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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

INFORME PRELIMINAR AUDITORIA


REGULAR ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO FECHA VERSIÓN PÁGINAS

FO 1.3.2- 24 01-12-2016 2.0 1 de 25

A/CI-2 Informe Definitivo


4

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA

MODALIDAD EXPRES

AUDITORIA MODALIDAD EXPRES DENUNCIA D18-0042-1959-075

VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

PEREIRA, MARZO DE 2019

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Contralor Municipal de Pereira (E)

JUAN DAVID HURTADO BEDOYA

Equipo Directivo

GIOVANY ARIAS
CARLOS ALBERTO GALLEGO SUAREZ (E)
JAIR ALBERTO CASTRILLON SANCHEZ
LUZ MARINA HOYOS ALARCON
MARTHA LUCIA GIL

EQUIPO AUDITOR

LUZ MARINA RESTREPO ESPINOSA


Profesional Universitario

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TABLA DE CONTENIDO

Pagina
1 CARTA DE CONCLUSIONES 4
2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 7
3 RELACION DE HALLAZGOS 22

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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor
JUAN PABLO GALLO MAYA
Alcalde
Municipio de Pereira
Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría Territorial, con fundamento en las facultades otorgadas por el


artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Exprés
“Atención Denuncia D18-0042-1959-075” donde el quejoso pide investigar los
contratos de arrendamiento de vehículos del municipio de Pereira, vigencia 2018,
a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, con
que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su
gestión en el área actividad o proceso examinado.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información


suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal. La
responsabilidad de la Contraloría Municipal consiste en producir un informe de
auditoría exprés que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente


aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la
Contraloría Municipal, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto,
requirió acorde con ellas, de ejecución del trabajo de manera que el examen
proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

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La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las


evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el
cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los
archivos de la Contraloría Municipal.

1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría Municipal de Pereira como resultado de la auditoría Exprés


adelantada y denominada “Atención Denuncia D18-0042-1959-075, relacionada
con el manejo de los contratos de arrendamiento de vehículos del municipio de
Pereira, vigencia 2018, conceptúa que la gestión en el proceso es desfavorable,
por cuanto, no cumple con los principios evaluados en los siguientes aspectos:

 Se presentó debilidad en el manejo del expediente del contrato por cuanto


no se encontraron los soportes en su totalidad y en otras ocasiones fueron
archivados donde no corresponde, dificultando su consulta.

 Se observó debilidad en la planeación del presupuesto del contrato, toda


vez que fue suscrito por valor de $1.935.675.335 mientras que el costo total
según los valores de cada vehículo contratado Ascendió
a$1.467.145.489.67

 Se evidenció deficiente cumplimiento de las funciones de supervisión, dado


que no se contó en algunos pagos, con informes detallados para garantizar
el cumplimiento del objeto contractual.

 Se determinó un posible detrimento patrimonial al realizar pagos sin los


soportes que garanticen que la prestación del servicio fue satisfactoria.

 Se evidenció ausencia de puntos de control y mecanismos de evaluación y


seguimiento en el proceso, reflejando debilidad en el control fiscal interno
del proceso.

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1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO

El Municipio de Pereira debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra


desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias
comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan
de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos
por la Contraloría Territorial.

Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se


implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una
de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma
para su implementación y los responsables de su desarrollo.

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A AUDITAR

ATENCIÓN DENUNCIA D18-0042-1959-075

La Contraloría Municipal de Pereira recepcionó la denuncia D18-0042-1959-075


el día 24 de octubre de 2018, donde el quejoso pide investigar los contratos de
arrendamiento de vehículos del municipio de Pereira.

Mediante Memorando No.0231 del 31 octubre de 2018, la Dirección de


Participación Ciudadana, realiza traslado posteriormente a la Dirección Técnica de
Auditorías, es así como mediante Memorando de Asignación No. 004 de enero 21
de 2019, se comisionó al equipo auditor para la realización de la Auditoria Exprés
tendiente a la atención a la denuncia antes mencionada.

