ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE # 18

TITULO

Evidencia 5:

Encuesta “Valoración y propuestas de mejora para el trabajo en equipo de una organización”

Presentado por:
Wilson Omar Rodriguez Orjuela

Programa:
Gestión Logística
Programa1565258 virtual

Abril – 2019
 INTRODUCCIÓN

Actualmente en muchas empresas u organizaciones que forman parte de la

administración pública del estado han implementado herramientas administrativas que
les ayudan a conducir sus procesos con mayor eficiencia en el manejo de los recursos y
con mejores resultados.

Este ambiente genera una necesidad de cambio constante, el cual debe ser promovido
al interior de la cultura organizacional, puesto que el impacto generado ejerce sin lugar
a duda un efecto en los servicios que se proporcionan. Es por ello que las organizaciones
deben ser innovadoras, y encontrar formas creativas para aprovechar el potencial de las
ideas de las personas. Este potencial se desarrolla a través de los equipos de trabajo,
que permiten reforzar la identificación de las personas hacia la institución.

Esta guía se presenta con el propósito de facilitar la creación de equipos de trabajo en

las áreas, identificar líderes, y fomentar las ideas de mejora continua en los procesos,
servicios y productos.
 TABLA DE CONTENIDOS

1. Introducción.
2. Aplicación de las encuestas.
3. Valoración e interpretación de resultados de la encuesta.
4. Análisis y comparación de resultados.
5. Necesidades de mejora.
6. Alternativas de mejora.
7. Conclusiones.
8. Anexos (formatos diligenciados de las tres encuestas aplicadas) en PDF.
Aplicación de las encuestas

Para la aplicación de las encuestas se tomó el enviado en el material de estudio y

se realizan cuatro (04) muestras, las cuales se tomaron a un personal que labora
en el Ejército Nacional, las cuales quedaron evidenciadas en el PDF anexo.
Valoración e Interpretación de Resultados de la Encuesta.

N: No, en absoluto.
A: A veces (algún indicio pero escaso).
C: Casi siempre (prevalece el sí, pero no en todas las situaciones).

S: Siempre (en todas o casi todas las situaciones).

personas que comparten el mismo ámbito o

espacio de trabajo

C, 3

N, 0 A, 0 S, 1

N A C S

Series1

Rol o Jerarquia Profesional

S, 2

A, 1 C, 1
N, 0

N A C S

Series1

Soluciones Consensuadas con el Equipo

C, 2 S, 2

N, 0 A, 0

N A C S

Series1
 Informacion comun en Equipo

C, 2

N, 1 S, 1
A, 0

N A C S

Series1

Planificacion o Solucion de Problemas

C, 2

A, 1 S, 1
N, 0

N A C S

Series1

Tareas Compartidas por Categorias

A, 3

N, 0 C, 1 S, 0

N A C S

Series1
 Medidas de Satisfaccion Clientes Externos e
Internos

A, 3

N, 0 C, 1 S, 0

N A C S

Series1

Aprendizaje de los Errores

C, 2

A, 1 S, 1

N, 0

N A C S

Series1

Informacion sobre resultados

C, 2

A, 1 S, 1

N, 0

N A C S

Series1
 Clima Laboral

C, 2

N, 1 S, 1

A, 0

N A C S

Series1

Celebracion de Exitos

C, 2

N, 1 S, 1

A, 0

N A C S

Series1

Claridad ante Imprevistos

C, 2

N, 1 S, 1

A, 0

N A C S

Series1

Análisis y comparación de resultados

 Análisis de datos
Para el análisis de datos se emplea el programa de cálculo Exel debido a que es
una de las más importantes herramientas, la cual cuenta con amplias capacidades
gráficas, el análisis de datos de esta investigación es de tipo tabular y de correlación
en donde se analizan casa una de la preguntas y la relación que existen entre ellas
 Representación de los datos
En la representación gráfica se emplean “dibujos” en vez de tabulaciones para
mostrar los resultados de la encuesta e identificar los hechos más importantes que
presentan los encuestados, las figuras utilizadas para esta representación de datos
son las figuras de Pie (para graficas) y/o la figura de Barras debido a que son
empleadas frecuentemente y adecuadas para representar resultados en un amplio
número de situaciones
Necesidades de mejora

Una vez evaluado y calificada nuestra encuesta, y verificando cada uno de los ítems
se plantean varias necesidades de cambio, encaminado no a la destrucción de lo
construido si no buscando una mejora continua, fortaleciendo los aspectos donde
se evidencia debilidad e ir mejorando aquellos donde se evidencia fortaleza.

