAL II

INTEGRANTES:
RICARDO GONZÁLES.
CRISTINA GUAMÁN.
MARÍA DEL CISNE TINOCO.
FABIOLA VELECELA.

CURSO: AE-06-01.

SEPTIEMBRE 2017/FEBRERO 2018.

INDICE GENERAL
SECCION I: DOCUMENTOS HABILITANTES DE AUDITORIA ............................................................ 2
Orden de Trabajo .................................................................................................................. 2
Carta Compromiso. ............................................................................................................... 3
SECCION II: EVALUACION DE LA ESTRUTURA DE CONTROL INTERNO .......................................... 4
INFORME COSO ..................................................................................................................... 4
SECCION III: INFORME DE INDICADORES DE GESTION.................................................................. 6
SECCION IV: RESULTADOS DEL EXAMEN ....................................................................................... 8
SECCION V: ANEXOS .................................................................................................................... 14
Anexo 1: Modelo plan estratégico. ..................................................................................... 14
Anexo 2: Modelo de Manual de Funciones por competencias. .......................................... 17
Anexo 3: Diseño Organizacional. ......................................................................................... 18
Anexo 4: Layout para Austrofil. ........................................................................................... 18
Anexo 5: Alternativa para mejorar el control de asistencia. ............................................... 21
Anexo 6: Modelo para la aplicación de Gestión por procesos ............................................ 22
Anexo 7: Modelo de evaluación de desempeño. ................................................................ 27
Anexo 8: Desarrollo de los indicadores de gestión utilizados. ............................................ 31
Anexo 9: Sistemas de control de acceso………………………………………………………………………….32
SECCION IV: SEGUIMIENTO…………………………………………………………………………………………………….34

1
SECCION I: DOCUMENTOS HABILITANTES DE AUDITORIA

Orden de Trabajo

2
Carta Compromiso.

3
SECCION II: EVALUACION DE LA ESTRUTURA DE CONTROL
INTERNO

INFORME COSO

Cuenca, enero 12 de 2018

Sr. Fernando Chica

GERENTE GENEREAL DE LA EMPRESA “AUSTROFIL”

En su despacho

Ciudad

De mi consideración:

En el presente informe damos a conocer los resultados obtenidos de la evaluación de control

interno, mismo que es una herramienta de gestión muy importante para la empresa, diseñado
para proveer certeza, seguridad razonable en cuanto al logro de objetivos, efectividad de las
actividades y el cumplimiento de leyes y otros reglamentos que rigen a la entidad.

Austrofil cuenta con un Ambiente laboral adecuado para el correcto desarrollo de las
operaciones, todo el personal de la empresa tiene claro la misión, visión y valores corporativo así
también se cuenta con un sistema de pedidos eficiente y con los recursos necesarios para realizar
las principales actividades.

La empresa no cuenta con un plan estratégico, generando así una debilidad ya que la
entidad no sabe hasta dónde seguir ni tampoco puede medir si sus objetivos son alcanzados
exitosamente.

Al encontrarnos valorando los riesgo pudimos determinar que más del cincuenta por
ciento de las personas que laboran diariamente en Austrofil valoran los eventos que pueden
suscitarse en la empresa bajo perspectivas de probabilidad e impacto; pues la mayor parte que
conforman Austrofil consideran los eventos potenciales que pueden afectar el logro de objetivos;
la totalidad de las personas que conforman Austrofil confían en la mercadería que entregan los

4
abastecedores; así como también, aproximadamente la mayoría del capital humano de Autrofil
considera que la cuantía de mercadería que compra la empresa es de suma importancia para no
sufrir desabastos, no obstante, por más importancia que se le dé existen momentos en que la
empresa no puede cubrir órdenes de pedidos por no contar con los productos necesario ni con
proveedores que surtan los productos requeridos en las fechas establecidas.

La empresa Austrofil para cubrir posibles daños ha optados desde un inicio convenir con
una compañía de seguros para transferir los riesgos en los que pudiese exponerse. Es inevitable
destacar que en esta empresa la mayor parte de las personas han sentido ser partícipes en la
toma de decisiones, sin embargo, son a estas mismas a quienes solamente se les ha participado
información elemental, ya que información trascendental solamente se comparte entre gerencia,
socios y personas clave de la organización.

En cuanto a las actividades de control; en Austrofil la mayor parte de personas, como la

gerencia y el demás capital humano aseguran que existen políticas y procedimientos que
convienen, son esenciales y cumplidas a cabalidad para el bienestar de la empresa; a decir, la
totalidad de las personas tienen conocimiento pleno de la información básica de Austrofil, pero
son muy pocas las personas que saben cómo es el comercio pleno en la empresa.

La totalidad de los trabajadores tienen en mente las responsabilidades que su puesto de

trabajo les atribuye y las responsabilidades que adquiere al formar parte de la empresa, pero, no
todos son especialistas en la actividad que desarrollan, pues cada una de ellas se desenvuelven
en diferentes áreas; por lo tanto, su vida profesional en Austrofil será versátil y siempre será
necesario recurrir a entrenamientos y capacitaciones.

Para todos en la organización la calidad de su desempeño en el tiempo es importante,

pues, tanto evaluaciones como supervisiones son desarrolladas de manera cíclica y continua en
la empresa.

Sin otro particular, le saluda atentamente

María del Cisne Tinoco

JEFA DE AUDIRAY AUDITORES

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SECCION III: INFORME DE INDICADORES DE GESTION
Cuenca, enero 12 de 2018.

Sr.

Fernando Chica

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA “AUSTROFIL”

De mi consideración:

Reciba un cordial saludo de parte de quienes conformamos el grupo de auditoría AUDIRAY,

mediante la presente le damos a conocer los resultados obtenidos mediante la aplicación de los
diferentes indicadores de gestión.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

En esta área, se aplicó el indicador “devolución de clientes” obteniendo como resultado en el

período auditado que de las ventas totales el 0,32% en promedio representan devoluciones.

Al aplicar el indicador “Participación del producto líder” dio como resultado que el producto que
tiene mayor demanda son los lubricantes los cuales se vende en un 78% con respecto a las ventas
totales de la empresa.

