7.

1 JENIS-JENIS PENERIMAAN KAS DAN BANK PADA HOTEL

7.1.1 PERAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit,
dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan
sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh
perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan
pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran
sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara
individu biasanya memberikan pembayaran di muka sebagai uang muka. Penerimaan kas bisa
berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office
saat tamu check out dan hasil pengumpula piutang dari agen.

7.1.2 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN KAMAR

A. Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Front Office (FO) dan FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel
dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
kamar.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

1
 b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.1.3 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan dan
Minuman)
a. Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet
restaurant)
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil
penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan
Makanan dan Minuman)
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang
dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman
baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier

2
 c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.1.4 PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL

AGENT
A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan
Piutang dari Travel Agent)
a. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta
melakukan penagihan
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil
penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang
dari Travel Agent)
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat
tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam
member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang
akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan
pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

3
7.1.5 PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA
A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka
dari tamu dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka)
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
C. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil
penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.
D. Laporan Yang Dihasilkan
Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General
Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.

4
7.2 Membandingkan, Mendesain, Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Penerimaan Kas
pada Hotel
1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Adapun fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai
adalah:
a. Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melaksanakan menerima
order pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut
kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas. Dalam struktur ini
fungsi ini berada di bagian Receptionist, Front Office, Laundry, and Telephone.
b. Fungsi Kas, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli,
menyetor kas yang diterima ke bank dalam jumlah penuh. Dalam struktur organisasi
fungsi ini berada di bagian General Cashier.
c. Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi
penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan keuangan. Dalam struktur
organisasi fungsi ini berada di bagian Accounting.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai
adalah:
a. Guest Bill, Bill untuk tamu yang mencatat jumlah yang harus dibayar oleh tamu
dari pembelian dan penggunaan fasilitas hotel.
b. Cash Receipt, bukti penerimaan kas dari tamu yang membayar berdasarkan Guest
Billnya.
c. Laundry List, formulir yang digunakan untuk mencatat jumlah pakaian yang akan
di laundry serta harga yang sudah tercantum dan akan diserahkan ke bagian laundry.
d. Telephone/Fax List, formulir yang digunakan untuk mencatat pemakaian
telepon/fax di masing-masing kamar hotel apabila tamu check out.
e. Food and Beverages, formulir yang digunakan untuk mencatat penjualan makanan
dan minuman di restauran.
f. Bukti Setor Bank, dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai
oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
Untuk mendukung fungsi penjualan jasa kamar dan jasa lainnya di hotel diperlukan
catatan-catatan terkait dalam sistem akuntansi tersebut, antara lain:

5
 a. Jurnal Penjualan, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik
penjualan kredit maupun penjualan tunai.
b. Jurnal Penerimaan Kas, mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan
kas debitur.
c. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi
penghapusan piutang.
d. Front Office Cashier Summary (FOCS), catatan yang dibuat FOC digunakan untuk
mengetahui jumlah penerimaan yang diperoleh berdasarkan Cash Receipt yang
dibuat per shift.
e. Summary by Cash (S by C), laporan yang dibuat income audit berisi penjualan
harian hotel.
f. Rekapitulasi Penerimaan Kas, laporan yang dibuat general cashier berdasarkan
Transmital Envelope.
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit
Adapun fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit
adalah:
a. Fungsi Piutang, bertanggung jawab dalam pencatatan piutang dari pihak travel
agent, membuat daftar piutang ditagih dan mencatat pengurangan piutang pihak
travel agent perusahaan dalam kartu piutang.
b. Fungsi Penagihan, bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada pihak
travel agent berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas, bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi penagihan (jika
pihak travel agent melakukan pembayaran piutang dengan cek) serta bertugas
menyetorkan kas yang diterima ke bank dalam jumlah penuh.
d. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari
piutang dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu
piutang.
e. Fungsi Pemeriksaan Intern, bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan
kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, dan melakukan rekonsiliasi,
untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
Adapun dokumen yang digunakan dalam mendukung pencatatan sistem akuntansi
penerimaan kas dari penjualan kredit antara lain:
a. Invoice, daftar nama piutang perusahaan yang timbul akibat transaksi penjualan
kredit.

6
b. Bukti Setor Bank, dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran
kas yang diterima dari piutang ke bank.
c. Daftar Surat Pemberitahuan, rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi
penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan
pembuatan bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal
penerimaan kas.
d. Kuitansi, bukti pembayaran yang dibuat oleh pihak travel agent yang telah
melakukan pembayaran utangnya.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari
penjualan kredit meliputi:
a. Jurnal Penjualan, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik
penjualan kredit maupun penjualan tunai.
b. Jurnal Penerimaan Kas, jurnal yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber mencakup pelunasan piutang.
c. Jurnal Umum, mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang
yang tidak dapat ditagih.

7
 BAGAN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN PADA HOTEL

Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman

F&B General Income Audit Night Audit Front Office

Cashier

RBB RBB

+ +

SOS RSR Keterangan:

RBB = restaurant & bar bill

+ +
SOS = summary of sales

Uang Uang GB = guest bill

RSR = room sales recapitulation

ROF = remittance of fund

ROF ROF

Cek Cek ulang Catat pada

& catat general
pada daily cashier
ofsales summary
& simpan
uang &
arsip bukti

8
 Bagan Alur – Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

Account Receivable Head Departement Collector General Cashier

Keterangan:
VA
VA = voucher agent

RF = registration form
+
GB = guest bill

RSR DPP = daftar penagihan piutang

CR = cash receipt
+ GCS = general cashier summary

GB persetujuan Penagihan
ke agen

Invoice Invoice Invoice Invoice

+ + +

DPP DPP DPP DPP

+ + +
+

CR CR CR CR

Catat pada
GCS dan
stempel
“paid”,
informasi
kan pada
account
receivable
, lalu arsip

9
 Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka

Reservation Agen FO Cashier Night Audit General Cashier Income Audit

RF reservasi

RF RF RF

+ +

Uang Uang

cek Cek ulang Catat pada

general cashier
summary, dan
Keterangan: CR informasikan
account
RF = reservation form receivable, lalu
arsip
CR = cash receipt

ROF = remittance of fund ROF

10
 DAFTAR REFERENSI

Widanaputra, AA. GP, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
https://www.coursehero.com/file/21966468/RMK-Ak-Hotel-Sap-7/?justUnlocked=1#/quiz.
Dikases tanggal 30 Maret 2019
https://www.scribd.com/document/342242226/AK-HOTEL-SAP-7. Diakses tanggal 30 Mret
2019.

11
 AKUNTANSI HOTEL
“AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA USAHA PERHOTELAN”

Oleh:

Ni Ketut Rai Riskatari 1607532023

Ni Putu Laksmi Narayanti 1607532024

Ni Kadek Sri Rahayu 1607532013

12
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2019

13