TUGAS KELOMPOK

E-Procurement

Makalah ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Manajemen Database
Dosen Pengampu : Dr. Drs. Imam Suyadi, M.Si

Disusun oleh :

Mochammad Akbar (165030207111056)

Mhd. Afandy (165030200111004)
Ince M. Darial (175030201111069)

ILMU ADMINISTRASI BISNIS

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah swt. Karena berkat rahmat hidayah dan
karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Dalam makalah ini
kami akan membahas tentang E-Procurement dimana terdapat beberapa sub-pembahasan
diantaranya mnegerti pentingnya masalah riset permasalahan, membahas faktor-faktor
lingkungan yang memperngaruhi definisi masalah, riset pemasaran, perbedaan antara masalah
keputusan manajemen dan masalah riset pemasaran, menjelaskan struktur masalah riset
pemasaran, membahas komponen pendekatan, dan riset pemasaran internasional.

Kami selaku tim penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna baik materi maupun cara penulisannya. Maka dari itu kami meminta maaf dan kami
berharap agar pembaca dapat memberikan saran dan kritik demi memperbaiki makalah ini.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Malang, 10 Februari 2019

Tim Penulis
PEMBAHASAN
Membahas tentang model pasar mendasar untuk solusi eProcurement dan
menggambarkan manajemen katalog. Bagian 3.1 didedikasikan untuk strategis dan
proses pengadaan elektronik operasional. Selain barang langsung, sistem informasi
juga harus mendukung pengadaan barang MRO (Bag. 3.2).
Katalog dan layanan produk digunakan dalam pemilihan dan pengadaan
produk di sisi pelanggan, sisi pemasok, atau di pasar; tiga dasar Solusi eProcurement
ini dicirikan pada Bagian 3.3. Bagian 3.4 menjelaskan katalog multisupplier dan
moda operasinya mengingat standar SPSC.
Sistem perangkat lunak dan kategori layanan untuk pembelian desktop
disajikan dibagian 3.5. Bagian 3.6 mengilustrasikan pasar untuk penyedia layanan
eProcurement.
3.1 Pengadaan Strategis dan Operasional
Istilah pengadaan dan pembelian sering membingungkan, dan kadang-kadang
diperlakukan sebagai hal yang sama. Namun, penting untuk menarik beberapa
perbedaan. Proses pengadaan dibagi menjadi enam langkah:
1. Menstandarisasi dan menetapkan pengadaan
2. Memilih persediaan untuk produk dan layanan
3. Melakukan negosiasi kontrak
4. Memesan produk dan layanan
5. Mengawasi pengiriman
6. Berlangganan layanan tambahan

Tugas-tugas yang diuraikan di atas dapat dibagi dalam suatu perusahaan menjadi
subtugas strategis, taktis, dan operasional sesuai dengan Gambar. 3.1. Tingkat strategis
melibatkan standarisasi pengadaan, memutuskan apakah akan membuat atau membeli, serta
kontrol. Analisis pola permintaan dan pola pemesanan atau negosiasi kontrak umum
ditemukan pada level taktis. Namun tingkat operasional bertanggung jawab untuk beriklan,
memutuskan penawaran, serta memesan, mengawasi, dan membeli layanan terkait.
eProcurement mengacu pada semua proses ikat antara perusahaan dan
pemasok yang diaktifkan oleh jaringan komunikasi elektronik. eProcurement
termasuk elemen strategis, taktis, serta operasional dari pengadaan proses. Kegiatan
operasional, administrasi, dan berorientasi pasar digabungkan dengan ePurchasing setiap kali
ini termasuk bantuan elektronik. Pembelian elektronik itu adil satu bagian dari eProcurement;
mengacu pada elemen transaksi teknis membeli.
 Barang tidak langsung adalah produk dan layanan yang digunakan untuk
menjalankan perusahaan. Pengadaan Mereka tidak masuk ke produk akhir. Mereka sering
disebut "barang MRO" barang langsung (maintenance, repair, operations). Ini termasuk bahan
bakar yang dibutuhkan untuk produksi proses, seperti energi. Barang utilitas dan aset
berwujud yang dibutuhkan untuk produksi dari produk jadi juga termasuk di sini.

