Anda di halaman 1dari 26

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Pengajuan Insentif Hibah/Bantuan, Keikutsertaan dalam Kegiatan UASC/Workshop, Kerja Sama, serta Penerbitan Naskah

Penanggung jawab:

Widodo

Penyusun:

Iwan Setiawan Samsul Maarif Febriarto Wahyu Aji Tumin Dwi Ratna Mariastuti Nanik Andayani

Kiki Riskita Sari Miftakhul Jannah Siti Uswatun Hasanah Syahrul Fauzi Alif Yuni Alfiani Suharman

Redaktur:

Mutiah Amini Muhammad Agung Bramantya Tri Rini Nuringtyas

Desain grafis:

Pram’s

Tata letak isi:

Samsul

Ukuran: 23 X 15,5 cm; vi + 20 hlm

Redaksi:

BADAN PENERBIT DAN PUBLIKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA Gedung Pusat UGM, Lantai 3 Sayap Barat, Ruang B3-05, Bulaksumur, Yogyakarta, Indonesia, 55281 Telp: (+62 274) 6491963 email: bpp@ugm.ac.id

Cetakan pertama: Oktober 2017

DAFTAR ISI

A. Prosedur Pengajuan Hibah/Bantuan

2

B. Prosedur Pengajuan Insentif Presentasi Seminar Internasional Universitas Gadjah Mada Annual Scientific Conferences (UASC)

4

C. Prosedur Mengikuti Kegiatan Universitas Gadjah Mada Annual Scientific Conferences (UASC)

8

D. Prosedur Mengikuti Workshop yang Diselenggarakan oleh Badan Penerbit dan Publikasi

11

E. Pengajuan Kerja Sama dengan Badan Penerbit dan Publikasi

14

F. Penerbitan Naskah di UGM Press

18

v

Proses mulai

KETERANGAN GAMBAR

Proses

berlangsung

BPP UGM

Proses mulai KETERANGAN GAMBAR Proses berlangsung BPP UGM vi Kebijakan Pengusul Proses administrasi

vi

Kebijakan Pengusul
Kebijakan
Pengusul
Proses administrasi
Proses
administrasi

PROSEDUR PENGAJUAN INSENTIF DAN HIBAH (BANTUAN)

A. PROSEDUR PENGAJUAN HIBAH/BANTUAN

1.

Pengusul mengajukan proposal hibah/bantuan ke Badan Penerbit dan Publikasi (BPP) sesuai panduan yang telah dipublikasikan di web publikasi.ugm.ac.id.

2.

Tim verifikator PIC Hibah-BPP mengecek kelengkapan berkas.

3.

Verifikator memberikan tanda terima berkas kepada pengusul setelah berkas pengajuan dipastikan lengkap dan sesuai panduan.

4.

Proposal yang dinyatakan lengkap selanjutnya dinilai oleh tim reviewer yang ditunjuk oleh BPP.

5.

Pengambilan keputusan pemenang hibah/bantuan oleh tim seleksi akhir.

6.

Pemenang bantuan/hibah diumumkan di web publikasi.ugm.ac.id sesuai jadwal.

7.

Pemenang menandatangani Surat Perjanjian Penandatanganan Mutlak (SPTJM) di kantor BPP.

8.

Pencairan dana akan diproses setelah seluruh berkas pencairan lengkap.

9.

Pemenang wajib memenuhi seluruh kewajiban hingga batas waktu yang telah ditentukan seperti yang tertera dalam surat perjanjian yang telah ditandatangani.

2

ALUR PENGAJUAN HIBAH/BANTUAN

Ya Verifikasi 1 jam Tidak Pengusul melengkapi kekeruangan
Ya
Verifikasi
1 jam
Tidak
Pengusul
melengkapi
kekeruangan

Pengusul

Proposal Pengajuan
Proposal
Pengajuan

Reviewer

2 minggu

Pengambilan

Keputusan

Pengajuan Reviewer 2 minggu Pengambilan Keputusan Pengumuman Pemenang Penandatanganan SPTJM Keterangan
Pengumuman Pemenang
Pengumuman
Pemenang

Penandatanganan

SPTJM

Keterangan Gambar:

Proses MulaiPemenang Penandatanganan SPTJM Keterangan Gambar: Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM

Proses BerlangsungPenandatanganan SPTJM Keterangan Gambar: Proses Mulai Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM Pengumpulan laporan

KebijakanSPTJM Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Proses Administrasi BPP UGM Pengumpulan laporan Pencarian

Proses AdministrasiKeterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan BPP UGM Pengumpulan laporan Pencarian dana 3 hari

BPP UGM

Pengumpulan

laporan

Pencarian

dana

Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM Pengumpulan laporan Pencarian dana 3 hari Pengusul 3 1

3 hari

Pengusul

Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM Pengumpulan laporan Pencarian dana 3 hari Pengusul 3 1

3

1 hari

B. PROSEDUR PENGAJUAN INSENTIF PRESENTASI SEMINAR INTERNASIONAL UNIVERSITAS GADJAH MADA ANNUAL SCIENTIFIC CONFERENCES (UASC)

1.