Aquí tenemos 10 propuestas para mejorar la productividad y el rendimiento

1. Cambiar la mentalidad laboral. Un trabajador no es mejor por estar más horas en

su puesto. Hay que desterrar la cultura del “presentismo” tanto para los trabajadores
como para una dirección que parece valorar este factor en perjuicio del
cumplimiento de objetivos. Cada uno debe tener unos objetivos que cumplir y por
ellos ha de ser evaluado.

2. El mejor trabajador es el que disfruta de su trabajo. La motivación y la implicación

de los empleados en los objetivos de la organización son pilares fundamentales
para un funcionamiento positivo de la misma. Aprovechar el talento y retenerlo
aparece como algo imposible si un trabajador no se siente valorado y no goza de
unas condiciones de trabajo que le permitan disfrutar de otros aspectos de su vida.

3. Fomentar la creatividad y la motivación. Repetir mecánicamente una tarea sin

aportar inspiración y creatividad no es la mejor manera de contribuir a la eficiencia
empresarial. Del mismo modo, un trabajador estresado que solo puede estar con
sus hijos un mínimo espacio de tiempo al terminar la jornada, difícilmente podrá
estar motivado. Está demostrado que el rendimiento es superior cuando el
empleado puede disfrutar de su vida privada. Las medidas de conciliación y
flexibilidad son, pues, además de un derecho, un factor de mejora de la
productividad.

4. Racionalización horaria y productividad. Cuando se habla de que se requiere

mayor productividad para ser más competitivos, hay por desgracia quien piensa que
basta con bajar salarios para lograr esa mejora. Otros, en cambio, han comprobado
que la implementación de medidas de racionalización horaria y conciliación ha
supuesto para sus empresas un importante plus de productividad e implicación de
los trabajadores. Y vale tanto para la gran empresa como para la PYME y
autónomos.

5. Modificar conductas en el trabajo. Que determinadas formas de trabajar se

arrastren desde mucho tiempo atrás, no significa que sean las correctas ni las más
apropiadas para los tiempos actuales. El “ordeno y mando” ha de quedar como una
reliquia del pasado. Es responsabilidad de los directivos adoptar las decisiones
necesarias para actualizar y modernizar las condiciones en que la empresa
desarrolla su actividad: fomentar el trabajo en equipo, considerar al trabajador como
aun “cliente interno” que necesita saber qué y por qué hace las cosas, etc. A mayor
unión de empresa y trabajadores, mejores perspectivas de negocio.

6. El valor del tiempo. Un trabajador no puede ir “picoteando” en sus tareas, debe

tener una agenda e ir paso a paso, abordando y finalizando cada una de ellas. Se
dice que “el tiempo es oro” y en la empresa esa afirmación adquiere su máxima
dimensión. Si directivos y trabajadores no son conscientes del valor del tiempo y de
la necesidad de gestionarlo correctamente, será difícil alcanzar el éxito. Es
necesaria una corresponsabilidad entre empresa y trabajadores.

7. ¿Son necesarias dos horas para comer? Es una más de nuestras singularidades.
Si nos comparamos con otros países de Europa y con Estados Unidos, ellos dedican
30 - 45 minutos para comer. De esta manera la carga de trabajo se mantiene estable
a lo largo de la jornada. Además suelen entrar antes a trabajar con lo que también
pueden salir antes por la tarde. No tiene mucho sentido desperdiciar tanto tiempo
de la jornada laboral en la comida, si ello supone salir de trabajar a las 19 – 20
horas.

8. Reuniones de trabajo sí, pero las justas. El orden del día laboral supone celebrar
reuniones, pero sería recomendable que fueran más cortas y tuvieran una duración
limitada. Convocar una reunión un poco antes de terminar la jornada, cuando los
empleados están ya cansados es absurdo. Hay que hacerlas a primera hora de la
mañana o de la tarde y centrarse en los temas a tratar sin desviarse de los mismos.
Es importante, convocar tan sólo las que realmente sean imprescindibles, con un
orden del día que ayuda a organizar tiempos y tareas.

