PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

Área Emisora Gerencia QHSE& TQR Código PCG 131/017-201

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1.0 OBJETIVO
Establecer la planificación, ejecución, documentación y registro de las actividades requeridas para realizar las auditorías
internas al Sistema de Gestión de la Calidad, en las distintas áreas de la compañía. Este procedimiento es aplicable para
todas las empresas que componente el Grupo Bureau Veritas en Chile.

2.0 ALCANCE
El presente documento será aplicado por la Gerencia de QHSE cuando realice alguna de las siguientes auditorías:
• Auditorías totales o parciales del Sistema de Gestión de la Calidad
• Auditorías específicas de algún servicio
• Auditorías específicas a un documento

3.0 DEFINICIONES
Se utilizan las definiciones indicadas en el punto 3.9 “Términos relativos a la auditoría”, de la norma NCh-ISO 9000. Of2010.

4.0 REFERENCIAS
Para las referencias con fecha sólo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición del
documento de referencia (incluyendo cualquier modificación)

NCh-ISO 9000.Of2010 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario.

ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
NCh-ISO 19011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambientales.
NCh ISO 17025.Of2005 Requisitos generales para competencia de los laboratorios de ensayo y calibración
NCh-ISO 17020 Evaluación de la conformidad – Requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de
organismo que realizan la inspección.
NCh-ISO 17065 Evaluación de la conformidad – Requisitos para organismos que certifican productos, procesos
y servicios
PCG 131/017-202 Procedimiento de Selección, Evaluación y Calificación de Auditores Internos
PCG 131/017-102 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
DA-D07 Criterios Generales para la Acreditación de Laboratorios de Ensayo y Calibración, según NCh-
ISO 17025.Of2005
DA-D22 Criterios para la Acreditación de Organismos de Inspección, según NCh-ISO 17020:2012
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5.0 RESPONSABILIDADES
5.1 El Gerente de QHSE y TQR (responsable de la calidad del Grupo Bureau Veritas Chile) es responsable de:
• Planificar, programar, coordinar, supervisar y controlar la ejecución de las auditorías internas de manera de cumplir el
presente procedimiento.
• Seleccionar el equipo auditor y si se requiere, a los expertos técnicos y auditores en formación que participarán en las
auditorías internas.
• Aprobar el Programa Anual de Auditorías Internas
Estas actividades asociadas a las responsabilidades del Gerente de QHSE y TQR podrán ser ejecutadas por el Supervisor
General de Calidad de la Gerencia y/o Supervisor de QHSE y TQR de la Gerencia.

5.2 El Auditor Jefe es responsable de:

• Dirigir y administrar una auditoría interna en todas sus fases.
• Preparar y entregar el plan de auditoría interna al Jefe del área a auditar y obtener su aprobación.
• Representar al grupo auditor ante el área de trabajo auditada.
• Elaborar, firmar y entregar el informe final de la auditoría al Jefe del área auditada y al Gerente de QHSE y TQR
• Retener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditoría, asegurando su confidencialidad y tratando con
discreción la información recopilada.

5.3 El Auditor Adjunto y Experto Técnico son responsables de:

• Ejecutar las actividades de auditoría asignadas por el auditor jefe en forma efectiva y eficiente.
• Informar en forma oportuna al auditor jefe las no-conformidades y observaciones detectadas en la auditoría interna.
• Retener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditoría, asegurando su confidencialidad y tratando con
discreción la información recopilada.