3.2 Dukungan Informasi untuk Pengadaan

Sistem ERP (enterprise resource planning) digunakan untuk informasi dukungan
teknis pengadaan di perusahaan; di masa lalu, istilah MRP (material resource planning) atau
lebih tepatnya MRP II (manufacturing resource planning) digunakan sebagai pengganti ERP.
Selain pengadaan, sistem ini juga mendukung bidang operasi lain di perusahaan, seperti
akuntansi keuangan, produksi, penjualan, atau manajemen hubungan pelanggan. Berbagai
macam ERP sistem tersedia, karena dengan perangkat lunak standar dimungkinkan untuk
mengelak pengembangan terpisah dari sistem informasi. Contoh perangkat lunak standar
produk untuk ERP adalah SAP R / 3, Peoplesoft, OneWorld, Oracle, dan Baan.
 Area masalah berikut dapat muncul selama pengadaan barang MRO tidak langsung:
 Pengadaan barang tidak langsung bukannya menyelesaikan tugas dengan yang lebih
tinggi penciptaan nilai. Kurangnya otomatisasi, klarifikasi manual, dan kebutuhan
untuk mendapatkan persetujuan memiliki efek negatif pada biaya proses.
 Karena terlalu banyaknya departemen pembelian dan waktu pengadaan yang lama,
pembelian besar-besaran berkembang. Pembelian Maverick adalah pengadaan barang
MRO dengan menghindari departemen pembelian, seperti pengadaan bahan kantor di
toko alat tulis di tikungan.
 Untuk produk dengan siklus hidup pendek dan penataan harga dinamis, katalog cetak
tidak cocok untuk dipesan. Manajer perencanaan pembelian harus menanyakan harga
setiap kali, sehingga menghasilkan pengeluaran tambahan.
 Pesanan yang dilakukan secara manual dan individual sering menyebabkan
pengiriman dan keterlambatan yang salah.
 Karena kurangnya otomatisasi pembelian berulang (mis., Menggunakan lengkap
kantor workstation), potensi untuk menghemat biaya dibuang.

3.3 E- Marketplace
Dalam prakteknya, pengadaan elektronik telah dikembangkan sesuai dengan
pengendalian pasar. Diantara platform tersebut adalah marketplace, sell-side, dan
buy-side.
E-marketplace adalah pasar online tempat terjadinya jual beli, biasanya dilakukan
antar perusahaan (B2B mendominasi hingga 75% e-marketplace). Secara fungsi, sebenarnya
fungsi e-marketplace tidak berbeda dengan pasar biasa, yaitu:
1. Mencocokkan antara penjual dan pembeli.
2. Sebagai fasilitas transaksi.
3. Sebagai infrastruktur institusional.
Perbedaan yang paling krusial hanya terletak pada online nya. Pada e-marketplace,
kita bisa “pergi ke pasar” kapan saja dan dimana saja selama ada akses internet. Fitur-fiturnya
pun semakin memudahkan proses jual beli. Kita bisa mencari barang atau jasa yang kita
butuhkan hanya dengan mengetikkan spesifikasinya, maka sistem langsung dengan cepat
mencocokkan. Lebih hemat waktu, energi, dan juga biaya.

Selain fungsi, ada juga komponen-komponen dalam e-marketplace, yaitu:

1. Penjual
Pembeli ini terdiri dari front end, back end, dan intermediaries.
- Front End.
Merupakan bagian dari penjual yang berkomunikasi langsung dengan calon pembeli.
Misalnya administrator sebuah toko online.
- Back End.
 Merupakan bagian penjual di balik layar yang mengurusi hal-hal seperti logistic,
pengemasan produk, pengiriman, dsb.
- Intermediaries.
Merupakan pihak ketiga yang mendukung kegiatan penjualan. Penghilangan
intermediaries disebut disintermediation. Jika suatu intermediary sebelumnya tidak ada
kemudian diadakan, maka istilahnya disebut reintermediation. Tetapi untuk jenis
intermediaries yang kedua sebaiknya dipertahankan saja karena dapat meningkatkan performa
penjual.

2. Pembeli
3. Produk.
Produk berupa barang atau jasa. Di e-marketplace produknya bisa dalam bentuk
digital.
4. Infrastruktur.
Dalam e-marketplace juga tetap ada kebijakan yang mengatur jalannya jual beli,
kesepakatan-kesepakatan, dsb.

Bentuk Utama Marketplace.

