ACTIVITY- BASED BUDGETING

PENDAHULUAN
Sistem penyusunan anggaran (budgeting) merupakan tahap keempat proses SPPM.
Uraian dalam bab ini dimulai dengan penjelasan konsep anggaran dan pentingnya tahap
penyusunan anggaran. Kemudian secara mendalam diungkapkan berbagai kelemahan yang
melekat dalam sistem penyusunan anggaran tradisional. Kemudian uraian dilanjutkan ke
penyusunan anggaran dengan Balance Scorecared sebagai rerangka dan aktivitas sebagai
basis ( activity- based budgeting). Uraian dalam bab ini diakhiri dengan gambaran proses
penyusunan activity-based budgeting. Tujuan dalam penyusunan bab ini adalah untuk
menggambarkan pendekatan perencanaan laba jangka pendek perusahaan yang lebih efektif
memfokuskan usaha seluruh personel perusahan untuk menciptakan nilai melalui pemuasan
kebutuhan customer. Disamping itu, uraian dalam bab ini juga dimaksudkan untuk
menggambarkan bagaimana activity-based budgeting mampu membangkitkan kegairahan
seluruh personel dalam melakukan improvement terhadap proses yang digunakan oleh
perusahaan untuk menghasilkan value bagi customer. Mengingat dalam lingkungan bisnis
sekarang customer sangat dominan, penggeseran ke pendekatan activity- based budgeting
dalam perencanaan laba jangka pendek bukan lagi merupakan masalah pilihan, namun sudah
menjadi sesuatu yang menentukan kelangsungan hidup organisasi perusahaan.

KONSEP ANGGARAN

Anggaran seringkali diartikan secara luas sebagai suatu rencana yang dinyatakan
dalam satuan moneter standar. Dalam konsep ini, anggaran dapat berupa rencana jangka
panjang dan rencana jangka pendek.

Activity-based budgeting adalah proses penyusunan rencana laba jangka pendek

melalui pengidentifikasian dan pemacuan value driver. Apa yang disusun dalam activity-
based budgeting ? Rencana laba jangka pendek, yaitu rencana yang berisi komponen penentu
laba yang dikehendaki oleh organisasi dalam jangka waktu pendek, yang umumnya
mencakup satu tahun kalender. Bagaimana laba direncanakan ? laba direncanakan dengan
mengidentifikasi pemacu nilai dan kemudian memacu value driver tersebut.
KETERBATASAN YANG MELEKAT PADA SISTEM PENYUSUNAN
ANGGARAN (BUDGETING SYSTEM) TRADISIONAL

Lingkungan bisnis sekarang telah mengalami perubahan radikal. Customer sekrarang

ini memiliki kesempatan hampir tidak terbatas untuk melakukan akses ke informasi sehingga
ia dapat dengan mudah dan efektif melakukan pemilihan.

Keterbatasan yang melekat pada sistem penyusunan anggaran tradisional adalah sistem
tersebut:

1. Tidak membangun keterkaitan erat antara anggaran dengan visi, tujuan, strategi
organisasi
2. Tidak berfokus ke perspektif nonkeuangan dan lebih dimaksudkan sebagai alat untuk
pengendalian internal
3. Tidak memotivasi personel untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap
proses yang digunakan untuk melayani costumer karena sistem penyusunan anggaran
tradisional menggunakan pendekatan fungsional (seringkali disebut dengan fungtional-
based budgeting)
4. Tidak cepat dalam penyusunannya, penyusunan anggaran tradisional memerlukan waktu
lama

PENYUSUNAN ANGGARAN BERBASIS RERANGKA BALANCED

SCORECARED

Penyusunan anggran berbasis Balanced Scorecard merupakan pendekatan baru dalam

penyusunan anggaran. Tujuan utama dalam pendekatan ini adalah untuk menghasilkan
anggaran yang memiliki keterkaitan erat dengan visi, tujuan , dan strategi organisasi.

Proses penyusunan anggaran berbasis Balanced Scorecard ini dilaksanakan melalui empat
tahap berikut ini :

1. Penerjemahan, visi, misi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi ke
dalam company scorecard – sasaran strategik, ukuran hasil, ukuran pemacu kinerja,
target, dan inisiatif strategik organisasi secara keseluruhan.
2. Pelaksanaan cascading company scorecard ke dalam scorecard setiap jenjang organisasi
yang lebih rendah seperti departemen, bagian tim, sampai ke individu anggota
organisasi.
3. Penjabaran inisiatif strategik setiap jenjang organisasi ke dalam program
4. Penjabaran program setiap jenjang organisasi ke dalam anggaran.