Además, se aplicó el indicadora Eficiencia del mercadeo: se obtuvo que del porcentaje total de
ventas en promedio el 0,32% de las ventas dependen de la publicidad, es decir en la empresa no
se dedica un monto significativo para la publicidad.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

En el departamento de contabilidad a partir del indicador cualitativo “¿Posee el encargado del

departamento contable experiencia y formación apropiada?” se tiene que el encargado de este
departamento campo contable, pues ha prestado sus servicios a muchas empresas más; de
hecho, el trabajar en Austrofil no le ha limitados prestar sus servicios en una empresa adicional,
también nos dio a conocer que su nivel de estudios es de tercer nivel, esto lo confirmamos
mediante la revisión de su hoja de vida.

Se aplicó el indicador cualitativo “¿La empresa cuenta con el capital de trabajo adecuado para su
funcionamiento? “a partir del cual se obtiene que la empresa siempre se ha contado con
disponibilidad de dinero para la realización de toda actividad, aproximadamente el capital de
trabajo con el que opera la empresa representa el 50% del total de activos.

A partir de la aplicación de indicador cualitativo: “¿La empresa maneja fuentes de financiamiento

apropiadas y acordes a su actividad?” Sí, pues trabaja con empresas financieras consolidadas en
el mercado cuencano, antes de todo financiamiento se realiza estudios puertas adentro y con los
representantes de cada entidad, para la exposición de la gama de beneficios u otros efectos que
conllevan a financiarse con determina/seleccionada entidad bancaria, cooperativa.

6
Se aplicó además el indicador cualitativo: “¿Posee la gerencia financiera experiencia y formación
apropiada?” Si, el representante y su staff están formados por los conocimientos que en el largo
de su vida laboral han obtenido, gracias a la experiencia y obtención de resultados aceptables la
empresa se mantiene en pie.

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA:

A partir del indicador cualitativo” ¿Están los equipos e instalaciones en buen estado?” se obtuvo
que la empresa Austrofil consta de instalaciones nuevas para el correcto desarrollo de las
operaciones.

Se aplicó también el indicador “¿Los procedimientos y políticas de control de inventario son

efectivos?”, se dice las políticas son efectivas, estas ayudan a determinar el momento que se
requiere mercancía, como clasificarla además ayuda a identificar si es que hay faltantes de
productos en bodega.

Los proveedores con los que cuentan la empresa Austrofil ofrecen productos de calidad, se
obtuvo a partir de la aplicación del indicador” ¿Los proveedores con los que cuenta la empresa
son confiables?, esto sin duda es de gran ayuda para el correcto desarrollo de las actividades.

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

En cuanto a la capacitación de empleados en la empresa, se tiene que han sido capacitados por
medio de sus compañeros de trabajo y algunos por parte de los proveedores. Mediante la
aplicación del indicador “¿Es buena la capacitación que ha recibido de la entidad para el
desarrollo de su trabajo?” se obtuvo que la empresa no cuenta con ningún plan formal de
capacitación para el personal.

El detalle de todos los indicadores de gestión utilizados para sustentar de mejor manera el
desarrollo del presente examen lo podrá encontrar en el anexo 8.

Atentamente:

María del Cisne Tinoco

Jefe de AUDIRAY

7
SECCION IV: RESULTADOS DEL EXAMEN
Cuenca, enero 12 de 2018.

Sr.

Fernando Chica

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA “AUSTROFIL”

De mi consideración:

Reciba un cordial saludo de parte de quienes conformamos el grupo de auditoría AUDIRAY,

mediante la presente le damos a conocer los resultados obtenidos de la realización de Auditoria
de Gestión Integral llevada a cabo en su empresa.

El objetivo de la auditoria fue establecer el grado de eficiencia, eficacia y economía con la que se
realizan los procesos, actividades y operaciones dentro de su empresa.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría,

planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable
para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó examen
sobre, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad.

Para validar nuestro criterio nos hemos basado en las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS).

Resultados Obtenidos del examen:

Se evidenció en la Empresa “Austrofil” la existencia de un call center mismo que resulta de gran
apoyo en el desarrollo de las actividades de la empresa pues ayuda en la atención al cliente y
disminuye las dudas y tiempos al responder de manera oportuna a las dudas e inquietudes que
presentan los mismos. Además, también existen algunos mecanismos que generan motivación
en los empleados con lo que buscan el incremento de la productividad dichas actividades son: la
celebración de cumpleaños de cada uno de los empleados en donde participan todos los
compañeros de trabajo, también se realizan programas en fechas especiales con la finalidad de
generar integración entre todo el personal que conforma Austrofil.

También del departamento de ventas hemos podido obtener que de parte de la supervisión se
ejerce un buen control de los mismos sobre los vendedores para que estos cumplan con las
exigencias de ventas que son planteadas por sus jefes inmediatos y por la gerencia de Austrofil;
de igual manera en el área de logística se evidenció un estricto control sobre los choferes lo que
permite que la entrega de productos sea lo más eficiente y así mantener la lealtad y satisfacción
de los clientes. Asimismo, destacamos que el personal del área administrativa de Austrofil
demuestra mucha cordialidad, carisma también son atentos y amables, fomentando tanto el
compañerismo, así como el buen trato a los clientes lo que genera un clima laboral bastante
adecuado para laborar.

1.- Se evidenció que la empresa no cuenta con documentos de respaldo en donde se plasmen los
objetivos y metas de cada departamento, es por ello que destacamos que la empresa necesita fijar
los objetivos en cada departamento que la integra.

8
Conclusiones: La empresa necesita fijar los objetivos en cada departamento que la integra, ya que
dado la falta de control de parte de la gerencia y de cada encargado en cada área y la mala
estructura organizacional podría provocarse en la empresa baja productividad del personal por
el desconocimiento de metas u objetivos que la empresa desea alcanzar, además, que podrían
formarse conflictos entre el personal generando un ambiente laboral inadecuado.