La descripción de la denuncia según CD aportado al Ente de Control, hace


referencia a lo siguiente: “recibí información en la calle que el Municipio de
Pereira realizó contratación con la empresa Unión Temporal Otún SAMAN3
por valor de $1.935.0 millones, por concepto de arrendamiento vehículos
según contrato No. 3244 de 2019, consistente en 36 camionetas doble
cabina, 7 camionetas con estacas 2, microbuses y dos camiones tipo furgón
para el uso del Sector Central del municipio y que de esos vehículos solo
trabajan 20 que la otra plata se la robaban. Adicionalmente, que él
denunciante, solicitó mediante oficio No. 50465 del 25 de septiembre toda la
información concerniente a este contrato y el 8 de octubre le contestan
pidiéndole más plazo para dar respuesta, posteriormente el 22 de octubre le
contestan que no podían suministrarle información porque toda se había
trasladado a la Personería dado que usted está encima de dicho contrato y
que era mejor que la personería revisará el contrato, por lo anterior, el
denunciante aduce que no confía en los entes de control y que pareciera ser
cierto lo que le afirman en la calle y que mandará la denuncia a los entes de
control pero en Bogotá ya que no confía en los de la ciudad”.

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2.2 DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Contrato No. 3244 de 2018

Contratista: Unión Temporal Otún SAMAN3


Nit: 901.160849-1
Representante legal: José Milciades Buitrago Quintero
C.C 15.988.563 de Manzanares Caldas
Objeto: Prestación de servicio de transporte para las diferentes
dependencias de la Administración Central de acuerdo
a la siguiente descripción:

CONCEPTO CANTIDAD
Camioneta doble cabina 36
Camioneta de estacas 4x4 7
Camión (Furgón) 2
Microbús 2

CAMIONETA DOBLE CABINA

Treinta y seis (36) vehículos automotores tipo camioneta doble cabina, con su
respectivo conductor y a todo costo.

Cantidad 36
Clase Camioneta 4x4 doble cabina
Modelo Mínimo 2008
Finalidad Para el uso de los diferentes funcionarios y/o personal
de las Secretarias de la Alcaldía Municipal; así como
para el transporte de diferentes elementos (publicidad
visual como vallas o avisos, puestos retenidos y
diferentes materiales, mesas, sillas, paleógrafos,
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planos, apógrafo, logística, equipos y otros elementos


necesarios para el cumplimiento de los diferentes
proyectos adelantados por esta entidad.
Fecha: Mayo 10 de 2018
Acta de Inicio: Mayo 10 de 2018
Supervisora: Dra. Sandra Liliana Pérez Ortegón
Placa tipo Servicio público

Características básicas exigidas: llantas nuevas o mínimo media vida, farolas y


bombillos operando, pito funcionando, pintura en buen estado, demás condiciones
necesarias para la prestación del servicio.

CAMIONETA DE ESTACAS PARA CARGA

Siete (7) vehículos automotores tipo estacas con su respectivo conductor y a todo
costo

Cantidad 7
Clase Camioneta 4 x 4 de estacas
Modelo Mínimo 2008
Finalidad: Para el uso de los diferentes funcionarios y/o personal
de las secretarias de la Alcaldía Municipal; así como
para el transporte de diferentes elementos (Entrega de
víveres, publicidad visual como vallas o avisos, mesa
logística, equipos y otros elementos necesarios para el
cumplimiento de los diferentes proyectos adelantados
por esta entidad, placa tipo servicio público

Características básicas llantas nuevas o mínimo media vida, farolas y bombillos


operando, pito funcionando, pintura en buen estado, demás condiciones
necesarias para la prestación del servicio.

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CAMION

Dos (2) vehículos automotores tipo camión con su respectivo conductor y a todo
costo

Cantidad 2
Clase Camión
Modelo Mínimo 2008
Placa tipo Servicio público
Finalidad Para el uso de los diferentes funcionarios y/o personal
de las secretarias de la Alcaldía Municipal; al igual que
para el cumplimiento de las diferentes obras
adelantadas por el municipio. (materiales de
construcción, herramientas y demás para la
construcción de edificaciones), así como para la
realización de los proyectos adelantados por la
Secretaría de gobierno en lo relacionado con la
atención de espacio público.