9. Evitar las distracciones. Todas las ventajas que nos aportan las nuevas
tecnologías, pierden parte de su sentido cuando nos distraen de lo fundamental,
tanto en la vida laboral como en la privada. Es difícil concentrarse en el trabajo
consultando el correo constantemente o escuchando la señal del whatsapp a cada
instante. Hay momentos en que se impone desconectar.

10. Todos somos responsables. Quejarse sin actuar no sirve de nada. Los
trabajadores han de saber reivindicar unas condiciones de trabajo más humanas y
racionales pero también ellos deben desterrar actitudes perjudiciales por muy
asentadas que estén. Por su parte, los empresarios han de hacer un esfuerzo para
lograr modernizar nuestro sistema laboral, pero eso solo será posible si se adoptan
las medidas necesarias, entre ellas y de forma decisiva, la racionalización y
humanización de nuestros horarios.
Alternativas de mejora.

Una buena comunicación

Entre las principales estrategias para trabajar en equipo no nos puede faltar la
comunicación. Esta es la base de una buena relación entre compañeros de trabajo.
Si no existe entendimiento, si la información no está disponible para todos los
miembros y en todo momento, podrán sentirse fuera del círculo, excluidos o
diferentes. Contar con unos protocolos de comunicación bien establecidos nos
ayudará, no solo a que los miembros se sientan más integrados, sino también a que
todo marche a una velocidad mayor. Si cada miembro sabe cómo está estructurada
la empresa y qué tipo de decisiones toma cara miembro, el flujo de comunicación
será mucho más fluido.

En este punto, también será fundamental establecer las herramientas de

comunicación adecuadas, teniendo en cuenta la urgencia en la comunicación y el
respeto a los horarios de cada trabajador. El email, un chat privado con distintos
canales en función de proyectos (en ADC utilizamos Slack) o incluso Whatsapp,
Skype o llamadas telefónicas, son algunas de las opciones que se pueden plantear.
Eso sí, recuerda que lo más importante es que todos los miembros del equipo sepan
en cada momento qué canal de comunicación han de utilizar y a quién se han de
dirigir para que la comunicación sea efectiva.

Herramientas de gestión de tareas

Existen un sin fin de herramientas de trabajo y herramientas de gestión de tareas

que podemos utilizar para optimizar nuestro trabajo. Google Drive, Dropbox,
Hootsuite, Asana, BaseCamp, Trello u OpenPojet, son algunas de ellas. Analiza el
funcionamiento de cada una de ellas en función del tipo de trabajo y tareas que
realiza tu equipo, y define cuales son las más adecuadas para tu empresa. Es
importante que cuentes con la opinión de tus empleados, al fin y al cabo, son ellos
quienes las emplearán y quienes, en muchas ocasiones, saben mejor que nadie
qué es lo que realmente necesitan para ser más productivos.
No olvides que las herramientas han sido creadas para mejorar y optimizar el
trabajo, se trata de una de las estrategias para trabajar en equipo que mejor pueden
optimizar el tiempo y mejorar la productividad, pero el uso inadecuado de alguna o
el desconocimiento por parte de los empleados de su funcionamiento, puede tener
un efecto completamente contrario en los resultados obtenidos. Nunca olvides el
foco: la productividad.

No te enfoques en el “yo” sino en el “nosotros”

Cuando comienzas un proyecto como freelance y pasas a crear una empresa,

puede resultar complicado dejar de centrar todo en ti, y sobretodo, delegar y confiar
en el trabajo de los demás. Un buen primer paso es comenzar a hablar en plural. La
comunicación lo cambia todo. Pasar de la primera persona del singular (yo) a la
primera persona del plural (nosotros) es un pequeño-gran paso para tu proyecto.
Aunque no parezca un cambio trascendental, lo cierto es que solo con cambiar esas
dos palabras conseguirás mucha más confianza de tus empleados y que estos
sientan el proyecto como parte de ellos, involucrándose en un mayor grado.
Además, tus clientes también comenzarán, poco a poco, a aceptar el cambio y a
valorar a tus empleados como tú mismo lo haces.

