User Manual KPI Online 2014

PT . PUPUK KUJANG
KPI ONLINE

User Manual

Versi 0.2

23 Oktober 2014
User Manual KPI Online 2014

Change Control
Versi Tanggal Deskripsi
0.0 11 Agustus 2013 Dokumen Awal
0.1 03 September 2014 Dokumen revisi
0.2 20 Oktober 2014 Dokumen revisi 2
0.3 23 Oktober 2014 Dokumen Final
User Manual KPI Online 2014

Aplikasi KPI Online dibangun dengan tujuan memudahkan user dan manajemen dalam mengelola
data KPI karyawan PT. Pupuk Kujang. Berikut ini akan diuraikan cara penggunaan aplikasi KPI Online.
Dokumen ini akan menarasikan cara user membuat KPI, melalukan approval KPI hingga melakukan
entry realisasi KPI.

1. Login KPI Online

User harus login terlebih dahulu sebelum user masuk pada aplikasi KPI Online.

2. Setelah login user akan masuk ke halaman berikut

User Manual KPI Online 2014

Masing-masing dari tab diatas berfungsi sebagai berikut

Item Fungsi
Membuat KPI Individu, mengubah Kpi,
melakukan approval KPI Individu sampai
melakukan entry realisasi KPI.
Informasi banyaknya karyawan yang sudah
membuat KPI Individu dalam satu Departemen

Informasi banyaknya karyawan yang belum

membuat KPI Individu

Banyaknya KPI yang menunggu disetujui oleh

atasan

Banyaknya KPI yang sudah disetujui

User bisa melakukan kirim pesan dan

attachment ke user lainnya

Modul untuk Tim Penilai, user bisa melakukan

review pada KPI karyawan. Bisa melihat berkas-
berkas yang diupload karyawan

1. KPI Individu
Dalam menu terdapat beberapa fasilitas yang diantaranya :

: Digunakan untuk menampilkan data per halaman,

terdapat beberapa pilihan yaitu 10, 25, 50, 100.
User Manual KPI Online 2014

:
Digunakan untuk mencari data pada kolom-kolom
yang ada.

Digunakan untuk menambah data KPI individu.

:
Digunakan untuk melihat detail data yang kita pilih.

:
Digunakan untuk memberikan penilaian terhadap KPI
yang sudah dibuat.
:
Digunakan untuk memberikan penugasan kepada
karyawan lain terhadap KPI yang sudah dibuat dan
disetujui.
:
Digunakan untuk meng-edit data yang kita pilih.

:
Digunakan untuk menghapus data pada baris yang kita
pilih.
:
Digunakan untuk mengambil data KPI dari individu
yang bersangkutan (file dalam bentuk PDF).
:
Sorting (mengurutkan) Terdapat satu fasilitas dimana ketika kita klik judul dari
masing-masing kolom maka secara otomatis data akan
terurut secara ascending/descending.

Jika kita mempunyai sub ordinat (bawahan), maka akan muncul tampilan untuk meng-approve
(menyetujui) KPI individu karyawan tersebut, lebih lanjut akan dijelaskan pada halaman
selanjutnya.

Dalam menu KPI Individu terdapat beberapa fitur, diantaranya :

a) Menambah Data KPI Individu
Proses menambahkan data KPI Individu pada sistem aplikasi KPI online adalah dengan

menekan tombol yang terletak di kiri atas, kemudian akan muncul tampilan
sebagai berikut :
User Manual KPI Online 2014

Terdapat tombol yakni untuk membuat KPI dengan cara mengupload file

excel. Sedangkan tombol untuk membuat KPI dengan cara entry manual
pada aplikasi.

Membuat KPI dengan Cara Upload Excel

Klik tombol setelah itu akan muncul tampilan sebagai berikut.

Pilih periode yang bersesuaian dengan periode KPI yang akan dientry, dengan cara mengklik
listbox berikut

Pada bagian bawah halaman terdapat kolom tempat melakukan upload file excel yang sudah
terisi KPI Individu. Beriku ini adalah kolom tempat mengupload excel KPI Individu
User Manual KPI Online 2014

Hal pertama yang dilakukan adalah klik tombol kemudian pilih file excel yang

akan diupload setelah file dipilih klik tombol untuk melakukan upload file pada
aplikasi KPI Online. File yang selesai diupload akan muncul seperti berikut ini

Setelah selesai diupload maka klik tombol maka akan tampil notifikasi berikut ini,
maka data telah tersimpan.

Bila user mendapatkan penugasan dari atasan maka entrykan baris yg bersesuaian pada
excel yang telah terisi lengkap KPI

Setelah data KPI Individu tersimpan akan tampil baris sebagai berikut
User Manual KPI Online 2014

Terdapat informasi status KPI Individu pada kolom status berisi “menunggu approval target”,
artinya, KPI Individu yang sudah dientry menunggu disetujui oleh atasan user yang
bersangkutan. Bila KPI Individu user telah disetujui atasan maka status berubah menjadi
“menuggu penilaian”.

