TRABAJO FINAL CONTROLAR INVENTARIOS

FABIOLA MEDINA CAYAPU

SANDRA PATRICIA PATIÑO
JESSICA LORENA SUÁREZ

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL
BOGOTÁ D.C.
2019
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................. 5
RESEÑA HISTÓRICA (QUINFRUITS)............................................................................... 6
ORGANIGRAMA ............................................................................................................... 7
LISTA DE CHEQUEO ........................................................................................................ 8
DIAGNÓSTICO DEL AREA DE INVENTARIOS .............................................................. 11
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ........................................... 12
ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR .................................................................................. 13
FACTORES IMPORTANTES DENTRO DEL MANEJO DE INVENTARIOS .................... 14
FACTORES QUE AFECTAN EL NIVEL DE INVENTARIOS ............................................ 15
CLASIFICACIÓN, CARACTERÍSTICAS, FAMILIAS Y ROTACIÓN ................................. 16
DOCUMENTOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS ................................................ 17
PLANO DEL LAS DIFERENTES ZONAS DE LA BODEGA Y EL ÁREA DE LA CUAL
DEPENDE ....................................................................................................................... 21
POLITICAS DE MANEJO Y DISTRIBUCIÓN................................................................... 23
IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CARGA DE LA MERCANCÍA ............................... 25
Y ALMACENAMIENTO .................................................................................................... 25
MÉTODO UTILIZADO PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS............................... 28
MODELO DE CONTROL ADECUADO DEL PRODUCTO ............................................... 29
FLUJOGRAMA DE TODO EL PROCESO DE INVENTARIOS, SOLICITUD (MATERIA
PRIMA, INSUMOS, PRODUCTO) HASTA ENTREGA FINAL DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO ....................................................................................................................... 31
CONCLUSIÓN ................................................................................................................. 32
CIBERGRAFIA ................................................................................................................ 33
 INTRODUCCIÓN

Por medio del siguiente trabajo se pretende hacer una descripción más completa de
la importancia de realizar y llevar un control de inventarios en nuestra empresa,
analizamos por media de una lista de chequeo la cual permite realizar una
verificación del cumplimiento de una determinada empresa, tiene compra y venta
de un producto o servicio y sobre la importancia del manejo del inventario por parte
de la misma, de qué manera se implementarán estas ideas en la idea de negocio
las cuales permitirán a la empresa mantener el control oportunamente así como
también conocer el final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica, ya que una de las principales situaciones por las que pasa cada
empresa u organización para mantener y elevar su competitividad, ante la constante
demanda son las pérdidas de dinero y materia prima, de esta manera se analiza un
proceso sistematizado con un registro que fijará los antes y después del producto,
desde el requerimiento de las materias primas para su elaboración hasta llegar al
producto terminado, el diagnóstico de nuestra área ya que somos fabricantes
distribuidores se realizaría en una producción en línea por rapidez y exactitud, así
como también encontramos los factores importantes dentro del manejo del
inventario y los factores que afectan el mismo, se identificó el sistema de carga y
almacenamiento para la mercancía el cual será de forma manual por la persona
encargada a realizar el proceso, y se empleará el método de punto de reorden para
valoración de inventarios, de esta manera se utilizará un modelo de control
adecuado para llevar el control y registro de inventarios en la empresa.

4
 OBJETIVO GENERAL

Conocer la importancia de llevar un inventario dentro de las organizaciones, con el

fin de minimizar gastos, perdidas y ofrecer un buen servicio al cliente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar el tipo de inventarios que se va a utilizar dentro de organización.

 Conocer los factores que afectan el nivel inventarios dentro de una

organización con el fin de planear estrategias que puedan mitigar los riesgos.

 Proponer objetivos claros al manejar el inventario para que la organización

logre un mismo resultado.