PENYUSUNAN ANGGARAN BERBASIS AKTIVITAS

Dimanakah peran activity-based budgeting dalam dalam proses penyusunan

anggaran yang menggunakan rerangka Balanced Scorecard sebagai basis? Activity-based
budgeting berperan besar dalam penjabaran program ke anggaran. Penjabaran program
keanggaran pada hakikatnya merupakan kegiatan memperhalus prakiraan pendapatan, biaya,
dan cost of capital yang akan diperoleh atau dikeluarkan dalam tahun anggaran melalui
berbagai pemacu nilai berikut ini : penciptaan dan pertumbuhan pangsa pasar, peningkatan
laju pertumbuhan penjualan, peningkatan profit margin, pengurangan biaya, pengurangan
pajak penghasilan, pengurangan beban modal, dan peningkatan produktivitas aktiva.

Activity-Based Budgeting dilandasi dengan rerangka keterkaitan antara costumer,

produk/jasa, aktivitas, dan sumber daya. Hal ini membuktikan bahwa costumer lah yang
menjadi penyebab utama keberadaan suatu organisasi. Costumer lah yang menyebabkan
suatu organisasi menghasilkan suatu produk/jasa, karena dari costumer lah mengalir kas
masuk yang menjadikan suatu organisasi mampu self propelling- hidup dengan kekuatannya
sendiri; bukan hidup yang ditopang oleh investor. Produk dan jasa yang dibutuhkan oleh
organisasi memerlukan aktivitas untuk menghasilkannya. Dan oleh karena produk dan jasa
digunakan untuk memenuhi kebutuhan costumer, maka hanya aktivitas yang menambah
nilai bagi costumer lah yang seharusnya dipilih untuk menghasilkan produk dan jasa.
Aktivitas lah yang menjadi penyebab konsumsi sumber daya. Pengelolaan yang menjadikan
aktivitas sebagai titik pusat bertujuan untuk menghasilkan costumer value dalam
memenangkan pilihan costumer, yaitu dengan menghasilkan manfaatb terbaik bagi costumer
secara cost effective. Cost effective tercapai jika sumber daya hanya dikonsumsi oleh value-
added activities dalam upaya untuk menghasilkan produk dan jasa bagi costumer.

KONSEP ACTIVITY-BASED BUDGETING

Untuk menjelaskan konsep activity-based activity, berikut ini diuraikan definisi activity-
based budgeting, mindset yang melandasinya, perbedaan antara activity-based budgeting
dengn fungtional-based budgeting dan keunggualan activity-based budgeting.
DEFINISI ACTIVITY-BASED BUDGETING

Activity-based budgeting adalah proses perencanaan pengarahan dan pengerahan seluruh

aktivitas perusahaan ke penciptaan nilai. Ada dua hal yang terpenting terkandung dalam
definisi tersebut: (1) Activity-based budgeting berfokus ke penciptaan nilai, dan (2) activity-
based budgeting merupakan proses perencanaan pengerahan dan pengerahan seluruh
aktivitas perusahaan.

 Activity-based budgeting berfokus ke penciptaan nilai

Komponen penting yang direncanakan dalam perencanaan laba jangka pendek adalah
pendapatan , biaya , dan aktiva. Selisih antara pendapatan dan biaya dibandingkan
dengan aktiva yang digunakan untuk memperoleh pendapatan menjadi ukuran apakah
aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan selama tahun anggaran dapat menciptakan
nilai (value creation) atau menghancurkan nilai (value destruction). Oleh karena itu
activity-based budgeting pada dasarnya merupakan perencanaan aktivitas penciptaan
nilai. Dalam penciptaan nilai, fokus perhatian penyusunan anggaran diarahkan ke tujuh
pemacu nilai (value drivers) berikut ini :
1. Pemorelahan atau pertumbuhan pangsa pasar
2. Peningkatan laju pertumbuhan penjualan
3. Peningkatan produktivitas aktiva
4. Peningkatan profit margin
5. Pengurangan pajak penghasilan
6. Pengurangan biaya
7. Pengurangan biaya modal

Peningkatan produktivitas aktiva merupakan cara penting untuk meningkatkan nilai.

