ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS

THE REVENUE CYCLE : SALES TO CASH COLLECTIONS

Nama Anggota Kelompok :

Eldasari Setya P. 162114143 /Penyusun RMK

Vicky Fernando 172114062 /Pengumpul
Depositorio Inkris 172114076 / Pembuat PPT
Oliveira Sasmita Adur 172114083 /Penyusun RMK
Giovanino Pandes 172114087 /Presenter

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
2019
Siklus pendapatan

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa
kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

( Figur 12- 2)

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat
yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan manajement
harus membuat keputusan keputusan sebagai berikut :

1. Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
keinginan pelanggan individu?
2. Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan dimana persediaan tersebut harus
ditempatkan?
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan
menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakan kepihak ketiga yang
berspesialisasi dalam bidang logistik?
4. Berapakah harga optimal untuk setiap produk dan jasa?
5. Haruskah kredit diperpanjang oleh pelanggan? Jika demikian persyaratan kredit apa
yang seharusnya ditawarkan ? seberapa banyak kredit yang harus diperpanjang untuk
setiap pelanggan?
6. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi

menjalankan empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan yang digambarkan di figur 12-3:

1. Entri pesanan penjualan.

2. Pengiriman.
3. Penagihan.
4. Penerimaan kas.
SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

Seperti sebagian besar organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem enterprise
resource planing (ERP). Figur 12-4 menunjukan bagian dari sistem ERP yang mendukung
aktivitas bisnis siklus pendapatan AOE.

PROSES

Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui interet.
Selain itu, tenaga penjualan menggunakan laptop portable untuk memasukan pesanan ketika
menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan memasukan pesanan pelanggan yang
diterima melalui telepon, faks, atau surat.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 12-4 menunjukan bahwa seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database
terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga.

Ancaman umum pertama yang tercantum pada data induk yang tidak akurat atau tidak
valid. Kesalahan pada data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang ke lokasi
salah, penundaan dalam pengumpulan pembayaran karena mengirimkan faktur ke alamat
yang salah. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menyebabkan kegagalan dalam
memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktukarena kurangnya persediaan yang tidak
diantisipasi. Kesalahan dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
karena penagihan yang berlebihanatau pendapatan yang hilang karena penagihan yang
berkurang.
Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah
terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau nformasi pribadi mengenai
para pelanggan. Cara penanggulangan terbaik dari resiko ini adalah mengonfigurasi sistem
untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat
menampilkan informasi tersebut.

Ancaman umum yang ketiga ,dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan
kehilangan atau kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi resiko dari
ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah praktik
terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERM.

ENTRI PESANAN PENJUALAN

Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan. Departemen
penjualan, yang melaporkan kepada wakil presiden pemasaran. Proses entri pesanan
penjualan mengharuskan tiga langkah yaitu : mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan
menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan. Entri pesanan penjualan
ini juga mencakup kejadian penting terkait yang harus ditangani dengan baik oleh departemen
pesanan penjualan dan merespons permintaan pelanggan.

Mengambil Pesanan Pelanggan

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Dahulu organisasi
menggunakan dokumen kertas, namun saat ini sebagian besar organisasi perusahaan
menggunakan dokumen pesanan penjualan (sales order) secara elektronik yang ditampilkan
dalam gadget yang kita miliki.

Proses

Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para pegawai.
Organisasi semakin berusaha memanfaatkan TI agar para pelanggan melakukan lebih banyak
entri data sendiri. Salah satu cara untuk melakukannya adalah membuat para pelanggan
melengkapi sebuah formulir dalam situs perusahaan tersebut. Cara lain bagi pelanggan yaitu
menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara
elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan
perusahaan. Kedua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan
mengeliminasi kebutuhan keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan penjualan. Selain
memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk meningkatkan penjualan.

Ancaman dan Pengendalian

Sebuah ancaman dasar selama entri pesana penjualan adalah bahwa data penting mengenai
pesanan akan hilang atau tidak akurat. Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit
entri data untuk menanggulangi ancaman. Sistem ERP seharusnya juga dikonfigurasi untuk
menjalankan uji kewajaran dan untuk membandingkan kuantitas yang dipesanan dengan
nomer barang dan sejarah penjualan masa lalu. Built in control mensyaratkan data induk yang
akurat untuk membatasi akses ke database yang terintergrasi demi mencegah perubahan tanpa
izin yang dapat menghancurkan integritas data selain itu seluruh pengendalian edit entri data
perlu digabungkan dengan situs guna memastikan bahwa para pelanggan dengan akurat dan
lengkap telah memasukan seluruh data yang diperlukan dan di dalam sistem EDI yang
digunakan untuk menerima pesanan elektronik dari para pelanggan. Ancaman yang kedua
dikaitkan dengan aktivitas entri pesanan penjualan yang memperhatikan keabsahan dari
pesanan. Pengendalian atas ancaman para akuntan dapat membantu manager untuk
mengawasi dengan lebih baik aktivitas penjualan dengan menggunakan pengetahuan mereka
mengenai proses bisnis untuk mendesain proses laporan yang berfokus pada penggerak
kinerja kunci.