Peserta Universitas Gadjah Mada Annual Scientific Conferences (UASC) mengajukan berkas persyaratan insentif ke Badan Penerbit dan Publikasi sesuai batas waktu yang telah ditentukan.

2.

Berkas pengajuan yang telah masuk dicek oleh verifikator (PIC BPP).

3.

Berkas yang lolos verifiksi kemudian diseleksi untuk ditentukan pemenang pengajuan insentif kegiatan UASC.

4.

Hasil seleksi dikirimkan melalui email ke masing-masing pemenang.

5.

Pemenang insentif menandatangi surat perjanjian yang berisi pernyataan akan menyelesaikan revisi paper.

6.

Berkas-berkas yang telah lengkap kemudian diproses untuk pencairan insentif.

7.

Insentif akan dikirim ke rekening pribadi pemenang.

4

PROSEDUR PENGAJUAN INSENTIF PRESENTASI SEMINAR INTERNASIONAL UNIVERSITAS GADJAH MADA ANNUAL SCIENTIFIC CONFERENCES (UASC)

Pengajuan Ya Pengumuman Pengusul berkas Verifikasi Tim Seleksi melalui email pengusul 1 jam 3 hari
Pengajuan
Ya
Pengumuman
Pengusul
berkas
Verifikasi
Tim Seleksi
melalui email
pengusul
1 jam
3 hari
Tidak
Pengusul
melengkapi
kekeruangan
Keterangan Gambar:
Proses Mulai
Pencairan
Insentif melalui
Pendantanganan
Proses Berlangsung
3 hari
rekening
SPTJM
pengusul
Kebijakan
Proses Administrasi
BPP UGM
Pengusul

5

1 hari

PROSEDUR KEIKUTSERTAAN DALAM KEGIATAN UASC DAN WORKSHOP

C. PROSEDUR MENGIKUTI KEGIATAN UNIVERSITAS GADJAH MADA ANNUAL SCIENTIFIC CONFERENCES (UASC)

1.

Seluruh informasi terkait penyelenggaraan UASC (ICST, ICHS, ICSEAS, dan ICTA) dapat diakses di masing- masing web, yaitu:

icst.ugm.ac.id;

ichs.ugm.ac.id;

icseas.ugm.ac.id; atau

icta.ugm.ac.id

2.

Calon peserta UASC mengirimkan abstrak melalui e-paper UASC (ICST, ICHS, ICSEAS, ICTA) sesuai jadwal yang telah ditentukan untuk di-review.

3.

Abstrak yang masuk dinilai oleh tim reviewer yang ditunjuk oleh BPP.

4.

Abstrak yang dinyatakan diterima selanjutnya diumumkan melalui e-paper sesuai jadwal.

5.

Peserta yang abstraknya dinyatakan lolos harus mengirimkan full paper dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

6.

Peserta melakukan pembayaran.

7.

Sistem akan menampilkan status pembayaran peserta pada akun e-paper peserta.

8.

Peserta hadir pada saat konferensi untuk mempresentasikan tulisannya.

8

9. Paper yang telah dipresentasikan selanjutnya di-review oleh tim reviewer yang ditunjuk oleh BPP untuk selanjutkan direvisi oleh penulis.

10. Naskah yang telah direvisi selanjutnya di-submit ke jurnal yang disasar.

9

Pengusul

Pengusul

Pengusul
Pengusul
Pengusul Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI UASC Informasi di

Keterangan Gambar:

Proses MulaiPengusul Keterangan Gambar: Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI UASC Informasi di web UASC

Proses BerlangsungPengusul Keterangan Gambar: Proses Mulai Kebijakan Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI UASC Informasi di web UASC Mengirim

KebijakanPengusul Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI UASC Informasi di web UASC

Proses AdministrasiKeterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan ALUR MENGIKUTI UASC Informasi di web UASC Mengirim

