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Fundamentos de Gestão

Aula 1

Prof.ª Aline Mara Gumz Eberspacher

Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico (CCDD)


Conversa Inicial

Olá querido aluno! É com muita satisfação que iniciamos juntos esta
disciplina que busca entender os fundamentos da gestão. Quando pensamos em
uma empresa, naturalmente nosso pensamento é direcionado ao gestor desta
organização. A partir do pensamento da empresa e da gestão podemos perceber
a abrangência da nossa aula.
Você já parou para pensar que sua vida é dirigida, controlada e envolvida
por organizações. É isso que nos interessa, estudaremos as definições de
organização. E para que essa organização consiga sobreviver em um mercado tão
competitivo, ela precisa ser eficiente e eficaz. Mas qual a diferença entre esses
conceitos? Esse será o segundo tema da nossa aula.
Para finalizar, faremos uma viagem no tempo, onde buscaremos a etimologia
e o significado da palavra administração. Sem esquecer de explanar as funções e
as habilidades do gestor.
Assim, desejo a você um excelente caminho a percorrer! Bons estudos!

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Contextualizando

Desde quando existe a Administração? Pense nos agrupamentos humanos


da sociedade que viviam nos séculos passados. Das grandes civilizações da
antiguidade até as sociedades tribais. Pense nos homens das cavernas, e se eles
exerciam algum tipo de atividades que podemos nominar de administração.
Você deve estar se perguntando se a Administração é algo recente.
Podemos dizer que os primeiros esforços, do que se entende por administração na
atualidade, iniciaram-se há milhares de anos. Como por exemplo na construção
das pirâmides do Egito, podemos encontrar referencias claras de administração
através do planejamento, da direção, do controle e, até mesmo, através da eficácia.
E é sobre esses temas que estudaremos nesta aula!

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Pesquise

Organizações: Definição

Se você fosse indagado sobre o que é uma organização?, o que você


responderia? Uma organização poderia ser a empresa que você trabalha; o modo
de distribuição de tarefas em sua rotina doméstica; a associação de moradores do
bairro; uma Igreja; ou ainda, uma função administrativa.
Assim percebe-se que a palavra organização passa a ter alguns significados
e, enquanto futuros gestores, o entendimento destes significados é fundamental
para o dia a dia da profissão, pois a “administração é um todo do qual a organização
é uma das partes” (CHIAVENATO, 2003, p.82). De certo modo, podemos dizer que,
a organização é o objeto da administração. Também podemos dizer que a
administração é um dos aspectos fundamentais que diferenciam as organizações
de outras formas de sistemas sociais.
Ou seja, enquanto no passado a sociedade era constituída de pequenos
sistemas sociais desorganizados, nos dias atuais quem domina o panorama social
contemporâneo são as organizações, sendo elas cada vez maiores e com
estruturas melhores.
Dificilmente o seu dia a dia estará isento de organizações, pois são elas que
coordenam o seu trabalho, o seu estudo, seus interesses e suas reivindicações.
Sem dúvida, as organizações estão em nossa volta, do momento de nosso
nascimento, em hospitais, à nossa morte, em cemitérios, estamos “absorvidos
pelas organizações”, tornamo-nos então uma “sociedade de organizações”
(PERROW, 1991).
Todavia, não seria mais fácil dizer que vivemos em um mundo de empresas?
Aliás, não são as empresas o objeto de atuação da administração? Na verdade, o
termo ‘empresa’ é limitado, pois caracteriza um tipo específico de organização, a
de natureza econômica. Também temos organizações com outras finalidades, tais
como repartições públicas, igrejas, clubes, Organizações Não Governamentais

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(ONGs), sindicatos etc. Todos estes exemplos se referem a organizações, e todas
elas precisam de administração e de seus processos como o planejamento, a
organização, a direção e o controle.
Qual a razão da existência de uma organização? A Organização existe para
que as tarefas que uma pessoa não pode realizar sozinha sejam realizadas, de
forma eficaz e eficiente. Mais adiante, voltaremos a estes termos. Por hora, basta
entender que eles representam os bons resultados de um trabalho coletivo pensado
conscientemente para o atingimento de objetivos específicos.
Vamos fazer um exercício? Pense em todas as atividades que participa
durante o dia. Quais dentre elas, se é que existe alguma, não são influenciadas, de
uma maneira ou de outra, por uma organização? Este material que você está lendo,
foi preparado por uma organização e você, provavelmente, está lendo por causa
de algum tipo de exigência organizacional da professora. O meio de transporte que
você utilizou para chegar até o trabalho, a faculdade ou sua casa, foi fabricado em
um ambiente organizacional. Até mesmo em seus momentos de lazer você precisa
de organizações para tornar o seu divertimento maravilhoso.
Prestes Motta e Bresser Pereira (1980) declaram a importância do estudo
das organizações ao afirmar que são elas que caracterizam a sociedade moderna,
pois uma das características da época é o grande número de organizações em
relação aos demais tipos de sistema social. Para Laumann e Knoke (1978), a
sociedade vive em um “estado organizacional”. Hall (2004) afirma que é necessário
estudar as organizações de forma que seja possível entender a sociedade e o que
acontece nela.
Para Prestes Motta e Bresser Pereira (1980), a relevância do entendimento
e estudo das organizações reside não apenas na existência de um grande número
de organizações, ou seja, da sociedade das organizações em que vivemos, como
também no fato de que são estas organizações as responsáveis pela formação do
homem moderno e o desenvolvimento econômico, político e social dos países.
Ainda para Prestes Motta e Bresser Pereira (1980), é sobretudo dentro das
organizações que se exerce a administração, não sendo possível a existência da

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organização sem a administração e a recíproca é quase a mesma. Mas antes de
entendermos o conceito de Organização, do ponto de vista da Administração, é
importante diferenciarmos os principais conceitos de organização.

Organização: Conceitos e Definições


Conforme já foi mencionado, na ciência da Administração, há duas formas
básicas de considerar o termo organização. Sobre isso, Chiavenato (2003) afirma
que a organização pode ser vista enquanto entidade social e enquanto função
administrativa. Enquanto entidade social é sinônimo do empreendimento criado
para atingir à objetivos pré-estabelecidos, um exemplo são as empresas que
constituem um empreendimento criado para dar lucro, nos moldes do capital, ou o
hospital público, criado para atender a população em seus problemas de saúde.
Enquanto função administrativa e parte do processo administrativo, organização é
o ato de alocação de recursos e estruturação das responsabilidades por tal gestão.
Assim, entendermos que existem pelo menos duas conceituações distintas
para a palavra Organização — enquanto entidade social e enquanto processo
administrativo. Agora nosso foco está em entender a Organização enquanto
entidade social.
Etzioni (1964), define organização como entidade social ou agrupamento
humano que é criada objetivando metas específicas. Já para Daft (2008, p.10)
“organizações são entidades sociais orientadas por metas, projetadas como
sistemas de atividade deliberadamente estruturados e coordenados e ligadas ao
ambiente externo”.
Ou seja, a Organização é conceituada como uma entidade social que está
direcionada para o cumprimento de objetivos pré-determinados. Exemplo: o
objetivo de uma Instituição de Ensino é formar seus alunos para o mercado e para
vida; o objetivo de um hotel é atender hóspedes oferecendo bons serviços, de forma
a atingir sua capacidade máxima de ocupação dos leitos; o objetivo de uma prisão
é manter presos condenados pela justiça, salvaguardando seus direitos civis e
garantindo segurança para o resto da população.

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Então, entendemos o conceito de organização do ponto de vista de entidade
social. Mas, em sua opinião, grupos como família, amigos, povos, tribos, entre
outras, seriam organizações? Para responder este questionamento, é preciso
diferenciar o uso dado ao termo organizações sociais.
Quando se fala de organizações sociais refere-se às maneiras nas quais a
conduta humana se organiza socialmente, onde dois aspectos básicos estão
presentes: a) a estrutura das relações sociais em um grupo ou coletividade; b) as
crenças e orientações compartilhadas que unem os membros da coletividade e
guiam sua conduta (BLAU; SCOTT, 1970).
Um exemplo, sua turma de colegas da faculdade dentro da van do Grupo
Uninter, indo fazer uma visita técnica aos estúdios da Instituição. Vocês formam um
grupo, pois há toda uma relação social que os unem em uma estrutura social. As
relações de estudo, a Instituição de Ensino, a amizade ou mesmo o coleguismo,
mas enfim vocês são diferentes de passageiros de um ônibus qualquer, que não
possuem nenhuma estrutura de relação social estabelecida.
Toda sociedade tem uma estrutura social e uma cultura complexa, que serve
para organizar a conduta humana dentro da coletividade, ou seja, existem
organizações que foram criadas para atingir a objetivos específicos, de modo que
“como a característica distinta dessas organizações é a de que elas foram
formalmente estabelecidas com o propósito explícito de conseguir certas
finalidades, usa-se o termo “organizações formais” para designá-las” (BLAU;
SCOTT, 1970, p.17), critério esse que a distingue da organização social em geral.
Contudo, o aspecto formal da organização foi destacado por Max Weber,
sociólogo alemão e pioneiro da Teoria Burocrática. Segundo Hall (2004), para
Weber, a natureza formal das organizações vem da divisão de trabalho e da
hierarquia de autoridade que define estritamente quem serão os indivíduos
designados para a função. Além disso, para Weber, a definição de organização
reside em realizar “um tipo específico e contínuo de atividades direcionadas à um
propósito [...] As organizações são criadas para fazer algo” (WEBER, 1947, p.151-
152 apud HALL, 2004, p.27).

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Por fim, nossa missão aqui, enquanto estudantes e futuros gestores, é
reconhecer o papel das organizações formais para o pensamento administrativo,
tendo em vista que ela ainda se faz presente em nosso dia a dia, e suas
características foram fundamentais para a ordem estrutural de nossas empresas, e
para o progresso das mesmas.

