BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis surat. Surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang
paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa
yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan
sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat
yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan
dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi
sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada
perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakiul penulis, dalam hal ini penulis
tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi
melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, jenis-jenis dan
bentuk surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai
pengertian, fungsi, jenis-jenis, bentuk surat

2. Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Apa pengertian surat menyurat?
2. Apa fungsi surat?
3. Bagaimana jenis-jenis surat?
4. Bagaimana bentuk-bentuk surat?

3. Tujuan Penulisan

Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.
2. Untuk mengetahui fungsi surat.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
4. Untuk mengetahui bagaimana bentuk-bentuk surat

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat

Dari segi fungsinya, surat adalah komunikasi atau informasi antara si pengirim dan si
penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau yang lainnya. Sementara para ahli dan
KBBI mengatakan pengertian surat sebagai berikut:

1. Menurut S.Hidajat surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan disuatu
pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau
tanyakan pada orang lain.
2. Menurut Prajudi Atmosudirdjo surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi
penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat
tertentu dan memuat bahan komunikasi.
3. Menurut Djoko Purwanto surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan ketiga tahun 1994, kata
surat mempunyai arti kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan
sebagainya sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat
komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya yang berisi tulisan,
pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat
tersebut.

2.2 Fungsi Surat

Surat mempunyai banyak fungsi penting di dalam organisasi. Demikian pun dalam
berbagai institusi dan instansi pemerintah maupun swasta. Surat memiliki fungsi mendasar,
sebagai berikut :

1. Surat sebagai alat komunikasi

Surat dijadikan sebagai alat penyampaian informasi dari penulisnya kepada pembaca
atau penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan
dua arah dan segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik
dan surat juga dibuat atau ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman,
surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).

2
 2. Surat sebagai wakil penulis

Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju
untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya

Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan
surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga,
dan biaya.

4. Surat sebagai bukti tertulis

Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi
sesuatu (misalnya kekeliruan) kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada
surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya

2.3 Jenis – Jenis Surat

2.3.1 Surat Resmi

Surat-surat resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu
instansi atau organisasi baik pemerintah maupun swasta. Jenis-jenis surat resmi yang biasa
dibuat oleh organisasi atau instansi, misalnya surat pengantar, surat pengumuman, surat
edaran, surat kuasa, surat panggilan dan surat peringatan.

Pada dasarnya, surat-surat resmi itu dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni :

a. surat resmi dinas

b. surat resmi organisasi/perhimpunan dan
c. surat dagang/bisnis.

2.3.2 Surat Jabatan/Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang berisi masalah-masalah administrasi yang
dikeluarkan oleh instansi pemerintah, tetapi juga beberapa instansi swasta. Surat dinas
meliputi :

 surat perjalanan dinas

 surat perintah
 surat rekomendasi
 surat instruksi
 surat referensi
 surat tugas
 surat keputusan

3
 a. Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas adalah jenis surat perintah dari pimpinan pada karyawan yang
menjadi bawahannya untuk melaksanakan perjalanan dinas ke beberapa kantor atau instansi
terkait atau untuk menyelesaikan perintah kedinasan dengan kantor lain yang terkait yang
berada di kota atau tempat lain.

Fungsi surat perjalanan dinas antara lain :

1. Untuk menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan para pegawai/karyawan,
sehingga mampu menyelesaikan tugas-tugas yang menguntungkan semua pihak.
2. Sebagai pendelegasian wewenang dari pimpinan kepada bawahan atau karyawan
untuk menyelesaikan tugas dengan penuh rasa tanggungjawab.
3. Sebagai alat bukti tertulis, bahwa pimpinan telah memberi perintah kepada
bawahannya untuk melaksanakan tugas kedinasan.
4. Sebagai alat motivasi bagi pegawainya untuk meningkatkan prestasi kerjanya dengan
menyelesaikan atau melaksanakan tugas-tugas tertentu.
5. Sebagai arsip, formulir biaya perjalanan dinas juga turut dilampirkan dan dibuat
dalam dua rangkap.

b. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat resmi yang berisikan perintah, yang dikeluarkan oleh
pihak yang lebih tinggi kepada pihak yang lebih rendah (bawahan), agar bawahan tersebut
berbuat atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana diterangkan dalam surat berita tersebut,
misalnya surat dari rektor kepada dekan fakultas, surat perintah gubernur kepada bupati dan
lain-lain.

