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FICHA DE PROCESOS OPERATIVOS CÓDIGO: FP -001

Proceso: Revisión y control de FECHA: 17/12/2018


documentos en el sistema de gestión de REVISIÓN: 00
calidad.
OBJETIVO O MISIÓN DEL PROCESO: RESPONSABLE:

Analizar los datos arrojados por el proceso del sistema a fin de determinar el logro de Gerencia.
los objetivos propuestos en cuanto a control y manejo de documentos, el cumplimiento Departamento de Atención al cliente.
con los requisitos establecidos, la necesidad de nuevos recursos, y en definitiva
garantizar que el sistema de gestión de calidad mantenga su eficacia y adecuación.

SEGUIMIENTO DEL PROCESO


INDICADOR ESTANDAR FORMATOS REGISTRADOS
Número de incidencias relacionadas con De 1 a 5 Listado de revisión del SGC
el proceso en auditorías externas. Acta de revisión del SGS
Número total de incidencias relacionadas Entre 2 y 6 Lista de objetivos de calidad
con el proceso abierto en auditorías. Plan integral de calidad
Porcentaje de logros de objetivos de % de acuerdo al SGC
calidad. 100%
Número de incidencias por falta de
recursos.

¿QUIÉN? ¿CUÁNDO? ¿CÓMO?


Gerencia. Mensual Informes y actas documentadas.
Personal de Atención al Cliente Fichas de satisfacción tabuladas.
Personal Administrativo Correspondencia electrónica de los
documentos.
N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
o

INICIO

1 Atención al cliente Elaborar borrador del documento


y enviar por correo a Gerencia
Identifica necesidad de para el proceso de análisis
creación o mejora de
documento

2 Corrector de Estilo Las correcciones de ortografía y


sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación en
los casos donde la mejora sea
Revisa la adecuación de la evidente.
documentación
De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

3 Líder del proceso En caso de requerir ajustes en


partes problemáticas para la
interpretación el líder del proceso
SI Modifica y envía
La hará las modificaciones en las
documentaci nuevamente al partes indicadas por el corrector y
ón requiere corrector le enviará nuevamente el
ajustes? documento modificado al
corrector de estilo.

NO

4 Líder del proceso Enviar por correo al Encargado


del área de atención al cliente.
Solicita y justifica creación, Solicita creación
mejora o anulación de o anulación de
documento documentos
Departamento
de Atención al
Cliente
1

5 Profesional de la
1 empresa de atención Revisar la solicitud y evaluar la
al Cliente con necesidad de crear, modificar o
Gerencia anular el documento.
Revisa solicitud y verifica
necesidad

6 Si es una solicitud de anulación,


Coordinador del Área se registra y el proceso termina
NO Informa al
Aprobada líder del Cuando se considere necesario
define la intervención de un
la proceso
experto a fin de retroalimentar el
Solicitud?
documento antes de su
aprobación final.
SI 3
Según corresponda se presenta
a Gerencia para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Se diligencia al departamento
Registra aprobación en la Atención al Cliente encargado
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de
Documentos

8 Profesional Para el caso de creación de


responsable de documentos se realiza la
Atención al Cliente respectiva codificación y para
Codifica y/o actualiza la mejora se actualiza la versión.
versión

9 Gerencia Al editar los documentos se


deben registrar las firmas de
elaboró, revisó y aprobó, si aplica.
Emite y Aprueba
Documento

10 Profesional de
Atención al Cliente Se publican los nuevos
Retira de Intranet los documentos en la intranet
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca
el sello de original, se archiva en
la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

11 Profesional de Actualizar Listado de Control de


Atención al Cliente Documentos
Actualiza Listado de Listado de Control
Control de Documentos de Documentos

12 Gerencia con Se comunica al líder que el


2 Profesional de documento se encuentra liberado
Atención al Cliente y se autoriza su uso.

Socializa con el líder del


proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento
13 Profesional de Informar los cambios de la
Atención al Cliente documentación a los participantes
Aplica documento en el
del proceso.
proceso correspondiente
3 Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
FIN