SISTEM PENJAJARAN DRM

MATA KULIAH PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS DAN MANAJEMEN

INFORMASI KESEHATAN

Dosen pengampu :

Feby Erawantini, S.KM., MPH

Disusun oleh :

Nila Sefina (G41182125)

Dhela Kalis M (G41182136)

Nungki Annisa P (G41182155)

Ainul Rifa K U (G41182157)

Putri Yafi’ah M J (G41182158)

Gol. C / Semester 2

PROGRAM STUDI D-IV REKAM MEDIK

JURUSNA KESEHATAN
 POLITEKNIK NEGERI JEMBER

2019

SISTEM PENJAJARAN DRM

Sistem penjajaran DRM adalah sistem penyusunan DRM dalam rak penyimpanan (rak filing).
Disusun berjajar dan berdiri teratur satu sama lain. Penjajaran berdasar Nomor Rekam Medik
Pasien.

Ada 3 sistem penjajaran DRM berdasat nomor rekam medik :

Sistem nomor langsung (Straight Numerical Filing System/SNF)

Sistem angka tengah(Middle Digit Filing system/MDF)

Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing System/TDF)

Straight Numerical Fling System

Sistem penjajaran berdasar nomor langsung/nomor urut. Misal DRM dengan 6 digit nomor
RM berikut : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25, 46-50-26 dst....

Kelebihan SNF :

Cepat dan mudah mengambil DRM dalam jumlah banyak secara berurutan nomor RM nya

Pelatihan petugas dapat dilakukan dengan mudah

Mudah melakukan retensi/penurunan DRM yang sudah in aktif dalam tahun yang sama.

Kekurangan :

Petugas harus teliti memperhatikan seluruh nomor DRM

Mudah terjadi kekeliruan simpan

Makin besar angka yang diperhatikan semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan

Mudah terjadi tertukarnya urutan nomor DRM, misal nomor 46-54-24 tersimpan pada nomor
46-55-24

Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan pada nomor besar

Petugas berdesak-desakan disatu tempat

 Pengawasan kerapihan penyimpanan sukar dilakukan

Pembagian tugas staf sulit dilakukan, sehingga sulit pengendalian tanggung jawab antar
petugas

Contoh :

30-45-20 60-33-06

30-45-21 60-33-07

30-45-22 60-33-08

30-45-23 60-33-09

30-45-24 60-33-10

30-45-25 60-33-11

30-45-26 60-33-12

30-45-27

Middle Digit Filing System

Sistem penjajaran DRM berdasar angka tengah. Menjajarkan folder DRM berdasar urutan
nomor rekam medik pada 2 angka kelompok tengah. Angka yang terletak dilengah menjadi
urutan pertama Pasangan angka yang terlelak paling kiri menjadi angka kedua. Angka paling
kanan menjadi angka ketiga.

Misalnya :

23 06 12

angka kedua angka pertama angka ketiga

Kelebihan :

Mudah dilakukan pembagian tugas (terbagi rata)

Mudah melakukan pengendalian tanggung jawab petugas

Penyimpanan merata diseluruh rak

Petugas tidak berdesakan disatu tempat

Kekurangan:

Pelatihan petugas sulit dilakukan

Sering terjadi salah letak

Sulit melakukan retensi DRM inaktif

Jarang digunakan di RS

Membutuhkan biaya awal lebih besar untuk menyiapkan rak seluruh section nomor

Contoh :

27-80-96 99-66-96 77-67-98

27-80-97 99-66-97 77-67-99

28-80-99 99-66-98 78-67-00

28-80-00 99-66-99 78-67-01

28-80-01 00-67-00 78-67-02

28-80-02 00-67-01 78-67-03

28-80-03

28-80-04

Terminal Digit Filing system

Sistem penjajaran DRM berdasar angka akhir. Berdasar nomor rekam medik pada 2 angka
kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem TDF terlebih dulu disiapkan rak seluruh section
nomor (100 section). Mulai dari section 00, 01 , 02, 03, 04 dan seterusnya sampai 99. Setiap
section diisi folder DRM dengan nomor rekam medik 2 kelompok akhir yang sama sebagai digit
pertama (primary digit) sebagai patokan. 2 angka kelompok tengah sebagai digit kedua
(secondary digit). 7 angka kelompok akhir (paling kiri) sebagai digit ketiga (tetiary digit).

Misalnya :

48 12 06

angka ketiga angka kedua angka pertama

( tertiary digit) (secondary digit) (primary digit)

Kelebihan TDF :

DRM tersebar merata diseluruh section penyimpanan

Petugas tidak berdesakan di satu section penyimpanan

Tanggung jawab petugas jelas

Mudah pengendalian dan tanggung jawab petugas

Beban kerja petugas merata

RM inaktif dapat diambil pada saat menambah DRM baru di setiap section

DRM dapat terkontrol dan terhindar dari kekosongan rak

Mudah melakukan perencanaan rak

kekeliruan menyimpan (missfile) dapat dicegah karena konsentrasi dua angka terakhir

Kekurangan TDF :

Pelatihan petugas sulit dilakukan

Pelaksanaan agak sulit

Sulit melakukan retensi DRM inaktif harus melihat setiap section

Membutuhkan biaya awal labih besar untuk myiapkan rak seluruh section nomor

Contoh :

Section 06 Section 13 Section 45

35-04-06 98-05-13 98-99-45

47-52-06 99-05-13 99-99-45

48-52-06 00-06-13 Section 46

00-00-46

49-52-06 01-06-13 01-00-46

50-52-06 02-06-13 02-00-46