Recomendaciones: Debido a que la empresa necesita contar con objetivos y metas que ayuden a
direccionar sus actividades operacionales permitiéndole de esta manera alcanzar un mejor
posicionamiento dentro del mercado y así evitando la baja productividad y creando un ambiente
laboral adecuado, es por ello que se recomienda la elaboración de un plan estratégico de acuerdo
a las siguientes directrices. (Ver anexo 1).

2. Inexistencia de manuales de funciones.

La empresa necesita un manual de funciones ya que estas se realizan de manera verbal y

empírica, además, nada se encuentra documentado lo que perjudica la efectividad de cada
empleado.

Conclusiones: La empresa necesita un manual de funciones ya que estas se realizan de manera

verbal y empírica, además, nada se encuentra documentado lo que perjudica la efectividad de
cada empleado ya que, por los errores de concepto, desconocimiento sobre la estructura
correcta de un manual de funciones y el deficiente control por parte de la gerencia ha provocado
desorganización empresarial, responsabilidades compartidas y conflictos entre el personal.

Recomendaciones: Dado que toda empresa debe contar con un manual de funciones que
respalde la ejecución de las tareas de cada empleado ayudándole así a generar una correcta
organización empresarial, mayor responsabilidad y evitar los conflictos entre el personal, se
recomienda la elaboración de un manual de funciones basado en la administración de talento
humano por competencias dadas las siguientes directrices. (Ver anexo 2).

3. Ineficiente estructura organizacional.

La empresa debería contar con un diseño organizacional (organigrama) mejor elaborado.

Conclusiones: La empresa debería contar con un diseño organizacional (organigrama) mejor

elaborado ya que por el deficiente control por parte de la gerencia, la irresponsabilidad y el
desinterés ha desencadenado el desconocimiento de jefes inmediatos, desorganización
empresarial, bajo desempeño de los empleados debido a los conflictos que se generan entre los
mismos.

Recomendaciones: Para que la empresa tenga un mejor desempeño se debe contar con un diseño
organizacional correctamente elaborado y debidamente actualizado ya que de esta manera se
evitaría el desconocimiento de jefes inmediatos, desorganización empresarial, bajo desempeño
de los empleados debido a los conflictos que se generan entre los mismos; por lo que
recomendamos la actualización y reestructuración del diseño, otorgando el siguiente modelo el
mismo que se encuentra inmerso dentro del plan estratégico. (Ver anexo 3)

4. Control documental inadecuado.

9
La empresa necesita un adecuado repositorio documental físico.

Conclusiones: La empresa necesita un adecuado repositorio documental físico ya que por el

control deficiente por parte de la gerencia y el desinterés por parte de los empleados se han
generado demoras en los procesos de la empresa y malestar laboral.

Recomendaciones: Para que la empresa tenga una mejor organización en cuanto a sus
documentos y archivos deberá contar con un mejor control y reorganización sobre los mismos,
ya que así se reduciría las demoras en los procesos de la empresa y el malestar laboral que podría
generarse además con la reorganización documental se generaría una reducción de costos lo que
otorga beneficios para la empresa y para el personal.

5. Inseguridad en el sistema utilizado.

La empresa necesita tener mayor control sobre el sistema utilizado para las actividades
operacionales.

Conclusiones: La empresa necesita tener mayor control sobre el sistema utilizado para las
actividades operacionales ya que por el descuido, desconocimiento, irresponsabilidad por parte
de cada empleado ha provocado conflictos entre el personal, fuga de información confidencial.

Recomendaciones: Debido a que en toda empresa se maneja información delicada y confidencial,

se deberá reforzar el control sobre el mismo para evitar conflictos entre el personal y sobre todo
la posible fuga de información confidencial, además la gerencia debería dialogar y exigir a su
personal mayor confidencialidad en cuanto al manejo de usuario y contraseña mismo que debería
ser de uso estrictamente personal, además recomendamos implementar algunas de las opciones
que detallamos en el anexo 9 del presente informe.

6. Infraestructura subutilizada generando inseguridad en la bodega de mercadería y riesgos de

accidentes de trabajo para con sus empleados dada la mala distribución de las instalaciones y de la
mercadería.

Se evidenció que la empresa necesita distribuir sus instalaciones físicas de una manera más
adecuada dado que en el área de bodega manejan productos que son inflamables y no deberían
tenerlos amontonados pues podrían ocasionar accidentes de trabajo muy graves afectando tanto
en la infraestructura de la empresa, así como atentando contra la vida de sus empleados.

Conclusiones: La empresa necesita contar con el espacio adecuado y seguro para acomodar su
mercadería dado que manejan productos que son inflamables y no deberían tenerlos
amontonados, además, deberían cuidar la integridad física de sus empleados ya que por el
descuido por parte de la gerencia al mantener subutilizada las estructuras, el incorrecto diseño
de las bodegas dado la naturaleza de la empresa y la mala distribución de la infraestructura de la
empresa, desencadenará accidentes laborales, demandas de empleados, desorganización,
interrupción y la inadecuada realización de actividades creando tiempos ociosos además que
provoca para sus empleados falta de privacidad, ambiente inadecuado para realizar las
actividades generando un bajo desempeño laboral.

Recomendación: Debido a que en toda empresa debe existir una adecuada infraestructura que
aporte a mejorar el desempeño y ambiente laboral, otorgando mayor privacidad para cada

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empleado y disminuyendo la desorganización por lo que se recomienda realizar un layout en la
empresa Austrofil, lo que permitirá tener una mejor interrelación entre las diferentes áreas que
integran la misma y aportando a mejorar el desarrollo de las actividades de la empresa. (Ver
anexo 3).

7. Inexistencia de planes de capacitación.

La empresa necesita contar con planes de capacitación debidamente detallados en los

documentos correspondientes.

Conclusiones: La empresa necesita contar con planes de capacitación debidamente detallados en

los documentos correspondientes ya que por la negligencia de la gerencia, descuido y desinterés
la empresa podría llegar a contar con personal sin la debida capacitación, baja competitividad en
el mercado, pérdida de ingresos por la inefectividad en las operaciones.

