Pengadaan Sistem

Pembayaran Denda dan Kartu Elektronik Anggota Perpustakaan

(E-Cardpus) pada Mesin Dropbox

Sebuah usulan kegiatan untuk Perpustakaan YARSI

Menara YARSI, Kav. 13 Lt. 1
Jl. Letjend Suprapto No.1, RT.10/RW.5, Cemp. Putih Tim., Cemp. Putih,
Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10510

Interlibrary Organization (ILO)

Jakarta
2019

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

Nomor : 023/ IL-PS/I. 2019 Jakarta, 22 April 2019
Lampiran : 1 (satu) set proposal
Perihal : Penawaran kerja sama

Kepada Yth : Perpustaan Univversitas Yarsi

Dengan hormat,
Kami dari Interlibrary Organization (ILO) yang merupakan sebuah perusahaan yang
bergerak dalam bidang Teknologi Informasi dan berpengalaman dalam menyediakan
peralatan dan pelayanan perancangan aplikasi, multimedia, software engineering yang
berbasis jaringan internet dengan cakupan wilayah Indonesia.
Melalui surat penawaran ini kami menawarkan pembuatan fitur tambahan pada
Dropbox untuk perpustakaan yang Saudara pimpin. Adapun proposal mengenai fitur
tambahan yang kami tawarkan telah dilampirkan bersamaan dengan surat ini.
Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama, atas perhataian dan kerjasama yang baik kami
ucapkan terima kasih.
.
Hormat kami,
Interlibrary Organization (ILO)

Intan Tri Purwani

Direktur

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

 Ringkasan Eksekutif

Nama Kegiatan : Solusi Automasi E- Pustcard

Pelaksana : Interlibrary Organization
Ringkasan Kegiatan : Tahapan kegiatan meliputi
1. Pemasangan dan instalasi RF Ideas pProx Plus Access Control
Reader
2. Pengembangan modivikasi sistem
3. Singkronisasi data ke bank
4. Pembuatan modul: guideline
5. Dukungan selama 6 bulan setelah kegiatan instalasi
Anggaran Kegiatan : Rp. 57.497.000,00- ( juta rupiah) diluar biaya kunjungan insidentil
dan termasuk pajak
Waktu Pengerjaan : Perkiraan waktu pengerjaan selama 1 (satu) bulan orang kerja dari 1
bulan dari tanggal kontrak yang ditandatangani untuk kegiatan teknis
di luar kegiatan dukungan aplikasi dan pemasangan perangkat keras.
Prasyarat/Batasan :
1. Support sistem maupun teknisi masih tetap diberikan selama 1
bulan setelah pemasangan / instalasi apabila terjadi kendala
teknis, selama masih dalam kerangka modul yang disepakati,
dan apabila terjadi kekeliruan akibat kesalahan dalam
penyusunan software.
2. Apabila kekeliruan atau kerusakan terjadi akibat kesalahan
operator atau di luar kerangka modul, maka Perpustakaan Yarsi
Jakarta dibebani ongkos akomodasi dan transport teknisi.

I. PENDAHULUAN

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

 Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,
dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini perpustakaan yang baik hendaknya
menggunakan sistem yang terpadu sehingga seluruh kegiatan perpustakaan dapat
berjalan dengan efektif dan efisien.
Efektifitas keberlangsungan sebuah sistem tentunya harus didukung oleh
peralatan yang memadai. Oleh karena itu, kami, Interlibrary Organization (ILO)
menawarkan solusi kepada suatu lembaga khususnya lembaga yang bergerak pada
bidang jasa dan informasi untuk memanfaat kecanggihan teknologi demi
mempermudah jalannya aktifitas di suatu lembaga. ILO menyediakan berbagai jenis
peralatan dan jasa pemasangan serta perawatan sistem maupun alat. Tidak hanya
menyediakan alat yang berkualitas baik, ILO juga memiliki tim pengembang yang
sudah berpengalaman dalam merancang sistem terkait perpustakaan.
Penggunaan teknologi dalam mengelola perpustakaan akan menjadikan
perpustakaan bersifat dinamis yang dapat beradaptasi dengan zaman dalam memenuhi
kebutuhan pemakainya.

II. PROFILE VENDOR

Interlibrary Organization (ILO) adalah sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang Teknologi Informasi dengan menyediakan berbagai peralatan canggih
dan berpengalaman dalam memberikan pelayanan Perancangan Aplikasi,
Multimedia, Software Engineering dan berbasis jaringan internet dengan cakupan
wilayah Indonesia.
ILO didirikan pada tanggal 02 Mei 2013 di Jakarta. Pada awalnya ILO hanya
berfokus memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan menyediakan peralatan,
sarana dan prasarana perpustakaan. Sejalan dengan perkembangan teknologi di bidang
Perpustakaan di Indonesia, maka ILO mengembangkan pelayanan sistem manajemen
otomasi perpustakaan.
Interlibrary Organization ILO
Jalan Cempaka Putih Tengah III Cempaka Putih, Jakarta Pusat
Web site: lib.ilo.org; Email: interlibrary@lib.ilo.org
7 (021) 535-90890
Telp.
III. FITUR-FITUR APLIKASI

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

 Sesuai dengan permintaan yang disebutkan dalam Request For Proposal, dengan ini
kami memberi tanggapan berdasarkan spesifikasi sistem dan spesifikasi fungsional
yaitu:

No. Persyaratan Sistem Status

A Card Reader

1 Sistem Tapping Card T

2 Mesin tapping memiliki frekuensi kerja 125 KHZ T

3 Mesin tapping memiliki nomer seri internal 5 byte T

4 Mampu mencatat jumlah denda peminjaman buku T

B Spesifikasi Sistem

Kartu perpustakaan dapat digunakan sebagai e-money untuk membayar

1 T
denda pengembalian buku

2 Pengguna dapat melihat berapa sisa saldo yang ada dalam kartu T

Sistem dapat menampilkan koleksi-koleksi yang terlambat

3 T
dikembalikan

4 Pengguna dapat mengisi saldo pada kartu anggota perpustakaan T

C Pemeliharaan Data

Alat scan kartu yang terhubung dengan dropbox mendata keanggotaan

1 T
pemustaka

Saldo pada kartu akan terpotong otomatis setelah mengetahui data

2 T
riwayat peminjaman dan denda pengembalian

IV. DAFTAR KLIEN

Beberapa instansi/organisasi yang telah menggunakan jasa kami diantaranya adalah:
1. Perpustakaan Umum Kota Padang
2. Perpustakaan Umum Kota Palangka Raya
3. Perpustakaan Chevron Pacific Indonesia
4. Perpustakaan Bank Indonesia Padang
5. Perpustakaan Universitas Islam 7Padang
6. Perpustakaan Universitas Kristen Jakarta
7. Perpustakaan Universitas Negeri Padang
8. Perpustakaan Universitas Andalas
9. Perpustakaan Kementerian Perikanan dan Kelautan

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

 10. Perpustakaan Kementeri Badan Usaha Milik Negara
11. Perpustakaan Kementerian Luar Negeri
12. Perpustakaan Kementerian Pertahanan Negara
13. Perpustakaan STKIP PGRI Sumatera Barat
14. Perpustakaan SMA N 1 Palangka Raya
15. Perpustakaan SMA N 5 Bali
16. Perpustakaan SMA N 1 Bengkulu
17. Perpustakaan SMP 2 Jakarta
18. Perpustakaan SMP 1 Pariaman

V. WAKTU DAN BIAYA PELAKSANAAN

Kegiatan penambahan fitur “E-cardpus” pada dropbox akan dilaksanakan selama 1
bulan.
Berikut adalah perkiraan kebutuhan biaya pelaksanaan.

No. Kegiatan Perkiraan Biaya

1. Pemasangan dan instalasi RF Ideas pProx Rp 6.500.000,00

Plus Access Control Reader

2 Pengembangan dan modifikasi sistem Rp 15.000.000,00

3 Sinkronisasi data dengan pihak bank Rp 30.000.000,00

4 Pencetakan Modul / Guideline Rp 70.000,00

5 Konsultasi Rp 700.000,00

TOTAL Rp 52.270.000,00

Pajak 10% Rp 5.227.000,00

GRAND TOTAL Rp 57.497.000,00

VI. PRASYARAT DAN BATASAN KEGIATAN

Untuk kelancaran kegiatan, maka prasyarat dan batasan kegiatan yang harus
disediakan sebagai berikut.
1. ILO tidak menyediakan perangkat keras (kecuali diminta) yaitu RF Ideas
pProx Plus Access Control Reader.
2. Kontrak dukungan perbaruan software dikenakan biaya tambahan.
3. ILO menyediakan seluruh software berbasis open source yang terkait dengan
7
kegiatan ini.

VII. ALUR DAN WAKTU KEGIATAN

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

 Tanggal dan Waktu Kegiatan

Senin 06 Mei 2019 Penandatanganan kontrak

Senin 03 Juni 2019 Pelaksanaan kegiatan (instalasi sistem dalam komputer server)

Senin – Rabu , 10-19 Pengembangan dan Modifikasi Sistem

Juni 2019
Perencanaan, pada langkah ini pengembang dan klien
membuat rencana tentang kebutuhan dari perangkat
lunak yang akan dibuat.

Pemasangan dan instalansi RF Ideals pProx Acces

Control Reader

Pengambangan dan modivikasi system

Tes perangkat lunak, disini perangkat lunak yang telah

dibuat di tes oleh bagian kontrol kualitas agar bug yang
ditemukan bisa segera diperbaiki dan kualitas perangkat
lunak terjaga.

Dokumentasi, setelah dilakukan tes perangkat lunak

langkah selanjutnya yaitu proses dokumentasi perangkat
lunak untuk mempermudah proses maintenanance
kedepannya.

Deployment, yaitu proses yang dilakukan oleh penjamin

kualitas untuk menguji kualitas sistem. Setelah sistem
memenuhi syarat maka perangkat lunak siap
dideployment.

Singkronisasi data ke bank

Jumat, 30 Juni 2019 Pencetakan : guideline

7

VIII. SUPPORT DAN GARANSI

Interlibrary Organization (ILO) | 2019

 1. Support sistem maupun teknisi masih tetap diberikan selama 1 bulan setelah
pemasangan / instalasi apabila terjadi kendala teknis, selama masih dalam kerangka
modul yang disepakati, dan apabila terjadi kekeliruan akibat kesalahan dalam
penyusunan software.
2. Apabila kekeliruan atau kerusakan terjadi akibat kesalahan operator atau di luar
kerangka modul, maka Perpustakaan Yarsi Jakarta dibebani ongkos akomodasi dan
transport teknisi.
3. Apabila Perpustakaan Yarsi menghendaki menambah modul ataupun report sesudah
sistem selesai, maka akan dikenakan biaya tambahan yang besarnya akan dibicarakan
kemudian.
4. Mengenai proses maintenance setelah lepas dari masa garansi 6 bulan dapat
dibicarakan lebih lanjut.

IX. PENUTUP
Demikian proposal penawaran ini kami buat, atas dan kerjasamanya kami ucapkan
terima kasih.

Interlibrary Organization (ILO) | 2019