Melakukan Attach File Setelah Upload Excel

Upload berkas bisa dilakukan ketika user melakukan entry realisasi KPI. Kolom upload berkas
berada di sebelah kanan kolom Realisasi seperti berikut.

Klik untuk mengupload file/ berkas pendukung KPI Individu.

Membuat KPI Secara Manual

Klik tombol maka akan muncul tampilan sebagai berikut

User Manual KPI Online 2014

Isi masing-masing kolom yang tersedia pada aplikasi, bila telah selesai klik tombol
untul menyimpan data.

b) Melakukan Approval KPI Individu

Untuk melakukan approval KPI individu bila user memiliki subordinat, yakni GM melakukan
approval terhadap KPI manager, manajer melakukan approval terhadap KPI superintendent
dan seterusnya. Yang dilakukan adalah klik kolom “KPI Individu” pada halaman KPI sebagai
berikut

Kemudian pada tampilan berikut klik “Approval KPI Individu”

Pilih karyawan mana yang akan disetujui KPI Individunya dengan mengklik tombol
pada bagian berikut. Untuk melihat KPI Individu karyawan/ subordinat
yang akan disetujui klik tombol .
User Manual KPI Online 2014

c) Penilaian KPI Individu

Penilaian KPI Individu dilakukan setelah target dari KPI Individu karyawan disetujui. Untuk
melakukan penilaian yang dilakukan adalah dengan mengisi kolom realisasi. Sebelumnya klik
“KPI Individu” pada kolom berikut

Setelah itu klik “Data KPI Individu” pada baris berikut

Akan muncul tampilan sebagai berikut

User Manual KPI Online 2014

Klik tombol kemudian isi kolom realisasi yang tersedia dalam tampilan berikut

Setelah selesai mengisi kolom realisasi klik tombol untuk menyimpan data.

d) Penugasan Individu
Penugasan Individu dilakukan setelah target dari KPI Individu karyawan disetujui. Untuk
melakukan penilaian yang dilakukan adalah dengan mengisi kolom realisasi. Sebelumnya klik
“KPI Individu” pada kolom berikut

Setelah itu klik “Data KPI Individu” pada baris berikut

Akan muncul tampilan sebagai berikut

User Manual KPI Online 2014

Untuk melakukan penugasan klik tombol kemudian pilih karyawan yang akan
ditugasi KPI Individu tertentu dengan cara mengisi baris “penugasan” pada tampilan yang

tersedia. Setelah selesai memilih karyawan yang akan ditugasi, klik tombol untuk
menyimpan data.

e) Melihat KPI Individu

Cara melihat KPI individu adalah :

 Tekan tombol pada data yang akan kita lihat.

f) Edit KPI Individu

Cara meng-edit data KPI individu adalah :

 Tekan tombol pada data yang akan kita edit.

 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

 Ubahlah data yang akan diubah, misal akan mengubah periode KPI individu.

 Kemudian pilih tombol untuk menyimpan data.

User Manual KPI Online 2014

g) Menghapus Data KPI Individu

Yang dimaksud dengan menghapus data KPI individu adalah menghilangkan data KPI
individu dari daftar yang ada. Cara untuk menghapus data KPI individu adalah :

 Carilah data KPI individu yang akan dihapus.

 Kemudian tekan tombol , lalu klik Ok.

 Maka setelah data tersebut dihapus, tidak akan muncul dalam daftar KPI individu.

h) Kirim pesan antar user

Klik modul pada kanan atas halaman utama

KPI Online. Akan muncul halaman berikut ini.
User Manual KPI Online 2014

Untuk mengirim pesan dilakukan pada kolom berikut

Tuliskan tujuan kepada siapa pesan dikirim dengan mengetikan nama karyawan yang
Anda kehendaki. Pesan ditulis pada kolom Isi. Bila diperlukan lampirkan attachment.

Bila telah selesai klik tombol untuk mengirim pesan.

User Manual KPI Online 2014

Pesan yang terkirim akan tercatat pada Pesan Keluar seperti berikut

Pesan yang terkirim akan masuk pada inbox penerima, berikut adalah tampilannya
User Manual KPI Online 2014

i) Format nama file attachment

Nama file tidak boleh mengandung karakter “ *,%,\,/,’,”,{,},& ”

j) Ukuran File Upload

Tidak ada batasan ukuran file yang untuk di Upload, silahkan untuk menyesuaikan.
Semakin besar file, semakin besar file penyimpanan yang dibutuhkan. Dan
sebaliknya.