Surat perintah tersebut dapat berbentuk :

1. Sentering, yaitu petunjuk surat dan nomor berada ditengah
2. Petunjuk atau perkataan surat perintah sejajar dengan nomor dan perihal.

c. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan suatu instansi
(pemerintah/swasta) kepada mantan pegawainya/karyawannya, yang isinya menjelaskan
tentang keadaan pribadi seseorang yang biasanya menerangkan hal yang baik-baik, seperti
kelakuan, prestasi dan lain-lain. Misalnya, pada waktu seseorang hendak melamar pekerjaan,
agar diterima, dia meminta rekomendasi dari pihak universitas yang pernah dimasukinya.
Jadi, sewaktu melamar, dia membawa surat lamaran sekaligus melampirkan surat
rekomendasi tersebut.

Adapun kegunaan dan manfaat surat rekomendasi antara lain :

1. Memberi penjelasan keterangan kepada pihak ketiga (misal : perusahaan) tentang

keadaan pribadi yang tercantum dalam surat.

4
 2. Memberi dukungan moral kepada orang yang diterangkan dalam surat.
3. Sebagai jaminan bagi pihak ketiga (misal : perusahaan), sehingga kalau ada hal yang
bertentangan dengan isi surat tersebut, maka pihak ketiga dapat meminta
pertanggungjawaban kepada pihak yang memberi rekomendasi

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat rekomendasi :

1. Surat dikeluarkan bila ada permintaan dari pihak bersangkutan , misal bekas siswa,
bekas karyawan dan sebagainya
2. Instansi yang dimintai keterangan harus yakin bahwa orang yang akan diberikan
rekomendasi berkepribadian baik.

d. Surat Instruksi

Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah-perintah dengan petunjuk-petunjuk

yang lengkap untuk dilaksanakan. Surat instruksi dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi
dan para penjabat yang berwenang kepada pihak bawahan agar melaksanakan apa yang
dimuat dalam surat serta menyampaikannya kepada lingkungan dan pihak lainnya.Surat
instruksi berbeda dengan surat perintah , surat instruksi ditujukan kepada banyak pihak dan
lingkungan yang lebih luas, sedangkan surat perintah hanya kepada pihak tertentu saja.

Dalam membuat surat instruksi yang tepat, harus memperhatikan hal-hal berikut :

1. Menyiapkan konsep secara cermat

2. Kertas yang dipilih harus berkualitas baik
3. Memilih bentuk surat yang lebih tepat
4. Mengetik surat yang rapi dan baik
5. Memilih sampul yang sesuai dengan kertas surat
6. Ditandatangani oleh pimpinan penanggungjawab surat
7. Mengirim melalui kurir atau pos tercatat

e. Surat Referensi

Surat referensi adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan apabila ada sebuah
perusahaan yang memerlukan informasi tentang keadaan seseorang, seperti bekas siswa,
bekas karyawan atau relasi sebuah perusahaan, karena perusahaan ingin mengetahui tentang
kepribadian yang bersangkutan.
Dari keterangan diatas, dapat disimpulkan bahwa surat referensi memiliki persamaan
dengan surat rekomendasi, yaitu kedua surat dikeluarkan untuk memberikan informasi
tentang keadaan seseorang.

Perbedaan antara surat referensi dengan surat rekomendasi, antara lain :

1. Surat referensi harus berisi keterangan yang subjektif dan bersifat rahasia
2. Surat rekomendasi tidak bersifat rahasia karena dapat dibacakan dan dipegang oleh
orang yang diinformasikan

5
 3. Semua keterangan dalam surat rekomendasi bersifat baik dan memuji objek yang
diinformasikan, sedangkan surat referensi harus menjelaskan yang baik maupun tidak
baik.

Walaupun surat referensi berisi keterangan yang sifatnya objektif (sesuai dengan
kondisi seseorang yang sebenarnya), tetapi berbeda dengan surat rekomendasi yang mana
pemberi rekomendasi ikut bertanggungjawab apabila ada sesuatu yang bertentangan dengan
isi surat, sedangkan dalam surat referensi, si pemberi informasi tidak ikut bertanggungjawab
ketika terjadi masalah. Maka dari itu, dalam surat referensibiasanya diakhiri dengan kalimat
“Namun bila kelak terjadi hal-hal yang mengecewakan kami tidak turut bertanggungjawab”.

f. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi yang lebih tinggi
kedapa pihak bawahan agar bawahan yang tersebut melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan
tertentu. Surat tugas ini hampir sama dengan surat perjalanan dinas.

