(contoh)

PROSEDUR TETAP AUDIT INTERNAL

NAMA PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Halaman 1 dari 2

PERUSAHAAN AUDIT INTERNAL
...................... Nomor : ………………
BAGIAN SEKSI Tanggal berlaku
………………………
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti Nomor
………………………… …………………….. ………………… …………………………

Paraf Paraf Paraf Paraf

.................. ....................... ..................... .....................

Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal

……………………….. ………………………… …………………….. …………………………

I. Tujuan
Audit internal bertujuan untuk mengevaluasi seluruh sistem operasi perusahaan dalam
semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu produk. Audit internal bukan hanya untuk
mencari kesalahan atau kelemahan yang ada tapi lebih utama untuk mencari cara
pencegahan dan mengatasi masalah secara efektif.
Prosedur tetap ini bertujuan agar sistem audit internal dapat:
- mengevaluasi fasilitas produksi dan operasinya apakah sesuai dengan pedoman CPKB
dan menemukan kekurangan yang harus diperbaiki; dan
- melaksanakan inspeksi secara teratur dan sistematik untuk mengevaluasi apakah
semua aspek dalam operasi produksi dan pengawasan mutu memenuhi pedoman
CPKB.

II. Cakupan
Audit internal hendaklah mencakup aspek berikut: personalia, bangunan dan peralatan,
dokumentasi, produksi, pengawasan mutu, keluhan dan penarikan kembali produk, dan
distribusi

III. Tanggung Jawab

Tim audit internal yang dipimpin oleh Kepala Tim bertanggung jawab untuk
melaksanakan audit internal.

IV. Prosedur
4.1 Siapkan jadwal dan daerah yang akan diinspeksi.
4.2 Tentukan tim yang akan melaksankan audit internal
4.3 Siapkan daftar periksa

NAMA PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Halaman 1 dari 2

1
PERUSAHAAN AUDIT INTERNAL Nomor : ………………
...................... BAGIAN SEKSI Tanggal berlaku
………………………
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti Nomor
………………………… …………………….. ………………… …………………………

Paraf Paraf Paraf Paraf

.................. ....................... ..................... .....................

Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal

……………………….. ………………………… …………………….. …………………………

4.4 Catat semua temuan

4.5 Buat laporan temuan dan rekomendasi rencana perbaikan dan tindak lanjut
4.6 Bagikan laporan kepada Kepala BAGIAN atau Bagian yang bersangkutan
4.7 Siapkan daftar dan rencana perbaikan

V. Distribusi
5.1 Direktur Pabrik
5.2 Manajer Pengawasan Mutu
5.3 Manajer Produksi
5.4 Kepala Bagian Teknik

(contoh)

2
 DAFTAR PERIKSA AUDIT INTERNAL

A. PERSONIL
1. Apakah ada jadwal training?
2. Training apa saja yang ada?
3. Bagaimana melakukan evaluasi training dan efektivitas hasilnya?
4. Bagaimana cara seleksi personil?
5. Tes apa saja yang dilakukan pada waktu penerimaan?
6. Apakah ada tes kesehatan dan pemeriksaan apa saja yang dilakukan?
7. Bagaimana melakukan evaluasi atas kesehatan karyawan?
1 2 3 4 5
............................................
............................................
............................................
............................................
............................................
............................................

B. BANGUNAN
1. Acuan apa yang dipakai untuk menentukan/merancang layout
bangunan pabrik kosmetik? ............................................
2. Faktor apa saja yang harus diperhatikan? ......................................
3. Apakah ada tempat yang memadai untuk menyimpan bahan baku dan ......
kemasan?
4. Apakah tempat pengolahan memadai dan layoutnya seuai dengan
persyaratan kebersihan/higienis/keamanan/kesehatan kerja?
5. Apakah daerah-daerah tesebut sungguh digunakan untuk tujuan yang
dimaksud?
6. Apakah bangunan dilengkapi dengan penerangan, ventilasi dan
pemanasan/pendinginan yang cukup?
7. Apakah dibangun sedemikian rupa sehingga dinding, langit-langit dan
lantai tidak melepaskan partikel ke ruangan?
8. Apakah mudah dibersihkan dan jika perlu didesinfeksi?
9. Apakah suhu dan kelembaban sesuai dengan tujuan pengolahan?
10. Apakah penentuan bilangan kuman tersebut dilakukan secara teratur?
11. Apakah catatan tentang penentuan bilangan kuman tersebut disimpan?
12. Apakah ada jadwal perbaikan/perawatan bangunan?
13. Bagaimana menangani permintaan perbaikan yang mendadak?