Recomendaciones: Para que la empresa cuente con el personal debidamente preparado es

necesario la realización de planes de capacitación mismos que aportarán al incremento de la
competitividad en el mercado y a la eliminación de la pérdida de ingresos por la inefectividad en
las operaciones, por ello se recomienda ejecutar la planificación de dichos planes de manera
periódica y de igual manera realizar una evaluación y seguimiento de los mismos para confrontar
el cumplimiento de los mismos.

8. Control deficiente sobre los recursos entregados a los empleados para salvaguardar su vida.

La empresa necesita controlar el uso correcto de los implementos proporcionados a sus

empleados para salvaguardar su salud y seguridad.

Conclusiones: La empresa necesita controlar el uso correcto de los implementos proporcionados

a sus empleados para salvaguardar su salud y seguridad ya que, por el descuido, desinterés e
irresponsabilidad por parte de los empleados, deficiente control de la gerencia y de jefes
inmediatos se podrían llegar a generar accidentes y enfermedades laborales, demandas, mala
reputación corporativa.

Recomendaciones: Debido a que la empresa realiza gastos por los recursos que otorga a sus
empleados para cuidar de su salud y seguridad por ello se recomienda que se ejerza mayor
control sobre el uso correcto de los mismos ya que esto evitará que sucedan accidentes y
enfermedades laborales, demandas, mala reputación corporativa.

9. Control de asistencia deficiente.

La empresa necesita desarrollar un control de asistencia eficiente sobre su personal.

Conclusiones: La empresa necesita desarrollar un control de asistencia eficiente sobre su personal

ya que por descuido y desinterés del área de recursos humanos y el control deficiente de la
gerencia se podrá generar conflictos en pagos de remuneración (conflictos entre empleado y
empleador), jornadas laborales incompletas y tiempos ociosos.

Recomendaciones: Para que la empresa tenga mayor control sobre las horas realmente
trabajadas de sus empleados y así evitar conflictos en pagos de remuneración (conflictos entre
empleado y empleador), jornadas laborales incompletas, tiempos ociosos. Se recomienda la

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implementación de un software para el control de ingresos y salidas de los empleados dentro de
la empresa mismo que puede ser obtenida mediante la web sin ningún costo, cuyo detalle sobre
su funcionamiento e instrucciones podrá encontrarlo en el anexo 5.

10. Inexistencia de políticas de contratación y ascensos.

La empresa debería contar con políticas de contratación y ascensos debidamente documentados.

Conclusiones: La empresa necesita contar con políticas de contratación y ascenso debidamente

detallados en los documentos correspondientes ya que, por negligencia de la gerencia, descuido
y desinterés, la empresa podría llegar a contar con personal sin la debida instrucción, baja
competitividad en el mercado, inefectividad en las operaciones.

Recomendaciones: Para que la empresa cuente con el personal debidamente instruido y

preparado es necesaria la realización de políticas de contratación y ascensos en donde se plasmen
los requisitos para que sean contratados por la organización y los debidos lineamientos para
poder realizar los ascensos; por eso recomendamos la gestión por procesos que se indicara con
mayor detalle en el anexo 6; en cuanto a la evaluación del desempeño del personal para que
acceda a los ascensos se recomienda que se aplique la evaluación por desempeño, que se detalla
en el anexo 7.

11. Software utilizado para contabilidad deficiente.

El sistema contable Abago implantado en la empresa no cubre las expectativas del área contable;
son muchas las ocasiones en que este ha dejado de funcionar de manera inesperada o en pleno
desarrollo de las actividades, en repetidas ocasiones este sistema se suspende, a aparte de ello,
opera de manera lenta debido a la tardanza del equipo.

Conclusiones: La empresa necesita gestionar de mejor manera sus herramientas de trabajo; en

este mercado cada vez más competitivo no basta con trabajar con las herramientas de uso
frecuente, sino, ir en busca constante de lo nuevo y seguro, pues la tecnología no da cabida a lo
tradicional, el temor al cambio es no tratar de mejorar.

Recomendaciones: En vista de que los problemas surgen a raíz de un sistema inefectivo, es

necesario buscar en el mercado empresas que provean de sistemas contables a empresas que
tienen un buen posicionamiento en el mercado local; la empresa sabrá que al implantar su
sistema en la organización deberá en primera instancia brindar capacitaciones sobre el uso y
funcionamiento de su nueva herramienta de trabajo, si no es así entonces la gerencia deberá
actuar con más rectitud interpelando por lo que es básico.

12. Planes inadecuados de publicidad.

La empresa necesita contar adecuados planes de publicidad que ayuden a incrementar el

volumen de ventas en la empresa.

Conclusiones: La empresa necesita contar adecuados planes de publicidad que ayuden a

incrementar el volumen de ventas en la empresa ya que, por negligencia de la gerencia, descuido
por parte de los jefes superiores y de gerencia y el mismo desconocimiento se provocara en la

12
empresa perdidas económicas graves para la empresa que son irrecuperables, además de baja
en sus ventas.

Recomendaciones: Dado que la publicidad juega un papel muy importante para la empresa por la
naturaleza misma del negocio es de vital importancia que la gerencia tome conciencia sobre la
importancia de emplear planes de publicidad en la misma pues esto evitaría perdidas económicas
irrecuperables para la empresa debido a la baja en ventas que podrían surgir, es por ello que se
recomienda implementar planes de publicidad y de innovar en los mismos como, por ejemplo se
podría implementar publicidad por medio de: buscadores, redes sociales, banners, pop-ups,
blogs, a través de promociones celulares, email y video marketing, que representan formas de
realizar publicidad de manera innovadora y a bajos costos.

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SECCION V: ANEXOS

Anexo 1: Modelo plan estratégico.

El siguiente es un modelo de Plan Estratégico que es de aplicación necesaria para la distribuidora

de filtros y lubricantes “Austrofil”.

Un plan estratégico básicamente debe contar con las siguientes fases o etapas:

1. INTRODUCCIÓN
En este punto Austrofil proporcionará al lector (personal administrativo, grupo comercial, grupo
de operaciones y demás interesados) información principal, ideas principales y elementos
primordiales de la Planificación Estratégica de la empresa en la que prestan sus servicios.