1. Webstore.
Merupakan website toko online yang didirikan oleh perusahaan untuk memasarkan
produknya. Contohnya adalah http://www.kuvisha.com dimana mereka memasarkan
produknya sendiri lewat toko online tersebut.
2. Electronic Stores/Malls.
E-mall ini adalah tempat dimana penjual-penjual berkumpul memasarkan produknya.
Jenis-jenis e-mall antara lain:
- General E-malls, mall online tempat dipasarkannya berbagai jenis produk dari
berbagai penjual. Contohnya seperti Zalora, Lazada, dll.
- Specified E-malls, mall online tempat dipasarkannya satu jenis produk dari berbagai
penjual.
- Regional E-malls, mall online yang hanya ada di daerah tertentu (masih melayani
secara regional).
- Global E-malls, mall online yang sudah mendunia.
- Pure E-malls, barang yang dijual digital semua.
- Click and Mortar E-Malls, mall online yang produknya belum digital semua.
 3. Web Portals.
Merupakan portal online yang menjadi gateway ke produk atau informasi yang
dibutuhkan. Contohnya adalah suatu halaman web yang menampilkan link-link ke toko online
berdasarkan spesifikasi tertentu, nah itulah yang disebut Portal.
- Commercial Portals, portal untuk tujuan komersil.
- Corporate Portals, portal milik perusahaan.
- Mobile Portals, portal yang bisa diakses secara mobile lewat handphone.
- Voice Portals, portal yang bisa diakses lewat suara.

Ada 2 tipe e-marketplace, yakni sell-side dan juga buy-side

1. Sell-side eMarketplace,
Perusahaan bertindak sebagai penjual menentukan siapa saja pembelinya, kemudian
pembeli dengan penawaran harga terbaik yang akan bertransaksi dengan perusahaan tersebut.
Jadi ini semacam lelang tertutup.

2. Buy-side eMarketplace
Perusahaan bertindak sebagai pembeli, menentukan siapa saja penjual yang qualified,
kemudian penjual dengan penawaran produk dan harga terbaiklah yang akan bertransaksi
dengan perusahaan tersebut. Jadi ini semacam open tender gitu lho.
3.4 Manajemen Katalog
Katalog adalah alat publikasi yang digunakan perusahaan sebagai cara untuk
mempromosikan produk dan layanan mereka. Grafis memungkinkan berbagai macam
perusahaan untuk menginformasikan kepada calon pelanggan dan pelanggan yang sudah ada
tentang harga dan fitur produk mereka dalam rangka untuk mendorong penjualan mereka.
Katalog juga merupakan sarana bagi perusahaan untuk menyajikan secara rinci
cakupan produk dan jasa, langsung kepada pelanggan. Ketika akan menyampaikan semua
jenis informasi, katalog benar-benar praktis. Halaman pertama umumnya termasuk presentasi
pada fitur-fitur utama perusahaan, termasuk tujuan dan nilai - rencana kerja, hubungan dengan
pelanggan, kualitas, teknologi yang digunakan, dan gambar bangunan perusahaan (s), sistem
produksi, dan personil. Bagian paling penting dari katalog didedikasikan untuk menunjukkan
produk dan jasa yang berbeda. Terlepas dari deskripsi dari masing-masing item dan harganya,
bagian ini mencakup data yang diperlukan seperti informasi pada kontak alamat, nomor
telepon, website, e-mail, cabang atau anak perusahaan, metode pemesanan, pengiriman dan
pembayaran, dan jam operasional.

Gambaran Siklus Manajemen Katalog :

