BAB VII (STRUKTUR ORGANISASI MIS)

Struktur organisasi
Sasaran

Tujuan prosedur ini adalah unuk menyusun sebuah organiasi departemen mis yang diharpkan
dapat bekerja secar efektif sesuai dengan fungsi masing- masing.
Unit- unit operasional dalam departemen MIS meliputi fungsi- fungsi:

1. Administrasi
2. Operasi pengelolahan data
3. Pengembangan sistem dan pemograman
4. Layanan kepada pengguna (user)

Prosedur penyusunan struktur organisasi departemen MIS

Pimpinan operional perushan (COO0 bersama- sama dengan para eksekutif pimpinan
peruahaan yang lainmendiskusikan tentang fungsi- fungsi apakah yang harus diperankan oleh
departemen MIS sebagai alat bantu perusahaan dalam mengendalikan pencapaian sasaran
usahanya melalui mekanisme sistem informasi yng memadai.

Deprtemen mis harus memiliki unit fungsional yang bertanggungjawab terhadap pembangunan
sistem, aplikasi hingga pemrogramannya. Serta proyek- proyek mis lainnya.
Fungsi lain dari depatremen mis adalah melkukan hubungan dengan departemen lain.

Jika diperlukan , mungkin karena adanya proyek pemabngunan aplikasi yang berajngka
panjang. Direktur mis diperkenankan untuk membuat unit- unit operasional yang bersifat
sementara, selama proyek berlangsung.

Unit khusus penanganan proyek, yang merupkan bagian dari struktur organiasi, meski bukan
permanen, perlu dibangun berdasarkan luasnya tanggungjawab terkait dengn proyek tersebut,
misalnya karena nilai proyek yang sangat besar.

Sebagai unit yang non permanen unit- unit (ementara ) yang menangani proyek tersebut tidak
memiliki anggota permanen.

Semua unit operasional di departemen mis, kecuali unit- unit khusus non- permanen yang
menangani proyek, dipimpin oleh seorang manajer, yang dipilih dan ditetapkan oleh direktur
MIS.

Direktur MIS bertanggungjawab untuk menyusun sasaran- sasaran dan strategi- trategi jangka
pendek.

Struktur organisasi departemen mis dapat dipertahankan bentuknya sampai pada suatu saat
terbukti menjadi tidak cukup efektif mengantiipasi perkembangan teknologi komputer.
Sistem penyimpanan surat dan laporan sasaran
Tujuan prosedur ini adalah untuk mengidentifikasikan tugas- tugas apakh yang harus dilakukan
oleh staf yang bertanggungjawab dalam menciptakan sistem penyimpanan pengarsipan atas
berbagai dokumen, sepeti surat menyurat sirkulasi internal, memorandum, serta laporan
laporan yang bersifat administrtif terkait dengan departemen mis khususny dokumen- dokumen
yng bersifat penting yng ada kemungkinan diperlukan sutu saat nanti.

Prosedur pengarsipan dokumen- dokumen MIS

Untuk memperoleh sistem pengarsipan yang efektif, beberapa pekerjan penting hrus dilakukan,
meliputi:

1. Pengklasifikaian dokumen hrus dilakukan tiap hari, agar tidak menumpuk

2. Menyimpan dalam file- file berdasarkan pengklasifikasian dan sistematika aksesnya
3. Hindarkan penyimpanan arsip dalam bentuk kertasnya.

Rapat dan koordinasi staf MIS

Tujuan proedur pengadaan rapat dan koordinasi staf mis ini adalah untuk mempersiapkan
pertemuan- pertemuan yang terencana dan terjadwal, dengan penekanan pembicaraan pada
topik- topik tertentu.

penyedian layanan MIS kepada pengguna (user)

unit operasional layanan (kepada) user betanggung jawab untuk menjadi penasihat dan
memberikan layanan konsultasi kepada user dalam rangka pemahamn, peningktan percakapn,
dan tata cara penanganan yang baik dan benar.

Evaluai perkembangan teknologi perangkat lunak

Direktur MIS diwajikan menunjuk beberapa orang staf MI untuk melakukan pemantauan dan
evluasi terhadap perkembangan yang menjadi di sektor perangkat lunak, baik perangkat
lunak.

Evaluasi kinerja komunikasi data

Perusahaan berskala besar, yang harus menangani aplikasi- aplikasi berbasis jaringan berskal
luas dan mengoperasikan aplikasi- aplikasi yang kristis. Seyogyanya memiliki staf yang ecara
khusus memang menguasai semua aspek yang berhubungan dengan sistem komuniksi data
elektronik terebut.
BAB VIII (KEBIJAKAN MIS LAINNYA)
Penggunaan fasilitas ke luar instalasi
Prosedur ini dimaksudkan untuk mengatur pemakaian fasilitas prangkat keras dan perangkat
lunk, yang hanya boleh dioperasikan ke kantor atau pusat instalasi MIS saja.

Sistem pengelolaan data saat ini didominasi oleh penggunaan komputer mikro sebagai
pembentu jaringannya.

Prosedur penggunaan fasilitas MIS diluar kantor

Pegawai yang membawa komputer kerumah harus disertai dengan ijin secara tertulis dari
atasannya., dengn ijin yang hanya berlaku tak lebih 2x24 jam, khususnya jika penggunaan
perangkat keras dan perangkat lunak diluar kantor tersebut perlu dilakukan dalam rangka
mengatasi status darurat.

Pencatatan inventaris peralatan MIS sasaran

Direktur mis bertanggungjawab untuk melakukn inspeksi secara fiik ke tempat- tempat dimana
komputer dan peralatannya berada, sesuai dengan data penempatn inventaris yang sudah
ditentukan

Penghapusan peralatan dan supplies komputer

Prosedur ini dimaksudkan untuk mengatur tentang bagaiman direktur MIS harus menjalankan
funginya sebgai penanggungjawab penerapan sitem akuntansi yag dilakukan ketika
memutuskan untuk melakukan penghapusan terhadap perangkat- perangkat komputer atau
supplies

Kebutuhan tenaga konsultan, pegawai paruh- waktu dan pegawai temporer

Tenaga kerja konsultan, pegawai paruh waktu, dan tenaga kerja temporer adalh tenaga- tenaga
kerja non- permanen yng diperlukan kehadirannya krena ada suatu pekerjaan yang bersifat satu
kali yang tidak selamanya ada, dan bersifat terbatas jngka waktunya.

Mempererjakan tenaga Konsultan MIS Sasaran

Prosedur ini dimaksudkan untuk mengatur tentang perekrutan tenaga konsultan MIS oleh
departemen MIS. Selain itu prosedur ini jug digunakan untuk mengatur tatacara penghentian
hubungan kerja antara departemen mis dengan konsultasi yang bersangkutan
Pengendalian sistem komunikasi elektronik
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur proses pemilihan, pengadaan, penginstalasian,
pemeliharaan, dan pengoperasian sistem komunikasi elektronik antar komputer yng digunakan
dalam jaringan sistem komputer perusahaan.

Perangkat lunak berliensi

Departemen Mis harus mengusahakan lisensi atas penggunaan paket- paket perangkat lunak
yang digunakan oleh para user komputernya.]

Orientasi karyawan baru

Prosedur ini dimaksudkan untuk membekali para stf MIS baru tentang hal- hl yng menjadi
batasan dan aturan yang berlaku terkait dengan penggunaan komputer milik perusahan.
Prosedur ini juga dimaksudkan untuk memberikan pemahaman dan wawasan kepada staf MIS
yang baru tersebut mengenai komitmen layanan MIS