5
 RESEÑA HISTÓRICA (QUINFRUITS)

ELABORACIÓN DE BEBIDADAS BASE DE LECHE DE QUINUA

Esta idea surgió de la necesidad de ofrecer alimentos nutritivos que aporten a la

buena alimentación de los seres humanos, hoy en día la mayoría de las personas
sufren graves enfermedades por consumir alimentos que son poco benéficos para
su salud como: diabetes, estreñimiento, obesidad, déficit de calcio entre otros; a
raíz de causas como: falta de tiempo; por extensas jornadas laborales y
académicas , alto consumo de comida chatarra; debido al fácil acceso en la que
esta se encuentra en el medio, la poca autoestima; que es demostrada al consumir
alimentos poco nutritivos para el organismo, falta de conocimiento; porque ignoran
las consecuencias que conllevan estos malos hábitos alimenticios o un mercado
que ofrece pocos alimentos altamente nutricionales que pueden generar salud en
las personas.

Al conocer los beneficios de este Pseudocereal ( semilla que proviene de las flores
y pude ser usado como cereal) como: aumento de masa muscular, apto para
personas que no toleran la lactosa, celíacos y diabéticos, además aporta calcio,
regula el transito lento (estreñimiento),aporta energía y refuerza la memoria, entre
otros que aportan plenamente en el desarrollo de los sistemas que componen el ser
humano; quisimos contribuir creando una bebida a base de leche de Quinua con
altos estándares de calidad y componentes nutricionales aportando así a la salud y
buena alimentación.

6
ORGANIGRAMA

7
 LISTA DE CHEQUEO
N° PREGUNTAS
1 ¿A qué se dedica su compañía?
¿Cree usted que es necesario
2 contar con un inventario en la
compañía?
¿La compañía estará
3 conformada por áreas? ¿Cuáles
son?
¿Cuenta con los recursos
económicos necesarios para
4 x
sostener el inventario de la
compañía?
¿Qué tipos de inventario
5 manejaría en la compañía?
¿Cuáles?
SI NO OBSERVACIONES
Ofrecer salud a través de
bebidas elaboradas a base de
leche de quinua
Ya que estos permiten que la
compañía mejor en muchos
x
aspectos tanto económicos como
de reconocimiento
Producción, empaquetado,
x
almacenamiento.
Al iniciar la empresa, no contará
con un presupuesto destinado
para llevar un proceso de
inventarios, ya que va ser
pequeña, pero el objetivo será
más adelante tener la capacidad
económica para manejar
inventario adecuado que ayude
al crecimiento de la misma.
-Según su forma por: materias
primas
-Según el punto logístico por:
Inventarios de existencias
obsoletas, muertas o perdidas e
8
N° PREGUNTAS
¿En qué área de la compañía
6 almacenamiento y producto
llevaría a cabo el inventario?
¿Contará usted con una persona
7 designada para realizar y
manejar el inventario?
¿Con qué frecuencia se realizará
8
el inventario en su compañía?
¿Cuenta usted con un sistema
9 adecuado para realizar
inventarios?
¿Conoce usted los mecanismos
de seguridad que se deben tener
10
en cuenta para controlar el
inventario? ¿Cuáles?
SI NO OBSERVACIONES
inventario de existencia de
seguridad
-Otras clases de inventario por:
medio físico, disponibilidad y
cuarentena
En el área de recibo,
terminado
Por el momento el inventario será
x
controlado por
El inventario para la elaboración
de nuestros productos se
realizará periódicamente cada
semana.
Por el momento no se cuenta con
un sistema informático avanzado
para realizar el inventario, pero
x
se puede aplicar otras tácticas
(libros o archivos en Excel) para
controlarlo
-Señalizaciones
-Codificaciones
x -Categorización
-Clasificación
-Personal calificado
9
N° PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
Se adecuará una bodega
¿La compañía contará con la
pequeña para el
11 infraestructura necesaria para el x
almacenamiento, clasificación y
desarrollo del inventario?
categorización del inventario.
- Envases en vidrio
- Tapas de aluminio
- Etiquetas
- Licuadora
¿Cuáles son los insumos que
- Nevera
12 requiere su compañía para la
- Colador de tela
elaboración de sus productos?
- Colador plástico
- Cucharas
- Recipientes amplios
- Cuchillos
- Quinua
¿Cuál es la materia prima que - Agua
13
utilizará en su compañía? - Endulzante
- Fruta

