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EIXO TEMÁTICO:

Compartilhamento da Informação e do Conhecimento

O USO DO ALFRESCO PARA CRIAÇÃO DE ARQUIVOS PESSOAIS E


FAMILIARES

THE USE OF ALFRESCO FOR CREATING OF PERSONAL AND FAMILY


ARCHIVES

Paula Regina Ventura Amorim Gonçalez - paulaventuramorim@gmail.com


Caio Saraiva Coneglian - caio.coneglian@gmail.com
José Eduardo Santarem Segundo – santarem@usp.br

Resumo: Com o advento da Internet, o acesso a grandes quantidades de informações, ao


compartilhamento e à criação colaborativa de documentos e conhecimentos foi facilitado,
havendo um ganho na ciência possibilitado pelas Tecnologias de Informação e
Comunicação. A partir dessas novas possibilidades foi constatado que a produção pessoal
e/ou familiar composta de documentos, fotos, vídeos, áudios, produções intelectuais ou
artísticas etc. requer tratamento adequado para que a conservação, o acesso à recuperação
e o seu uso sejam feitos com eficiência. Nesse contexto, este trabalho propõe-se a utilizar o
Software Open Source Alfresco como uma ferramenta para a organização dos arquivos
pessoais e familiares, visando à construção e à preservação da memória familiar. A
metodologia consistiu-se de investigação teórica para uma aplicação prática e imediata a
partir da instalação do Software Alfresco, o qual possibilita o armazenamento dos
documentos pessoais digitais. Verificou-se como resultado que este se configura como uma
possibilidade para a coordenação dos arquivos pessoais e familiares e à construção de suas
histórias e continuidade, visto que proporciona sua preservação, seu acesso, sua
recuperação, seu compartilhamento, seu uso e reuso.

Palavras-Chave: Arquivos Pessoais. Arquivos Familiares. Repositórios Digitais. Alfresco.

Abstract: With the advent of Internet, the access to vast amounts of information, sharing and
collaborative creation of documents and information they were facilitated, so there was a
gain in knowledge enabled by Information and Communication Technologies. From these
new possibilities it was found that personal or family production composed of documents,
photos, videos, audios, intellectual or artistic productions among others, require appropriate
treatment for the preservation, access to recovery and use are made properly and efficient.
In this context, this paper proposes the use of open source Alfresco Software as a tool for
organizing personal and family archives, for the construction and preservation of family
memory. The methodology consisted of a theoretical research to practical and immediate
application from the installation of Alfresco Software that enables the storage of personal
digital documents. It was found as a result that the Software Alfresco is configured as a
possibility for organizing personal and family archives, since it provides preservation, access,
retrieval, sharing, use and reuse of documents that form the collections personal and family,
and is an alternative for organizing personal and family collections, as well as for the
preservation of memory and the construction of personal and family history.

Keywords: Personal Archives. Family Archives. Digital Repositories. Alfresco.