2. MISIÓN Y VISIÓN
En este fragmento Austrofil definirá en pocas líneas lo consensuado por todos los implicados;
dando relevancia a su razón de ser, para quienes realizan el trabajo, cuál es su finalidad y sobre
todo como proyectan su posición en los años próximos de existencia institucional.

3. VALORES
En este apartado Austrofil dará a conocer los valores institucionales que rigen a la empresa;
mismos que deberán ser consensuados de manera colectiva. Podrá dar a conocer:
 Valores Pragmáticos (Responden a ¿Cómo actuamos?: Profesionalismo, seriedad,
sostenibilidad, etc.);
 Valores Éticos (Responden a ¿Cómo actuamos/sentimos?: Transparencia, honestidad,
etc.)

4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

En esta parte Austrofil manifestará en unos cuantos párrafos:
 Su historia,
 Su estructura organizativa,
 La evolución del sector en el que se está desenvolviendo,
 Los principales productos y servicios que pone a disposición,
 Perfil del cliente tipo.
Se hace necesaria la realización de

 Análisis PEST
 Análisis de las Cinco Fuerzas de Porter

Análisis PEST

¿En qué consiste un análisis PEST?

Es una herramienta estratégica que le será útil a Austrofil para comprender los ciclos
14
del mercado en el que opera, su posición, o la dirección operativa.
Los factores que Austrofil analizará se clasifican en cuatro bloques:
 1. Político – Legales: Legislación antimonopolio, leyes de protección del
medio ambiente y a la salud, políticas impositivas, regulación del comercio
exterior, regulación sobre el empleo, promoción de la actividad empresarial,
etc.

2. Económicos: Ciclo económico, tipos de interés, evolución de los precios,

tasa de desempleo, ingreso disponible, disponibilidad y distribución de los
recursos, nivel de desarrollo, etc.

3. Socio – culturales: Evolución demográfica, distribución de la renta,

movilidad social, actitud consumista, etc.

4. Tecnológicos: Desarrollo de nuevos productos, madurez de las tecnologías,

etc.

Análisis de las Cinco Fuerzas de Porter

Al hacer uso de este sistema Austrofil propondrá un marco de reflexión estratégica,

de esta manera determinará la rentabilidad de un sector en específico, normalmente
con el fin de evaluar el valor y la proyección futura de empresas o unidades de
negocio que operan en dicho sector, así como para evaluar la posición estratégica
de la empresa.

5. DIAGNÓSTICO

A través de este análisis Austrofil identificará los puntos críticos y los agrupará en
función de si son Oportunidades, Amenazas, Fortalezas o Debilidades.
Para ello, se hace necesario el uso del análisis DAFO, que ubicará en una tabla
resumen la evaluación de los puntos fuertes y débiles (a nivel interno), así como las
amenazas y oportunidades del entorno (a nivel externo)
DEBILIDADES (Áreas de mejora) FORTALEZAS (Puntos fuertes)
Lo que ahora es malo para Austrofil y Lo que ahora es bueno para Austrofil y
hay que remediar o parar. (Interno). hay que mantener, construir o
evolucionar. (Interno).
AMENAZAS (Las barreras) OPOTURNIDADES (Las ayudas)
Lo que es malo en un futuro para Lo que en un futuro es bueno para
Austrofil y hay que contrarrestar Austrofil y hay que priorizar u optimizar
(Externo). (Externo).

15
 6. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS

En este punto Austrofil tendrá que identificar y diferenciar las líneas estratégicas
prioritarias sobre las que tendrá que centrar sus esfuerzos. Las estrategias se
obtendrán como resultado de análisis del punto anterior para potenciar los puntos
fuertes, mejorar los puntos débiles, aprovechar oportunidades y evitar amenazas.

Es posible detectar muchas líneas estratégicas importantes, aun así, los creadores
deberán centrarse en un número razonable que Austrofil pueda asumir (dependerá
de su tamaño y recursos). Por este motivo hablamos de líneas estratégicas básicas.

las diferentes perspectivas estratégicas, son éstas:

 Perspectiva financiera: Debería detallarse lo que finalmente deberíamos

conseguir, los objetivos financieros sirven de foco para los objetivos y
medidas de otras perspectivas.

 Perspectiva del cliente: Identificación de los segmentos de clientes y

mercado en los cuales se desea competir.

 Perspectiva de procesos Internos: Procesos críticos para la realización

de los objetivos de los clientes y promotores del proyecto o empresa.

 Perspectiva del aprendizaje y crecimiento: Los objetivos de la

perspectiva de aprendizaje y crecimiento ofrecen la infraestructura que
posibilita la consecución de los objetivos planteados en las otras tres
perspectivas.

7. PLAN DE ACCIÓN
Es ahora cuando Austrofil pondrá en marcha las prioridades detectadas en los pasos
anteriores. Es conveniente destacar lo siguiente: Cada línea estratégica puede tener más de
un plan de acción o actuación, y cada plan de acción más de una acción.
La jerarquía de niveles debería ser la siguiente:
LÍNEA ESTRATÉGICA
PLAN DE ACCIÓN
Acción 1
Acción 2
Acción 3

Acción N

16
 8. SEGUIMIENTO

En el propio documento de plan estratégico es conveniente marcar unas fechas para

realizar revisiones, de cara a corroborar que los recursos que la empresa está poniendo
se justifican. El seguimiento del plan de acción consiste en algo tan sencillo como medir
el alcance (costes y fechas de finalización) que se había indicado en la propia hoja del
plan de acción.

Anexo 2: Modelo de Manual de Funciones por competencias.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe de Logística
Dependencia: Área operativa
Número de cargos: Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo): Gerente
REQUISITOS MÍNIMOS
Requisitos de formación: Ingeniero/a Industrial, Administrador/a de
empresas, Especialidad en logística.
Requisitos de experiencia: Dos años de experiencia profesional
relacionada.
PERFIL
Ingeniero/a Industrial o Administrador/a de empresas, experiencia mínima de 2 años en
posiciones similares (señalar logros cuantitativos y cualitativos), Experiencia demostrada
en almacenes que inventaríen, trato con proveedores, compras locales, experiencia
demostrada en manejo directo de personal, familiarizado con indicadores de gestión y
procesos, Office a nivel intermedio, deseable contar con especialización en operaciones o
logística.
OBJETIVO PRINCIPAL
Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del
área de logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de
personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y
forma.
FUNCIONES
 Gestionar y supervisar el buen desenvolvimiento de las áreas que forman parte de la
Jefatura de Logística: Logística de entrada, proceso, salida y control.
 Responsable de la generación de órdenes de compra.
 Registrar, analizar y ejecutar el ingreso de la mercadería y documentación
correspondiente ingresando la información al sistema.
 Responsable del control y chequeo de la mercadería según guía, factura y órdenes
de pedido.
 Responsable del mantenimiento de información en el sistema de los stocks físicos.
 Responsable de la realización de los inventarios de activos y existencias de la
empresa.

17
  Cálculo de las necesidades de abastecimiento en la empresa.
 Despacho, distribución, atender los requerimientos de los usuarios, encargándose de
la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
 Negociación con proveedores.
 Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
COMPETENCIAS
 Liderazgo
 Planificación y organización
 Orientación al cliente
 Adaptación y autocontrol
 Comunicación a todo nivel.

El modelo de manual de funciones suministrado consiste en la descripción minuciosa de

las funciones con las que deberá aportar cada trabajador/empleado; dicho formato podrá
ser implementado en los diferentes cargos.

Anexo 3: Diseño Organizacional.

Anexo 4: Layout para Austrofil.

18
19
20
Anexo 5: Alternativa para mejorar el control de asistencia.

Control de Ingreso 7 Se trata de un programa para llevar un control del personal, quienes están
en el establecimiento, quienes llegaron tarde, horas trabajadas en el mes, etc.

21
De fácil manejo, cuenta sin embargo con todas las funciones necesarias para tener bajo control
las operaciones que sean realizadas por los empleados o usuarios habilitados.

Basado en la búsqueda de la sencillez de manejo, la claridad de organización de las funciones y

reportes, y la precisión operativa, Control de Ingreso 7 cuenta con las siguientes características
principales:

Características

 Pantalla de admisión: pensada para estar en el ingreso a la empresa, por donde se puede
marcar la entrada a través de las tarjetas generada por el programa.
 Tarjetas de ingreso: Posibilidad de imprimir las tarjetas con código de barras para los
empleados.
 Gestión de empleados: permisos y horario laboral de cada uno.
 Gestión de Admisión: con la posibilidad de realizar correcciones a los ingresos
automáticos generados por el sistema.
 Reportes: Reportes de horas trabajadas entre fechas.
 Niveles de Seguridad: Seguridad de los datos implementada a través de permisos de
usuario del programa.

Descargar

Puede descargar gratuitamente una versión de prueba del programa, el cual le permitirá
experimentar la versión full con unas pocas restricciones, entre las que se encuentra la limitación
en tiempo, podrá probar el programa por 30 días corridos o 100 usos.

Facilidad de Instalación

Para su instalación el sistema cuenta con un asistente que lo guiará paso a paso evitando
cualquier inconveniente en esta etapa.

Asesoramiento Telefónico

Si no está seguro si el programa es para usted o si se puede adaptar a sus necesidades no dude
en consultarnos, estamos disponibles para asistirlo de lunes a viernes de 10.00 a 16.00 hs. en el
(011) 4573 3640.

Anexo 6: Modelo para la aplicación de Gestión por procesos

Se debe seguir la siguiente estructura para la aplicación de sistema de gestión por procesos:

22
1.- Compromiso de la dirección: Necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.

2.- Sensibilizar, educar, entrenar: Se basa en conseguir que todos los empleados de la empresa
se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.

3.- Identificar procesos: A partir del análisis de todas las interacciones con los clientes externos
se realiza un inventario de los procesos:

3.1.- Mapa de procesos de Austrofil

3.1.1.- Procesos clave de Austrofil

Procesos Subprocesos
A. Publicidad A.1 Captación de clientes

B. Gestión de B.1 Pedidos y compras al

Pedidos y compras Proveedor
C.1Atencion al cliente
C. Ventas C.2 Ventas
D.1 Despacho de
mercadería
D.2 Transportación y
D. Logística distribución
E.1 Reclamos, devolución
E. Servicio Post y reposición de
Venta productos.

3.1.2.- Procesos de apoyo de Austrofil

23
 Procesos Subprocesos
F.1. Créditos y/o plazos a
F. Gestión clientes
Financiera F.2 Cobranza
G. Facturación G.1 Facturación
H. Gestión de H.1 Selección de Personal
Recursos H.2 Formación y
Humanos Capacitación

3.1.3 Procesos de la Gestión de Recursos Humanos

Direccion de
Recursos
Humanos

Área de
Área Bienestar
Administración de Área Técnica
social
Personal

Beneficios Nómina de Reclutamiento y

socioeconómicos Personal seleccióin

Clasifiación y Evaluación del

Previsión social remuneración de Desempeño de
personal Personal

3.1.3.1.- Proceso de reclutamiento y selección de personal

Vacante Recepción de
Preseleción
Hojas de vida

Contratación Entrevista Pruebas

Incorporación

24
4.- Relaciones: establecer una matriz de relaciones entre procesos.

4.1.- Proceso de pedidos y compras al proveedor 1.

4.2.- Proceso de pedidos y compras al proveedor 2.

25
5.- Establecer en los procesos unos indicadores de resultado: las decisiones se tienen que basar en
información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que nos permitirán analizar la
capacidad de nuestros procesos y sistemas; así como saber el cumplimiento de las expectativas
de nuestros grupos de interés y compararnos con los rendimientos de otras organizaciones.

5.1 Descripción de indicadores del proceso de gestión de pedidos y compras

26
6.- Realizar una experiencia piloto: para desarrollar la implantación, concentramos los esfuerzos
en un área piloto. Hay que establecer un criterio de selección.

Anexo 7: Modelo de evaluación de desempeño.