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Eficiência e Eficácia

Você já pensou que a eficiência não é uma necessidade atual, ela existe
desde a Antiguidade. No Egito faraônico, para as grandes construções das
pirâmides a necessidade de eficiência nas pedreiras já era um fator de atenção.
Por exemplo, a Pirâmide de Degraus de Djoser.
O faraó Djoser (2636 a 2611 a.C.) reinou no período em que o Egito não
enfrentava carência de mão de obra e poderia solicitar, caso quisesse, ajuda de
todo camponês sadio no reino, para a construção das pirâmides de Degraus de
Djoser. A única limitante na época, para a construção das pirâmides, seria o
fornecimento de blocos de pedras. Apesar disso, a construção se tornou uma
grande prova de uma administração eficiente, tendo em vista que o Faraó
conseguiu deter total controle sobre os recursos de sua edificação e, mesmo frente
as limitantes construiu o que ficou conhecido como o primeiro edifício monumental
em pedra do mundo.

Mas como definir eficiência?


Bio (1996), define eficiência como o modo correto de fazer as tarefas. Para
o autor, uma organização só é eficiente quando alcança a meta de volume de
produção com a menor quantidade de recursos gastos possíveis, ou seja, ao menor
custo por unidade produzida.
Megginson, Mosley e Pietri Júnior (1998), seguem o mesmo raciocínio, pois,
para os autores, a eficiência é um conceito matemático, é a relação entre o insumo
e o produto (input e output). Ainda para estes, um administrador eficiente faz
produtos, com melhores resultados de produtividade e desempenho em relação
aos insumos utilizados para sua produção.
Para Daft (1999, p.39), a eficiência é limitada na medida em que trata das
características internas da organização. “Eficiência organizacional é o volume de
recursos utilizados para produzir uma unidade de produto. Ela pode ser medida
como a razão entre as entradas e as saídas” (DAFT, 1999). Para o autor, apenas

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quando a organização é capaz de alcançar um determinado nível de sua produção
e uma menor utilização de recursos que a concorrente, esta pode ser considerada
mais eficiente.
Entretanto, nas organizações a eficiência é tão importante quanto à eficácia.
Contudo, Chiavenato (1994) lembra que toda organização deve ser desenvolvida a
partir dos conceitos de eficácia e eficiência. Ainda, o autor define eficiência como
relação entre custo e benefício, e eficácia como o melhor alcance de seus
resultados.
Daft (1999) declara que, por vezes, a eficácia pode ser conduzida pela
eficiência, mas que em algumas organizações os dois conceitos não têm relação,
podendo a empresa não alcançar suas metas (lucro) — por exemplo, por produzir
produtos de baixa demanda —, mas ser altamente eficiente — pois teve uma
produção com custos reduzidos — ou então, em sua ineficiência, alcançar bons
lucros.
O importante aqui é que o conceito de eficiência fique bem claro, eficiência
é o método, os meios para se atingir determinados fins, trata-se de todo o esforço
e dedicação que temos para que atinjamos um resultado desejado.

E o que significa eficácia?


Eficácia, para Frasson (2001), é a capacidade de atingir as metas e objetivos
já estabelecidos. Para Cohen e Franco (1998) é o grau de alcance dos objetivos no
projeto em determinado período, independente dos custos. Para Wagner III e
Hollenbeck (2006), eficácia organizacional é a meta do desempenho da
organização, é o alcance de seus objetivos ou alvos, como rentabilidade,
participação no mercado, crescimento, qualidade, estabilidade e eficiência.
Eficácia diferencia-se de efetividade no momento que o último é a
capacidade de promover os resultados desejados, através do método de execução,
independentemente das falhas de orientação e especificação dos objetivos, ou
seja, efetividade é a capacidade de produção de mudanças duradouras e

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significativas aos beneficiários. Em suma, se uma organização não atinge suas
metas, não cumpre seus propósitos e é ineficaz.
A organização eficaz é aquela preocupada com os fins e em alcançar seus
objetivos focada nos seus aspectos externos. Escolher a solução certa para uma
necessidade ou problema, como colocar o volume pretendido do produto correto
para a necessidade da população, é ser uma organização eficaz.
Para Chiavenato (1994), a organização não deve ser analisada apenas no
aspecto de eficácia como também de eficiência, pois eficácia é a normatização dos
resultados alcançados e eficiência os custos e benefícios relacionados. Chiavenato
(1994) ainda exemplifica os dois conceitos: eficácia é ganhar o jogo de futebol,
enquanto eficiência é jogar com arte.
Ilustrando os conceitos: um funcionário que atinge todas as metas
estipuladas pelo empregador é um empregado eficaz, pois atingiu seus objetivos;
um funcionário que atrasa para entregar suas metas, porém não comete erros
durante o processo e ainda economiza os insumos é eficiente, mas não eficaz.
Assim eficiência e eficácia andam juntas, mas não são necessariamente requisitos
uma para a outra. É possível ser eficiente sem ser eficaz e vice e versa.
Eficiência Eficácia
Ênfase nos meios Ênfase nos resultados
Fazer corretamente as coisas Fazer as coisas certas
Resolver problemas Atingir objetivos
Salvaguardar os recursos Otimizar a utilização dos recursos
Cumprir tarefas e obrigações Obter resultados
Treinar os subordinados Dar eficácia aos subordinados
Manter as máquinas Maquinas em bom funcionamento
Adaptado Chiavenato, 2004, p. 156.
Em suma, uma organização eficaz é aquela que faz as coisas certas, tendo
seus objetivos alcançados. Uma organização eficiente é a que realiza os objetivos
com a menor quantidade de recursos gastos possíveis, ou seja, eficiência é a
relação entre custo e benefício e eficácia é o melhor alcance dos resultados.

