Universidad Central de Venezuela, Facultad de Ciencias, Edif. III, Av. Los Ilustres, Los Chaguaramos, Caracas, Venezuela
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CENEAC - Curso Project 2010: Definición y Planificación de Proyectos
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CENEAC - Curso Project 2010: Definición y Planificación de Proyectos
Tabla de contenido
CAPÍTULO 1 .......................................................................................................................................................................... 1
1.1. AMBIENTE, INTERFAZ ................................................................................................................................................ 1
1.2. BACKSTAGE ............................................................................................................................................................. 2
1.3. ENCONTRAR COMANDOS RÁPIDAMENTE ........................................................................................................................ 2
1.4. ESCALA DE TIEMPO ................................................................................................................................................... 4
1.5. PROGRAMACIÓN MANUAL .......................................................................................................................................... 5
1.6. FORMATO A LA VISTA DIAGRAMA DE GANTT ................................................................................................................. 10
CAPÍTULO 2 ........................................................................................................................................................................ 14
2.1. USAR MICROSOFT PROJECT ...................................................................................................................................... 14
2.2. BUSCAR LA VISTA ADECUADA..................................................................................................................................... 15
2.3. AJUSTAR LA VISTA................................................................................................................................................... 16
2.4. PERSONALIZAR PROJECT PARA SATISFACER SUS NECESIDADES ............................................................................................ 16
2.5. USAR EL TECLADO PARA LA CINTA DE OPCIONES ............................................................................................................. 18
CAPÍTULO 3 ....................................................................................................................................................................... 20
3.1. ADMINISTRAR RIESGOS ............................................................................................................................................ 20
3.2. INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS DE RUTA CRÍTICA ........................................................................................................ 20
CAPÍTULO 4 ....................................................................................................................................................................... 21
4.1. VINCULAR DATOS DE EXCEL A PROJECT O INCRUSTARLOS ................................................................................................. 21
4.2. INFORMACIÓN GENERAL SOBRE PROYECTOS PRINCIPALES ................................................................................................. 21
CAPÍTULO 5 ........................................................................................................................................................................ 23
5.1. CREAR UN PROYECTO .............................................................................................................................................. 23
5.2. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ................................................................................................................................. 26
5.3. ESQUEMA DEL PROYECTO ......................................................................................................................................... 37
5.4. CREAR CALENDARIOS ............................................................................................................................................... 40
CAPÍTULO 6 ........................................................................................................................................................................ 47
6.1. AGREGAR RECURSOS ............................................................................................................................................... 47
6.2. ADMINISTRAR RECURSOS.......................................................................................................................................... 47
6.3. DISTRIBUIR EL TRABAJO DEL PROYECTO MEDIANTE REDISTRIBUCIÓN .................................................................................... 48
6.4. PRIORIDADES DE LAS TAREAS ..................................................................................................................................... 50
6.5. MOVER UNA TAREA A OTRO MOMENTO EN LA PROGRAMACIÓN......................................................................................... 52
6.6. AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN CON LA VISTA ORGANIZADOR DE EQUIPO ............................................................................... 52
6.7. AGREGAR RECURSOS AL PROYECTO ............................................................................................................................. 54
CAPÍTULO 7 ........................................................................................................................................................................ 56
7.1. COSTOS DE RECURSOS ............................................................................................................................................. 56
7.2. UN COSTO FIJO PARA UNA TAREA O EL PROYECTO ........................................................................................................... 56
7.3. COSTOS DE UN RECURSO DE COSTO............................................................................................................................. 56
CAPÍTULO 8 ........................................................................................................................................................................ 59
8.1. SEGUIMIENTO DE LOS FACTORES DE PROGRAMACIÓN ...................................................................................................... 59
8.2. ANÁLISIS DE RUTA CRÍTICA ........................................................................................................................................ 61
8.3. REVISAR DIFERENCIAS DE PROGRAMACIÓN ................................................................................................................... 62
8.4. IDENTIFICAR TAREAS RETRASADAS EN LA PROGRAMACIÓN ................................................................................................ 63
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CENEAC - Curso Project 2010: Definición y Planificación de Proyectos
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CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN A PROJECT 2010
1 .1 . Ambiente, interfaz
(Comandos de menú)
barra de herramientas Cinta de opciones
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PRESENTACIÓN DE LA CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los
comandos están organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez en pestañas.
