Nomor : C/001/PD-DPL/2019

Revisi ke : 1
Berlaku Tgl : 07 Januari 2019

PANDUAN
PENDAFTARAN

Di tetapkan
Kepala UPTD Puskesmas Doplang

dr. Sapta Eka Putra, MH.Kes

NIP: 196709092009041001

DINAS KESEHATAN KABUPATEN BLORA

TAHUN 2019
UPTD. PUSKESMAS DOPLANG
JL. Raya Doplang – Kunduran Km 0,5 Doplang Telp (0296) 4311020 58384
 PEMERINTAHAN KABUPATEN BLORA
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS DOPLANG
JL. Raya Doplang – Kunduran Km 0,5 Doplang Telp (0296) 4311020

BAB I
DEFINISI

A. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan
pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan
B. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah
kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik
secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada
petugas kesehatan lainnya
C. Pendaftaran Pasien
Pendaftaran pasien adalah proses pencatatan identitas pasien yang
membutuhkan pelayanan kesehatan
D. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala
keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
E. Identitas Pasien
Data pasien yang digunakan untuk identifikasi pasien meliputi nama pasien,
tanggal lahir/umur pasien, alamat/tempat tinggal, nomer rekam medis
F. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya,
pasien baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan pasien untuk yang
pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan
kunjungan ke penyedia layanan
G. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer
register sebagai kunjungan lama
H. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan
atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
I. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau
lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan ( Askes,
Pemegang Kartu KIS )
J. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kriteria tertentu ( Usia > 60 tahun,
Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita gangguan kesehatan jiwa,
Pasien Gawat Darurat )
K. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
setiap pasien
L. Kartu Berobat
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data
pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu keluarga
M. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas
dalam satu folder dengan satu nomer register induk dan di tulis nama kepala
keluarga
N. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien
dengan nomer register induk
O. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
P. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya
yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai
kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi baik secara elektronik ata upun non-elektronik dengan tujuan agar
mereka mengetahui atau memahaminya.
Q. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai
tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh
petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
R. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk
mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu
S. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki seseorang sebagai pasien yang
harus diperhatikan pada keseluruhan proses pelayanan di perdaftaran
T. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang
U. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau dilakukan oleh
pasien
V. Alur Pendaftaran
Alur Pendaftaran adalah urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal
melakukan pendaftaran
W. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan untuk memperoleh pelayanan
X. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas
 BAB II

RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas
Doplang, meliputi
1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu berobat
4. Pembuatan Rekam Medis Baru
5. Pencarian Rekam Medis lama
6. Distribusi Rekam Medis ke Ruang Pelayanan Terkait
7. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
8. Penyampaian Informasi Lainnya
9. Pencatatan dan Pelaporan
10. Penyimpanan Kembali Rekam Medis
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Rawat Jalan
1. Petugas pendaftaran menerima pasien dan atau keluarga dengan ramah
2. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk mengambil nomer
urut antrian
3. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang
tunggu
4. Petugas pendaftaran memanggil pasien sesuai nomer urut antrian
5. Petugas pendaftaran melakukan identifikasi pasien minimal menanyakan
dua identifikasi dari data identifikasi sebagai berikut : nama pasien,
tanggal lahir/umur, alamat/tempat tinggal, dan nomor rekam medis.
6. Petugas pendaftaran menanyakan kartu berobat dan kartu identitas yang
dimiliki pasien (KTP/KK,KIS)
7. Petugas pendaftaran membuat kartu berobat dan rekam medis baru
untuk pasien baru
Pencatatan data pasien pada Rekam Medis meliputi
- Nama Pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal
- Tanggal lahir / umur
- No. Register Kunjungan
- No. Kartu KIS (jika ada)
8. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Berobat Pasien baru yang
berisi :
- Nama Puskesmas
- Nama Kepala Keluarga
- Alamat lengkap
- Nomer Register Kunjungan
9. Untuk pasien lama, Petugas pendaftaran mencari dan mengambil
Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomer regester yang dimiliki
pasien
Apabila pasien lupa tidak membawa kartu berobat ,maka petugas mencari
data pasien di buku register puskesmas atau di komputer, dengan cara :
- Buka aplikasi Ofice Exel data rekam medis Pasien Puskesmas Doplang
 - Cari nama kepala keluarga dan alamat pasien pada aplikasi
- Nomer rekam medis akan terdeteksi ( dalam Family Folder )
- Petugas mengambil rekam medis sesuai dengan nama pasien
10. Petugas pendaftaran mencatat rekam Medis yang didistribusikan ke
ruang pemeriksaan yang dituju pada buku register pendaftaran
11. Petugas pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan pada rekam
medis pasien
12. Petugas pendaftaran mengembalikan KTP / KK / Kartu Kepesertaan
Jaminan Kesehatan (KIS) dan kartu berobat pasien
13. Petugas pendaftaran menpersilahkan pasien untuk menunggu panggilan
di ruang pemeriksaan yang dituju
14. Petugas pendaftaran mendistribusikan Rekam medis ke ruang
pemeriksaan yang dituju
2. UGD/PONED
a. Petugas menerima pasien dan atau keluarga dengan ramah
b. Salah satu petugas menangani kegawatan sesuai kondisi pasien
c. Petugas lainnya melakukan identifikasi pasien, meminta kartu
identitas,KIS dan kartu berobat (jika ada) kepada keluarga
pasien/pengantar pasien
d. Petugas menyiapkan Rekam Medis sesuai dengan jenis pasien
(umum/PONED), pembiayaan dan umur pasien (dewasa/anak)
e. Petugas melengkapi keseluruhan isi Rekam Medis berdasarkan hasil
pemeriksaan pasien
f. Petugas mencatat di buku register UGD/PONED