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Administrar: Etimologia e Significado

Você já pensou qual é a origem e o significado da palavra administração?


A administração como conhecemos e estudamos atualmente é o resultado
da história e da integração de vários indivíduos que pensaram a organização da
sociedade e das atividades humanas, entre eles engenheiros, sociólogos,
economistas e até mesmos empresários. A soma de cada conhecimento produzido
em épocas diferentes permite ao administrador da sociedade atual explorar melhor
suas técnicas e habilidades, entendendo como e porque cada princípio
administrativo surgiu.
Assim, para começar a nossa caminhada pela história, devemos começar
com uma pergunta simples: você sabe o que é Administração? Ela é uma palavra
muito utilizada por todos nós, por exemplo, no noticiário, vemos quase todo o
momento ela e seus derivados (administrativo, administrar etc.) sendo
mencionados. Mas nem sempre conhecemos realmente o significado das palavras
que usamos. Tente definir em uma frase o que é administração, e veja como é
difícil. Assim, para começarmos a entender o que significa administração, devemos
primeiramente saber o significado original da palavra.

Etimologia: Origem da Palavra


Etimologia é o estudo da origem da palavra, algo que é feito pelos linguistas
para conhecer melhor como os termos evoluem a partir da primeira vez que eles
foram ditos. É importante conhecer a origem para entender o que ficou deste
significado inicial, mas também, o que mudou com o passar do tempo e o porquê.
É muito comum que as palavras evoluam com a sociedade. À medida que as coisas
vão se tornando mais complexas, as palavras que as retratam precisam incorporar
novos significados e sentidos. Foi exatamente isso que aconteceu com a palavra
administração.
A palavra administração tem origem no latim, do termo administer um
conjugado de dois termos: Ad que significa direção para, tendência, junto de;

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Minister que é um termo comparativo de inferioridade, onde o sufixo ter representa
subordinação e obediência. Assim sendo, administer, na Roma Antiga, era aquele
que realizava uma função de direção abaixo do comando de outrem.

Administer
(Administrador)

Ad Minister
(direção para) (Subordinação)

Ainda, a palavra administração era expressa no latim como administratione,


que segundo Dicionário Michaelis1 significa, entre outras coisas: ato de administrar;
governo; direção de estabelecimento; casa onde se trata de assuntos de
administração pública ou particular.
É importante entender que, na origem, a administração significava a
capacidade de comandar em nome de alguém. Vamos pensar no significado atual
do termo Ministro, que é uma palavra muito próxima do termo etimológico
conjugado minister. O ministro, no governo, administra em nome do presidente ou
do chefe de estado. Mesmo na religião, o ministro administra em nome de um
interesse maior (a Igreja, o ministério divino). Isso significa dizer que a função da
administração é alcançar os objetivos estabelecidos por interesses de outro, seja
ele um rei ou, principalmente, uma coletividade.

1http://michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/index.php?lingua=portugues-
portugues&palavra=administra%E7%E3o

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Significado da Palavra Administração
E o que significa a palavra administração?
Intuitivamente ou empiricamente as práticas relacionadas a administração
sempre estiveram presentes na história da humanidade. Vamos refletir? Pense no
modelo mais primitivo de sociedade, aqueles denominados pelos cientistas sociais
como sociedades tribais. Neste tipo de agrupamento humano, predominam as
atividades voltadas para a autoprodução que visa a subsistência, ou seja, neste
modelo de sociedade tudo que era consumido vinha da própria produção (por meio
da caça, pesca, criação etc.).
Na sociedade tribal, destacava-se o papel do chefe militar, que geralmente
era o guerreiro com mais habilidades. Conforme apontam Vizeu e Gonçalves
(2010), além do comando militar, a este líder cabia exercer as funções de organizar
sua tribo, planejar as ações de caça, pesca, criação, entre outras, e ainda dirigir e
controlar os membros da tribo em suas atividades cotidianas. Assim sendo, ainda
que de modo intuitivo, sob responsabilidade destes líderes residiam como funções
básicas para a sobrevivência de suas tribos o planejamento, a organização, a
direção e o controle das mesmas.
A medida em que as sociedades tribais tornaram-se maiores, sua
necessidade por mais administração também cresceu. E com tal complexidade, o
corpo militar destas civilizações careceram de ordem e estrutura mais elaboradas.
E é justamente na constituição das estratégias da Antiguidade, nos grandes
exércitos, que os conceitos de gestão passaram a ser, cada vez mais, necessários.
Imagine a dificuldade em organizar um exército com milhares de soldados,
alimentando-os e deslocando-os por centenas e milhares de quilômetros. É
possível empreender tal feito sem adequadas maneiras de planejamento,
organização, comando, coordenação e controle? A ordem e a estrutura requeridas
fizeram surgir a necessidade de um comando sólido, e o general passou então a
ser “peça chave” para a eficaz organização do corpo militar. Neste sentido, como
sugerem Vizeu e Gonçalves (2010), o general nada mais era do que o
administrador do exército.

