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PROPUESTA

En este análisis a vuelo de pájaro que se adjunta, tomado de la información presentada en la página web
institucional, se detecta que es necesario volver a realizar lo siguiente:
a) PRIMERA FASE
 Revisión de la tramitología existente;
 Identificar cuántos procesos institucionales se han incrementado y el número de servidores
públicos en cada uno;
 Revisar cuantos puestos Institucionales existen y si están de acuerdo a su función, necesidad
institucional e ingresos;
 Identificar personal con contratos de servicios ocasionales;
 Tipificación de servidores públicos y trabajadores extrañados de la institución sin proceso
válido;
 Identificación de entradas de personal que ha ocupado partidas de personal extrañado de la
institución;
 Identificación de personal que ha ingresado a la institución con y sin concurso de
merecimientos;
 Una vez procesado lo anterior es indispensable realizar un ANALISIS DE BRECHA para
identificar quienes cumplen con los diferentes subsistemas de Talento Humano.
b) SEGUNDA FASE
 Generar la nueva estructura orgánica de acuerdo al plan de trabajo y necesidad institucional;
 Estructurar el Reglamento Orgánico Funcional por Procesos, Manual de Puestos, Masa
Salarial, Análisis de Brecha tanto para el GADM L y CASMUL.
c) TERCERA FASE
 Levantamiento de la trazabilidad de los procesos administrativos y técnicos existentes;
 Propuesta de mejora de los Procesos Administrativos y Técnicos;
 Mejoramiento de la normativa institucional de acuerdo a los nuevos procesos mejorados;
 Automatización e Implementación Tecnológica a los procesos mejorados;
 Generación de la Ventanilla única.