Aktiva terdiri dari aktiva berwujud dan aktiva tidak berwujud. Seringkali personel
perusahaan tidak menyadari bahwa produktivitas aktiva merupakan langkah penting
dalam penciptaan nilai. Peningkatan perputaran modal kerja akan meningkatkan
pendapatan dan mengurangi cost of capital dan biaya. Perusahaan harus mengelola
dengan baik aktiva tidak berwujud seperti paten, merk dagang, hubungan berkualitas
dengan pemasok dan costumer, pengetahuan tentang industri, personel yang terlatih dan
berkomitmen, proses yang cost effective , yang era dalam teknologi dan informasi ini
menjadi aktiva yang sangat berdata untuk menciptakan nilai.

Nilai yang diciptakan diukur dengan menggunakan ukuran economic value added (EVA)
yang dihitung denagan formula berikut ini :
 EVA = Pendapatan- Biaya- Beban Modal

 Activity-based budgeting merupakan proses perencanaan pengerahan dan pengarahan

seluruh aktivitas perusahaan ke pemacu nilai
Secara umum aktivitas perusahaan untuk penciptaan nilai dikelompokkan kedalam
empat golongan :
1. Result-Producing Activities
Adalah aktivitas yang secara langsung berkaitan dengan penyediaan produk dan jasa
bagi costumer luar. Kelompok aktivitas ini mendatangkan pendapatan bagi
perusahaan. Dalam proses penyusunan activity-based budgeting , manejer result-
producing activities bertanggung jawab untuk merencanakan langkah-langkah untuk
memacu nilai berikut ini : penciptaan atau pertumbuhan pangsa pasar, peningkatan
laju pertumbuhan penjualan, peningkatan profit margin, peningkatan produktivitas
aktiva.
2. Result- Contributing Activities
Adalah aktivitas yang memberikan dukungan secara langsung kepada result-
producing activities dalam penyediaan produk dan jasa bagi costumer. Contohnya
adalah: aktivitas fungsi produksi, aktifitas fungsi legal (perbankan), aktivitas
laboratorium dan rekam medik (institusi pelayanan kesehatan), dan aktivitas
pemeliharaan dermaga (pelabuhan). Dalam proses penyusunan activity-based
budgeting , manajer result-contributing activities bertanggung jawab untuk
merencanakan langkah-langkah untuk memacu nilai berikut ini : pengurangan biaya
dan peningkatan produktivitas aktiva
3. Support Activities
Adalah pusat jasa yang yang menyediakan layanan bagi Result-Producing Activities
dan Result-Contributing Activities. Manajer support activities bertanggung jawab
untuk merencanakan langkah-langkah untuk memacu nilai berikut ini: pengurangan
biaya, pengurangan pajak penghasilan, peningkatan produktivitas aktiva.
4. Hygine and Housekeeping Activities
Adalah pusat jasa yang menyediakan layanan kebersihan dan kerumahtanggaan bagi
result-producing activities, result-contributing activities, support activities. Manajer
hygine and housekeeping activities bertanggung jawab untuk merencanakan langkah-
langkah untuk memacu nilai berikut ini : pengurangan biaya dan peningkatan
produktivitas aktiva.
MINDSET YANG MELANDASI ACTIVITY-BASED BUDGETING

Activity-Based Budgeting dilandasi oleh tiga mindset: costumer value mindset,

continuous improvement mindset, dan organizational system mindset. Costumer value
mindset mengarahkan proses penyusunan anggaran untuk menjadikan organisasi mampu
mengasilkan produk dan jasa yang menghasilkan value bagi costumer melalui berbagai
value-added activity bagi costumer. Continuous improvement mindset mendorong seluruh
pesrspnel untuk merencanakan improvement berkelanjutan terhadap sistem dan proses yang
digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan value bagi costumer. Organizational system
mindset menghasilkan aktivitas pemberdayaan karyawan dan pengembangan organisasi
nirbatas yang menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi personel untuk secara
optimum memanfaatkan kompetensi dan komitmen mereka.