10
 DIAGNÓSTICO DEL AREA DE INVENTARIOS

Según la lista de chequeo, teniendo en cuenta lo investigado y lo visto en formación;

podemos decir que nuestra empresa, por ser fabricantes distribuidores en pequeñas
cantidades y contar un pequeño presupuesto con el que arrancaríamos; se
realizaría una producción en línea, por tema de rapidez y exactitud, lo cual nos
daría paso a manejar un inventario de manera semanal tanto de insumos materias
primas como producto terminado este se llevara registrado en un Excel de manera
descriptiva en cuanto a producto y materias prima entradas salidas todo con el fin
de minimizar perdidas de todos los tipos y teniendo en cuenta que nuestros
productos son alimentos y estos son perecederos.

11
 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

● Calcular los niveles de inversión de la compañía para garantizar las

sostenibilidad y rentabilidad.
● Controlar las entradas y salidas de los productos.
● Garantizar la calidad y disponibilidad de los insumos para la elaboración de
los productos en momentos de mayor demanda.
● Proyectar el nivel de la producción, con el fin de minimizar pérdidas en los
productos terminados.
● Mantener auditados los procesos de almacenamiento para que nuestros
productos no se vuelvan obsoletos ni generan grandes pérdidas.

12
 ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR

 Designar una persona que tenga conocimiento y habilidad para manejar el

inventario de la organización.
 Contar con los espacios locativos adecuados para lograr optimización en el
almacenamiento del inventario.
 Implementar un sistema de producción en línea, con el fin de reducir los
tiempos del producto terminado.
 Conocer los tiempos de entrega de nuestros proveedores para cuando se
realicen órdenes de compra; se cuente con la materia prima lista y a tiempo.
 Invertir en un software adecuado para el manejo de inventarios que permita
minimizar el tiempo de entrega de producción y pérdidas.
 Contratar una persona calificada que tenga conocimientos para capacitar al
personal que sea necesario en cuanto al manejo de inventarios.

13
FACTORES IMPORTANTES DENTRO DEL MANEJO DE INVENTARIOS

 Contar con un buen sistema de información que permita el manejo del

inventario de la organización.
 Llevar el control un buen control y registro por sectores o áreas de la
organización.
 Contar con los espacios adecuados en la organización para el
almacenamiento.
 Conocimiento necesario para la organización, clasificación y
almacenamiento de los productos en el inventario.
 Capacitación del personal.

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 FACTORES QUE AFECTAN EL NIVEL DE INVENTARIOS

● Desabastecimiento de las materias primas.

● Incumplimiento de los proveedores.
● Averías en planta y equipos.
● Aumento o disminución de la demanda.
● Falta de presupuesto
● Tiempo de entrega al cliente, por logística de la compañía.

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 CLASIFICACIÓN, CARACTERÍSTICAS, FAMILIAS Y ROTACIÓN

SEGÚN SU ESTADO
SEGÚN SUS PROPIEDADES
FISICO
SEGÚ
TEMPERAT N SEGÚN
LIQUID GAS PERECEDE CONGELAD REFRIGERA DURADER
PRODUCTOS E SOLIDO URA UNID SU
O ES RO OS DOS OS
AMBIENTE
INSUMOS AD DE ROTACI
MEDI ÓN
ELABORADO

INESTABLES
ESTABLES
ANIMALES
DA
VIVOS O
BRUTO

Quinua x x x x x x
Endulzante x x x x x
Frutas x x x x x
Agua x x x x
Envase x X x
Etiqueta x X x
Cajas x X x
Tapas de
aluminio x X x
Jabón lava
losa x x x x x x
Detergente x x x x x

16
DOCUMENTOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

17
18
 DEVOLUCIONES
NUMERO DEV
Proveedor
Telefonos
Fecha
QUINFRUITS Dirección
Representante lega: Ciudad
Nit: Fecha
PRODUCTOS A ORDENAR
Cantidad Producto lote del producto Observacion

Quien entrega: Quien recibe:

19
 ORDEN DE INGRESO
Orden numero
Proveedor
Telefonos
Fecha
QUINFRUITS Dirección
Representante lega: Ciudad
Nit: Fecha de entrega
PRODUCTOS A ORDENAR
Cantidad Producto solicitado producto recibido

Quien entrega: Quien recibe:

20
PLANO DEL LAS DIFERENTES ZONAS DE LA BODEGA Y EL ÁREA DE LA
CUAL DEPENDE

21
22
 POLITICAS DE MANEJO Y DISTRIBUCIÓN

INSUMOS

 Contar siempre con el material requerido para la elaboración del producto

 Los insumos utilizados deben permanecer previamente limpios
 Almacenarlos por frecuencia de utilidad
 El uso de los insumos debe ser según la vida útil de los mismos

MATERIAS PRIMA

 Organizar la materia prima dependiendo la frecuencia de utiliza y

codificación
 La materia prima se debe manipular de forma manual
 Realizar dos veces por semana auditoria de la materia prima para detectar
los productos con menor tiempo de obsolescencia
 La fruta para la elaboración de la bebida debe permanecer previamente
congelada

PRODUCTO TERMINADO

 Debe estar almacenado en cajas de seis unidades.

 Previamente organizados máximo de a 5 cajas por columna
 El almacenamiento debe ser en estantes y se debe separar del suelo y la
pared
 Las cajas de producto terminado deben contar con un sello de calidad de la
empresa
 Se debe conservar en temperatura ambiente.

23
 Para conservar la calidad del producto no se debe exponer a la humedad ni
al sol.

POLITICAS DEL PERSONAL DE INVENTARIOS

 Se debe ingresa al almacenamiento con excelente higiene personal,

usando tapabocas, gorro, zapatos limpios y guantes cuando se requiera.
 No se debe usar relojes o anillos
 Para ingresar al área de inventarios se debe contar con la certificación de
manipulación de alimentos
 Contar con el perfil idóneo para el manejo de inventarios
 Ofrecer un buen servicio al cliente desde su gestión en inventarios.

POLITICAS DE ASEO Y ORGANIZACIÓN DE LA BODEGA

 Realizar aseo en área de inventario dos veces al día para conservar la

higiene en el establecimiento
 Se deben eliminar las basuras, residuos tóxicos y aguas contaminadas.
 Combatir enfermedades a partir del contacto con insectos/roedores
 Control de escapes, derrames o goteras
 Se prohíbe el consumo de alimentos en el área de inventarios
 Higiene en los establecimientos.
 El baño de la empresa debe estar ubicado en un lugar alejado del área de
inventario

24
 IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CARGA DE LA MERCANCÍA

Y ALMACENAMIENTO

Una vez las materias primas e insumos sean entregadas por los proveedores en la
recepción de estas y sean previamente verificadas y recibidas, serán trasportadas
al inventario de la siguiente manera:

La quinua y el endulzante: se comprará por bultos, por lo tanto, será trasportada

por la persona encargada por medio de carretillas.

La fruta, se comprará por cajas, por lo tanto, será trasportada por la persona
encargada por medio de carretillas.

Los envases de vidrio y tapas de aluminio: se comprara por cajas, por lo

tanto será trasportada por la persona encargada por medio de carretillas.

Para apilar y organizar los productos en el inventario será de forma manual, por la
persona encargada de realizar el proceso, teniendo en cuenta que por el momento
no se tendrá mucho volumen en el pedido.

25
Se apilarán de la siguiente manera.

Los bultos de quinua

El endulzante

Los envases de vidrio y tapas, de a seis cajas.

26
Producto terminado

Ejemplo: apilados de a seis.