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1 INTRODUÇÃO

A partir dos anos 1990, presenciou-se o desenvolvimento dos recursos


tecnológicos, os quais evoluíram a informática e popularizaram os computadores, e
o advento da Internet, que teve como uma de suas consequências o aumento
exponencial na quantidade de informações. Nesse cenário, tornou-se possível que
indivíduos em diferentes ambientes sociais tenham acessos remotos às
informações, rompendo-se as barreiras espaço-temporais.
Dentre os produtos originados por esse progresso tecnológico temos o
documento digital. Ao apontar sobre sua importância Arellano (2004, p. 15) faz a
seguinte afirmação: “a natureza dos conhecimentos digitais está permitindo ampla
produção e disseminação de informação no mundo atual.”
Em nossos dias, a tecnologia digital passou a fazer parte não somente na
produção de bens e serviços, como também na construção de arquivos pessoais e
familiares, tendo como foco a proteção da história e a construção da memória. A
partir de então, diferentes tipos de mecanismos e registros são utilizados com o
intuito de produzir, armazenar, acumular e disseminar informações.
Segundo Sayão (2007, p. 183):
A urgência da sociedade contemporânea em transformar tudo,
textos, imagens, vídeos, músicas, tudo para formatos digitais é
justificada pela enorme economia de espaço físico de
armazenamento, sobretudo pelos extraordinários ganhos de
produtividade e eficiência proporcionados pela otimização dos fluxos
de trabalho e a facilidade de manipulação. Isto sem falar das
facilidades de acesso aos estoques informacionais, públicos e
privados que, por si só, são um fenômeno novo e sem precedentes,
como também é a outra face: a facilidade de produção, edição,
publicação, integração e distribuição de informação em formatos
digitais pelos meandros das redes de computadores mundiais.
É nesse cenário que as pessoas não especialistas, como acontece em
instituições acadêmicas e nas organizações, migram seus documentos em papel
para os meios digitais, construindo acervos eletrônicos na Internet. Deste modo, é
possível que elas possam compartilhar seus arquivos pessoais e familiares por meio
do ambiente digital, visto que se tornou comum os indivíduos estarem conectados
em quase todos os momentos de seu dia.
Com a facilidade de produção, edição, publicação e distribuição de
informações em formatos digitais e na urgência de economia de espaço físico e
tempo, visando sua preservação, seu acesso e uso, fazem com que cada vez mais
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indivíduos busquem um local para a custódia de sua produção, de seus documentos


e de sua memória, chamados aqui de recursos informacionais. Assim, agrega-se a
possibilidade de compartilhamento da produção pessoal e familiar na qual integra
fotos, documentos, vídeos, produções intelectuais e artísticas e registros de
memória.
Diante do exposto, este estudo tem como proposta a utilização do Software
Open Source Alfresco, para a construção de um arquivo pessoal e/ou familiar que
atenda às necessidades de acesso e recuperação da história construída,
conservando seus recursos informacionais. A metodologia de natureza qualitativa
consistiu na investigação teórica para a aplicação prática e imediata, a partir da
instalação do Software Alfresco que possibilita o armazenamento dos documentos
pessoais digitais.

2 ARQUIVOS PESSOAIS

As pessoas costumam guardar documentos que testemunhem momentos que


julgam importantes em suas vidas. Isso ocorre tanto em relação à vida pessoal
quanto à profissional ou ainda que esteja relacionado a realizações e fatos de
interesse, como por exemplo, cartas, fotografias, pastas referentes à passagem
escolar, registros de viagens, entre tantos outros.
Esse conjunto de registros revela a história de uma família ou de uma pessoa,
pois nele está contido sua trajetória, suas preferências, seus valores, seus hábitos e
seus costumes. É parte imprescindível de sua memória registrada e que constitui
seu arquivo pessoal.
Diferentemente dos arquivos públicos, os arquivos pessoais pertencem à
categoria de arquivos privados, compostos de documentos e objetos documentais
acumulados por uma família ou por uma pessoa que se relacione às suas atividades
e aos seus interesses no decorrer de sua jornada.
Alguns estudiosos realizaram estudos referentes aos arquivos pessoais e
familiares, destacando questões relativas a escolha dos documentos que serão
armazenados no arquivo. Silva (2013, p. 165) afirma que:
O produtor do arquivo pessoal tem liberdade para avaliar e
selecionar os documentos que permanecerão sob sua guarda e
descartar aqueles que não lhe interessa perpetuar. Dessa maneira,
ele decide os conteúdos que permanecerão e ficarão como
testemunhos de sua vida pessoal e profissional, sem a menor
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preocupação com a perspectiva de preservar registros de todas as


atividades de forma proporcional, podendo eliminar completamente
qualquer registro que testemunha ou comprova um evento ou uma
atividade de sua vida. Isso sem qualquer empecilho jurídico ou legal.
Silva (2013) relata ainda a necessidade de estudos que busquem
compreender melhor a questão dos arquivos pessoais. Neste contexto, a inserção
de tecnologias possibilita aprimorar o desenvolvimento de arquivos pessoais, como a
utilização de repositórios digitais, que será discutido com mais detalhes na
sequência.

