Diagramação de Processos

com o Software Bizagi

Gabriela Musse Branco

ESCRITÓRIO DE PROCESSOS - DGI - PROPLAN

Revisão

• O que é processo?
• O que é BPM?
• Qual a importância/benefícios?
• Para que serve a modelagem de processos?

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O que é?

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Diagramação de um Processo
no Bizagi

• Elaboração de contratos

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 A Gestão por Processos
na UFRGS

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 Ciclo de Vida BPM

Planejamento

Melhoria Refinamento Análise

Transformação
do Processo
Monitoramento
Medição & Controle
Desenho

Implementação

(BPM CBOK v3.0)

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 Metodologia

Análise Inicial Modelagem do

Análise do Implantação do Gerenciamento
(Diagramação novo processo
Processo atual novo processo do Processo
do as is) (to be)
MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro

Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade

Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço, (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no
disponibilidade do processo automação das certidões negativas e verificação do estado sistema
A
"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.

(b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,

A
por tipo de processo
(c) estudar a legalidade do processo eletrônico A
Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela Revisão das especificações dos itens com as demandas das
A
UGRs UGRs

Gerenciar
Serviços Comuns (informática, Compras fracionadas - problemas legais e de custos (a) estudo dos itens que são comuns
manutenção ar condicionado,
A
seguro de carros, etc.)

(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

TO BE
para gerenciar uma compra, contratação e controle de M

Planejamento de Compras
Desempenho
contratos UFRGS
(c) soluciona problemas de "roubo" de adesão
Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento
pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e existentes com as UGRs M
outras não)
(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão
M
(c) UGRs realizar processo de planejamento M
Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto
um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês) com o planejamento do orçamento

Seleção do Múltiplos Sistemas em cada

Processo
Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, Requisitar assistência e treinametno do SERPRO
da UFRGS verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma
única
A

Processo Oportunidades
Treinamento
de Melhoria
(Problemas)

AS IS Ações de
Melhoria
Validação Ações

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 Seleção do Processo

Uma iniciativa de modelagem de

processo normalmente tem por
objetivo:
– Criar uma representação dos
processos
Antes de iniciar a modelagem – Descrevê-los suficientemente para
análise
de um processo, é necessário
– Melhorar o entendimento do
definir o porquê fazer a negócio
mesma. – Apoiar em treinamento de recursos
– Avaliar mudanças e melhorias em
processos existentes
– Servir como base de comunicação
– Descrever requisitos de nova
operação

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 Observações

Mapeamento de
processos não é um fim,
mas um meio para outro
propósito.

PODE SER SOMENTE

DOCUMENTAÇÃO!!!

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 Seleção do processo

Impacto no Falta de Falta de

Processo Atraso Total
negócio controle padronização
Processo A
Processo B
Processo C
Processo D

Impacto no Negócio – impacto no negócio se o processo falhar/parar (ex:

matrícula x manutenção de veículos).
5 – Muito Alto
Atraso – diferença entre o tempo esperado (exigido) do processo em relação ao
4 - Alto executado. Processo com atraso de entrega, afetando o próximo processo /
cliente interno.
3 – Médio
Falta de controle – não há nem controle gerencial do processo (ex: relatórios
2 – Baixo de desempenho), nem controle do seu resultado (não se sabe se a saída do
processo é a desejada).
1 – Muito Baixo
Falta de padronização – não há documentação do processo (não há nada que
diga como fazer) e/ou é realizado de diversas maneiras e não deveria.
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 Seleção do processo - exemplo

Impacto no Falta de Falta de

Processo Atraso Total
negócio controle padronização
Matrícula 5 2 1 3 30
Agendamento
1 3 4 5 60
de Veículos
Compra por
3 3 5 5 225
Dispensa
Impacto no Negócio – impacto no negócio se o processo falhar/parar (ex:
matrícula x manutenção de veículos).
5 – Muito Alto
Atraso – diferença entre o tempo esperado (exigido) do processo em relação ao
4 - Alto executado. Processo com atraso de entrega, afetando o próximo processo /
cliente interno.
3 – Médio
Falta de controle – não há nem controle gerencial do processo (ex: relatórios
2 – Baixo de desempenho), nem controle do seu resultado (não se sabe se a saída do
processo é a desejada).
1 – Muito Baixo
Falta de padronização – não há documentação do processo (não há nada que
diga como fazer) e/ou é realizado de diversas maneiras e não deveria.
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Tarefa

• Listar possíveis processos para serem

modelados
• Avaliar a criticidade desses processos
• Selecionar o processo crítico
• Definir o “foco” do projeto

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