Características básicas llantas nuevas o mínimo media vida, farolas y bombillos


operando, pito funcionando, pintura en buen estado, demás condiciones
necesarias para la prestación del servicio.

MICROBUS

Dos (2) vehículos automotores tipo microbús con su respectivo conductor y a todo
costo

Cantidad 2
Clase Microbús
Modelo Mínimo 2008
Placa tipo Servicio público
Finalidad Para el uso de los diferentes funcionarios y/o personal
de las Secretarias de Salud y Protección social de la
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Alcaldía Municipal; al igual que para el cumplimiento de


las diferentes brigadas de vacunación y salud
adelantadas por el municipio.

Características básicas llantas nuevas o mínimo media vida, farolas y bombillos


operando, pito funcionando, pintura en buen estado, demás condiciones
necesarias para la prestación del servicio.

Nota: Se aclara que en el caso de camioneta doble cabina y estacas se requiere


vehículo 4x4, con el fin de garantizar el acceso a cualquier zona de la ciudad, y
bajo cualquier circunstancia atmosférica.

1.2.1 Análisis presupuesto del contrato

COSTO DE LOS VEHICULOS CONTRATADOS

TIPO VEHICULO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL


FURGÓN 4,503,495.00 2 9,006,990.00
MICRO 4,503,495.00 2 9,006,990.00
DOBLE C 4,007,773.00 36 144,279,828.00
ESTACAS 4,153,285.00 7 29,072,995.00
1 MES 191,366,803.00
7 MESES 1,339,567,621.00
20 DIAS DIC 127,577,868.67
TOTAL COSTO 1,467,145,489.67
VALOR DEL CONTRATO 1,935,675,335.00
DIFERENCIA ETAPA CONTRACTUAL 468,529,845.33
EJECUCION REAL
TOTAL PAGOS 1,473,036,575.00
VALOR CONTRATO 1,935,675,335.00
DIFERENCIA ETAPA FINAL CONTRATO 462,638,760.00
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018 y cálculos del auditor

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Como se puede observar, el valor del contrato fue suscrito por valor de
$1.935.675.335, cantidad que está por encima en $468.529.845.33 con respecto a
los costos realmente establecidos en el contrato, según los cálculos que este
organismo de control fiscal elaboró, el cual se estimó que para los 47 vehículos el
valor debió haber sido de $1.467.489.67; situación que refleja el deficiente manejo
de los recursos, puesto que al comprometer un mayor valor impiden la oportunidad
de que los recursos excedentes, sean ejecutados en otros proyectos, máxime si
tenemos en cuenta que los recursos realmente ejecutados ascendieron a la suma
de $1.473.036.575.00, es decir que $462.638.760 estuvieron retenidos mientras
se ejecutó este contrato.

Es preciso aclarar que el proceso de planeación es flexible y en cualquier


momento da la posibilidad de ser ajustado, máxime en este caso, que en el mismo
contrato se establecen tanto el número de vehículos a contratar como el precio de
cada uno de ellos, factores que determinan el costo total.

1.2 .2 Verificación cumplimiento del objeto contractual:

Una vez revisados los documentos del expediente del contrato, en lo referente a
los soportes que corroboran el cumplimiento del objeto contractual, en cada uno
de los meses en los cuales se efectuó pago; se observa lo siguiente:

 No se observa por parte del ejecutor del contrato, así como del interventor
y/o supervisor, la existencia de puntos de control, tanto en la demanda de
los vehículos como en la oferta de ellos, así como la utilización dada
durante su asignación a cada Secretaria y/o área de la Administración
Municipal. Esta situación es evidenciada en las órdenes de pago de los
meses junio, julio y agosto, en las cuales no se encontró certificación de la
prestación del servicio por parte de las diferentes dependencias, en donde
solo reportan como soporte una acta, la cual consiste en diligenciar un
formato sin ningún tipo de soporte adicionales y es suscrita por la

