MODUL 4 – 6 Jam

PANDUAN
PENGURUSAN
SEKOLAH

PERANCANGAN
STRATEGIK
Lembaran Kerja Latihan

Disampaikan oleh
AZMAN BIN SAFII
Pegawai Sipartners+,
Pejabat pendidikan Daerah Kulai

0
 PERANCANGAN STRATEGIK

Membina Pelan Pembangunan Organisasi memerlukan Perancangan Strategik.

Perancangan strategik adalah “usaha yang berhati-hati dan berdisiplin bagi
menghasilkan keputusan serta tindakan asas yang membentuk dan memandu
organisasi, apa yang dilakukannya dan mengapa ia melakukannya” (Bryson,
2011). Perancangan strategik adalah pendekatan yang berurusan dengan
cabaran yang dihadapi organisasi. Cabaran ini memerlukan pemimpin berhati-
hati dan berdisiplin jika ia ingin diurus secara efektif.

Semua organisasi adalah dalam keadaan perubahan yang berterusan dan

berubah-ubah – walaupun mereka merasakan ianya stabil adalah secara tipikal
berubah dalam berbagai cara. Orang akan datang dan pergi, mandat bertukar,
bajet berubah, keperluan dan harapan pemegang taruh adalah juga berubah
dan sebagainya. Organisasi yang diurus secara strategik mendefinisikan di mana
mereka mahu menjadi dan mengurus perubahan secara efektif menerusi
agenda tindakan bagi mencapai masa depan berkenaan.

• Perancangan strategik adalah cara berfikir, bertindak dan belajar.

• Ia sering kali mengambil pandangan yang komprehensif dengan
memberi fokus terhadap gambaran yang besar atau “big picture”,
ia juga membawa tindakan yang spesifik, disasarkan dalam masa
kini dan memberi kesan jangka masa panjang.
• Ianya berkaitan dengan berwawasan dan sering kali proaktif
berbanding reaktif bagi menangani isu keperluan untuk berubah.
• Ianya fleksibel dan praktikal.
• Ianya panduan membuat keputusan dan pengagihan peruntukan;
perancangan strategik adalah panduan membuat bajet.

1
Perancangan strategik bukanlah satu perkara tersendiri tetapi sebagai pilihan set
konsep, prosedur, metodologi dan alat yang boleh membantu organisasi bukan
berasaskan keuntungan dan awam menjadi lebih berjaya dalam mendefinisi
dan mencapai misi dan visi mereka dan dalam mencipta nilai yang signifikan
dan bertahan.

Menerusi perancangan strategik, organisasi boleh

• Membincang dan mendokumen tentang persekitaran di mana

mereka berada dan beroperasi dan meneroka faktor dan trend
yang mempengaruhi cara mereka melakukan urusan dan
melakukan peranan meraka.
• Memperjelas dan merangka isu atau cabaran yang dihadapi
organisasi.
• Memperjelas misi, matlamat dan nilai organisasi dan menyatakan
dengan jelas visi, di mana organisasi mahu berada.
• Membangun strategi bagi melaksanakan mandat, memenuhi misi,
merealisasi visi, mencapai matlamat dan mencipta nilai dengan
mengenal pasti dan melaksanakan semula mandat, misi, nilai,
matlamat, peringkat hasil dan perkhidmatan, klien, pengguna atau
pembayar, kos, kewangan, struktur, proses dan pengurusan.

Untuk lebih efektif, perancangan strategik mesti berorientasikan tindakan dan

keputusan dan mesti dihubungkan kepada perancangan operasi. Ia mesti juga
dihubungkan kepada pelbagai jenis fungsi perancangan - teknologi maklumat,
sumber manusia, kewangan, pelan urusan dan sebagainya. Perancangan untuk
semua jenis mesti dilakukan dengan implementasi perkara yang ada dalam
fikiran, dan implementasi proses sendiri mesti diuruskan secara efektif; sebaliknya,
harapan dan impian lebih sedikit daripada fantasi.