Numero de tramites
PRIMERA FASE OBJETIVO PRODUCTOS ENTREGABLES
1 Informe General de número de trámites y personal por
Identificación y levantamiento de los procesos existente; Insumo para informes de Talento Humano
unidad administrativa
1) Identificar y levantamiento de procesos institucionales 1 Informe de número de Procesos Administrativos existentes
por unidad administrativa que ejecuta por Unidad;
2) Identificación y levantamiento del Número de
1 Informe de número de Personal por Unidad.
servidores públicos en cada uno;
1 informe de número total de puestos institucionales
3) Identificar y levantamiento del número de puestos
existentes;
Institucionales y si están de acuerdo a su función, Identificar donde se congrega mayor actividad
1 informe de e puestos institucionales por Unidad
necesidad institucional e ingresos; administrativa y número de servidores que
Administrativa.
intervienen en estos actos;
4) Identificar personal con contratos de servicios
Número de puestos, su función y nivel de 1 informe de personal contratado por tipo y unidad.
ocasionales y su función;
ingresos;
5) Tipificación de servidores públicos y trabajadores 1 informe de personal extrañado de la institución en la
Tipo de acto administrativo y verificación a
extrañados de la institución; administración anterior por unidad.
que grupo funcional que pertenece, nivel,
6) Identificación de entradas de personal que ha ocupado 1 informe de partidas presupuestarias ocupadas de personal
puesto institucional, grado y edad de labores
partidas de personal extrañado de la institución; extrañado de la institución.
institucionales.
7) Identificación de personal que ha ingresado a la 1 informe de personal ingresado en la administración
institución con y sin concurso de merecimientos; anterior y que tiene nombramiento regular
1 Informe de grupos funcionales por departamento
1 informe de niveles por departamento
8) ANALISIS DE BRECHA; Grupo funcional, Nivel, Puesto
1 informe de puesto institucional por departamento
Institucional, Grado, Unidad Administrativa, Edad.
1 informe de grados existentes por departamento
1 informe de edad de jubilación por departamento
SEGUNDA FASE OBJETIVOS PRODUCTOS
Organizar una estructura orgánica y funcional como
instrumento de gestión que ayude a definir con claridad las
Generar la nueva estructura orgánica de acuerdo al plan de
funciones de las diferentes unidades administrativas del 1 Informe de propuesta con nueva estructura orgánica
trabajo y necesidad institucional;
GAD MUNICIPAL DE LOJA apoyando al cumplimiento del
plan estratégico y facilitando la coordinación institucional.
Determinar la forma de organización del GAD MUNICIPAL
DE LOJA para el cumplimiento de su misión, visión, y
objetivos estratégicos, establecer la estructura 1 Proyecto de propuesta Reglamento Orgánico Funcional
Reglamento Orgánico Funcional por Procesos;
organizacional básica sus relaciones de dependencia, por Procesos
supervisión y coordinación; así como, el detalle de las
principales funciones de las unidades.
Contar con un inventario de puestos cuya descripción y 1 Informe de propuesta de descripción, clasificación y
perfil sean comunes en todas las dependencias del GAD valoración de puestos; Índice Ocupacional; Estructura;
Puestos Institucionales;
MUNICIPAL DE LOJA. Competencias por grupo funcional, Técnicas, Conductuales;
Homologación y Número de Puestos.
Contar con el conjunto de las remuneraciones 1 Informe de propuesta de homologación salarial; Salarios
Masa Salarial;
estandarizadas en todos los niveles de retribución. Municipales; Análisis Comparado y Sugerencia;
Comparar los requisitos de los puestos institucionales
con la formación y funciones que desempeñan dentro 1 Informe de cómo se encuentra actualmente el personal en
Análisis de Brecha GADML y CASMUL.
del GAD MUNICIPAL DE LOJA los servidores públicos formación y funciones que desempeñan.
en la actualidad.
Determinar y analizar el estado de la satisfacción
laboral de los servidores públicos; Identificar fuentes
de conflicto; Evaluar el comportamiento de la toma de
decisiones y las acciones que se ponen en práctica; 1 Informe de estudio como se encuentra el estado de
Clima laboral
Tomar las medidas correctivas; Corregir el satisfacción laboral.
comportamientos de los jefes y personal directivo en
general; Con lo cual se tendrá claro qué tipo de
ambiente se vive en el GAD MUNICIPAL DE LOJA.
FASE SEGUNDA ADICIONAL OBJETIVOS PRODUCTOS
Elaborar los reglamentos internos de los Subsistemas
de Talento Humano para el GAD MUNICIPAL DE LOJA
El sistema integrado de desarrollo del talento
alineados a la normativa legal vigente con el fin de
humano del servicio público
contar con herramientas que apoyen a la adecuada
gestión del talento humano de la Institución.
Reglamento interno de planificación del talento 1 Proyecto de Reglamento interno de clasificación de
humano; puestos;
1 Proyecto de Reglamento interno de reclutamiento y
Reglamento interno clasificación de puestos;
selección de personal;
Reglamento interno de reclutamiento y selección de 1 Proyecto de Reglamento interno de Formación,
personal; Definir las políticas internas de la Institución para ser Capacitación y Desarrollo Profesional;
Reglamento interno de formación, capacitación, incluidas en los reglamentos internos de los 1 Proyecto de Reglamento interno de Evaluación del
desarrollo profesional; subsistemas del talento humano Desempeño;
1 Proyecto de Reglamento interno Seguridad y Salud
Reglamento interno de evaluación del desempeño.
Ocupacional;
Reglamento interno de Servidores Públicos del GAD 1 Proyecto de Reglamento interno de los Servidores
MUNICIPAL DE LOJA; Públicos;
Reglamento interno de Trabajadores del GAD 1 Proyecto de Reglamento interno de los trabajadores.
MUNICIPAL DE LOJA;
Otros Reglamentos Internos: Asistencia; Credenciales; Reglamentos que sirven como herramientas que
Jornadas Especiales de Trabajo; entre otros. apoyen a la adecuada gestión del talento humano de
la Institución
TERCERA FASE OBJETIVO
Fecha y
Hacer una aproximación a las habilidades cognitivas Definir junto al
Empresa/Organización presupuesto
Evaluaciones psicométricos y comportamiento de un empleado potencial, y así, señor Alcalde /
especializada Dic 2019
valorar si es afín a la cultura de la institución. TH
ejecución 2020
Empresa/Organización
Fecha y
Por normativa del MDT, con el cual se puede estimar especializada externo Definir junto al
Evaluación del desempeño, competencias, 360 presupuesto
el cumplimiento de las obligaciones laborales de un o GAD MUNICIPAL DE señor Alcalde /
GRADOS; Dic 2019
empleado LOJA – Talento TH