5.4 El Jefe del área de trabajo auditada es responsable de:

• Informar al personal pertinente sobre los objetivos y alcances de la auditoría
• Designar al personal responsable de acompañar al equipo auditor
• Si lo requiere la Gerencia de QHSE y TQR, poner a disposición expertos técnicos para apoyar las actividades de algún área
en particular.
• Dar acceso a las instalaciones para permitir que se logren los objetivos de la auditoría
• Proveer todos los recursos necesarios al grupo auditor para asegurar un proceso de auditoría efectivo y eficiente
• Firmar el informe de auditoría
• Preparar y entregar a la Gerencia QHSE y TQR, de acuerdo al procedimiento PCG 131/017-102, las acciones correctivas que
darán solución a las No Conformidades
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5.5 El Supervisor, Jefe de QHSE o cargo similar es responsable de:

• Coordinar en conjunto con la Gerencia de QHSE y TQR las fechas para realizar las auditorias
• Participar en el proceso de auditoría del área a la cual pertenece
• Cumplir el punto 6.6 del presente procedimiento, sobre auditorías no programadas.
• Realizar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que se generen de las actividades de auditoría.

6.0 METODOLOGIA
6.1 Planificación de las Auditorías
• Las actividades de auditorías internas son planificadas, organizadas y coordinadas por la Gerencia de QHSE y TQR.
• Esta Gerencia efectúa y registra a comienzos de cada año en el formulario Reg. 017-201.3, una programación general de las
áreas y/o procedimientos a auditar si es el caso, estimando el mes de ejecución. El programa considera para cada auditoría,
la verificación de todos los requisitos de la norma que se va a auditar (a menos que se indique otro alcance) y todos los
elementos del sistema de gestión, incluidas las actividades en ensayo, calibración, inspección y certificación. La auditorias
serán realizadas al menos una vez cada doce meses o con mayor frecuencia si es necesario.
• Los detalles de cada auditoría son especificados en el respectivo plan de auditoría, el cual incluye la normativa y directrices
respectivas a auditar, dependiendo del tipo de Organismo de Evaluación de la Conformidad.
• La confirmación de la fecha definitiva de cada auditoría se realiza de común acuerdo entre la Gerencia y el área a auditar, la
cual queda registrada en cada plan de auditoría. Cualquier modificación o solicitud de aplazamiento de las auditorias ya
programadas, debe ser realizada por la Jefatura del área o por el Supervisor, Jefe de QHSE o cargo similar a la Gerencia de
QHSE y TQR, formalizada a través de un correo electrónico.
• El registro de las fechas efectivas de ejecución se indica en el programa anual de auditoría, el cual es conservado por la
Gerencia de QHSE y TQR para el control interno de la ejecución de las auditorías. Copia de este programa de auditoría con
las fechas de ejecución sólo serán entregadas a petición del interesado. En caso que sea requerido este documento puede
ser presentado en auditorias.

6.2 Selección, Evaluación y Calificación de los Auditores

• La selección, evaluación y calificación de los auditores internos de la Gerencia de QHSE y TQR se realiza según el
Procedimiento PCG 131/017-202, “Selección, Evaluación y Calificación de Auditores Internos”. Será responsabilidad del área
auditada proporcionar los expertos técnicos que participarán en la actividad, o validar a los expertos propuestos por la
Gerencia de QHSE y TQR. Para formar el equipo auditor se deben tomar en consideración las competencias detalladas en el
procedimiento y directrices de acreditación. Se debe utilizar la matriz de competencias para asegurar que el personal
seleccionado cumple con las competencias requeridas.
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6.3 Preparación de la Auditoría

6.3.1 El Gerente de QHSE y TQR o quien lo reemplace en esta actividad, constituye el equipo auditor, al menos 7 días hábiles
antes de la fecha programada para la auditoría, designa al auditor jefe e informa al equipo, el alcance y objetivos de la
auditoría.
Es deseable que el equipo auditor sea externo al área de trabajo a auditar. Sin embargo, si la situación lo amerita puede ser
aceptado que el equipo esté constituido por personal del área auditada, siempre y cuando el auditor no audite su propio
trabajo. El equipo auditor seleccionado debe cubrir todas las áreas de trabajo y alcance a auditar.

6.3.2 El auditor jefe o la Gerencia de QHSE y TQR, envía al jefe del área auditada, con al menos 5 días hábiles de anticipación, el
Plan de Auditoría Interna. El formulario del plan corresponde al Reg. 017-201.1.