3 REPOSITÓRIOS DIGITAIS

Com a evolução da tecnologia e o aumento na produção de documentos


digitais, passou-se a se preocupar mais com o armazenamento, a organização, a
preservação e a disseminação de informações. Um dos meios mais discutidos na
atualidade para este fim são os repositórios digitais.
Estes podem ser institucionais ou temáticos. Segundo Leite e Costa (2006, p.
212-213) os Repositórios Institucionais objetivam “[...] ao melhoramento de
comunicação científica.” Os autores colocam como características dos repositórios
institucionais o armazenamento, a preservação e a disseminação da produção
intelectual da instituição. Já os repositórios temáticos correspondem “[...] às áreas do
conhecimento ou disciplinas, onde cada uma é identificada e representada a partir
de seu RT [Repositório Temático].” (LEITE; COSTA, 2006, p. 216).
Para o IBICT (2016a), os repositórios digitais são:
[...] bases de dados online que reúnem de maneira organizada a
produção científica de uma instituição ou área temática. Os RDs
armazenam arquivos de diversos formatos. Ainda, resultam em uma
série de benefícios tanto para os pesquisadores quanto às
instituições ou sociedades científicas, proporcionam maior
visibilidade aos resultados de pesquisas e possibilitam a preservação
da memória científica de sua instituição. Os RDs podem ser
institucionais ou temáticos. Os repositórios institucionais lidam com a
produção científica de uma determinada instituição. Os repositórios
temáticos com a produção científica de uma determinada área, sem
limites institucionais.
Diante do que foi exposto pode-se afirmar que o repositório digital é um banco
de dados que tem capacidade para o armazenamento de grande número de objetos
digitais. Podem estar em diversos formatos e as informações serão organizadas e
disponibilizadas por um longo período de tempo.
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Com a facilidade de acesso à Internet e do uso de dispositivos móveis, para


que sejam feitos registros imagéticos e o compartilhamento de textos ou imagens,
tornou-se realidade a construção em ambientes digitais para a salvaguarda da
memória familiar e pessoal.
Segundo Viana, Arellano e Shintaku (2005, p.3) repositório digital é “[...] uma
forma de armazenamento de objetos digitais que tem a capacidade de manter e
gerenciar material por longos períodos e prover o acesso apropriado”, construído a
partir de coleções de informações digitais, que podem ser criados de diferentes
formas e com propósitos diferentes.
Para o Digital Repositotories JIST Briefing Paper (2005) um repositório digital
é “[...] onde conteúdos digitais estão armazenados e podem ser pesquisados e
recuperados para uso posterior [...]” e, ainda, “[...] suporta mecanismos de
importação, exportação, identificação, armazenamento e recuperação de recursos
digitais.”
Esta definição é geral e pode ser aplicada a diferentes sistemas de
informação. Assim, é necessário especificar os aspectos e as características dos
repositórios digitais que os diferenciam de base de dados, de sistemas de gestão de
conteúdo e de outros que armazenam conteúdos digitais.
Heery e Anderson (2005, p. 1-2) identificam quatro características como
diferenciais dos repositórios em relação a outras coleções digitais:
[...] os conteúdos são depositados num repositório, quer pelo autor,
proprietário ou por terceiro; a arquitetura do repositório gere tanto
conteúdo como metadados e o repositório oferece um conjunto de
serviços básicos mínimos, ex.: colocar, encontrar, pesquisar, controle
de acesso.
Sayão e Marcondes (2009) apontam que os repositórios são como uma base
de dados na Web, onde são depositados produções e objetos informacionais. Desta
maneira são disponibilizados para quem os procura. Os autores também fazem a
seguinte colocação:
A concepção de repositórios digitais como sendo um simples
armazenador estático de informação digital com capacidade de
recuperação foi rapidamente ultrapassada. A ideia original deslocou-
se para um conceito mais sofisticado de sistema de informação que
incorpora a facilidade da comunicação, da colaboração e de outras
formas de interação dinâmica entre usuários (SAYÃO;
MARCONDES, 2009, p. 26).
Na contemporaneidade há muitos sistemas de repositórios. Dentre estes, os
institucionais são os mais numerosos. Lynch (2003 Lynch (2003) aponta que eles
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são “[...] um conjunto de serviços que uma universidade oferece aos membros da
sua comunidade, para a gestão e disseminação de materiais digitais, criados pela
instituição e pelos seus membros”. Porém, os repositórios ultrapassaram os muros
da universidade e relacionaram-se com a introdução do Open Access aos arquivos
individuais e também podem se relacionar com arquivos pessoais e familiares. Alves
et al. (2015, p. 4, tradução nossa) ao discorrer sobre o uso dos repositórios tem uma
nova perspectiva para seu uso, e faz a seguinte colocação:
Considerando os Repositórios como um serviço de gerenciamento de
produções e recursos informacionais em ambientes digitais, com
objetivo de preservação, organização, recuperação e disseminação
de maneira ágil e autônoma na Web. Entretanto, vale ressaltar que
essa perspectiva deva ir além das instituições e alcançar o público
não especialista.
Ainda, segundo o IBICT (2016b)
[...] os repositórios digitais podem ser considerados uma inovação no
gerenciamento da informação digital. Editoras, bibliotecas, arquivos e
centros de informação em vários países estão criando grandes
repositórios de informação digital, contendo diferentes tipos de
conteúdos e formatos de arquivos digitais.
Para que seja feita a alimentação dos repositórios utiliza-se o
autoarquivamento, isto é, o próprio autor o disponibiliza no repositório que esteja de
acordo com o modelo OAI. Portanto, para a possibilidade de arquivamento,
organização, preservação e disseminação de documentos se fazem necessários
para a criação de repositórios alguns instrumentos como softwares livres.
A considerar esse contexto, a utilização de Software Alfresco para a
construção do repositório digital surge como uma opção interessante. Isso porque o
Alfresco é um software open source, de fácil instalação e utilização, em que é
possível fazer customizações e atende os requisitos para a criação de acervo
pessoal e familiar permitindo que aqueles que não sejam especializados possam
construir seus próprios arquivos, e sua memória será mantida e poderá construir a
história de maneira que esta esteja organizada e acessível para gerações futuras.
Nessa vertente, o software foi escolhido por preencher todos os requisitos
para seu manuseio na criação de um repositório para o arquivamento de
documentos de todas as espécies e formatos que podem ser tratados como
memórias familiares ou pessoais, criando mais um aproveitamento de seu uso.
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4 ALFRESCO