KEUNGGULAN ACTIVITY-BASED BUDGETING

Activity-Based Budgeting memiliki keunggulan berikut ini :

1 Oleh karena orientasi personel diarahkan ke pemenuhan kebutuhan customer, proses

penyusunan anggaran mengarahkan perhatian seluruh personel organisasi ke pencarian
berbagai peluang untuk melakukan improvement terhadap sistem yang digunakan untuk
menghasilkan value bagi costumer .
2 Oleh karena fokus penyusunan anggaran adalah pada perencanaan aktivitas yang
digunakan untuk menghasilkan value bagi customer, baik intern maupun ekstern,
penyusun anggaran memperoleh gambaran jelas antara penyebab dengan akibat.
Pendapatan dihasilkan dari pengerahan result-producing activities, result-contributing
activities, support activities, dan hygiene and housekeeping activities ke pemacu nilai
berikut ini: (1) pemerolehan dan pengembangan pangsa pasar, (2) peningkatan laju
pertumbuhan penjualan, (3) peningkatan profit margin, (4) peningkatan produktivitas
aktiva. Pengurangan biaya dihasilkan dari pengerahan result-producing activities, result-
contributing activities, support activities, dan hygiene and housekeeping activities ke
pemacu nilai berikut ini: (1) pengurangan biaya, (2) pengurangan pajak penghasilan, dan
(3) pengurangan cost of capital.
3 Activity-based budgeting mendorong personel untuk mengimplemantasikan cara
berpikir berbasis sistem – keputusan improvement di satu bidang tidak dapat dilepaskan
 pengaruhnya terhadap bidang yang lainnya. Keseluruhan lebih penting daripada sekedar
bagian-bagiannya.

PENTINGNYA INFORMASI TENTANG AKTIVITAS DALAM PENYUSUNAN

ANGGARAN

Untuk menjadikan penyusunan anggaran sebagai perencanaan penciptaan nilai, ada dua hal
penting yang harus difahami oleh personel perusahaan: (1) aktivitas yang digunakan oleh
perusahaan dalam penciptaan nilai dan (2) faktor yang menjadi pemacu nilai (value driver).
Di muka telah disebutkan bahwa aktivitas yang digunakan oleh perusahaan untuk
menghasilkan nilai dapat dikelompokkan ke dalam empat golongan berikut ini: (1)
resultproducing activities, (2) contributing activities, (3) support activities, dan (4) hygiene
and housekeeping activities.

Dalam activity-based budgeting, manajer penyusun anggaran membutuhkan informasi

lengkap tentang aktivitas:

 Customer yang memanfaatkan keluaran yang dihasilkan oleh aktivitas

 Nilai aktivitas yang digunakan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customers
 Resource driver
 Activity driver
 Cycle effectiveness
 Capacity resource
 Perilaku biaya dalam hubungannya dengan aktivitas

PROSES PENYUSUNAN ACTIVITY-BASED BUDGETING

Proses penyusunan activity-based budget ditentukan oleh empat faktor: struktur dan proses.
Struktur menjelaskan komponen-komponen yang harus ada atau dibentuk sebagai landasan
untuk penyusunan anggaran. Proses menjelaskan urutan langkah yang harus ditempuh dalam
penyusunan anggaran tersebut.

 Struktur
Struktur mencakup:
1. Organisasi lintas fungsional
 Tim lintas fungsional permanen
 Case manajer
 Team leader
  Manajer fungsional utama
 Manajer fungsional pendukung
2. Tim ad hoc penyusunan anggaran
 Komite Anggaran
 Departemen Anggaran
 Keluaran yang dihasilkan dari proses penyusunan anggaran

PENTINGNYA TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PROSES PENYUSUNAN

ANGGARAN

Teknologi informasi telah mengubah lingkungan bisnis menjadi kompetitif dan

turbulen. Kondisi lingkungan bisnis seperti ini menuntut sistem perencanaan yang sangat
berbeda dengan sistem perencanaan yang pernah berhasil dalam manajemen tradisional.
Lingkungan bisnis yang turbulen menghasilkan perubahan-perubahan yang tidak pernah
dialami sebelumnya (unprecedented change) dan menjadikan pola perubahan masa lalu tidak
dapat lagi diandalkan untuk memprediksi perubahan yang akan terjadi di masa depan.
Dengan demikian perusahaan memerlukan sistem perencanaan yang berfungsi sebagai
sistem pembuatan peta perjalanan yang mudah dan cepat dimutakhirkan manakala kondisi
lingkungan bisnis menuntut perubahan rencana.

