Queremos agradecer en primer lugar al Gerente Guillermo Ávila y subgerente Carlos Suárez de la
microempresa GAC SERVICES S.A.S, por brindarnos la oportunidad de ayudarme, de darles un
buen fortalecimiento y seguimiento en muchos aspectos, para que su empresa tenga un mejor
desarrollo organizacional y en el mercado.
.
I
NTRODUCCIÓN
PROBLEMA
RECURSOS HUMANOS Y REGISTRO DE PAGO A NOMINA
JUSTIFICACIÓN:
OBJETIVOS
Objetivo general
Ofrecer servicios de portería, aseo y jardinería con personal altamente calificado mejorando el desarrollo
organizacional para proveer respaldo y confiabilidad en cada servicio y producto ofrecido cumpliendo con
eficiencia a las necesidades de nuestros usuarios brindándoles excelente atención.
Objetivos específicos
● Buscar proveedores que ofrezcan calidad y garantía
● Brindar un buen servicio al cliente
● Crear una estrategia de comunicación para promocionar los productos y servicios
● Crear políticas de calidad
● Crear una alianza con agencias de empleo para aumentar el recurso humano de la compañía
● Brindar servicios personalizados a cada cliente según sus necesidades
● Analizar la gestión de compra y ventas de la compañía como herramienta para lograr los objetivos
organizacionales
● Evaluar la percepción de los usuarios con el servicio para favorecer la actividad productiva, comercial
de la organización
● Cumplir con las políticas de salud y seguridad en el trabajo
● Promover actividades para evitar accidentes y riesgos laborales en la microempresa
Objetivos estratégicos
● Buscar proveedores que brinden garantía y respaldo.
● Aplicar encuestas de satisfacción
● Crear un protocolo de servicios
● Buscar apoyo de entidades financieras
● Crear un manual de procesos
● Certificar la microempresa en la superintendencia de vigilancia
● Adquirir señales de evacuación e implementos de primeros auxilios
● Implementar buena publicidad por medio de redes sociales.
● Implementar el sistema de archivo de acuerdo a la normativa
● Crear alianzas estratégicas con empresas del sector de seguridad aumentando así el conocimiento para los
empleados
● Publicar los servicios y productos que ofrece la empresa
Objetivos tácticos
● Elaborar estudio de proveedores una vez al año, solicitar carta de garantía de los productos
● Implementar encuestas de satisfacción cada vez que se preste un servicio
● Hacer seguimiento a los clientes después de la venta de un producto para medir la satisfacción
● Establecer términos y parámetros que permitan valorar la calidad de atención que se ofrece
● Crear un vínculo con entidades financieras que colaboren con el progreso de la empresa
● Establecer una herramienta de apoyo para el funcionamiento del negocio y un instrumento de medición
que permita asegurar la calidad en los procesos
● Realizar los trámites requeridos para certificarnos como seguridad privada.
MARCO DE REFERENCIA
MARCO DE
ANTECEDENTES
Misión
La empresa GAC Servicess S.A.S brinda servicios de portería, aseo, jardinería, y comercialización de elementos
de seguridad de última tecnología, con nuestro recurso humano altamente capacitado para brindar a nuestros
clientes un excelente servicio, dinámico, innovador y confiable.
Visión
En el año 2026 la empresa G.A.C servicess S.A.S., queremos posicionarnos a nivel nacional, brindando servicios
de jardinería, portería y aseo, y comercialización de elementos de seguridad; con eficiencia y cumplimiento
para satisfacer las necesidades nuestros usuarios, ofreciendo servicios y productos de calidad con la excelente
atención que siempre nos caracteriza.
SERVICESS S.A.S
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
SERVICESS S.A.S
MANUALES DE
FUNCIONES
DEPENDENCIA GERENCIA
JEFE INMEDIATO SI APLICA
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO GERENTE
No. DE CARGO 1
NIVEL ADMINISTRA
ORGANIZACIONAL
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO SUBGERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO No. DE CARGO 1
NIVEL ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONAL
DEPENDENCIA GERENCIA
JEFE INMEDIATO SI APLICA
(1)
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO SECRETARIA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO No. DE CARGO 1
NIVEL ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONAL
DEPENDENCIA GERENCIA
JEFE INMEDIATO SI APLICA
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO PORTERO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO No. DE CARGO 1
NIVEL OPERATIVO
ORGANIZACIONAL
DEPENDENCIA SUBGERENTE
JEFE INMEDIATO SI APLICA
ESTUDIOS Bachiller
EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia en el cargo
CONOCIMIENTO Vigilancia, servicio al cliente, defensa
personal,
PERFIL DEL CARGO HABILIDADES Y Responsable y estar siempre alerta, Capaz
COMPETENCIA de mantener la calma, a veces incluso ante
situaciones difíciles. Atento y amable, y
mostrar buenas habilidades de
comunicación. Educado.
