Anda di halaman 1dari 9

1. Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas?

JAWAB :

Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi
untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit telah terpenuhi

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 278 )

2. Apa maksud dan tujuannya? Sebutkan dan jelaskan!

JAWAB :

Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk
menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memnuhi standar kualitas
yang telah ditetapkan dalam operasinya.

Audit atas sistem kepastian kualias mungkin dirasakan perlu ketika kinerja kualitas
actual berbeda dengan standar yang telah ditetapkan. Program audit mungkin juga
merupakan bagian dari persyaratan kontrak dengan pelanggan atau mungkin juga
merupakan persyaratan yang ditetapkan pemerintah dalam memberikan kepastian
terpenuhinya standar kualitas yang ditetapkan pemerintah. Audit memberikan informasi
kepada perusahaan tentang kinerja produk yng dihasilkan, kinerja-kinerja departemen
bagian, kinerja perusahaan secara keseluruhan, dan area peningkatan yang harus dilakukan
untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 278 )
3. Apa yang mendorong perusahaan melakukan audit terhadap kepastian
kualitasnya?

JAWAB :

Audit sistem kepastian kualitas, memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian
kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Audit
menyediakan perusahaan informasi untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan
dengan kinerja kualitasnya seperti :

 Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya?


 Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati?
 Apakah metode efisien baru telah didokumentasikan dan diterapkan?
 Apakah catatan kualitas dipelihara secara memadai dan digunakan untuk
menyelesaikan masalah-masalah produksi?
 Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik?

Berdasarkan hasil identifikasi tentang beberapa hal yang masih perlu diperbaiki,
peusahaan mungkin perlu melaksanakan audit terhadap produk secara terintegrasi untuk
memverifikasi bahwa proses dilakukan secara optimal.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 278 )

4. Bagaimana audit sistem kepastian kualitas membantu perusahaan


dalam meningkatkan kualitas proses dan produknya?

JAWAB :

Audit berguna bagi organisasi dalam memelihara dan meningkatkan sistem manajemen
kualitasnya. Audit memberikan manfaat kepada pihak yang berkepentingan terhadap sistem
managemen kualitas, yaitu :
1. Sertifikasi organisasi, melalui :

 Dengan menyediakan informasi kepada top managemen berkaitan dengan


kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya.
 Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan
meningkatkan kinerja organisasinya.
 Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin
terjadi.

2. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasi menyediakan produk yang


sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

3. Lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses


sertifikasi.

Untuk meningkatkan nilai tambah, auditor dalam melaksanakan tugas melakukan :

1. Perencanaan Audit

a. Memahami harapan auditee/ budaya organisasi


b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya).
c. Analisis resiko berdasarkan sector industry / khusus terhadap organisasi
auditee.
d. Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan
e. Membentuk tim audit yang kompeten untuk mencapai tujuan audit
f. Mengalokasikan waktu yang cukup

2. Teknik Audit

a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas.


Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan
sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses
pengendalian.

b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip managemen kualitas.


c. Gunakan pendekatan plan-do-check-act (PDAC) untuk mengevaluasi
efektivitas organisasi.

d. Adopsi pendekatan holistic untuk mengumpulkan temuan audit dari pada hanya
berfokus pada individual klausul dari ISO 9001:2000

3. Keputusan dan Analisis

a. Masukkan temuan ke dalam perspektif.

b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi


menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya (lihat ISO 9001:2001
klausul 1.1)

4. Laporan dan Tindak Lanjut

a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit

b. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 280-281)

5. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas?

JAWAB :

1. Perencanaan audit

Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi.
Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W+1H: siapa (who), apa )what), di mana
(where), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit.
2. Pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan


berbagai pihak yang berwenag untuk membahas tentang ruang lungkup audit, tujuan,
jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan
mereview/memriksa proses, produk, atau sistem. Setelah mereview proses, auditor
mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan
dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak
terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang
mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomendasi yang diberikan.