La numeración de los planes corresponde a: N° XXX/YY, donde:

XXX : Código del área auditada (número del centro de costo u otro número similar)
YY : Correlativo numérico del plan de auditoría en el área.

Si el jefe del área auditada no realiza observaciones al plan de auditoría dentro de los dos días hábiles siguientes de recibido
éste, se dará por aceptado y aprobado.

El auditor jefe puede solicitar además, para su información y estudio, documentación relacionada con la auditoría, la que
deberá ser enviada por el jefe del área auditada a menos que exista algún motivo justificado para no hacerlo.

6.3.3 La Gerencia de QHSE y TQR es responsable de elaborar, en caso que sea necesario y en conjunto con los auditores, los
cuestionarios de verificación adecuados al tema, con el propósito de facilitar la recolección de la información que permita
determinar si se está actuando en conformidad con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad. Estos
cuestionarios son considerados sólo como una base de la auditoría, pudiendo el auditor ampliar y profundizar las preguntas.

6.4 Ejecución de la Auditoría

6.4.1 La auditoría comienza con una reunión inicial del equipo auditor con el (los) responsable(s) del área de trabajo a auditar, en la
cual se da a conocer formalmente la metodología y alcance de la auditoría.
6.4.2 Durante la auditoría un representante del área de trabajo a auditar debe acompañar al equipo auditor para facilitar el proceso,
así como para confirmar el total entendimiento y alcance de las no conformidades u observaciones registradas.
6.4.3 Los auditores deben recolectar evidencia a través de entrevistas, revisión de documentos y observación de las actividades y
condiciones en el área de interés.
6.4.4 Cuando un auditor detecta una no conformidad (hallazgo negativo) en el sistema, la evidencia de ésta debe ser documentada
en la redacción de la no conformidad registrada en el informe, indicando además, el ítem de la norma, procedimiento u otro
documento de referencia que no se cumplió. Las oportunidades de mejoras que sean identificadas durante la auditoria, se
deben registrar en el informe en el ítem correspondiente.
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6.4.5 La evidencia de la revisión del alcance definido en cada plan de auditoría, los hallazgos tanto positivos como negativos, las

oportunidades de mejora, observaciones, personal entrevistado, testificaciones, muestreos, certificaciones, ensayos y/o calibraciones

revisadas, documentos auditados, entre otros documentos, quedan registrados en el Formulario de Reporte de Hallazgos de
Auditoría Interna (Reg. 017-201.4, Reg. 017-201.5 o Reg. 017-201.6, dependiendo de la norma base). En este debe quedar
evidenciado todos los requisitos normativos auditados y registrar todos los documentos revisados.

El área auditada puede utilizar durante la auditoría formularios particulares para recopilación de información si así lo estima
conveniente, quedando éstos como parte de la evidencia de la actividad realizada. En particular los auditores utilizan el
formulario de No conformidades /Hallazgos de auditoria Reg. 017-201.7 el cual en entregado al auditor líder para elaborar el
informe de auditoría.

6.4.6 Una vez terminada la recolección de evidencias, el equipo auditor se debe reunir para elaborar el informe de auditoría interna.
Se deben emitir dos originales del informe, uno de los cuales será entregado al jefe del área auditada en la reunión final. El
otro ejemplar es entregado por el auditor jefe al Gerente de QHSE y TQR.
En dicha reunión, los auditados tienen la posibilidad de solicitar aclaración de alguna no conformidad detectada y si se da el
caso, eliminar alguna de ellas con la argumentación y evidencia objetiva correspondiente.

Los informes deben ser firmados a lo menos por el auditor jefe y el(los) jefe(s) del área auditada. Al momento de firmar, el jefe
del área auditada formaliza en el informe su compromiso de entrega del plan o registros de las Acciones Correctivas en una
fecha específica.
Dentro del ítem Observaciones del informe, se deben registrar los documentos revisados y para cada área se deben registrar
los ensayos, calibraciones, inspecciones o certificaciones revisadas por los expertos técnicos. Además se pueden indicar
comentarios u observaciones que no clasifiquen como no conformidad ni como oportunidad de mejora.