ALUR MENGIKUTI UASC

Informasi di web UASC

Informasi di web UASC
Informasi di web UASC
Informasi di web UASC
Administrasi ALUR MENGIKUTI UASC Informasi di web UASC Mengirim abstrak melalui e-paper Reviewer Pengumuman

Mengirim

abstrak melalui

e-paper

Reviewer

Reviewer

Reviewer
Reviewer
di web UASC Mengirim abstrak melalui e-paper Reviewer Pengumuman melalui e-paper Pengiriman full paper
di web UASC Mengirim abstrak melalui e-paper Reviewer Pengumuman melalui e-paper Pengiriman full paper

Pengumuman

melalui e-paper

melalui e-paper Reviewer Pengumuman melalui e-paper Pengiriman full paper Mempresentasikan paper

Pengiriman full

paper

Pengumuman melalui e-paper Pengiriman full paper Mempresentasikan paper Catatan: Melakukan

Mempresentasikan

paper

Catatan:

Melakukan pembayaran
Melakukan pembayaran

Melakukan

pembayaran

paper Catatan: Melakukan pembayaran BPP UGM Pengusul Waktu pelaksanaan sesuai dengan timeline

BPP UGM

Pengusul

paper Catatan: Melakukan pembayaran BPP UGM Pengusul Waktu pelaksanaan sesuai dengan timeline masing-masing

Waktu pelaksanaan sesuai dengan timeline masing-masing konferensi

10

D. PROSEDUR MENGIKUTI WORKSHOP YANG DISELENGGARAKAN OLEH BADAN PENERBIT DAN PUBLIKASI

1.

Calon peserta melihat pengumuman pelaksanaan workshop di website BPP publikasi.ugm.ac.id.

2.

Calon peserta melakukan pendaftaran sesuai persyaratan yang ditentukan.

3.

BPP mengumumkan peserta yang dapat mengikuti workshop melalui website.

4.

Peserta melakukan konfirmasi ulang kehadiran sesuai tata cara yang ditentukan.

5.

Peserta hadir sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

6.

Pengambilan sertifikat dilakukan sesudah acara berlangsung (jika ada).

11

Calon Peserta

Calon Peserta

Calon Peserta
Calon Peserta
Calon Peserta Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI WORKSHOP

Keterangan Gambar:

Proses MulaiCalon Peserta Keterangan Gambar: Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI WORKSHOP Melihat

Proses BerlangsungCalon Peserta Keterangan Gambar: Proses Mulai Kebijakan Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI WORKSHOP Melihat pengumuman di

KebijakanPeserta Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Proses Administrasi ALUR MENGIKUTI WORKSHOP Melihat

Proses AdministrasiKeterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan ALUR MENGIKUTI WORKSHOP Melihat pengumuman di web BPP

ALUR MENGIKUTI WORKSHOP

Melihat pengumuman di web BPP

Melihat pengumuman di web BPP
Melihat pengumuman di web BPP
Melihat pengumuman di web BPP
ALUR MENGIKUTI WORKSHOP Melihat pengumuman di web BPP Melakukan pendaftaran pada website Pengumuman

Melakukan

pendaftaran

pada website

Pengumuman

peserta

Pengumuman peserta
Pengumuman peserta
pendaftaran pada website Pengumuman peserta Melakukan konfirmasi kehadiran Menghadiri
pendaftaran pada website Pengumuman peserta Melakukan konfirmasi kehadiran Menghadiri

Melakukan

konfirmasi

kehadiran

peserta Melakukan konfirmasi kehadiran Menghadiri workshop Pengambilan sertifikat (jika
Menghadiri workshop
Menghadiri workshop

Menghadiri

workshop

konfirmasi kehadiran Menghadiri workshop Pengambilan sertifikat (jika ada) BPP UGM Pengusul 12

Pengambilan

sertifikat

(jika ada)

BPP UGM

Pengusul

Pengambilan sertifikat (jika ada) BPP UGM Pengusul 12 Catatan: Waktu sesuai jadwal yang ditentukan pada website

12

Catatan:

Waktu sesuai jadwal yang ditentukan pada website

PROSEDUR PENGAJUAN KERJA SAMA DENGAN BADAN PENERBIT DAN PUBLIKASI (BPP)