Teknologi informasi menyediakan kemudahan untuk membuat rencana laba jangka

pendek untuk berbagai macam skenario masa depan. Lingkungan bisnis yang turbulen hanya
dapat didekati melalui berbagai skenario yang dengan mudah dapat dihasilkan melalui paket
piranti lunak komputer. Banyak paket piranti lunak yang tersedia di pasar, yang berfungsi
sebagai on-line analytical processor, yang dapat digunakan untuk menghasilkan activity-
based budget. Di samping menyediakan kemudahan dalam menghasilkan anggaran berbasis
aktivitas dengan berbagai skenario, paket piranti lunak tersebut juga mengurangi waktu yang
diperlukan untuk menyusun anggaran dari bulanan menjadi mingguan saja. Itulah sebabnya,
proses penyusunan anggaran dalam manajemen kontemporer hanya memerlukan waktu dua
sampai dengan tiga minggu, dan penyusun anggaran dengan ringan hati melakukan
perubahan anggaran sebagaimana yang dituntut oleh lingkungan bisnis yang dimasuki oleh
perusahaan.
RANGKUMAN

Pergeseran struktur organisasi ke tim lintas fungsional dan pergeseran manajemen ke

manajemen berbasis aktivitas menuntut perubahan pendekatan dalam proses penyusunan
anggaran. Activity-based budgeting telah menggeser pendekatan fungsional dalam
penyusunan anggaran. Rencana laba jangka pendek yang disusun berbasis aktivitas lebih
memperjelas apa yang akan dilakukan oleh personel dalam memuasi kebutuhan customers.
Di samping itu, activity-based budgeting mampu mewujudkan semangat personel dalam
melakukan improvement berkelanjutan terhadap sistem yang digunakan untuk menghasilkan
produk dan jasa bagi customers.

Pendekatan ini menjanjikan efektivitas rencana laba jangka pendek yang disusun
oleh organisasi, mengingat telah bergesernya kendali bisnis ke tangan customers. Paul
Sharman memperkirakan bahwa activity-based costing akan diterima oleh semua organisasi
(di U.S.A.) sebagai mekanisme penentuan object cost.

Faktor penting yang memberdayakan personel dalam menghasilkan target cost

reduction dalam proses penyusunan anggaran adalah informasi berlimpah tentang aktivitas
seperti: customer aktivitas, nilai aktivitas dipandang dari sudut customer (value- and non-
value-added activities), resource driver, resource driver quantity, activity driver, activity
driver quantity, cycle effectiveness, perilaku biaya dalam hubungannya dengan aktivitas,
tipe aktivitas (volume-related activities and non-volumerelated activities), cost object.
Informasi lengkap tentang aktivitas inilah yang menjadikan personel perusahaan well-
equipped untuk melakukan pengelolaan terhadap aktivitas (activity-based management),
sehingga mereka berdaya untuk menjanjikan target cost reduction dalam penyusunan
anggaran. Meskipun demikian, activity-based budgeting tidak hanya berfokus ke biaya,
namun juga diarahkan pula ke penciptaan nilai terbaik bagi customer.

Penerapan pendekatan activity-based budgeting dalam penyusunan rencana laba

jangka pendek perusahaan bukan lagi merupakan masalah pilihan, namun sudah merupakan
masalah kelangsungan hidup perusahaan. Jika trend perusahaan-perusahaan yang bermain
di pasar global menuju ke activity-based budgeting, waktu tidak lagi berpihak kepada
eksekutif Indonesia dalam hal penerapan pendekatan activity-based budgeting tersebut. Bab
ini mencoba memicu kesadaran ini dan menjelaskan bagaimana mengadopsi pendekatan
baru dalam penyusunan rencana laba jangka pendek perusahaan. Untuk mengakhiri bab ini,
disajikan berikut ini kata-kata bijak dari David Jaquith: “Good result without good planning
come from good luck, not good management.” Suatu hasil yang berasal dari keberuntungan
tidak akan dapat diulangi lagi pencapaiannya oleh organisasi. Good management tercermin
dari good planning yang disusun oleh personel organisasi. Good result sebagai akibat dari
good planning akan menjanjikan keberhasilan jangka panjang, karena keberhasilan
organisasi berasal dari kapabilitas untuk merencanakan dan mewujudkan rencana tersebut
ke dalam kenyataan. Kapabalitas itulah yang menjanjikan keberhasilan jangka panjang