2

“Menjelaskan dan Mempermudahkan Pemikiran Anda” – Tentang Perancangan Strategik Anda
 
 
____________________
C TARIKH MASA KINI
INPUT
Di manakah kita
sekarang?
PENILAIAN SEMASA
S W
O C
   
 
Tool Kit 1
PEMIKIRAN STRATEGIK: TEMPLAT ABC UNIVERSAL
Sumber: Haines Centre for Strategic Management
__________________________________________________________
(Nama Organisasi – Isu – Masalah – Projek – Usaha Perubahan (dll.)
IMBASAN PERSEKITARAN LUARAN MASA
DEPAN E
Apakah yang akan berubah di masa
depan kita? Persekitaran luaran yang
akan memberi kesan kepada kita
KENDALIAN SISTEM / PROSES D
____________________
Bagaimanakah kita sampai ke sana (merapatkan jurang dari C ke A ? TARIKH MASA DEPAN A
OUTPUT/ OUTCOMES
TINDAKAN
STRATEGI UTAMA KEUTAMAAN HASIL YANG DIINGINI
(dan bajet)
Di manakah kita
mahu menjadi?
GELUNG MAKLUM BALAS  B
Ukuran Kejayaan Utama / Matlamat
Bagaimanakah kita akan tahu
apabila kita sampai ke sana?
3
 Tool Kit 2
RANGKA KERJA MEMBINA PELAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Misi Visi Nilai

JANGKA MASA PANJANG JANGKA MASA PENDEK

(3 – 5 TAHUN) (1 TAHUN)

Matlamat / Bidang
Keberhasilan Strategi Pelan
Objektif 1A
Utama (KRA) 1 1A-1 Operasi 1

Matlamat / Bidang Pelan

Strategi Pelan
Keberhasilan Objektif 1B Taktikal
Utama (KRA) 2 1A-2 Operasi 2
Operasi 1
Operasi 2
Matlamat / Bidang
Keberhasilan Operasi 3 Pelan
Utama (KRA) 3 Operasi 4 Operasi 3

Pelan
Operasi 4

4
 Tool Kit 2
MENTERJEMAH VISI

Huraian

[Kata kunci dalam Misi]

5
 Tool Kit 3
MENTERJEMAH MISI

Huraian

[Kata kunci dalam Visi]

6
 Tool Kit 4
NILAI SEKOLAH

Nilai merupakan

 Faktor kemanusiaan yang akan mendorong pekerjaan.

 Set panduan, prinsip, kepercayaan, atau pernyataan yang akan
menyokong mematuhi janji dan sebagai panduan mencapai visi.

NILAI

7
Huraian berkaitan nilai:

8
 Tool Kit 5
INDIKATOR KEJAYAAN SEKOLAH
Indikator kejayaan sekolah boleh dibahagikan kepada dua:
1. Berfokuskan murid
2. Tidak Berfokuskan murid
Indikator menyediakan standard untuk sekolah atau murid dilihat dan boleh
diukur. Tanpanya, ianya susah, ataupun mustahil untuk mengukur kejayaan
murid atau keberkesanan sekolah atau cuba menambahbaik pembelajaran.
Indikator juga mengukur sejauh mana misi dan visi sekolah dicapai.
Indikator Kejayaan Murid adalah: keputusan yang boleh diukur berfokuskan
murid yang sekolah ada keupayaan, berhasrat atau perlu mempengaruhi
dan baginya ia sanggup atau dikehendaki dipertanggungjawabkan.

Indikator Kejayaan
Yang Diukur Oleh
Berfokuskan Murid

9
 Indikator Kejayaan
Yang Diukur Oleh
Tidak Berfokuskan Murid

10
 Tool Kit 6
MATLAMAT DAN OBJEKTIF
Objektif merupakan ukuran kejayaan sesuatu matlamat.

SMART
S = Specific / Spesifik;
M = Measurable / Boleh Di Ukur;
A = Attainable / Boleh Di Capai;
R = Reasonable / Wajar-Munasabah;
T = Timeline / Ada Tempoh Masa)

Petunjuk Prestasi Utama/ Sasaran (Key Performance Indicator – KPI)

