CASO DE ESTUDIO

Administración de materiales
(MM)
Caso de Estudio
Este caso de estudio explica en detalle un proceso integrado de manejo
de materiales y fomenta a través de la comprensión de cada paso del
proceso y funcionalidades del SAP.

Product MOTIVACIÓN REQUISITOS PREVIOS

SAP ERP Los requisitos de entrada de datos Antes de utilizar este estudio de
G.B.I. en los ejercicios de gestión de caso, debe estar familiarizado con la
Release 6.07 materiales (del MM 1 al MM 5) se navegación en el sistema SAP.
redujeron al mínimo debido a que
Level gran parte de la información se Para poder trabajar con éxito en este
almacenaba en el sistema SAP. estudio de caso, no es necesario
Undergraduate
Estos datos almacenados, haber terminado los ejercicios MM
Graduate
conocidos como datos maestros, (del MM 1 al MM 5). Sin embargo, es
Beginner
simplifican el procesamiento de las recomendado.
transacciones comerciales.
Focus
NOTAS
Materials Management En el proceso de adquisición,
Este estudio de caso utiliza el
utilizamos datos maestros para
conjunto de datos de Global Bike Inc.
Authors proveedores, materiales
(G.B.I.), que se ha creado
Bret Wagner (productos que compramos) para
exclusivamente para los currículos
Stefan Weidner simplificar el proceso de
globales de SAP UA.
adquisición.
Version En este estudio de caso,
2.30 crearemos los datos maestros
para un nuevo proveedor y un
Last Change nuevo bien comercial.
August 2013

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Vista general del proceso

Objetivo de aprendizaje Comprender y realizar un ciclo de proceso de compra Tiempo 140 min
Escenario Para procesar un proceso de compra completo, asumirá diferentes roles dentro de la
empresa GBI, por ejemplo: agente de compras, trabajador de almacén, empleado de contabilidad.
En general, trabajará en los departamentos de Gestión de materiales (MM) y Contabilidad
financiera (FI).
Empleados involucrados Joyce Hausman (Administrador de contratos)
Sandeep Das (Supervisor del almacén)
Sergey Petrov (Empleado del almacén)
Wilton Saban (Supervisor de Inventario)
Alberto Conti (Asistente de oficina técnica)
Aura Maxwell (Comprador)
Tatjana Karsova (Empleado de recepción)
Silvia Cassano (Especialista en cuentas por pagar)
Shuyuan Chen (Jefe de Contabilidad)

Antes de comenzar el proceso de compra, crea un nuevo proveedor (Mid- Process description
West Supply) en Lincoln. Luego, crea un nuevo registro maestro para un
bien comercial (Chain Lock) en el sistema. Después de verificar el stock
(vacío) está iniciando el proceso de adquisición creando una solicitud de
compra. Luego, genera una solicitud de cotizaciones e ingresa las
cotizaciones de varios proveedores, incluido su nuevo proveedor. Después
de evaluar y aceptar la oferta de Mid-West Supply, usted crea una orden de
compra que hace referencia a la RFQ. Luego, publicará la entrada de
mercancías y verificará el recibo físico en stock. Después de crear dos
facturas parciales, publicará los pagos al proveedor y revisará las cuentas.
El siguiente gráfico muestra el proceso completo (20 tareas).

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Crear un nuevo proveedor

Tarea Crear un nuevo proveedor. Tiempo 10 min

Breve descripción Use el Menú SAP Easy Access para crear un nuevo proveedor (Mid-West
Supply).
Nombre (Puesto) Joyce Hausman (Administrador de contratos)

Los provedores se establecen tanto en contabilidad como en compras. El Vendor master

registro maestro del proveedor requiere tres vistas: general, contable y de
compras para estar activo. Los proveedores se pueden crear de forma
central, lo que significa que todas las vistas se generan al mismo tiempo o
la responsabilidad se puede distribuir a la contabilidad y la compra para
crear y mantener sus vistas respectivas. En este estudio de caso, la creación
central se usará para ingresar todos los datos necesarios. De esta manera,
este registro de proveedor contendrá toda la información necesaria para
realizar transacciones comerciales.

Para crear un nuevo proveedor, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de Materiales ► Compra ►

Datos maestros ► Vendedor ► Central ► Crear
Esto producirá la siguiente pantalla.

Deje el campo del provendedor en blanco. El sistema generará un nuevo

US00
número. Ingrese US00 para el Código de la compañía, US00 para la US00
organización de compras y KRED como Grupo de cuentas. Luego, haz clic KRED
en .z|

En la pantalla Crear proveedor: Dirección, seleccione Compañía como Company

Mid-West Supply
Título, ingrese Mid-West Supply como Nombre y su número (###) para el ###
Término de búsqueda. Como Calle ingrese 335 W Industrial Lake Dr, 335 W Industrial Lake Dr
68528 Lincoln
como Código postal ingrese 68516, y Lincoln para City. Especifique US
adicionalmente US (País) y NE (Región). Como lenguaje de comunicación NE
English
elije Inglés. Compare sus entradas con la pantalla que se muestra a
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continuación.

Luego, haga clic en o hasta que vea la pantalla Crear proveedor:

Control.
En la pantalla Crear proveedor: Control, en el grupo de campos
12-3456###
Información fiscal ingrese 12-3456### como Número de impuesto 2 -
recuerde reemplazar ### con su número. Confirme su entrada y omita la
siguiente pantalla (Crear proveedor: transacciones de pago) haciendo clic
o dos veces.
En la pantalla Crear proveedor: Contabilidad, contabilidad e información,
ingrese Recon. Cuenta 300000. Luego haga clic en o . 300000

En la pantalla Crear vendedor: Transacciones de pago, ingrese Términos de

pago 0001 y seleccione Chk double inv. Luego haga clic en o . 0001
Chk double inv.
En la pantalla Crear vendedor: Contabilidad de correspondencia, ingrese su your name
nombre como Vendedor en el proveedor. Luego haga clic en o .
En la pantalla Crear proveedor: Datos de compras, ingrese USD como USD
moneda de pedido y 0001 para Términos de pago. Luego haga clic en o 0001

.
No hay datos para ingresar en la pantalla Crear proveedor: Funciones del
socio .
Haga clic en para guardar su registro maestro de proveedor. El sistema Vendor master number
asignará automáticamente un número único para su proveedor .
Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy
Access .