O Software Alfresco é definido como um Sistema de Gestão de Conteúdo


Corporativo (Enterprise Content Management - ECM). Ele apresenta a característica
de ser livre e gratuito, possuindo uma comunidade de desenvolvedores que realizam
a implementação, bem como alterações de erros que o sistema contém.
Päivärinta e Munkvold (2005, p. 1, tradução nossa) discorrem acerca do ECM,
relatando que ele “[...] integra a gestão de informações estruturadas,
semiestruturadas e não estruturadas, [...] além dos metadados juntos com as
soluções para a produção de conteúdo, armazenamento, publicação e utilização nas
organizações.”
Neste sentido, um dos maiores destaques do ECM é a função de armazenar
objetos digitais, bem como os seus metadados. Perante esta ótica, o ECM pode ter a
função de um repositório digital, uma vez que possibilita as atividades que um deve
possuir. Como demonstrado sobre os repositórios digitais, eles surgiram como
simples ambientes estáticos de depósitos de documentos. Apresentam cada vez
mais o papel de um sistema de colaboração e outras formas de interação.
Um ECM com suas inúmeras funcionalidades pode ser utilizado como um
repositório digital com diversos desempenhos que complementam a função de
arquivamento e o gerenciamento dos objetos digitais. Nesse contexto, o Alfresco se
enquadra nas categorias tanto de ECM quanto de repositório digital, pois se
encarrega de realizar a gestão documental. Nas especificações deste software
encontra-se a seguinte definição: “[...] Alfresco é um sistema open source de
Enterprise Content Management (ECM), que gerencia todo o conteúdo dentro de
uma empresa e fornece os serviços e controles que gerenciam este conteúdo.”
(ALFRESCO, 2016a, tradução nossa).
Este documento descreve o Alfresco como um repositório que realiza a
persistência de conteúdos, possibilitando a indexação e recuperação posterior com
metadados, associações e pelo texto completo. A arquitetura visualizada na Figura 1
explicita o funcionamento do Software Alfresco e os diversos tipos de comunicações
que o mesmo pode estabelecer com outros serviços e aplicações.
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Figura 1 - Arquitetura do Software Alfresco

Fonte: Alfresco (2016a).