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO CONTADOR
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO No. DE CARGO 1
NIVEL ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONAL
DEPENDENCIA GERENTE
JEFE INMEDIATO SI APLICA
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO JARDINERO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO No. DE CARGO 1
NIVEL OPERATIVO
ORGANIZACIONAL
DEPENDENCIA GERENCIA
JEFE INMEDIATO SI APLICA
-
- La plantación.
- El riego.
- La pulverización con productos químicos para proteger las
plantas contra las plagas.
- El corte del césped.
- El recorte de setos y la poda de las plantas.
FUNCIONES DEL CARGO - La eliminación de malezas y basura.
GAC
SERVICES S.A.S
Conserjes-Porteros-Aseo
REVISIÓN 00
FECHA JUNIO 2017
CARGO CONSERJE
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO No. DE CARGO 1
NIVEL OPERATIVO
ORGANIZACIONAL
DEPENDENCIA GERENCIA
JEFE INMEDIATO SI APLICA
SERVICESS S.A.S
MANUALES DE
PROCESOS
FECHA:
PÁGINA: DE:
MANUAL DE PROCESO SUSTITUYE A:
PÁGINA: DE:
FECHA:
CARGO: CLAVE:
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE VENTAS
CARGO: CLAVE:
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE COMPRA
FECHA:
PÁGINA: DE:
MANUAL DE PROCESO SUSTITUYE A:
PÁGINA: DE:
FECHA:
CARGO: CLAVE:
PROCEDIMIENTO: PROCESO DEL SERVICO
SERVICESS S.A.S
CARTILLA PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
GLOSARIO
ESQUEMA ZONAS DISPONIBLES DE CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
EJEMPLO DE DISTRIBUCIÓN DE CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
G.G.001
Señor
GUILLERMO AVILA
Gerente de la empresa
Servicess G.A.C
La presente es para informarle que el material que fue solicitado por su empresa será enviado la próxima semana,
debido a que no contamos con la cantidad solicitada.
Cordialmente
ALBERTO ARIAS
Proveedor
ESQUEMA DE CARTA ESTILO BLOQUE
G.G.001
Señor
GUILLERMO AVILA
Gerente de la empresa Servicess G.A.C
Carrera 45ª N°127-91 sector tierra linda Suba Bogotá
La presente es para informarle que el material que fue solicitado por su empresa será enviado la próxima semana,
debido a que no contamos con la cantidad solicitada.
ALBERTO ARIAS
Proveedor
MEMORANDO
SG.003
Cordial saludo señora Sandra, la presente es para informarle que usted ya ha acumulado el número de retardos
máximos establecidos en la empresa por lo cual se le hace llamado de atención y se le exige puntualidad para evitar más
inconvenientes a la hora de llegada.
Si continua con la impuntualidad nos veremos obligados a llevar a cabo la debida cancelación del contrato lo que será
molesto tanto para usted como para el buen funcionamiento de la microempresa
Cordialmente,
YAMILE AVILA
Subgerente
CIRCULAR
P.004
Cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario anexo, para la debida actualización de datos de datos laborales y
personales
Entregar certificados de estudios, cursos y diplomados correspondientes antes del 25 de junio del 2018.
YAMILE AVILA
Subgerente Administrativa
Anexos: formulario
ACTA N°1
DESARROLLO
El gerente da comienzo a la reunión verificando el buen proceso de los PQRS (peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias). Como una retroalimentación a los trabajadores enfocándose en la prestación de un buen servicio para
los clientes y sus necesidades, capacitando a los operarios para que brinden una buena atención.
Acta n°1
Reunión Administrativa
El contador informó cómo iba la empresa económicamente hace dos meses teniendo en cuenta los procesos de revisión
de los activos y pasivos con los que la empresa cuenta para llevar a cabo un plan estratégico para aumentar el
poder adquisitivo y mejorar la rentabilidad de la empresa.
Entre los trabajadores y la subgerente se discutieron nuevas ideas para el beneficio de la empresa en los que se tuvieron
en cuenta diferentes áreas como: comunicación, servicio al cliente interior y exterior, enfocando la comunicación
descendientes de gerente a trabajadores.
La subgerente dio a conocer su nueva idea representada en planos para una nueva sede a las afueras del país, haciendo
una breve introducción sobre el proyecto
CONVOCATORIA. La próxima junta se realizara en la sala de juntas el 30 de agosto de 2018, a las 15:00 horas.
SERVICESS S.A.S
CARTILLA DE
ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL
Un plan de gestión documental se entiende como un proceso archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo
manejo de organización de la documentación productiva y recibida por una entidad desde su origen hasta el final,
con el objetivo de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.
PRODUCCIÓN: Actividades de los documentos en la forma de producción o ingreso, formatos y finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
GESTIÓN Y TRÁMITE: Actuaciones necesario para el registro, la vinculación a un trámite, distribución o delegación, la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos y el control de seguimiento a los trámites de los
documentos hasta los asuntos.
ORGANIZACIÓN: Operaciones técnica para declarar el documentos en el sistema de gestión documental, clasificarlo y
ubicarlos en el nivel adecuado.
TRANSFERENCIA: Transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura la validación del
formato de generación de preservación y los metadatos descriptivos.
DISPOSICIÓN: Seleccionar los documentos en cualquier etapa del archivo de acuerdo con lo establecido en las tablas
de retención documental en la tabla de valoración documental.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Acciones y aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo y forma de registro o almacenamiento.
VALORACIÓN: Inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valoración
primaria y secundarios, con el fin de establecer su permanencia de las fases del archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservarlo temporal o definitivo).
RECEPCIÓN
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
TRÁMITE
Documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
DISTRIBUCIÓN
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
1. Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
✔ Usar separadores.
✔ No recargar cajones.
SERVICESS S.A.S
PROGRAMA DE SALUD
OCUPACIONAL
ESPACIO A SEÑALIZAR IMPLEMENTOS
La empresa debe tener un plano de
evacuación o de emergencia, el cual
indique con exactitud las salidas, los
elementos de emergencia y el punto
de encuentro.
RIESGOS Y SOLUCIÓN
TIPO DE RIESGO IMAGEN POSIBLE SOLUCIÓN
*Eliminar obstáculos de las
zonas de paso (cableado).
*Dejar los pasillos despejados,
libres de obstáculos, facilitando
OFICINA: el paso de las personas y
evitando la caída por tropiezos.
Caídas, *Evitar que los cables eléctricos
choques, contusiones, de máquinas registradoras,
enredos, tropiezos. ordenadores, teléfono, etc.
estén situados en zonas de
paso.
*Señalizar las zonas mojadas o
con presencia de
irregularidades
*Para desconectar el equipo
tome desde la clavija, nunca
Exposición a del cable.
*No utilice equipos ni
contactos instalaciones cuando estén
eléctricos mojados.
*Como primera medida, en
caso de incidentes o avería,
desconecte la corriente y avise
al resto de los trabajadores.
*Estar constantemente viendo
VIGILANTES las cámaras de seguridad.
*Tener un contacto fácil a la
Doblan jornadas para policía, si llegara a suceder un
conseguir una robo o algo similar.
remuneración *Tener herramientas
suficiente. (Turnos adecuadas cerca por si pasa
nocturnos) una emergencia.
❖ IMPORTANCIA
Cuando los músculos permanecen estáticos se acumulan en ellos desechos tóxicos que producen la
fatiga. El cansancio se concentra comúnmente en el cuello y los hombros.
❖ BENEFICIOS
● Reducen la tensión muscular.
● Previenen lesiones como los espasmos musculares.
● Disminuyen el estrés y la sensación de fatiga.
● Mejoran la concentración y la atención.
● Mejoran la postura.
SERVICESS S.A.S
CARTILLA DE
COMUNICACIÓN
MANUAL DE COMUNICACIÓN
LA FUNCION QUE CUMPLE LA COMUNICACIÓN EN LA TRANSFORMACIÓN DE VIDAS
La comunicación es un intercambio de información y de ideas. El ser
humano se define por su condición de sociabilidad, y si es sociable lo es
porque puede comunicarse, es decir, intercambiar de una parte sus
pensamientos y emociones, y de otra sus creaciones y experiencias. La
comunicación puede ser tan útil o perjudicial, depende como la
interpretemos y la apliquemos.
ELEMENTOS INTERVIENEN EN LA COMUNICACIÓN
1. VOLUMEN.
El volumen alto de voz puede indicar seguridad y dominio. Sin embargo, hablar demasiado alto (que sugiere
agresividad, ira o tosquedad) puede tener también consecuencias negativas – la gente podría marcharse o
evitar
La comunicación está influida por valores, unos de estos es la empatía, si no sentimos empatía a la hora de resolver un conflicto,
no vamos a poder lograr lo dicho. Otro elemento que influye es la percepción, cada uno de nosotros llevamos una
perspectiva diferente de las situaciones, lo que vemos y oímos.
Una comunicación eficaz entre los miembros de un grupo de trabajo, será fundamental para enfrentar situaciones críticas y
encontrar soluciones adecuadas a los conflictos.
El trabajo en equipo, genera un buen clima laboral, un mayor compromiso con la tarea y aumenta los niveles de productividad,
gracias a la energía aportada por sus miembros, lo que se refleja en una alta expectativa para alcanzar las metas y
objetivos organizacionales.
La clave de tener éxito en un equipo, es mantener una comunicación fluida, eficaz y asertiva entre los miembros, permitiendo
desarrollar los puntos de vista de los otros.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Nos comunicamos en distintos ámbitos y de distintas maneras, expresando sentimientos, deseos, opiniones, etc.
● La comunicación verbal: Se refiere a la comunicación que se vale de la palabra para dar el mensaje, es la
principal forma de comunicación que se utiliza. Puede ser oral o escrita.
● La comunicación no verbal: Podemos comunicar sin pronunciar palabras, sin escribir cosa alguna. Las acciones
son actividades de comunicación no verbal que tienen igual importancia que la palabra y las ilustraciones.
● La comunicación gráfica: La comunicación gráfica y las ilustraciones son complemento para la comunicación de
tipo verbal, se refiere a los apoyos gráficos que se utilizan tanto para apoyar un mensaje como para trasmitir
una idea completa.
SERVICESS S.A.S
PROTOCOLO Y ETIQUETA
PROTOCOLO
❖ Esto es precisamente lo que busca la etiqueta, verdaderas herramientas al aprender a
relacionarnos efectivamente con las demás personas. Entre estos se encuentran los
siguientes:
1. ORGANIZACIÓN:
Demostrar que se es una persona organizada, muy seguramente beneficiará su quehacer diario y le
permitirá entregar cumplidamente las labores que se le hayan asignado.
Una persona organizada ofrece un excelente servicio al cliente y entrega lo acordado en el tiempo
establecido.
2. PACIENCIA:
Las cosas llegan cuando tienen que llegar, y la paciencia es una de las virtudes que por esa razón
debe manejar cualquier ejecutivo más aun en el trato con los diferentes clientes de su empresa.
3. PRUDENCIA;
Y esta es muy fácil de aplicar, en el comportamiento que usted asume en todos los roles que
desempeña durante el día, se convertirá en una persona más confiable para la empresa y para los
otros.
4. BUEN GUSTO:
Denota cultura, tacto para decir las cosas, gusto por elegir las cosas para el lugar y el momento
adecuado.
5. PUNTUALIDAD:
Aunque es importante para medir el compromiso del trabajador con la empresa, en realización de
negocios y todo tipo de eventos personales y profesionales, este aspecto es totalmente cultural.
ETIQUETA
❖ Vestuario para la mujer
✔ Uniforme de guardia de seguridad (Uniforme dado por la empresa)
✔ Preferir colores planos o de diseños pequeños y discretos.
✔ Elegir zapatos de acuerdo con la estatura. Evitar los de suela gruesa.
✔ Llevar la falda, preferible corte recto, sobre la rodilla.
✔ Usar chaquetas de acuerdo con la estatura.
✔ Evitar las transparencias, los encajes, los volados.
✔ Evitar las aberturas y escotes muy pronunciados.
SERVICESS S.A.S
PLANEACION
ESTRATEGICA
DOFA
Este trabajo se realizó con el fin de dar mejoras a la empresa en varios aspectos a corregir e
implementarle lo que es pertinente para el desarrollo de su empresa.
Se le sugiere a la empresa continuar en un futuro con este proyecto, tener en cuenta que fue creado
para ustedes, todas las pautas que se realizaron fue con el fin de mejorar su microempresa y que
cada día sea mejor para su beneficio puesto que les ayudará en un futuro a su empresa para que
pueda crecer organizacionalmente.