Para la actividad elegí los siguientes tipos documentales, al lado de cada

uno se hará la respectiva valoración documental.

1- Series de Resoluciones de nombramiento de funcionarios judiciales: este

documento es imperativo conservarse en su totalidad, pues sirve de
testimonia de la posesión de un funcionario judicial, al ser un archivo de
carácter administrativo, se dispone primero estar en el archivo de gestión y
luego en el central, el ciclo vital de estos documentos debe ser
extensivo, siempre estarán en fase activa, salvo se profiera nueva resolución
de renuncia al cargo, por lo que deberán conservarse. Disposición final:
CONSERVACIÓN TOTAL.

2- Archivo de providencias judiciales: las decisiones judiciales son

documentos importantísimos dentro de la administración de justicia, en esa
medida, en el proceso de notificación de la misma será dispuesto como
archivo de gestión, una vez ejecutoriada deberá mantenerse en el archivo
central, y se dispone una vez trascurrido el término legal, llevarlo al archivo
histórico de la dependencia, pues siempre pueden ser requeridas por las
partes para presentar por ejemplo acciones de revisión de la misma,
Disposición final: CONSERVACIÓN TOTAL.

3- Archivo de providencias de sustanciación que programan audiencias: a

pesar de su importancia, estos documentos, no obstante dado que las
diligencias se realizan en una determinada fecha, una vez hecho esto, estas
decisiones no tienen la misma relevancia de gestión, por eso se ordena
moverlos al archivo central, donde deberán permanecer, respecto a esto,
dado que son muchas audiencias, deberán escanearse y microfilmarse
para llevar un archivo histórico digital de las mismas, por lo que se dispone:
MICROFILMAR y luego con los físicos SELECCIONAR Y ELIMINAR las que
tengas más del tiempo requerido.

4- CDS de las diligencias judiciales: las audiencias deberán filmarse en

CD`S de allí que sea importante su conservación, pues sirve de prueba,
como es muy fácil que se extravíe alguno de ellos, se ordena mantener en
el archivo central, pero que sea de forma digital, MICROFILMAR, cada
diligencia por fecha y asunto, para llevar un orden especifico.

5. Hojas de vida de empleados públicos: cada hoja de vida deberá moverse

de inmediato al archivo central, debe haber CONSERVACIÓN TOTAL DE LAS
MISMAS, y se llevarán al archivo inactivo las de las personas que por razones
de despido o terminación del contrato no estén vinculadas a la función.
6. Enviados y recibidos de almacén: es importante mantener en el archivo
Central todas las CONSTANCIAS de insumos que envía alancen,
Computadores, escritorios, impresoras, scanner etc…, las cuales serán
guardadas en una carpeta específica, disposición fina CONSERVACIÓN
TOTAL.

Valoración documental y disposición final de los documentos

Tabla 1 valoración y disposición final

Tipos documentales

Valoración documental Disposición final

Convenios

Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones.
Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Su disposición es de 20 años. Cumplido el
tiempo de retención se pueden eliminar.

Licitaciones

Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones.
Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Mandato es de 20 años. Cumplido el tiempo
de retención se pueden eliminar.

OBLIGACIONES HIPOTECARIAS

Estos documentos son de carácter contable, legal y jurídico. Establecida la obligación Se

conservarán. Ya que las obligaciones deben ser registradas en la escritura y en el Certificado de
Libertad. Se conservarán por el tiempo que dure el compromiso que respaldan. Previniendo y sin
poner en riesgo o peligro en el Archivo Central. Después de este tiempo se pueden eliminar.

Actas de Comité de Gerencia

Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman parte de
la remembranza institucional. Conservación total. Al cumplir su tiempo de retención se
microfilman para consulta y conservación del original.

Actas de Junta Directiva

Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman parte de
la memoria institucional Conservación total. Al cumplir su tiempo de retención se microfilman
para consulta y conservación del original
Informes a Entes de Control

Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la gestión de la Entidad por parte de

los organismos de control. Son considerados de carácter misional Valor histórico. Se conservarán
como parte de la memoria institucional.