Sri Wahyuni
Widyaiswara Ahli Madya
Setelah mengikuti mata diklat ini, peserta mampu menjelaskan Tata Naskah
Dinas Kementerian Keuangan dengan baik
Kompetensi Dasar:
Uraian Materi:
1. PENGERTIAN
a. Maksud
Maksud diterbitkannya PMK Nomor 136/PMK.01/2018 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Keuangan adalah untuk
mengatur pedoman TND yang berlaku di Kementerian Keuangan, yang
meliputi ketentuan mengenai
1) jenis dan format naskah dinas;
2) penyusunan naskah dinas;
3) penggunaan Lambang Negara, Logo Kementerian Keuangan, dan cap
dinas dalam naskah dinas;
4) penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar;
5) pengelolaan naskah dinas;
6) pengamanan naskah dinas.
b. Penetapan (Keputusan)
1. Arahan c. Penugasan
(Instruksi, Surat Perintah, dan Surat
Tugas)
c. Surat Undangan
Pada bahan ajar ini hanya akan dibahas beberapa naskah dinas yang paling
banyak disusun di Kementerian Keuangan dan perlu diketahui oleh para pegawai
baru.
1. SURAT PERINTAH
Surat perintah merupakan salah satu jenis naskah dinas penugasan. Surat
perintah adalah naskah dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah dalam
lingkup unit yang bersangkutan, yang memuat detil perintah yang harus dilakukan.
Berikut ini format Surat Perintah yang ditandatangani Pejabat Eselon I dan Pejabat
Eselon II.
2. SURAT TUGAS
Seperti halnya Surat Perintah. Surat Tugas juga merupakan salah satu jenis
naskah dinas penugasan. Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat dan
ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau
pejabat lain yang diberi tugas, dengan memuat detil penugasan yang harus
dilakukan berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi atau kegiatan lainnya
sesuai dengan ketentuan peraturan peru dalam jangka waktu tertentu.
Berikut ini format Surat Tugas yang ditandatangani Pejabat Eselon I dan
Pejabat Eselon II, serta contoh penulisan lampiran pada Surat Tugas.
3. NOTA DINAS
a. atasan;
b. pejabat yang setingkat; dan/atau
c. bawahan.
Berikut ini format nota dinas dengan pejabat penanda tangan sama dengan
pengirim dan format nota dinas dengan pejabat penanda tangan berbeda dengan
pengirim.
Gambar 7. Format Nota Dinas dengan Pejabat Penanda Tangan Sama dengan Pengirim
4. SURAT DINAS
Berikut ini format surat dinas Menteri Keuangan, Pejabat Eselon I, dan Pejabat
Eselon II.
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat,
dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu
memperhatikan ketelitian, kejelasan, dingkat dan padat, logis dan meyakinkan,
serta mengikuti aturan yang baku dan berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan.
MENTERI KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
Berikut ini format kepala naskah dinas pada unit eselon I, unit eselon II, kantor
wilayah, kantor pelayanan, dan UPT.
Arial 7
1½ pt
Arial 7
1½ pt
Arial 7
1½ pt
Arial 7
1½ pt
Arial 7
1 ½ pt
Arial 7
1 ½ pt
2. LAMBANG NEGARA
21,50 mm
5 mm
MENTERI KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
• Bentuk logo Kementerian berupa segi lima sama sisi, dengan ukuran tiap sisi
minimal 14 mm dan maksimal 17 mm, disesuaikan dengan banyaknya baris
pada Kepala Naskah Dinas.
• Apabila nama unit organisasi pada Kepala Naskah Dinas terdiri atas 4 baris
atau lebih, digunakan logo Kementerian Keuangan dengan ukuran 17 mm.
• Logo Kementerian Keuangan yang digunakan pada naskah dinas berwarna
hitam.
Kode penunjuk digunakan untuk mengetahui konseptor naskah dinas dan lokasi
penyimpanan atas keseluruhan naskah dinas beserta verbal konsep naskah dinas.
Kode penunjuk dicantumkan pada naskah dinas dan verbal, di margin kiri bawah.
5. NOMOR HALAMAN
Ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan
setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas atau halaman yang
menggunakan kepala naskah dinas.
-2-
7. PARAGRAF
8. PENGGUNAAN HURUF
• Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 7, 9, 11, dan 13
(untuk penggunaan komputer) atau huruf Pica apabila menggunakan mesin
ketik elektronik.
• Jenis huruf tersebut tidak berlaku untuk naskah dinas berupa peraturan
dan keputusan, termasuk lampiran dari peraturan atau keputusan tersebut
(penulisan peraturan dan keputusan diatur tersendiri dalam PMK 123 Tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Menteri Keuangan,
Keputusan Menteri Keuangan, Peraturan Pimpinan unit Eselon I, dan
Keputusan Pimpinan unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan).
Penulisan sifat naskah dinas dapat digabung antara tingkat keamanan dan
kecepatan penyampaian.
yang dibuat dalam bentuk huruf dan angka sebagai tanda pengenal dan
identifikasi terhadap jenis naskah dinas dan unit organisasi yang menerbitkan.
• Naskah dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang
dituju (bukan kepada identitas yang tidak individual seperti kantor,
kementerian, lembaga, dll).
• Contoh penulisan tujuan surat dinas
• Merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa tks masih berlanjut
pada halaman berikutnya, ditulis pada akhir setiap halaman, pada baris
terakhir teks, di sudut kanan bawah, dengan urutan: kata penyambung +
tiga buah titik. (tidak berlaku untuk naskah dinas berupa peraturan dan
keputusan)
• Tidak digunakan untuk pergantian bagian.
Arial 11 LAMPIRAN
Surat Tugas Kepala Pusdiklat Keuangan Umum
Arial 9 Nomor : ST- /PP.7/2018
Tanggal: November 2018
Contoh:
Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Ruang tanda tangan pada naskah dinas diatur dengan ketentuan sebagai
berikut.
1.
2.
4.
5.
6.
7.
Ketentuan:
a. Nama unit organisasi dan alamat pada kepala naskah dinas merupakan
nama dna alamat unit organisasi inisiator atau yang memimpin (lead).
b. Penomoran dimulai dengan unit inisiator atau yang memimpin (lead)
dilanjutkan dengan unit lain sesuai dengan urutan organisasi yang
diletakkan di bawah penomoran unit inisiator.
c. Penanda tangan naskah dinas bersama:
• unit inisiator di sebelah kanan;
• unit lain di sebelah kiri inisiator (jika jumlahnya lebih dari satu, unit
ketiga diletakkan di baris kedua dari kiri ke kanan sesuai dengan
urutan organisasi);
• dalam satu baris paling banyak terdapat dua penanda tangan.
17. TEMBUSAN
Merupakan salinan naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang secara
fungsional terkait dengan substansi materi naskah dinas.
Tembusan:
Direktur Jenderal Pajak
• Bahasa yang digunakan dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan
menguraikan maksud, tujuan, dan isi naskah dinas.
• Perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baku,
baik dan benar, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia resmi.
• Ejaan yang digunakan dalam naskah dinas mengacu pada ketentuan
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor
50 Tahun 2015 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).
c. Media/sarana surat-menyurat
• Alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk
media konvensional (kertas) dan/atau media elektronik.
• Media konvensional meliputi ekrtas dan sampul.
• Ukuran, warna, kualitas, penulisan alamat pengirim dan tujuan
mengacu pada ketentuan mengenai identitas perlengkapan kantor
Kementerian Keuangan.
• Kertas yang digunakan kegiatan dinas adalah HVS maksimal 80 gram,
antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan
dokumen pelaporan.
• Penggunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas
untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan
nilai kegunaan dalam waktu lama
• Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di
atas kertas 80 gram.
• Penyusunan naskah dinas menggunakan kertas A4 (297 X 210 mm atau
8 ¼ X 11 ¾ inci), kecuali Peraturan, Pedoman, Juklak, SOP, Keuptusan,
kartu undangan, dan perjanjian internasional).
• Kartu undangan menggunakan kertas A5 (210 x 148 mm).
• Verbal menggunakan kertas Folio ganda (420 x 330 mm).
Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima oleh unit tata
usaha/sekeratriat/unit lain yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan.
a. Penerimaan
1) Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup
dikelompokkan dan diperlakukan bedasarkan tingkat keamanan (SR,
R, T, B) dan tingkat keceatan penyampaiannya (Sangat Segera,
Segera, Biasa).
2) Naskah dinas dengan tingkat keamanan SR dan R hanya boleh dibuka
oleh pejabat yang dituju.
c. Penilaian
1) Penilaian dilakukan dengan berpedoman pada tingkat keamanan dan
tingkat kecepatan penyampaian naskah dinas.
2) Penilaian naskah dinas sudah dimulai bersamaan dengan pencatatan,
yaitu pada dengan menilai sementara apakah naskah dinas tersebut
termasuk yang harus diberkaskan, untuk memudahkan penanganan
naskah dinas oleh pejabat arsip.
3) Naskah dinas dinilai apakah akan disampaikan kepada pimpinan atau
dismapaikan langsung kepada pejabat yang menangani, apakah akan
diproses biasa ataukah melalui proses pemberkasan naskah.
4) Naskah dinas yang ditujukan kepada alamat pribadi (nama orang)
harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam
keadaan sampul tertutup.
d. Pengolahan
1) Pejabat yang menangani memutuskan tindakan yang akan diambil
terhadap naskah dinas, akan langsung disimpan atau dibuat naskah
dinas jawaban (berupa surat dinas, keputusan, atau instruksi, dll).
2) Pengolahan naskah dinas masuk dapat menggunakan proses
pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa (sesuai dengan
kebutuhan).
a. Pengolahan
1) Dimulai dari penyiapan hingga penandatanganan naskah dinas.
2) Penyiapan naskah dinas disebabakan oleh antara lain:
2. adanya kebijakan pimpinan;
3. sebagai reaksi atas suatu aksi;
4. adanya konsep baru atas inisiatif pejabat yang menangani.
3) Langkah-langkah penyiapan naskah dinas keluar:
a) Penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang
membidangi.
b) Konsep harus berdasarkan pada kebijakan dan arahan pimpinan,
dibuat dalam dua rangkap.
c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih
dahulu harus diteliti oleh pejabat dan kedua rangkap dibubuhi
paraf pejabat sampai dengan dua tingkat di bawah pejabat yang
menandatangani.
• Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penanda
tangan berada di sebelah kiri nama pejabat penanda
tangan.
2) Semua naskah dinas keluar dicatat dalam sarana kendali yang bentuk,
susunan, dan tata cara pencatatannya menurut ketentuan yang
berlaku di Kemenkeu.
c. Penggandaan
1) Yaitu kegiatan memperbanyak naskah dinas sesuai dengan jumlah
alamat yang dituju.
2) Penggandaan dilakukan setelah naskah dinas ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang.
3) Cap dinas yang dibubuhkan pada naskah hasil penggandaan harus asli.
4) Jumlah penggandaan sesuai dengan tujuan dan tembusan naskah
dinas.
5) Penggandaan naskah dinas yang tingkat kecepatannya Sangat Segera
harus didahulukan.
6) Penggandaan naskah dinas yang tingkat keamanannya Sangat Rahasia
dan Rahasia harus diawasi dengan ketat.
d. Pengiriman
1) Naskah dinas dimasukkan ke dalam sampul.
2) Pada sampul naskah dinas yang tingkat keamanannya Biasa (B)
dicantumkan alamat lengkap, nomor naskah dinas, dan cap yang
sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (Sangat Segera, Segera,
Biasa).
3) Naskah dinas yang tingkat keamanannya Sangat Rahasia (SR), Rahasia
(R), atau Terbatas (T) dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat
lengkap, nomor naskah dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan
tingkat kecepatan dan cap tingkat keamanan, selanjutnya sampul
tersebut dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda
yang sama, kecuali cap tingkat keamanan.
4) Semua naskah dinas yang dikirim dicatat dalam sarana kendali sebagai
bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.
5) Untuk kepentingan keamanan, pejabat unit TU mengupayakan
keselamatan semua naskah dinas keluar.