ASISTENTES
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SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
PROCESO: SISTEMA DE OPERACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL
FORMATO: CONTROL DE ASISTENCIA Y ACTA DE REUNION
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PUNTOS DE DISCUSION
La reunión inicia revisando el avances en las tareas de alto impacto para el proyecto:
Tarea 3: Escalar con el jefe de la DTR, la solicitud de la DAF referente a realizar la liquidación por matricula inmobiliaria teniendo en cuenta que el recaudo va hacer centralizado
y es necesario identificar el recaudo por cada circulo registral. En la reunión no se tuvo respuesta oficial por parte de la DTR, sin embargo se contó con la participación del doctor
Efrén quien explica a la mesa el proceso que este año se realiza en el liquidador referente a la liquidación según la resolución 470 que regula las tarifas para la liquidación de
derechos de registro.
El doctor Efrén indica que la norma no especifica que las liquidaciones se realicen por circulo sin embargo teniendo en cuenta que en la resolución de tarifas ahora existen rangos
de liquidación por el valor del acto. Lo recomendable es liquidar por circulo registral siempre que el contrato (escritura) lo especifique, porque algunos contratos tienen un valor
global que involucran varios inmuebles por lo que no se puede exigir el cambio teniendo en cuenta que los ciudadanos y notarios están en la libertad de hacer su negocio como
consideren sin especificar valores por inmueble. A la fecha el liquidador de derecho de registro tiene una alerta que informa que la liquidación debe hacerse por circulo registral
y si no se ingresa así se devuelve a la notaria siempre que la escritura lo especifique.
De lo anterior en la mesa no se puede toma la decisión de cómo debe hacerse la liquidación en radicación electrónica por lo que se decide programar una reunión especifica para
el tema con la DTR, DSR y OAJ con el objeto de aclarar el tema y poder avanzar en el desarrollo y ajuste de las funcionalidades.
Tarea 2: Revisar cómo será el manejo de las notas devolutivas, notas informativas (mayor valor) o formulario de inscripción teniendo en cuenta que las escrituras llegaran a las
ORIPS digitalizadas. Se consultará con el coordinador sin embargo los documentos se deben reposar en la ORIP.
Tarea 1:Continuar con pruebas más complejas DAF, DTR y OTI y Parametrizar documentos por entidad. En desarrollo.
Tarea 4: Enviar documento con los hallazgos que afectan el proyecto de RE. Cumplida.
Tarea 5: Enviar evidencia de las pruebas realizadas los días 12 y 13 de junio. Cumplida.
Tarea 6: Continuar con el seguimiento a la entrega del documento con la especificación del web services y ambiente de pruebas por parte de la Gobernación para pruebas por
parte de la SNR. Cumplida. Mediante correo electrónica de fecha 14 de junio el señor Yeison Rodrigo Mendez de la Gobernación de Cundinamarca envío docuemto borrador
de especificación de web services, en el que se describe los datos que necesita el Departamento para efectuar la liquidación del impuesto junto con un diagrama descriptivo de
integración.
Tarea 7:Entregar por parte del proveedor a la DTR, documento de especificación web services con la información que la SNR expondrá a la gobernación de Cundinamarca,
como insumo para el anexo técnico para el convenio con la gobernación. El proveedor indica que por parte de la gobernación falta enviar el webservices inicialmente expuesto
en internet para pruebas, cuando las pruebas sean satisfactorias se define el canal apropiado para producción. Sin embargo la DTR indica que lo anterior esta sujeto al convenio
pues la gobernación no desarrolla si no se tiene el convenio entre las partes para lo cual falta el documento por parte del proveedor y así complementar el anexo técnico que
hace parte integral del convenio.
La DTR recomienda que el documento enviado por la gobernación sea revisado por la OTI teniendo en cuenta las preguntas que hace la gobernación, de igual forma el ingeniero
Fabián dio respuesta a dichas preguntas y solicito respuesta a algunos interrogantes, pero estas deben ser enviadas a la gobernación por parte de la DTR, quien canaliza todas
las comunicaciones.
Para el día Viernes 23 de junio el proveedor enviará a al DTR el documento de especificaciones del web services para armar el anexo técnico. En desarrollo.
Tarea 8: Seguimiento implementación formas de pagos en folio. La doctora Paola el explicó a los ingenieros de folio (Tomas, Carlos Javier) los ajustes que se deben realizar
identificado que no es un ajuste de alto impacto, por tanto se puede hacer sin inconvenientes pero se debe tener en cuenta que los reportes deben se ajustados para que aparezca
la forma de pago que según la solicitud debe incluirse.. En desarrollo.
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Tarea 9: Seguimiento respuesta concepto jurídico. Por parte de la DTR y DAF se envío un oficio reiterativo. Por parte de la SDN no se tiene repuesta. En desarrollo.
Tarea 10: Validar conectividad servidores de FOLIO/IRIS. Falta información de los servidores de IRIS. Pendiente.
Tarea 11: Pruebas/ajustes Web servicies en FOLIO para notas informativas de mayor valor pendiente validación ingeniero Jorge Montenegro.