B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket menyampaikan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket menjelaskan tentang hak dan kewajiban pasien
4. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk
bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti
5. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan
kewajiban sebagai pasien
6. Petugas Loket menutup kegiatan
7. Hak Hak Pasien meliputi :
- memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang berlaku
di puskesmas
- Memperoleh informasi tentang hak dan kewajiban pasien
 - Memperoleh pelayanan yang manusiawi, adil dan jujur dan tanpa
diskriminasi
- Memperoleh pelayanan kesehatan yang bermutu sesuai dengan
standar profesi dan standar prosedur operasional
- Memperoleh layanan yang efektif dan efisien sehingga pasien terhindar
dari kerugian fisik dan materi
- Mengajukan pengaduan atas kualitas pelayanan yang didapatkan
- Memilih dokter sesuai dengan keinginannya dan peraturan yang
berlaku di puskesmas.
- Meminta konsultasi tentang penyakit yang yang dideritanya
kepadadokter lain (second opinion) yang memiliki Surat Ijin Praktik
(SIP) baik di dalam maupun di luar Puskesmas
- Mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita termasuk
data- data medisnya
- Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang akan
dilakukan oleh tenaga kesehatan terhadap penyakit yang dideritanya
- Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi diagnosis dan tata
cara tindakan medis,tujuan tindakan medis, alternatif tindakan,risiko
dan komplikasi yang mungkin terjadi, dan prognosis terhadap tindakan
yang dilakukan serta perkiraan biaya pengobatan
- Didampingi keluarganya dalam keadaan kritis
- Menjalankan ibadah sesuai agama atau kepercayaan yang dianutnya
selama hal itu tidak mengganggu pasien lainnya
- Memperoleh keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam
perawatan di puskesmas
- Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan pihak puskesmas
terhadap dirinya.
- Menolak pelayanan bimbingan rohani yang tidak sesuai dengan agama
dan kepercayaan yang dianutnya

8. Kewajiban Pasien meliputi :

- Mentaati segala peraturan dan tata tertib yang berlaku di Puskesmas
Doplang
- Memberi informasi yang lengkap dan jujur tentang masalah
kesehatannya
- Mematuhi nasehat dan petunjuk dokter dan dokter gigi beserta tenaga
medis lainnya
- Memberi imbalan jasa atas pelayanan yang diterima
C. Proses Penyampaian Informasi lainnya
Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :
1. Petugas pendaftaran memberi salam kepada pasien/keluarga.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke
Puskesmas.
3. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan
apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana
mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami
pasien.
4. Petugas pendaftaran menanyakan kembali pada pasien/keluarga apakah
sudah paham
5. Petugas pendaftaran mencatat dalam buku monitoring dan buku
penyampaian informasi.

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut :
1. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Rekam Medis ke petugas
pendaftaran
2. Petugas pendaftaran melakukan perhitungan jumlah Rekam Medis yang
kembali harus sama dengan jumlah Rekam Medis yang keluar
3. Petugas pendaftaran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari Rekam
Medis
4. Petugas pendaftaran merekap jumlah kunjungan pasien berdasarkan jenis
kunjungan pada buku register kunjungan pada hari yang sama

E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
1. Petugas pendaftaran mengelompokkan Rekam Medis berdasarkan nomer
register dan wilayah
2. Petugas Pendaftaran menata kembali Rekam medis Family Folder sesuai
dengan nomer register dan wilayah
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Nomer urut antrian

2. Kartu berobat
3. Kartu identitas pasien
4. Rekam medis
5. Buku Pencatatan penyampaian informasi pasien
6. Buku Keluhan pasien dan tindak lanjut
7. Buku Pencatatan Akses Keluar masuk Rekam Medis
8. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
9. Register Kunjungan rawat jalan
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

1. Nomer urut antrian

2. Rekam medis

3. Kartu berobat pasien

4. Buku Pencatatan

5. Register Kunjungan