3.5 Perangkat Lunak Standar untuk Pembelian Destkop

Masalah-masalah yang disebutkan di atas untuk pengadaan barang tidak langsung dan
MRO layanan dapat diperbaiki oleh sistem informasi yang sesuai — disebut desktop sistem
pembelian. Sistem-sistem ini menggabungkan penawaran produk dan layanan pemasok yang
berbeda ke dalam katalog produk multi-sumber daya. Berbasis browser mereka antarmuka
pengguna mendukung penggunaan tidak teratur oleh karyawan yang, jika diperlukan,
memeriksa
penawaran untuk barang MRO dan bahan lainnya secara individual. Penawaran DPS progresif
antarmuka yang luas dengan sistem informasi operasional dan sistem ERP dan menjamin
integrasi pengadaan barang tidak langsung ke dalam perusahaan kegiatan. Saat ini ada
berbagai penyedia sistem perangkat lunak untuk desktop pembelian. Gambar 3.12
memberikan gambaran tentang berbagai fungsi yang dilakukan oleh sistem pembelian
desktop.
Pencarian untuk pemasok potensial sudah didukung oleh DPS. Menggunakan disebut
pemasaran terbalik, pencarian dan pemilihan pemasok disederhanakan.Maksud dari
pemasaran terbalik adalah bahwa perusahaan pengadaan, dibantu oleh DPS,menerbitkan
informasi spesifik situs yang ditujukan untuk pemasok potensial (pedoman untuk pengadaan,
karakteristik kualitas, poin perjanjian, dll.) di Web, atau mengumumkan kebutuhannya akan
barang, ketentuan pengirimannya, dan cara pembayarannya. Di Dengan kata lain, perusahaan
yang ingin membeli mengambil inisiatif dan melakukan pemasaran.
Seluruh proses pemesanan bersama dengan penyelesaian dan pengiriman juga
didukung porting oleh DPS, karena proses persetujuan diprakarsai oleh perusahaan khusus
sensitivitas dan dilakukan langkah demi langkah. Fungsi pelacakannya menarik. Mereka terus
menunnjukkan status pesanan dengan pemasok dan status barang dalam transportasi di DPS.
Dengan demikian, status pesanan selalu mutakhir.
Barang masuk dan ongkos kirim ditangani oleh DPS, dan (tergantung pada kedalaman
integrasi) diperbarui secara langsung dalam sistem ERP yang sesuai tem. Setelah komoditas
diperiksa dan tanggal dicatat, statistic dikompilasi, dan (jika perlu) keluhan dihadiri. Ini
artinya perusahaan pengadaan selalu memiliki informasi terkini tentang kualitas
pemasok. Contoh khas barang MRO (produk dan layanan) tercantum di Gambar 3.13.
Pembelian Desktop – Fungsi Dasar Dukungan Perangkat Lunak

Sumber, identifikasi, pemasok potensial,  Permintaan online di Internet, dibalik

penyelesaian Pemasaran
 Penggunaan agen perangkat Lunak
 Katalog Elektronik
 Iklan Online dan Lelang Online
 Seleksi langsung melalui system
perangkat lunak
Proses Pemesanan  Mendukung Proses pemesanan
 Prosedur persetujuan
 Memesan pengiriman melalui browser
Web
Penyelesaian dan pengiriman pesanan  Informasi status aktif Proses
pemesanan (sisi pemasok)
 Control online atas penyelesaian
pesanan (pelacakan)
Barang masuk dan posting, penyimpanan,  Posting Otomatis
penilaian pemasok  Manajemen pengaduan elektronik
 Pembayaran elektronik
 Penilaian pemasok
Gambar 3.12: Dukungan perangkat lunak melalui system pembelian desktop

Produk Jasa

 Komputer yang dikonfigurasi  Layanan perjalanan

sebelumnya  Kursus pelatihan
 PDA dan perangkat seluler  Layanan iklan
 Perangkat Lunak  Konsultasi dan hotline
 Majalah dan Koran  Layanan keuangan
 Buku  Layanan kurir
 Perabot kantor dan peralatan kantor  Pemesanan tempat parker
 Kendaraan  Program hiburan ringan
 Pakaian kerja dan peralatan kerja  Program budaya
  Materi iklan  dll
 dll
Gambar 3.13: Kategori layanan untuk system pembelian desktop

DPS dapat sangat meringankan beban pada logistik dan desain pembelian bagian dari
perusahaan. Layanan berbeda, dari tata letak tempat kerja dan kantor peralatan untuk layanan
untuk perjalanan bisnis dan acara sosial perusahaan, dapat efisien diperoleh dan diawasi
melalui sistem seperti itu.
Contoh DPS yang terkenal adalah yang ditawarkan oleh Ariba Technologies, Inc.
dan CommerceOne Corporation:
Sistem Manajemen Sumber Daya Operasi Ariba. DPS dengan pengguna-ujung depan
ramah (berbasis Java) ditawarkan oleh perusahaan Ariba Technologies, Inc. Sistem ini berisi
mesin pencari efisien yang memungkinkan produk kelompok yang ingin ditentukan dengan
menggunakan kriteria yang dapat dipilih.Individu prosedur kerja yang terlibat dalam
pengadaan didukung oleh alur kerja ponent. Penyedia katalog produk harus menyediakan
spesifikasinya di CIF format (Format Interchange Katalog) sehingga data dapat dikumpulkan
menjadi sebuah katalog multisupplier.
BuySite oleh CommerceOne. Perusahaan CommerceOne menjual eProcure- Solusi
pemerintah dengan nama BuySite. Platform ini mendukung pengadaan barang MRO,
penyelesaian dengan penerbitan faktur, dan kontrol proses
3.6 Pasar untuk Penyedia Layanan e-Procurement