E. PENGAJUAN KERJA SAMA DENGAN BADAN PENERBIT DAN PUBLIKASI

1. Pihak yang ingin melakukan kerja sama mengajukan surat ke Pimpinan BPP.

2. BPP memproses surat kerja sama.

3. Pihak yang ingin melakukan kerja sama menerima surat balasan yang berisi keputusan Pimpinan BPP.

4. Jika kerja sama disetujui, ditetapkan waktu dan prosedur pelaksanaan.

5. Pelaksanaan kerja sama.

14

ALUR MENGAJUKAN KERJA SAMA DENGAN BPP

Mitra

Mitra

Mitra
Mitra
ALUR MENGAJUKAN KERJA SAMA DENGAN BPP Mitra Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan Proses

Keterangan Gambar:

Proses MulaiMENGAJUKAN KERJA SAMA DENGAN BPP Mitra Keterangan Gambar: Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi Surat

Proses BerlangsungKERJA SAMA DENGAN BPP Mitra Keterangan Gambar: Proses Mulai Kebijakan Proses Administrasi Surat Membuat Menerima surat

KebijakanBPP Mitra Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Proses Administrasi Surat Membuat Menerima surat

Proses AdministrasiKeterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan Surat Membuat Menerima surat pengajuan kerja keputusan

Surat Membuat Menerima surat pengajuan kerja keputusan sama 3 hari Pengambilan Membuat dan sertifikat
Surat
Membuat
Menerima surat
pengajuan kerja
keputusan
sama
3 hari
Pengambilan
Membuat dan
sertifikat
mengirimkan surat
(jika ada)
balasan
BPP UGM
Pengusul

15

1 hari

PROSEDUR PENERBITAN NASKAH DI UGM PRESS

F. PENERBITAN NASKAH DI UGM PRESS

1. Naskah Masuk

Naskah dalam bentuk softcopy dan hardcopy dilengkapi informasi data diri penulis.

Penulis diberi tanda terima penerimaan naskah.

Pemeriksaan awal naskah oleh editor (2 minggu).

Naskah yang lolos review editor diajukan ke reviewer ahli yang ditunjuk BPP.

Naskah yang tidak memenuhi review editor dikembalikan ke penulis.

2. Reviewer Ahli

Reviewer dipilih sesuai bidang kajian naskah.

Proses review 4 minggu.

Naskah yang tidak lolos penilaian reviewer dikembalikan ke penulis.

Naskah yang lolos penilaian dan layak diterbitkan dikembalikan ke penulis untuk direvisi.

3. Revisi Penulis

Penulis merevisi naskah sesuai permintaan reviewer dan mengembalikan ke UGM Press dalam waktu maksimal 8 minggu.

18

4. Editing Bahasa

Editor tata Bahasa menyunting naskah yang telah direvisi penulis.

Proses editing maksimal 4 minggu.

5. Desain Cover dan Layout Isi

Naskah yang telah diedit dilayout akan dibuatkan desain cover.

Proses desain dan layout isi maksimal 4 minggu.

6. Acc Penulis

Hasil layout dan desain cover diajukan ke penulis untuk dimintakan persetujuan.

Proses acc penulis maksimal 2 minggu.

7. Proses Produksi

Hasil layout dan desain cover yang telah disetujui penulis siap untuk diproduksi.

Proses produksi maksimal 4 minggu.

Selama proses produksi, dilakukan proses penandatanganan perjanjian antara penulis dengan UGM Press.

19

ALUR PENERBITAN BUKU DI UGM PRESS

DIKEMBALIKAN KE PENULIS DESK REVIEWER AHLI NASKAH MASUK SCREENING (4 minggu) (2 minggu) DESAIN COVER
DIKEMBALIKAN
KE PENULIS
DESK
REVIEWER AHLI
NASKAH MASUK
SCREENING
(4 minggu)
(2 minggu)
DESAIN COVER
DAN LAYOUT ISI
(4 minggu)
EDITING
PROSES REVISI
BAHASA
(8 minggu)
(4 minggu)
ACC PENULIS
PROSES
(2 minggu)
PRODUKSI

20

Keterangan Gambar:

Proses MulaiPENULIS PROSES (2 minggu) PRODUKSI 20 Keterangan Gambar: Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM

Proses BerlangsungPENULIS PROSES (2 minggu) PRODUKSI 20 Keterangan Gambar: Proses Mulai Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM Pengusul

KebijakanPROSES (2 minggu) PRODUKSI 20 Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Proses Administrasi BPP UGM Pengusul

Proses AdministrasiACC PENULIS PROSES (2 minggu) PRODUKSI 20 Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan BPP UGM

BPP UGM

Pengusul

(2 minggu) PRODUKSI 20 Keterangan Gambar: Proses Mulai Proses Berlangsung Kebijakan Proses Administrasi BPP UGM Pengusul