MÉTODO: DE ESCALA GRÁFICA

Se trata de un método que evalúa el desempeño de las personas mediante factores de evaluación
previamente definidos y graduados. Este método utiliza un formulario de doble entrada en el cual
las líneas horizontales representan los factores de evaluación del desempeño, en tanto que las
columnas (sentido vertical) representan los grados de variación de tales factores.

Los factores se seleccionan previamente para definir en cada empleado las cualidades que se
intenta evaluar. Cada factor se define como descripción sumaria, simple y objetiva, para evitar
distorsiones. Cuando mejor sea esta descripción, mayor será la precisión del factor. Por otro lado,
en este factor se dimensiona un desempeño, que va desde el débil o el insatisfactorio hasta el
óptimo o el muy satisfactorio.

Ventajas del método de escalas gráficas

1. Brinda a los evaluadores un instrumento de evaluación de fácil compresión y de aplicación

simple.

27
 2. Posibilita una visión integrada y resumida de los factores de evaluación, es decir, de las
características de desempeño más destacadas por la empresa y la situación de cada empleado
ante ellas.

3. Exige poco trabajo al evaluador en el registro de la evaluación, ya que lo simplifica

enormemente

EJEMPLO:

Encabezado:

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Nombre del trabajador: Luis Enrique Flores Molina Fecha: 17/09/2017
Operación/ Inspección (Contar/
Departamento/ Sección: Producción Puesto:
Apilar gavetas)
Desempeño en la función: Considerar exclusivamente el desempeño actual del trabajador en su función

Desarrollo:

28
Cada factor fue dividido en el número de calificaciones aplicadas, considere cada uno por separado, asignando una sola
calificación a cada factor, indique el valor de los puntos en la columna de la derecha
FACTORES DE ÓPTIMO BUENO REGULAR TOLERABLE MALO
PUNTOS PESO PUNTAJE
EVALUACIÓN 10 8-9 4-7 1-3 0

1. Producción
Evalúe el trabajo
producido o la cantidad de 8 8 15% 1,2
servicios.

2. Calidad del trabajo

Evalúe el cuidado, esmero,
preocupación mostrada en 7 7 10% 0,7
el trabajo ejecutado.

3. Cantidad de trabajo
Número de tareas que
ejecuta, considere rapidez 9 9 10% 0,9
y la forma en que ejecuta
dichas labores.

4. Capacidad para seguir

instrucciones
Habilidad que muestra a la
hora de captar las órdenes 7 7 10% 0,7
establecidas por el
superior.

5. Cuidado de equipos y
materiales
Uso adecuado de equipos y 10 10 10% 1
materiales para realizar el
trabajo programado.

6. Colaboración
Aptitud para integrarse al
trabajo mediante un
esfuerzo conjunto con los 5 5 10% 0,5
compañeros de trabajo
dirigido al logro de
objetivos.

7. Asistencia
Cumplimiento al hacer
acto de presencia en el 10 10 10% 1
trabajo.

8. Puntualidad
Cumplimiento estricto con
el horario establecido en el 10 10 10% 1
trabajo. Llegar a la hora
establecida.

7 7 10% 0,7

29
9. Relaciones
interpersonales
Comportamiento social
adecuado en el trato con
sus supervisores,
compañeros de trabajo y
visitantes

10. Iniciativa
Capacidad de tomar
decisiones cuando no ha 6 6 5% 0,3
recibido instrucciones
detalladas

SUMAN 79 1 8

Definición De La Calificación
Óptimo _ 10: Este calificativo describe un nivel de cumplimiento de metas que va mucho más allá de
las exigencias razonables de desempeño, especialmente en áreas críticas de responsabilidad.

Bueno_ 8-9: Este calificativo está reservado para quienes de manera clara demuestran el desempeño
que se exige para cumplir con los requerimientos del cargo en términos de calidad, cantidad de
producción, etc.

Regular_ 4-7: Este calificativo se destina a los empleados que tienen la habilidad de completar la
mayoría de sus tareas. Sin embargo, la necesidad de mejoramiento y desarrollo es claramente
necesaria.

Tolerable_ 1-3: Esta categoría está destinada para el empleado cuyo trabajo en términos de calidad y
cantidad esta obviamente por debajo de los requerimientos de su cargo, aun cuando se encuentra bajo
supervisión cercana.

Malo_ 0: Este calificativo describe que no existe cumplimiento de las exigencias razonables de
desempeño, especialmente en áreas críticas de responsabilidad.
Resultado:

8
El señor Luis Enrique Flores Molina, desempeña su cargo como operador (Contar/ Apilar gavetas) en
la sección de producción; de acuerdo a su evaluación, demuestra de manera clara un BUEN desempeño
mismo que se exige para cumplir con los requerimientos del cargo en términos de calidad, cantidad de
producción, etc.

30
 Podemos concluir que este sería una medida por la cual la empresa puede hacer evaluación del
desempeño a sus empleados, de una manera muy sencilla y fácil de realizarlo.

Anexo 8: Desarrollo de los indicadores de gestión utilizados.

Devolución de clientes:

Total, de devoluciones /Cifra de ventas

Mes %Devoluciones
enero 1,17%

febrero 0,92%
marzo 1,22%
abril 0,35%
mayo 1,31%

junio 0,00%
julio 0,00%
agosto 0,00%
Promedio 0,62%

Participación del producto:

Monto total del producto / Ventas totales

Indicador Lubricantes
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
76,7458% 79,0160% 79,5331% 78,1071% 79,3621% 77,5240% 74,8860% 78,8274%

Indicador Filtros
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
6,7259% 5,7512% 4,8512% 5,8367% 4,9774% 6,4999% 6,7477% 6,5738%

Indicador Aditivos
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
3,9497% 2,9868% 3,1551% 3,4713% 3,5427% 3,6670% 3,8066% 2,8004%

31
Eficiencia del mercadeo: Unidades vendidas/costo de la publicidad

MES Indicador
ENERO 0
FEBRERO 0,09409432
MARZO 0,62925491
ABRIL 0,71250035
MAYO 0,57559967
JUNIO 0,17613343
JULIO 0,05383519
AGOSTO 0,33629549
PROMEDIO 0,32221417

Indicadores cualitativos

¿Están los equipos e instalaciones en buen estado?

