PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : C/VI/SPO//2018/

No. Revisi :00
SPO Tanggal
:
Terbit
Halaman :
UPTD Muhammad, S.Sos
Puskesmas NIP.
Sebulu 1 196304161986031012
1. Pengertian 1. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah semua dokumen yang
memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk
melaksanakan Sistem Manajemen Mutu. Dokumen Sistem
Manajemen Mutu terdiri dari : Manual Mutu, Prosedur Kerja,
Instruksi Kerja, Dokumen Internal Terkait, Dokumen Eksternal
Terkait, Program Pendukung, Sasaran Mutu, Rekaman Kegiatan.
2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen – dokumen sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, pengesahan, distribusi, peninjauan ulang,
penggunaan, identifikasi dan ketelusuran, penyimpanan dan
pemusnahaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
3. Dokumen Dikendalikan adalah dokumen dengan status
DIKENDALIKAN, artinya dokumen tersebut menjadi acuan kerja
yang di perbarui secara berkala sesuai perubahan–perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
4. Dokumen Tidak Dikendalikan adalah dokumen dengan status
TIDAK DIKENDALIKAN, artinya bahwa dokumen tersebut sejak
di terbitkan tidak di perbarui dan karenanya tidak di peruntukkan
sebagai acuan kerja.
5. Dokumen Tidak Berlaku adalah dokumen dengan status
KADALUARSA, artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah
tidak berlaku lagi dan selanjutnya di perilakukan sebagai arsip.
6. Manual Mutu adalah dokumen system manajemen mutu yang
memuat ketentuan- ketentuan / persyaratan-persyaratan /kebijakan
– kebijakan yang di gunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan.
7. Prosedur Kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang
mengatu/mengkoordinasikan kegiatan/proses pelayanan secara
lintas fungsi agar di capai sasaran dan persyaratan yang telah di
tetapkan.
8. Prosedur Umum adalah Prosedur Kerja yang berlaku secara
umum/berlaku untuk semua Sub Unit/Bagaian.
9. Instruksi Kerja adalah dokumen system manajemn mutu yang
merupakan petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan urutan–
urutan kerja secara spesifik dan terperinci.
10. Program Pendukung termasuk dokumen system mutu dalam

1 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

 bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan system manajemen mutu.
11. Dokumen Internal Terkait adalah dokumen yang di terbikan oleh
puskesmas yang terkait dengan system manajemen mutu misalnya
Surat Keputusan (SK) Kepala Pukesmas, Visi Misi Puskesmas,
Bagan Alur Pelayanan dan lain–lain.

2. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan pengendalian dokumen.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas no ….. tentang pengendalian dokumen.
4. Referensi
5. Alat dan 1. Alat :
Bahan 2. Bahan :
6. Langkah- 1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN
langkah a. Wakil Manajemen menetapkan dokumen – dokumen yang di
kendalikan (dokumen terkendali) yaitu :
 Manual Mutu
 Prosedur Umum
 Prosedur Kerja
 Instruksi Kerja
 Daftar Tilik
b. Wakil Manajemen menetapkan masa berlaku dokumen
adalah selama 2 tahun.
2. PENGESAHAN DOKUMEN
a. Setiap dokumen yang di buat harus mendapat bukti
persetujuan dan pengesahaan dari personil yang berwenang,
sebagai
Berikut :
Jenis
NO Disiapkan Diperiksa Disahkan
Dokumen
1 Manual Wakil Wakil Kepala
Mutu Manajemen Manajemen Puskesmas
2 Prosedur Wakil Wakil Kepala
Umum Manajemen Manajemen Puskesmas
3 Prosedur Koordinator Wakil Kepala
Kerja Sub Unit Manajemen Puskesmas
4 Instruksi Koordinator Wakil Kepala
Kerja Sub Unit Manajemen Puskesmas
5 Daftar Tilik Koordinator Wakil Kepala
Sub Unit Manajemen Puskesmas