Tarde o temprano, notarás los resultados. Los clientes ya no reclamarán únicamente

tu atención, valorarán a tu equipo cada vez más y tú podrás continuar con tu trabajo
como líder, gracias a delegar tareas de las que otros pueden encargarse.

Objetivos comunes

Otra de las estrategias para trabajar en equipo que no pueden faltar es la de

establecer unos objetivos comunes. Una vez más, es algo que no siempre es tan
fácil como parece, pues generalmente somos emprendedores que comenzamos
nuestro proyecto en solitario y que muchas veces no hemos encontrado la
separación necesaria entre nuestros objetivos personales y nuestros objetivos
profesionales. Sin embargo, en el momento en que comienzas a formar a un equipo
para tu empresa, es fundamental que, al margen de sus conocimientos y formación,
tengas en cuenta sus objetivos laborales.
Compartir unos valores y filosofía de trabajo es mucho más importante que fichar al
mejor profesional en cuanto a conocimientos técnicos. Para formar un equipo hay
que ver más allá de los curriculums vitae de cada miembro, hay que saber si
conectan entre sí, si comparten intereses suficientes como para crear una cultura
de empresa coherente.

Delegar y confiar

En la línea de lo anterior, es importante que como líder aprendas a delegar y confiar

en el trabajo de tu equipo. Si no lo consigues fácilmente, puede ser debido a dos
motivos:

No has elegido a los profesionales adecuados para que formen parte de tu equipo.

Continúas pensando en singular y no en plural cuando hablas de tu empresa.

El primer caso, tiene fácil solución. Busca a nuevos profesionales que de verdad te
inspiren confianza. Más allá de su curriculum vitae, es necesario que te sientas
identificado con su trabajo y filosofía a la hora de ponerlo en marcha. En el segundo
caso, el problema está en ti: no estás preparado para crear un equipo.

Crear sentido de pertenencia

Aunque la comunicación y unos objetivos compartidos, tal y como hemos explicado

anteriormente, hacen mucho por establecer ese sentido de pertenencia, como
líderes hemos de saber generar ese equilibrio y unión entre las personas que
trabajan juntas en nuestra empresa. Crear una cultura de empresa en positivo,
donde todos estemos al tanto de algunos detalles sobre nuestros compañeros, es
algo que puede mejorar mucho la relación personal entre el equipo, y con ello, que
el flujo de trabajo sea mucho más ameno y enriquecedor.

Pequeños detalles como organizar una cena de empresa de Navidad o añadir los
cumpleaños del equipo al calendario de la empresa, marcarán la diferencia. Son
pequeñas ideas y estrategias para trabajar en equipo mucho mejor.

Celebra los resultados

El aprendizaje en positivo es algo cada vez más extendido en el ámbito educativo.
Está claro que los errores hay que analizarlos para no tropezar de nuevo en la
misma piedra, aprender de ellos, pero tan o más importante es celebrar los
resultados y compartirlos para motivar al equipo.

Cuando trabajas en equipo es importante no señalar con el dedo a la hora de buscar

responsables de los aciertos y errores. ¡Hay que saber compartirlo todo! Quizás un
compañero se haya confundido en un pequeño detalle… pero si ha habido un
verdadero error ha sido por culpa del equipo, pues alguien debería de haber
supervisado esta tarea ¿no? Lo mismo ocurre con los grandes aciertos, es
importante que todos sepan los resultados obtenidos para motivar su actividad y
compartir el trabajo bien hecho.

Potencia lo mejor de cada miembro

A veces, nos empeñamos en organizar el trabajo de otros sin realmente analizar

cuáles son sus actitudes y aptitudes más destacables. Si conocemos a nuestro
equipo y pedimos a cada cual que haga aquello que mejor se le dé y/o que más le
guste hacer, conseguiremos unos resultados mucho mejores. Sin duda, una de
las estrategias para trabajar en equipo que deberías de comenzar a plantearte ya
mismo para mejorar tus resultados.