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Sejam em sociedades tribais ou nas civilizações da Antiguidade, onde
destacam-se as atividades militares, seja nas sociedades atuais e mesmo em
atividades comuns de nosso dia a dia, o planejamento, a organização, a direção
e o controle se fazem presentes. Na Administração, tais conceitos foram
apresentados pela primeira vez de forma sistemática por Henri Fayol, um teórico
francês considerado como o pioneiro da Teoria Clássica da Administração. Para
ele, a Administração era um processo dinâmico que compreenderia cinco funções
interligadas: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Mais tarde, as
funções comandar e coordenar foram consideradas partes de um mesmo processo,
denominado como direção. Para os administradores alcançarem os objetivos
definidos pela organização, é preciso executar cada uma destas funções, que são
inter-relacionadas.

Comando
Planejamento Organização Controle
Coordenação

Direção

A transposição do POCCC para o PODC.


Considerando a importância dos quatro processos do PODC, a
Administração pode ser definida como o conjunto das atividades integradas que
realiza estes quatro processos. Para Chiavenato (2004), na busca de alcançar os
objetivos globais de maneira eficiente e eficaz, a Administração é todo o
processo de planejamento, organização, direção e controle das ações
organizacionais.

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Os autores das teorias administrativas, e em especial Fayol, empregaram o
termo ‘função’ para definir os fundamentos essenciais do trabalho administrativo.
Assim, estes são as atividades associadas aos processos de planejamento,
organização, direção e controle. Dito de outra forma, as funções administrativas
são adotadas para relacionar “a atuação do administrador ao seu contexto de
trabalho, ou seja, mostra o resultado do seu trabalho administrativo para a sua
unidade organizacional”.

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Funções do Administrador/Gestor

No item anterior nós estudamos o significado da palavra administração.


Como observamos, a administração tem como função administrativas realizar o
PODC (planejar, organizar, dirigir e controlar), que é um processo administrativo.
Entretanto, nosso objetivo é estudar e entender as funções do gestor, e suas
especificidades dentro dos conceitos PODC, que serão examinados isoladamente.

O conceito de Planejamento
Lewis Carroll, autor do célebre romance infantil de Alice no País das
Maravilhas, já dizia que “para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho
serve”. Pois bem, para que os objetivos organizacionais sejam atingidos, em
primeiro lugar é importante que se faça um bom planejamento.
O planejamento corresponde a uma função administrativa que vem antes
das outras (organização, direção e controle). Na realidade é difícil separar e
sequenciar as funções administrativas, mas pode-se considerar que, de maneira
geral, o planejamento aparece na ponta do processo.
Planejar faz parte de qualquer processo, e seu objetivo é estabelecer um
caminho que será seguido durante a execução de um projeto. Tomemos como
exemplo um planejamento familiar que visa ter filhos. O primeiro ponto é quantificar
o objetivo, definir com clareza, quantos filhos, quando e como, em seguida há de
se considerar as etapas: gravidez, acompanhamento da gestação, nascimento, o
cuidar e educar esse filho(a), ainda, há que se considerar a situação econômica e
a capacidade do casal para instalar adequadamente o seu filho(a).
Assim o planejamento é a ideia de futuro, envolve a capacidade de estimar
tendências e acontecimentos prováveis, prescrevendo situações futuras desejadas,
e o que deve ser feito para concretizá-las, de modo a antecipar os efeitos e
consequências para a organização.
Então, ao pensarmos em uma organização, podemos dizer que esta precisa
de um planejamento que direcione e impulsione o desenvolvimento, a

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competitividade, e garanta a prosperidade da organização de forma sustentável e
contínua.
É a definição dos objetivos e metas, e as ações pretendidas para sua
realização, antecipando tendências e acontecimentos prováveis, de forma que se
estime consequências e efeitos para a organização e seja possível um controle do
futuro. Segundo Fayol, a função da administração nesse momento é a de prever, a
de traçar um programa de suas ações ao visualizar o futuro (CHIAVENATO, 2014).
Para o sucesso do planejamento empresarial, o gestor precisa saber aonde
a empresa quer chegar, e traçar os objetivos a serem alcançados, pois cabe a ele
escolher o caminho a ser seguido pelos colaboradores e partes envolvidas.
A ausência de planejamento pode levar a grandes inconvenientes. Vejam,
por exemplo, o caso mais amargo em nossa memória, a Copa do Mundo que
ocorreu no Brasil em 2014, quando estádios, aeroportos, estradas, hotéis, ainda
estavam em fase de construção nas vésperas da Copa, quase inviabilizando a
realização da mesma.
Outro exemplo recente é a falta de água em São Paulo, que se tornou aguda
no fim de 2014. Como explicar que um país como o Brasil, o segundo maior detentor
de água doce do mundo, passe por um período de racionamento de água, em um
dos maiores sistemas de captação e tratamento de água, que é o sistema
Cantareira, da cidade de São Paulo? A ausência de planejamento, somados a falta
de uma política de novos investimentos para aumentar a captação e, ainda, uma
diminuição das chuvas levaram ao racionamento de água.
Desse modo, é preciso que se saiba que com o planejamento adequado, a
organização maximizará os resultados e minimizará as deficiências. Através desses
aspectos, o planejamento procura proporcionar a empresa uma situação de
eficiência e eficácia.