............................................

*) Keterangan :
1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

C. PERALATAN 1 2 3 4 5

3
 1. Apakah peralatan sesuai dengan tujuan?
2. Apakah peralatan mudah dibersihkan secara seksama?
3. Apakah ada langkah-langkah pencegahan terhadap pencemaran
kosmetik atau wadah selama pengolahan?
4. Apakah peralatan diperiksa dengan metode yang disetujui secara
teratur?
5. Apakah catatan pemeriksaan disimpan?
6. Apakah diperiksa secara mikrobiologi pada selang waktu yang sesuai?

D. SANITASI
(untuk daerah pengolahan dan pengisian)
1. Kebersihan sesuai persyaratan (tidak berdebu, kering, tidak ada sarang
laba-laba, serangga dan lain-lain?)
2. Bebas dari timbunan sampah?
3. Bebas dari kontaminasi binatang?
4. Apakah ada program sanitasi tertulis?
5. Daerah-daerah mana saja yang harus dibersihkan? ............................................
6. Ada berapa jenis dan selang waktu pembersihan? ............................................
7. Apakah ada aturan makan, minum, merokok, mengunyah dan
membawa tanaman ke daerah pengolahan?
8. Apakah kamar kecil dan fasilitas pencuci tangan mempunyai ventilasi
yang baik?
9. Apakah kamar ganti pakian mempunyai ventilasi yang baik?
10. Apakah ruang istirahat mempunyai ventilasi yang baik?

E. BAHAN BAKU
1. Apakah catatan-catatan tentang bahan baku disimpan?
Apakah catatan-catatan tersebut menguraikan tentang:
2. Sumber bahan baku?
3. Tanggal penerimaan?
4. Tanggal diluluskan?
5. Nama dan nomor bets kosmetik yang dibuat dengan bahan baku
tersebut?
Apakah wadah-wadah:
6. Ditandai dengan benar?
7. Tidak rusak?

*) Keterangan :
1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

4
 8. Disimpan baik?
9. Apakah contoh setiap bahan baku diperiksa oleh Bagian Pengawasan
Mutu?
Berapa lama?
............................................
10. Apakah ada prosedur tetap pemeriksaan bahan baku?
11. Apakah ada penandaan yang sesuai?
12. Apakah bahan baku yang ditolak ditandai secara mencolok dan
diperlakukan sesuai dengan mutunya?

F. PELAKSANAAN KEGIATAN PENGOLAHAN

1. Apakah pelaksanan kegiatan pengolahan dn pengawasan diawasi
penanggung jawab teknis yang kompeten?
A. Kebersihan
2. Apakah sebelum penggantian kosmetik atau setiap selang waktu
tertentu dilakukan pemeriksaan untuk memastikan bahan semua
peralatan telah dibersihkan?
3. Apakah semua mixer dan tangki penyimpanan ditandai dengan jelas?
4. Apakah semua mixer dan tangki penyimpanan dicantumkan nama dan
kode identifikasi bahan yang terdapat di dalamnya?
5. Apakah semua mixer dan tangki penyimpanan dicantumkan data
identifikasi bets yang sedang dikerjakan?
6. Apakah dilakukan penandaan yang serupa untuk peralatan
pengolahan?
B. Pencegahan Pencemaran
7. Apakah pelaksanaan kegiatan pengolahan data dibatasi hanya di
daerah yang diperuntukkan dengan maksud tertentu?
8. Apakah keseluruhan peralatan hanya dipakai di daerah yang
bersangkutan?
9. Jika syarat tersebut di atas tidak ada, apakah diambil langkah-langkah
pengaturan yang cukup untuk mencegah kontaminasi atau
pencampurbauran?
10. Apakah tersedia sistem pembuangan udara yang memadai?
11. Apakah ada pencegahan kembalinya udara tercemar, misalnya dengan
memasang saringan mutlak pada alat penghisap debu?
12. Apakah personil di daerah pengolahan mengenakan pakaian kerja
bersih dan bukan hanya menutupi pakaian sehari-hari mereka?
Apakah daerah bersih dilindungi:
13. Dengan cara-cara seperti teknik pengaliran udara laminer?
14. Dengan pakaian bersih, topi, penutup mulut, sarung tangan dan sarung
sepatu?
*) Keterangan :
1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

