Penyusunan Rencana Kebutuhan Obat &

Melakukan E-Purchasing

Setia Rini, M.Farm, Apt.

7 Februari 2019
Penyusunan Rencana Kebutuhan Obat
(RKO)
Tujuan:
1. Terlaksananya perencanaan kebutuhan dan
pengadaan obat secara tepat waktu, jenis dan
jumlah
2. Tercapainya penggunaan alokasi dana obat
secara efektif dan efisien
Perhitungan Kebutuhan Obat Metode Konsumsi

Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan

atas analisa data konsumsi obat tahun
sebelumnya.
Hal-hal yang harus diperhatikan:
1. Pengumpulan dan pengolahan data
2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3. Perhitungan kebutuhan obat
Data yang harus dipersiapkan dengan
metode konsumsi
1. Data obat
2. Stok awal
3. Penerimaan
4. Pengeluaran
5. Sisa stok
6. Obat hilang/ Rusak/ Kadaluarsa
7. Kekosongan Obat
8. Pemakaian/ pergerakan obat rata-rata setahun
9. Waktu tunggu
10. Stok pengaman
11. Perkembangan pola kunjungan
Timeline Penyusunan RKO RS
 E- purchasing

Definisi:
Merupakan tata cara pembelian barang/ jasa
melalui sistem katalog elektronik dimana barang/
jasa tersebut sudah dimuat dalam sistem katalog
elektronik (E Katalog)
Pengguna (user) adalah pemakai aplikasi e-
purchasing yang memiliki user ID dan Password
yang telah ter-registrasi di Layanan Pengadaan
Secara Elektronik (LPSE).
Hal – hal yang harus dipersiapkan dalam
melaksanakan e purchasing:

1. Input Rencana Umum Pengadaan (RUP);

dilakukan diakhir tahun untuk pelaksanan
kegiatan pengadaan tahun berikutnya
2. Memisahkan nilai paket (≤ 200 juta dan > 200
juta)
3. Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
 Alur Pelaksanaan Pemesanan Melalui E Katalog
(Nilai paket ≤ 200 juta)
PP input e katalog (dikirim ke penyedia)

Penyedia setuju atau menolak (dikirim ke PP)

PP setuju atau menolak (jika menolak

dikembalikan ke penyedia, jika setuju
diteruskan kepada PPK)

PPK setuju atau menolak (jika menolak

dikembalikan ke PP, jika setuju diteruskan ke
distributor)

Kontrak/ SPK/ SP dengan distributor

Alur Pelaksanaan Pemesanan Melalui E Katalog
(Nilai paket > 200 juta)

PPK input e katalog (dikirim ke

penyedia)

Penyedia setuju atau menolak (dikirim

ke PPK)

PPK setuju atau menolak (jika menolak

dikembalikan ke Penyedia, jika setuju
diteruskan ke distributor)

Kontrak/ SPK/ SP dengan distributor

Masalah – Masalah yang sering terjadi

Out of
stock
Sistem e
katalog Indent
bermasalah

Delivery
time dari
Pembayaran pabrik ke
PBF
Obat

Dalam
Minimal
proses
pemesanan
produksi
Respon
dari
Kemasan
penyedi
jual
a
lambat
N0 Masalah Penanganan Masalah
1 Out of stock • Cetak bukti tayang out of stock
• Meminta penawaran dari penyedia
barang lain dengan harga ≤ harga
tayang e katalog
• Melakukan pembelian ke penyedia
lain yang memenuhi persyaratan.

2 Indent • Cetak bukti tayang indent

• Klik e katalog
• Kirim penyedia, tanyakan kapan obat
tersedia
• Jika waktu tunggu tidak sesuai yang
diharapkan, dilakukan pemilihan
terhadap penyedia lain
N0 Masalah Penanganan Masalah
3 Delivery • Komunikasikan dengan PBF stok
time dari yang tersedia di PBF
pabrik ke • Jika ternyata stok tidak ada dan
PBF waktu tunggu tidak memungkinkan
dilakukan pemilihan ke penyedia
lain
4 Dalam • Komunikasikan denganPBF stok
proses yang tersedia di PBF
produksi • Jika ternyata stok tidak ada dan
waktu tunggu tidak memungkinkan
dilakukan pemilihan ke penyedia
lain
N0 Masalah Penanganan Masalah
5 Respon dari • Saat mengirim paket
penyedia disampaikan maksimal respon
lambat time untuk paket tersebut
• Menghubungi penyedia agar
segera merespon pesanan
6 Kemasan jual • Saat akan melakukan pemesanan
sebaiknya disesuaikan jumlah
pesanan dengan kemasan jual
dari penyedia (harga tayang e
katalog merupakan harga satuan
terkecil)
• Jika terlewati, edit paket.
N0 Masalah Penanganan Masalah
7 Minimal • Menyesuaikan pemesanan
pemesanan dengan minimal faktur dari
penyedia atau PBF
8 Pembayaran • Ditanyakan ke PBF masalah
pembayaran untuk tagihan yang
mana
• Melakukan pembayaran
terhadap tagihan yang dimaksud
N0 Masalah Penanganan Masalah
9 Sistem e • Melakukan pembelian secara
katalog offline
bermasalah • Melakukan klik e katalog setelah
sistem kembali normal
Perencanaan kebutuhan dibuat untuk 6 bulan
atau 1 tahun
Pengiriman barang bertahap sesuai kebutuhan
RS
Pembayaran dilakukan sesuai dengan barang
yang sudah dikirim/ diterima