Na sequência explicamos a arquitetura apresentada na Figura 1. O elemento


principal representado encontra-se no centro da Figura, que é um repositório com
conteúdo. Este apresenta três funções principais: a indexação de textos completos e
de categorias. Trata-se de indexação computacional, que possibilitará a recuperação
dos conteúdos tanto pela verificação dos textos inseridos no sistema, quanto pelas
categorias escolhidas pelos usuários; armazenamento, que diz respeito à base de
dados em si, onde ficarão guardados os conteúdos inseridos no sistema; e banco de
dados de metadados (Metadata DBMS), responsável pelos metadados que
descrevem os conteúdos do repositório.
Dentro da arquitetura há uma característica dos repositórios de conteúdos
que aparece em destaque, a questão da alta disponibilidade e replicação (High
Availability, Replication). Destaca-se por ser o sistema menos propenso a falhas,
além de facilitar a replicação dos dados, para não existir perdas dos mesmos.
Interligado ao repositório há diversos serviços que operam funções distintas e
promovem o funcionamento do Alfresco. O primeiro apresentado é o sistema de
arquivo virtual (Virtual File System), cujo acesso aos documentos é promovido em
uma camada genérica, que por meio dos protocolos FTP, WebDAV e CIFS permite o
uso deste artifício computacional.
Os outros três serviços interligados são os aplicativos de conteúdos (Content
Apps), aplicações Web (Web Applications) e sistemas externos (External Systems).
Eles possibilitarão o acesso de fato aos conteúdos armazenados no Alfresco, tanto
por acesso via mobile quanto navegador, permitindo com que o usuário acesse,
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compartilhe, navegue, edite, além de todas as outras opções que o software permite
ao usuário.
Há outra característica de distinta importância do Alfresco, que é o modelo de
conteúdo utilizado. Primeiramente, o Alfresco utiliza um conceito de nó, em que tal
elemento pode representar “[...] qualquer coisa armazenada no sistema, como
pastas, documentos, fragmentos de XML, rendições, sites de colaboração e
pessoas” (ALFRESCO, 2016b).
Por meio desses nós, é possível a descrição de recursos, além da criação de
hierarquias de pastas. Estes nós apresentam a possibilidade da criação de
relacionamentos, em que o usuário poderá criar da forma que julgar necessário.
Uma das características do Alfresco é a existência de dois fluxos de
trabalhos, o Workflow simples que vem basicamente pré-configurado, com as
principais funções do Alfresco e um Workflow avançado o que possibilita uma série
de outras configurações mais complexas, podendo ser utilizado conforme as
necessidades de cada usuário (LAMPERT; FLORES, 2010).
O Alfresco apresenta diversas funcionalidades baseadas nesta organização,
que permite a utilização deste software em diversos ambientes, como empresas,
universidades e organizações governamentais. Outro ambiente que pode ser
inserido neste contexto é o ambiente familiar, que pode aprimorar seus processos de
compartilhamento. Desta forma, na próxima seção descreve-se uma proposta de
utilização do Software Alfresco para arquivos pessoais e/ou familiares.

5 RESULTADOS E DISCUSSÃO: PROPOSTA DE UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE


ALFRESCO NA CRIAÇÃO DE ARQUIVOS PESSOAIS/ FAMILIARES

A criação de um repositório digital em que os membros de uma família


poderão organizar seus documentos e, por conseguinte, visualizar sua história ou de
seus antepassados propicia a interação entre indivíduos para o compartilhamento
dos acervos. Ademais, promove a troca de informações colaborativamente para a
construção e a consolidação da memória familiar minimizando ou até mesmo
quebrando as barreiras espaço-temporais. O uso do Software Open Source Alfresco,
de fácil instalação, pode ser utilizado para a criação deste repositório, pois, contém
ferramentas que permitem uma interação adequada para realização dessas tarefas.
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Sendo assim, para realizar sua instalação utiliza-se a versão comunitária,