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supervisora del contrato; situación que permite deducir que se cancela al


contratista lo que éste reporta en la cuenta de cobro.
 En el mes de septiembre, la orden de pago No. 35148 del 01 de octubre de
2018 por $154.655.612, correspondiente al periodo comprendido entre el 10
de agosto y el 09 de septiembre; existen certificaciones con las siguientes
observaciones:

SECRETARIA VEHICULOS PERIODO


Deporte y recreación 4 Camionetas No especifica el periodo
Se anexa una certificación, sin
embargo manifiesta que no ha
cumplido a cabalidad sus funciones,
Prensa y comunicaciones 1 Vehículo sin especificar qué fecha
No certifica el periodo, pero certifica
Infraestructura 1 Camioneta que está prestando los servicios
La certificación no dice periodo ni
Obras infraestructura 1 Vehículo tipo de vehículo
Dice que el vehículo está adscrito,
pero no certifica la prestación del
Espacio público (GOBIERNO) 1 Furgón servicio en el periodo
Parques 3 Camionetas No especifica el periodo
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018

Además la cuenta del cobro del contratista reporta 38 vehículos y según las
certificaciones estas suman 40 vehículos, cuando en realidad el compromiso
contractual indica que son 47 vehículos.

 En el mes de octubre, orden de pago No. 38059 del 18 de octubre de 2018


por $166.678.931, el cual corresponde al periodo entre el 10 de septiembre
y el 09 de octubre, las certificaciones presentan las siguientes
observaciones:

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PERIODO
SECRETARIA VEHICULOS OBSERVACION
La certificación dice que desde la
fecha indicada, pero no especifica
un periodo, ni el tipo de vehículo
Planeación 2 Camionetas
10 de septiembre No está el periodo completo
Educación 2 Camionetas y 02octubre
Septiembre No está el periodo completo
Hacienda 1 Vehículo
No se especifica el periodo
Deporte y Recreación 4 camionetas
Septiembre No laboro el 27 de septiembre, por
Gestión del Riesgo 1 Vehículo fallas técnicas
01-10-18 al 09-10- No está el periodo completo
Prensa y Comunicaciones 1 Vehículo 18
Mes de Esta certificación se encuentra
Septiembre a archivada en la orden de pago de
Octubre noviembre, corresponde al folio
1144 no certifica el periodo
Infraestructura 1 camioneta completo
10-08-18 a 30-09- La fecha de la certificación no
18 corresponde a esa orden de pago,
Cultura 1 camioneta es del periodo anterior folio 1080
01-09-18 AL 30- No está completo el periodo
Control y Vigilancia (GOB) 1 camioneta 09-18
Mes de No dice que tipo de vehículo
Septiembre a
Control Físico 1 no dice placa Octubre
NO SE La certificación se encuentra
PRESENTO EL 27 archivada en otra orden de pago
Y 28 DE SEPT (folio 1147)
Espacio Público (control y V) 1 furgón
Septiembre la certificación no especifica el
periodo sino el mes de septiembre
Asuntos Tributarios 1 Vehículo
La certificación manifiesta que
presta sus servicios esta la fecha, y
la certificación es del 8 de octubre,
no dice desde cuando
Bienes Inmuebles 1 camioneta
10-09-18 al 04-10- No certifica el periodo completo
18
4 camionetas y
Desarrollo Rural y Ambiental 5 un furgón

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10-09-18 al 09-10- Esta certificación se encuentra


18 archivada en la orden de pago de
noviembre, corresponde al folio
1142
Parques 3 Camionetas
10-09-18 al 09-10- Esta certificación se encuentra
18 archivada en la orden de pago de
Construcciones y noviembre, corresponde al folio
Reparaciones 5 Vehículo 1143
10 al 30 de Esta certificación esta archivada en
Construcciones y septiembre otro periodo y no está completo el
Reparaciones 1 Vehículo periodo
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018

Además, el contratista reporta en la cuenta de cobro 41 vehículos y según las


certificaciones de las dependencias suman 43 vehículos, nuevamente se hace
mención en el sentido de haberse pactado un compromiso contractual de 47
vehículos; teniendo en cuenta que al sumar los 6 vehículos de la secretaría de
salud serian en total 50 vehículos.