ejecución 2020
Humano
Los agentes identificados para liderar el cambio Fecha y
Definir junto al
Identificación de agentes de los procesos de deben lograr que las personas que intervienen Empresa/Organización presupuesto
señor Alcalde /
cambio; puedan hacer mejor el trabajo, con menor esfuerzo y especializada Dic 2019
TH
mayor satisfacción. ejecución 2020
Imperante por GAD
Es imperante la restructuración de esas unidades necesidad de trabajar MUNICIPAL DE Fecha y
Restructuración Integral de Unidades para modificar su tamaño y otras características para en conjunto y LOJA – Talento presupuesto
Administrativas, TI; TH; FINANCIERO; JURIDICO que puedan de mejor manera cumplir con sus desarrollo de Humano – Dic 2019
objetivos y con nuevas características. contenedores de Unidades ejecución 2020
datos Administrativas
Capacitación para el cambio – Trabajo en equipo y
Comunicación – Change Management – Contact
No es aportar conocimientos, sino conseguir el
Center y Call Center – Gestión de Contact Center y
cambio, es decir, cambiar a las personas, sus Empresa / Fecha y
Comunicaciones Electrónicas – Taller de Definir junto al
comportamientos, actitudes, sentimientos… para Organización presupuesto
Administración del Cambio – Cultura señor Alcalde /
responder a las necesarias transformaciones que va a especializada / Dic 2019
Organizacional – Aspectos Regulatorios de TH
experimentar el GAD MUNICIPAL DE LOJA y evitar la Universidad. ejecución 2020
Gobierno Electrónico – Civismo Digital –
resistencia al cambio.
Gobernabilidad, Gobernanza y Gobierno Digital –
Gestión de Gobierno Municipal
Fecha y
Restructurar las unidades administrativas por nuevos GAD MUNICIPAL DE Definir junto al
Restructuración Unidades Administrativas de presupuesto
servicios, implementación de nuevas funciones, LOJA – Talento señor Alcalde /
acuerdo a implementación de nuevos procesos. Dic 2019
restructuración interna de la institución. Humano TH
ejecución 2020
Representar la realidad de la manera más exacta
Fecha y
posible, a partir de la identificación de las diferentes
Levantamiento de la trazabilidad de los procesos presupuesto
actividades y tareas que se realizan en un proceso Fundación ayni
administrativos y técnicos existentes; Dic 2019
para lograr un determinado resultado con su
ejecución 2020
respectivo mapeo y diagrama de flujo.
Interoperabilidad
-Consolidación de trámites de naturaleza similar o entre datos dentro de
complementaria en un solo proceso administrativo la institución e Fecha y
Propuesta de mejora de los Procesos -Reducir sus costos de gestión; interinstitucionales; presupuesto
Fundación ayni
Administrativos y Técnicos; Los trámites serán claros, sencillos, ágiles, racionales, (Actualizar y Dic 2019
pertinentes, útiles y de fácil entendimiento para los estandarizar la ejecución 2021
clientes internos y externos. planimetría, datos
catastrales…)
Recopilación de
Actualizar la normativa existente de acuerdo al Fecha y
Ordenanzas,
Mejoramiento de la normativa institucional de nuevo modelo de gestión y dar cumplimiento del Consorcio Legal presupuesto
Reglamentos,
acuerdo a los nuevos procesos mejorados; ordenamiento jurídico aplicable a un trámite Externo Dic 2019
Disposiciones entre
administrativo; Regular su simplificación ejecución 2020
otros de la Institución
Modelado de los
Mejorar la calidad de los servicios públicos y Grupo de
procesos; Worflow;
optimizar la gestión de trámites administrativos; Tecnología de Fecha y
intercambiar
Automatización e Implementación Tecnológica a Transparencia en todas las etapas del proceso; Un la Información presupuesto
información mediante
los procesos mejorados; mayor control administrativo; Aumento de externa Dic 2019
el uso de medios
productividad; Reducción de costos; Internacional ejecución 2021
electrónicos y
BPM- in clound
automatizados.
Mejora continua en la Fecha y
Certificar que la gestión de la calidad (SGC) del GAD
toma de decisiones y Empresa presupuesto
Certificación ISO de un proceso MUNICIPAL DE LOJA cuenta con un sistema efectivo
las buenas relaciones certificadora Dic 2019
que le permite administrar y mejorar sus servicios.
con el ciudadano. ejecución 2022
Adquisición de GAD
-Facilitar la relación entre las y los ciudadanos y la
equipos de MUNICIPAL DE Fecha y
Administración y entre las entidades que la
Generación de la Ventanilla única; Web; Call comunicación, LOJA – presupuesto
componen; -Garantizar el derecho de las
Center; Telefonía; Presencial. telefonía, internet de Fundación ayni Dic 2019
personas a contar con una Administración Pública
alta velocidad. – Expertos en ejecución 2022
eficiente, eficaz, transparente.
Comunicación.
Contar con un GAD moderno, eficiente, ágil, productivo.
MEJORAMIENTO DE TRAMITES
Duplicidad de documentos físicos; Cada Unidad Administrativa Municipal posee su propio archivo; Existen mayores
ANTECEDENTES requerimientos de almacenaje; Flujo de autorizaciones y de los procesos totalmente manuales; Exceso de firmas y
autorizaciones; Los Procesos administrativos requieren mucho tiempo.
Definir e implementar las tecnologías apropiadas para cubrir las necesidades de manejo de documentación dentro del
OBJETIVO
Municipio y automatizar todos aquellos procesos que involucren un flujo de trabajo.
Mejoras en el servicio al ciudadano (cliente); Consulta instantánea de los documentos; Incremento en la seguridad y control de
BENEFICIOS CUALITATIVOS
la información; Información compartida sin documentos físicos; Eliminar controles innecesarios; Entrega de información
oportuna; Mejores controles de auditoria; Eliminar procesos manuales.
Reducción en creación de papel faxes, copias; Aumento de la efectividad de los empleados; Agilizar y optimizar el flujo de
BENEFICIOS CUANTITATIVOS
documentos; Ahorros de espacio y mejora en la apariencia de las oficinas; Reducción de costos en almacenamiento de papel;
Se acortan los procesos; Trabajo más rápido o más trabajo con igual número de personas.
Transparencia; Eficiencia; Simplificación de procesos; Agilidad; Seguridad; Credibilidad; Datos, Información y Conocimiento
Simplificación y rapidez en los trámites; Dar agilidad a los procedimientos y optimizar los recursos: humanos, materiales y
financieros; Fortalecer los sistemas de comunicación interna con la transmisión de conocimiento; Estandarización y
LOGROS
unificación de los formatos para la elaboración y presentación de la documentación institucional (memos, oficios); Promover
el mejoramiento continuo de los procesos tanto manuales como operativos; Conformación del Archivo electrónico de
Imágenes de los trámites por períodos tanto internos como externos.

