AKUNTANSI HOTEL

SAP 11

Memahami, Menganalisis Dan Mendesain Prosedur Pengeluaran Kas Pada Usaha

Perhotelan

Oleh

Kelompok IV

1. I Putu Sisna Armawan (1607532042)

2. Efrie Surya Perdana (1607532045)
3. Anak Agung Ngurah Krisnadeva (1607532055)
4. Gede Rudi Harta Pratama Giri (1607532064)
5. I Putu Ardhian Janu Mahendra (1607532069)

Program Akuntansi (Reguler Denpasar)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana

2019
 Kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, sebagai
suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga sebagai simpanan dalam bank
atau tempat lain yang dapat diambul sewaktu-waktu. Dalam neraca, kas merupakan bagian
aktiva yang paling lancar, sehingga dalam pengelolannya memerlukan pengendalian yang
cermat. Pembetulan kas kecil merupakan salah satu pengendalian yang bisa dilakukan dalam
pengelolaan kas. Kas kecil merupakan kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cheque. Ada dua metode
pengelolaan kas kecil, yaitu:

1. Sistem imprest, dimana jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap.
2. Metode fluktuasi, dimana saldo rekening kas kecil jumlahnya tidak tetap, tetapi
berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran
dari kas kecil.

Usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-
masing outlet (kasir FO, kasir restoran, kasir Bar, dan lain-lain) sehingga untuk memperlancar
kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kas kecil yang biasanya ada di outlet, biasanya
digunakan untuk memberikan kembali uang kembalian pada tamu yang berbelanja, kadang
juga untuk memberikan pinjaman sementara pada tamu yang memerlukan uang tunai dalam
jumlah kecil, misalnya untuk membayar taksi. Kasir yang ada di kantor belakang (back office)
yang biasanya disebut general cashier juga diberi kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang
bisa digunakan untuk pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang
diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap
pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih
dahulu, minimal oleh head department-nya.

Setiap akhir periode, dilakukan penghitungan kas yang ada dicocokkan dengan saldo kas
tercatat (cash opname) . Demikian pula untuk saldo uang yang ada di bank, dibuatkan
rekonsiliasi.

1. Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur

Pembayaran Hutang Pada Hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur
pengendalian yang terdiri dari otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen
dan catatan, pengendalian akses atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau
pengecekan independen)
Bagian yang terlibat dalam pembayaran hutang :

a) Account payable

AP diartikan sebagai suatu subbagian yang berada dalam organisasi akuntansi

yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran
untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang
ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit. Selain itu bagian AP ini
berfungsi juga menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan
pengurangan harta perusahaan.

Tugas Account payable :

a. Melakukan pemeriksaan invoice dan memastikan kebenarannya

b. Melakukan input transaksi perpajakan ke dalam e-SPT untuk memastikan

bahwa seluruh laporan telah diserahkan dengan akurat dan tepat waktu

c. Mempersiapkan laporan pajak secara berkala, prepaid expenses, accrual

and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh laporan
telah disusun dengan akurat dan tepat waktu

d. Berkoordinasi dengan supplier untuk masalah kelengkapan dokumentasi

penagihan untuk memastikan bahwa setiap penagihan telah benar

b) Accounting department head

Pengertian Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah department

yang bertugas untuk mencatat selulur transaksi keuangan, dan membuat laporan
keuangan hotel baik pemasukan dan pengluaran.

Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada

bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan kuangan hotel yang keluar
maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Accounting Department yang meliputi:

1. Tugas tugas accounting department (Duties of Accounting):

a. Menerima dan melakukan pembayaran

b.Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran

secara cash maupun cek

c. Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)

 d.Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash

e. Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh

hotel

f. Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang

g.Mencatat hasil penjualan hotel

2. Tanggung jawab accounting department (Responsibilities of Accounting):

a. Mengawasi aliran uang dihotel

b. Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel

c. Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel

d. Membuat laporan keuangan hotel baik pendapatan maupun pengeluaran

c) General manager

General Manager atau Manajer Hotel (perhotelan) adalah orang yang mengelola
operasional sehari-hari dalam management hotel. Hotel besar selalu memiliki tim
untuk manajemen, dimana setiap anggota tim berkonsentrasi pada daerah
kepentingan tertentu.