 La orden de pago No. 43040 de noviembre 19 del 2018, la cual presenta


una cuantía de $162.515.376, por un periodo comprendido entre el 10 de
octubre y el 9 de noviembre, en las certificaciones de las dependencias se
observaron las siguientes falencias:

SECRETARIA VEHICULOS TOTAL FECHA


camioneta SZT928-SJU654- La certificación es de mayo a
Vivienda social WHN 240 3 octubre
Del 05 octubre al 05 de
noviembre No está el periodo
Desarrollo económico Camioneta WMK-857 1 completo
10 de octubre al 09 de
Prensa y comunicaciones OST-765 1 noviembre
Mes de octubre No está el
Control físico TDS-555 1 periodo completo

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Se firma el 01 de octubre
certificando la prestación del
Cultura WHN-089 1 servicio del mes de octubre
TDL-037-WHM 818-SJS- No especifica el periodo
Deporte y recreación 745-VCN-152 4
Furgón SXF-339 1
No especifica tipo de vehículo
Gestión del Riesgo SZR-136 1 ni el periodo
DEL 10 AL 22 de octubre No
Educación SQM-178 1 está el periodo completo
del 23 de octubre al 09 de
noviembre No está el periodo
Educación SOT-648 1 completo
Agosto a octubre faltan los días
Control y vigilancia Camioneta UFW -856 1 de noviembre
Bienes Inmuebles Camioneta SLG-093 1 No especifica el periodo
Tesorería general Del 16 de mayo hasta
(HACIENDA) Camioneta UFY-973 1 noviembre 09
Mes de octubre, faltan los días
Asuntos tributarios UFZ-051 1 de noviembre
Mes de octubre, faltan los días
Planeación Camioneta SJU-641- 1 de noviembre
22 de octubre al 08 de
Bienes muebles SZL-252 1 noviembre
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018

Además el contratista reporta en la cuenta de cobro 41 vehículos y según las


certificaciones de las dependencias suman 43 vehículos. Se reitera que el
compromiso contractual es de 47 vehículos

 En el primer pago del mes de Diciembre, la orden de pago No. 50039


elaborada el 12 de diciembre de 2018, se cancela el periodo comprendido
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entre noviembre 10 hasta diciembre 09, por valor de $176.563.408.


presentando las siguientes observaciones en las certificaciones:

FECHA
SECRETARIA VEHICULOS
Del 10 de noviembre al 05 de diciembre, periodo
Planeación 1 incompleto
La certificación solo incluye el mes de noviembre, No
Subsecretaria planeación 1 certifica periodo
10 de noviembre al 05 diciembre, No prestaron servicio
Educación 2 el 27 de nov por estar en paro
la certificación es desde el inicio del contrato hasta el 28
Vivienda social 3 de diciembre
10 de noviembre al 05 diciembre
Hacienda 1
en el mes de nov al 05 dic, periodo incompleto
Gestión del Riesgo 1
10 de noviembre al 05 diciembre, con observaciones de
Desarrollo social y político 5 algunos vehículo
Octubre y noviembre, con observaciones en la
1 prestación del servicio
10 de noviembre al 09 diciembre, no presto servicios los
Prensa y comunicaciones 1 días sábado 1 y domingo 2 a pesar de solicitarlo
09 de noviembre al 28 de diciembre, porque hasta el 28
Infraestructura 1 si el periodo es hasta el 09
10 de noviembre al 05 diciembre
obras de Infraestructura 1
10 de noviembre al 05 diciembre
Construcción y Reparación 5
mes de noviembre
Cultura 1
10 de noviembre al 05 diciembre
Desarrollo económico 1
La orden de pago es del 12 de diciembre la certificación
es del 28 y el periodo del 10 de noviembre al 05 de
diciembre , presenta oficio de inconvenientes con la
camioneta en cuanto que al conductor no le han
cancelado los meses de octubre y noviembre.
control y vigilancia 1
mes de noviembre
control físico 1
10 de noviembre al 05 diciembre
espacio publico 1
Noviembre
asuntos tributarios 1
10 de noviembre al 05 diciembre
Bienes inmuebles 1