3. PEMBERIAN IDENTITAS DAN PENOMORAN DOKUMEN

a. Setiap Dokumen Terkendali Langsung memiliki bagian header
yang merupakan identitas dokumen, berisi
 Logo Pemerintah Kota Sebulu dan tulisan PUSKESMAS

2 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

 SEBULU 1
 Nama / judul dokumen
 Nomor kode
 Nomor revisi
 Tanggal (mulai) berlaku
 Halaman
 Penanggung jawab (disiapkan, diperiksa,disahkan)

Contoh Header sebagi berikut :

Judul PROSEDUR Penganggung jawab

PENGENDALIN
Disiapkan Diperiksa Disahkan
DOKUMEN
No. Kode Wakil Wakil Wakil
No. Revisi Manajemen Manajemen Manajemen
Tanggal
Berlaku
PUSKESMA Halaman 2 dari 10
S dr. Amilia dr. Amilia dr. Amilia
SEBULU 1 Wahyuni Wahyuni Wahyuni

b. Judul terdiri dari Manual Mutu, Prosedur (Prosedur Umum),

Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Daftar Tilik :
c. Tata cara penomoran Manual Mutu : MJ/MM/2005, MJ
adalah singkat dari Puskesmas Sebulu 1, MM adalah Manual
Mutu dan 2005 adalah tahun penerbitan.
d. Tata cara penomoran Prosedur Umum, Prosedur Kerja,
Instruksi Kerja, dan Daftar Tilik : Kode Dokumen / Jenis /
Urut / Tahun

Kode Dokumen Keterangan

PK Prosedur Kerja
IK Instruksi Kerja
DTPK Daftar Tilik Prosedur Kerja
DTIK Daftar Tilik Instruksi Kerja
Jenis Keterangan Berlaku
Umum Berlaku Umum (Prosedur Umum)
BPU Sub Unit Balai Pengobatan Umum
BPG Sub Unit Pengobatan Gigi
DAF&RM Bagian Pendaftaran dan Rekam Medis
KSR Bagian Kasir
KIA-KB Sub Unit Kesehatan Ibu dan Anak –
Anak Keluarga Berencana
FAR Sub Unit Farmasi
GZ Sub Unit Konsultasi Gizi
LAB Sub Unit Laboratorium

Urut adalah nomor urut dokumen, Tahun adalah tahun

penerbit dokumen.

3 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

 e. Nomor Revisi merupakan urutan revisi sejak pertama kali di
terbitkan.
f. Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu di berlakukan / di
terbitkan.
g. Halaman di isi nomor halaaman dan jumlah halaman dalam
dokumen tersebut.

4. PENERBITAN DOKUMEN
a. Setiap akan diterbikatkan atau direvisi, suatu dokumen terlebih
dulu harus di bicarakan dengan petugas yang bersangkutan
berkaitan dengan pelaksanaan dan pengendalian dokumen
tersebut.
b. Konsep dokumen harus diedarkan kepada semua pihak yang
berkepentingan untuk di beri komentar atau saran.
c. Setelah mendapat pengesahan / persetujuan, dokumen di
perbanyak dan di distribusikan oleh Wakil Manajemen kepada
semua pihak yang berkepentingan.
d. Sub Unit / Bagian yang menerima distribusi Salinan dokumen
harus menandatangani formulir tanda bukti penerimaan
dokumen. Dokumen asli di simpan dalam arsip khusus oleh
Wakil Manajemen.
e. Wakil Manajemen mengisi daftar induk dokumen, untuk
mengetahui distribusi dokumen. Daftar Induk dokumen ini
selalu di perbaharui jika ada perubahan pada dokumen.
f. Bila akan di lakukan peminjaman dokumen, maka orang yang
akan meminjam dokumen harus mengisi formulir peminjaman
dokumen dengan persetujuan Wakil Manajemen.
g. Salianan dokumen harus di beri cap “DIKENDALIKAN”
dengan tinta cap berwarna hijau agar mudah dikenal dan untuk
menunjukkan dokumen tersebut yang berlaku.

5. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

a. Suatu dokumen dapat di terbitkan ulang, termasuk Manual
Mutu, jika :
 Mengalami Revisi
 Terjadi perubahan system mutu
 Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi
isi dokumen
 Ada perubahan teknologi
 Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
b. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan
ditarik dengan formulir penarikan dokumen.

6. PEREVISIAN DOKUMEN
a. Sesuai jenis dokumen, dapat diajukan permohonan revisi oleh
peninjau dokumen terkait, dengan menggunakan formulir revisi.

4 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

 b. Setelah disetujui, kemudian dapat dilakuakn revisi dokumen.
c. Berikut peninjau dokumen dan yang menyetujui revisi:

Jenis Peninjau Menyetuji

Dokumen

Manual Mutu Wakil Kepala

Manajemen Puskesmas

Prosedur Umum Wakil Kepala

Manajemen Puskesmas

Prosedur Kerja Koordinator Wakil

Unit Manajemen

Instruksi Kerja Koordinator Wakil

Unit Manajemen

Daftar Tilik Koordinator Wakil

Unit Manajemen

7. DISTRIBUSI DOKUMEN
a. Semua dokumen system manajemen mutuharu di distribuskan
secara tercatat sesuai ketentuan yang telah di sepakati. Formulir
pendistribusian dapat mengikuti format yang telah di tetapkan.
b. Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus di beri status
dengan jelas pada setiap halaman dengan menggunakan cap
warna hijau untuk dokumen DIKENDALIKAN, cap warna biru
untuk dokumen TIDAK DIKENDALIKAN dan cap warna
Merah untuk dokumen KADALUARSA.
c. Nama penerima dokumen tercantum pada halaman pertama
dokumen yang di distribusikan.
d. Daftar nama – nama penerima dokumen di tuangkan dalam
daftar penerima dokumen yang di kelola / di simpan di
secretariat ISO.

8. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAAN DOKUMEN

a. Bila suatu dokumen di revisi, dan dokumen baru telah di buat,
maka Wakil Manajemen harus menarik kembali semua salinan
dokumen yang di revisi.
b. Tiap unit yang salinan dokumennya di Tarik, harus mengisi
formulir penarikan dokumen.
c. Salinan dokumen yang sudah di Tarik, di musnahkan dengan
cara di bakar dan di catat dalam formulir berita acara
pemusnahaan dokumen.
d. Setelah dokumen di Tarik, Wakil Manajemen memberi cap
“KADALUARSA” dengan tinta cap warna merah pada

5 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

 dokumen asli dari tiap dokumen yang telah di revisi dan di
simpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen, untuk
menunjukan dokumen asli tersebut sudah tidak berlaku lagi.
e. Formulir penarikan dokumen dan formulir berita acara
pemusnahaan dokumen di simpan oleh Wakil Manajemen.
9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAAN DOKUMEN
a. Tiap unit yang salinan dokumennya di Tarik, harus mengisi
formulir penarikan.
b. Setiap dokumen di tinjau ulang secara berkala 2 tahun sekali.
c. Bila revisi tidak di perlukan maka MR membubuhkan paraf dan
tanggal pada dokumen asli sebagai tanda tidak di perlukan
tindakan lanjutan.
f. Bila revisi di perlukan, maka dokumen harus di tulis ulang dan
di beri nomor revisi yang baru. Tidak di benarkan mengubah
hanya satu halaman atau satu bagian saja.
 Urusan TU
 Sub Unit BP Umum
 Sub Unit BP Gigi
 Sub Unit KIA-KB
 Sub Unit Laboratorium
 Sub Unit Farmasi
 Sub Unit Konsultasi Gizi

7. Bagan Alir

8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit terkait
10. Dokumen
terkait

6 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

11. Rekaman
Tanggal mulai
historis No Yang diubah Isi Perubahan
diberlakukan
perubahan

7 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I

8 SPO ……………… | Puskesmas Sebulu I