MATLAMAT OBJEKTIF

11
 MATLAMAT OBJEKTIF

Empat (4) Skala Pengukuran

1. Nominal Menamakan sesuatu

(Kurang dipercayai, (contoh, cemerlang, cantik,
samar-samar dan sejuk, panas)
mungkin keliru)
2. Ordinal Menentukan sesuatu lebih Matlamat
(Samar-samar dan hebat daripada yang lain
kabur tetapi lebih (contoh, pasukan ini lebih
dipercayai daripada hebat daripada pasukan
nominal tersebut)
3. Interval – Sela Berkaitan item sepanjang
(Lebih dipercayai, skala dengan selang yang
tepat) sama yang mempunyai titik
sifar secara rambang
(contoh, darjah celsius)
Objektif
4. Ratio – Nisbah Berkaitan item sepanjang
(Lebih dipercayai, skala pada satu titik sifar
tepat) diketahui dengan selang
yang sama. (contoh, berat,
jarak)

12
 MENGENAL PASTI ISU / MASALAH / PERSOALAN POKOK

Untuk mencari penyelesaian yang sesuai bagi peningkatan pencapaian

murid secara khususnya dan pencapaian sekolah amnya, mereka yang
bekerja untuk menyelesaikan masalah mesti menentukan apa masalah yang
mereka cuba untuk menyelesaikannya, dan sebab sebenar masalah
berkenaan.

Mana-mana perangkap yang mudah untuk jatuh ke dalamnya sering untuk

seseorang itu terus melompat kepada penyelesaian sebelum memastikan
masalah sebenarnya. Menggali jauh di bawah gejala masalah akan
mendedahkan punca supaya penyelesaian yang sesuai boleh digunakan
untuk meningkatkan pencapaian murid dan keberkesanan sekolah. Banyak
alat yang boleh digunakan untuk tujuan ini, antara alat-alat berkenaan
adalah (Rujuk Modul Latihan Alat Mengenalpasti Punca Isu atau Masalah
untuk Membangunkan Dasar dan Hala Tuju Sekolah):

 Percambahan Fikiran (Brainstorming) 03

 Teknik Kumpulan Nominal 04
 Diagram Sebab_Akibat 05
 Matriks Keputusan 06
 Diagram Kesamaan Dan Saling Berhubungan 07
 Analisis Force Field 08
 Matriks ‘Adalah / Bukanlah’ 09
 Pemetaan Minda 10
 Diagram Pokok 11
 Perbandingan Berpasang 12
 Kajian-kajian, Laporan dan aduan dll.

13
 Tool Kit 7
ANALISIS SWOT

Catatan: Analisis SWOT lebih sesuai digunakan di awal pembinaan PS.

KEKUATAN KELEMAHAN

PRIMO-F PRIMO-F

P = Sumber Manusia (People) – Orang P = Sumber Manusia (People) – Orang

dari segi pengalaman mereka, dari segi pengalaman mereka,
pengurusan, kepimpinan dan kawalan pengurusan, kepimpinan dan kawalan
di tempat mereka dalam organisasi di tempat mereka dalam organisasi

R = Sumber (Resources) R = Sumber (Resources)

I = Inovasi dan Idea (Innovation and I = Inovasi dan Idea (Innovation and
Ideas) Ideas)

M = Pemasaran / Komunikasi M = Pemasaran / Komunikasi

(Marketing / Communications) – (Marketing / Communications) –
Usaha, Fokus dan Keberkesanan, Minat Usaha, Fokus dan Keberkesanan, Minat
dll. dll.

O = Operasi – Perjalanan Hari ke Hari O = Operasi – Perjalanan Hari ke Hari

(Operations - Day to Day Running) (Operations - Day to Day Running)

F = Kewangan (Finance) F = Kewangan (Finance)

PELUANG ANCAMAN / CABARAN

PESTLE PESTLE

P = Politik (Political) P = Politik (Political)

E = Ekonomi (Economic) E = Ekonomi (Economic)

S = Sosial (Social) S = Sosial (Social)

T = Teknologi (Technology) T = Teknologi (Technology)

L = Undang-undang (Legislative) L = Undang-undang (Legislative)

E = Sekitaran (Enviromental) E = Sekitaran (Enviromental)

14
 ANALISIS SWOT

Catatan: Analisis SWOT lebih sesuai digunakan di awal pembinaan PS.