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10 de noviembre al 05 diciembre, Las observaciones no


son claras no se sabe si son conductores diferentes, qué
relación tienen si no prestaron el servicio en el periodo
completo les descontaron el tiempo que no prestaron el
desarrollo rural y ambiental 3 servicio?
10 de nov al 07 de diciembre
Bienes muebles 1
10 de noviembre al 05 diciembre
Parques 3
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018

 En el segundo pago de Diciembre, la orden de pago No. 51419


correspondiente al pago comprendido entre el periodo del 10 al 31 de
diciembre por valor de $122.489.842, se registra las siguientes
observaciones:

SECRETARIA VEHICULOS FECHA


mes de diciembre, No especifica periodo
Planeación 1
Planeación 1 mes de diciembre, No especifica periodo
Educación 2 06 al 31 diciembre y el periodo empieza el 09
del 10 de mayo al 31 diciembre la
Vivienda social 3 certificación es del 11 diciembre
Hacienda 1 mes diciembre, No especifica periodo
Deporte y recreación 4 mes diciembre, la certificación no tiene fecha
Gestión del Riesgo 1 mes diciembre, la certificación no tiene fecha
Desarrollo social y 06 al 31 dic
político 6
Prensa y mes de diciembre, la certificación no tiene
comunicaciones 1 fecha
09 nov al 28 de diciembre, la certificación no
Infraestructura 1 tiene fecha
obras de 06 al 31 dic
Infraestructura 1

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Construcción y 06 31 de diciembre, la certificación es del 12


Reparación 5 de diciembre
06 31 de diciembre la certificación es del 11
Cultura 1 de diciembre
06 31 de diciembre, el oficio en el cual se
remite la certificación es del 11 de diciembre
Desarrollo económico 1 y la certificación del 31
Dice que presta sus servicios a partir del 11 de
diciembre y la certificación es del 12 de
diciembre, no hay claridad y el pago es del
control y vigilancia 1 mes de diciembre
Certifica la prestación del servicio desde el 5
de diciembre hasta el 31 y la fecha es del 12
control físico 1 de diciembre
espacio publico 1 06 al 31 dic
asuntos tributarios 1 mes diciembre, la certificación no tiene fecha
06 al 31 de diciembre, la certificación es del
Bienes inmuebles 1 18 de diciembre
desarrollo rural y mes de diciembre, No especifica periodo
ambiental 5
Bienes muebles 1 mes de diciembre, No especifica periodo
10 de nov al 28 de diciembre, la certificación
Parques 3 es del 05 de diciembre.
Mes diciembre, la certificación no tiene fecha
Tesorería 1 y no especifica el periodo.
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018

Nota: En los meses de junio, julio y agosto, las órdenes de pago relacionadas con
la Secretaria de Salud, en sus expedientes tampoco registran certificaciones sobre
la prestación del servicio.

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Una vez analizada la respuesta al informe preliminar se desestima la observación


en lo referente a los meses de septiembre a diciembre; toda vez que se anexaron
soportes referentes a la prestación del servicio con cuadro realizado por el
supervisor, quien cuenta con el respaldo en las certificaciones de las diferentes
Secretarias. No obstante debe corregirse las observaciones encontradas en las
certificaciones

1.2.3. Análisis planillas de pago Vs órdenes de pago:

NO. ORDEN No. ORDEN DE


DE PAGO PAGO
PLANILLA SEGÚN CONTABILIDAD
FECHA No. VALOR TESORERÍA

1 15 junio 2018 29881 36,924,704.00 18570 18570

2 15 junio 2018 29883 24,687,872.00 18571 18571


3 09 julio 2018 30095 24,687,872.00 21367 21369

4 13 julio 2018 30166 44,522,039.00 21671 21671

5 08 agosto2018 30428 44,522,039.00 24667 24667

6 04 octubre 2018 31336 24,687,872.00 35172 25099

7 04 octubre 31346 44,522,039.00 35148 35148

8 22 octubre 2018 31640 24,687,872.00 38048 35172

9 23 octubre 20185 31673 12,519,041.00 38059 38059

10 20 noviembre 2018 33223 24,687,872.00 43063 38048

11 22 noviembre 2018 33637 18,603,456.00 40040 43065

12 13 diciembre 2018 34137 24,687,872.00 49961 43040

13 13 diciembre 2018 34143 19,302,740.00 50039 50039

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14 28 enero 2019 34763 17,281,509.00 51418 49961