Sí, la empresa consta de instalaciones nuevas para el correcto desarrollo de las operaciones.
¿Los procedimientos y políticas de control de inventario son efectivos?

Sí, las políticas son efectivas, estas ayudan a determinar el momento que se requiere mercancía,
como clasificarla, además, ayuda a identificar si es que hay faltantes de productos en bodega.

¿Los proveedores con los que cuenta la empresa son confiables?

Sí, los productos que entregan los proveedores son de excelente calidad.

¿Posee el encargado del departamento contable experiencia y formación apropiada?

La representante de este departamento menciona que tiene experiencia en el campo contable,

pues ha prestado sus servicios a muchas empresas más; de hecho, el trabajar en Austrofil no le
ha limitados prestar sus servicios en una empresa adicional, también nos dio a conocer que su
nivel de estudios es de tercer nivel, esto lo confirmamos mediante la revisión de su hoja de vida.

¿La empresa cuenta con el capital de trabajo adecuado para su funcionamiento?

Sí, en esta empresa siempre se ha contado con disponibilidad de dinero para la realización de
toda actividad, en una primera entrevista se nos dio a conocer que la empresa está en marcha
financiada el 50%.

¿La empresa maneja fuentes de financiamiento apropiadas y acordes a su actividad?

Sí, pues trabaja con empresas financieras consolidadas en el mercado cuencano, antes de todo
financiamiento se realiza estudios puertas adentro y con los representantes de cada entidad,
para la exposición de la gama de beneficios u otros efectos que conllevan a financiarse con
determina/seleccionada entidad bancaria, cooperativa.

¿Posee la gerencia financiera experiencia y formación apropiada?

32
Si, el representante y su staff están formados por los conocimientos que en el largo de su vida laboral han obtenido, gracias a la experiencia y obtención de
resultados aceptables la empresa se mantiene en pie. Hacemos hincapié en la mejora continua.

¿Ha recibido capacitación para el desarrollo de su trabajo?

Mediante la indagación todos los empleados coincidieron en decir que, si han sido capacitados, pero por medio de sus compañeros de trabajo, y algunos por
parte de los proveedores.

¿Es buena la capacitación que ha recibido de la entidad para el desarrollo de su trabajo? En la entrevista con la encargada de recursos humanos y supo decir
que los empleados no reciben capacitación por parte de la empresa.

ANEXO 9: SISTEMAS DE CONTROL DE ACCESO

a. Una forma económica para proteger la información de la empresa es: descargar gratuitamente la aplicación “Folder Lock” misma que puede ser
escondida en cualquier lugar de la computadora y es aplicable a cualquier computadora que cuente con sistema operativo de: Windows cualquier versión, Mac
o Linux. El funcionamiento es el siguiente:

1. Descargar la aplicación.

2. Revisar su funcionamiento

3. Seleccionar todas las carpetas que requieren o desean ser protegidas dentro de Austrofil.

4. Luego de seleccionar las carpeteas, escoger la opción “LOCK” que aparece en la ventana emergente que nos otorga la aplicación al empezarla a correr.

5. Verificar que las carpetas seleccionadas ahora solo pueden ser ingresadas mediante el usuario que aplicó “Folder Lock”.

6. Si desea deshacer la acción, seleccione las carpetas que fueron bloquedas y de un click en la opción: “Unlock” y tendrá la carpeta nuevamente accesible
para cualquier persona.

b. Implementación de: ZKAccess 3.5

Solución de gestión en control de acceso. Otra opción que presenta Audiray para Austrofil y el manejo adecuado de su información y la confidencialidad del
mismo es implementa el sistema ZKaccess 3.5 mismo que:

Como un software profesional de control de acceso, ZKAccess 3.5 está diseñado para administrar todos los paneles de control de acceso y terminales de control
de acceso standalone de ZKTeco.

El software de escritorio puede gestionar simultáneamente el control de acceso y generar un informe de asistencia lo que lo hace adecuado para cualquier
PyME. El nuevo diseño de la interfaz y la estructura del nuevo ZKAccess 3.5 hará que su gestión diaria más conveniente y placentera.

• Compatible con Todos los Dispositivos Standalone, Serie inBIO y Serie C3.
• SO Windows XP/Windows 2003/Windows Vista/Windows 7/8(32/64 bits).
• Base de Datos Microsoft Access MS SQL y SQL Server 2005.

Cuya descarga es accesible mediante la siguiente página web:

https://zktecolatinoamerica.com/zkaccess3-5

1
SECCION VI: SEGUIMIENTO

TIEMPO
RECOMENDACIONES MARZO ABRIL MAYO
1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S
1. Elaboración de un plan estratégico de acuerdo a las siguientes
directrices.
2. Elaboración de un manual de funciones basado en la administración de
talento humano por competencias dadas las siguientes directrices
3. Actualización y reestructuración del diseño organizacional.

4. Contar con un mejor control y reorganización de documentos y

archivos.
5. Reforzar el control sobre la información.

6. Realizar un layout en la empresa.

7. Realización de planes de capacitación (Ejecutar la planificación de

dichos planes de manera periódica y de igual manera realizar una
evaluación y seguimiento de los mismos para confrontar el
cumplimiento de los mismos).
8. Ejercer mayor control sobre el uso correcto de los recursos entregados
a los empleados para salvaguardar su vida.
9. Implementación de un software para el control de ingresos y salidas de
los empleados dentro de la empresa mismo que puede ser obtenida
mediante la web sin ningún costo.

2
10. Gestión por procesos; Realización de políticas de contratación y
ascensos en donde se plasmen los requisitos para que sean contratados
por la organización y los debidos lineamientos para poder realizar los
ascensos.
11. Aplicación de la evaluación por desempeño

12. Buscar en el mercado empresas que provean de sistemas contables a

empresas que tienen un buen posicionamiento en el mercado local.
13. Implementación de planes de publicidad y de innovar en los mismos
como, por ejemplo, se podría implementar publicidad por medio de:
buscadores, redes sociales, banners, pop-ups, blogs, a través de
promociones celulares, email y video marketing

3
4