6.4.7 Cuando la No Conformidad se refiere a la validez de las operaciones o resultados del área, el jefe del área debe iniciar de
inmediato las correcciones y acciones correctivas necesarias y notificar por escrito al cliente, en caso que se vea afectado
algún servicio que se haya realizado o se esté realizando. Para el caso de laboratorios de ensayo y calibración, debe activar
el procedimiento de trabajo de ensayo/ calibración no conforme.

6.4.8 El Supervisor General de Calidad de la Gerencia y/o Supervisor de QHSE de la Gerencia debe enviar al jefe del área auditada
y de acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, el Formulario de Tratamiento de No Conformidades
(FTNC), para cada No Conformidad y Oportunidades de Mejoras registradas en el informe de auditoría interna. El jefe del
área auditada debe proceder según el procedimiento indicado y enviar sus respuestas a la Gerencia de QHSE en la fecha
establecida en el informe de auditoría.

6.4.9 La verificación de la implementación y eficacia de las acciones correctivas se efectúa también según el procedimiento de
Acciones Correctivas y Preventivas.
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6.5 Informe de Auditoría Interna

La numeración de los informes corresponde a: N° XXX/YY, donde:

XXX : Código del área auditada (número del centro de costo)

YY : Correlativo numérico de la auditoría en el área.

El formulario de informe de auditoría corresponde al Reg. 017-201.2

En los casos que la auditoría interna sea realizada sólo por expertos técnicos, los informes serán emitidos por la Gerencia de
QHSE y TQR en base a los hallazgos detectados e informados por los expertos técnicos y serán firmados por el Jefe del área
auditada, el Experto Técnico y por un Supervisor del área Calidad de la Gerencia de QHSE y TQR.

6.6 Auditorías no Programadas

En caso que un Supervisor, Jefe de QHSE o cargo similar estime necesario realizar alguna auditoría interna en su área de
trabajo, con el objeto de verificar el cumplimiento de su sistema o parte de él, y que estas auditorías no estén incluidas en la
programación de la Gerencia de QHSE y TQR., puede realizar dichas auditorías tomando en consideración lo siguiente:

Puede tomar como referencia el presente procedimiento para realizar la auditoría, considerando sólo aquellos puntos que le
sean aplicables o prácticos para el alcance de su auditoría, pero como mínimo debe realizar la reunión final y el informe de
auditoría. En caso contrario debe documentar su propio procedimiento.
Debe enviar una copia del informe de auditoría y de las acciones correctivas a la Gerencia de QHSE y TQR..
Puede solicitar colaboración de la Gerencia de QHSE y TQR., para conformar el equipo auditor.

7.0 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

La Gerencia de QHSE y TQR mantendrá a lo menos por 4 años, toda la documentación generada y asociada a una
auditoría interna.
Cada Jefe del área auditada debe definir el tiempo de mantención de la documentación generada por el presente
procedimiento y que es de su responsabilidad.

8.0 REGISTROS
Reg. 017-201.1 Formulario Plan de Auditoría Interna
Reg. 017-201.2 Formulario Informe de Auditoría Interna
Reg. 017-201.3 Formulario Programa de Auditorías Internas
Reg. 017-201.4 Formulario de Reporte de Hallazgos de Auditoría Interna NCh-ISO 17025
Reg. 017-201.5 Formulario de Reporte de Hallazgos de Auditoría Interna NCh-ISO 17020
Reg. 017-201.6 Formulario de Reporte de Hallazgos de Auditoría Interna NCh-ISO 17065
Reg. 017.201.7 No conformidades/Hallazgos auditoria
Reg. 017.201.8 Matriz de competencias de auditores internos y expertos técnicos