Está claro que para ello tendrás que conocer a fondo a las personas con las que
trabajas, pues por mucho que las hayas contratado en función de una experiencia
y formación, lo cierto es que los talentos no suelen estar plasmados claramente en
un curriculum vitae. A medida que trabajes con una persona, lograrás ver mejor sus
talentos más destacables, y una vez los tengas identificados ¡aprovéchalos!

Motivación del equipo

No olvides que como líder deberás saber motivar a tu equipo. Piensa en ese
profesor de la escuela que realmente conseguía la atención de los alumnos, quienes
estaban encantados de aprender con él, piensa en el capitán de un equipo de fútbol
que haya logrado generar una unión única entre los miembros, donde más allá del
deporte se encontraba la amistad, piensa en todas esas personas que te inspiren e
inspiren a miles de seguidores (desde el Papa a Gandhi). Todas ellas son personas
que pueden ayudarte a mejorar tu instinto como líder. Lee sus biografías y trata de
aplicarte el cuento.

Y sobre todo, recuerda que cada persona es un mundo, y no para todo un mismo
elemento sirve como motivación. Hay quien se verá motivado por un plan formativo
en la empresa, y quien prefiera flexibilidad horaria para compatibilizar su trabajo con
su vida familiar. Trata de escuchar, entender y empatizar con cada miembro del
equipo para entender sus motivaciones.

Tiempo para formarse y reflexionar

Algo que cada vez se valora más, especialmente en trabajos donde las exigencias
de actualización de conocimientos son altas, es el tiempo para la formación y la
reflexión. Por ejemplo, en el ámbito del marketing digital, donde cada día salen
cosas nuevas, resulta fundamental que todos los miembros del equipo se formen
en su día a día. Contar con un departamento o persona especialmente centrada en
formación que pueda generar contenidos y resúmenes rápidos, o incluso, pequeñas
reuniones formativas, es una posibilidad que podremos valorar como estrategias
para trabajar en equipo.

Otra opción es externalizar esta tarea contando con profesionales expertos en

formación de ese tipo de perfiles. Por ejemplo, en Academia de Consultores
tenemos un programa especial para agencias donde todo tu equipo puede tener
acceso a nuestros entrenamientos y conseguir sus certificados formativos o
actualizar sus conocimientos siempre que quieran.
Conclusiones Y Recomendaciones:

 La tendencia de trabajar en equipo ha influido en los puestos de trabajo ya

que requiere que los empleados cooperen unos con otros, compartan
información, enfrenten las diferencias y cambien sus intereses personales en
aras del bien del equipo.
 Los conceptos de grupos y equipos se han utilizado como si fueran sinónimos
y en realidad, no lo son estrictamente. Un equipo es un grupo de personas
que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común.
 Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del
conocimiento, trabajo y apoyo de los demás miembros, lo cual lleva a
una mayor productividad que la que se lograría por cada persona que la que
se lograría por cada persona que trabajara al máximo de su capacidad como
individuo.
 Existen equipos de alto desempeño que tienen características comunes
como su tamaño pequeño, miembros con distintas habilidades, tienen
compromisos y propósitos comunes.
 Los equipos de trabajo juegan un papel importante en la organización ya que
apoyan a que se logren las metas organizacionales mediante mayor
motivación de los empleados, logro de niveles más elevados de
productividad, mayor satisfacción del empleado, Compromiso
comun con las metas, mejor comunicación, mayores habilidades para el pu
esto y flexibilidad organizacional orientando los esfuerzos hacia procesos y
no funciones.
 Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado
que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para
el desempeño armónico de su labor.
 Los componentes del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para
llevar a cabo su trabajo diario además de participar en las actividades del
equipo; alternar fácilmente entre varios procesos de pensamiento
para tomar decisiones y resolver problemas, y comprender el proceso de
 toma de decisiones comunicándose eficazmente para negociar las
diferencias individuales.

WEBGRAFIA DE INFORMACION Y APOYO.

Para el desarrollo del presente trabajo se tuvo como base las opiniones y ejemplo
de las siguientes fuentes, y personas relacionadas con el tema de estudio
https://senaintro.blackboard.com
https://www.google.com
http://catarina.udlap.mx
https://www.equiposytalento.com
http://www.academiadeconsultores.com