desenvolvida pela comunidade Open Source, gratuita, porém, sem suporte da
empresa, esta versão apresenta todas as funcionalidades que o software pago
contém, além de possuir um vasto material espalhado na Web, relatando problemas
e opções que o sistema possui.
O primeiro processo realizado para a implantação deste repositório ocorreu
pela inserção dos participantes. É necessário que cada integrante da família tenha
um usuário próprio para que o mesmo possua uma área reservada para inserir os
seus documentos e, ainda, possibilitar a interação entre usuários nos ambientes
compartilhados. Nesta área, a pessoa poderá realizar o upload de quaisquer tipos de
arquivos, como documentos PDF, imagens, textos, entre outros. Além disso, há a
oportunidade da criação de documentos, planilhas e apresentações vinculadas ao
Google Drive, textos simples, páginas HTML e arquivos XML. O ambiente de
arquivos próprios pode ser visualizado na Figura 2.
No ambiente demonstrado pela Figura 2 encontra-se um exemplo de ordenar
os arquivos, em que o usuário pode criar pastas inserindo documentos do Currículo
Lattes, de Documentos Pessoais e da Faculdade. Vale destacar que a organização
de pastas do Alfresco é semelhante aos diretórios de sistemas operacionais, que
permitem a elaboração de pastas dentro de outras. A vantagem de armazenar
documentos e arquivos pessoais em um sistema como este está relacionado em
evitar sua perda e na melhor sistematização, pois como o Alfresco estará instalado
em um servidor, existe uma possibilidade menor que ocorra perdas das informações,
com problemas de hardware, como quebras em discos rígidos.
No ambiente demonstrado pela Figura 2, encontram-se exemplos de
ordenação do arquivo, em que o usuário criou pastas para documentos do Currículo
Lattes, de Documentos Pessoais e da Faculdade. Vale destacar que a organização
de pastas do Alfresco é semelhante aos diretórios de sistemas operacionais, que
permitem a elaboração de pastas dentro de outras. A vantagem de armazenar
documentos e arquivos pessoais em um sistema como este, está relacionada em
evitar sua perda e na melhor sistematização, pois como o Alfresco estará instalado
em um servidor, existe uma possibilidade menor que ocorra perdas das informações,
com problemas de hardware, como quebras em discos rígidos.
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Figura 2 - Ambiente de Arquivos Próprios

Fonte: Elaborado pelos autores.

Outra vantagem, quando comparado à utilização de serviços de


armazenamento na nuvem como Google Drive ou Dropbox, é que estes dois
instrumentos são proprietários, e por este motivo as empresas podem reduzir
espaço de armazenamento, aumentar os preços ou até retirar os serviços do ar.
Desta forma, o uso do Alfresco coloca o usuário no controle de seus arquivos, sem
ter que restringir seu tamanho, os quais podem ser inseridos, tendo o espaço de
armazenamento de acordo com os discos rígidos do servidor em uso.
Outro método a uma recuperação mais adequada no futuro é a inserção de
etiquetas (tags) para as pastas e os documentos. Elas permitem uma recuperação
mais adequada, pois insere mais características dos tipos de informação contidas.
Ao trabalhar com documentos utilizando o Alfresco há a possibilidade de
controle de versão, em que os usuários podem fazer o upload ou alterações de
novas versões, podendo ser descritos quais foram as modificações. A Figura 3
demonstra como o usuário pode realizar tal atualização, em que se pode escolher se
será uma alteração secundária ou principal, sendo feito o upload do arquivo e
comentários acerca da atualização.
Na Figura 3 é possível identificar algumas opções que são permitidas na
visualização de arquivo, conseguindo compartilhar um documento em uma rede
social, como o Facebook, e por poder marcá-lo como Favorito, para comportar uma
recuperação posterior mais simples. Outra característica é o leitor de PDF, que
admite a leitura de um documento PDF pela própria plataforma, sem a necessidade
de baixá-lo.
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Figura 3 - Atualização de versão de documentos

Fonte: Elaborado pelos autores.

O Alfresco oferece também a possibilidade de inserção de arquivos


compartilhados entre todos os membros, o que foi compartilhado funciona como uma
área compartilhada. Logo, opera de modo semelhante à área privada de cada um,
permitindo a inserção de pastas, documentos e todas as outras funcionalidades
existentes. Este espaço pode ser interessante para a utilização de planilhas
compartilhadas como: gastos financeiros, documentos pessoais em que vários
usuários necessitam entre outras questões pertinentes às necessidades familiares.
Além dos arquivos compartilhados, outro elemento no Alfresco permite maior
interatividade entre os diversos envolvidos dos sistemas. Esse recurso é chamado
de site e qualquer membro pode criá-lo, podendo ser público (todos conseguem ter
acesso), mediado (todos podem encontrar o site e pedir acesso) e privado (somente
os inseridos pelo administrador da página poderão acessá-la).
No caso da proposta de repositórios familiares, é possível a criação de
diversos sites, que podem ser interessantes para a troca de informações. Neste
sentido, um primeiro tipo de site apresenta o papel de permitir a inserção de fotos
por todos os membros da família. Como envolve a todos deve ser público, podendo
ser definido os gerentes da página. A Figura 4 apresenta um ambiente inicial,
chamado de Dashboard, do site.
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Figura 4 - Dashboard do Site “Fotos Família”

Fonte: Elaborado pelos autores.

A Figura 4 exemplifica diversos elementos como “os membros do site”,


“conteúdo do site” e “atividades do site”. No primeiro são apresentados os usuários
que possuem uma função. No caso, Claudio e Joana têm a função de gerente, cuja
função é adicionar membros, além do Paulo e Pedro que são colaboradores,
podendo inserir documentos.
Na segunda parte, em “conteúdo do site”, são apresentados os arquivos que
foram modificados recentemente, que estão sendo editados ou que foram marcados
como favoritos. Por fim, o último elemento é as “atividades do site” que apresentam
o que foi realizado por todos os membros.
O site possui ainda uma biblioteca onde é possível a inserção de documentos,
de modo semelhante ao demonstrado pela Figura 2, que exibe o arquivo pessoal,
porém com os arquivos referentes ao site eletrônico. No caso de um site das fotos
da família, é possível que todos os usuários criem pastas referentes a eventos,
inserindo fotografias. Nesta organização de site, todos os membros poderiam
adicionar e visualizar as publicações, sem que ocorra o problema de perda de
documentos por preservação inadequada. Ainda, evita que documentos que são
importantes para diferentes pessoas da família fiquem restritos a alguns dispositivos,
sem que todos possam ter acesso.
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Figura 5 - Comentários em Documentos.

Fonte: Elaborado pelos autores.

Ademais, o Alfresco permite a interação em documentos, por meio de


comentários que podem auxiliar em uma melhor descrição, e por possibilitar uma
comunicação adequada dentro do ambiente. A Figura 5 ilustra os comentários de
uma foto dentro do site público de fotos.
O Software, oferece ainda o site privados, direcionados a alguns membros da
família. Estes podem ser utilizados como ambientes de trocas de informações sobre
diversas temáticas. Um exemplo seria a criação de uma página eletrônica para a
troca de informações de um determinado jogo de videogame, em que dois filhos de
uma família inserem e discutem as questões relativas àquele jogo.
A diferença deste site para o de site fotos é a questão de ser privado, criado
por um membro que adiciona um segundo para realizarem o intercâmbio de
informações. Neste sentido, uma opção que aprimora isso é a inserção de páginas
HTML, permitindo com que um participante crie documentos, o que torna mais fácil a
leitura por outros.
Na proposta realizada nesta pesquisa utiliza-se três elementos principais que
serão adotados pelos componentes da família: o armazenamento de arquivos
próprios; os arquivos compartilhados; e os sites de conteúdos. Buscando demonstrá-
lo, elaboramos uma imagem da proposta descrita, que pode ser visualizada na
Figura 6.
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Figura 6 - Proposta de Arquivos Pessoal/Familiar com o Alfresco

Fonte: Elaborado pelos autores.