Pruebas base de datos. El proveedor envío correo electrónico el día 20 de junio con las inquietudes referente a IRIS, la ingeniera Leyla se encarga de programar reunión en caso
de ser necesario. En desarrollo.
Tarea 12: Reunión Técnica para finiquitar detalles del desarrollo de las integraciones Registro Electrónico con CA IdentityMinder. El proveedor comunico el ajuste a la base de
datos de RE el dia vienes 16 de junio los cuales son necesario para que los ingenieros de CA puedan inicial los ajustes. Al final de esta semana se revisará el avance de los
ajuste de CA teniendo en cuenta que hay otros proyectos donde se esta trabajando el mismo personal de CA. Se ajustan fechas.
Tarea 13: Ajustar base de datos RE para la integración con CA, comunicar a la SNR para que inicie la tareas de integración. Cumplida. Vienes 16 de junio.
Tarea 14: Desarrollo de actividades para las integraciones Registro Electrónico con CA IdentityMinder. Se colocan fecha al desarrollo de la actividad.
Se tuvieron dos cesiones de trabajo con el ingeniero Edgar Pescador de Oracle, donde se logro tener acceso a la administrador de documentos, se crearon dos tipos de
documentos anexos y escrituras pero falta realizar la sincronización en tres nodos de webcontent, por lo que se solicito dos días de trabajo con el mismo ingeniero. En desarrollo.
Tarea 16: Crear tipos de documento en ambiente de producción webcontent. En desarrollo. Parametrización de anexos y escrituras. Se explica que según las recomendación
del ingeneiro de Oracle la metadata de los documentos deberia ser igual en las dos aplicaciones independientemente que las consultas no se realicen directamente desde el
webcontent, de igual forma el webcontent tiene el autor del documento que para este caso debe ser el usuario de radicacion electronica diferente al usuario que carga el
documento, teneindo en cuenta lo anterior la aplicación de racicación debe enviar a traves de web services todos los metadatos que la SNR determine para asi poder recumerar
el documento desde el webcontent directamente o a traves de la aplcación de radicación electrónica. Depende de la anterior tarea.
Tarea 17: Iniciar integración con Oracle Webcontent, Validar creación de tipos de documento según tablas de retención. Depende de la anterior tarea.
Tarea 18: Validar metadatos según competencia. Cumplida por parte de la DTR y OTI de las demás areas no se tienen repuesta. Cumplida parcialmente.
Tarea 19: Ajustar documento “Plan de pruebas” según observaciones de la SNR. Cumplida. Esta para revisión por parte de la SNR.
Tarea 20: Levantamiento de reportes de cada una de las áreas. Cumplida. Fueron enviado 15 de junio los reportes iniciales. Se trabajará con SDR y Gestión Documental en el
detalle de los reportes que fueron enviados a nivel general.
Tarea 21: Seguimiento llamada de cericamaras para confirmar la compra del certificado de sitio seguro. No se tiene información. Pendiente.
Tarea 22: Indagar si para BACHUE se tiene el listado de entidades como Juzgados etc. No se tiene información. Pendiente.
Tarea 23: Seguimiento y actualización actividades del cronograma. Por tiempo no se realizó seguimiento. Pendiente.
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Tarea 24: Continuar el desarrollando las mesas de trabajo internas de la Dirección Administrativa y Financiera-DAF con el proveedor para definir los procedimientos y flujos del
proceso de devoluciones y conciliaciones. (Mesas de devoluciones 2 y3). No se reporta avance. Pendiente.
Tarea 25: Revisar el estudio que adelanto la DTR referente a la evaluación de tarifas para modificar el decreto ante el ministerio. No se tiene información por parte de los
delegados. Pendiente.
Tarea 26: Enviar oficio conjunto entre DAF y DTR con las modificaciones a las tablas de retención para Radicación electrónica. No se tiene información.
Tarea 27: Realizar un estudio para definir el tiempo que estarían en el sistema de radicación electrónica (Oracle webcontent) los documentos de las Oficinas de registro que no
tiene IRIS o si tiene planeado la instalación del IRIS en otras Oficinas de registro.
En proceso de adopción de las tipologías de la serie de devoluciones y conciliaciones de la DAF tanto a nivel central como en ORIP para la radicación electrónica. Esta tarea
esta asociada a la tarea No. 26.
La ingeneira Leyla informa que en otro proyecto de cooperación internacional se esta implemenenado IRIS en algunas ORIPS, sin embargo este proyecto no esta sugeto a dicha
implementación teniendo en cuenta que se requiere servidores los cuales debe ser suminitrados por la SNR .
Tarea 28 Concertar reunión con Sarah Rodríguez para explicar proyecto. Se acuerda que no es necesario realizar mesa de trabajo debido a que Sarah ya esta contextualizada
sobre el alcanc del proyecto de raciación electrónica. Cumplida.
Tarea 29: Elaborar los requerimientos técnicos con los que debe contar las notarías para el registro electrónico, incluyendo los costos tecnológicos asociados. Posteriormente
enviar documento para cometarios al equipo de trabajo. Se esta revisiando oficio para enviar a la SDN. En desarrollo.
Tarea 30: Ajuste entre la OAP y la DTR para ajustar procesos y procedimientos alineados con radicación electrónica. Pendiente. Hasta definir forma de liquicación.
Tarea 31: Validación de procesos y procedimientos entre la OAP y DAF alineados con radicación electrónica. Pendiente. Hasta definir forma de liquicación.
Tarea 32: Ajusta instructivo para la digitalización de documentos en las notaría, según observaciones. En desarrollo.
Tarea 33: Desarrollo de todas la funcionalidades a la fecha con la mesa de devoluciones 1 y entrega para pruebas SNR. Esta en desarrollo, pendiente definir forma de
liquicación.
Tarea 37: Validar textos de correos. Pendiente la DAF aun no ha validado los textos.
Tarea 38: Incluir en el cronograma los entregables. En desarrollo falta convalidar cada uno de los entregables en conjutno con el proveedor.
Tarea 39: Sugerencia para el nombre de la aplicación. Teniendo en cuenta que la aplicación contempla los procesos de repositorio de docuementos, liquidación de derechos
registrales, integración con gobernaciones,radicación en los sistemas registrales, seguimiento al trámite y notificación al usuario del resultado del proceso registra, adicionalmente
para generar el procedimiento se hace necesario darle un nombre a la aplicación, algunos nombre sugeridos son REL, Radicación electrónica, por la OAP e_RAE y
REN(Radicación electronica Notarial). De lo anterior se concluye que para la próxima reunión de seguimiento los participantes deben llevar mas ideas, estas se consolidaran y
se pasarán a divulgación para que esta pueda presentar algunas propuestas. En ajusta fecha.
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FORMATO: CONTROL DE ASISTENCIA Y ACTA DE REUNION
ue
Melissa Zapata
Paola León
Continuar con pruebas más complejas DAF, DTR y OTI.
1 Milena Ortiz Del 15 al 30 de junio
Parametrizar documentos por entidad
Nubia Rodríguez
Diana Hurtado
7 La DTR dar respuesta a la Gobernación al correo del 14 de junio Milena Ortiz 28-06-2017
teniendo en cuenta la respuesta del proveedor.
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FORMATO: CONTROL DE ASISTENCIA Y ACTA DE REUNION
Andrés Rivera
10 05-07-2017
Validar conectividad servidores de FOLIO/IRIS
Nubia Rodríguez
Fabián Agudelo
Pruebas/ajustes Web servicies en FOLIO para notas informativas
11 05-07-2017
de mayor valor pendiente validación ingeniero Jorge Montenegro.
Pruebas base de datos
Fabián Agudelo
12 Reunión Técnica para finiquitar detalles del desarrollo de las Mauricio Camacho Del 27 al 30 de junio.
integraciones Registro Electrónico con CA IdentityMinder.
Jonathan Gutierrez
Nubia Rodriguez
15
Crear tipos de documento en ambiente de producción webcontent.
En desarrollo Depende de la anterior tarea.
Jonathan Guitierrez
16 Iniciar integración con Oracle Webcontent, Validar creación de Fabián Agudelo Pendiente Depende de la anterior tarea.
tipos de documento según tablas de retención.
DAF
SDN
17 Validar metadatos según competencia 05-07-2017
Gestión Documental
SDR
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DTR
18 OTI 10-07-2017
Revisar “Plan de pruebas” según observaciones de la SNR.
DAF
Héctor Realpe
19 Seguimiento llamada de cericamaras para confirmar la compra del Pendiente
certificado de sitio seguro Melissa Zapata
Fabián Agudelo
Continuar el desarrollando las mesas de trabajo internas de la
22 Dirección Administrativa y Financiera-DAF con el proveedor para Paola León 16-06-2017
definir los procedimientos y flujos del proceso de devoluciones y
conciliaciones. (Mesas de devoluciones 2 y3) Melissa Zapata
Angélica Castro
23 Revisar el estudio que adelanto la DTR referente a la evaluación Pendiente
de tarifas para modificar el decreto ante el ministerio. Dora Pachón
Milena Ortiz
24 Enviar oficio conjunto entre DAF y DTR con las modificaciones a Melissa Zapata Pendiente
las tablas de retención para Radicación electrónica.
Paola León
Elaborar los requerimientos técnicos con los que debe contar las
notarías para el registro electrónico, incluyendo los costos
25 Leyla Guzmán /Nubia Rodríguez 05-07-2017
tecnológicos asociados. Posteriormente enviar documento para
cometarios al equipo de trabajo.
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Milena Ortiz
30 Al finalizar piloto
Elaborar Preguntas frecuentes
Gina Rojas
31 Definir términos y condiciones del servicio. Antes de salir a producción.
Juan Carlos Ramírez
Héctor Realpe
34 28-06-2017
Incluir en el cronograma los entregables
Nubia Rodríguez
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