Anda di halaman 1dari 13

Administrasi Penyuluhan Pertanian

IDENTIFIKASI DOKUMEN

Dosen Pengampu
Ir. Totok Sevenek Munanto, MP.

Disusun Oleh :
KELOMPOK 8
1. Andhika Rizki Kurniawan (05)
2. Aulia Meylinda Ningtyas (07)
3. Fauziyyah Rahmah Silvany (13)

SEMESTER IV – A

KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN
POLITEKNIK PEMBANGUNAN PERTANIAN YOGYAKARTA – MAGELANG
JURUSAN PERTANIAN
PROGRAM STUDI PENYULUHAN PERTANIAN BERKELANJUTAN
2019/2020
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Ynag Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat-Nya sehingga makalah ini dapat selesai tepat pada waktunya.
Terima kasih kami ucapkan kepada teman-teman yang telah berkontribusi dengan
memberikan ide-idenya sehingga makalah ini dapat disusun dengan baik dan rapi.
Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan para pembaca.
Namun terlepas dari itu, kami memahami bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna,
sehingga kami sangat mengharapkan saran yang bersifat membangun demi terciptanya
makalah selanjutnya yang lebih baik lagi.

Yogyakarta, April 2019

Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Administrasi Penyuluhan adalah kegiatan yang menyangkut fungsi
perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan dalam suatu organisasi.
Administrasi sangat berkaitan erat dengan dokumen- dokumen penyuluhan pertanian.
Dokumen merupakan keseluruhan catatan pada suatu lembaga pemerintahan atau
organisasi/perusahaan swasta, baik berupa surat – surat, barang – barang cetakan
tertulis maupun data atau bahan yang memiliki berbagai kegunaan yaitu sebagai
informasi dan dokumentasi yang merupakan bukti dari suatu kejadian yang dibuat dan
diterima oleh suatu lembaga. Dokumen sangat berguna bagi organisasi yang tidak
hanya didasarkan pada penggunaannya dalam menunjang kegiatan – kegiatan yang
sedang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pada masa yang
akan dating. Untuk itu kami akan membahas mengenai identifikasi dokumen yang
dapat mempermudah kegiatan penyuluhan.

B. TUJUAN
1. Untuk mengetahui jenis-jenis dokumen penyuluhan pertanian
2. Untuk pentingnya identifikasi dokumen penyuluhan pertanian

C. MANFAAT
1. Mahasiswa mampu mengidentifikasi jenis-jenis dokumen penyuluhan
2. Mahasiswa dapat mengetahui pentingnya identifikasi dokumen penyuluhan
pertanian
BAB II
ISI

A. PENGERTIAN

Identifikasi adalah kegiatan yang mencari, menemukan, mengumpulkan,


meneliti, mendaftarkan, mencatat data dan informasi dari “kebutuhan” lapangan.
Secara intensitas kebutuhan dapat dikategorikan (dua) macam yakni kebutuhan terasa
yang sifatnya mendesak dan kebutuhan terduga yang sifatnya tidak mendesak.

Dokumen merupakan hasil rekaman yang berisi informasi. Dalam pengertian


sehari-hari dokumen diartikan sebagai secarik kertas yang berisi tulisan atau grafis
lainnya. Di PusDokInfo, dokumen diartikan sebagai media yang memuat atau berisi
informasi dalam berbagai format. (Buku, manuskrip, video tapes, dan file-file
dianggap dokumen)

. Pengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat


asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu
keterangan.

Dapat disimpulkan bahwa dokumen kelompok tani adalah proses pembuktian


yang isinya berbagai jenis sumber baik itu tertulis, ataupun gambaran yang digunakan
sebagai alat komunikasi, bukti dari apa yang telah dikerjakan / dilakukan, data
pendukung apabila ada masalah dalam kepengurusan kelompok tani.

B. JENIS-JENIS DOKUMEN
Dokumen Menurut Ketajaman Analisis
a. Dokumen Primer, dokumen yang disiapkan oleh pengarangnya, berisi mengenai
penelitian yang dilakukan diri (misalnya: artikel majalah ilmiah/jurnal, laporan
penelitian, paten, disertasi, makalah loka karya, dan kartu informasi.
b. Dokumen Sekunder, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen primer
(dokumen yang mengacu ke dokumen primer, karena isinya merupakan deskripsi
dan informasi tentang dokumen primer (misalnya: blibiografi, katalog, majalah
indeks, majalah abstrak dan daftar isi).
c. Dokumen Tesier, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder
(dokumen yang mengumpulkan, menyarikan dan memindahkan informasi yang
semula ada pada dokumen sekunder dan terkadang dokumen primer yang
kemudian diolah sesuai dengan kepentingan pemakai atau pembaca (misalnya:
buku ajar, direktori serta panduan literature bibliografi dari bibliografi).

Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen


niaga, dokumen sejarah dan dokumen pemerintah, yakni :

 Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.


Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
 Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa
surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh
dokumen niaga :cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of
lading, saham, dan letter of credit.
 Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat
berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan,
autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
 Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi
ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian
kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah :Keputusan Presiden,
Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerja
sama antar Negara.

Jenis dokumen dari segifungsi

Dilihat dari segif ungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis.

 Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam, yakni dokumen
dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
 Dokumenstatis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses
pekerjaan kantor.
Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil,
dan dokumen privat.

 Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau
direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni : buku,
majalah dan film.
 Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini biasanya
dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca, pakaian adat, patung,
uang kuno, keris.
 Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini disimpan
dengan menggunakan system kearsipan. Contoh dokumen privat adalah : surat dinas, surat
berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

C. Macam-macam dokumen yang diperlukan dalam kelompok tani.

1. Buku Daftar Anggota


Adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang
menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaaat untuk mengetahui nama-
nama anggota, jumlah dan perkembangannya.

NO NAMA UMUR PENDIDIK ALAMAT JUMLAH JAB KET


AN ANGGOTA ATA
KELUARG N
A

Yogyakarta, 11 Maret 2019


PENGURUS KELOMPOK TANI

KETUA SEKRETARIS

(……………………..) (……………………..)

2. Buku Tamu

Adalah dokumen yang berisi catatan tentang pihak — pihak luar yang

pernah berkunjung ke kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk


mengetahui sejauh mana perhatian dan bimbingan atau saran - saran yang
pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan.
Buku tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk
suatu keperluan.

N TANGGAL NAMA JABATAN/ KEPERLUAN TANDA


O PEKERJAAN TANGAN
1
2
3
4
5

3. Buku Notulen Rapat


Adalah catatan tentang hal - hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan
kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan
pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan atau pun hal - hal
lain yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat.
NO TANGGAL URAIAN KESIMPULAN
1.
2.

Yogyakarta, Maret 2019

PENGURUS KELOMPOK TANI

KETUA SEKRETARIS

(…………) (……………………..)

MENGETAHUI

PPL

(……………….)

4. Buku Kegiatan Kelompok


Adalah buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang
dilaksanakan oleh kelompok. Misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan
pelaksaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan
sebagainya. Catatan bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali
pengalaman yang dimiliki.

JENIS URAIAN
NO TANGGAL
KEGIATAN KEGIATAN
1
2

Yogyakarta, Maret 2019

PENGURUS KELOMPOK TANI


KETUA SEKRETARIS

(……………….) (…………………..)

5. Buku Kas
Adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan
dengan aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan. Selain catatan
aliaran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan - kegiatan yang dibiayai
dari dana tersebut.

PENERIMA PENGELUAR
NO TANGGAL URAIAN SALDO
AN AN
1

Pada hari ini, …. Tanggal………, Buku Kas ditutup dengan keadaan saldo kas
sebagai berikut:

a. Saldo Bank : Rp. …….

b. Saldo Kas : Rp. …….

Jumlah : Rp. …….

Mengetahui

KETUA BENDAHARA

(………..) (………………..)

6. Buku Catatan Inventaris Kelompok


Adalah berisi tentang asset — aset atau harta kekayaan yang dimiliki

oleh kelompok.

N JENIS MEREK TAHUN KEADAAN JUMLAH KET


O BARANG DIPRODUKSI BARANG
1

Yogyakarta, …. 2019

PENGURUS KELOMPOK TANI

KETUA SEKRETARIS

(…………………) (…………………)

7. Buku Pemilik Lahan Usahatani


Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usahatani
anggota kelompok.

NO NAMA LUAS JENIS USAHA KET


LAHAN SAWAH KAKAO KELAPA
1
2
3
4

Yogyakarta, Maret 2019

PENGURUS KELOMPOK TANI

KETUA SEKRETARIS

(…………………) (………………..)
8. Buku Agenda
Buku agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar.

N SURAT MASUK SURAT KELUAR


O ALAM TANG NO PERIH N ALAM TANG PERIH
AT GAL SUR AL O AT GAL AL
PENGI AT TUJU
RIM AN
1

9. Buku Expedisi
Buku Expedisi berisi tentang bukti pengiriman surat yang dikirimkan
kepihak luar

NO NO TANGGAL ALAMAT PERIHAL PARAF


SURAT PENERIMA
1

BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Dokumen dalam administrasi sangat penting karena dengan adanya administrasi yang
baik dan benar akan memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan penyuluhan. Apabila tidak
ada administrasi dan dalam administrasi tersebut tidak ada identifikasi dokemen maka sebuah
kelompok tani tidak akan dapat berjalan dengan baik dan dalam pelaksanaan kegiatannya
akan tidak terstruktur.

DAFTAR PUSTAKA
Endang, Sri. 2009. Modul Melakukan Prosedur Administrasi Untuk SMK dan MAK. Jakarta
:Erlangga.
Astini, Titin. 2010. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung :Armico.