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Crear el Maestro de Materiales para Mercaderías

Tarea Crear el Maestro de Materiales para Mercaderías. Tiempo 15 min

Breve Descripción Utilice el menú de SAP Easy Access para crear un registro maestro de
mercaderías para un bloqueo de cadena en el canal de distribución mayorista.
Nombre (Puesto) Sandeep Das (Supervisor de almacén)

Para crear un registro maestro de mercaderías, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de Materiales ►

Maestro de Materiales ► Material ► Crear (Especial) ► Mercadería
Esto producirá la siguiente pantalla .

En el campo Material, escriba CHLO1 ### (reemplace ### con su CHLO1###

Retail
número) y seleccione Minorista como sector industrial. Luego, haga clic
en o presione Enter .

En la siguiente pantalla, seleccione las siguientes vistas haciendo clic en el

cuadrado al frente de las filas respectivas:
Basic Data 1
- Datos básicos 1 - MRP 1 Sales: Sales Org. Data 1
Sales: Sales Org. Data 2
- Datos de Ventas: Org. Ventas 1 - MRP 2 Sales: General/Plant Data
Purchasing
- Datos de Ventas: Org. Ventas 2 - MRP 3 MRP 1
MRP 2
- Ventas: Datos generales/planta - Datos generales de la planta/alm. 1 MRP 3
General Plant Data / St. 1
- Compra - Contabilidad 1 Accounting 1

Create views selected

Además, seleccione Crear vistas seleccionadas. Luego, haga clic en .

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En la pantalla Niveles organizativos, ingrese la planta MI00 (Miami), MI00

TG00
Ubicación de Tiendas TG00 (Mercaderías), Ventas Org. UE00 (US Este), UE00
y Canal de Distribución WH (al por mayor). Compare con la pantalla que WH
se muestra a continuación. Luego, haga clic en .

En la pestaña Datos básicos 1, ingrese Bloqueo de cadena como una Basic Data 1
Chain Lock
descripción (campo de texto junto al número de material). Como Unidad de EA
Medida Base, use la ayuda F4 para buscar y seleccionar cada uno (EA). UTIL
AS
En el campo Grupo de materiales, seleccione UTIL (Utilidades). Como
división, elija AS (Accesorios). 65
65
En el campo Peso Bruto y en el campo Peso Neto, ingrese 65 y seleccione OZ
Onza (OZ) como Unidad de peso. A continuación, presione Entrar o haga
clic en .

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En la pestaña Ventas: organización de ventas 1, en el campo Planta de Sales: sales org. 1

MI00
Entrega, use la ayuda F4 para buscar y seleccionar la planta de Miami
(MI00). En el grupo de campos de datos de impuestos, en la columna de 0
0
clasificación de impuestos izquierda (la que es editable = color de fondo 0
blanco) seleccione Exento (0) para las tres categorías de impuestos.
1
Haga clic en . En la siguiente pantalla, ingrese Cantidad de 69.00
Escala 1 y Cantidad 69.00. Compare sus entradas con la pantalla a
continuación, luego haga clic en para volver a Ventas: organización de
ventas 1 vista. Allí, presione Enter o haga clic en .

En Ventas: organización de ventas 2 pestañas, seleccione Matl statistics grp Sales: sales org. 2
1
1. Luego presione Enter .

En la pestaña Ventas: General / Planta, seleccione Comprobación de Sales: General/Plant

02
disponibilidad 02 (Requisitos individuales) y use la ayuda F4 para elegir 0001
Tansp. Grp 0001 (En pallets) y LoadingGrp 0002 (Carrito de mano). 0002

En la pestaña Compras, ingrese al Grupo de compras N00 (América del Purchasing

N00
Norte).

En la pestaña MRP 1, seleccione MRP tipo PD (MRP), MRP Controller MRP1

PD 000
000, tamaño de lote EX (Cantidad de lote para lote) y Tamaño Mínimo de EX 10
Lote 10.

En la pestaña MRP 2, ingrese Tiempo de Entrega Planificado 6 (días) y MRP 2

6
seleccione SchedMargin key 001. 001

En la pestaña MRP 3, verifica si la Verificación de disponibilidad está MRP 3

02
configurada correctamente en 02. Luego, presiona Enter. Omita los vista
datos de la planta / almacenamiento 1 haciendo clic en .

En la pestaña Contabilidad 1, seleccione Tipo de Valor 3100 Accounting 1

3100
(Mercaderías), ingrese Precio de traslado 33.50. 33.50

Luego, haga clic en para guardar su material.

Haga clic en el icono para regresar a la pantalla SAP Easy Access.

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Extender Material Maestro para Mercaderías

Tarea Extender Material Maestro para Mercaderías. Time 10 min

Breve Descripción Copie las vistas de ventas de la nueva mercadería (bloqueo de cadena) de la
planta de Miami a la planta de San Diego para mantener una condición diferente.
Nombre (Puesto) Sergey Petrov (Empleado de almacén)

Para crear nuevas vistas para un bien comercial existente, siga la ruta: Menu path
Logística ► Administración de materiales ► Maestro de Materiales
► Material ► Crea (Especial) ► Mercaderías
Ingrese su número de material CHLO1### (otra vez, reemplace ### con su CHLO1###
número de tres dígitos) en el campo Material. En el grupo de campo Copiar CHLO1###
desde ..., ingrese CHLO1### en el campo Material nuevamente. Luego,
presione Enter.
En la ventana Seleccionar Vista(s), resalte las tres vistas de Ventas, 3 Sales views
asegúrese de que el indicador Crear vistas seleccionado esté marcado y Create views selected

haga clic en .
En la ventana Niveles de Organización, en el lado izquierdo (Niveles
organizativos), ingrese Planta SD00, Organización de Ventas UW00 y SD00 MI00
UW00 UE00
Canal de Distribución WH. En el lado derecho (Copiar desde), ingrese WH WH
Planta MI00, Organización de Ventas UE00 y Canal de Distribución WH.
Antes de presionar Enter, compare sus entradas con la pantalla que se
muestra a continuación.