5
 15. Dengan mendesinfektan tangan sebelum mengganti pakaian dan
sebelum memasuki daerah khusus bersangkutan?
C. Personil Pengolahan
16. Apakah personil pengolahan menjalani pemeriksaan kesehatan secara
berkala?
17. Sudahkan diambil langkah-langkah untuk mencegah terlibatnya
personil yang diketahui membawa infeksi dalam kegiatan pengolahan?
D. Prosedur Pengolahan dan Prosedur Tetap
18. Apakah disusun di bawah pengawasan langsung Penanggung Jawab
Teknis?
19. Nama dan bentuk kosmetik?
20. Identifikasi wadah akhir, bahan pengemas dan label?
21. Identitas, jumlah spesifikasi semua bahan awal yang akan dipakai?
22. Hasil teoritis tiap tahap pengolahan
23. Batas-batas hasil yang dibolehkan
24. Instruksi pengolahan dan penyimpanan yang rinci
E. Catatan Pengolahan Bets
25. Apakah ada catatan pengolahan untuk tiap bets kosmetik?
Apakah catatan itu memuat:
26. Keterangan lengkap mengenai riwayat pengolahan kosmetik yang
bersangkutan yang menunjukkan bahwa bets tersebut telah dibuat
menurut prosedur induk?
27. Nama dan bentuk sediaan?
28. Tanggal pembuatan?
29. Identifikasi bets?
30. Formula lengkap bets itu?
31. Nomor bets semua bahan baku?
32. Hasil nyata yang diperoleh untuk tiap pengolahan dibandingkan
dengan hasil teoritis?
33. Catatan yang ditandatangani pada setiap tahap, pengamanan yang
dilakukan dan observasi khusus?
34. Catatan tentang semua pengawasan dalam proses dan hasil yang
diperoleh?
35. Rekonsiliasi bahan pengemas dan produk jadi?
36. Contoh dan atau identifikasi bahan pengemas?
37. Tanda tangan penanggung jawab pengolahan atas kegiatan pengolahan
dan tanggal pembubuhan tanda tangan tersebut?
38. Laporan analisis yang rinci?
*) Keterangan : 1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

F. Penyimpanan Catatan Pengolahan Bets

6
 39.Apakah catatan pengolahan disimpan untuk suatu masa yang cukup?
G. Penandaan dan Pengemasan
40. Apakah yang masuk ke ruang penyimpanan bahan pengemas
dibatasi hanya personil yang mendapat izin?
Apakah bahan pengemas:
41.Diberi identifikasi dan disimpan sedemikian rupa sehigga dapat
dicegah tertukar atau tercampur baur?
42.Diperiksa dan diluluskan sebelum dipakai?
43.Diserahkan hanya jika ada permintaan tertulis?
44.Jumlah nyata yang diserahkan sesuai dengan yang diminta?
45.Diperiksa sebelum dipakai bahwa bahan pengemas benar untuk
kosmetik yang bersangkutan?
46.Jika kosmetik dikemas sebelum diluluskan apakah pengeluarannya
ditunda sampai seluruh pemeriksaan?
47.Apakah ada tindakan pencegahan kesalahan dalam pengemasan?
48.Apakah ada pengendalian terhadap jumlah bahan yang dipakai
dengan jumlah kemasan kosmetik yang dihasilkan?
49.Jika batas-batas hasil pengemasan dilampaui, apakah dicari sebabnya?
50.Semua data yang diwajibkan oleh Undang-Undang?
51.Nomor bets?
52.Tanggal pembuatan (jika perlu berupa....................................................) ?
53.Rincian lain yang perlu?
H. Sistem Pengawasan Mutu
54.Apakah pengawasan mutu dilaksanakan sendiri?
55.Apakah pengawasan mutu dilaksanakan oleh suatu organisasi yang
terpisah dari pengolahan?
Apakah organisasi Pengawasan Mutu:
56.Otonom dalam lingkup tanggung jawabnya?
57.Mempunyai personil yang cukup?
58.Dilengkapi dengan peralatan yang cukup untuk melaksanakan semua
pengujian?
59.Apakah dipimpin dan diawasi oleh tenaga ahli?
60.Apakah tenaga ahli tersebut memegang tanggung jawab terakhir utnuk
menerima atau menolak setiap bahan yang diuji?
61.Apakah setiap perubahan prosedur produksi dan instruksi
diberitahukan kepada organisasi tersebut secara tertulis?
*) Keterangan :
1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