Surat tugas berfungsi untuk memperlancar komunikasi antara yang diberi tugas
dengan instansi yang akan dihubungi.

g. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat yang bersifat penting yang dibuat dan dikeluarkan oleh
pejabat/pimpinan atas instansi tertinggi yang berisi pernyataan memutuskan suatu hal
sehubungan dengan tertib organisasi/perundang-undangan yang bersangkutan. Surat
keputusan berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat dan kedudukan surat
keputusan terletak di tingkat teratas. Jadi, jika ada suatu perubahan terhadap isi yang telah
ditetapkan dalam surat keputusan hanya dapat diubah dengan surat keputusan yang baru,
tidak dapat diubah dengan surat biasa.

Surat jenis ini lebih banyak dikeluarkan oleh dinas pemerintahan daripada
swasta.Surat keputusan dibuat dan dikeluarkan untuk kepentingan :

1. Untuk menyerahkan wewenang tertentu kepada seorang pejabat (pendelegasian

wewanang
2. Untuk mengesahkan berlakunya suatu petunjuk pedoman, perundang-undangan dan
lain-lain
3. Untuk mengesahkan berlaku atau tidak berlakunya suatu tulisan dinas
4. Untuk menetapkan atau mengubah status/kedudukan seorang anggota atau pegawai,
barang/material
5. Untuk membentuk, mengubah status atau membubarkan suatu kesatuan organisasi,
instansi atau perusahaan

6
 Surat keputusan membahas beberapa masalah, diantaranya :

1. Kepegawaian, misalnya pengangkatan pegawai

2. Peraturan, seperti tata tertib dan anggaran rumah tangga
3. Pelaksanaan, seperti pelaksanaan ujian
4. Pelimpahan wewenang, seperti keputusan kepada seorang pejabat untuk memangku
jabatan yang baru.

2.3.3 Surat Resmi Organisasi/Instansi

a. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan
tujuan agar penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterimanya. Surat pengantar
biasa dibuat untuk keperluan bisnis, atau disebut dengan surat jalan. Bentuk surat pengantar
dapat berupa surat biasa atau lembar formulir

Adapun kegunaan surat pengantar antara lain :

1. Sebagai tanda terima penyerahan barang kepada penerima (konsumen).

2. Untuk menjamin keamanan selama perjalanan pada waktu barang tersebut diangkat,
bila ada pemeriksaan daripada pihak yang berwajib.

b. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan suatu hal kepada
anggota masyarakat atau pihak-pihak yan terkait dengan isi atau perihal yang tertera dalam
surat tersebut. Surat pengumuman biasanya dikeluarkan oleh instansi/organisasi dan
perusahaan, sesuai dengan keperluan dan cakupannya. Bila suatu surat pengumuman
memiliki cakupan yang lebih luas, maka surat pengumuman dimuat di harian (surat kabar)
agar masyarakat yang bersangkutan mengetahuinya.

c. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada
banyak pihak. Kegunaan surat edaran adalah agar berita yang diedarkan itu diketahui oleh
para anggota atau orang tertentu sesuai dengan isi dan maksud surat edaran tersebut.

Surat edaran banyak dipakai oleh instansi pemerintah dan swasta. Surat edaran
ada yang bersifat resmi (formal) dan tidak bersifat resmi (informal) sesuai dengan gaya atau
cara instansi yang mengeluarkannya. Surat edaran sering juga disebut surat sirkuler, bila
sasaran pembacanya banyak sekali.

7
 d. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik secara
perorangan maupun instansi kepada pihak yang dipercaya supaya mewakili orang yang
memberi kuasa, karena yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat kuasa, antara lain :

1) Surat kuasa dibuat karena yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri
2) Surat kuasa diberikan kepada orang lain untuk bertindak sebagai pemberi kuasa
berdasarkan usnsur kepercayaan
3) Pemberi dan penerima surat kuasa sudah dewasa, sehat jasmani dan rohani
4) Identitas pemberi dan penerima surat harus jelas nama, unsur, pekerjaan dan alamat
masing-masing
5) Surat kuasa ditulis di atas segel atau kertas yang bermaterai
6) Dalam surat kuasa harus dicantumkan tempat kota, tanggal, bulan dan tahun surat
kuasa dibuat
7) Surat kuasa harus ditandatangani oleh pemberi/penerima kuasa
8) Surat kuasa instansi/kedinasan yang dibuat perusahaan harus memakai cap/stempel
instansi/perusahaan yang bersangkutan
9) Maksud dan tujuan pembuatan surat kuasa harus dijelaskan

Berdasarkan isi dan jenisnya, surat kuasa dibagi menjadi :

1. Surat Kuasa Perseorangan

Surat kuasa perseorangan adalah surat kuasa yang dibuat secara pribadi atau
perorangan yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya.

