Contoh Surat Penawaran Partisipasi

SYARAT DAN KETENTUAN BAZAAR

BABOESENDOE
(Bazar Boedaya Seni Tempoe Doloe)

A.KONSEP BAZAAR
1.Peserta bazar yang masuk dalam acara ini di kelompokkan dalam 3
kategori. (1) stand kategori budaya. (2) stand kategori umum. (3) Stand
Kategori kuliner.
2.Materi Bazar diprioritaskan dari berbagai product kerajinan, fashion dan
accessories serta peserta jajanan kuliner yang bertemakan budaya.
3.Peserta Bazaar adalah individu, komunitas, ukm dan perusahaan.
4.Bazaar akan di laksanakan di Plaza Level - Atrium Surabaya Town Square.
Dengan diikuti ± 32 Peserta Bazar.
5.Area yang tersedia untuk bazaar dan pameran sebanyak ± 32 stand area.
6.Peserta harus mendaftarkan productnya paling lambat satu (10) hari

sebelum acara.
7.Pemilik Stand diwajibkan menghias standnya dengan konsep budaya dan
disesuaikan dengan tema acara “The Inspiring of Java Culture”. Selanjutnya
panitia akan melakukan Scoring bagi stand terbaik yang nantinya akan
mendapatkan hadiah berupa potongan biaya sewa masing-masing 100%, 60%,
dan 30% serta bingkisan menarik dari panitia Baboesendoe.
8.Peserta Wajib menjaga kebersihan dan kerapian stand masing-masing.
9.Dilarang membuang sampah sembarangan.
10.Dilarang menggunakan obat-obatan psikotropika atau sejenisnya selama
acara berlangsung.
11.Peserta bazar tidak diperkenankan menjajakan barang atau productnya
diluar area lokasi bazaar yang telah disediakan.

B. FASILITAS UNTUK PESERTA BAZAAR

1.Kategori Badaya dan Umum
a.Stand (Ruang Sewa) 2x2.5 m
b.1 Buah meja
c.2 Buah kursi
d.Listrik
e.ID Card Peserta.
2.Kategori Kuliner
a.Stand (Ruang Sewa) 4x4 m
b.Tenda Bazaar
c.1 Buah meja
d.2 Buah kursi
e.Listrik
f.ID Card Peserta.

C.PENDAFTARAN PESERTA BAZAAR

1.Peserta wajib mengisi formulir pendaftaran secara lengkap dan
dikembalikan kepada panitia penyelenggara. (Softcopy sebelum pembayaran
via email dan hardcopy setelah pembayaran dilunasi)
2.Kepesertaan baru sah, jika peserta yang bersangkutan telah membayar

uang pendaftaran sesuai dengan ketentuan panitia.

3.Pendaftaran paling lambat pada tanggal 9 Januari 2014.

D.SYARAT PENDAFTARAN BAZAAR

1.Bagi peserta yang akan menyewa stand diwajibkan membayar sewa stand
sebesar: Rp.300.000,- (untuk kategori budaya dan umum).
2.Dan Rp.400.000,- (untuk kategori kuliner)
3.Bagi peserta yang mendaftar, diwajibkan membayar uang muka 50% dan
pelunasan sebelum tanggal 9 Januari 2014.
4.Jika setelah batas waktu tersebut sisa pembayaran belum dilakukan, maka
panitia berhak mengalihkan stand yang dipilih ke peserta lain.
5.Apabila melewati batas waktu yang telah ditentukan panitia sewa stand
belum dilunasi, maka hak kepesertaannya dinyatakan batal dan uang muka
sewa stand tidak dapat dikembalikan panitia.
6.Pembayaran dapat dilakukan berupa transfer dan tunai.
Transfer : BCA – 2140610596 a/n H abd rahman
Tunai : melalui ksekretariatan kami Kantor Prodi Ilmu Komunikasi UIN Sunan
Ampel Surabaya, Jl Ahmad Yani no 117 surabaya – 089675608551 (Jam kerja)
7.Stand dan perlengkapan lainnya tidak dapat dipindah tangankan kepada
pihak lain.

E.PEMBATALAN KEPESERTAAN BAZAAR

1.Pembatalan diajukan secara tertulis dan lengkap dengan alasan, paling
lambat tanggal 5 Januari 2014.
2.Pembatalan yang akan dilakukan sebelum pelunasan pembayaran, maka
uang sewa stand tidak dapat dikembalikan.
3.Pembatalan yang dilakukan setelah pelunasan, maka seluruh sewa stand
tidak dapat diminta kembali oleh peserta.
4.Jika pembatalan dilakukan panitia penyelenggara dan bukan karena
permintaan peserta, maka seluruh biaya stand yang telah dibayarkan akan
dikembalikan secara penuh, kecuali jika terjadi pelanggaran kepesertaan.

F.FORCE MAJEURE BAZAAR

1.Dalam keadaan Force Majeure yang antara lain disebabkan oleh hal-hal yang
dapat mempengaruhi maupun mengakibatkan tertundanya atau batalnya
pelaksanaan kegiatan bazaar, seperti : bencana alam, pemogokan, huru-hara,
serta hal lain di luar kemampuan panitia penyelenggara, dalam hal ini semua
pihak tidak berhak atas ganti rugi.

G.PERSYARATAN LAIN BAGI PESERTA BAZAAR

1.Pengamanan stand: Walaupun panitia penyelenggara telah menyediakan
keamanan, namun peserta bazaar diwajibkan tetap berpartisipasi dalam
menjaga keamanan serta kenyamanan di stand masing-masing. Untuk itu
panitia pelenggara melarang memamerkan produk-produk yang dilarang

atau bertentangan dengan norma agama serta undang-undang yang berlaku di

Republik Indonesia.
2.Peserta diwajibkan ikut serta manjaga keamanan dan kebersihan.

H.SANKSI PESERTA BAZAAR

1.Pelanggaran dan perusakan atas sarana dan prasarana di dalam arena
bazaar akan dikenakan sanksi dan pembebanan biaya ganti atau perbaikan
sesuai dengan harga dan prasarana tersebut.
2.Apabila peserta melanggar ketentuan yang telah ditetapkan, maka hak
kepesertaannya akan dicabut oleh panitia penyelenggara.

I.Mekanisme Pendaftaran
1.Melakukan konfirmasi kepada panitia acara terkait barang yang dijual, serta
meminta kode stand bazaar untuk syarat mengisi formulir.
2.Mengisi formulir pendaftaran.
3.Mengirimkan formulir pendaftaran via email panitia.
4.Melakukan pembayaran via transfer atau tunai.
5.Konfirmasi pembayaran via sms.