A Figura 6 demonstra as principais funções de cada um dos três elementos


utilizados pelo Software Alfresco, em que é possível verificar que os sites
apresentam uma função de troca de informações, criando um espaço em que cada
membro da família poderá compartilhar e acessar documentos. Os arquivos
compartilhados com uma função mais limitada de trabalhar em conjunto com
materiais que devem ser acessados por vários outros e os arquivos pessoais
funcionando como um diretório pessoal de cada membro, podendo ser inseridos
quaisquer tipos de documentos.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

As novas tecnologias têm proporcionado um aumento exponencial na


quantidade de documentos que se encontram no meio digital. Nesse sentido, todas
as instituições necessitam encontrar meios que permitam um armazenamento,
preservação e recuperação dos documentos, para que não ocorram perdas futuras
dos mesmos. Os repositórios estão sendo amplamente utilizados para esta função,
por serem bastante eficientes.
Neste momento em que o digital é parte inequívoca da vida de todo cidadão,
a família se mostra como uma organização que poderá se usufruir desta ferramenta,
pois é real a importância de preservar a memória familiar, permitindo que
futuramente se tenha acesso àquilo que foi gerado pelas pessoas, seja por fotos,
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vídeos, textos, entre outros. Além disso, há a necessidade de ter ambientes que
promovam uma interação digital entre os membros da família, não estando
vinculados necessariamente às redes sociais tradicionais.
Desta forma, a proposta apresentada neste trabalho da utilização do Alfresco
como software de repositórios para o armazenamento da memória familiar permite
com que suas informações fiquem preservadas, acessadas e recuperadas de
maneira fácil, rápida e segura. O Alfresco, por conter diversas funcionalidades de
fácil uso, consegue se mostrar muito eficiente e interativo, sendo um local bastante
adequado para os diversos membros de uma família.
Na proposta realizada, o uso dos três elementos, arquivos pessoais, arquivos
compartilhados e sites, se mostram como complementares e demonstram que o
Alfresco consegue atender às necessidades de uma família. Com a possibilidade de
realizar comentários e o controle de versão se tornando um adicional bastante útil, o
que complementa o rol de funcionalidades apresentados pelo software.
Ao analisar o uso de repositórios digitais e de ECMs para a salvaguarda da
memória familiar é possível verificar que essas tecnologias se mostram importantes
no compartilhamento de informações, podendo ser utilizados tanto por esferas
públicas quanto privadas. Tal questão deve ser considerada, pois o uso de
repositórios digitais não está vinculado necessariamente ao compartilhamento de
informações de cunho público, mas sim a um ambiente para o arquivamento, à
interação e ao compartilhamento de objetos digitais. Podendo, assim, ser utilizado
um software ECM como repositório digital que permita o acesso aos dados a
somente uma determinada comunidade. No caso desta pesquisa, uma família.
Portanto, o Alfresco pode ser utilizado como uma ferramenta de repositório
pessoal/familiar, que promove uma interação adequada, além de dar confiabilidade
quanto ao armazenamento e à preservação dos documentos. A facilidade de
instalação e a configuração da ferramenta indicam que este software pode ser
utilizado por usuários comuns, isto é, não especialista em áreas como a Ciência da
Computação e a Ciência da Informação, tornando a proposta abrangente e possível
de ser aplicada no dia a dia de uma pessoa e/ou família.
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REFERÊNCIAS

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community/concepts/system-about-community.html>. Acesso em: 03 maio 2016.

ALFRESCO. Content modeling. 2016b. Disponível em: <http://docs.alfresco.com/


community/concepts/content-modeling-about.html>. Acesso em 03 maio 2016.

ALVES, R. C. V. et al. BEAM repository: a proposal for family and personal


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CULTURE, SCIENCE AND DIGITAL HUMANITIES, 2015, São Paulo.
Proceedings... Estados Unidos: DCMI, 2015. v. 15. p. 136-145. Disponível em:
<http://dcpapers.dublincore.org/pubs/article/view/3769/1959>. Acesso em: 28 out.
2015.

ARELLANO, M. A. Preservação de documentos digitais. Ciência da Informação,


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