El sistema lo llevará a la vista Ventas: organización de ventas 1. Tenga en

cuenta que los datos de ventas se han copiado de las vistas creadas para el
canal de Distribución ayorista. El sistema muestra un mensaje que dice que
el material ya existe y se extenderá.

Cambiar la Entrega de la Planta MI00 a SD00. Luego, haga clic en Sales: sales org. 1
. ngrese la cantidad de escala 1 y la cantidad 65.00. Haga SD00
1 65.00
clic en y guarde con .
Por último, haz clic en el ícono de salida para volver a la pantalla SAP
Easy Access.

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Mostrar Stock / Lista de requisitos

Tarea Mostrar Stock / Lista de requisitos. Tiempo 5 min

Breve Descripción Muestre y revise la lista de necesidades / existencias para el equilibrio de su
bloqueo de cadena y la demanda que existe en contra de este producto. El informe debe mostrar
que no hay stock y, por lo tanto, no hay nada disponible para usar en este momento.
Nombre (Puesto) Wilton Saban (Supervisor de Inventario)

La lista de necesidades / stocks es una lista dinámica y, por lo tanto, cambia Stock/requirements list
cada vez que se produce una transacción utilizando el material
proporcionado.

Para visualizar la lista de existencias / requisitos, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► La gestión del

inventario ► Ambiente ► Stock ► Lista de necesidades / stock
Esto producirá la siguiente pantalla .

En el campo Material, ingrese el número de su nueva cadena bien

CHLO1###
CHLO1### (reemplace ### con su número) y Planta MI00. Luego haz clic MI00
en . Su lista de necesidades / stock debe ser similar a la siguiente pantalla.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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Crear solicitud de compra

Tarea Create a purchase requisition. Tiempo 5 min

Breve Descripción a gerencia de ventas ha informado al departamento de compras de una
campaña promocional que comenzará en 3 meses para presentar las nuevas cerraduras de cadena.
Cree una solicitud de compra para 200 de sus cerraduras, de modo que pueda colocarse para
pujar, de modo que se pueda elegir un proveedor que cubra las necesidades esperadas asociadas a
esta campaña de ventas.
Nombre (Puesto) Wilton Saban (Supervisor de Inventario)

Para crear una solicitud de compra, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compras ► Solicitud

de compra ► Crear
Esto producirá la siguiente pantalla.

Seleccione Encabezado para expandir el encabezado .

En el campo de texto, escriba la nota del Encabezado: “Global Bike Inc.

está solicitando formalmente cotizaciones para el siguiente material. Las
cotizaciones serán aceptadas hasta [1er día del próximo mes].”

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Seleccione Descripción general del artículo para expandir la

descripción general del artículo.

Ingrese Material CHLO1### (reemplace ### con su número) y Cantidad CHLO1###

200
200. Como Fecha de entrega seleccione o ingrese el día tres meses a 3 months from today
partir de hoy. Luego, ingrese Planta MI00, Stor. Loc. TG00 y PGr. N00. MI00
TG00
Después de hacer clic en comparar su pantalla con la de abajo . N00

Luego, haga clic en ara guardar su pedido de compra. El sistema creará Purchase requisition
document number
un número de documento único.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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Mostrar Stock / Lista de requisitos

Tarea Display the stock/requirements list again. Tiempo 5 min

Breve Descripción Muestre y revise la lista de necesidades / existencias para las cerraduras de
cadena disponibles y la demanda que existe en contra de este producto. Dado que acabamos de
crear una solicitud de compra para 200 de ellos, este evento debe ser visible dentro de la lista de
necesidades / stock con una fecha de aproximadamente 3 meses a partir de hoy.
Nombre (Puesto) Alberto Conti (Asistente de oficina técnica)

Para volver a mostrar la lista de necesidades / existencias, siga la ruta del Menu path
menú:
Logística ► Administración de materiales ► Gestión del inventario ►
Ambiente ► Stock ► Lista de necesidades / stock

Si aún no ha entrado en incumplimiento, ingrese su Material CHLO1### y CHLO1###

MI00
Planta MI00. Luego haz clic en . Su lista de existencias / requisitos
debería verse ahora similar a la siguiente pantalla .

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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Crear solicitud de cotización

Tarea Create a request for quotation for your requisition. Time 10 min
Breve Descripción Cree una solicitud de cotización (RFQ) por separado para varios proveedores.
Este proceso se usará para recopilar la información necesaria sobre precios, entregas, etc. que se
necesita para respaldar la selección de un proveedor que cubra la necesidad de las cerraduras de
su cadena.
Nombre (Puesto) Alberto Conti (Asistente de oficina técnica)

Para crear una RFQ, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ►

RFQ/Cotización ► Solicitud de cotización ► Crear
Esto producirá la siguiente pantalla.

Ingrese RFQ tipo AN, la fecha de hoy como Fecha de RFQ y el primer AN
today’s date
día del mes siguiente como Fecha límite de cotización. 1st day of next month

En el grupo de campos Datos de la organización, ingrese Organización de US00

N00
Compra US00 y Grupo de compras N00.

En los Datos Predeterminados para los Artículos, ingrese Planta MI00. MI00

Luego, selecciona el cuál producirá la siguiente pantalla.

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Si su número de Solicitud de compra aún no se ha ingresado, use la ayuda

de F4 para encontrar el número de su solicitud de compra. Luego, haga clic
en .

n la pantalla Crear RFQ: Lista de selección: Requisiciones de compra,

TG00
ingrese SLoc (Ubicación de almacenamiento) TG00. Haga clic en para
seleccionar todos los artículos. Luego, haga clic en para adoptar toda la
información del artículo en la RFQ.

En la pantalla Crear RFQ: Ítem 00010, haga clic en para mostrar los
RFQ1 ###
datos del encabezado RFQ. Ingrese RFQ1### como Coll. No. Recuerde
reemplazar ### con su número de tres dígitos. Después de comparar su
entrada con la pantalla siguiente, haga clic en para mostrar las líneas de
pedido.

En la pantalla Crear RFQ: Resumen del artículo, revise las líneas de pedido
y asegúrese de que sean correctas. A continuación, seleccione para
mostrar la dirección del proveedor .

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En la pantalla Crear RFQ: Dirección del proveedor, use la ayuda F4 para F4

encontrar el proveedor Mid-West Supply. Para hacerlo, use los campos ###
Término de búsqueda (### = su número) y Ciudad (Lincoln) y haga doble Lincoln
clic en la fila de resultados para insertar el número en el campo Proveedor.
A continuación, haga clic en el que completará los datos de su
proveedor en los campos correspondientes.

Haga clic en para guardar su RFQ. Aparecerá un mensaje de Yes

advertencia. Presione Sí para guardar de todos modos.

El sistema SAP creará un número de documento único. RFQ document number

Permanezca en la misma pantalla y repita el último paso dos veces para Dallas Bike Basics
Spy Gear
crear la misma RFQ para nuestros proveedores. Dallas Bike Basics and
Spy Gear.

Para encontrar su proveedor, en el campo Proveedor, use la ayuda F4

US
nuevamente. Esta vez, ingrese los US para el país y su número (###) en el ###
campo Término de búsqueda. A continuación, presione Enter para mostrar
su conjunto de proveedores de US (Consulte la lista a continuación).

Primero, haga doble clic en Dallas Bike Basics para seleccionarlo. De

vuelta en la pantalla Crear RFQ: Dirección del proveedor, presione Enter y
guarde la segunda RFQ. De nuevo, acepte el mensaje de advertencia del Yes
sistema con Sí.

Repita el mismo procedimiento para crear una tercera RFQ (para Spy Gear)
y guárdela.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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Mantener Cotizaciones de Proveedores

Tarea Mantener Cotizaciones de Proveedores . Tiempo 10 min

Breve Descripción A medida que recibimos las respuestas a nuestras RFQ enviadas a los
proveedores, es necesario mantener sus datos respectivos en nuestro sistema de compras para que
se pueda hacer una comparación para respaldar el proceso de selección del proveedor.
Nombre (Puesto) Alberto Conti (Asistente de oficina técnica)

Para mantener las cotizaciones de los proveedores, siga la ruta del menú: Menu path

Logistics ► Administración de materiales ► Compra ►

RFQ/Cotización ► Cotización ► Matener

Utilice la ayuda F4 en el campo RFQ para encontrar e ingresar el número F4

de RFQ de su proveedor de suministros Mid-West. En la pestaña
Documentos de compras por proveedor, primero debe buscar y seleccionar
F4
su proveedor Mid-West Supply. Coloque su cursor en el campo Proveedor
y presione F4 nuevamente. Comience la búsqueda después de escribir en el US
###
país de US y su número de tres dígitos (###) como término de búsqueda.

Haga doble clic en su nuevo proveedor para seleccionarlo. Ahora que su

número de proveedor se coloca en el campo Proveedor, presione Enter o
haga clic en para buscar el primer número de RFQ que haya creado en
la última tarea.

Haga doble clic en su RFQ para rellenar el número en el campo RFQ en la

opción Mantener cotización: Pantalla inicial. Luego haga clic en o
presione Enter.

En la pantalla Mantener Cotización: Resumen del artículo, ingrese un

32.00
precio neto de 32.00 USD. Haga clic en ra seleccionar todos los
artículos .

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 CASO DE ESTUDIO

Luego, haga clic en para mostrar las condiciones. Aquí, se pueden

especificar otros descuentos y recargos incluidos en la oferta. En nuestro
caso, simplemente establezca los Datos Válidos en tres meses a partir de 3 months from today
hoy.

Haga clic en para volver a la descripción general de la línea de pedido.

Luego, haga clic en para guardar su cotización mantenida para su
proveedor de suministros Mid-West. El sistema reconoce los cambios a su
primera cita con un mensaje de éxito.

Repita este proceso para las otras dos RFQ que creó. Asegúrese de utilizar
los criterios de búsqueda descritos anteriormente para buscar los
proveedores de su número (###). Ingrese los siguientes precios:
Dallas Bike Basics
Dallas Bike Basics 36.50 USD 36.50
Spy Gear
Spy Gear 35.00 USD 35.00

Asegúrese de guardar ambas RFQ y recibir los mensajes de éxito del

sistema.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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Evaluar Cotizaciones sobre el Precio

Tarea Evaluate quotations on price. Tiempo 5 min

Breve Descripción Genere una lista de comparación de los precios obtenidos de cada uno de los
proveedores. La lista de comparación clasifica las cotizaciones por artículo del precio más bajo al
más alto.
Nombre (Puesto) Wilton Saban (Supervisor de Inventario)

Para comparar los precios de los proveedores, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ►

RFQ/Cotización ► Cotización ► Comparación de precios
Esto producirá la siguiente pantalla.

Ingrese la Organización de Compras US00 y la RFQ colectiva RFQ1###. US00

RFQ1###
Seleccione la Cotización de Valor Medio y Determine el Precio Mean Value Quotation
Efectivo. Luego, seleccione para ejecutar la comparación de precios. Determine Effective Price
Esto muestra la siguiente pantalla.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access .

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Rechazar Cotizaciones

Tarea Reject two of the three quotations. Tiempo 5 min

Breve Descripción El proveedor exitoso (Mid-West Supply) ha sido seleccionado utilizando los
criterios del mejor postor. Ahora es necesario notificar a los ofertantes no seleccionados que su
oferta no será aceptada. Esto se logra al marcar aquellos proveedores que necesitan ser
notificados.
Nombre (Puesto) Wilton Saban (Supervisor de Inventario )

Para marcar / rechazar citas, sigue la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ►

RFQ/Cotización ► Cotización ► Comparación de Precios
Esto producirá la siguiente pantalla de nuevo.

ngrese la Organización de Compras US00 y la RFQ colectiva RFQ1###. US00

RFQ1###
Seleccione la Cotización de Valor Medio y Determine el Precio Mean Value Quotation
Efectivo. Luego, seleccione para ejecutar la comparación de precios. Determine Effective Price
Esto muestra la siguiente pantalla.

Determine el proveedor con el que va a hacer negocios (la cotización con el

precio más bajo) rechazando los otros dos. Para hacerlo, haga doble clic en
el número de oferta con 36.50 USD. Esto producirá la siguiente pantalla.

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Seleccione R (Rechazo Ind) para indicar el rechazo de esta cotización. R

Haga clic en . Confirme el mensaje de advertencia solicitado por el
sistema con Sí y guarde de todos modos .

Repita el proceso para que la segunda cita sea rechazada (35.00 USD ).

Haga clic en el icono de salida ara regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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 CASO DE ESTUDIO

Crear una Orden de Compra haciendo referencia a una Solicitud

de Oferta

Tarea Crear una Orden de Compra haciendo referencia a una Solicitud de Oferta. Tiempo 5 min
Breve Descripción Cree una orden de compra haciendo referencia a la oferta recibida del
vendedor exitoso. Se hace referencia a la cita exitosa y los detalles se importan a un nuevo OC.
Nombre (Puesto) Aura Maxwell (Comprador)

Para crear una orden de compra, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ► Orden de

Compra ► Crear ► Proveedor / Planta de Suministro Conocida

Si no hay una pantalla de navegación en el lado izquierdo, haga clic en

Requests for quotations
. Como variante de selección, seleccione Solicitudes de
cotizaciones como se muestra a continuación .

En la siguiente pantalla, en el campo Número de material, use la ayuda de

F4 para encontrar el buen funcionamiento de su bloqueo de cadena. En la
pestaña Material por tipo de material, seleccione Tipo de material Trading Goods
Mercaderías (HAWA) e ingrese *### (por ejemplo, * 012 si su número es
012) en el campo Material. A continuación, presione Enter o haga clic en
.

Haga doble clic en su bloqueo de cadena (CHLO1###) para seleccionarlo. CHLO1###

Cuando su número de material se rellene en el campo Número de material,

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 CASO DE ESTUDIO

asegúrese de que todos los demás campos de criterios de búsqueda estén en

blanco y haga clic en . Esto producirá una pantalla con sus tres RFQs.

Haga clic en (Cambiar desglose). En la siguiente pantalla, seleccione el Vendor name

Nombre del proveedor en la tabla correcta (conjunto de columnas) y haga
clic en para agregarlo a los Criterios de clasificación. Luego, seleccione
el nombre del proveedor en la tabla de la izquierda (Criterios de
clasificación) y haga clic en para mostrar primero el nombre del
proveedor, luego el número del documento.

Una vez que haya confirmado sus cambios haciendo clic en , verá los
nombres de sus proveedores en orden alfabético.

Haga clic en la parte derecha del icono Seleccionar diseño y elija

Material
Cambiar diseño ... Seleccione Material en la tabla correcta (Conjunto de
columnas) y haga clic en para agregarlo a las columnas mostradas.

Una vez que haya confirmado sus cambios haciendo clic expandiendo
las tres carpetas, verá la siguiente pantalla.

Haga un solo clic en la requisición / cotización a la que desea hacer Mid-West Supply
referencia (Mid-West Supply) y seleccione para adoptar la información.

Nota: Si intentas adoptar una de las otras citas recibirás un mensaje de que
la cotización ya ha sido rechazada.

Verifique que el sistema copió el número de material CHLO1###, CHLO1###

200
Cantidad 200, tres meses a partir de hoy como Fecha de Entrega y el 3 months from today
precio neto de 32.00 USD. 32.00 USD

Si aún no se muestran los datos del encabezado, abra la sección haciendo

clic en Encabezado. En la pestaña Condiciones, registre el valor total de
la orden de compra (6.400 USD).

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 CASO DE ESTUDIO

Si aún no se muestran los datos de la línea de pedido, abra la sección

haciendo clic en Detalles del artículo. En la pestaña Programa de
entregas, seleccione la primera línea. Luego, haga clic debajo de la tabla
para realizar una división de la línea de programación.

Confirme el mensaje de error rojo al cambiar la cantidad a programar. de la

200  100
primera línea de 200 a 100. Luego, ingrese los siguientes datos para la
segunda línea:
1 week after 1st delivery
Fecha de Entrega una semana después de la primera entrega 100

Cant. a programar 100 same

Req. de compra Igual que la línea anterior same

Solicitud de artículo Igual que la línea anterior

Luego, haz clic en . Verifique los detalles de su artículo con la captura

de pantalla a continuación.

En la pestaña Datos de material, seleccione InfoUpdate. InfoUpdate

Luego, encuentre el siguiente elemento del menú en el menú del sistema:

Orden de Compra ► Guardar y salida

En la siguiente pantalla, seleccione Orden de compra (NEU), Salida de Purchase Order

Print output
impresión media (1), Idioma inglés (EN) y seleccione English
.

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 CASO DE ESTUDIO

En la Creación de la Orden de Compra :: Pantalla de salida, ingrese LOCL LOCL

Send immediately
de destino lógico, verifique el indicador Imprima inmediatamente .

Luego, haz clic en . Aquí, haga clic en y seleccione Enviar Send immediately (when
saving the application)
de inmediato (al guardar la aplicación) como hora de envío. Regrese
y guarde su orden con . El sistema asignará un número de documento de
orden de compra único. Purchase order document
number
Un documento similar al que se muestra a continuación debe imprimirse en
su impresora estándar.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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 CASO DE ESTUDIO

Mostrar la Orden de Compra

Tarea Revisa tu orden de compra. Tiempo 5 min

Breve Descripción Ahora quiere mostrar electrónicamente lo que ha enviado a su proveedor.
Nombre (Puesto) Aura Maxwell (Comprador)

Para mostrar una orden de compra, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ► Orden de

Compra ► Mostrar
Esto producirá la siguiente pantalla.

Si el número de orden de compra del paso anterior aún no se muestra, haga

clic en (Otra orden de compra).

En la siguiente pantalla, ingrese (o encuentre) su número de orden de

compra en campo de orden de compra, seleccione orden de compray haga
clic en . Luego, haga clic en para ver la
impresión electrónica. Debe ser el documento enviado a su impresora.

Haga clic en el icono de salida dos veces para regresar a la pantalla

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 CASO DE ESTUDIO

Crear un Recibo de Mercancías para la Orden de Compra

Tarea Crear un Recibo de Mercancías para la Orden de Compra Tiempo 5 min

Breve Descripción Reciba en el inventario los artículos de stock pedidos de Mid-West Supply en
la tarea anterior. Se creará un documento de entrada de mercancías que haga referencia a nuestra
orden de compra, garantizando así que recibamos los productos solicitados dentro de los plazos
solicitados y en condiciones de calidad. Se incrementarán los bienes disponibles y se generará un
documento contable que reconozca el valor asociado con estos bienes.
Nombre (Puesto) Tatjana Karsova ( Empleado de recepción )

Para crear un recibo de mercancías para una orden de compra, siga la ruta Menu path
del menú:
Logística ► Administración de materiales ► Gestión del inventario
► Movimiento de mercancías ► Recibo de mercancías ► Para la
orden de compra ► GR Para la orden de compra (MIGO)

Asegúrese de que el Recibo de Mercancías y la Orden de Compra estén Goods Receipt

Purchase Order
seleccionadas en las listas desplegables. Ingrese (o encuentre) su número your PO number
de OC en el campo al lado de ellos. A continuación, presione Enter, que
completará sus datos de OC en los campos.

Cambie la cantidad de 200 a 100 (recuerde que solicitamos dos entregas 100
por separado). Si la línea de pedido en la sección de descripción general del
artículo es de solo lectura, haga clic en en la parte inferior de la pantalla
para cerrar la sección de detalles del artículo. Luego, marca OK. SLoc OK
(ubicación de almacenamiento) Las mercancías comerciales ya deben Trading Goods
ingresarse.

Finalmente, haga clic en o ara publicar su recibo de mercancías. Goods receipt document
number
El sistema creará un documento único de recibo de mercancías.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

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 CASO DE ESTUDIO

Verificar la Recepción Física de los Bienes

Tarea Verify the physical receipt of goods. Tiempo 5 min

Breve Descripción Revise la información de inventario actual sobre los bloqueos de cadena. El
resumen de stock proporciona información de inventario relativa a este material para todos los
niveles de la organización.
Nombre (Puesto) Tatjana Karsova (Empleado de recepción)

Para verificar la recepción de productos, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Gestión del inventario

► Ambiente ► Stock ► Descripción de Stock

Ingrese Material CHLO1### (reemplace ### con su número), Planta MI00 CHLO1##
MI00
y Pantalla versión 1. Luego, haga clic en . 1

En la columna Uso no restringido, se muestra el inventario actual.

Seleccione la línea con los stocks de su planta y haga clic en
.

Tenga en cuenta que hay 100 unidades en existencia para uso no

restringido y otras 100 en stock en orden (aún por entregar a la planta de
Miami). Haga clic en .

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

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 CASO DE ESTUDIO

Crear Recibo de Factura del Vendedor

Tarea Crear Recibo de Factura del Vendedor. Tiempo 5 min

Breve Descripción Ingrese una factura recibida de Mid-West Supply por 3,200.00 asociada con
los últimos recibos de mercancías y OC. Esta factura se contabilizará en una cuenta de gastos de
mayor en su plan de cuentas y se guardará como una cuenta pagable a Mid-West Supply. La
factura se presenta a continuación para ayudarlo a realizar la entrada de diario necesaria.

Nombre (Puesto) Silvia Cassano (Especialista en cuentas por pagar)

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 CASO DE ESTUDIO

Para crear un recibo de factura, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Verificación de la

factura logística ► Entrada de documentos ► Ingresar factura

Ingrese la fecha de hoy como fecha de factura usando F4 y Enter. today’s date
US00
Verifique su código de empresa US00. Ingrese el monto de la factura 3,200.00
anterior (3,200.00) en el campo Importe y seleccione XI como Código XI
INVOICE 00504-###
impositivo (campo al lado de Importe fiscal). Luego, escriba INVOICE
00504-### como Texto y haga clic en .

Ingrese (o encuentre) su número de OC en el medio de la pantalla (al lado your PO number

del campo desplegable con orden de compra / acuerdo de programación) y
presione Enter .

Marque la Casilla de Verificación OK de reserva en su línea de pedido. Booking OK

Use el botón para ver si las publicaciones son correctas.

Finalmente, haga clic en para publicar su recibo de factura. El Invoice document number

sistema generará un número único para este documento .

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

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 CASO DE ESTUDIO

Mostrar Historial de Órdenes de Compra

Tarea Display the purchase order history. Tiempo 5 min

Breve Descripción Revise el estado de la OC de los bloqueos de cadena. Se crea una pestaña de
historial de OC dentro de la OC una vez que se ha realizado una transacción con el número de
orden para apoyar esta funcionalidad
Nombre (Puesto) Wilton Saban (Supervisor de Inventario)

Para visualizar el historial de las órdenes de compra, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ► Orden de

Compra ► Mostrar

Su OC se muestra automáticamente. De lo contrario, haga clic en (Otro

pedido) y encuentre su número de OC. Si aún no se muestran los datos de
la línea de pedido, abra la sección haciendo clic en Detalles del artículo.

En la pestaña Historial de orden de compra, revise la actividad que ha

WE
tenido lugar en referencia a esta orden de compra. Haga clic en su número
de documento de material WE (Recibo de mercancías). Esto lo llevará
directamente al documento material creado cuando realizó su entrada de
mercancías.

En el Doc. pestaña de información, seleccione . Ahora está

mirando la publicación del General Ledger que se realizó en segundo plano
cuando guardó su recibo de mercancías. Haga clic dos veces para
volver a su OC.

En la pestaña Historial de orden de compra, haga clic en su número de RE-L

documento RE-L (Factura). Esto lo llevará directamente al documento de
factura que acaba de crear cuando recibió el recibo de factura .

Selecciones . Ahora está mirando la publicación del

General Ledger que sucedió en segundo plano cuando guardó el recibo de
la factura. Haga clic en para volver al documento de factura.

En el lado derecho de la pantalla, haga clic en ( Lista de líneas de

pedido) para ver aquí que la factura aún está abierta, lo que significa que no
ha pagado al vendedor.

Haga clic en el icono de salida tres veces para regresar a la pantalla

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 CASO DE ESTUDIO

Crear Recibo de Mercancías para Orden de Compra

Tarea Create a goods receipt for a purchase order. Tiempo 5 min

Breve Descripción eciba en el inventario los artículos de stock restantes pedidos de Mid-West
Supply en el paso anterior. Se creará un documento de entrada de mercancías que haga referencia
a nuestra orden de compra, garantizando así que recibamos los productos solicitados dentro de los
plazos solicitados y en condiciones de calidad. Se incrementarán los bienes disponibles y se
generará un documento contable que reconozca el valor asociado con estos bienes.
Nombre (Puesto) Tatjana Karsova (Empleado de recepción)

Para crear una entrada de mercancías para una orden de compra, siga la Menu path
ruta del menú:
Logística ► Administración de materiales ► Gestión del inventario
► Movimiento de mercancías ► Recibo de mercancías ► Para la
orden de compra ► GR para la orden de compra (MIGO)

Asegúrese de que la Recibo de Mercancías y la Orden de Compra estén Goods Receipt

Purchase Order
seleccionadas en las listas desplegables. Ingrese su número de OC en el Your PO number
campo al lado de ellos. Luego, presiona Enter. Los datos de su orden de
compra ahora deben llenarse en los campos.

El sistema debería estar predeterminado en las 100 piezas restantes. Si la 100

línea de pedido en la sección de descripción general del artículo es de solo
lectura, haga clic en en la parte inferior de la pantalla para cerrar la OK
Trading Goods
sección de detalles del artículo. Luego, marca OK. SLoc (ubicación de
almacenamiento) Las Mercancías de Comercialización ya deberían
ingresarse.

Finalmente, haga clic en o para publicar su entrada de mercancías. Goods receipt document
number
El sistema creará un documento único de recibo de mercancías.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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 CASO DE ESTUDIO

Crear un Recibo de Factura del Vendedor

Tarea Crear un Recibo de Factura del Vendedor. Tiempo 5 min

Breve Descripción Ingrese una factura recibida de Mid-West Supply por 3,200.00 USD asociada
con los últimos recibos de compras y mercancías. Esta factura se contabilizará en una cuenta de
gastos en su plan de cuentas y se guardará como una cuenta pagable a Mid-West Supply. Se
liquidará emitiendo un cheque a Mid-West Supply en una fecha posterior. La factura se presenta
a continuación para ayudarlo a realizar la entrada de diario necesaria.

Nombre (Puesto) Silvia Cassano (Especialista en cuentas por pagar)

Para crear un recibo de factura, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Verificación de la

factura logística ► Entrada de documentos ► Ingresar factura

Análogamente al recibo de la primera factura, ingrese la fecha de hoy today’s date

US00
como fecha de factura usando F4 y Enter. Verifique su Código de Empresa 3,200.00
US00. Ingrese el monto de la factura anterior (3,200.00) en el Campo XI
INVOICE 00515-###
Importe y seleccione XI como Código impositivo. Luego, escriba
INVOICE 00515-### como Texto y haga clic en .

Ingrese su número de orden de compra en el medio de la pantalla (al lado your PO number
del campo desplegable con Orden de compra / Contrato de programación)
y presione Enter.

Marque la Casilla de Verificación OK de reserva en su línea de pedido. Booking OK

Use el botón para ver si las publicaciones son correctas. Haga
clic para publicar su recibo de factura. El sistema generará un
número único para este documento.

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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 CASO DE ESTUDIO

Publicar Pagos al Vendedor

Tarea Publicar Pagos al Vendedor. Tiempo 5 min

Breve Descripción Emita un pago a su proveedor de suministros de Mid-West para liquidar todo
el saldo de Cuentas por pagar. Tenga en cuenta que el importe adeudado incluye las dos facturas
que ha ingresado previamente. Se realiza una entrada de diario en Cuentas por pagar para Mid-
West Supply y en la cuenta corriente bancaria G/L.
Nombre (Puesto) Silvia Cassano (Especialista en cuentas por pagar)

Para publicar pagos a un proveedor, siga la ruta del menú: Menu path

Contabilidad ► Contabilidad financiera ► Cuentas por pagar ►

Entrada de documentos ► Pago saliente ► Publicar

En la pantalla Publicar Pagos Salientes: Datos del Encabezado, ingrese (o

Today’s date
seleccione) la fecha de hoy como Fecha del documento.

En el grupo de campos de datos del Banco, ingrese la Cuenta 100000 100000

6,400.00
(Cuenta Bancaria), la cantidad que va a pagar (6400) y el INVOICES …
texto“INVOICES 00504-### & 00515-###”.

En el grupo de campos Abrir selección de elementos, ingrese (o encuentre) Mid-West Supply

Lincoln
el número de proveedor de su proveedor Mid-West Supply en el campo ###
Cuenta (nuevamente, use City Lincoln y el Término de búsqueda ### en la
ayuda de F4). Verifica tus datos con la captura de pantalla a continuación.

Selecciones . Esto producirá la siguiente pantalla.

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 CASO DE ESTUDIO

Las facturas seleccionadas se mostrarán en azul. En la parte inferior de la

pantalla, debería ver que la cantidad total ha sido asignada por completo.

Haga clic en para enviar pagos a Mid-West Supply. El sistema creará Vendor payment document
number
un número único de documento de pago del proveedor.

Haga clic en el icono de salida y seleccione SÍ para volver a la pantalla Yes

de SAP Easy Access.

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 CASO DE ESTUDIO

Mostrar Líneas de Pedido del Vendedor

Tarea Mostrar líneas de pedido del vendedor Tiempo 5 min

Breve Descripción Muestre y confirme la actividad y el saldo asociado para las cuentas por
pagar para Mid-West Supply. Debería ver tanto una publicación de crédito como una de débito
que indiquen el recibo de las dos facturas y la emisión de un único pago para liquidar este saldo
debido a Mid-West Supply.
Nombre (Puesto) Shuyuan Chen (Contador jefe)

Para mostrar las líneas de pedido del vendedor, siga la ruta del menú: Menu path

Contabilidad ► Contabilidad financiera ► Cuentas por pagar ►

Cuenta ► Mostrar balances

Busque o ingrese el número de su proveedor de Mid-West Supply (para su Mid-West Supply

US00
número ###) en el Campo Proveedor, el Código de la compañía US00 y el current year
año actual como el Año fiscal. Luego, haz clic en . Esto producirá la
siguiente pantalla.

Revise los artículos abiertos. Haga doble clic en el período actual para
revisar las líneas de pedido que componen el saldo. Aquí puede ver qué
líneas de pedido están abiertas y cuáles se han borrado. En tu caso, deberías
ver un símbolo.

Haga clic tres veces para regresar a la pantalla SAP Easy Access.

© SAP AG Page 35
 CASO DE ESTUDIO

Mostrar Historial de Órdenes de Compra

Tarea Display the purchase order history. Tiempo 5 min

Breve Descripción Revise el estado de las OC para los bloqueos de cadena. La pestaña del
historial de pedidos se actualiza una vez que se ha realizado una transacción con el número de
pedido.
Nombre (Puesto) Wilton Saban (Supervisor de Inventario)

Para visualizar el historial de las órdenes de compra, siga la ruta del menú: Menu path

Logística ► Administración de materiales ► Compra ► Orden de

Compra ► Mostrar

Su OC se muestra automáticamente. De lo contrario, haga clic en ( Otro

pedido) y encuentre su número de OC. Si aún no se muestran los datos de
la línea de pedido, abra la sección haciendo clic en Detalles del artículo.

En la pestaña Historial de orden de compra, revise la actividad que ha

WE
tenido lugar en referencia a esta orden de compra. Haga clic en el nuevo
número de documento de material WE (Recibo de mercancías); ahora debe
tener dos documentos. Esto lo llevará directamente al documento material
creado cuando realizó su recibo de mercancías.

En el Doc. pestaña de información, seleccione . hora está

mirando la publicación del General Ledger que se realizó en segundo plano
cuando guardó su entrada de mercancías. Haga clic dos veces para
volver a su OC.

En la pestaña Historial de orden de compra, haga clic en el nuevo número RE-L

de documento RE-L (Factura), ahora debe tener dos documentos. Esto lo
llevará directamente al documento de factura que acaba de crear cuando
recibió el recibo de factura.

Selecciones . Ahora está mirando la publicación del

General Ledger que sucedió en segundo plano cuando guardó el recibo de
la factura. Haga clic en dos veces para volver a su OC.

En la pestaña Programación de entrega, revise las líneas de pedido que han

tenido entregas en su contra. ¿Hay elementos de línea que quedan
pendientes?

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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 CASO DE ESTUDIO

Mostrar/revisar Saldos de Cuenta G/L y Líneas Individuales

Tarea Mostrar/revisar Saldos de Cuenta G/L y Líneas Individuales. Tiempo 5 min

Breve Descripción Mostrar y confirmar por número de cuenta individual la actividad y saldos
asociados para varias cuentas en su G/L.
Nombre (Puesto) Shuyuan Chen (Contador jefe)

Para visualizar los G/L, siga la ruta del menú : Menu path

Contabilidad ► Contabilidad financiera ► General Ledger ► Cuenta

► Mostrar balances (Nuevo)

Ingrese la cuenta G/L 100000 (Cuenta Bancaria), el código de empresa 100000

US00
US00 y el año actual como Año Fiscal. Luego, haz clic en . Aparecerá current year
una pantalla similar a la siguiente (las cantidades pueden ser diferentes para
usted).

Haga doble clic en la fila del mes actual (la primera columna indica los
períodos de SAP que son 12 meses más 1 período especial).

En la pantalla de visualización de partidas individuales de cuenta G/L,

puede ver todos los débitos y créditos en la cuenta bancaria de GBI en los
US en el mes actual.

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 CASO DE ESTUDIO

Nota: Debido a que todos los participantes de su clase (empleados GBI

virtuales) están publicando en la misma cuenta bancaria de los US, debe
buscar sus publicaciones en la lista general. Para hacerlo, eche un vistazo a
###
la columna Texto y busque su ###, e.g. “INVOICES 00504-000 y 00515-
000” si su número es 000.

Una vez que encuentre su línea de pedido, también debe reconocer el

Número del documento. Haga doble clic en su línea de pedido para mostrar
los detalles. Cuando se desplaza hacia abajo, debe encontrar su nombre de
usuario que indica que ha creado el documento de pago del proveedor.

Haga clic en y luego elija dos veces para volver a la Pantalla de

Visualización de Saldo de Cuenta G/L.

Repita el procedimiento anterior para la cuenta G/L 300000 (Cuentas de 300000

Cuentas por Pagar). En la lista de documentos, debe encontrar sus dos
facturas (INVOICE 00504-### and INVOICE 00515-###).

Haga clic en el icono de salida para regresar a la pantalla SAP Easy

Access.

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