3. Mempelajari hasil audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa bagian
yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai respon terhadap laporan
audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan rencana tindakan perbaikan
berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan
dan didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan korektif yang akan diambil.

4. Tindakan perbaikan

Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana


tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 290-292 )

6. Jelaskan bagaimana proses audit dapat meningkatkan nilai tambah perusahaan?

JAWAB :
 Memahami hasil audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa


bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai respon
terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan
rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor. Hasil
pengembangan tersebut dirumuskan dan didokumentasikan dalam suatu rencana
tindakan korektif yang akan diambil.

 Tindakan Perbaikan

Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan


rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 292 )

7. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip manajemen kualitas?

JAWAB :

1. Fokus pada pelanggan

Perusahaan tergantung pada pelanggannya sehingga perusahaan harus berusaha


untuk memahami harapan pelanggannya, merealisasi harapan tersebut (bahkan
melebihinya) dalam produk yang dihasilkannya sehingga konsumen mendapatkan
produk yang sesuai dengan kebutuhannya dengan harga yang wajar.

2. Kepemimpinan

Kepemimpinan dalam perusahaan harus mampu merumuskan visi dan misi


perusahaan sebagai sesuatu yang khas tentang apa, bagaimana, kemana, peusahaan
akan diarahkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya
3. Keterlibatan Sumber Daya Manusia

Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing, berarti memberikan ruang dan waktu
yang memadai kepada seluuh individu dan kelompok di dalam perusahaan untuk
terlibat dalam pencapaian keberhasilan perusahaan. Karyawan harus diberdayakan.

4. Pendekatan proses

Pendekatan proses mensyaratkan perusahaan untuk melakukan identifikasi,


penerapan, pengelolaan, dan peningkatan berkelanjutan proses yang dibutuhkan
dalam sistem manajemen kualitas dan mengelola interaksi masing-masing proses
yang bertujuan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan

5. Pendekatan sistem dan pengelolaan

Pendekatan sistem terhadap manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian,


pemahaman, dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk
pencapaian tujuan dan penigkatan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien.

6. Peningkatan berkelanjutan

Peningkatan berkelanjutan merupakan pengembangan dari konsep peningkatan


terus-menerus di mana dalam peningkatan yang berkelanjutan ini dilakukan suatu
stabilisasi terlebih dahulu terhadap peningkatan yang telah dilakukan sebelumnya
untuk melakukan peningkatan berikutnya

7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

Keputusan yang efektif biasanya dibuat berdasarkan analisis yang tepat serta data
dan informasi akurat yang mewakili fakta yang terjadi.

8. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasol

Menjadikan pemasok sebagai mitra bisnis utama berarti perusahaan melibatkan


pemasok dalam berbagai keputusan strategis bisnisnya. Dengan demikian
perusahaan telah mengelola rantai nilainya dengan baik untuk menjadikan
bisnisnya tumbuh dan berkembang dengan keuntungan yang memadai.
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :
Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 282-289 )

8. Ada berapa klausul ISO 90001:2001 yang memberikan rujukan terhadap


pengembangan sistem kepastian kualitas? Sebutkan dan jelaskan!

JAWAB :

Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (retensi) tentang sistem
kepastian kualitas, yang meliputi:

1. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas.

Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan
umum, persyaratan dokumen, dan pengendalian dokumen.

2. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen.

Meliputi komitmen manajemen, fokus pada pelanggan, kebijakan kualitas,


perencanaan, tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi, serta tujuan
manajemen.

3. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya.

Meliputi ketersediaan sumber daya, SDM, Infrastruktur, dan lingkungan kerja.

4. Klausul 7 tentang Realisasi Produk.

Meliputi perencanaan realisasi produk, proses yang berhubungan dengan


pelanggan, desain dan pengembangan, pembelian, produksi dan penyediaan
jasa, serta pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat.

5. Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan.


Meliputi umum, pemantauan dan pengukuran, dan peningkatan.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 292-317)