KEKUATAN KELEMAHAN

PELUANG ANCAMAN / CABARAN

15
 TULANG IKAN

ANALISIS FORCE FIELD

Sangat Lemah Sangat Kuat
1 2 3 4 5

16
SKOR POSITIF NEGATIF SKOR

JUMLAH JUMLAH

17
 Tool Kit 8
INIISATIF / STRATEGI MENGGUNAKAN MATRIKS TOWS
KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W)
S1 W1
Dalaman S2 W2
S3 W3
S4 W4
S5 W5
Luaran S6 W6
S7 W7
S8 W8
PELUANG (O)
O1
O2
O3
O4
O5
O6
O7
O8
CABARAN / ANCAMAN (C/T)
C1
C2
C3
C4
C5
C6
C7
C8

18
 Tool Kit 9
INISIATIF / STRATEGI

ISU / MASALAH DLL. INISIATIF / STRATEGI

19
 Tool Kit 10a
10a PEMILIHAN INISIATIF / STRATEGI MENGGUNAKAN GRID IMPAK-BOLEH BUAT

CATATAN

Tinggi Boleh Buat mengambil

kira (a) tahap
kesukaran proses kerja;
(b) Kompetensi staf

4 yang
bertanggungjawab;
(c)Sumber kewangan
dan kos pembiayaan
terlibat;
(d) Kemudahan
infrastruktur dan
peralatan /
3 kelengkapan;
(e)Andaian
keupayaan mengatasi
halangan;
(f) Andaian hasil yang
dijangkakan/impak
untuk mencapai
Impak 2 objektif, matlamat/isu,
misi dan visi;
(g) Akur kepatuhan
dengan mandat /
arahan;
(h) Rekod
keberkesanan yang
lepas;
1 (j) Kesesuaian dengan
persekitaran terkini

Tinggi
0 1 2 3 4
Boleh Buat

20
SENARAI INISIATIF / STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

21
 Tool Kit 10b
10 b PEMILIHAN INISIATIF / STRATEGI BERDASARKAN PEMBERATAN
Menggunakan skala likert 1 - Amat Rendah - 5* 4 - Tinggi -2
2 - Rendah -4 5 - Amat tinggi -1
3 - Sederhana -3

Strategi Strategi Strategi Strategi Strategi

Bil Kriteria Pemilihan
1 2 3 4 5
1 Tahap kesukaran proses kerja*
2 Kompetensi staf yang bertanggungjawab
3 Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat*
4 Kemudahan infrastruktur dan peralatan/kelengkapan*
5 Andaian keupayaan mengatasi halangan
6 Andaian hasil yang dijangkakan/impak untuk mencapai
objektif, matlamat/isu, misi dan visi
7 Akur kepatuhan dengan mandat/arahan
8 Rekod keberkesanan yang lepas
9 Kesesuaian dengan persekitaran terkini
Jumlah Skor
Keputusan

Ulasan

Strategi mana didahulu?

22
SENARAI INISIATIF / STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

23
 Tool Kit 11
PELAN PEMBANGUNAN ORGANISASI (JANGKAMASA PANJANG):
MATLAMAT, OBJEKTIF, KPI, SASARAN, INISIATIF / STRATEGI
Matlamat / Petunjuk Sasaran
Pegawai
Bidang Prestasi
Objektif TOV 2012 2013 2014 Inisiatif / Strategi Bertanggung-
Keberhasilan Utama
[AR] [AR] [AR] jawab
Utama (KRA) (KPI)

24
 Matlamat / Petunjuk Sasaran
Pegawai
Bidang Prestasi
Objektif TOV 2012 2013 2014 Inisiatif / Strategi Bertanggung-
Keberhasilan Utama
[AR] [AR] [AR] jawab
Utama (KRA) (KPI)

TOV: Take Of Value (Nilai Titik Mula)

AR: Actual Results (Keputusan Sebenar)

25
 Tool Kit 12
PROGRAM / AKTIVITI

INISIATIF / STRATEGI PROGRAM / AKTIVITI

26
INISIATIF / STRATEGI PROGRAM / AKTIVITI

27
 Tool Kit 13
PELAN TAKTIKAL

INISIATIF / STRATEGI

Program, Projek dan Tanggung Tempoh/ Kos/ Output / Pelan

Bil KPI Sasaran
Tindakan jawab Hari Sumber Outcome Kontingensi

28
 Tool Kit 14
PELAN OPERASI

Matlamat Strategik :

