TUJUH LANGKAH PRAKTIS DALAMA POKJA UKM

1. 1. 7 LANGKAH KEGIATAN UKM Nanang Ruhyana (Pendamping POKJA UKM)

2. 2. 1. Mengiventarisir semua kegiatan yang masuk dalam pokja UKM • Dalam perannya pokja
UKM terbagi dalam 2 bagian (Permenkes 75 tahun 2014). • Ada yang esensial dan
pengembangan. • Sebaiknya inventarisir dahulu kegiatan yang esensial barulah yang
pengembangan. • UKM esensial : adalah Promkes, Kesling, KAI dan KB, Gizi, Pencegahan
dan pengendalian penyakit • UKM pengembangan : upaya yang sifatnya inovatif dan /
bersifat ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan sesuai prioritas masalah pelayanan dan
potensi sumber daya di wilayah kerjanya.
3. 3. 2. Membagi habis tugas yang ada sesuai dengan kapasitas dan kemampuan
(kompetensi) pengelola program • Tidak ada satu orang pelaksana pun dalam pokja UKM
yang tidak kebagaian tugas dalam menyelesaikan kegiatan UKM. • Semua staf mendapat
tugas yang sesuai dengan program dan kapasitas tanggung jawabnya. Ini memang sedikit
sulit menimbang di beberapa puskesmas masih kekurangan SDM. Tetapi setidaknya bisa
mensiasati dengan frekuensi waktu dan jadwal kegiatan yang berimbang
4. 4. 3. Membuat jadwal kegiatan sesuai dengan agenda dalam rencana kegiatan induk
puskemas (RPK) • Jadwal kegiatan menjadi penting mengingat kelompok sasaran kita
adalah masyarakat dengan beragam aktifitas. • Penjadwalan disesuaikan dengan sasaran
yang ada. Misal, untuk sasaran ibu-ibu bisa dilakukan pada sore hari seperti kelas ibu hamil.
• Untuk sasaran penyuluhan bisa dilaksanakan pada malam hari • Pola penjadwalan ini juga
tentunya di buat serinci mungkin sampai pada tempat dan siapa PJ nya.
5. 5. 4. Informasikan ke masyarakat (bukti sosialisasi) • Setelah jadwal dibuat lalu sampaikan
jadwal tersebut kepada sasaran yang akan dituju berikut dengan kontak person PJ UKM
nya. Karena bila terjadi perubahan jadwal akan dengan mudah mengkonfirmasi nya. •
Teknik informasi jadwal ini bisa melalui surat kemudian sarankan di tempel pada papan
pengumuman desa atau kantor desa setempat. • Gunakan sistem informasi radio untuk
disiarkan secara berkala. Atau melalui media lain seperti MEDSOS (FB Group, WA Group,
SMS, dll)
6. 6. 5. Laksanakan kegiatan sesuai arahan program • Dalam pelaksanaan kegiatan apapun
tentunya ada kerangka acuan dan SOP nya. • Maka kerjakan sesuai dengan petunjuknya. •
Bila dilapangan terjadi hal-hal diluar panduan sebaiknya di kondisikan semaksimal mungkin
sesuai jalur. •Catat semua kendala dalam pelaksanaan guna dibahas dalam evaluasi
kegiatan.
7. 7. 6. Rekap semua bukti pelaksanaan pokja UKM (dokumentasikan). • Setelah kegiatan
berjalan. Dokumentasikan semuanya secara menyeluruh. Seperti bila ada pertemuan
hendaknya dilengkapi dengan surat undangan (siapkan pula bukti tanda terima undangan),
daftar hadir, notulen rapat, jadwal agenda tentatif dan foto-foto kegiatan. Ini saya sebut
UANG (Undangan, Absensi, Notulen, Gambar/Foto). Ini sebagai bukti otentik guna
memenuhi elemen penilaian yang ada.
8. 8. 7. Evaluasi pelaksanaannya • Tahap akhir pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi.
Sebetulnya evaluasi masih masuk dalam rangkaian kegiatan yang tidak dapat di pisahkan
dari kegiatan pokoknya. •Bahas semua kendala yang timbul dan langsung temukan solusi
efektifnya guna perbaikan pelaksanaan kegiatan yang akan datang.
9. 9. SIKLUS PDCA P DC A Identifikasi masalah Analisis Rencana Tindak Lanjut Tindak Lanjut
Evaluasi Tindak lanjut ESSENSIAL PROMKES KESLING GIZI KIA PTM SURVELANS
P2PM
10. 10. Yang di analisis • Analisis kinerja (lihat PKP) • Analisis data (lihat program UKM) • SMD •
Perumusan masalah • Identifikasi masalah (rumuskan dg 5W1H) • Prioritas masalah
(gunakan metode USG) • Mencari akar penyebab masalah (gunakan fish bone atau pohon
masalah) • Menetapkan cara pemecahan masalah
11. 11. HIRARHI DOKUMEN KEBIJAKAN PEDOMAN/PANDUAN SOP/SPO RENCANA/KAK 1.
PROGRAM 2. KEGIATAN IMPLEMENTASI REKAM/CATAT IMPLEMENTASI ANALISIS-
TIRU-MODIFIKASI TINDAKLANJUT PDCA P1 P2 P3PMK 44/2016
12. 12. TETAPKAN dengan SK ttg SK, SOP, FORMAT- FORMAT • Bentuk SURAT DINAS
(misal : surat undangan) • SK sesuai TATA NASKAH • SOP • Surat Tugas sesuai TATA
NASKAH (mungkin disertai SPPD jika ke Dinas) • Surat Pengatar sesuai TATA NASKAH •
Format ANALISIS MASALAH • Format MONITORING • Format EVALUASI • Format RTL
dan TL • Bagan FISHBORN • Format USG