A.

JENIS-JENIS PEMBELIAN DAIRY PRODUCT PADA HOTEL

1. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-
barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan
sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanannya.
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan
dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah
ini;
a) Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-
bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red
pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis
sayuran lainnya yang mudah rusak.
b) Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat
dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk
bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2
minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses
pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal
kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya.
Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan
makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius
(chilled room).
c) Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
d) Makanan Jenis Sembako (Groceries)
 Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung
terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak
goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
e) .Bebagai Jenis Minuman (Beverage)

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

a. Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
 Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka
waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari
suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak.
Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di
dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah
dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila
diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode
tertentu.
 Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan
mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit
diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-
musim tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya
dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai
dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama,
mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman
barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem
pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang
hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang
dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.
b. Pembelian bahan makanan secara harian
 Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan
lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang
sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari
untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli
kembali, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
c. Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu
atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara
harian.
d. Pembelian bahan makanan secara ‘Cash and Carry”
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang
yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat.
Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau
tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah.
Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
 Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
 Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
 Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui
catalog
 Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
 Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
 Hotel/restoran harus membayar tunai.
e. Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
A. Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan
berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.
 B. JENIS-JENIS PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOOD AND
BEVERAGE PADA HOTEL

Penggunaan persediaan
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen
yang meminta. Pada setiap akhir periode(akhir bulan), cost control akan melakukan inventasrisasi
atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasn pada departemen/outlet operasi biasanya
dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily
store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan
untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi
departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx
Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpa barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store.
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;

1. Makanan yang cepat rusak (perishable).

2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).
3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).
4. Makanan jenis sembako (groceries).
5. Jenis minuman (beverages).

Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)

Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-
bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper,
onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang
mudah rusak.
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam
proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut
dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang
benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar :

1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu
kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara
bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut
dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya
tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

Makanan Jenis Dairy Product

Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat
dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan
makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai
dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan
makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari
jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada
suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)

1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas

 Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan
peralatan yang bersih.
 Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin.
Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
 Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak
dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada
tempat dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan.
Mencairkan daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau
menyiramnya dengan air panas.

2. Penyimpanan Ikan

 Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.

 Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat
penyimpanan.
 Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada
refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.
 Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku.
 Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.
 Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.

Makanan Jenis Sembako (Groceries)

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung
terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng,
bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
 Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara
yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara
25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket
dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan
pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan
kerapian barang-barang ini.
Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima
barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari
masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis
groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan sangat
jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah mendekati
tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang
segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut
agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual kepada tamu
di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu di banquet. Sama halnya dengan
bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini
dipakai juga metode FIFO (first in first out).

Jenis Minuman (Beverage)

Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:

1. Soft Drink

Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius
sampai dengan 35 derajat selsius.

2. Hard Liqour

Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine,
Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan
 ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25
derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar
minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.

3. Wine/Champagne

Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red
Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara
menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan
minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain
sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan
ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius,
untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne
selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.
Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara
menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau
logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan
dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga
minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat
dari metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup
model ini lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol

C. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PEMBELIAN PADA HOTEL

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang
tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki
frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi
yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak,
cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang
praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai
berkembang pesat.
 Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi
yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran
kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal
khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1) Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang
dilakukan secara kredit.
2) Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang
dilakukan secara kredit.
3) Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
4) Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat
jurnal di atas.

D. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENGGUNAAN DAIRY

PRODUCT KHUSUSNYA FOODS AND BEVERAGE PADA HOTEL

PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Pengguaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik,

karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang
meminta. Pada akhir setiap periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas
persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen/outlet operasi biasanya
dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily
store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang digudang dihentikan
untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi
departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx

Potensial Kos
Potensial kos merupakan pengembangan dari system point of sale dalam mengkalkulasi
penjualan makan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur
pengendalian makan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara
penjualan dan kos yang dikelurakan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu:

i. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena

kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan
yang diharapkan
ii. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis) kos makan per hari
belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos
makan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makan yang
disediakan

Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos

persatuan, diperoleh total kos
2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan
harga jual persatuan, diperoleh penjualan potensial (potential sales)
iii. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, dikalikan 100%,
maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item

Perhitungan potensial kos makan lebih kompleks dari pada penghitungan kos minuman,
dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing itrm menu dan harus disesuaikan
dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial,
seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet, dan penyesuaian lainnya. Menu yang
dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar.
Contoh:
Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2004 masing-masing 10 dan 20 gelas,
dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per gelas
adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-masing minuman pada tanggal
tersebut.
• Vodka
Total kos = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000
Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50%
• Scotch
Total kos = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%