Tugas Seorang Manager Hotel :

a. Mengatur dan meneliti pemesanan, penerimaan, pelayanan kamar, dan

kegiatan pengurus/pelayan hotel

b. Mengawasi persiapan keamanan, kebun dan pemeliharaan barang-barang

c. Merencanakan dan mengawasi bar/tempat minum, restauran, dan

tempat/ruangan untuk konferensi

d. Mengamati minuman keras, permainan dan peraturan hukum yang terkait

dengannya

e. Menilai dan memeriksa kepuasan tam

f. Memeriksa pembukuan dan kegiatan pembelian

g. Menetapkan pembuatan anggaran.

h. Mengawasi pemilihan, pelatihan dan pengawasan terhadap staf

i. Memastikan terpenuhinya standar K3 sesuai dengan peraturan

perundang-undangan
 j. Menyediakan informasi wisata lokal dan mengatur trasportasi untuk
kunjungan/wisata kepada tamu

d) General cashier

Bagian yang mengelola dan mengamankan dana baik dalam bentuk mata uang
lokal dan mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasional disebut Kasir
Umum atau General Cashier. General Cashier bertugas menerima seluruh hasil
penjualan ataupun pendapatan dari dalam hotel maupun dari luar hotel dan
menyimpan hasil tersebut sesuai dengan ketentuan perusahaan serta
mengeluarkan dana tersebut untuk digunakan dengan semestinya dengan
melampirkan bukti resmi yang akurat.

Dokumen yang digunakan:

a) Voucher payable, merupakan daftar hutang yang jatuh tempo yang akan dibayar.

b) Faktur, merupakan bukti pembelian barang dari supplier.

c) Memorandum invoice, merupakan bukti penerimaan barang yang bisa digunakan

sebagai dasar penagihan.

d) Bank/cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang

dilakukan oleh general cashier.

Bagan Alur – Pengerluaran Kas Untuk Pembayaran Hutang

Account Payable Acct Dep Head General Manager General Cashier

MI MI
Persetujuan Persetujuan
 + +
Faktur Faktur

VP VP

Persetujuan Persetujuan
Cheque

Persetujuan BDV

supplier GCE
S

Keterangan :

MI = memorandum invoice

VP = voucher payable

BDV = bank disbursement voucher

A = arsip

GCES = general cashier expenditures summary

Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:

1) Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan membuat
voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan
pembayaran pada accountingdepartement head dan general manager. Dan
setelah mendapat persetujuan, menyerahkan voucher payable beserta bukti
pendukungnya pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
 2) General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan pembayaran,
kemudian menginformasikan pada accountpayable bahwa pembayaran telah
siap. Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika jumlah
pembayaran relatif kecil akan dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash
disbursement voucher.

3) Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran pada

general cashier

Laporan yang Dihasilkan

1) General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu

periode yang dilakukan oleh general cashier

Jurnal pembayaran hutang

Hutang Usaha xxx

Kas/bank xxx

2. Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Pembelian

Tunai Dairy Produk Pada Hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur
pengendalian yang terdiri dari otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen
dan catatan, pengendalian akses atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau
pengecekan independen)

Jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice
cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy
product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan
informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan
ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis
makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu
pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

Bagian yang terlibat dalam pembelian tunai :

a) Departemen yang memerlukan

b) Purchasing

Purchasing adalah salah satu posisi kerja di departemen accounting yang

berhubungan dengan pengadaan kebutuhan barang hotel. Pekerjaan seorang
purchasing ada dua, yakni didalam ruangan dan di luar ruangan.

Pekerjaan didalam ruangan :

1. Menerima purchase request (permintaan pembelian) dari departemen lain

untuk barang-barang yang bersifat non rutin atau yang tidak tiap hari
dibeli

2. Menerima market list (permintaan pembelian) dari F&B department

untuk pembelian barang-barang yang bersifat daily atau rutin.

3. Membuat purchase order untuk purchase request dan market list sebagai
dasar untuk melakukan pembelian ke supplier

4. Melakukan order barang ke supplier sesuai dengan purchase order yang

telah dibuat

Pekerjaan diluar ruangan :

1. Melakukan pembelian secara cash atau tunai apabila barang tidak bias
dipenuhi oleh supplier

2. Melakukan survei harga pasar secara monthly (bulanan) untuk

mengetahui harga barang seperti harga sayuran dan harga daging

3. Mencari supplier baru atau calon supplier

4. Melakukan survei untuk memastikan kebenaran data identitas supplier

c) Accounting department head

d) Cost control

Cost control merupakan petugas yang melaksanakan kegaiatan monitoring

atau pengawasan terhadap biaya-biaya di hotel. Orang yang melaksanakan tugas

cost control disebut sebagai cost controller

Tugas utama cost controller :

1. Mengatur dan melaksanakan proses inventory setiap bulan.

 2. Menerapkan semua kebjakan dan prosedur Cost control kepada semua
department dan memastikan semua penghitungan inventory beserta bukti
atau document pendukungnya.

Tanggung jawab cost controller :

1. Mengawasi keluar masuk semua barang,Storekeepers dan Receiving.

2. Bekerjasama dengan Purchasing dalam hal pembelian harga barang serta

penerimaaan barang.

3. Mengecek order pembelian ( PO) dan Market list

4. Membuat laporan daily Flash Cost

5. Melaksanakan inventory atau penghitungan semua barang setiap bulan

serta membuat laporan bulanan ( Cost of product )

e) General manager

f) General cashier

Dokumen yang digunakan:

a) Purchase requisition, merupakan bukti permintaan barang, dan bisa digunakan

sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang.

b) Cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan

oleh general cashier.

Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:

a) Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah

disetujui oleh head departemennyam kemudian menyerahkannya pada
purchasing.

b) Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara

tunai pada cost control, accountingdepartement head dan general manager.

c) Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk

pembelian tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa
ditentukan, maka general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher.
Tapi jika jumlah pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan
 meminta kas bon sementara, setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan
cash disbursement voucher.

d) Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak
tersedia di gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang
tersebut, dan membantu purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga
dan tempat memperoleh barang tersebut (jika memungkinkan).

Laporan yang Dihasilkan

1) General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu

periode yang dilakukan oleh general cashier

Jurnal Pembelian Tunai

Biaya Departement xxx

Kas xxx

3. Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur

Penggajian Pada Hotel

Bagian yang terlibat :

a) Personalia

Personalia Departement sebagai salah satu departemen hotel yang bertugas

menerima dan menempatkan karyawan/trainee, serta menangani masalah yang
dihadapi karyawan.

b) Accounting department head

c) General manager

d) General cashier

Dokumen yang digunakan:

 a) Daftar gaji, merupakan daftar yang menggambarkan gaji seluruh karyawan, yang
disusun berdasarkan departemen dan posisi jabatan dari masing-masing karyawan
dalam struktur organisasi.

b) Slip gaji, merupakan bukti besarnya gaji yang diterima, potongan-potongan, serta
gaji bersih yang akan diterima oleh masing-masing karyawan.

c) Bank disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan

oleh general cashier.

Bagan Alur – Pengeluaran Kas Untuk Pembayaran Gaji

Personalia Acct Dep Head General Manager General Cashier

Cek
Daftar Gaji & Persetujuan Daftar Gaji
Persetujuan

Persetujuan Persetujuan
Cheque cheque

+ +
Persetujuan
BDV BDV

Tanda tangan A

Slip Gaji GCES

Distribusika ke karyawan

Keterangan :

BDV = bank disbursement voucher

GCES = general cashier expenditures summary

A = arsip

Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:

1) Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping karyawan

dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan, kemudian
menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji
siap, dimintakan persetujuan pada accounting departmenhead dan general
manager, setelah itu diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan
pembayaran.

2) General cashieri menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement

voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia
untuk mendistribusikan pada setiap karyawan.

3) Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing karyawan,

maka general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk melakukan transfer
dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan
jumlah yang diterima di bank dengan slip gaji dari personalia.

4) Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi
untuk karyawan.

Laporan yang Dihasilkan

1) General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu

periode yang dilakukan oleh general cashier

Jurnal Pembayaran gaji

Biaya Departement xxx

Hutang gaji xxx

( untuk mencatat pembayaran gaji )

Hutang gaji xxx

Kas/bank xxx

( untuk mencatat pembayaran gaji )

PERTANYAAN
 DAFTAR PUSTAKA

A.A. GP .Widanaputra, dkk ., Akuntansi Perhotelan , edisi pertama , Yogyakarta , 2009

Soetopo, Bambang. tth. Akuntansi Perhotelan. Esensi Erlangga Group.