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O conceito de Organização
Diferentemente do conceito de planejamento, o conceito de Organização
pode confundir sobre qual é sua especificidade. Primeiro, porque é muito comum
as pessoas confundirem organização e planejamento. É claro que existe muita
proximidade entre ambos os conceitos, afinal, fazem parte de um mesmo sistema;
entretanto, organização se difere do planejamento em certos pontos fundamentais.
É pela organização que a estrutura da empresa é definida, onde distribui-se
as tarefas e recursos e define-se a autoridade dos membros de forma a alcançar
os objetivos, e são as estruturas que permitem que os resultados e metas
organizacionais sejam atingidos com eficiência.
Por estrutura organizacional podemos entender “a distribuição, em várias
linhas, de pessoas entre posições sociais que influenciam os relacionamentos entre
os papéis dessas pessoas” (BLAU, 1974, p.12 apud HALL, 2004, p.47). Para
Chiavenato (2014), a estrutura organizacional estabelece uma cadeia de comando,
que são as posições da organização interligadas por uma linha de autoridade e que
define a subordinação. É dentro desta função que se estabelece o organograma de
uma empresa, uma representação gráfica que e é utilizada para representar a sua
estrutura e deixar claro seus níveis hierárquicos.
Outra confusão que se faz a respeito da organização é o fato desta palavra
representar tanto o processo administrativo (a ação) quanto a coisa que se
administra — o objeto, conforme já estudamos no tema 1 desta aula.
A ausência de organização gera impactos para a estrutura das empresas.
Um exemplo clássico brasileiro é sentido na gestão do serviço público, onde
percebe-se ausência de políticas de gestão de pessoas, colaboradores
desmotivados, o sucateamento de maquinários e equipamentos, a precariedade
dos prédios públicos, ausência absoluta de mecanismos de controle de estoques e
do desempenho de veículos, dentre outros.

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O conceito de Direção
Dentro do processo administrativo, o próximo conceito é a Direção. Já foi
feito um planejamento de onde se pretende chegar e se estabeleceu a organização,
agora é preciso que as ações estipuladas aconteçam da forma esperada. Para
tanto, é preciso mobilizar os esforços das pessoas, e esta é a essência da
direção.
Assim, dos três conceitos de PODC até agora apresentados, o mais prático,
baseado na ação, é a Direção. A direção é a função relacionada com a tomada de
decisões e a responsável por fazer com que as ações realizadas fiquem alinhadas
com o planejamento. Por esse motivo a comunicação e as outras habilidades
interpessoais que melhoram as relações entre o subordinado e o líder são tão
importantes.
Ou seja, a direção é quem dará o norte de ação para a organização.
Podemos dizer que direção é sinônimo de execução, pois é esta que converterá o
planejamento e a organização em resultados. Alguns autores também costumam
dizer que a essência da direção é a Liderança. Na verdade, a grande habilidade de
bons líderes é justamente a capacidade de motivar as pessoas em relação aos
objetivos esperados. Sejam em uma organização formal ou mesmo em uma
situação comum do dia a dia, os verdadeiros líderes dão o rumo para seus
liderados.
A direção possui alguns princípios definidos, sendo eles: Unidade de
comando, onde cada subordinado tem seu superior; Delegação, que são tarefas e
responsabilidades designadas; Amplitude de Controle, que limita a quantidade de
membros supervisionados por cada líder; e, Coordenação ou Relações Humanas,
trata dos esforços individuais para alcance de um objetivo (CHIAVENATO, 2014).
Um exemplo de ausência de direção é percebido, principalmente, por
empresas familiares, quando da ausência do papel de direção da empresa (seja
por afastamento, falecimento etc.). Observa-se que sem a figura orientadora do
dirigente, os demais membros se perdem na condução da empresa, podendo levar
à falência da mesma.

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Ainda, reflita, qual é a sensação que você sente quando seu chefe não está
presente na empresa? Liberdade, leveza? Acredito que a liberdade passou por sua
imaginação, tendo em vista que quando não temos alguém para nos observar e
orientar os nossos passos, tendemos a nos sentir mais livres e soltos, o que pode
nos levar, muitas vezes, a se perder em nossas atividades rotineiras, pois se não
há cobrança, não há resultados imediatos, concordam?

O conceito de Controle
Após todas as demais funções da administração serem realizadas, é
necessária uma verificação das ações para visualizar se os rumos da organização
estão de acordo com o planejamento.
Trata-se de uma checagem das ações tomadas para comparar com os
objetivos e conferir se as metas estipuladas serão atingidas, de forma que estas
ações possam ser corrigidas ou melhoradas.
Ou seja, após a execução (direção) é preciso analisar os resultados obtidos,
de modo a observar se o planejamento, organização e direção foram devidamente
executados, e caso necessário readequar o rumo da organização, iniciando
novamente o PODC.
O controle é um esforço para comparar o padrão, os planos e metas com o
desempenho e determinar se o mesmo está de acordo, e caso não esteja, tomar a
ação corretiva necessária na garantia dos recursos serem utilizados com eficácia e
eficiência.
Vamos para um exemplo cotidiano de controle, nas organizações: a
verificação diária da quantidade de itens produzidos, por funcionário, em uma linha
produtiva. Toda semana o supervisor precisa verificar os níveis de produção, e com
estes dados decidir por manter o ritmo de trabalho, se as metas foram cumpridas,
ou realizar ações corretivas, no caso de a produção estar aquém do necessário.
A ausência de controle, então, neste exemplo, levaria a perdas financeiras
altíssimas, pois se poderia estar produzindo, por exemplo, além da quantidade
necessária para vender, gerando acúmulo de estoques na empresa, forçando

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futuras queimas de estoque, que poderiam levar à prejuízos financeiros ainda
maiores.
Assim, ao finalizar a apresentação dos conceitos Planejar, Organizar,
Dirigir e Controlar é importante ressaltar que os temas aqui apresentados são
referentes as funções do gestor. E você, como gestor, pratica essas funções junto
à sua equipe? Agora que você já sabe a diferença e a importância destes conceitos,
é só colocar em praticar na sua avida. Pense nisto!