REGISTRO DE TRAMITES INGRESADOS POR ARCHIVO 2010

ALCALDIA 8.560 FINANZAS 782 OBRAS PUBLICAS 259

AVALUOS Y CATASTROS 7.654 ARCHIVO 763 PLANIFICACION I 211

EMAAL 5.322 COMISARIA DE ORNATO 674 RR.PP.MM. 206

PLANIFICACION URBANA 5.032 CENTRO HISTORICO 608 ADQUISICIONES 198

DIRECCION DE HIGIENE 4.589 COMISARIA DE HIGIENE 324 DIRECCION ADMINISTRATIVA 165


SUB-TOTAL 31.157 SUB-TOTAL 3.151 SUB-TOTAL 1.039

PERSONAL 67 JUNTA DE ORNATO 16 POLICIA MM. 6

ASESORIA 47 TESORERIA 12 BODEGA 4

SECRETARIA 22 RECAUDACIONES 11 PRESUPUESTO 3

COORDINACIÓN GENERAL 18 ALCANTARILLADO 10 VIVEN 3

RENTAS 17 COACTIVAS 9 SERVICIOS GEN. 2

SUB-TOTAL 171 SUB-TOTAL 58 SUB-TOTAL 18

TOTAL 35.594

Número de trámites externos Ingresados por archivo en el año 2010 35,594


Generación de trámites internos promedio por cada tramite externo 3
Generación total de trámites internos en el año 2010 106,782
Promedio de tramites diarios 534
Tramites generados en una hora laborable 66
Cada tramite se genera en 1,12 segundos 1,12
Contrastando el número servidores a febrero 2019 que es de 1,131
Cada servidor realizaría 2,11 tramites en promedio diario 2,11
CRONOGRAMA TENTATIVO

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6


ACTIVIDAD
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
1) Identificar y levantamiento de procesos
institucionales
2) Identificar y levantamiento del Número de
servidores públicos en cada uno;
3) Identificar y levantamiento número de
puestos Institucionales y si están de acuerdo a
su función, necesidad institucional e ingresos;
4) Identificar personal con contratos de servicios
ocasionales y su función;
5) Validación y Entrega de Productos 1, 2, 3, 4.
6) Tipificación de servidores públicos y
trabajadores extrañados de la institución;
7) Identificación de entradas de personal que ha
ocupado partidas de personal extrañado de la
institución;
8) Validación y Entrega de Productos 6, 7.
9) Identificación de personal que ha ingresado a
la institución con y sin concurso de
merecimientos;
10) ANALISIS DE BRECHA; Grupo funcional, Nivel,
Puesto Institucional, Grado, Unidad
Administrativa, Edad.
11) Validación y Entrega de Productos 9, 10.

Generar la nueva estructura orgánica de acuerdo


al plan de trabajo y necesidad institucional;
1) Reglamento Orgánico Funcional por
Procesos;
2) Puestos Institucionales;
3) Masa Salarial;
4) Análisis de Brecha GADML y CASMUL.
Entrega y Validación del Informe de propuesta con
nueva estructura orgánica; Reglamento Orgánico
Funcional por Procesos; Descripción, clasificación
y valoración de puestos; Índice Ocupacional;
Estructura; Competencias por grupo funcional,
Técnicas, Conductuales; Homologación y Número
de Puestos; homologación salarial; Salarios
Municipales; Análisis Comparado y Sugerencia;
Informe de cómo se encuentra actualmente el
personal en formación y funciones que
desempeñan.
Clima laboral
Validación y Entrega del Informe de estudio como
se encuentra el estado de satisfacción laboral.

COSTOS

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