Persetujuan Kredit

Batas kredit merupakan saldo rekening kredit maksimum yang diizinkan bagi setiap
pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar. Sistem
juga dapat secara otomatis menandai pesanan yang memerlukan otorisasi spesifik karna
pesanan tersebut melebihi batas kredit seorang pelanggan yang telah disetujui sebelumnya.
Manager kredit yang menentukan kebijakan kredit dan menyetujui perpanjangan kredit ke
pelanggan baru dan peningkatan batas kredit bagi pelanggan yang sudah ada terbebas dari
fungsi pemasaran.

Mengecek Ketersediaan Persediaan

Selain mengecek kredit seorang pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah
persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui
tanggal pengiriman yang diharapkan.
Dokumen persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan
penjualan : kuantitas di tangan, kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas
yang tersedia. Jika persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan, maka pesanan penjualan
tersebut terpenuhi, dan kolom kuantitas yang tersedia dalam file persediaan untuk tiap – tiap
barang yang dipesan mengurangi dengan jumlah yang dipesan.

Merespons Permintaan Pelanggan

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket

perangkat lunak khusus yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (customer
relatioship management system-CRM) untuk mendukung proses pengendalian. Sistem CRM
membantu organisasi menjelaskan informasi mengenai para pelanggan untuk memfasilitasi
layanan yang lebih efisien dan lebih personal. Sistem CRM juga membantu menghasilkan
penjualan tambahan. Data terperinci mengenai persyaratan pelanggan dan praktik bisnis juga
dapat digunakan untuk secara proaktif menghubungi pelanggan mengenai kebutuhan untuk
memesan kembali. Perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomastiskan
respons terhadap permintaan umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status
pesanan, sehingga perwakilan pesanan penjualan dan layanan pelanggan dapat
mengonsentrasikan waktu dan upaya untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak
rutin.

Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang yang diminta. Berikut diagram arus data tingkat 1: pengiriman
(dijelaskan dengan menyertakan ancaman):
Mengambil dan Mengepak Pesanan

Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan pelanggan melibatkan pengangkatan barang
yang benar dari persediaan dan mengepakan untuk pengiriman.

Proses

Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses
pengambilan dan pengepakan.

Ancaman Dan Pengendalian

Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah atau dalam
kuantitas yang salah. Ancaman dan pengendalian lainnya dapat dilihat pada tabel 12-1 yang
sudah tertera di awal.

Mengirim Pesanan

Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.

Proses

Slip pengepakan (packing slip): sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan
deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman.

Bill of lading: sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang ketika
barang tersebut sedang dalam transit.

Penagihan

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan para pelanggan. Berikut
ini diagram arus data tingkat 1: proses penagihan (dijelaskan dengan menyertakan ancaman):
Penagihan Faktur

Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat penting.
Aktivitas yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang memproses aktivitas yang mengemas
ulang dan meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.

Proses

Faktur penjualan (sales invoice): sebuah dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan
mengenai jumlah dari penjualan dan kemana mengirimkan pembayarannya.

Ancaman dan pengendalian

Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah kegagalan untuk
menagih pelanggan yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai
penjualan, persediaan, dan piutang.

Pemeliharaan Piutang

Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas utama:
Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan
berikutnya Mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

Proses

Metode faktur terbuka, Nota pengiriman uang, Metode saldo maju , Laporan bulanan,
Penagihan siklus, dan Memo kredit.

Penerimaan Kas

Proses

Kas dan cek dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil langkah – langkah yang
tepat untuk mengurangi resiko pencurian. Solusi alternatif adalah memiliki personel mailroom
untuk menyiapakan Daftar pengiriman uang (remittance list), yang merupakan dokumen
untuk mengidentifikasi nama dan jumlah dari semua pengiriman uang pelanggan, dan
mengirimkannya ke bagian piutang. Alternatif lainnya adalah menfotokopi semua pengiriman
uang yang sebenarnya ke kasir sebagai setoran.
Ancaman Dan Pengendalian

1. Menangani kas atau cek dan mem-posting mengiriman uang ke rekening pelanggan.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi laporan bank.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank.