Manual de Politicas y Procedimientos PDF

Direccion de Gestión Humana

MANUAL DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS

Agosto, 2011 Página 0 de 248

Dirección de Gestión Humana
Manual de Políticas y Procedimientos

INDICE

Presentación
Gestión Humana
Misión y Visión 5
Estructura Organizacional 6
Funciones 7

Capitulo I
Procedimientos de Reclutamiento y Selección
Base de datos de Candidatos 11
Reclutamiento 16
Selección de Personal 23
Concurso de Oposición 42
Programa de Pasantía 48
Anexos 54

Capitulo II
Procedimientos de Relaciones Laborales
Elaboraccion de Acción de Personal 66
Vacaciones y Licencias 74
Registro Permisos y Amonestaciones 81
Registro y Control de Asistencia 87
Emisión de Constancias y Certificaciones 92
Personal Contratado 97
Pago por Suplencia 101
Suspension de Funciones 106
Exclusión de Nómina 112
Pago de Beneficios Laborales 118
Comisión de Personal 123
Anexos 127

Capitulo III
Procedimientos de Compensación y Beneficios
Afiliación a las Administradoras de Fondo de Pensiones (AFP) 133
Afiliación a las Administradoras de Riesgo de Salud (ARS) 139
Riesgos Laborales 148
Pensión por la Ley No. 379‐81 de Reparto 158


Pensión por las Administradoras de Fondo de Pensiones (AFP) 164
Subsidio por Enfermedad Común 171
Subsidio por Manternidad y Lactancia 185
Prestamos “Empleado Feliz” 197
Incorporación a Carrera Administrativa 202
Beneficios Instituto Nacional de la Vivienda (INAVI) 208
Compensación por Fallecimiento 212
Anexos 217

Capitulo IV
Procedimientos de Evaluación del Desempeño
Evaluación del Desempeño 221
Anexos

Capitulo V
Procedimientos de Capacitación y Desarrollo
Detección de Necesidades de Capacitación 230
Programación Trimestral de Actividades 235
Ejecucción de Programas de Capacitación 239
Anexos 245

Capitulo VI
Procedimientos de Programas Especiales
Organización de Actividades y Eventos 252



PRESENTACION

Desde el año 2006 a la fecha, la Dirección de Gestión Humana de la Procuraduría General de la
República, ha venido ejecutando acciones contundentes para el fortalecimiento de la gestión del
capital humano de nuestra institución.

Numerosos proyectos han sido impulsados en este periodo, que han abarcado desde una racional
organización de la información física y digital relativa a los empleados, hasta el desarrollo de
diferentes herramientas que han facilitado la implementación y el seguimiento de los diferentes
sub‐sistemas de recursos humanos.

Estas acciones, junto al apego estricto a la normativa y reglamento que nos rige, nos han hecho
merecedores de los más altos reconocimientos por parte de diferentes organizaciones del Estado y
de la sociedad civil.

En esta oportunidad, hemos querido hacer otro gran aporte al proceso de institucionalización que
hemos estado implementando, con la presentación de este ¨Manual de Políticas y Procedimientos
de Gestión Humana¨.

El presente instrumento, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la
información y/o las instrucciones de ejecución operativo‐administrativa de la Dirección de Gestión
Humana, con el objetivo de incrementar la eficiencia, la calidad y la productividad; estimular la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados; coadyuvar a la ejecución correcta
y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

El Ministerio Público, y en especial esta Dirección, quieren agradecer la valiosa cooperación que
para la materialización de este proyecto ofreció la Agencia de los Estados Unidos de América para
el Desarrollo Internacional (USAID), a través del Proyecto Justicia y Gobernabilidad
(DPK Consulting), cooperación que abarcó desde la capacitación del personal del área, hasta la
diagramación e impresión del mismo.


Quiero hacer un especial reconocimiento al Mag. Procurador General de la República, Dr.
Radhámes Jiménez Peña, por el apoyo brindado para el crecimiento cualitativo y cuantitativo de
esta área, así como a todo el personal de la Dirección de Gestión Humana, sin cuya entrega y
compromiso no hubiese sido posible la consolidación de esta acariciada meta.

Lic. Rossanna Dalmasí
Directora de Gestión Humana



DIRECCION DE GESTION HUMANA
Creada para administrar el capital humano con que cuenta la institución. Por lo tanto, nuestra
responsabilidad es promover y facilitar la apropiación de los principios éticos institucionales a
través de programas de formación al personal para que no sólo los respete sino también los
comparta.

Bajo las políticas y normativas que nos rigen, ofrecemos los diferentes servicios que facilitan la
gestión del capital humano, estos son: reclutamiento y selección; relaciones laborales; evaluación
y compensación y capacitación y desarrollo.
El alcance en la prestación de estos servicios esta orientado a las demandas específicas del
ministerio público y de todo el personal de apoyo, técnico y administrativo de la Procuraduría
General de la República y sus dependencias.
La aprobación de políticas, normas y reglamentos, así como todo lo referente a los planes de
beneficios y desarrollo, es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana de la Procuraduría
General de la República.
Nuestra Misión:
Somos agentes multiplicadores del crecimiento humano de la organización, dotándola del talento
humano más idóneo del mercado laboral, desarrollando y actualizando sus potencialidades a fin
de que la Procuraduría General de la República cumpla a cabalidad sus objetivos institucionales.

Nuestra Visión:
Ser el agente multiplicador de la cultura institucional y del crecimiento integral del talento
humano, y ofrecer los mejores servicios de gestión humana a los usuarios internos y externos.


ESTRUCTURA GESTION HUMANA



FUNCIONES

Reclutamiento y Selección de Personal

En este Departamento encontrará la asistencia personalizada de un equipo de profesionales que
les suministrarán todas las informaciones necesarias en materia de orientación psicológica,
conductual y ética. Por otro lado, son los responsables del manejo y control de todos los
concursos Internos y Externos de vacantes solicitadas y de cubrir los puestos de nueva creación
dentro de la institución, así como también de las actualizaciones a los Manuales de Cargos
Relaciones Laborales

Este departamento tiene como objetivo fundamental, contar con la información sistemática de la
trayectoria de los empleados en la institución, integrando a su expediente todas las novedades,
llevar el control de las incidencias administrativas laborales; así como el proceso de suspensión y
desvinculación de los empleados.

Compensación y Beneficios

Nuestro reto es diseñar, desarrollar e implementar un modelo de compensación efectivo
que sea la columna vertebral en la que se apoya la Misión de esta Dirección de Gestión
Humana y que permita a nuestros colaboradores una real motivación y satisfacción por el
trabajo que realiza

Evaluación del Desempeño

Este Departamento tiene a su cargo la elaboración de la programación anual de las aplicaciones de
las Evaluaciones del Desempeño, tecnificar las herramientas e informar a los supervisores la
metodología a implementar. Otro aspecto de gran importancia es que registra todos los resultados
obtenidos por parte de los colaboradores para la medición del rendimiento de los mismos a través
del tiempo dentro de la institución.



Capacitación y Desarrollo

La Dirección de Gestión Humana es responsable de la capacitación y adiestramiento del Ministerio
Público en materia administrativa, del personal administrativo de las fiscalías así como del
personal de apoyo, técnico y administrativo de la institución y sus dependencias.

La Escuela Nacional del Ministerio Público es responsable de preparar al personal del Ministerio
Público en materia fiscal y jurídica para desarrollar sus potencialidades, y mantenerse actualizado.
Así mismo será responsable de conducir la detección de necesidades de capacitación para todo el
personal de la Procuraduría General de la República.
Programas Especiales

Este Departamento tiene como objetivo promover y organizar las actividades que propicien la
integración y el compromiso social de los empleados, así como las estrategias de responsabilidad
social que debe cumplir la institución.



Control de Documento

Versión Autor Responsable (s)
No. 1 Dirección de Gestión Humana Director/a de Gestión Humana

Lista de Distribución

Puesto Institución Datos de Contacto Medio
Procurador General de la Procuraduría General Edificio Palacio de Justicia, Digital
República de la República Av. Jiménez Moya Esquina
Juan de Dios Ventura Simó,
Centro de los Héroes
Digital

Director/a de Carrera del Procuraduría General Edificio Palacio de Justicia,
Ministerio Público de la República Av. Jiménez Moya Esquina
Centro de los Héroes Digital

Directores de Procuraduría General Edificio Palacio de Justicia,
Dependencias de la República Av. Jiménez Moya Esquina
Centro de los Héroes Digital

Directores y Encargados Procuraduría General Edificio Palacio de Justicia,
Departamentales de la República Av. Jiménez Moya Esquina
Juan de Dios Ventura Simó, Digital
Encargados de Gestión Centro de los Héroes
Humana de
dependencias Dependencias Varios Digital

Aprobación

Máxima Autoridad Superior Inmediato Período de Revisión
Procurador General de la República Director/a de Gestión Humana Cada 12 meses

Firma Firma



Reclutamiento y Selección


RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

Base de Datos de Candidatos




I. Descripción General

1. Objetivo del procedimiento
Contar con un archivo físico y digital de los expedientes de los aspirantes a ingresar a la
institución, depositados en la Dirección de Gestión Humana, que permita su organización y
rápido acceso, a los fines de satisfacer las demandas de personal.

2. Alcance
Comprende a todos los aspirantes a cargos administrativos de la Institución a nivel
nacional.

3. Fundamentos y herramientas de apoyo
Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No. 41‐08 de Función Pública, su
Reglamento No. 524‐09 y el Instructivo de Reclutamiento y Selección de Personal del
Ministerio de Administración Pública (MAP).

II. Políticas
¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana la guarda y custodia de los expedientes
de los aspirantes a ingresar a la institución en cargos administrativos.

¾ La Dirección de Gestión Humana no recibirá expedientes incompletos, ni en originales.

¾ En los casos de concursos internos y/o externos los expedientes de aspirantes deben ser
depositados en la Dirección de Gestión Humana en los plazos establecidos.

¾ El tiempo de vigencia de los expedientes es de un (1) año, a partir de la recepción en la
Dirección de Gestión Humana.



III. Documentos Relacionados

Código del Documento Nombre del Documento o Datos
GH‐RS‐01 Formulario Solicitud de Empleo.
GH‐RS‐02 Formulario recepción de documentos
S/C Base de Datos de Candidatos
S/C Base de datos interna
S/C Registro de aspirantes recomendados
S/C Bases del Concurso
S/C Instructivo de Reclutamiento y Selección de Personal del Ministerio de
Administración Pública (MAP)
S/C Reglamento No. 524‐09 de aplicación de la Ley No. 41‐08
S/C Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público
S/C Expediente Candidato.
IV. Definición de Términos Principales
¾ Expediente candidato: Conjunto de documentos que reflejan la formación académica.

¾ Base de Datos de Candidatos: Archivo físico y digital que contiene los expedientes de
candidatos a ingresar a la institución o aquellos que han superado las evaluaciones en los
concursos y no fueron seleccionados para ocupar las plazas vacantes en los cargos
concursados.

¾ Formulario recepción de documentos: Formulario control de recepción de documentos.
V. Descripción del Procedimiento
1. Recepción y archivo de Expedientes.

1.1. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe expediente de candidato, revisa y entrega
al Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección.

1.2. Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección, clasifica el expediente por nivel
académico y/o tipo de carrera, registra en la base de datos interna y guarda en el archivo físico.



¾ En caso de que el expediente del candidato sea recomendado por el Procurador General de la
República o por un empleado, serán guardados en registro de aspirantes recomendados.

2. Recepción y archivo expedientes de postulantes para concursos de oposición.

2.1. Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección, verifica que el expediente tenga todos
los requisitos solicitados.

¾ Si el candidato no cumple con los requisitos exigidos en el aviso de concurso o el expediente
está incompleto, no se reciben documentos y se le informa las causas.

2.2. Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección, actualiza base de datos, enumera con
el código del concurso y coordina con Encargado/a de Reclutamiento y Selección para ser enviados
al jurado del concurso para su posterior conciliación.

VI. Control de Registros

Código Título Responsable Medio Tiempo Lugar de Disposición Final
Archivo Archivo

Solicitud de Expediente
GH‐RS‐01 Secretaria Físico ‐
Empleo candidato
‐
Formulario Encargado/a
Archivo
GH‐RS‐02 recepción de Reclutamiento Físico ‐ Archivo muerto
interno
documentos y Selección
Bases de Encargado/a
Físico y
R/S datos Reclutamiento Digital 1 año Eliminación
digital
internas y Selección
Encargado/a
Expediente Archivo
R/S Reclutamiento Físico ‐ Archivo muerto
candidatos Interno
y Selección


VII. Diagramas de Flujo



Reclutamiento


Reclutamiento

Atraer candidatos internos y/o externos que cumplan con el perfil del cargo para cubrir las
plazas vacantes.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional, así como también a
personas externas a la misma, para cargos administrativos.

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, La ley No. 41‐08 de Función Pública, su
Reglamento de Aplicación No. 524‐09 y el Instructivo de Reclutamiento y Selección de
Personal del Ministerio de Administración Pública (MAP).

II. Políticas
¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana reclutar los candidatos más idóneos
para ocupar las plazas vacantes.

¾ Las plazas vacantes serán cubiertas en primer lugar mediante concursos internos y en caso de
declararse desiertos, se convocará a concurso externo.


Reclutamiento

GH‐RS‐02 Formulario de recepción documentos
GH‐RS‐03 Formularios de Requisición de Personal
GH‐RS‐04 Modelo publicación Aviso de Vacantes
GH‐RS‐05 Formato Registro de Aspirantes/ Base de datos interna
S/C Manual de Cargos y Competencias
S/C Bases de Concursos
S/C Expediente Candidato
¾ Vacante: Puesto que no tiene titular a consecuencia de cualquier causa, el cual se haya
disponible.

¾ Formulario Requisición de personal: Documento de solicitud de personal para cubrir las plazas
vacantes.

¾ Aviso de Vacante: Formato de publicación de vacantes.

¾ Perfil del cargo: Conjunto de requerimientos, conocimientos, características y habilidades que
una persona debe poseer para un desempeño eficiente.

¾ Solicitud de empleo: Formulario que sirve para recabar información personal y profesional de
los aspirantes.

¾ Manual de Cargos: Documento que contiene las descripciones de los cargos.


Reclutamiento

¾ Instructivo de Reclutamiento y Selección: Documento que contiene el procedimiento a seguir
para el reclutamiento y selección de personal en la administración pública.

¾ Bases del Concurso: Documento técnico jurídico que contiene las condiciones legales y los
procedimientos técnicos que regularán la celebración de un concurso para cubrir cargos de
carrera administrativa.

1. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, Recibe oficio de solicitud de personal y analiza:

¾ Motivo que genero la vacante.
¾ Cantidad de plazas vacantes.
¾ Disponibilidad presupuestaria para cubrir el cargo.
¾ Si es una sustitución o creación.
¾ Grupo ocupacional al que pertenece la posición requerida.
¾ Verifica si el cargo vacante está aprobado por el Ministerio de Administración Pública.
¾ Consulta el Manual de Cargos por Grupo Ocupacional e imprime el perfil del puesto que
corresponde.

En caso de ser creación el oficio tendrá que estar autorizado con la firma del Procurador General
de la República. Además deberá explicar donde se seleccionaran los fondos para la designación del
sueldo.

2. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, verifica si existe algún empleado que cumpla con el
perfil en las bases de datos internas.



Reclutamiento

¾ En este caso, se gestionará la aprobación del supervisor del área y la actualización del
expediente del candidato. Conforme a requerimientos en las bases del concurso.

¾ Para el llenado de las vacantes que queden producto de la promoción y /o asenso se seguirán
los pasos anteriores.

3. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, genera el aviso de la vacante, publica a través de
los medios de comunicación institucional.

4. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, crea base de datos para el registro de los
expedientes de candidatos y remite al Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección, para
recepción de documentos.

5. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe del Auxiliar Administrativo de Reclutamiento
y Selección base de datos con las informaciones generadas de la recepción de expediente, así
como también los expedientes físicos para el proceso de depuración.

¾ Cuando las vacantes no sean cubiertas por los mecanismos anteriores, ver el procedimiento
Concurso de Oposición.

6. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, crea base de datos para el registro de los
expedientes de candidatos y remite al Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección, para
recepción de documentos.

7. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe del Auxiliar Administrativo de Reclutamiento
y Selección, los expedientes enumerados y remite a la comisión del jurado para la conciliación de
los mismos.


Reclutamiento

8. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe del comité del jurado los expedientes que
aprobaron y procede al proceso de selección.

¾ De hallarse desierto o nulo el concurso se realizará concurso externo, siguiendo los pasos
anteriores.


Archivo Archivo
Físico y
GH‐RS‐01 Solicitud de Reclutamiento 1 año Físico Eliminar
Digital
Empleo y Selección
Físico en
Físico y carpeta y
GH‐RS‐02 Recepción de Reclutamiento ‐ Archivo muerto
digital expediente
candidato
Carpeta
Formulario Encargado/a física y
Archivo muerto
GH‐RS‐03 Requisición Reclutamiento Físico expediente

de Personal y Selección ‐ del
empleado
Oficio
Supervisor del Físico y Físico en
S/C Solicitud ‐ Archivo muerto
Área Digital carpeta
Personal
Encargado/a
Base de Físico y
S/C Reclutamiento 1 año Físico Eliminar
Datos Interna Digital
y Selección


Reclutamiento


DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

Selección de Personal



Dotar a la institución del personal idóneo para ocupar las plazas vacantes.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional, así como también a
personas externas a la misma, para puestos administrativos.

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, ley No. 41‐08 de Función Pública, su
Reglamento de Aplicación No. 524‐09 y Instructivo de Reclutamiento y Selección de

II. Políticas
¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana seleccionar y evaluar a los candidatos
que cumplan con el perfil del cargo vacante.

¾ Se seleccionará para ocupar la plaza vacante al candidato con mayor puntuación, en caso de
empate el Supervisor del Área entrevistará a ambos y tendrá la decisión final.

¾ La puntuación mínima para aprobar el proceso de selección será de 75 puntos.

¾ Los concursantes que deseen revisión tendrán que enviar una comunicación a la comisión del
jurado, quien dará respuesta en el tiempo establecido en las bases del concurso.




GH‐RS‐03 Formularios de Requisición de Personal
GH‐RS‐05 Formulario de Referencias Laborales.
GH‐RS‐06 Tabla de ponderación calificación total
GH‐RS‐07 Formulario Control de candidatos.
GH‐RS‐08 Plantilla de presentación Resultados
S/C Expediente Candidato.
S/C Manual de Cargos y Competencias.
S/C Pruebas Psicológicas.
S/C Reglamento No. 524‐09 de aplicación de la Ley 41‐08


¾ Base de datos interna: Conjunto de expedientes almacenados sistemáticamente.

¾ SIC: Sistema que permite verificar los antecedentes judiciales de un candidato.

¾ BatPsico: Herramienta tecnológica de corrección de pruebas Psicométricas.

¾ TEA: Herramienta tecnológica que permite obtener el perfil de cada candidato acorde a las
respuestas seleccionadas por el mismo.



1. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe informe por escrito del Auxiliar
Administrativo de Reclutamiento y selección, sobre los candidatos que aprobaron la evaluación
curricular y el levantamiento de referencias laborales.

¾ Cuando los candidatos sean externos, el Encargado/a de Reclutamiento y Selección verificará
los antecedes judiciales de los mismos a través del SIC.

¾ Accede a www.sic.gob.do, selecciona el nombre de usuario y contraseña y hace clic en enter.

¾ Introduce el nombre del candidato y/o el número de cédula para la generación del reporte y
hace clic en enter.

¾ Verifica los datos del reporte e imprime para anexar al expediente del candidato.


¾ Los candidatos con antecedentes penales, no pasarán a la convocatoria de aplicación de
pruebas psicométricas y entrevistas.

2. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, entrega al Auxiliar Administrativo de Reclutamiento
y Selección, los expedientes de los candidatos que aprobaron la etapa depuración para la
entrevista inicial.

3. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, aplica las pruebas técnicas o de conocimiento a los
candidatos.

4. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, aplica las pruebas psicométricas, a los candidatos
que hayan obtenido las puntuaciones más altas en las pruebas técnicas.

4.1 La corrección de las pruebas para el Grupo Ocupacional I, se realizará en el sistema BatPsico, a
través de los siguientes pasos.

¾ Introduce el nombre y la calve de usuario.

¾ En datos, hace clic en nuevo caso e introduce la cédula y/o el nombre del candidato, completa
todos los campos y luego hace clic en aceptar.




¾ Selecciona el tipo de pruebas aplicadas al candidato y llena las casillas con las respuestas
marcadas por los mismos, hace clic en aceptar para la generación del informe.


¾ Luego de haber completado todas las casillas y digitado las puntuaciones de los demás test. Ir a
la casilla de reporte y dar clic en generación de reporte.


¾ Digita nuevamente la cédula del candidato/a y hace clic en busca para visualizar el informe de
las pruebas aplicadas e imprime.



4.2 La corrección de las pruebas para el Grupo Ocupacional II al V, se realizará con el sistema TEA,
siguiendo los siguientes pasos:

¾ Accede a la página de TEA corrige www.teacorrige.com, e introduce el e‐mail y la contraseña y
da clic en aceptar.



¾ Selecciona e‐perfil y elige la prueba que fue aplicada a los evaluados. Da clic sobre la
misma.



¾ Hace clic en Alta para poder registrar al evaluado, elije la opción nuevo sujeto, llena las casillas
solicitadas y seleccionar guardar.



¾ Selecciona el ¨Baremo General España¨ y llenar las casillas con las respuestas marcadas por el
evaluado, hace clic en grabar.



¾ Hace clic en buscar, luego en perfil para generar el reporte en formato PDF e imprime.








5. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, analiza los resultados arrojados en el informe de las
pruebas psicométricas, califica y registra en la plantilla de resultados final y en registra en el
expediente del candidato.

6. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, aplica las pruebas de ejecución de labores, a los
candidatos que cumplan con el perfil del puesto (de acuerdo a los resultados obtenidos en las
pruebas psicométricas).

7. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, realiza la entrevista de selección a los candidatos.

8. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora informe general del proceso de selección
tomando en cuenta los siguientes puntos:
¾ Candidato que obtuvo la mayor puntuación.
¾ Quien o quienes quedan en el Base de Datos de Candidatos.
¾ Quien o quienes no resultaron elegibles.



9. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, remite al candidato con la mayor puntuación a
realizarse las pruebas médicas correspondientes.

10. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, entrega informe con resultados con los resultados
correspondientes al Director/a de Gestión Humana para la firma y remite al supervisor del área la
plantilla de resultado final.

11. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe del Supervisor del Área solicitud de
designación del candidato.

12. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, entrega la solicitud de designación al Encargado/a
de Relaciones Laborales junto al expediente. Ver Procedimiento de Acción de Personal.

13. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, envía a los candidatos que no aprobaron
comunicación informándole los resultados.


Código Título Responsable Medio Tiempo Lugar de Disposición
Archivo Archivo Final

Formulario Encargado/a Carpeta física
GH‐RS‐03 Requisición de Reclutamiento Físico 1 año y expediente Eliminar
Personal y Selección del empleado

Oficio
Supervisor del Físico y Expediente
S/C designación de 1 año Eliminar
Área Digital del candidato
personal
Encargado/a Archivo Archivo
Perfil del Físico y
S/C Reclutamiento Indefinido Gestión Gestión
puesto digital
y Selección Humana Humana

Encargado/a
Expediente de
S/C Reclutamiento Físico 1 año Eliminar
candidato Archivo
y Selección
interno




Concurso de Oposición




Brindar igualdad de oportunidades a los candidatos que cumplan con el perfil del cargo
para ocupar una plaza vacante.

2. Alcance
Comprende a todos los aspirantes internos y externos a ocupar cargos administrativos.

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, ley No. 41‐08 de Función Pública, su
Reglamento Aplicación No. 524‐09 y el Instructivo de Reclutamiento y Selección de

II. Políticas
¾ La Dirección de Gestión Humana debe solicitar a la máxima autoridad de la institución la
autorización para cubrir la vacante de un cargo de carrera, mediante concurso público.

¾ Se convocará a concurso, cuando no existan candidatos idóneos en la Base de Datos de
Candidatos.

¾ Las convocatorias a los concursos serán difundidas y divulgadas por los diversos medios de
comunicación internos y/o de circulación nacional.

¾ Se conformará un registro con los documentos y resultados generados por cada concurso.

¾ Se conformará un Jurado Ad‐Hoc, constituido por el Procurador General de la República o un
representante, el Director/a de Gestión Humana y el Supervisor del Área, que dará seguimiento
a cada uno de los pasos del concurso.

¾ En primera instancia se realizarán concursos internos y luego los concursos externos.



¾ En los concursos para ascensos sólo podrán participar los servidores públicos incorporados a la
carrera administrativa.


GH‐RS‐01 Formulario Solicitud de Empleo
S/C Perfil del Cargo
S/C Bases del Concurso

¾ Concurso Interno: Permite la oportunidad de ascenso de los servidores públicos.

¾ Concurso Externo: Dirigido a todos los ciudadanos que cumplan con el perfil del puesto.
1. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, confirma que el perfil del puesto este actualizado,
si no lo tiene debe elaborarlo.

2. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, verifica la existencia de las pruebas técnicas, de
conocimiento y psicométricas para el puesto en cuestión, en caso de que no estén disponibles en
la institución debe gestionar su compra o elaborarlas.



3. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora las bases del concurso y aviso de la
vacante.

4. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora solicitud de aprobación al Consejo Superior
del Ministerio Público y remite al Director/a de Gestión Humana para la firma.

5. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, gestiona la publicación del llamado a concurso.

6. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora la tabla ponderación total calificación y la
plantilla de ponderación de los resultados finales y remite al Director/a de Gestión Humana para
la aprobación.

¾ Ver punto No. 2, procedimiento de Base de Datos de Candidatos.

7. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, verifica de los expedientes de los candidatos la
formación académica, la puntuación de las dos últimas evaluaciones del desempeño y el tiempo
de servicio en la institución.

8. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, asigna a cada expediente las puntuaciones
arrojadas y registra en la plantilla de presentación resultados finales.

9. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, entrega al Auxiliar Administrativo de Reclutamiento
y Selección, para que convoque los candidatos.

10. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, aplica las pruebas de conocimiento, psicométricas
y prácticas y se realiza entrevista. Ver procedimiento de Selección de Personal.

11. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora informe con resultados finales y
candidatos con mayor puntuación a la firma del Director/a de Gestión Humana para remitir al
Jurado Ad‐Hoc.


12. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe del Jurado Ad‐Hoc el candidato ganador y
remite al Encargado/a de Relaciones Laborales para la designación. Ver procedimiento de
Elaboración de Acción de Personal.


Archivo Archivo

Solicitud de Archivo Expediente del
GH‐RS‐01 Secretaria Físico
Empleo GH candidato
‐
Por
GH‐RS‐02 recepción de Reclutamiento Físico ‐ Archivo interno
plazas
Encargado/a Por
Base de datos Reclutamiento áreas y
S/C Digital 1 año Físico y digital
interna y Selección por
concurso





Programa de Pasantía


Programa de Pasantías

Brindar a los estudiantes universitarios o bachilleres la oportunidad de realizar sus horas
prácticas, para que los mismos puedan afianzar e incrementar los conocimientos teóricos
en las diferentes áreas académicas y de especialización.

2. Alcance
Comprende a todos los estudiantes universitarios o bachilleres a nivel nacional.

Formulario Solicitud de Pasantía, Sistema de Investigación Criminal (SIC), base de datos
interna y certificaciones, carta de aprobación de los padres o tutor legal, en caso de los
menores de edad.

II. Políticas
¾ Es de carácter obligatorio estar matriculado en la universidad, politécnico, escuela o colegio.

¾ Toda solicitud de pasantía debe estar sustentada por una constancia del centro de formación
académica correspondiente.

¾ Las solicitudes de pasantía para menores de edad, deben tener anexo la autorización de los
padres o tutor legal donde desvincule a la institución de cualquier daño o perjuicio contra el
menor.

¾ El tiempo de duración y las horas de prácticas del pasante será el designado en la solicitud de
pasantía. Las cuales serán realizadas en días laborables.

¾ La evaluación del período de pasantía y la calificación final, serán responsabilidad del
supervisor del área, quien lo remitirá a la Dirección de Gestión Humana, a través del formulario
de evaluación del pasante emitido por la entidad solicitante.


¾ Toda certificación de pasantía será emitida por la Dirección de Gestión Humana, después de
concluirse las horas prácticas.

¾ Las horas de pasantías en la institución no recibirán remuneración económica.

¾ Se considerara causa de término de las horas prácticas y la perdida del derecho a certificación,
cuando el pasante incurra en el irrespeto a las normas y disposiciones institucionales.


GH‐RS‐09 Formulario de Solicitud pasantía
S/C Certificación
S/C Manual de Cargos y Competencia de la Dirección General de Gestión Humana

¾ Formulario solicitud de pasantía: Formulario para recabar información rápida y precisa de los
estudiantes que desean realizar sus horas prácticas.

¾ Pasantía: Práctica que realiza un estudiante de término para desarrollar sus conocimientos y
habilidades.

¾ Certificaciones: Documento que avala la realización de horas prácticas.

1. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe solicitud de pasantía y verifica:

¾ De ser un menor, carta de autorización del padre o tutor y copia de cedula del mismo.

¾ Que el formulario de solicitud de pasantía este debidamente completado y anexos.

2. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, verifica en el Sistema de Investigación Criminal y
revisa que el pasante no tenga antecedentes penales.

¾ Si el solicitante tiene antecedentes penales, no se continuará con el proceso y será notificado
de dicha decisión.

3. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, identifica departamentos o plazas afines con el
área de estudio y coordina con las divisiones de gestión humana y/o directores de
departamentales.

¾ En caso de ser rechazada la solicitud o que no existan plazas, se notificará al solicitante.

4. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora comunicación de remisión y entrega al
Director/a de Gestión Humana para la aprobación.

5. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, remite la comunicación aprobada y anexos.

6. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, se contacta al solicitante e informa la fecha y el
lugar donde debe presentarse.

7. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, notifica a Secretaria para la elaboración de carnet
de identificación del pasante.


8. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, recibe comunicación del supervisor del área o
dependencia donde se realizó la pasantía, con las horas trabajadas y la puntuación promedio de la
evaluación.

8. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, elabora la certificación y remite al Director/a de
Gestión Humana para la firma.

9. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, entrega certificación al pasante y fotocopia
recibida al Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección.


Formulario Encargado/a Archivo
Físico y 12
GH‐RS‐09 Solicitud de Reclutamiento Reclutamiento Eliminar
Digital Meses
Pasantía y Selección y Selección
Encargado/a Archivo
Base de datos Físico y 12
S/C Reclutamiento Reclutamiento Eliminar
Interna Digital Meses
y Selección y Selección




ANEXOS


ANEXO 1: Formulario de Recepción de Documento



ANEXO 2: Formulario de Recepción de Personal


ANEXO: Documentos Online

1. Formulario de Solicitud de Empleo, www.pgr.gob.do
2. Formato Aviso de Vacante, www.pgr.gob.do
3. Formato Aviso de Concurso www.pgr.gob.do
4. Plantilla de Resultado Final www.pgr.gob.do
5. Formulario de Referencias Laborales www.pgr.gob.do
6. Formulario Evaluación de Pasantía www.pgr.gob.do
7. Formato Certificación de Pasantía www.pgr.gob.do



RELACIONES LABORALES
Elaboración de Acción de Personal
(Designación, Reingreso, Traslado, Reclasificación,
Ascenso y Aumento de Sueldo)



Elaborar las acciones de personal (Designación, Reingreso, Traslado, Reclasificación,
Ascenso y Aumento de Sueldo) de los empleados de la Institución.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional.

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No. 41‐08, de Función Pública, el
Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09 y el Aplicativo de Gestión Humana.

II. Políticas
¾ Todo movimiento de personal de un departamento y/o dependencia a otro debe estar
amparado por una acción de personal.

¾ Es de carácter obligatorio la recepción de la acciones de personal por partes de los empleados.

¾ Los empleados que sean avisados y no pasen afirmar a tiempo su acción de personal de
designación o reingreso, se le retendrá el sueldo.

¾ Todos los empleados deberán tener un expediente físico, donde conste su trayectoria en la
institución.

¾ Los expedientes de personal deben permanecer bajo la guardia y custodia de la Dirección de
Gestión Humana.



¾ Los expedientes de los empleados/as inactivos deben permanecer por los menos un mínimo de
dos (2) años la Dirección de Gestión Humana.

¾ Los expedientes del personal deben ser actualizados anualmente.

¾ La Dirección de Gestión Humana entregará carta para elaboración de carnet a los empleados.

¾ Todos los empleados deberán usar su carnet de identificación institucional en lugar visible,
durante la jornada laboral.


S/C Ley No. 41‐08, de Función Publica
S/C Reglamento de Relaciones Laborales No. 523‐09
S/C Solicitud del Supervisor

¾ Acción de Personal: Formulario que se utiliza para ejecutar los movimientos y novedades del
personal.

1. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe documento y anexos de Encargado/a de
Reclutamiento y Selección, revisa y entrega al Analista de Relaciones Laborales.

2. Analista de Relaciones Laborales, recibe documentos y anexos:


2.1 Si es una designación de personal, accesa al aplicativo de Gestión Humana.


¾ Si el empleado ya tiene un código en el sistema, se trabaja como un reingreso.

2.2 Si es un traslado, ascenso, reclasificación, aumento de sueldo o reingreso, se elabora la acción
de acuerdo al tipo de novedad



3. Analista de Relaciones Laborales, imprime, revisa, firma y entrega a la Encargado/a de
Relaciones Laborales.

4. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y anexos, revisa, firma y
entrega a la directora/a de Gestión Humana.

5. Directora de Gestión Humana, recibe acción de personal y anexos y revisa que todo este
correcto y firma.

¾ Si hay algo incorrecto devuelve a la Encargada de Relaciones Laborales

6. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe acción y anexos, revisa, firma y entrega al
Directora/a de Gestión Humana, para la firma del Procurador General de la República.



7. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y anexos, registra en
el libro control de acción de personal y entrega con acuse de recibo en el libro control de acciones
a la Dirección Administrativa y Financiera.

8. Analista de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y aprobada por la Contraloría y
notifica al supervisor del área y al empleado.

¾ Si la acción de personal no es aprobada por la Contraloría, porque la persona figura en la
nómina de otra Institución del Estado, procede a llamar al Supervisor inmediato para
informarle que gestione la decisión del candidato/a y de acuerdo a la decisión del mismo de
pertenecer o no a la institución se continúa con el paso 2.1 o se anula la acción de personal.

9. Analista de de Relaciones Laborales, entrega al empleado: copia de acción de personal, copia
de la descripción de cargo, manual de inducción, código de ética, carta de carnet y remite al
Auxiliar Administrativo de Evaluación y Compensación (Ver Procedimientos de Afiliación al Sistema
Dominicano de Seguridad Social).

10. Analista de Relaciones Laborales, entrega acción de personal y anexo al Auxiliar
Administrativo de Relaciones Laborales, para abrir el expediente del empleado y archivar.

11. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, Recibe acción de personal y anexos, abre
expediente del empleado y entrega al Encargado de Archivo para que repose en el expediente del
empleado.

Archivo Archivo
Analista de
Acción de Expediente Archivo de
GH‐RL‐01 Gestión Físico Indefinido
Personal Empleado Gestión Humana
Humana


VII. Diagrama de Flujo



Registro de Vacaciones y Licencias




Registrar las vacaciones y licencias del personal de la Institución.

2. Alcance

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No. 41‐08, de Función Pública y el
Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09.

II. Políticas

¾ El personal tendrán derecho a disfrutar sus vacaciones, después de un (1) año continuo de
trabajo.

¾ El tiempo laborado en otra institución del Estado se tomará en cuenta al calcular los días de
vacaciones a disfrutar, previa notificación escrita a la Dirección de Gestión Humana.

¾ Solo serán acumuladas las vacaciones de dos (2) años consecutivos y se prohíbe el pago de las
vacaciones no disfrutadas.

¾ El supervisor del área de mayor nivel jerárquico deberá enviar a más tardar el 15 de enero de
cada año la programación anual de las vacaciones del personal bajo su dependencia.

¾ El supervisor del área tendrá derecho a posponer el disfrute de las vacaciones del personal
bajo su supervisión, por razones institucionales.



¾ Los supervisores de áreas deberán notificar a la Dirección de Gestión Humana, con quince (15)
días de anticipación los cambios en la programación anual de las vacaciones del personal bajo
su dependencia.

¾ Las licencias médicas deben estar avaladas por un certificado médico.


GH‐RL‐01 Acción de Personal
GH‐RL‐02 Formulario Programación Anual de Vacaciones

¾ Vacaciones: Descanso al que tiene derecho el empleado después de un (1) año continúo de
labores.

¾ Licencias: Ausencias al trabajo por un período mayor de tres (3) días.

1. Vacaciones

1.1 Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe solicitud o relación de vacaciones y
accesa al aplicativo de Gestión Humana.




1.2. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, verifica en el expediente digital que las
vacaciones solicitadas correspondan al año que indican y los días a disfrutar correspondan a los
años de servicios.

¾ Si hay algún error, solicita al Encargado de Archivo el expediente físico, verifica si tiene
certificación de otra Institución del Estado, informa al superior inmediato y al empleado, los
días que realmente le corresponde disfrutar o el año.

1.3. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, digita acción de personal y entrega
documento al Encargado de Archivo, para que repose en el expediente del empleado.


2. Licencias

2.1 Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe solicitud y verifica los anexos.

¾ Si hay algún error o falta alguna documentación, informa al superior inmediato o al empleado y
devuelve para corrección.

2.2 Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, elabora acción de personal, imprime, revisa,
firma y entrega al Encargado/a de Relaciones Laborales.

¾ Si la licencia es médica, el Encargado/a de Relaciones Laborales, revisa, firma y Entrega al
Departamento de Evaluación y Compensación. (Ver Procedimiento Subsidio por Enfermedad
Común y Subsidio de Maternidad).

¾ Si la licencia es por estudios, el/a Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, solicita la
aprobación del Procurador General y de la institución donde realizará los estudios.

a) Encargado/a de Relaciones Laborales, revisa acción de personal, firma y entrega al
Director/a de Gestión Humana, para remitir al Procurador General de la República.

b) Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y entrega al Auxiliar
Administrativo I, para remitir el original al Encargado de Archivo y copia al empleado y al
superior del área.



V. Control de Registros

Archivo Archivo
Auxiliar
Formulario Archivo de Gestión
Administrativo Expediente
GH‐RL‐02 Programación Físico Humana
Relaciones Indefinido empleado/a
de Vacaciones
Laborales
Auxiliar
Archivo de Gestión
Solicitud del Administrativo Expediente
S/C Físico Humana
Supervisor Relaciones Indefinido empleado/a

Laborales
Auxiliar
Archivo de Gestión
Licencias Administrativo Expediente
S/C Físico Humana
Médicas Relaciones Indefinido empleado/a

Laborales




ENCARGADO/A
AUXILIAR RELACIONES DIRECTOR/A PROCURADOR
SUPERVISOR ADMINISTRATIVO GESTION HUMANA GENERAL
LABORALES
REMITIE SOLICITUD DE VERIFICA VACACIONES

VACACIONES CORRESPONDIENTES
ELABORA ACCION DE
VACACIONES
REMITE A ENCARGADO
DE ARCHIVO
REMITE LICENCIA VERIFICA ANEXOS
POR ESTUDIOS
SOLICITA
ELABORA ACCION APROBACION FIRMA ACCION DE
FIRMA FIRMA
DE LICENCIA INSTITUCION PERSONAL
ACADEMICA
MEDICA
ENTREGA AL
ENCARGADO DE
ARCHIVO
REMITE AL DEPTO. DE
RELACIONES
LABORALES. (VER
PROC. SUBSIDO POR
ENFERMEDAD COMUN
FIN



Registro de Permisos y Amonestaciones



Registrar en el sistema las solicitudes de permisos y las amonestaciones que sean
depositadas en la Dirección de Gestión Humana.

2. Alcance

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No. 41‐08, de Función Pública,
Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09 y Aplicativo de Gestión Humana.

II. Políticas
¾ Todo permiso o inasistencia debe ser autorizado por el supervisor del área y notificado a la

¾ Toda amonestación debe ser comunicada al empleado y notificada a la Dirección de Gestión
Humana.

¾ La inasistencia de tres (3) días consecutivos o en un mes, sin causa justificada y sin aprobación
del supervisor del área, se considerará abandono del cargo.




GH‐RL‐03 Formulario Solicitud de Permiso e Informe de Tardanzas
S/C Ley 41‐08 de Función Pública
S/C Reglamento No. 523‐09 de Relaciones Laborales
S/C Solicitud de Amonestación y Permiso


¾ Permiso: Inasistencia al trabajo que no exceda tres (3) días.

¾ Amonestación: Sanción que recibe un empleado por cometer una falta leve.

1. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe solicitud de permiso o amonestaciones
del Encargado/a de Relaciones Laborales.

1.1 Si es un permiso, el/a Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, accesa al aplicativo de
gestión Humana, y elabora acción.

¾ Si es un permiso y los días solicitados no correspondan a este tipo de ausencia informa al
Encargado/a de Relaciones Laborales, al superior inmediato del empleado y devuelve
comunicación para su corrección.

1.2 Si es una amonestación, Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, verifica en el
expediente físico si tiene tres o más amonestaciones en el año entrega al Encargado/a de
Relaciones Laborales, para orientar al superior inmediato y al empleado.

2. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, elabora acción de personal y entrega
comunicación al Encargado de Archivo para que repose en el expediente del empleado.




Archivo Archivo
Auxiliar
Licencia Administrativo Expediente Archivo Gestión
S/C Físico Indefinido
Médica Relaciones Empleado Humana
Laborales
Auxiliar
Administrativo Expediente Archivo Gestión
S/C Auto Físico Indefinido
Relaciones Empleado Humana
Laborales







Registro y Control de Asistencia




Llevar el control de la asistencia y puntualidad del personal de planta.

2. Alcance
Comprende al personal de planta de la institución.

Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09 y el Sistema de Ponche.

II. Políticas
¾ El personal deberá dejar constancia de su asistencia al trabajo diariamente, a través de los
medios establecidos.

¾ Todo empleado/a que permita que otro firme o se registre por él será sancionado.


S/C Ley No. 41‐08 de Función Pública
S/C Reglamento No.523‐09 de Relaciones Laborales

¾ Asistencia: Permanencia en el trabajo durante el horario establecido.

¾ Puntualidad: Llegada al trabajo conforme el horario establecido.



1. Encargado/a de Relaciones Laborales, accesa al Sistema Digital de Control de Asistencia, para
procesar los registros diarios.

2. Encargada de Relaciones Laborales, genera reportes conforme al tipo de asistencia.

3. Encargado/a de Relaciones Laborales, imprime reportes, analiza y envía a los diferentes
encargados de áreas con las recomendaciones correspondientes.

4. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe de los diferentes supervisores de áreas solicitud
de sanciones producto de tardanzas e inasistencias. (Ver Procedimiento Registro de Permisos y
Amonestaciones).




Código Título Responsable Medio Tiempo Lugar de Archivo Disposición
Archivo Final
Encargado/a
Reporte de Archivo de
GH‐RL‐05 Relaciones Físico Mensual Eliminar
Asistencia Gestión Humana
Laborales






Emisión de Constancias y Certificaciones




Elaborar las Constancias y Certificaciones que solicite el personal activo e inactivo de la
Institución.

2. Alcance
Comprende a todo el personal activo e inactivo de la institución a nivel nacional.

Expedientes del personal activo e inactivo y aplicativo de Gestión Humana.

II. Políticas
¾ Todos los documentos relativos al estatus o historial del personal deben ser solicitados y
expedidos única y exclusivamente por la Dirección Gestión Humana, debidamente firmados y
sellados.

¾ Las solicitudes de documentos deben realizarse, por lo menos con dos (2) días de anticipación.


GH‐RL‐04 Formulario de Solicitud de documentos


¾ Expediente del Empleado: Conjunto de documentos que reflejan el historial de un empleado
en la institución.

¾ Constancia/Certificación: Documento que avala la información laboral de un empleado.
(nombre, cargo, sueldo, fecha de ingreso).



1. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe solicitud de documentos (constancias,
certificaciones, cartas de carne), a través del Formulario Solicitud de Documento, correo
electrónico, llamadas telefónicas.

2. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, accesa al aplicativo de Recursos Humanos,
busca el código del empleado o personal inactivo.

¾ Si es un personal inactivo, solicita al Encargado de Archivo expediente para ver los datos.

3. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, accesa al Sistema Administrador de Informes y
elabora documento conforme solicitud.



4. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, imprime, revisa, y entrega al Director/a
Gestión Humana/Encargado/a Relaciones Laborales para la firma.

¾ Si hay algún error, el documento regresa donde el/a Auxiliar Administrativo de Relaciones
Laborales para corrección.

5. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, sella y guarda hasta que el solicitante o un
representante las retiren.


Archivo Archivo
Auxiliar
Formulario
Administrativo Gestión
GH‐RL‐04 Solicitud de Físico
Relaciones Mensual Humana Eliminación
Documento
Laborales
Auxiliar

Administrativo
S/C Documento Físico Gestión
Relaciones Mensual Empleado
Humana
Laborales






Personal Contratado


Personal Contratado

Tramitar la elaboración de contratos de trabajo y llevar control de los mismos.

2. Alcance
Comprende a todo el personal contratado a de la institución a nivel nacional.

Ley No.41‐08 de Función Pública, Reglamento No.523‐09 de Relaciones Laborales Y
Aplicativo De Gestión Humana.

II. Políticas
¾ Toda designación por contrato no debe exceder los seis (6) meses.

¾ Todos los empleados contratados deberán tener un expediente físico, donde conste su
trayectoria en la institución.

¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana la guardia y custodia de los expedientes
del personal contratado.

¾ Todos los empleados contratados deberán usar su carnet de identificación institucional en un
lugar visible, durante la jornada laboral.


Personal Contratado


S/C Contrato de trabajo

¾ Contrato de Trabajo: Acuerdo de trabajo entre la institución y una persona física por un
período de tiempo establecido.

1. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe solicitud elaboración de contrato y anexos, digita,
imprime comunicación dirigida a la Dirección Legal y Administrativa y entrega a Director/a Gestión
Humana para la firma.

2. Encargado/a Relaciones Laborales, recibe contrato, registra en base de datos, fotocopia y
remite al área correspondiente y al Auxiliar Administrativo I.

3. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe copia contrato, abre expediente y
entrega al Encargado/a de Archivo, para que repose en el archivo de Gestión Humana.

Código Título Responsable Medio Modo de Tiempo Lugar de Disposición
clasificación Archivo Archivo Final
Archivo Archivo
Contrato de Dirección Legal
S/C Físico Gestión Inactivo
Trabajo Administrativa ‐ 6 meses
Humana


Personal Contratado
VI. Diagramas de Flujo



Pago por Suplencia


Pago por Suplencia

Tramitar el pago de Suplencia por Enfermedad Común y Maternidad.

2. Alcance
Comprende a todo el personal fijo de la institución a nivel nacional; y será de estricto
cumplimiento, basado en la Ley No. 87‐01 del Sistema Dominicano de Seguridad Social y
sus Reglamentos de Aplicación.

Este procedimiento cuenta con el apoyo de la Ley No. 87‐01 del Sistema Dominicano de
Seguridad Social y sus Reglamentos de Aplicación.

II. Políticas

¾ Para la solicitud del pago por suplencia el Supervisor del Área debe enviar la licencia del
personal a la Dirección de Gestión Humana, dentro de los plazos establecidos en la Ley 87‐01
del Sistema Dominicano de Seguridad Social y sus reglamentos de aplicación.

¾ El pago de suplencia se efectuará de acuerdo al Subsidio por Enfermedad Común o al Subsidio
por Maternidad, según lo establecido en la Ley No. 87‐01 del Sistema Dominicano de la
Seguridad Social y sus Reglamentos de Aplicación.

¾ No podrá realizarse el pago por suplencia hasta que la Superintendencia de Salud y Riesgos
Laborales (SISALRIL) no efectué el pago correspondiente por la licencia.


Pago por Suplencia


S/C Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social y sus Reglamentos
de Aplicación
S/C Licencias Médicas
S/C Expediente personal contratado

¾ Suplencia: Es la sustitución temporal de una persona por otra.


1. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe solicitud de pago por suplencia por maternidad o
enfermedad común, verifica en el aplicativo.

¾ Si la licencia no está registrada la solicita al superior inmediato e informa que el pago no puede
ejecutarse en esos momentos.

2. Encargado/a de Relaciones Laborales, investiga con el Encargado de Evaluación y
Compensación el status del pago por el subsidio.

¾ En caso de no haberse efectuado el pago informa al superior y archiva solicitud hasta que
realicen el pago.

3. Encargado/a de Relaciones Laborales, digita e imprime comunicación solicitando a la Dirección
Administrativa y Financiera el pago del subsidio correspondiente y entrega a Director Gestión
Humana.

5. Director/a de Gestión Humana, recibe, firma comunicación y entrega a la Secretaria I para
despachar la comunicación.



Pago por Suplencia

6. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe copia comunicación y archiva en categoría de
suplencia.

Archivo Archivo
Encargado/a Archivo de Archivo de Gestión
Solicitud Pago
S/C Relaciones Físico 1 año Gestión Humana
Suplencia
Laborales Humana


Pago por Suplencia




Suspensión de Funciones




Ejecutar las solicitudes de suspensión del personal de la institución.

2. Alcance

Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09 y Aplicativo de Gestión Humana.

II. Políticas
¾ Toda suspensión de personal debe ser solicitada y sustentada ante la Dirección de Gestión
Humana.

¾ Las suspensiones de personal deben ser notificadas al empleado/a.

¾ En las suspensiones con disfrute de sueldos, se notificará al empleado/a el tiempo límite para
ejercer su escrito de defensa.


GH‐RL‐01 Formulario de Acción de Personal
S/C Reglamento de Relaciones Laborales No. 523‐09
S/C Auto

¾ Suspensión: Cese de funciones temporales de un empleado.

VI. Descripción del Procedimiento

1. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe solicitud de suspensión, verifica, revisa expediente
físico y digital conjuntamente con el Abogado/a de Relaciones Laborales.

¾ Si no amerita la sanción solicitada informa al superior y archiva comunicación.

2. Encargado/a de Relaciones Laborales, si amerita la sanción solicitada, y no hay anexos que lo
sustente lo solicita al superior inmediato.

3. Abogado/a de Relaciones Laborales, emite opinión del caso y entrega a la Encargada de
Relaciones Laborales.

4. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe solicitud con opinión legal y digita comunicación
dirigida al empleado.



¾ Si la suspensión es con disfrute de sueldo, en la comunicación digitada indica los días que el
empleado tiene para presentar su defensa.

5. Encargado/a de Relaciones Laborales, elabora acción de personal, revisa, firma y entrega a la
Directora/a de Gestión Humana para la firma.

6. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe comunicación firmada, sella y entrega al
empleado para firmar de recibido y devuelve a Director/a de Gestión Humana.

7. Director/a de Gestión Humana, recibe comunicación firmada por el empleado/a, anexa a la
Acción de Personal y remite al Procurador General de la República (Ver Procedimiento Elaboración
Acción de Personal).

8. Abogado/a de Relaciones Laborales, en los casos de suspensión con disfrute de sueldo, elabora
informe dirigido a la Dirección Legal y Administrativa y remite a la Directora /Encargada de
Relaciones Laborales para firma.

9. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe opinión de la Dirección Legal y Administrativa que
puede ser:

¾ Levantar la suspensión
¾ Prolongar la suspensión
¾ Solicitud de documentos
¾ Excluir de nómina
10. Encargado/a de Relaciones Laborales y/o Abogado/a de Relaciones Laborales, analizan y
ejecuta acción.


Archivo Archivo
Encargado/a Indefinido Archivo de Archivo Muerto
Acción de
GH‐RL‐01 Relaciones Físico Gestión
Personal
Laborales Humana
Encargado/a Indefinido Archivo de Archivo Muerto
Solicitud
S/C Relaciones Físico Gestión
Suspensión
Laborales Humana
Comunicación Encargado/a Indefinido Archivo de Archivo Muerto
S/C dirigida al Relaciones Físico Gestión
empleado Laborales Humana



AUXILIAR
DIRECTOR/A DIRECCION LEGAL Y
SUPERVISOR ADMINISTRATIVO ABOGADO/A
GESTION HUMANA ADMINISTRATIVA
SOLICITA
SUSPENSION DE VERFICA EXPEDIENTE
EMPLEADO/A
NOTIFICA AL
SUPERVISOR
NO
DETERMINA SI
AMERITA SANCION EMITE OPINION LEGAL
SI
RECIBE OPINION LEGAL
ELABORA ACCION DE
PERSONAL Y
FIRMA
COMUNICACION AL
EMPLEADO/A
ENTREGA AL
EMPLEADO PARA
FIRMA DE RECIBIDO
REMITE AL
PROCURADOR
GENERAL
SUSPENSION
CON DISFRUTE
DE SUELDO
REMITE INFORME A
ESTUDIA EXPEDIENTE Y
DIRECCION LEGAL Y
REMITE OPINION
ADMINISTRATIVA
EJECUTACION ACCION
FIN



Exclusión de Nómina



Ejecutar las solicitudes de exclusión del personal de la institución.

2. Alcance

Este procedimiento cuenta con el apoyo de la Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio
Público, Ley No. 41‐08, de Función Pública, Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐
09 y Aplicativo de Gestión Humana.

II. Políticas
¾ Toda exclusión de personal por falta grave debe ser posterior a una suspensión con disfrute de
sueldo, salvo los casos de abandono de cargo.

¾ Toda exclusión de personal debe ser autorizada por el Procurador General de la República.

¾ Toda exclusión de personal debe ser solicitada y sustentada ante la Dirección de Gestión
Humana.



GH‐RL‐01 Formulario de Acción de Personal
S/C Reglamento No. 523‐09 de Relaciones Laborales
S/C Auto

¾ Exclusión: Terminación voluntaria o involuntaria de las relaciones laborales del empleado/a
con la institución.

1. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe solicitud de exclusión, verifica, revisa expediente
físico y digital.

¾ Si no amerita la sanción solicitada informa al superior y archiva comunicación.

2. Encargado/a de Relaciones Laborales, si amerita la sanción solicitada, y no hay anexos que lo
sustente lo solicita al superior inmediato.

¾ Si todo está correcto entrega al Abogado/a de Relaciones Laborales.

3. Abogado/a de Relaciones Laborales, recibe solicitud de exclusión y revisa.

¾ Si es por conveniencia en el servicio, calcula el costo que significaría para la institución el pago
de los beneficios laborales (Ver Procedimiento Trámite Pago de Beneficios Laborales).



4. Abogado/a de Relaciones Laborales, si es por falta grave, verifica si ya se venció la suspensión
con disfrute de sueldo y entrega al Encargado/a de Relaciones Laborales.

5. Encargado/a de Relaciones Laborales, digita comunicación dirigida al empleado, entrega a la
Directora de Gestión Humana para firma.

6. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe comunicación firmada, sella y entrega al
empleado con acuse de recibo y envía a la Analista de Gestión Humana, con la solicitud de
exclusión.

7. Analista de Relaciones Laborales, recibe solicitud de exclusión y carta firmada por el empleado,
accesa al aplicativo de Gestión Humana y elabora acción de personal (Ver Procedimiento
Elaboración de Acción de Personal).



Archivo de Archivo Gestión
Acción de Analista de
GH‐RL‐01 Físico Indefinido Gestión Humana
Personal Gestión Humana
Humana
Auxiliar
Archivo
Libro Control Administrativo Eliminar
S/C Físico Vida Útil Relaciones
de Acciones de Relaciones
Laborales
Laborales







Pago de Beneficios Laborales




Tramitar el pago de los beneficios laborales al personal inactivo de la institución.

2. Alcance
Comprende a todo el personal inactivo de la institución.

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No. 41‐08, de Función Pública y el
Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09.

II. Políticas
¾ Todo empleado/a excluido de nómina por conveniencia en el servicio, con más de un (1) año en
la institución, tendrá derecho al pago de los beneficios laborales.

¾ Los empleados/as que hayan laborado por un mínimo de seis (6) meses dentro del año
calendario correspondiente, tendrán derecho a recibir el pago de sus vacaciones.

¾ Todo empleado/a excluido de nómina, que le corresponda el pago de beneficios laborales,
deberá dirigirse al Ministerio de Administración para el cálculo de los mismos.


S/C Comunicaciones
S/C Oficios
S/C Cálculos de beneficios laborales


¾ Beneficios Laborales: Indemnización, Vacaciones no disfrutadas y proporción salarial y/o
regalía pascual no pagada.


1. Abogado/a de Relaciones Laborales, recibe del Ministerio de Administración Pública (MAP), los
cálculos de beneficios laborales y solicita el expediente del empleado al Encargado de Archivo.

2. Abogado/a de Relaciones Laborales, revisa expediente físico y digital (acción de designación y
de exclusión, vacaciones no disfrutadas) y solicita constancia de los años de servicios al Auxiliar
Administrativo de Relaciones Laborales.

¾ Si el personal inactivo ha laborado en otra institución del Estado se solicita certificación de los
años laborados y no indemnizados.

¾ Si el cálculo de los beneficios incluye el pago de vacaciones no disfrutadas, solicita al Supervisor
del personal inactivo constancia.

3. Abogado/a de Relaciones Laborales, recibe las constancias solicitadas y verifica con cálculos de
beneficios laborales.

¾ Si hay alguna diferencia elabora comunicación a la firma de la directora y envía al Ministerio de
Administración Pública (MAP), para corrección.




4. Abogado/a de Relaciones Laborales, si los cálculos corresponden a los años de servicios o
vacaciones no disfrutadas, elabora instancia de solicitud de pago a la Dirección Administrativa y
Financiera, con copia de los siguientes documentos: copia de cédula, acción de designación,
solicitud de exclusión, acción de exclusión, calculo de beneficios laborales.

5. Abogado/a de Relaciones Laborales, firma, remite al Encargado de Relaciones Laborales y
Directora de Gestión Humana.

6. Abogado/a de Relaciones Laborales, recibe copia de instancia y anexos, registra en base de
datos interna y entrega al Encargado de Archivo.


Archivo Archivo
Abogado/a
Instancia de Archivo Muerto
S/C Relaciones Fisco Indefinido Expediente
Pago
Laborales
Abogado/a
Base de datos Eliminar
S/C Relaciones Digital 1 año Digital
interna
Laborales
Cálculo de Abogado/a
Archivo Muerto
S/C Beneficios Relaciones Fisco Indefinido Expediente

Laborales Laborales





Comisión de Personal




Representación Legal Ante la Comisión de Personal solicitada por el personal inactivo
cuando no están de acuerdo con la decisión Administrativa tomada por la institución.

2. Alcance
Comprende a todo el personal excluido de nómina que solicite Comisión de personal al
Ministerio de Administración Pública (MAP).

Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No.41‐08 de Función Pública,
Reglamento de Relaciones Laborales No. 523‐09 y Aplicativo de Gestión Humana.

II. Políticas
¾ La institución tendrá un representante legal ante la Comisión de Personal y este podrá solicitar
al Ministerio de Administración Pública su reenvío cuando el caso lo amerite.

¾ El representante legal debe informar a la institución la decisión tomada en la Comisión de
Personal y anexar acta de conciliación o no conciliación al expediente.


S/C Convocatoria Comisión
S/C Acta de Conciliación o no Conciliación




¾ Comisión de Personal: Es la comisión que el personal inactivo convoca en el Ministerio de
Administración Pública, cuando no están de acuerdo con la medida administrativa tomada por
la institución a la que pertenecían.

¾ Acta de Conciliación o no conciliación: Es el documento que se levanta luego de la Comisión de
Personal, donde consta la decisión tomada.


1. Abogado/a de Relaciones Laborales, recibe del Ministerio de Administración Pública (MAP), la
Convocatoria a Reunión de Comisión de Personal y solicita el expediente del ex –empleado al
Encargado de Archivo.

2. Abogado/a de Relaciones Laborales, Asiste a la Comisión de Personal el día y la hora
establecida.

3. Abogado/a de Relaciones Laborales, recibe del Ministerio de Administración Pública, el acta de
Conciliación o no Conciliación, registra en base de datos interna y entrega al Encargado de Archivo
para expediente ex – empleado.


Archivo Archivo
Convocatoria Indefinido Expediente Archivo Muerto
S/C Comisión de Abogado I Fisco
Personal
Acta de Indefinido Expediente Archivo
S/C Conciliación o Abogado I Físico Muerto
No Conciliación




MINISTERIO DE ENCARGADO/A
ADMINISTRACION ABOGADO/A
ARCHIVO
PUBLICA
REMITE SOLICITA EXPEDIENTE
ENTREGA EXPEDIENTE
CONVOCATORIA EX‐EMPPLEADO/A
VERIFICA
DOCUMENTOS
REMITE ACTA DE
ASISTE A LA COMISION
COMISION
REGISTRA EN BASE DE ARCHIVA EN EL
DATOS INTERNA EXPEDIENTE
FIN


ANEXOS




Anexos

ANEXO 1: Formulario Solicitud de Documento


Anexos


1. Formulario de Programación de Vacaciones Anuales, www.pgr.gob.do
2. Formulario de Solicitud de permiso e informe de tardanzas, www.pgr.gob.do





COMPENSACION Y BENEFICIOS

Afiliación a las AFP


Afiliación a AFP

Gestionar la afiliación a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) de todo el
personal de nuevo ingreso a la institución.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional y será de estricto
cumplimiento, basado en la Ley No.87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social.

Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social, portal de la Tesorería de la
Seguridad Social, www.tss.gob.do, Formularios de afiliación y Brochures de cada
Administradora de Fondos de Pensiones y la Guía de la Seguridad Social.

II. Políticas
¾ Acta de Conciliación o no conciliación: Es el documento que se levanta luego de la Comisión de
Personal, donde consta la decisión tomada.

¾ La Afiliación al Sistema Dominicano de la Seguridad Social de todo el personal institucional es
de carácter obligatorio, basado en la Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad
Social.

¾ El empleado cotizará en la institución, independientemente de los aportes realizados en otra
institución.

¾ El empleado no podrá estar afiliado a más de una AFP ante el Sistema Dominicano de la
Seguridad Social.


Afiliación a AFP

GH‐CB‐01 Guía de la Seguridad Social
S/C Ley 87‐01, del Sistema de Seguridad Social
S/C Brochures
S/C Formulario de Afiliación AFPs

¾ Administradora de Fondo de Pensión “AFP”: Instituciones financieras privadas encargadas de
administrar los fondos y ahorros de pensiones.

¾ Tesorería de la Seguridad Social: Organismo creados por la Ley 87‐01, y tiene como objetivo
fundamental tener a su cargo el Sistema Único de Información y el proceso de recaudo,
distribución y el pago a todas las instituciones participantes públicas y privadas.

¾ Guía de la Seguridad Social: Documento creado por la Dirección de Gestión Humana para
informar al personal los aspectos generales del Sistema de Seguridad Social.


1. Empleado de nuevo ingreso, se dirige con su Acción de Personal al Departamento de Evaluación
y Compensación para ser atendido por el Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios.

2. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, verifica el status del empleado ante el
Sistema de Seguridad Social del nuevo empleado, efectuando el proceso siguiente:
¾ Ingresa al portal de la Tesorería de la Seguridad Social, www.tss.gob.do
¾ Selecciona el link de Consulta,
¾ Selecciona el acceso de Consulta de AFP
¾ Digita la cédula de identidad y electoral del empleado a consultar
¾ Transcribe los números que aparecen en el recuadro de confirmación

Afiliación a AFP


Afiliación a AFP

3. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, informa al empleado si está inscrito en
una AFP, de lo contrario, le oferta una de las AFP existente en el mercado para que seleccione la
de su preferencia y complete el formulario de esa Administradora de Fondo de Pensión.

4. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe el formulario debidamente
completado, fotocopia dos ejemplares (uno para remitir al expediente y otro para el empleado y
almacena el original en el folder correspondiente a la AFP seleccionada por el empleado.

5. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, contacta los representantes de las
diferentes AFP los días 15 de cada mes, para la entrega de las solicitudes de afiliación.

6. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, elabora comunicación de acuse de
recibido para entregar los formularios a los representantes de cada AFP, fotocopia y almacena en
el archivo anual de remisión de formularios de afiliación.


Afiliación a AFP

7. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, verifica los días 5 de cada mes, la
inclusión de los empleados de nuevo ingreso en las AFP seleccionadas.

¾ En caso de presentarse alguna irregularidad, Auxiliar Administrativo Compensación y Beneficios
se comunica con los representantes correspondientes y notifica a la Encargado/a de
Compensación y Beneficios para elaborar comunicación a la AFP correspondiente y dar
seguimiento hasta su corrección.


Archivo Archivo
Auxiliar Archivo Gestión
Formulario de
Administrativo Expediente Humana
S/C Afiliación AFP Físico Indefinido
Compensación empleado
Popular
y Beneficios
Formulario de
Reservas
y Beneficios
Formulario de
Siembra
y Beneficios
Formulario de
Scotia Crecer
y Beneficios


Evaluación y Compensación

Afiliación a AFP




Afiliación a las ARS


Afiliación a ARS


Gestionar la afiliación a las Administradoras de Riesgo de Salud (ARS) de todo el personal
de nuevo ingreso a la institución y dependientes.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional y será de estricto
cumplimiento, basado en la Ley No.87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social.

Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social, portal de la Tesorería de la
Seguridad Social, www.tss.gob.do, Formularios de afiliación y Brochures de cada
Administradora de Riesgo de Salud y Guía de la Seguridad Social.

II. Políticas
¾ La Afiliación al Sistema Dominicano de la Seguridad Social de todo el personal institucional es
de carácter obligatorio, basado en la Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad
Social.

¾ El empleado cotizará en la institución, independientemente de los aportes realizados en otra
institución.

¾ El empleado deberá pagar un aporte extra por los dependientes adicionales.


Afiliación a ARS


GH‐CB‐02 Formulario de Autorización de descuento
S/C Relación de Nuevas Afiliaciones
S/C Comunicación remisión de Autorizaciones a Nómina
S/C Brochures
S/C Formulario de Afiliación de las diferentes ARS


¾ Administradora de Riesgo de Salud “ARS”: Entidades públicas, privadas o mixtas, que asumen
y administran el riesgo de la provisión del Plan Básico de Salud a una determinada cantidad de
afiliado y beneficiarios, mediante un pago per cápita previamente establecido de acuerdo a la
Ley 87‐01.

¾ DIDA: Dirección de información y Defensa de los Afiliados a la Seguridad Social.


1. Afiliación de Empleados

1.1 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe al empleado de nuevo ingreso,
con su Acción de Personal y verifica su status ante el Sistema de Seguridad Social, a través del
siguiente proceso:
¾ Ingresa al portal de la Tesorería de la Seguridad Social, www.tss.gob.do,
¾ Selecciona el link de Consulta.
¾ Selecciona el acceso de Consulta de ARS.
¾ Digita la cédula de identidad y electoral del empleado a consultar.

Afiliación a ARS

¾ Transcribiendo los números que aparecen en el recuadro de confirmación.

¾ Inmediatamente sale la información del status de afiliación del nuevo empleado.

Afiliación a ARS

1.2 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, informa al empleado si está inscrito en
una ARS, imprime la pantalla de consulta y se envía al expediente. En caso contrario, le oferta una
de las diferentes ARS existente en el mercado.

1.3 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe el formulario debidamente
completado, fotocopia dos ejemplares (uno para remitir al expediente y otro para entregar al
empleado y almacena el original en el folder correspondiente a la ARS seleccionada por el
empleado.

1.4 Auxiliar Administrativo Compensación y Beneficios, contacta los representantes de las
diferentes ARS los días 15 de cada mes, para la entrega de las solicitudes de afiliación.

1.5 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, elabora comunicación de acuse de
recibido para entregar los formularios a los representantes de cada ARS, fotocopia y almacena en
el archivo interno.


Afiliación a ARS

1.6 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, verifica los días 5 de cada mes, la
inclusión de los empleado de nuevo ingreso en las AFP seleccionadas.

¾ En caso de presentarse alguna irregularidad, Auxiliar Administrativo de Compensación y
Beneficios, se comunica con los representantes correspondientes y notifica a la Encargado/a
de Compensación y Beneficios para elaborar comunicación a la DIDA y dar seguimiento hasta
su corrección.

¾ Cuando el empleado esta dentro de un núcleo familiar como dependiente adicional (que el
familiar titular aporta a la TSS), se le recomienda que puede cambiar de status, de adicional a
titular.

2. Afiliación de Dependientes Adicionales

2.1 Afiliación de Dependientes Directos

2.1.1 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe del empleado interesado
copia de cédula, copia del acta de matrimonio y/o copia del acta de nacimiento y llena el
formulario de inclusión de dependientes de la ARS correspondiente.

¾ En caso de inclusión de hijos mayores de 18 años, Auxiliar Administrativo de Compensación y
Beneficios solicita copia de cédula y certificado de estudios académicos.

2.1.2 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, trasmita documentación a la ARS
correspondiente y da seguimiento.

2.1.3 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe, clasifica y remite los carnets
de seguro a las dependencias correspondientes.


Afiliación a ARS
2.2 Afiliación de Dependientes Adicionales

2.2.1 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe del empleado interesado
copia de cédula de los dependientes, acta de nacimiento del titular, acta de nacimiento de los
padre e hijos del conyugue y la autorización de descuento adicional.

2.2.2 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, remite los documentos a las ARS
correspondiente y una fotocopia al expediente de los empleados.

2.2.3 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, verifica que los documentos se
hayan cargado al Núcleo del Empleado a través del portal de la TSS, para remitir oficio con los
formularios de autorización de descuento al Depto. De Nómina.

¾ Si los dependientes no fueron cargados al núcleo del empleado, el Auxiliar Administrativo de
Compensación y Beneficios, contacta a la ARS correspondiente para dar seguimiento a la
novedad, hasta que se actualice la afiliación de los dependientes del empleado.

2.2.4 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, después de la fecha de pago, verifica
que haya sido efectuado el descuento correspondiente al empleado.


Afiliación a ARS


Archivo Archivo
Auxiliar
Archivo
Autorización de Administrativo
GH‐CB‐02 Físico 1 año Control Eliminar
Descuento Evaluación y
Interno
Compensación
Auxiliar
Formularios de
Administrativo Expediente Archivo de
S/C Afiliación Físico Indefinido
Evaluación y Empleado Gestión Humana
Titulares ARS
Compensación
Auxiliar
Formularios de
Administrativo Expediente Archivo de
S/C Afiliación de Físico Indefinido
Evaluación y Empleado Gestión Humana
Dependientes
Compensación
Auxiliar
Relación de Archivo
Administrativo
S/C Afiliaciones Físico 1 año Control Eliminar
Evaluación y
Nuevas Interno
Compensación


Afiliación a ARS




Riesgos Laborales


Riesgos Laborales


Gestionar la compensación por daños ocasionados al personal por accidentes laborales
y/o enfermedades profesionales, así como la muerte por estos daños.

2. Alcance
El ámbito de aplicación del presente manual comprende a todo el personal de la
institución a nivel nacional y será de estricto cumplimiento de quienes la conforman.

Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social, Reglamento de Riesgos
Laborales y Portal de la Administradora de Riesgos Laborales Salud Segura (ARLSS)
www.arlss.gov.do

II. Políticas
¾ Los empleados de la institución deberán informar a la Dirección de Gestión Humana y al
Supervisor Inmediato todo accidente Laboral o Enfermedad Profesional dentro de un plazo no
mayor a los diez (10) días.

¾ La Dirección de Gestión Humana será la responsable de notificar el accidente laboral y
gestionar el pago de la compensación del personal institucional que a causa de un accidente de
trabajo o enfermedad profesional padezcan una lesión o estado morbito.


S/C Reglamento de Riesgos Laborales
S/C Formulario de Aviso de Accidente de Trabajo (ART‐2) Online
S/C Formulario de Aviso de Enfermedad Profesional (EPR‐1) Online

Riesgos Laborales

¾ Seguro de Riesgos Laborales: Mecanismo financiero que garantiza que el empleado, sea
compensado debido a un accidente de trabajo, o una enfermedad profesional.

¾ Accidente Laboral: Acontecimiento no deseado que causa daños a las personas, consecuencia
del trabajo que realizan.

¾ Enfermedad Profesional: Las que contraigan los/as empleados a consecuencia del trabajo
ejecutado.

¾ Formulario ART‐2: Formulario para el reporte de accidentes laborales.

¾ Formulario EPR‐1: Formulario para el reporte de enfermedades profesionales.

1. Reporte Accidente Laboral

1.1 Analista de Compensación y Beneficios, recibe notificación de accidente laboral a través del
Encargado/a Div. De Gestión Humana, Supervisor/a o Empleado/a.

1.2 Analista de Compensación y Beneficios, contacta al empleado/a para la descripción exacta de
las actividades que realizaba, así como el lugar, fecha y hora en que ocurrió el mismo.

¾ Si el empleado está inconsciente o falleció, el Analista de Compensación y Beneficios, solicitara
la información necesaria al superior inmediato del accidentado o a un testigo.

1.3 Analista de Compensación y Beneficios, determina si el accidente puede ser reportado como
un riesgo laboral, según lo contemplado en la Ley 87‐01.


Riesgos Laborales

¾ Si el accidente no cumple con lo establecido en los Artículos 190 y 191, de la Ley 87‐01, para ser
reportado como riesgo laboral, la incapacidad del empleado se trabajará como un Subsidio por
Enfermedad Común.

1.4 Analista de Compensación y Beneficios, accesa a la página de la ARLSS www.arlss.gov.do para
reportar el accidente.

1.5 Analista de Compensación y Beneficios, selecciona en la barra principal de la página de la
ARLSS el link de servicios y a su vez la opción de ‘’Notificación Online’’.

1.6 Analista de Compensación y Beneficios, completa los datos que la de la institución. (Estos
datos son responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana y del Depto. De Compensación y
Beneficios).


Riesgos Laborales

1.7 Analista de Compensación y Beneficios, selecciona el link de “Reportes” de la barra principal y
a su vez ‘’Reporte de accidente de trabajo’’.

1.8 Analista de Compensación y Beneficios, completa la información requerida por el formulario
ART2, escribe su nombre y cargo y presiona la tecla aceptar, para generar el reporte.

¾ Los datos referentes al número de trabajadores y la cantidad de horas de trabajo por año,
serán facilitados por el Encargado/a de Evaluación y Compensación.

Riesgos Laborales

1.9 Analista de Compensación y Beneficios, imprime y entrega al empleado el número de registro
del caso, licencia médica en original y copia de los pasos a seguir para culminar el proceso.

1.10 Analista de Compensación y Beneficios, registra en la base de datos interna la información
general del empleado accidentado y entrega al Encargado de Archivo los documentos para
anexarlos al expediente del empleado.

1.11 Analista de Compensación y Beneficios, recibe al Investigador de la ARLSS para confirmación
de los datos, sella y fotocopia Hoja Control de visitas a las Empresas de la ARLSS, entrega original
al investigador y copia al Encargado de Archivo.


Riesgos Laborales
2. Reporte de Enfermedad Profesional

2.1 Analista de Compensación y Beneficios, recibe notificación de la enfermedad profesional a
través del Encargado/a Div. De Gestión Humana, Supervisor de Área o Empleado.

2.2. Analista de Compensación y Beneficios, verifica si el empleado/a el historial médico del
empleado/a, en el expediente y en el aplicativo de Gestión Humana y revisa el diagnóstico médico.

2.3 Analista de Compensación y Beneficios, ingresa al Link de ‘’Reportes’’ de a través de los pasos
descritos en los puntos 1.4, 1.5 y 1.6.

2.4 Analista de Compensación y Beneficios, selecciona el link de ‘’Reporte de Enfermedad
Profesional’’, completa la información requerida por el EPR‐1, escribe su nombre y cargo actual y
presiona la tecla aceptar, para generar el reporte.

Riesgos Laborales

2.5 Analista de Compensación y Beneficios, entrega al empleado el número de registro de la
enfermedad profesional, licencia y/o diagnóstico médico en original y le informa que debe esperar
que la ARLSS lo contacte para la evaluación del caso.

2.6 Analista de Compensación y Beneficios, registra en la base de datos interna la información
general del empleado, y entrega documentos al Encargado de Archivo para anexar al expediente
del empleado.

2.7 Analista de Compensación y Beneficios, recibe al Investigador de la ARLSS para confirmación
de los datos, sella y fotocopia Hoja Control de visitas a las Empresas de la ARLSS, entrega original
al investigador y copia al Encargado de Archivo.

¾ Cuando el caso sea rechazado por la ARLSS el empleado deberá comunicarse al Departamento
de Compensación y Beneficios, para que dicho padecimiento sea trabajado por enfermedad
común o se inicie un proceso de pensión, según aplique.

Riesgos Laborales


Código Título Responsable Medio Tiempo Lugar de Archivo Disposición Final
Archivo
Analista de Analista de
Formulario Expediente
S/C Compensación y Online 5 años Compensación y
ART‐ 2 empelado
Beneficios Beneficios

Analista de
Formulario Expediente Analista de
S/C Compensación y Online 5 años
EPR‐1 empelado Compensación y
Beneficios
Beneficios
Computador
Analista de
Base de Analista de
S/C Compensación y Digital 1 año Eliminar
Datos Interna Compensación y
Beneficios
Beneficios


Riesgos Laborales




Pensión por la Ley No. 379‐81 de Reparto


Pensión Ley de Reparto


Tramitar al Ministerio de Hacienda la solicitud de pensión del personal de la institución
afiliado al Sistema de Reparto.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución afiliado al Sistema de Reparto (Ley 379‐81)

Ley 379‐81 del Sistema de Reparto, Portal de la Superintendencia de Pensiones,
www.sipen.gov.do y Guía de la Seguridad Social.

II. Políticas
¾ Pueden optar por una pensión por antigüedad los empleados afiliados al Sistema de Reparto y
tenga 20 años ó más de servicio en el sector gubernamental y 60 años de edad.

¾ Los empleados con menos de 60 años de edad y que requieran una pensión por discapacidad
serán pensionados por Autoseguro.


GH‐EC‐03 Formulario de Solicitud de Pensión
S/C Acta de Nacimiento Original y Legalizada
S/C Copia de la cédula
S/C Certificado Médico con tres firmas y legalizado por Salud Pública


¾ Pensión: Pago, temporal o de por vida, que recibe una persona cuando se encuentra
incapacitada para laboral por motivos de salud.



¾ Jubilación: Pago de por vida que recibe una persona cuando solicita su retiro después de haber
llegado a la edad establecida por la Ley.

IV. Descripción del Procedimiento
1. Empleado solicita información a la Dirección de Gestión Humana.

2. Analista de Compensación y Beneficios, explica los requisitos y pasos a seguir y solicita al
Encargado/a de Archivo el expediente del empleado para verificar los documentos.

3. Analista de Compensación y Beneficios, verifica en el sistema de gestión humana y en la página
de la Superintendencia de Pensiones el status del empleado, a través de los siguientes pasos:

¾ Ingresa al portal de la SIPEN www.sipen.gov.do
¾ Selecciona consulta de AFP, completa los datos y hace clic en ¨Consultar¨
¾ Imprime vista y anexa al expediente del empleado.



4. Analista de Compensación y Beneficios, actualiza la base de datos interna, elabora constancia
de trabajo (detalle de los últimos 36 meses de salario) y remite al Director/a de Gestión Humana
para la firma.

5. Analista de Compensación y Beneficios, tramita comunicación y anexos al Departamento de
Correspondencia para su numeración y deposita en el Ministerio de Hacienda.

6. Analista de Compensación y Beneficios, remite copia al Director/a de Gestión Humana para
actualizar el estatus del empleado en el sistema de Gestión Humana.

7. Analista de Compensación y Beneficios, da seguimiento a los casos a través del Ministerio de
Hacienda hasta confirmar el Decreto en que salió la pensión del empleado.

8. Analista de Compensación y Beneficios, contacta al empleado para que pase por la Dirección
de Gestión Humana con copia de su cédula y dos fotos 2x2.



9. Analista de Compensación y Beneficios, acompaña al empleado al Ministerio de Hacienda para
toma de posesión de la pensión y anexa copia formulario de la toma de posesión en el expediente.

10. Analista de Compensación y Beneficios, recibe solicitud de exclusión de nómina del
Ministerio de Hacienda e informa al empleado que se excluirá de la nómina de institucional para
pasar a la del Ministerio de Hacienda.

11. Analista de Compensación y Beneficios, elabora comunicación de exclusión de nómina y la
pasa al Director/a de Gestión Humana para la firma.

12. Analista de Compensación y Beneficios, deposita los documentos en el Ministerio de Hacienda
y remite copia al Departamento de Relaciones Laborales para fines de exclusión.


Archivo Archivo
Formulario Analista de
Expediente Archivo Gestión
GH‐CB‐03 Solicitud de Compensación Físico Indefinido
empleado Humana
Pensión y Beneficios






Pensión Vía AFP


Pensión Vía AFP


Tramitar a la AFP correspondiente la solicitud de pensión del personal de la institución
afiliado a la misma.

2. Alcance

Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social, Portal de la Tesorería de la
Seguridad Social, www.tss.gob.do, Formularios de entrega de documentos y Brochures de
las AFP y Guía de la Seguridad Social.

II. Políticas
¾ Todo el personal con una cuenta de capitalización individual deberá tramitar su pensión por las
AFP correspondiente, con el acompañamiento de la Dirección de Gestión Humana.

¾ La dirección de Gestión Humana es la responsable de actualizar el estatus y alimentar los
expedientes del personal en proceso de pensión.


S/C Carta de interés del empleado
S/C Brochures de las diferentes AFP
S/C Formularios de recepción de documentos de las diferentes AFP


Pensión Vía AFP


¾ Cuenta de Capitalización Individual: Sistema de ahorro personal para la vejez.

¾ Pensión: Pago, temporal o de por vida, que recibe una persona cuando se encuentra
incapacitada para laboral por motivos de salud.

¾ Jubilación: Pago de por vida que recibe una persona cuando solicita su retiro después de haber
llegado a la edad establecida por la Ley.


1. Encargado/a Compensación y Beneficios, recibe del empleado y/o su supervisor la solicitud de
información acerca del proceso de pensión.

2. Encargado/a de Compensación y Beneficios, asiste al empleado interesado verificando el status
ante el Sistema de Seguridad Social del nuevo empleado, efectuando el proceso siguiente:

¾ Ingresa al portal de la Tesorería de la Seguridad Social, www.tss.gob.do,
¾ Selecciona el link de Consulta.
¾ Selecciona el acceso de Consulta de AFP.
¾ Digita la cédula de identidad y electoral del empleado a consultar.
¾ Transcribiendo los números que aparecen en el recuadro de confirmación.
¾ Inmediatamente sale la información del status de afiliación del nuevo empleado.


Pensión Vía AFP


Pensión Vía AFP

3. Encargado/a de Compensación y Beneficios, informa al empleado el nombre de la AFP a la que
pertenece, los beneficios a obtener en caso de iniciar el proceso, el tiempo de espera y le entrega
copia de la relación de documentos necesarios para el inicio del proceso de pensión.

4. Encargado/a de Compensación y Beneficios, digita en la Base de Datos interna los datos
generales del empleado y el caso de interés.

5. Encargado/a de Compensación y Beneficios, recibe los documentos depositados por el
empleado, verifica la documentación y confirma que esté completa.

6. Encargado/a de Compensación y Beneficios, indica al empleado los datos de ubicación y
nombre del representante que le asistirá en la AFP que le corresponda, para depositar la
documentación correspondiente.

7. Empleado, remite copia del número de caso y los formularios de recepción al Encargado/a de
Compensación y Beneficios.

Pensión Vía AFP

8. Encargado/a de Compensación y Beneficios, digita en la Base de Datos interna el número de
caso para darle seguimiento cada mes, hasta que se completen los procedimientos internos de la
AFP.

9. Encargado/a de Compensación y Beneficios, se comunica con el empleado de forma periódica
para constatar la aprobación o no de la Pensión vía la AFP correspondiente. Una vez se genere la
aprobación, notifica al área de Relaciones Laborales que dicho empleado fue pensionado para su
exclusión de nómina.


Archivo Archivo
Encargado/a
Carta de interés Expediente Archivo Gestión
S/C Compensación y Físico 1 año
del empleado empleado Humana
Beneficios
Brochures de las Representantes Archivo Gestión
S/C Físico ‐ ‐
diferentes AFP AFP Humana
Encargado/a
Formularios de Expediente Archivo Gestión
S/C Compensación y Físico 1 año
recepción AFP empleado Humana
Beneficios


Pensión Vía AFP




Subsidio por Enfermedad Común


Subsidio Por Enfermedad Común


Gestionar el pago correspondiente al subsidio por enfermedad común.

2. Alcance
El ámbito de aplicación del presente manual comprende al personal fijo y contratado de la
institución a nivel nacional y será de estricto cumplimiento de quienes la conforman.

Ley No. 87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social, Reglamento Sobre el Subsidio
por Enfermedad Común, Portal de la Tesorería de la Seguridad Social www.tss.gov.do

II. Políticas
¾ El subsidio por Enfermedad Común se otorgará a partir del cuarto día de la incapacidad hasta
un límite de 26 semanas (artículo 131 de la Ley No. 87‐01).

¾ El proceso para el subsidio por enfermedad común iniciara con la recepción de la acción de
personal.

¾ Las notificaciones de licencias médicas para el subsidio por enfermedad común, sólo se realizan
del seis (6) al veintiuno (21) de cada mes.

¾ Para la renovación de solicitud del subsidio por enfermedad común, la dirección de Gestión
Humana debe esperar que la decisión de la Sisaril.




GH‐CB‐01 Guía sobre el Sistema Dominicano de Seguridad Social
S/C Reglamento sobre el Subsidio por Enfermedad Común
S/C Formulario de Solicitud de Subsidio por Enfermedad Común
S/C Certificado Médico

¾ Subsidio por Enfermedad Común: Prestación en dinero que recibe el empleado afectado por

una discapacidad temporal, ocasionada por una enfermedad común, accidente no laboral o
discapacidad por embarazo.

¾ Enfermedad Común: Alteración de la salud de origen distinto a la enfermedad profesional.

¾ Formulario de Solicitud de Subsidio por Enfermedad Común: Documento que expide el
médico, donde hace constar la condición que lo incapacita temporalmente para el trabajo.

¾ Padecimiento Activo: Solicitud de subsidio por enfermedad común pendiente de aprobación
por la SISALRIL.

¾ SUIR: Sistema Único de Información, de la Tesorería de la Seguridad Social (TSS).

¾ SISALRIL: Superintendencia de Salud y Riesgos Laborales, constituida para velar por el
cumplimiento de la Ley 87‐01.


1. Analista de Compensación y Beneficios, recibe del Departamento de Relaciones Laborales
acción de personal con el certificado médico.


2. Analista de Compensación y Beneficios, actualiza la base de datos interna.

2.1 Cuando los datos del empleado no estén registrados en la base de datos interna, se incluirán
junto a los datos de la discapacidad.

2.2 Cuando los datos del empleado estén previamente registrados en la base de datos interna,
sólo se agrega la información relativa a la discapacidad actual.

2.3 Si el empleado tiene pendiente de remisión un formulario de solicitud de subsidio por
enfermedad común (cuyo plazo no haya vencido) o un padecimiento activo, se incluye la
información de la discapacidad actual con el estatus de “pendiente’’ para culminar primero el
proceso de la discapacidad anterior.

2.4 Cuando el empleado no califique para el Subsidio por Enfermedad Común (personal de
nómina militar, contratado o con menos de 12 cotizaciones a la TSS) se incluirán los datos
correspondientes sólo como registro y se notificara al Departamento de Relaciones Laborales, para
el pago de suplencia.

¾ Cuando la discapacidad del empleado sea ocasionada por un accidente o enfermedad
relacionada al trabajo, se reportará a través de la Administradora de Riesgos de Salud, Salud
Segura (ARLSS).

3. Analista de Compensación y Beneficios, acede a la página de la Tesorería de la Seguridad Social
(TSS) www.tss.gov.do, y selecciona el link ‘’SuirPlus Empresas’’.



4. Analista de Compensación y Beneficios, introduce los datos de acceso del representante,
correspondiente a la institución. (Estos datos están a Cargo del Director/a de Gestión Humana y el
Departamento de Compensación y Beneficios).

5. Analista de Compensación y Beneficios, coloca el cursor del mouse en “Novedades del SFS”, y
da clic en “Licencia por Enfermedad Común’’.


6. Analista de Compensación y Beneficios, introduce el número de cédula de empleado, datos
generales del mismo y hace clic en registrar.

7. Analista de Compensación y Beneficios, hace clic en imprimir para generar el formulario,
después de registrar todos los datos solicitados.



8. Analista de Compensación y Beneficios, clasifica los formularios impresos por dependencias y
departamentos para su remisión, elabora comunicación de los formularios impresos y entrega a
Encargado/a de Compensación y Beneficios para la firma.

9. Analista de Compensación y Beneficios, recibe comunicaciones firmadas por Encargado/a de
Compensación y Beneficios y remite a Secretaria de Gestión Humana su despacho.

10. Analista de Compensación y Beneficios, recibe de Secretaria de Gestión Humana constancias
de recibido de los diferentes dependencias y departamentos y archiva en la carpeta de subsidios.

11. Analista de Compensación y Beneficios, remite copia de la base de datos actualizada a
Encargado/a de Compensación y Beneficios y a Analista de Compensación y Beneficios II para el
seguimiento de casos.

12. Analista de Compensación y Beneficios, recibe formulario completado por el médico tratante
del empleado, verifica que los datos estén correctamente, que este firmado y sellado.


¾ Cuando los formularios estén vencidos, de acuerdo al plazo establecido para el reporte de la
licencia médica (60 días calendarios, después de concluida la licencia), se actualiza en la base
de datos interna y se entrega al Encargado/a de Archivo para que repose en el expediente del
empleado.

¾ Cuando un formulario no esté debidamente completado, remite a Analista de Compensación y
Beneficios II para el seguimiento del caso.

¾ Remite relación de formularios recibidos a Analista de Compensación y Beneficios II.

13. Analista de Compensación y Beneficios, escanea los formularios recibidos para subir al SUIR
del 6 al 20 de cada mes y accesa al portal de la TSS, siguiendo el procedimiento descrito en los
puntos 3, 4 y 5.

14. Analista de Compensación y Beneficios, introduce el número de cédula del empleado y
cuando carguen sus datos generales, hace clic en completar datos.

Si el empleado tiene un padecimiento activo en ese momento se ejecuta el punto 2.3.


15. Analista de Compensación y Beneficios, marca el tipo de licencia (ambulatoria u Hospitalaria)
si aplican ambas se marcan las dos.

16. Analista de Compensación y Beneficios, introduce el número de cédula del médico tratante y
hace clic en buscar.



17. Analista de Compensación y Beneficios, completa los campos requeridos de acuerdo a la
información del formulario de solicitud de subsidio por enfermedad común y hace clic en registrar.

18. Analista de Compensación y Beneficios, confirma los datos de la licencia y hace clic en
continuar.

19. Analista de Compensación y Beneficios, anexa el formulario escaneado, hace clic en terminar
y luego en aplicar novedades.



20. Analista de Evaluación y Compensación, actualiza las bases de datos internas (Trabajado por
Enfermedad Común y Reporte de Pagos por Subsidio de Enfermedad Común), a través de los
siguientes pasos:
a) Accesa al SUIR a través de los pasos descritos en los puntos 3 y 4, selecciona Consultas del SFS y
hace clic en ¨Pagos de Enfermedad Común¨ o en ¨Licencia por Enfermedad Común¨, según
corresponda.


b) Modifica las bases de datos internas de acuerdo a los reportes emitidos por el SUIR.

c) A los casos que le fueron levantado el estatus de “Padecimiento Activo” y tengan licencias
pendientes, se le reiniciará el proceso como una renovación o nueva solicitud según aplique.



21. Analista de Evaluación y Compensación, remite reportes de pago a Director/a de Gestión
Humana y Encargado/a de Compensación y Beneficios.


Archivo Archivo
Formulario de
Solicitud de Analista de
Expediente
S/C subsidio por Evaluación y Físico ‐ Archivo Muerto
empelado
Enfermedad Compensación
Común
Departamento
Certificado Expediente
S/C de Relaciones Físico ‐ Archivo Muerto
Médico empelado
Laborales
Computador
Analista de
Bases de datos Analista
S/C Compensación Digital 1 año Eliminar
de Internas Compensación
y Beneficios
y Beneficios






EVALUACION Y COMPENSACION

Subsidio por Maternidad y Lactancia


Subsidio Por Maternidad y Lactancia


Gestionar el pago equivalente a tres meses de sueldo cotizable otorgados durante el
período de Descanso por Maternidad y el pago para los hijos menores de un (1) año de las
empleadas de la institución a nivel nacional.

2. Alcance
El ámbito de aplicación del presente manual comprende a todo el personal fijo femenino
de la institución; y será de estricto cumplimiento de quienes la conforman.

Ley No.87‐01, del Sistema Dominicano de Seguridad Social, Reglamento Sobre el Subsidio
por Maternidad y Lactancia, Portal de la Tesorería de la Seguridad Social www.tss.gov.do y
Guía De Seguridad Social.

II. Políticas
¾ Todas las empleadas de la institución recibirán un subsidio por maternidad a partir de las
veintidós (22) semanas de gestación.

¾ Recibirán el Subsidio por Lactancia las empleadas que perciban un sueldo menor o igual a tres
(3) sueldos mínimos nacional.

¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana la guardia y custodia de todos los
documentos relativos al subsidio por maternidad y lactancia.





GH‐CB‐01 Guía sobre el Sistema Dominicano de Seguridad Social
S/C Reglamento sobre el Subsidio por Maternidad y Lactancia
S/C Informe de Maternidad
¾ Subsidio por Maternidad: Pago en dinero a las trabajadoras equivalente a tres meses de salario
cotizable, otorgados durante el período de Descanso por Maternidad.

¾ Subsidio por Lactancia: Pago en dinero a los hijos menores de un (1) año de las trabajadoras
que perciban un salario menor o igual a tres (3) salarios mínimos nacionales.

¾ Informe de Maternidad: Documento donde el médico tratante de la empleada, registra las
informaciones pertinentes al embarazo.


1. Subsidio por Maternidad

1.1 Reporte de Embarazo

1.1.1 Analista de Compensación y Beneficios, recibe el Informe de Maternidad, donde la
empleada notifica a la institución sobre su estado de gestación.

1.1.2 Analista de Compensación y Beneficios, acede a la página de la TSS www.tss.gov.do, y
selecciona el link ‘’SuirPlus Empresas’’.



1.1.3 Analista de Compensación y Beneficios, introduce los datos de acceso del representante,
correspondiente a la institución. (Estos datos están a Cargo de la Dirección de Gestión Humana y el
Departamento de Evaluación y Compensación).

1.1.4 Analista de Compensación y Beneficios, coloca el cursor del mouse en “Novedades del SFS”,
y da clic en “Reporte de Embarazo’’.



1.1.5 Analista de Compensación y Beneficios, introduce el número de cédula de la empleada y
hace clic en buscar, para completar los datos correspondientes al embarazo de dicha empleada.

1.1.6 Analista de Compensación y Beneficios, introducirá los datos correspondientes al reporte de
embarazo.



1.1.7 Analista de Compensación y Beneficios, verifica que los datos correspondan a lo inscrito en
el informe de maternidad y da clic en insertar luego en ‘’Aplicar Novedades’’.

1.1.8 Analista de Compensación y Beneficios, registra en la base de datos interna la información
general de la empleada y entrega informe de maternidad al Encargado de Archivo para que repose
en el expediente de la empleada.



1.1.9 Analista de Evaluación y Compensación, remite al Analista de Compensación y Beneficios II
la base de datos interna.

1.2 Reporte Licencia Pre y Post Natal

1.2.1 Analista de Evaluación y Compensación, recibe del Departamento de Relaciones Laborales la
acción de personal con la licencia pre y post natal de la empleada para reportarla a través de la
SUIR.

1. 2.2 Analista de Evaluación y Compensación, verifica en la base de datos interna si ya fue
reportado el embarazo de la empleada.

¾ Si el embarazo no ha sido reportando, el Analista de Compensación y Beneficios solicita a la
empleada la remisión del informe de maternidad para luego realizar los procedimientos
descritos en el punto 1.1.

1.2.3 Analista de Compensación y Beneficios, reporta la licencia pre y post natal, accediendo a la
SUIR según los pasos descritos en los puntos 1.1.2, 1.1.3 y 1.1.4.

¾ Cuando la empleada no haya cotizado por lo menos ocho (8) meses del período comprendido
en los doce (12) meses anteriores a la fecha de su alumbramiento, no podrá recibir los
subsidios por maternidad y lactancia y se notificará al Depto. De Relaciones Laborales, para el
pago por suplencia.

1.2.4 Analista de Compensación y Beneficios, selecciona ‘’Reporte de Licencia Pre y Post Natal’’ e
introduce el número de cédula de la empleada.



1.2.5 Analista de Compensación y Beneficios, registra los datos correspondientes a la licencia pre
y pos natal y hace clic en insertar.

1.2.6 Analista de Compensación y Beneficios, verifica que los datos estén correcto, hace clic en
‘’Aplicar Novedades’’ y comprueba que las novedades se hayan aplicado satisfactoriamente.

1.2.7 Analista de Compensación y Beneficios, entrega al Encargado de Archivo acción de personal
y licencia pre y post natal para que repose en el expediente de la empleada.



1.2.8 Analista Compensación y Beneficios, remite al Analista de Compensación y Beneficios II
base de datos interna.

2. Subsidio por Lactancia

¾ A las empleadas que apliquen para recibir el Subsidio por Lactancia, según lo establecido en la
Ley 87‐01, se les reportará el nacimiento de la criatura para recibir el beneficio.

2.1 Analista de Compensación y Beneficios, recibe copia del acta de nacimiento de la criatura,
para reportar el nacimiento.

2.2 Analista de Compensación y Beneficios, reporta el nacimiento, accediendo a la SUIR según los
pasos descritos en los puntos 1.1.2, 1.1.3 y 1.1.4.

2.3 Analista de Compensación y Beneficios, selecciona ‘’Reporte de Nacimiento’’ e introduce el
número de cédula de la empleada.

2.4 Analista de Compensación y Beneficios, introduce el número de cédula de la empleada y hace
clic en aceptar.



2.5 Analista de Compensación y Beneficios, registra los datos correspondientes al nacimiento,
verifica que estén correcto, hace clic en aceptar y luego en ‘’Aplicar Novedades’’.

2.6 Analista de Compensación y Beneficios, entrega al Encargado de Archivo la copia del acta de
nacimiento de la criatura para que repose en el expediente de la empleada.

2.7 Analista de Compensación y Beneficios, remite al Analista de Compensación y Beneficios II
base de datos interna y relación de cuentas aperturadas por la SISALRIL para el pago de Subsidio
por Lactancia.

3. Verificación de Pagos por Subsidio de Maternidad y Lactancia

3.1 Analista de Compensación y Beneficios, verifica la relación mensual de pagos por subsidios de
Maternidad y Lactancia, accesando al SUIR, a través de los procedimientos descritos en los puntos
1.1.2, y 1.1.3.

3.2 Analista de Compensación y Beneficios, coloca el cursor del mouse en “Consultas del SFS”, y
hace clic en Pagos por Maternidad o Pagos por Lactancia, según corresponda.

3.3 Analista de Compensación y Beneficios, actualiza la relación de pagos por Subsidio de
Maternidad y Lactancia interna y remite documento al Encargado/a de Compensación y
Beneficios y al Analista de Compensación y Beneficios I.






Archivo Archivo
Analista de
Informe de Expediente
S/C Compensación Físico ‐ Archivo Muerto
Maternidad empelada
y Beneficios
Depto.
Licencia Pre y Expediente
S/C Relaciones Físico ‐ Archivo Muerto
Post Natal empelada
Laborales
Depto.
Acta de Expediente
Nacimiento empelada
Laborales
Depto.
Acta de Expediente
Defunción empelada
Laborales





EVALUACION Y COMPENSACION

Prestamos “Empleado Feliz”


Prestamos ¨Empleado Feliz¨

Tramitar la solicitud de los préstamos de Empleado Feliz, que ofrece el Banco de Reservas
a los servidores públicos.

2. Alcance
Comprende a todo el personal con más de un año laborando en la institución y está en
nómina fija (no está incluido el personal militar).

Sistema de Recursos Humanos y sistema de certificaciones.

II. Políticas
¾ Los empleados/as deben tener mínimo un año laborando en la institución para poder solicitar
el beneficio.

¾ Los empleados/as en proceso de pensión, suspensión o cancelación no podrán aplicar para
recibir el beneficio.

¾ Los beneficiarios deben depositar en la Dirección de Gestión Humana la documentación
requerida.


S/C Formulario de solicitud del Banco de Reservas
S/C Formulario de declaración de salud del Banco de Reservas
S/C Copia de la cédula



IV. Definición Términos Principales

¾ Declaración de Salud: Documento donde el solicitante hace constar su historial médico.

¾ Préstamos Empleado Feliz: Programa del Banco de Reservas para facilitar prestamos a los
servidores públicos.
1. Solicitud Préstamo ¨Empleado Feliz¨

1.1 Empleado solicita información sobre los requisitos y monto que puede solicitar

1.2. Analista de Compensación y Beneficios, verifica en el sistema de Gestión Humana el monto
que el empleado puede solicitar, explica los requisitos y entrega el formulario de solicitud de
préstamo y la declaración jurada de salud.

1.3. Analista de Compensación y Beneficios, recibe los formularios debidamente completados y
verifica con:

¾ Encargado/a Compensación y Beneficios que el empleado no esté en proceso de pensión.

¾ Encargado/a Relaciones Laborales a los fines de verificar que el empleado en proceso de
cancelación ó suspensión.

1.4. Analista de Compensación y Beneficios, Imprime volante de pago y elabora constancia de
trabajo del empleado.

1.5. Analista de Compensación y Beneficios, redacta relación de solicitudes y remite al Director/a
de Gestión Humana para la firma.



1.6. Analista de Compensación y Beneficios, remite las solicitudes de préstamos a la Dirección
Administrativa y Financiera.

1.7 Analista de Compensación y Beneficios, elabora una comunicación dirigida al Banco de
Reservas, notificando la desvinculación de empleados con deudas pendientes y entrega al
Director/a de Gestión Humana para la firma.

1.8 Analista de Compensación y Beneficios, remite original al Banco de Reservas y copias al
Departamento de Nómina, al Área Administrativa y Financiera y al Abogado/a de Relaciones
Laborales.

2. Seguro de Vida

2.1 Supervisor, informa a la Dirección de Gestión Humana sobre el fallecimiento del empleado.

2.2 Analista de Compensación y Beneficios, contacta los dependientes del empleado fallecido y
solicita los requisitos.

2.3 Analista de Compensación y Beneficios, confirma en el Banco de Reservas que los familiares
del empleado/a fallecido hayan depositados todos los requisitos y entrega al Encargado de Archivo
copia de documentos para que reposen en el expediente del empleado.


Archivo Archivo
Formulario de Analista de
Remisión al Banco
S/C Solicitud de Compensación Físico ‐ ‐
de Reservas
Prestamos y Beneficios
Remisión al Banco
S/C Declaración de Compensación Físico ‐ ‐
de Reservas
Salud y Beneficios






Incorporación a Carrera Administrativa


Gestionar la incorporación a la carrera administrativa del personal de la institución.

2. Alcance
Comprende a todo el personal administrativo a nivel nacional y será de estricto
cumplimiento, basado en la Ley No. 41‐08, de Función Pública.

Ley 41‐08 de Función Pública y sus Reglamentos de Aplicación y el portal
www.map.gob.do.

II. Políticas
¾ Todo el Personal administrativo debe estar incorporado a la Carrera Administrativa, basado en
la Ley No. 41‐08 de Función Pública.

¾ El empleado debe remitir a la Dirección de Gestión Humana todos los documentos requeridos
para el ingreso a Carrera Administrativa.


GH‐CB‐05 Certificación de incorporación a carrera administrativa
S/C Ley 41‐08, de Función Pública
S/C Formulario de requisitos de incorporación a la carrera administrativa
S/C Formulario resumen de las evaluaciones e incorporación del servidor
S/C Base de Datos Interna





¾ Carrera Administrativa: Sistema de gestión que permite promover el desarrollo y
profesionalización del personal civil del Poder Ejecutivo, para elevar la productividad y calidad
en los resultados de la propia administración.


1. Inicio del Proceso

a) El empleado/a, llama a la Dirección de Gestión Humana expresando interés para pertenecer a
la Carrera Administrativa.

b) Dirección de Gestión Humana hace llamado abierto para incorporación a la Carrera
Administrativa.

2. Analista de Evaluación y Compensación, depura los expedientes de los servidores públicos que
califiquen, según los requisitos por grupo ocupacional, establecidos en la Ley No. 41‐08.

¾ Si el empleado no cumple con el perfil, ni el nivel académico requerido para ocupar el cargo, se
registra en la base de datos interna de los casos especiales.

¾ Si la estructura o el cargo no está aprobada por el Ministerio de Administración Pública o tiene
más de 55 años de edad, se registra en la base de datos interna de los casos especiales, hasta
que sea aprobado.

3. Analista de Compensación y Beneficios, solicita al empleado/a la documentación faltante, en
caso de que la hubiere.



4. Analista de Compensación y Beneficios, coordina con el Ministerio de Administración Pública la
auditoria de los expedientes de los candidatos a ser incorporados.

5. Encargado/a de Compensación y Beneficios, recibe del Ministerio de Administración Pública la
relación del personal precalificado para incorporar a la carrera administrativa y remite al Analista
de Evaluación y Compensación para coordinar la evaluación técnica de dichos candidatos.

6. Analista de Compensación y Beneficios, remite a las Divisiones de Gestión Humana o
Supervisores, la relación de los empleados precalificados y la certificación de Ingreso a Carrera
Administrativa, a los fines de que el supervisor inmediato tramite a la Dirección de Gestión
Humana dicha certificación debidamente completada.

7. Analista de Compensación y Beneficios, coordina con el Ministerio de Administración Pública
las evaluaciones técnicas a los candidatos y los convoca,

8. Analista de Compensación y Beneficios, recibe los certificados de incorporación a la Carrera
Administrativa de los Servidores Públicos y tramita al Encargado/a de Compensación y Beneficios
para su remisión al Departamento de Relaciones Laborales.

9. Analista de Compensación y Beneficios, contacta las Divisiones de Gestión Humana y/o
Supervisores, a los fines de que los empleados retiren sus certificados.

¾ Cuando el empleado no pueda venir a recibir el certificado de incorporación a la carrera
administrativa, debe informar previamente al Analista de Compensación y Beneficios quien
retirará el certificado.

10. Analista de Compensación y Beneficios, entrega al Encargado de Archivo copia del certificado
de incorporación recibida por el servidor público para archivar en el expediente.





Archivo Archivo
Certificación de Analista de
Expediente
GH‐CB‐05 ingreso a carrera Compensación Físico Indefinido Físico
empleado
administrativa y Beneficios
Expediente
GH‐CB‐06 requisitos de Compensación Físico Indefinido Físico
empleado
Incorporación y Beneficios
Formulario resumen Analista de
Expediente
GH‐CB‐07 de las evaluaciones Compensación Físico Indefinido Físico
empleado
e incorporación y Beneficios
Analista de
Evaluación del Expediente
S/C Compensación Físico Indefinido Físico
Desempeño empleado
y Beneficios






Beneficios INAVI


Beneficios INAVI

Facilitar al personal el disfrute de los beneficios otorgados por el Instituto de Auxilios y
Viviendas (INAVI).

2. Alcance

Leyes No. 82 Seguro de Vida, Cesantía e Invalidez del los empleados públicos y sus
modificaciones.

II. Políticas
¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana promover los servicios que ofrece el
INAVI a los servidores públicos.

¾ Los documentos requeridos para poder disfrutar de los servicios de INAVI, serán solicitados a la


GH‐RL‐05 Constancia de Trabajo
S/C Ley No. 82


Beneficios INAVI


¾ Beneficios de IINAVI: Servicios Funerarios, adquisición de útiles escolares, juguetes y
electrodomésticos.

1. El empleado interesado, se dirige al Departamento de Compensación y Beneficios solicitando
información acerca de los beneficios otorgados por el Instituto de Auxilios y Viviendas (INAVI).

2. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, ofrece la información requerida por el
empleado.

¾ Para el caso de ser adquisición de útiles escolares, regalos para el día de los Santos Reyes o día
de las Madres, la Secretaria de Gestión Humana, le entrega certificación laboral actualizada, en
el formato correspondiente.

¾ Para el caso de ser un familiar de algún empleado fallecido, el Auxiliar Administrativo de
Compensación y Beneficios, se encarga de orientar al familiar de cómo obtener el beneficio de
“Servicios Funerarios de SAVICA”.

3. Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, reportan mensualmente vía correo
electrónico, los casos que fueron manejados, digitándolos en la Base de Datos Interna del Área.


Archivo Final
Auxiliar Computador Auxiliar
Base de Administrativo Administrativo
S/C Digital 1 año Eliminar
Datos Interna Compensación y Compensación y
Beneficios Beneficios

Beneficios INAVI


Compensación por fallecimiento

Compensación por Fallecimiento

Gestionar el pago del beneficio a los dependientes de empleados fallecidos.

2. Alcance
Comprende a dependientes de empleados fallecidos.

Política institucional del pago del beneficio y los documentos relacionados.

II. Políticas
¾ Se otorgará una compensación a los beneficiarios de todos los empleados de la institución a
nivel nacional.

¾ La dirección de Gestión Humana tramitará a la Dirección Financiera, el pago de las
compensaciones con la debida documentación de soporte.


S/C Acta de Defunción
S/C Acta de Matrimonio o de Unión Libre
S/C Acta de Nacimiento
S/C Copia de Cédula
S/C Determinación de Herederos




¾ Determinación de Herederos: Acto Notarial que certifica los herederos legales del occiso.


1.1 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, recibe información sobre el
fallecimiento del empleado y contacta los herederos para requerirles la documentación que los
avala como tal.

1.2 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, remite solicitud de pago a la Dirección
Administrativa y Financiera, con los documentos depositados por los herederos.

1.3 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, da seguimiento y notifica a los
herederos cuando pueden retirar por el Departamento de Tesorería.

1.4 Auxiliar Administrativo de Compensación y Beneficios, entrega al Encargado de Archivo copia
de documentos para en el anexar al expediente del empleado.





Archivo Archivo
Auxiliar
Acta de Administrativo Expediente Archivo Gestión
S/C Físico ‐
Defunción Compensación Empleado Humana
y Beneficios
Auxiliar
S/C Copia de Cédula Físico ‐
Compensación Empleado Humana
y Beneficios
Auxiliar
Acta de Administrativo Expediente Archivo Gestión
S/C Físico ‐
Nacimiento Compensación Empleado Humana
y Beneficios
Auxiliar
Acta de
S/C Matrimonio o Físico ‐
Compensación Empleado Humana
Unión Libre
y Beneficios
Auxiliar
Determinación Administrativo Expediente Archivo Gestión
S/C Físico ‐
de Herederos Compensación Empleado Humana
y Beneficios






ANEXOS



Anexos

ANEXO 1: Autorización de Descuento Dependientes ARS


Anexos

1. Formulario de Reporte de Accidentes Laborales, www.arlss.gov.do
2. Formulario de Reporte de Enfermedad Profesional, www.arlss.gov.do
3. Formulario de Solicitud de Pensión por la Ley No. 379‐81 de Reparto, www.hacienda.gov.do
4. Formulario de Solicitud de Subsidio por Enfermedad Común, www.tss.gov.do
5. Informe de Maternidad, www.tss.gov.do
6. Formulario Solicitud de Préstamo “Empleado Feliz”, www.banreservas.gob.do
7. Formulario Declaración de Salud, www.banreservas.gob.do





EVALUACION DEL DESEMPEÑO




Coordinar el proceso de Evaluación del Desempeño de todo el personal de la institución a
nivel nacional.

2. Alcance
Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional

Ley Núm. 41‐08 de Función Pública y su Reglamento 525‐09, Portal de Gestión Humana,
Manual de Cargos, Formularios de evaluación por grupo ocupacional y el Formulario de
Incidentes Críticos.

II. Políticas
¾ La evaluación del Desempeño es de carácter obligatorio para todo el personal con más de seis
(6) meses en la institución.

¾ La Evaluación del Desempeño sirve de basa para el desarrollo de los planes de carrera y
profesionalización del personal.

¾ Se conformará un Comité Ad‐Hoc, para los casos de desacuerdo entre las partes.

¾ Las evaluaciones del desempeño se realizaran según los plazos establecidos por el Ministerio
de Administración Pública y las políticas internas.


GH‐ED‐01 Formulario de Incidentes Críticos
S/C Manual de Cargos
S/C Formularios de Evaluación del Desempeño
S/C Ley 41‐08, de Función Pública

¾ Evaluación del Desempeño: Medición del desempeño del personal.

¾ Grupo Ocupacional: Cargos que tienen niveles de complejidad y en los perfiles.

¾ Acta de Conciliación o No Conciliación: Documento donde el empleado y el evaluador definen
su posición en relación a la evaluación del desempeño del empleado.

1. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, recibe del Ministerio de Administración Pública
(MAP) el cronograma anual de trabajo para la realización de las Evaluaciones del Desempeño.

2. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, informa al Director/a de Gestión Humana, para
elaborar comunicación o correo general dirigido a todo el personal, dando la información del inicio
de la preparación para la Evaluación del Desempeño.

3. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, coordina los talleres y actividades formativas del
proceso.

1.1 Encargado/a de Evaluación del Desempeño, procede a elaborar cronograma de actividades
por región.

1.2 Encargado/a de Evaluación del Desempeño, coordina con el o La Encargada(a) de Gestión
Humana o la Secretaria Titular de la Dependencia, para montar la logística del Taller o Actividad.

1.3 Encargado/a de Evaluación del Desempeño, remite cronograma final al Director/a de Gestión
Humana para aprobación.



1.4 Analista de Evaluación del Desempeño, gestiona viáticos y dietas con el área Administrativa y
Financiera y prepara los materiales de apoyo de la actividad.

1.5 Encargado/a de Evaluación del Desempeño, elabora la presentación para el Taller o
Actividad.

1.6 Encargado/a de Evaluación del Desempeño, realiza los Talleres o Actividades, plasmando el
listado de asistencia los participantes para elaborar las estadísticas de asistencia.

4. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, gestiona junto con el personal de Tecnología de la
Información los ajustes necesarios en las herramientas de Evaluación del Desempeño.

5. Director/a de Gestión Humana del Desempeño, elabora comunicación iniciando el proceso de
Evaluación del Desempeño del personal institucional y remite al Encargado/a de Evaluación, para
la difusión a través de los medios de comunicación institucional.

6. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, da seguimiento con la Dirección de Tecnología de
la Información para corregir las irregularidades que puedan seguir en el transcurso del mismo.

7. Director/a de Gestión Humana del Desempeño, notifica a todo el personal institucional el
cierre del proceso de Evaluación del Desempeño, cuando llegue la fecha límite.

8. Analista de Evaluación del Desempeño, para conciliar la base de datos con las evaluaciones
recibidas en físico.

9. Analista de Evaluación del Desempeño, contacta a los supervisores de áreas correspondientes
por remitir evaluaciones, informa a Encargado/a de Evaluación.


10. Analista de Evaluación del Desempeño, revisa las evaluaciones en que los colaboradores que
han firmado NO DE ACUERDO en las puntuaciones de la su Evaluación del Desempeño, y elabora
relación de los casos que se presentarán al Comité Ad‐Hoc.

11. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, convoca al Comité Ad‐Hoc y registra en el acta
conciliatoria el Acuerdo de Desempeño.

12. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, remite acta conciliatoria al Encargado de Archivo,
para anexar a la evaluación del empleado, como parte del acuerdo realizado en la Comisión.

13. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, remite al Ministerio de Administración Pública,
copia de las actas conciliatorias, por parte del procedimiento interno de dicho ministerio.

14. Encargado/a de Evaluación del Desempeño, elabora nota informativa con las estadísticas del
proceso de evaluación y remite al Director/a de Gestión Humana para su difusión.

15. Director/a Gestión Humana del Desempeño, difunde las estadísticas del proceso de
evaluación del desempeño a través de los medios de comunicación institucional.


Archivo Archivo
Formulario de
Supervisor del ‐
GH‐ED‐01 Incidentes Físico 1 año ‐
Área
Críticos
Formularios de
Encargado/a Expediente
S/C Evaluaciones Físico ‐ Archivo Gestión
Evaluación Empleado/a
del Desempeño Humana
Acta de Encargado/a
S/C Físico ‐ ‐ ‐
Conciliación Evaluación




MINISTERIO DE DIRECCION DE
ENCARGADO/A DIRECTOR/A GESTION
ADMINISTRACION ANALISTA TECNOLOGIA DE LA
EVALUACION HUMANA
PUBLICA INFORMACION
REMITE CRONOGRAMA PARA ELABORA COMUNICACION
NOTIFICA AL DIRECTOR/A
EVALUACIONES DEL PARA LA PREPARACION DEL
DESEMEPEÑO DE GESTION HUMANA
PROCESO
COORDINA TALLERES Y
ACTIVIDADES FORMATIVAS
DEL PROCESO
DISENA Y MODIFICA LAS
ELABORA AJUSTE DE LAS
HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS
TECNOLOGICAS
GESTIONA LA DIFUSION DE ELABORA COMUNICACION
LA COMUNICACION INICIANDO EL PROCESO
CONCILIA BASE DE DATOS
DA SEGUIMIENTO AL NOTIFICA CIERRE DEL
CON EVALUACIONES
PROCESO PROCESO DE EVALUACION
RECIBIDAS
SOLICITA EVALUACIONES
PENDIENTES POR
ENTREGAR
ELABORA RELACION CASOS
CONVOCA COMITE AD‐HOD QUE IRAN ANTE EL COMITE
AD‐HOD
ELABORA ACTA DE
CONCILIACION Y REGISTRA
EN BASE DE DATOS
INTERNA
REMITE COPIA ACTA DE ENTREGA ORIGINAL A
CONCILIACION ENCARGADO DE ARCHIVO
PARA ANEXAR A LA
EVALUACION
DIFUNDE LAS ESTADISTICAS
ELABORA ESTADISTICAS DEL
DEL PROCESO DE FIN
PROCESO DE EVALUACION
EVALUACION


Anexos

EVALUACION DEL DESEMPEÑO





1. Formulario de Incidentes Críticos www.map.gov.do



CAPACITACION Y DESARROLLO
Detección Necesidades de Capacitación



Identificar las Necesidades de Capacitación y Adiestramiento del personal de la institución
para promover la profesionalización de los servidores públicos.

2. Alcance
Todo el personal institucional.

Ley No. 41‐08 de Función Pública y su Reglamento de Aplicación, Formulario de Detección
de Necesidades de Capacitación, Reporte de las Evaluaciones del Desempeño y Solicitudes
directas de los Supervisores de Áreas.

II. Políticas
¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana realizar la Detección de Necesidades de
Capacitación una vez al año.


GH‐CD‐01 Formulario de Detección de Necesidades
S/C Reporte de Evaluación del Desempeño
S/C Solicitudes de Supervisores de Áreas
¾ Detección de Necesidades de Capacitación: Proceso de investigación que establece las
carencias y deficiencias cuantificables o mesurables existentes en los conocimientos,
habilidades y actitudes del trabajador y la norma o patrón de desempeño establecido como
requerimiento del cargo.



¾ Promoción actividades formativas: Calendario de las actividades formativas que se realizarán
el en trascurso del año.

¾ Actividades Formativas: Eventos de capacitación y adiestramiento

1. Encargado/ a de Capacitación y Desarrollo, remite anualmente los formularios de detección de
necesidades de capacitación a encargados de áreas.

2. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, solicita al Encargado Evaluación y compensación
resultados de evaluación correspondiente al último año.

3. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, recibe de Encargados de áreas y supervisores
solicitudes directas de capacitación.

4. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, concilia insumos (formularios de detección,
resultados evaluación y solicitudes directas).

5. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, elabora el plan anual de capacitación y remite al
Director/a de Gestión Humana para aprobación.

6. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, recibe aprobación y remite copia a Analista de
Capacitación y Desarrollo.

7. Analista de Capacitación y Desarrollo, publica el plan anual de capacitación en el portal de
gestión humana.


VII. Control de Registros

Archivo Final
Formulario
Encargado/a Archivo
Detección Físico y
GH‐CD‐01 Capacitación y 1 Año Capacitación y Eliminar
Necesidades de Digital
Desarrollo Desarrollo
Capacitación
Encargado/a Archivo
Plan Anual de Físico y
GH‐CD‐02 Capacitación y 1 Año Capacitación y Eliminar
Capacitación Digital
Desarrollo Desarrollo
Resultados de Encargado/a
Físico y Indefini Expediente Archivo Gestión
R/S Evaluaciones Capacitación y
Digital do Empleados Humana
del Desempeño Desarrollo
Solicitudes de Archivo
Supervisores Físico y Archivo Gestión
R/S Supervisores 1 Año Capacitación y
de Áreas Digital Humana
de Áreas Desarrollo




ENCARGADO/A ENCARGADO/A
SUPERVISOR DE DIRECTOR/A
CAPACITACION Y EVALUACION Y ANALISTA
AREA GESTION HUMANA
DESARROLLO COMPENSACION
REMITE COMPLETA
FORMULARIO DNC FORMULARIO DNC
RECIBE FORMULARIO
DNC
SOLICITA RESULTADOS REMITE RESULTADOS
EVALUACIONES DEL EVALUACIONES DEL
DESEMPEÑO DESEMPEÑO
RECIBE RESULTADOS
REMITE SOLICITUDES
CONCILIA INSUMOS
DIRECTAS DE
RECIBIDOS
CAPACITACION
ELABORA PLAN ANUAL
APRUEBA
DE CAPACITACION
REMITE A ANALISTA DE
CAPACITACION Y
DESARROLLO
PUBLICA PLAN ANUAL
DE CAPACITACION
FIN



Programación Trimestral de Capacitación



Calendarizar y ejecutar las actividades formativas de la institución.

2. Alcance
Todo el personal de la institución a nivel nacional.

Detección de necesidades de Capacitación, Evaluaciones del Desempeño, Solicitud de los
Supervisores de Áreas y Calendarios de actividades.

II. Políticas
¾ La programación de actividades se sustentará en la Detección de Necesidades de Capacitación.

¾ Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana difundir a través de los medios de
comunicación institucional la programación de actividades.


GH‐CD‐02 Plan Anual de Capacitación
¾ Programación Trimestral: Calendario trimestral de las actividades a desarrollarse en ese
trimestre.



1. Encargado/a DE Capacitación y Desarrollo, solicita ofertas formativas a las diferentes
instituciones educativas del estado.

2. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, recibe ofertas formativas y concilia con el plan anual
de capacitación.

3. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, coordina fecha, horario y lugar de las actividades
correspondientes.

¾ Cuando se trate de requerimientos de capacitación específicos de un área, se coordinara con el
Supervisor del Área los detalles de la programación.

4. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, solicita el programa didáctico de la actividad a la
institución correspondiente.

5. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, elabora calendario de actividades de formación.

6. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, publica y promociona los cursos, a través de los
medios de comunicación institucionales, (correo Electrónico, portal de PGR, Boletín Procuraldía y
Murales.)

¾ La programación será modificada cuando sea necesario.


Código Título Responsable Medio Modo de Tiempo Lugar de Disposición
clasificación Archivo Archivo Final
Programación Encargado/a
Físico y
GH‐CD‐02 Anual de Capacitación y Por año 1 año Físico Eliminar
Digital
Capacitación Desarrollo




Ejecución de Programas de Capacitación




Ejecuta las actividades planificadas a fin de contribuir a la profesionalización del personal
de la institución.

2. Alcance

Programación Trimestral de actividades.

II. Políticas
¾ Todos los programas deben ser ampliamente difundidos a través de los medios de
comunicación institucionales.

¾ Las convocatorias de actividades deben publicarse por lo menos cinco (5) días laborables
previos a la actividad y confirmada el día anterior.

¾ Todas las convocatorias deben estar debidamente registrada.

¾ Es responsabilidad del Departamento de Capacitación y Desarrollo asistir a la apertura de las
actividades.

¾ Cada actividad constará de un registro de participantes y de asistencia.

¾ Es responsabilidad del Departamento de Capacitación y Desarrollo solicitar a los participantes
de las actividades la evaluación de la misma.





GH‐CD‐03 Calendario de Actividades
¾ Calendario de Actividades: Agenda de las actividades.

¾ Convocatoria: Oferta de actividades al personal.

¾ Evaluación de Actividades formativas: Formulario de medición de satisfacción de los
participantes.


1. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, reserva el salón correspondiente.

¾ Cuando los cursos sean impartidos fuera de la institución la coordinación será por el centro que
impartirá la capacitación.

2. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, elabora comunicación de convocatoria a la actividad
y entrega a Director/a Gestión Humana para la firma.

3. Analista de Capacitación y Desarrollo, confirmar recepción de la convocatoria y registra en base
de datos interna.

5. Analista de Capacitación y Desarrollo, recibe las solicitudes de participación del personal y
entrega al Encargado/a de Capacitación y Desarrollo.



6. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, elabora relación de participantes y remite a la
institución correspondiente y entrega al Director/a de Gestión Humana para la firma.

7. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, coordina la logística de la actividad.

¾ Instalación de equipos audiovisuales con la Dirección de Tecnología de la Información
¾ Reproducción de material didáctico
¾ Acomodación del área con el Depto. Servicios Generales
¾ Solicitud de Refrigerio con el Departamento de Protocolo, cuando así se requiera

8. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, verifica el control de asistencia de los participantes.

9. Analista de Capacitación y Desarrollo, distribuye formulario de evaluación de actividades
formativas a los participantes y remite al Encargado/a de Capacitación y Desarrollo.

10. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, elabora estadísticas de satisfacción de la actividad.

11. Encargado/a de Capacitación y Desarrollo, redacta informe de los resultados de las
actividades trimestrales y remite al Director/a de Gestión Humana.
12. Analista de Capacitación y Desarrollo, seguimiento, recepción y distribución de certificados de
participación.

13. Analista de Capacitación y Desarrollo entrega copia al Encargado/a de Archivo para que
anexar al expediente de los empleados.




Archivo Archivo
Formulario
Encargado/a
evaluación de Por
GH‐CD‐04 Capacitación y Físico 12 Meses Eliminar
actividades actividad
Desarrollo
formativas
Encargado/a
Físico y Por
S/C Convocatoria Capacitación y 12 Meses Eliminar
Digital actividad
Desarrollo




ANEXOS

Anexos
ANEXO 1: Formulario de Detección de Necesidades de Capacitación


Anexos


1. Formulario del Centro de Capacitación en Policita y Gestión Fiscal, www.hacienda.gov.do
2. Formulario del Instituto Nacional de Administración Pública, www.inap.gov.do
3. Formulario del Programa de Alfabetización Digital, www.inap.gov.do
4. Formulario del INFOTEP, www.




PROGRAMAS ESPECIALES
Organización de Actividades y Eventos



Promover y organizar las actividades que propicien la integración y el compromiso social
de los empleados.

2. Alcance

Sistema de Integridad Institucional, Políticas del Estado en materia de Preservación de los
Recursos Naturales.

II. Políticas
¾ Deberá someterse a la aprobación del Consejo Superior del Ministerio Público los temas y
presupuestos de las actividades que serán contempladas dentro de los programas especiales.

¾ Los programas especiales deben estar fundamentados en los principios y valores
institucionales.


S/C Sistema de Integridad Institucional
¾ Programas Especiales: Actividades recreativas y culturales tendentes a promocionar la

integración del personal, así como las estrategias de responsabilidad social que debe
implementar la institución.


1. Actividades Fijas

1.1 Encargado/a de Programas Especiales, elabora plan anual de actividades recurrentes y
presenta presupuesto tentativo.

1.2 Director/a Gestión Humana, elabora anteproyecto de la actividad específica, junto al
presupuesto definitivo, para ser aprobado por el Consejo Superior del Ministerio Público.

1.3 Director/a Gestión Humana, conforma el equipo interdepartamental que coordinará la
ejecución de la actividad.

1.3 Encargado/a de Programas Especiales, coordina el montaje del evento junto a la Dirección de
Comunicaciones.

¾ En caso de que se trate de una actividad que cuente con el apoyo de otras instituciones, el
Encargado/a de Programas Especiales gestiona las donaciones.

1.4 Encargado/a de Programas Especiales, elabora lista de participantes y los convoca.

1.5 Analista de Programas Especiales, confirma con Encargados/as Div. Gestión Humana y
Supervisores de área la recepción de la invitación.

1.6 Encargado/a de Programas Especiales, si la actividad lo requiere, coordina con el
Departamento de Servicios Generales el transporte del personal que participará en la actividad.

2. Actividades Ocasionales

2.1. Director/a Gestión Humana, coordina con las áreas correspondientes la temática de la
actividad conforma equipo interdepartamental de trabajo.

2.2 Encargado/a de Programas Especiales, elabora anteproyecto de la actividad específica, y
presupuesto en caso de conlleve, para ser aprobado por el Consejo Superior del Ministerio
Público.


2.3 Encargado/a de Programas Especiales, elabora solicitud de compra o donación de artículos
con las cotizaciones anexas.

¾ Cuando el desembolso sea institucional, se remitirá una solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera para la elaboración del cheque.

¾ Cuando sea una donación se remite solicitud a la institución correspondiente y se da
seguimiento a través del Analista de Gestión Humana.

2.4 Encargado/a de Programas Especiales, coordina logística de la actividad con el Departamento
de Comunicaciones y Protocolo.

2.5 Encargado/a de Programas Especiales, elabora listado de participantes y los convoca.

2.6 Analista de Programas Especiales, confirma con Encargados/as Div. Gestión Humana y
Supervisores del área la recepción de la invitación.

2.7 Encargado/a de Programas Especiales, si la actividad lo requiere, coordina con el
Departamento de Servicios Generales el transporte del personal que participará en la actividad.


Archivo
Encargado/a Físico y
S/C Convocatoria 1 año Programas Eliminar
Programas Especiales Digital
Especiales
Solitud de Encargado/a Archivo
Físico y
S/C Donación o Programas Especiales 1 año Programas Eliminar
Digital
Compra Especiales
Encargado/a Archivo
Relación de Físico y
S/C Programas Especiales 1 año Programas Eliminar
Participantes Digital
Especiales




Esta Primera Edición del Manual de Políticas y
Procedimientos de la Dirección de Gestión Humana,
se terminó el 17 de Agosto del año 2011.

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