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As Habilidades do Administrador/Gestor

Chegamos ao último tema da nossa aula, e observamos que a vida acontece


através das organizações, sejam elas lucrativas ou não. Nascemos, vivemos e
convivemos em organizações. É importante destacar que as empresas, e as
organizações, precisam de gestores. E o desempenho de gestor depende não
somente da sua formação técnica (do curso tecnólogo que você está fazendo), mas
também depende de algumas habilidades.
Segundo Maximiano (2008, p. 148), “as habilidades são competências
que determinam o grau de sucesso do gerente no cargo e na organização”.
Vários estudiosos abordaram o tema da habilidade gerencial, dentre eles
destacam-se Katz e Mintzberg que estudaremos na sequência.
Para o renomado pesquisador Robert L. Katz, que se aprofundou nas teorias
de Fayol, as habilidades gerenciais podem ser divididas em três categorias,
conforme nos mostra Maximiano (2008). São elas:
A habilidade técnica é referente ao conhecimento específico que o gestor
deve ter em relação à função que desempenha; conhecimentos, métodos e
equipamentos necessários para a realização da tarefa, que estão dentro da
especialidade técnica. Por exemplo, um diretor comercial necessita conhecer bem
o produto, o preço de venda, canais de distribuição, clientes e mercados e técnicas
de venda.
A habilidade humana envolve o lado humano, significa compreender as
pessoas, suas necessidades, interesses e atitudes. É a capacidade de entender,
liderar e trabalhar com pessoas. Por exemplo, o mesmo diretor comercial que
deveria ter habilidades técnicas, neste quesito ele deve se preocupar em conhecer
sua equipe, ouvir suas necessidades e tentar encontrar a melhor maneira de
motivá-los; está habilidade se relaciona a parte humana.
A habilidade conceitual envolve a capacidade de relacionar, compreender
e lidar com a complexidade de dados da organização, e de usar o intelecto para
formular estratégias; criatividade, planejamento, raciocínio abstrato e entendimento

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do contexto. Por exemplo, o diretor comercial deverá saber utilizar as informações
da empresa para planejar o aumento das suas vendas.
Katz analisa que essas três habilidades são fundamentais. Entretanto,
segundo ele, quanto mais próximo da gestão de primeira linha o gestor estiver, mais
ele precisará de habilidades técnicas. Ao mesmo tempo, a habilidade humana é
mais demandada pelos gestores de nível intermediário. E as habilidades
conceituais são demandas pelo gestor superior. Em suma, quanto mais elevado o
gestor estiver na hierarquia, mais distante das habilidades técnicas, e vice-versa,
conforme a figura a seguir.

Habilidades
Administração Conceituais
Superior

Gerencia Habilidades
Intermediária Humanas

Supervisão de Habilidades
Primeira linha Técnicas

Três tipos de habilidades gerenciais e sua relação com a posição na hierarquia, segundo
Katz. Fonte: Maximiano, 2008, p. 149

É importante também estudarmos a abordagem das habilidades gerenciais


pesquisadas de H. Mintzberg. Segundo ele, a formação do gerente reside no
desenvolvimento das habilidades, que precisa ir além da transmissão de
conhecimentos e de oferecer oportunidades para os outros crescerem. Mintzberg
associa as habilidades do gestor com papeis gerenciais que ele mesmo criou.
(MAXIMIANO, 2008). As habilidades propostas por Mintzberg são oito:

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1. Habilidades de relacionamento com colegas: nessa categoria está toda a
capacidade de estabelecer e manter relações formais e informais com os
colegas, especialmente do mesmo nível hierárquico, para atender a seus
próprios objetivos ou servir a interesses recíprocos.
2. Habilidades de liderança: essas habilidades são necessárias para a
realização das tarefas que envolvem a equipe de subordinados do gerente:
orientação, treinamento, motivação, uso da autoridade. De acordo com
Mintzberg, as habilidades dessa categoria estão associadas intimamente
com a personalidade do gerente.
3. Habilidade de resolução de conflitos: incluem-se nessa categoria a
habilidade interpessoal de arbitrar conflitos entre pessoas e a habilidade de
tomar decisões para resolver distúrbios. A utilização dessas habilidades
produz tensão. Portanto, essa habilidade exige outra: a tolerância a tensões.
4. Habilidades de processamento de informações: para Mintzberg, os
estudantes e praticantes da administração devem aprender a construir redes
informais e desenvolver habilidades de comunicações, como expressar
eficazmente suas ideias e falar oficialmente como representante de uma
organização empresarial.
5. Habilidades de tomar decisões em condições de ambiguidade: em sua
maior parte, as situações que gerente enfrenta não são estruturadas. São
situações imprevistas, que precisam ser diagnosticadas e que exigem do
gerente a capacidade de decidir, em primeiro lugar, se é preciso decidir.
Além disso, o gerente não lida com uma decisão de cada vez.
Frequentemente, o gerente enfrenta inúmeros problemas e precisa tomar
muitas decisões em curtos períodos. Ambiguidade é o que acontece quando
o gerente tem poucas informações para lidar com essas situações. Para
Mintzberg, a ambiguidade é inerente a muitas decisões gerenciais.
6. Habilidade de alocações de recursos: os gerentes lidam com recursos
limitados que devem ser usados para atender a necessidades que
concorrem entre si. Eles devem decidir a quais atividades alocar seu tempo,

