El Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual las
decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la misma, se
concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que a
través de la conformación de rutinas de trabajo van configurando la actividad
administrativa total de la Organización.
OBJETIVOS
Cuando los sistemas administrativos cumplen con los siguientes objetivos o condiciones,
se puede decir que cumplen con su función primordial que es la de permitir que las
políticas y estrategias de la organización tengan concreción real alcanzando los objetivos
y resultados planteados:
1) Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se las necesita. Todos los actos
tienen que llevarse a cabo dentro del plazo planeado o considerado óptimo para su
concreción.
2) El costo del sistema debe insumir la menor cantidad de recursos posible. Un sistema
administrativo es eficiente cuando además de cumplir con sus funciones requiere una
erogación menor para operarlo que los beneficios que genera su ejecución. Es posible
observar que existen sistemas administrativos que por su alto costo pueden llegar a
perjudicar la economía de la empresa.
3) Hace posible el desarrollo de los procedimientos administrativos con un alto grado de
seguridad. Cuando se ejecutan actos administrativos generalmente se movilizan
físicamente bienes de propiedad de la empresa. Los sistemas deben garantizar que esos
recursos utilizados son correctamente utilizados por los miembros de la organización,
asegurando la preservación del patrimonio empresario frente a errores y/o malversaciones
que puedan cometerse. Un sistema no será eficiente cuando permita filtraciones en el uso
correcto de los bienes propiedad de la organización, o de los tiempos u horas del personal
en otras actividades distintas a las que funcionalmente les corresponda y por las que está
pagando la empresa.
2) Las tareas administrativas son, de por sí, sumamente difíciles de ser medidas en el
tiempo. Una misma tarea puede insumir distintos tiempos para ser ejecutada, aún por la
misma persona, debido al contexto en que le toque actuar. Si la localización de los datos
a manipular, los archivos a manipular o la interpretación de la información presentan
anomalías o particularidades, dos procesos similares pueden insumir tiempos
sustancialmente diferentes.
a) La importancia relativa de una persona dentro de una empresa puede llegar a medirse
por la cantidad de empleados que supervisa y el volumen de tareas que se le encargan; y
b) El acceso a la información es una fuente de poder. Esto determina que cada sector
quiera tener sus propios registros, archivos, etc. sin evaluar su real utilidad o si dicha
información ya no existe en otro lado de la organización.
Sistemas empacados
De Desarrollo personalizado
Los sistemas de usos específico están dirigidos y hechos para empresas de ciertos giros
particulares como hoteles, farmacias y hospitales; empresas que necesitan herramientas
tecnológicas para objetivos muy particulares.
Las ventajas de este tipo de software son que se ajustan a un mercado de nicho, por la
misma razón poseen mejoras específicas basadas en la experiencia de necesidades de este
tipo particular de empresas. Sin embargo, sus desventajas son que normalmente requieren
de una mayor inversión y termina siendo poco personalizable, ya que las mejoras que se
le hagan dependerán que las empresas o negocios de dicha industria que los soliciten.
Los softwares empacados pueden ser útiles para una gran mayoría de empresas de
diversos giros e industrias, además que pueden comenzar a operar en pocos minutos, tiene
mejoras masivas para todos y es más económico. Aunado a que una de las partes más
importantes con las que debe contar un sistema administrativo es la consultoría, y esta
suele ser especializada y completa para este tipo de softwares.
Además de que su precio puede ser elevado y el tiempo de desarrollo considerable. Por
otro lado, cabe mencionar que este software es únicamente recomendado para empresas
que ya tienen todos sus procesos estructurados, ajustados y controlados, ya que una
prueba y error puede resultar en una mayor inversión que el mismo resultado.
La mayoría de las empresas están en constante crecimiento y el contar con mayor control
y visibilidad de sus operaciones, será fundamental para consolidarse en el mercado. Por
lo tanto, elegir correctamente los recursos y las herramientas de apoyo como los sistemas
de gestión administrativa hará una diferencia competitiva.