Struktur surat kuasa perseorangan terdiri dari :

Kata-kata/istilah surat kuasa

1) Nama pemberi dan penerima kuasa
2) Pekerjaan pemberi dan penerima kuasa
3) Maksud dan tujuan pemberi kuasa
4) Tempat, tanggal, bulan dan tahun surat kuasa dibuat
5) Nama (jelas) dan tandatangan pemberi dan penerima kuasa

2. Surat Kuasa Instansi Dinas dan Perusahaan

Surat kuasa instansi, dinas dan perusahaan adalah surat kuasa yang dibuat dan
dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang diberikan kepada bawahan/karyawan atau
instansi lainnya sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan karena
pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri.

8
 Struktur surat kuasa instansi, dinas dan perusahaan terdiri dari :

1) Nama instansi/perusahaan lengkap dengan alamatnya

2) Kata-kata/istilah surat kuasa
3) Nomor surat kuasa
4) Kata-kata/istilah surat kuasa lengkap dengan alamatnya
5) Tujuan memberi kuasa
6) Tempat, tanggal, bulan dan tahun surat kuasa dibuat
7) Tanda tujuan dan nama jelas serta jabatan penerima kuasa

3. Surat Kuasa Istimewa

Surat Kuasa Istimewa adalah surat kuasa yang diberikan oleh seseorang kepada
orang lain/pengacara yang dalam penyelesaiannya ada kaitannya dengan pengadilan.

Struktur surat kuasa istimewa terdiri dari :

a. Kata-kata/istilah surat kuasa

b. Nama pemberi dan penerima kuasa lengkap dengan jabatan dan alamatnya
c. Tujuan memberi kuasa
d. Syarat-syarat yang berkaitan dengan pemberian kuasa
e. Nama dan tanda tangan pemberi dan penerima kuasa diatas materai

2.4 Bentuk Bentuk Surat

2.4.1 Bentuk Lurus Penuh (full block style)

Yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.Artinya,
mulai dari tanggal, penutup sampai kata lampiran yang ditulis disebelah bawah, penulisannya
dimulai dari kiri.

2.4.2 Bentuk Setengah Lurus (semi block)

Yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri, hanya
saja penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan ditulis
disebelah kanan surat. Penulisan isi surat dan tiap alenia baru menjorok (masuk kedalam).

2.4.3 Bentuk Lekuk (indented block)

Yaitu bentuk surat yang penulisannya merupakan kombinasi dari full block dan semi
block, tetapi terdapat sedikit perbedaan yakni, penulisan alamat pada surat tidak rata atau
berbentuk seperti tangga dan setiap alenia baru menjorok kedalam.

9
 BAB III

SIMPULAN DAN SARAN

3.1 Simpulan

Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan,
pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.Surat ada yang tidak resmi
dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi adalah surat dinas sedangkan contoh surat tidak
resmi adalah surat pribadi. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat
untuk menghemat waktu, tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis.Surat juga masih
penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti, fungsi, dan lain-lain surat dapat digunakan
di jaman sekarang walaupun bisa di bilang di jaman sekarang sudah bukan lagi jamannya
surat-menyurat. Kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu
memakan waktu banyak walaupun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman
sekarang, apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman
dahulu agar tidak punah pada masa sekarang.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan eksternal organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan dan bisa tumbuh berkembang.

10
 DAFTAR PUSTAKA

http://pendyrafadigital.blogspot.com/2017/01/makalah-surat-menyurat.html (Kamis, 4 April

2019 14 :14)

https://tsakuzy.wordpress.com/2012/03/29/jenis-jenis-surat/ (Senin,8 April 2019 11:23)

http://www.davishare.com/p/kesimpulan-dan-saran-makalah-surat.html (Senin,8 April 2019

13 :46)

Ritonga, Parlaungan dkk. 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya.

11