Iniasiatif / Strategi :

Nama Program / Projek :

Objektif Program / Projek :

Tanggungjawab :

Tempoh / Hari :

Tempat :

Sasaran :

Kos / Anggaran Perbelanjaan :

Sumber :

Jawatankuasa :

Ringkasan Program :

29
 
Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
1 Mesyuarat Jawatankuasa:

- Bentang kertas kerja

- Lantikan J/Kuasa
- Tetapkan tarikh
- Anggaran kos
- Agihan tugas

2 Taklimat kepada yang terlibat

3 Mempromosikan program

- surat pemberitahuan
- surat jemputan

4 Penyediaan bahan

5 Penyediaan tempat dan peralatan

6 Pelaksanaan Program

7 Penilaian, Pelaporan dan Post

Mortem
 

30
Model Penyelesaian Masalah Strategik
LANGKAH PENYELESAIAN MASALAH PERKAKASAN DAN TEKNIK

1. Memilih masalah dan  Percambahan Fikiran

menentukan pernyataan  Pemetaan Minda
masalah.  Matriks ‘Adalah / Bukanlah’
 Diagram Kesamaan dan Saling
Berhubungan
 Teknik Kumpulan Nominal
 Perbandingan Berpasang

2. Menentukan hasil yang diingini –  Percambahan Fikiran

matlamat dan objektif (ukuran  Pemetaan Minda
kejayaan)  Teknik Kumpulan Nominal

3. Menyenaraikan punca masalah  Percambahan Fikiran

yang berpotensi.  Diagram Sebab_Akibat
 Pemetaan Minda
 Perbandingan Berpasang
 Diagram Kesamaan dan Saling
Berhubungan
 Teknik Kumpulan Nominal

4. Mengenalpasti halangan dan  Percambahan Fikiran

rintangan yang berpotensi.  Analisis Force Field

5. Mengenalpasti tindakan untuk  Percambahan Fikiran

menangani punca masalah dan  Pemetaan Minda
menyelesaikan masalah.  Diagram Pokok
 Teknik Kumpulan Nominal
 Matriks Keputusan

6. Membangunkan garis masa  Percambahan Fikiran

pelaksanaan dan menugaskan  Diagram Pokok
tanggungjawab untuk tindakan.

7. Melaksanakan, memantau  Diagram Sebab_Akibat

kemajuan, dan menyemak  Percambahan Fikiran (menyemak
semula rancangan. semula rancangan)

31
Model Pembuatan Keputusan Strategik
LANGKAH PEMBUATAN KEPUTUSAN
1. Menentukan keputusan yang
anda ingin buat.
2. Menentukan hasil yang anda
inginkan, tujuan dan objektif
anda (kemestian / kemahuan).
3. Mengenalpasti alternatif
keputusan dan pilihan.
4. Memilih alternatif terbaik.
5. Mengenalpasti halangan dan
rintangan yang berpotensi.
6. Membangunkan pelan tindakan
atau pelaksanaan.
7. Melaksanakan, memantau
kemajuan, dan menyemak
semula rancangan.
PERKAKASAN DAN TEKNIK
 Percambahan Fikiran
 Pemetaan Minda
 Matriks ‘Adalah / Bukanlah’
 Diagram Pertalian Dan
Hubungkait
 Teknik Kumpulan Nominal
 Perbandingan Berpasang
 Percambahan Fikiran
 Pemetaan Minda
 Teknik Kumpulan Nominal
 Perbandingan Berpasang
 Percambahan Fikiran
 Teknik Kumpulan Nominal
 Pemetaan Minda
 Perbandingan Berpasang
 Diagram Kesamaan dan Saling
Berhubungan
 Matriks Keputusan
 Teknik Kumpulan Nominal
 Percambahan Fikiran
 Analisis Force Field
 Teknik Kumpulan Nominal
 Percambahan Fikiran
 Pemetaan Minda
 Diagram Pokok
 Diagram Sebab_Akibat
 Percambahan Fikiran (menyemak
semula rancangan)
32