Nama : Siti Maryam

Kelas : XII OTP 3

ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. Pengertian Sarana dan Prasarana

 Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk
mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi, contohnya: meja, kursi,
dll.
 Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya produksi. contohnya: jalan, kantor, pabrik, tempat kerja, dll.
Misalnya, dalam bidang transportasi darat kita dapat menyebut mobil, motor, bis,
taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan secara langsung oleh orang.
Sedangkan fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu lalu lintas dapat
kita sebut sebagai prasarana.

B. Pengertian Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

Administrasi penerimaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan menerima alat
dan segala penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor sekaligus
mempertanggungjawabkannya sesuai daftar yang diterima.

C. Pengertian Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan
tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang
lain.
2. Pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana kantor merupakan kegiatan
pemindahan alat dan penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor dan tanggung
jawab penyimpanan kepada unit-unit yang membutuhkan secara sistematis agar
dapat diketahui dan dikontrol secara pribadi.
3. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan
barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang
membutuhkan barang itu.

D. 3 hal yang harus di perhatikan saat pendistribusian barang yaitu:

1. Ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya;
2. Ketepatan sasaran penyampaiannya;
3. Ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

E. Fungsi Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

1) Memudahkan pengontrolan/pengawasan sarana dan prasarana kantor
2) Memudahkan dalam menganalisis sarana dan prasarana kantor
 3) Agar dapat memenuhi unit-unit yang membutuhkan sarana dan prasarana kantor
dengan cepat dan tepat
4) Memudahkan pengalokasian sarana dan prasarana kantor

F. Asas-Asas Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus
memenuhi beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang
perlu di perhatikan,yaitu :
1. Asas ketepatan
2. Asas kecepatan
3. Asas keamanan
4. Asas ekonomi

G. Sistem Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan
bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh
pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.
1. Sistem secara langsung
Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang
yang sudah diterima, di inventarisasikan langsung dan di salurkan pada bagian-bagian
yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.
2. Sistem secara tidak langsung
Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di
terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan
harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini
biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

H. Prosedur Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pemeriksaan
Dalam pmeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang harus dilakukan.
a. Pemeriksaan dokumen
Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencoocokkan antara Order Pembelian dengan
Surat Pengantar Barang atau Tanda Terima Barang atau Berita Acara Penyerahan
Barang atau bukti terima barang yang lain.
b. Pemeriksaan fisik barang
Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi kesesuaian antara dokumen order pembelian
dengan bukti penerimaan barang, dengan cara mencocokkan dokumen-dokumen
tersebut dengan barang yang teah dikirim, baik berkaitan dengan jenis, tipe, merek,
ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisi barang.
2. Penandatanganan
Apabila pesanan barang sudah selesai sesuai dengan order pembelian, organisasi
sebagai pembeli melalui pejabat yang ditunjuk menerima/menendatangani beberapa
berkas dari supplier yang biasanya berupa:
a. Bukti tanda terima barang
Bukti tanda terima barang ini dapat berupa surat pengantar barang, tanda terima
barang, berita acara penyerahan barang, berita acara serah terima barang
b. Berkas penagihan
Berkas penagihan dappat berupa faktur, nota, atau kuitansi. Karena beberapa berkas
ini sangat penting sifatnya, baik secara administratif maupun yuridis, pihak-pihak
yang menerima maupun menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati-hati dan
teliti.