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ou a quais projetos alocar funcionários. Assim, a habilidade de alocação de
recursos fornece ao gerente os critérios para a definição de prioridades a fim
de que as escolhas sejam as melhores.
7. Habilidades empresariais: segundo Mintzberg, essas habilidades envolvem
a busca de problemas e oportunidades e a implementação controlada de
mudanças organizacionais. Embora as escolas de administração dediquem
pouca atenção a esse assunto, é possível criar o clima para encorajar o
espírito empresarial.
8. Habilidades de introspecção: habilidades de introspecção, para Mintzberg,
relacionam-se com a capacidade de reflexão e autoanálise. O gerente deve
ser capaz de entender seu cargo e seu impacto sobre a organização. Para
Mintzberg, a capacidade de aprender com a própria experiência está acima
de qualquer outra técnica de aprendizagem.
Como pudemos estudar são várias as habilidades necessárias para
desempenhar uma boa gestão.
Se permita alguns minutos, e reflita sobre quais são as suas principais
habilidades, ou quais delas são seus pontos fortes E por outro lado, quais você se
adapta menos, ou quais seriam seus pontos fracos.

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Trocando ideias

Leia o texto Administrador: habilidades e características, disponível em:


http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/administrador-habilidades-e-
caracteristicas/13089/

Assista a entrevista de Peter Drucker, sobre eficiência:


http://www.administradores.com.br/tv/adm-talks/quem-foi-peter-drucker/5/

Depois acesse o fórum, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem, e


comente a respeito do que mais despertou a sua atenção!

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Na Prática

Essa é com você!


a) Busque um projeto, uma atividade ou algo que necessite de
Planejamento, Organização, Direção e Controle.
b) Aponte cada processo (PODC).

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Síntese

O que achou dos conceitos apreendidos nesta rota? Aposto que ficou
surpreso em saber como tais teorias são aplicadas ao seu dia a dia, tanto na vida
pessoal quanto profissional, certo?
Como visto, intuitivamente ou empiricamente as práticas relacionadas a
administração sempre estiveram presentes na história da humanidade. E na prática
administrativa é importante que saiba que o planejamento significa a previsão das
ações futuras, a organização é a estruturação da rotina organizacional, a direção é
sinônimo de mobilização de pessoas (seja as liderando, motivando ou
coordenando) e o controle é o contínuo acompanhamento do processo com vistas
a mantê-lo sempre no rumo organizacional.
Você aprendeu que também chamamos de organização a empresa, a
repartição pública, a igreja, a fábrica, a loja, a padaria, ou seja, o sistema social e
produtivo que se pretende organizar. E que, desta forma, existem organizações que
foram criadas para atingir a objetivos específicos, e que para atingir tais objetivos
elas foram formalmente organizadas, através de padrões de inter-relações entre
órgãos e cargos, definidos por meio de diretrizes, normas e regulamentos.
E por fim você aprendeu as funções e as habilidades do gestor, e como elas
são importantes para seu desenvolvimento profissional bem como para o
desenvolvimento da empresa.
Espero que tenha gostado de nossas aulas até aqui. Parabéns pela
dedicação e agora é hora de avançarmos nos conceitos.
Até breve!

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Referências

BLAU, P.; SCOTT, W. R. Organizações Formais: uma abordagem comparativa.


São Paulo: Atlas, 1970.

CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. Rio de


Janeiro: Elsevier, 2003.

DAFT, R. L. Organizações Teorias e Projetos. São Paulo: Cengage Learning,


2008.

HALL, R. H. Organizações — Estruturas, Processos e Resultados. 8. ed. São


Paulo: Pearson Prentice Hall, 2004.

MARINHO, A; FAÇANHA, L. O. de F. Programas sociais — efetividade,


eficiência e eficácia como dimensões operacionais da avaliação. Rio de
Janeiro: Ipea, 2001.

MAXIMIANO, A. C. A. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à


revolução digital. São Paulo: Atlas, 2008.

MEGGINSON, L. C.; Mosley, D. C; Pietri Júnior, P. H. Administração: conceitos


e aplicações. 4. ed. São Paulo: Harbra,1998, p.11-12.

PRESTES MOTTA, F. C.; BRESSER PEREIRA, L. C. Introdução à Organização


Burocrática. 2. ed. São Paulo: Editora Brasiliense, 1980.

VIZEU, F.; GONÇALVES, S. A. Pensamento Estratégico: origens, princípios e


perspectivas. São Paulo: Atlas, 2010.

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