15 31 enero 2019 34858 4,961,819.00 51419 51418

16 14 agosto 2018 122521 24,687,872.00 25099 51419

TOTAL 415,974,490.00
Fuente: expediente del contrato 3244 de 2018 y el Área de Tesorería

Con respecto a las planillas de pago suministradas por el área de tesorería de la


entidad, se determina que estas no tienen coherencia con respecto al total de
pagos certificados por la misma tesorería, los cuales reporta un total de pagos de
$1.473.036.575, cantidad que difiere frente al valor que registran las planillas que
sirven de soporte de la ejecución del contrato, las cuales totaliza un valor de
$415.974.490, es decir que se presenta una diferencia de $1.057.062.085.

Es de anotar que la entidad en la respuesta al informe preliminar anexó las


planillas faltantes para respaldar el total de pagos certificados; Sin embargo falta a
la verdad, al aseverar que el auditor realizó los cálculos con valores que no
corresponden, puesto que ciertamente el calculó se hizo con base en los valores
que aparecen facturados y al compararse con el reporte de Tesorería, este último
no rindió la totalidad de las planillas omitiendo 20 de ellas , las cuales
correspondían a los números: 29980-34139 – 34140 – 34741 – 34142 – 33634 -
33635 – 33636 – 31670 – 31671 -31672 – 31343 – 31344 – 31345 – 30426 –
30427 – 30164 – 30165 – 34856 - 3485; las mismas que si fueron suministradas
en la respuesta en mención. Lo anterior según oficio con radicado R-0306,
emanado de la secretaría de Hacienda, como respuesta a la observación 2.5 del
informe preliminar.

1.3 Concepto sobre Control Interno:

Teniendo en cuenta las observaciones encontradas en el proceso de ejecución del


contrato No.3244 de 2018 y descritas en el presente informe, se concluye que el
control fiscal interno presenta debilidades, tales como ausencia de mecanismos de
control y autocontrol que garanticen la eficiencia en el proceso, así mismo, no
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están identificados los riesgos inherentes al mismo.; por tal razón, la entidad esta
desprotegida ante posibles eventos negativos, lo que podría generar un posible
daño al patrimonio al ejecutar los recursos puestos a su disposición, al estar
realizando pagos sin la certeza de la debida prestación del servicio.

1.4 Rendición de la Cuenta y Legalidad

Se evidenció la rendición del contrato en el aplicativo SIA Observa, como también


la publicación en el SECOP, con el cumplimiento de los requisitos según las
normas aplicables vigentes.

3. REALACION DE HALLAZGOS

Una vez analizada la respuesta al informe preliminar radicado R0314 del 27 de


febrero de 2019, se configuraron finalmente 4 hallazgos administrativos de los
cuales el No. 2 tiene posible incidencia fiscal y el No. 3 posible incidencia
disciplinaria, los que deben hacer parte de un plan de mejoramiento para posterior
seguimiento por parte del Ente de control; de igual forma se harán los traslados a
que haya lugar, a las entidades competentes.

HALLAZGO No. 1 DEFICIENTE GESTIÓN EN LA PLANEACIÓN –


Connotación Administrativa.

El valor del contrato fue suscrito por valor de $1.935.675.335, cantidad que está
por encima en $468.529.845.33 con respecto a los costos realmente establecidos
en el contrato, según los cálculos realizado por este organismo de control fiscal, el
cual se estimó que para los 47 vehículos según los costos unitarios, el valor debió
haber sido de $1.467.489.67; situación que refleja el deficiente manejo que se da
a los recursos del municipio, puesto que al comprometer una mayor cantidad
impiden la oportunidad de disponer de recursos para ser ejecutados en otros
proyectos. Situación que se refleja con mayor validez, cuando tenemos que los
recursos realmente ejecutados ascendieron a la suma de $1.473.036.575.00, es
decir que $462.638.760 estuvieron retenidos mientras se ejecutó este contrato.