Penyedia layanan eProcurement mengkhususkan diri dalam proses pengadaan

perusahaan dan memediasi hubungan pemasok yang berbeda.
Struktur dasar penyedia layanan eProcurement diperlihatkan skema cally pada Gambar
3.14. Komponen terpenting menyangkut layanan pemesanan, layanan katalog, dan
administrasi sistem. Dalam permintaan dan layanan pemesanan keburukan, persyaratan
pengadaan serta aturan persetujuan untuk masing-masing perusahaan pengadaan didirikan dan
dicatat. Pemesanannya sendiri didukung diangkut oleh perangkat lunak, karena pengaturan
penyelesaian dan pembayaran dicatat
 Layanan katalog dan manajemen konten memungkinkan pemasok, produk, dan
layanan yang akan dicari. Pada saat yang sama, katalog multisupplier harus disatukan dan
dipelihara. Beberapa penyedia layanan eProcurement menawarkan kemungkinan
mengkonfigurasi barang kompleks dan kelompok produk.
Administrasi sistem melibatkan perekaman dan pemeliharaan profil pengguna dan
profil pemasok. Ketika sistem pembelian desktop dan layanan eProcurement penyedia
digunakan, penghematan berikut ini dimungkinkan:
Proses pengadaan. Ini otomatis untuk sebagian besar dan karenanya lebih sedikit
rawan kesalahan. Status pesanan individu dapat ditanyakan kapan saja. Karakteristik kualitas
dan waktu pengadaan dapat dievaluasi secara berkala.
Persediaan. Menurut perjanjian dengan pemasok, stok dapat disimpan kecil atau
dikurangi menjadi nol.Karyawan dapat melihat jumlah pesanan saat ini dan data pengiriman.
Keuntungan harga. Ketika kebijakan pengadaan diturunkan, diskon kuantitas dan
ketentuan harga dapat dinegosiasikan. Selain itu, volume pesanan pembelian bisa dibundel,
yang pada gilirannya mengarah pada keunggulan harga.
Kontrol. Selama dan setelah proses pengadaan, evaluasi persetujuan database priate
dapat dilakukan kapan saja. Ini memberikan dasar yang bagus untuk membuat keputusan yang
melibatkan mengadaptasi kebijakan pengadaan dan penetapan harga jika perlu.
Karena keunggulan eProcurement, semakin banyak perusahaan dan public institusi
sedang menyimpan dengan DPS yang sesuai atau menuntut layanan dari penyedia layanan e-
Procurement.
 Penutup

Kesimpulan

Mendefiniskan masalah adalah komponen utama yang akan mempengaruhi peneliti

pada tahapan berikutnya. Ketika peneliti mampu mendefinisikan masalah dengan baik maka
pada tahapan analisis peneliti dapat melakukan analisis dengan lebih tepat. Bisa dikatakan
bahwa mendefinisikan masalah dengan benar adalah salah satu pintu pembuka dalam
melakukan riset pemasaran yang baik dan benar.

Peneliti juga perlu memerhatikan pengembanga dan pendekatan dalam melakukan

riset pemasaran. Peneliti harus mampu membedakan antara pasar yang ada pada lingkungan
domestik dengan pasar luar negeri dan berbagai gaktor lingkungan lainnya. Peneliti juga perlu
memerhatikan etika ketika bertukar informasi dengan informan-informan yang membantu
dalam proses riset pemasaran.

Saran

Ketika mendefinisikan masalah dalam riset pemasaran yang berskala internsional

maka peneliti lebih baik mengisolasi serta menguji pengaruh dari kriteria referensi diri sendiri
atau referensi bawah sadar. Internet dan komputer selama melakukan riset pemsaran dapat
digunakan dan dimanfatkan sebagai alat pembantu dalam proses definisi masalah dan
pengembangan sebuah pendekatan. Pada saat riset dilapanagan peneliti perlu memeperhatikan
juga etika saat melakuakan penelitian agar memberikan kesan yanmg baik pada informan
dalam penelitian.
 Daftar Pustaka
Meier, Andreas, dan Hendrik Stormer. 2009. eBusiness & eCommerce Managing the Digital
Value Chain. New York: Springer-Verlag Berlin Heidelberg.