I. Prosedur Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

a. Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga
merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu
disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
1) penerimaan barang
2) waktu penyerahan barang
3) jenis barang
4) jumlah barang
5) kegunaan/ keperluan barang
b. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa
hal sebagai berikut:
1) cara pengiriman
2) pengemasan
3) pemuatan
4) pengangkutan
5) pembongkaran
c. Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang,surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain
sebagainya.Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan,
setelah kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar,
tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang
tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung
jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya pengelolaan
perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung
jawabannya.
 PELAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. Pengertian Pelaporan Sarana dan Prasarana

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun
keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu
(triwulan, semester, atau setahun).
B. Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
1. Sebagai bahan pertanggung jawaban.
2. Sebagai pengendali persediaan.
3. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
4. Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
C. Bukti – Bukti Pendukung Laporan Sarana dan Prasarana
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti pembelian barang
3) Bukti pengeluaran barang
4) Kartu barang
5) Kartu persediaan
6) Daftar inventaris
7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

D. Teknik Pembuatan laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
1) Memeriksa barang
2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4) Menghitung pengeluaran barang
5) Menghitung sisa persediaan
6) Mencatat mutasi barang
7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

E. Arti Penyimpanan Sarana dan Prasarana

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian,
instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

F. Tujuan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar barang tidak cepat rusak
 2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang

G. Hal – Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penyimpanan Sarana dan

Prasarana Kantor
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :
1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3) Sifat barang yang disimpan
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5) Prosedur dan tata kerja
6) Biaya yang disediakan
7) Tenaga yang diperlukan
8) Jangka waktu penyimpanan

H. Cara Penyimpanan Barang/Bahan Kantor

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :
a) Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan
barang)
b) Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
c) Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
d) Barang yang disimpan di tempat yang memadai
e) Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari
f) Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
g) Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
h) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan
i) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian
terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih
dalam.

I. Pengertian Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan Sarana dan Prasarana merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan
dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap
digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk
mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik.

J. Tujuan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Tujuan pemeliharaan Sarana Prasarana
1. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu
2. Agar barang tidak mudah hilang
3. Agar barang tidak kadaluarsa
4. Agar barang tidak susut
5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
K. Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Manfaat pemeliharaan Sarana Prasarana
1. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu
mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya
perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga
menghindar kehilangan.
4. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
5. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.

L. Macam – Macam Jenis Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pemeliharaan Terencana
Pemeliharaan terencana adalah jenis perawatan yang diprogramkan, diorganisir,
dijadwal, dianggarkan, dan dilaksanakan sesuai dengan rencana, serta dilakukan
monitoring dan evaluasi (Sunarto 2002:4). Perawatan terencana dibedakan menjadi
dua, yakni perawatan terencana yang bersifat pencegahan atau perawatan preventif,
dan perawatan terencana yang bersifat korektif.

2. Preventive maintenance
Kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya
kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi/keadaan yang tidak terduga
dan menemukan kondisi/keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas produksi
mengalami kerusakan pada waktu digunakan.
Pemeliharaan ini bersifat pencegahan, berupa pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mencegah
terjadinya gangguan kemacetan atau kerusakan fasilitas atau peralatan.
Pemeliharaan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu
tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang
ditentukan sebelumnya dengan tujuan untuk mencegah dan mengurangi
kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi kondisi normal (Depdikbud,
1999:2).

3. Corrective maintence: kegiatan pemeliharaan setelah timbul atau pada saat

timbul kerusakan sering disebut perbaikan dan perlu memperhatian biaya yang
timbul. Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki akan berkaitan dengan deteksi
kerusakan, penentuan lokasi kerusakan, dan perbaikan atau penggantian bagian
yang rusak.
Tahapan pemeliharaan korektif
a. Deteksi:
1. Cek fungsi
2. Cek kinerja
3. Perbandingkan dengan spesifikasi alat/sistem
b. Menentukan Lokasi:
1. Cek fungsi tiap blok (bagian dari sistem)
2. Cek komponen pada blok yang tidak bekerja dengan baik
c. Perbaikan:
Perbaiki atau ganti komponen yang rusak dengan yang baru
Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana prasarana pendidikan di
sekolah antara lain:
1. Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan
2. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan
3. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan
4. Perbaikan berat.

Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan
sarana dan prasarana pendidikan di sekolah antara lain:
1. Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan
pintu (dilakukan setiap hari).
2. Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.
(menurut jangka waktu tertentu).

Adapun pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1. Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
2. Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).