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HALLAZGO No. 2 CARENCIA DE SOPORTES SUFICIENTES PARA EL


PAGO– Connotación Administrativa, con posible incidencia Fiscal.

Condición:

Como resultado de la auditoría, la Contraloría Municipal de Pereira evidenció un


posible detrimento patrimonial en cuantía de $574.098.798, debido a que en los
meses de junio, julio y agosto se realizaron pagos sin las certificaciones de las
dependencias que recibieron el servicio de transporte.

Para sustentar los pagos en estos meses, la supervisora del contrato diligenció un
formato donde registra lo reportado por el contratista en la cuenta de cobro, sin
observarse ningún tipo de análisis, conciliación o control, tendientes a verificar el
servicio prestado por el contratista y el cumplimiento del objeto contractual.

Criterio: Se evidencia una posible materialización de circunstancias de tiempo,


modo y lugar, las cuales pueden dar cimientos para edificar que el hecho si existió,
y en consecuencia jurídico fiscal dejar por sentado un Daño Patrimonial Público,
conforme los artículos 3, 5 y 6 de la Ley 610 de 2000.

En el escenario de responsabilidad fiscal de conformidad en la normativa fiscal


Ley 610 de 2000, frente al presente hallazgo: Pagos efectuados sin la totalidad de
los soportes que evidencien las actividades realizadas por el contratista.

La conducta de la contratista como particular y el ordenador del gasto y supervisor


del contrato como servidor público está enmarcada en los artículos 3 y 6 de la Ley
610 de 2000, así:

Artículo 3. Gestión Fiscal. “Para los efectos de la presente ley, se entiende por
gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que
realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o
administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta (...)
gasto (...) en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los

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principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad,


moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Artículo 6. Daño patrimonial al Estado. (...)


“Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o
por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o
culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio
público".

El artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, establece las facultades y deberes de los


supervisores y los interventores. “La supervisión e interventoría contractual implica
el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad
contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”, negrita y subrayado
propio.

Causa: Deficiencia en la supervisión, seguimiento y vigilancia a la ejecución del


objeto contratado, que generaron un reconocimiento y pago por actividades que
presuntamente no ocasionaron costo al contratista.

Efecto: Los hechos que afectan el cumplimiento de los fines esenciales del
Estado y una lesión al patrimonio público por $574.098.798.

HALLAZGO No. 3 FUNCIONES DEL SUPERVISOR – Connotación


Administrativa con posible incidencia Disciplinaria

Condición

Se evidenció incumplimiento de las funciones del supervisor para los pagos


realizados en los meses de junio, julio y agosto; debido a que los informes de
interventoría que son el soporte para realizar los pagos se reducen a un formato
que contiene los datos del contrato, y tomando como referencia los datos
suministrados por el contratista en cuanto a los servicios, careciendo de un
informe como tal y análisis de datos que fundamente el cumplimiento del objeto
contractual
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Criterio: Decreto No. 1461 del 2010 - Manual de interventoría del Municipio de
Pereira - Ley No. 80 de 1993, Ley No.1474 de 2011, Ley No. 610 de 2000.

Causa: Incumplimiento de las funciones del supervisor

Efecto: Posibles pagos sin establecer el cumplimiento del objeto contractual y


sanciones por daño al patrimonio.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 4 – INFORMACIÓN INCOMPLETA

Se presentó incumplimiento a la solicitud de la contraloría al no entregar la


totalidad de la información requerida por el equipo auditor, lo que puede inducir al
error, tal como se presentó en la información de las planillas que soportan los
pagos en las cuales se presentó diferencia de 20 planillas que fueron omitidas en
la respuesta a la solicitud de información y aportadas en la respuesta al informe
preliminar. Situación que dificulta el control y causa desgaste administrativo, dado
que hay que volver a calcular y analizar la información.

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