27
 MÉTODO UTILIZADO PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS

Para la valoración del inventario de la empresa emplearemos en punto de reorden,

el cual permitirá identificar el momento exacto en el cual debernos reabastecernos
de materias primas para poder continuar con la producción y no se genere un cuello
de botella al momento de entregar los pedidos.

Para ello debemos medir la cantidad de unidades con los que contamos utilizando
la siguiente fórmula:

Posteriormente identificar el punto re reorden para realizar un nuevo pedido de

materias primas o insumos, utilizando la siguiente fórmula:

R= d*L
El resultado de esta operación nos indicará que, cada vez que el inventario llegue
a dicha unidades se debe realizar un nuevo pedido.

28
 MODELO DE CONTROL ADECUADO DEL PRODUCTO

Para controlar el inventario de la empresa se contará con una base de datos en

Excel, donde se llevará un registro detallado de las materias primas, insumos y
producto terminado, de tal manera que podamos regular las entradas y salidas de
los mismos y así mitigar costos y perdías.

LAS POLÍTICAS EMPRESARIALES

 La base de datos de inventarios será controlada únicamente por la persona

encargada.

 La base de datos contará con una contraseña de protección con el fin de

impedir que se realicen ajustes que alteren el inventario.

 Todos los productos, insumos y materias primas que ingresen a la empresa,

deberán ser registrados en esta base para llevar el control de los mismos.

 La persona encargada de controlar la base de datos, se hará responsable de

cualquier novedad que se presente en el inventario, por lo tanto, deberá
firmar un acta de confidencialidad con la empresa.

29
 La persona encargada de este debe generar un informe diario a la
administración de la empresa, donde indique la cantidad de inventario que
ingresa y que sale, para garantizar la disponibilidad de los productos para la
producción.

 La persona encargada deberá auditar las materias primas con el fin de

identificar cuales se encuentran a corto plazo de obsolescencia, para que
estos sean usados con mayor rapidez.

30
 FLUJOGRAMA DE TODO EL PROCESO DE INVENTARIOS, SOLICITUD
(MATERIA PRIMA, INSUMOS, PRODUCTO) HASTA ENTREGA FINAL DEL
PRODUCTO Y/O SERVICIO

31
 CONCLUSIÓN

Después de haber recopilado la siguiente información se concluye que; el inventario

es esencial en la creación y existencia de una empresa, ya que en ella podemos
hacer un balance de los bienes con los que esta cuenta, se tiene un propósito
fundamental que es, proveer la empresa de materiales necesarios, para el
funcionamiento acorde dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la
demanda, con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto para
de esta manera determinar los costos de inventarios, compras, almacenaje,
producción, perdidas y contabilidad.

Teniendo en cuenta lo investigado y lo visto en clase por medio de cada uno de

estos puntos podemos determinar el el número de unidades que deberán producirse
en un momento determinado, en qué momento debe producirse el inventario, que
articulo merece atención especial, y podemos protegernos de los cambios en los
costos de los artículos en inventario. De esta manera podemos señalar que el
control de inventario consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para
mantener la operación al costo más bajo posible y poder llevar un registro adecuado
en la empresa, y hallar los métodos que utilizaremos para llevar este proceso a cabo
en cuanto a producto y materia prima teniendo en cuenta que nuestro producto son
alimentos y estos son perecederos.

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 CIBERGRAFIA

https://www.enfemenino.com/salud/conoces-la-quinoa-descubre-los-10-beneficios-
de-este-superalimento-s1253303.html

https://www.vitonica.com/alimentos/todo-sobre-la-quinoa-propiedades-beneficios-
y-su-uso-en-la-cocina

https://cereart.com/que-es-la-quinoa-y-por-que-es-considerada-el-grano-de-oro/

https://www.gestiopolis.com/que-es-inventario-tipos-utilidad-contabilizacion-y-
valuacion/

https://www.emprendepyme.net/inventario

https://concepto.de/inventario/

http://jabotero392.blogspot.com/2012/09/lista-de-chequeo-para-inventario.html

https://www.lifeder.com/punto-reorden/

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