62.Membuat instruksi rinci secara seksama dan tertulis untuk pelaksanan

pengujian dan analisis?
63.Membuat instruksi rinci secara seksama dan tertulis untuk pelaksanan

7
 pengujian dan analisis?
64. Memeriksa dan meluluskan atau menolak bahan baku?
65. Memeriksa dan meluluskan atau menolak produk antara dan
produk ruahan?
66. Memeriksa dan meluluskan atau menolak produk jadi?
67. Memeriksa dan meluluskan atau menolak produk bahan
pengemas?
68. Menilai memadai tidak kondisi penyimpanan?
69. Melaksanakan uji stabilitas?
70. Jika perlu menetapkan tanggal kadaluarsa dan ketentuan
penyimpanan berdasarkan spesifikasi masa simpan?
71. Menetapkan dan merevisi prosedur pengujian dan spesifikasi?
72. Menentukan apakah produk kembalian dapat didaur ulang atau
dihancurkan?
73. Apakah contoh diambil sesuai dengan prosedur yang ditetapkan?
74. Apakah contoh yang ditahan cukup sebagai contoh pertinggal?
75. Apakah contoh yang ditahan ditandai dengan benar?
76. Apakah contoh sesuai dengan kemasan yang akan dijual?
77. Apakah catatan analisis disimpan?
I. Apakah analisis tersebut memuat:
78.Suatu keputusan akhir yang menetapkan bahwa bets yang diperiksa
sesuai atau tidak dengan spesifikasi?
79.Sumber spesifikasi?
80.Tanda tangan petugas yang melakukan pemeriksaan?
81.Penilaian akhir dan tanda tangan penguat tenaga ahli penanggung
jawab berikut tanggal pembubuhan tanda tangan?
J. Audit Internal
82.Apakah dilakukan audit internal secara teratur sesuai jadwal?
83.Apakah ada catatan-catatannya?
84.Apakah ada tindak lanjutnya?
K. Catatan Distribusi
85.Jika ada penarikan kembali kosmetik dapatkah bets tersebut ditelusuri
kembali distribusinya?
86.Apakah dokumen distribusi setiap bets disimpan?

*) Keterangan :
1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

L. Keluhan dan Laporan

Apakah keluhan mengenai kosmetik:
87.Diteruskan ke alamat yang bertanggung jawab di lingkungan

8
 perusahaan?
88.Disampaikan ke kantor lain di luar perusahaan
89.Diperiksa secara seksama?
90.Diambil langkah-langkah yang perlu?
91.Apakah catatan keluhan kosmetik disimpan menurut kelompok
sediaan?

*) Keterangan :
1. Ya; 2.Tidak perlu; 3.Sebagian; 4.Tidak ; 5. Diragukan

(contoh)

LAPORAN AUDIT INTERNAL

9
 NAMA Halaman 1 dari 3
PERUSAHAAN LAPORAN AUDIT INTERNAL
...................... Nomor : ………………
BAGIAN SEKSI Tanggal berlaku
………………………
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti Nomor
………………………… …………………….. ………………… …………………………

Paraf Paraf Paraf Paraf

.................. ....................... ..................... .....................

Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal

……………………….. ………………………… …………………….. …………………………

Tim Audit :

1. ……………………………….. Bagian …………………………

2. ……………………………….. Bagian …………………………

3. ……………………………….. Bagian …………………………

4. ……………………………….. Bagian …………………………

HASIL PEMANTAUAN:

1. Hasil Pemantauan Data Pabrik Kosmetik

…………………………………………………………………………………
2. Hasil Pemantauan Program Pembuatan
…………………………………………………………………………………
3. Hasil Pemantauan Personalia
…………………………………………………………………………………
4. Hasil Pemantauan Bangunan
…………………………………………………………………………………
5. Hasil Pemantauan Peralatan
…………………………………………………………………………………
6. Hasil Pemantauan Sanitasi
…………………………………………………………………………………
7. Hasil Pemantauan Bahan awal
…………………………………………………………………………………
8. Hasil Pemantauan Pelaksana Kegiatan Produksi
…………………………………………………………………………………

NAMA Halaman 2 dari 3

PERUSAHAAN LAPORAN AUDIT INTERNAL
...................... Nomor : ………………
BAGIAN SEKSI Tanggal berlaku
………………………

10
 Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti Nomor
………………………… …………………….. ………………… …………………………

Paraf Paraf Paraf Paraf

.................. ....................... ..................... .....................

Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal

……………………….. ………………………… …………………….. …………………………

9. Hasil Pemantauan Kebersihan

…………………………………………………………………………………
10. Hasil Pemantauan Pencegahan Pencemaran
…………………………………………………………………………………
11. Hasil Pemantauan Karyawan Produksi
…………………………………………………………………………………
12. Hasil Pemantauan Prosedur Produksi dan Prosedur Tetap
…………………………………………………………………………………
13. Hasil Pemantauan Catatan Produksi Bets
…………………………………………………………………………………
14. Hasil Pemantauan Penandaan dan Pengemasan
…………………………………………………………………………………
15. Hasil Pemantauan Sistem Pengawasan Mutu
………………………………………………………………………………….
16. Hasil Pemantauan Audit internal
………………………………………………………………………………….
17. Hasil Pemantauan Catatan Distribusi
………………………………………………………………………………….
18. Hasil Pemantauan Keluhan dan Laporan
………………………………………………………………………………….
19. Hasil Pemantauan Sistem Pengawasan Mutu
………………………………………………………………………………….
20. Hasil Pemantauan Audit internal
………………………………………………………………………………….
21. Hasil Pemantauan Catatan Distribusi
………………………………………………………………………………….
22. Hasil Pemantauan Keluhan dan Laporan
………………………………………………………………………………….
23. Hasil Pemantauan Sistem Pengawasan Mutu
………………………………………………………………………………….
24. Hasil Pemantauan Audit internal
………………………………………………………………………………….

NAMA Halaman 3 dari 3

PERUSAHAAN LAPORAN AUDIT INTERNAL
...................... Nomor : ………………
BAGIAN SEKSI Tanggal berlaku
………………………

11
 Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti Nomor
………………………… …………………….. ………………… …………………………

Paraf Paraf Paraf Paraf

.................. ....................... ..................... .....................

Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal

……………………….. ………………………… …………………….. …………………………

25. Hasil Pemantauan Catatan Distribusi

………………………………………………………………………………….
26. Hasil Pemantauan Keluhan dan Laporan
………………………………………………………………………………….

KESIMPULAN PENILAIAN:
1. ………………………………………………………………………………….
2. ………………………………………………………………………………….
3. ………………………………………………………………………………….

CATATAN MENGENAI HAL-HAL KHUSUS:

1. ………………………………………………………………………………….
2. ………………………………………………………………………………….
3. ………………………………………………………………………………….

Hasil-hasil audit internal dan catatannya telah dibicarakan bersama dengan ………..……
Pada tanggal ……………………….

Tanda tangan Pelapor

Disampaikan pada :

1. ………………………

2. ……………………… (……………………...)

(Contoh)

LAPORAN PERBAIKAN DAN TINDAK LANJUT

TERHADAP HASIL PEMANTAUAN / TEMUAN AUDIT CPKB

12
 PT. ………………………

Perbaikan Data Tgl.

No Temuan Keterangan
&Tindak lanjut Pendukung Pelaksanaan
1

dst.

13