En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su organización tiene características
exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha de la cinta.
1 .2 . Backstage
Haga clic en la pestaña Archivo y estará en Backstage, un destino de gráficos sin escalas para administrar sus archivos de
proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de
Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto.
El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el
cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que podrá introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la
forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project.
1 .3 . Encontrar comandos rápidamente
Puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botón secundario del
mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o gráficos, se mostrará una minibarra
de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una
forma de usar Project que le ayudará a ahorrar tiempo.
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1 Una tarea está retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podría arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que no están
trabajando.
2 Una tarea se desarrolla según lo programado.
3 Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podrían arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que no están
trabajando.
1 .4 . Escala de tiempo
Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automáticamente encima de otras vistas y muestra una
introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un
atractivo informe resumido del proyecto completo. También puede pegarla en un mensaje de correo electrónico para enviar
un informe instantáneo y de forma sencilla.
Personalización de vistas
Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las formas en las que puede
organizar cómo se presenta y se controla su proyecto.
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CONTROL DESLIZANTE DEL ZOOM
Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra
de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programación (muestra intervalos más
reducidos, como días u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como semanas o meses).
El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en
todas las vistas de gráficos.
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Al inicio de la fase de planeación, es posible que los jefes de proyecto solo tengan cierta información de alto nivel acerca de
los resultados clave y de los hitos principales de su proyecto. Con Project, puede dividir los proyectos en fases de alto nivel
según la escala general de tiempo y el presupuesto. Esto significa que las fechas de los elementos de trabajo individuales
no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de las fases de alto nivel.
COMPARACIÓN DE VERSIONES DE PROJECT
La característica para comparar versiones de Project 2010 incluye barras de Gantt e imágenes gráficas que le ayudarán a
ver claramente en que se diferencia una versión del proyecto de otra.
Colaboración
Los proyectos no están aislados de las demás personas en su organización.
FUNCIÓN DE COPIAR Y PEGAR
Nadie creería que la colaboración puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo como es copiar y pegar información
de Project. Con esta nueva funcionalidad, puede copiar y pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin
perder el formato, los niveles de esquema ni los encabezados de columnas.
Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en casi todos los programas de Office.
PROGRAMACIÓN DESCENDENTE
En la vista Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen por encima de las tareas que desee incluir en ella.
Seleccione el conjunto de tareas que desee colocar debajo de una tarea de resumen.
En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Sangría.
Para ver una descripción detallada de la programación descendente, vea el tema sobre planeación descendente con tareas
de resumen (o fases).
PROGRAMACIÓN CONTROLADA POR EL USUARIO
En la vista Diagrama de Gantt, seleccione una o varias tareas programadas manualmente.
En la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en Programación automática.
Project 2010 incorpora dichas tareas a la programación existente.
Para ver una descripción detallada de las opciones de programación de Project 2010, vea el tema sobre cómo funciona la
programación en Project. (El vínculo se incluirá próximamente).
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Ficha Recurso
Los botones de la ficha Recurso le ayudan con la tarea a menudo compleja de administrar los recursos que realizan el
trabajo en un proyecto. En esta ficha, puede agregar recursos, asignarles tareas y redistribuir los recursos sobreasignados.
En esta ficha, también puede iniciar el eficaz Organizador de equipo.
ORGANIZADOR DE EQUIPO
Abra un proyecto que tenga recursos asignados a tareas.
En la ficha Recurso, en el grupo Vista, haga clic en Organizador de equipo.
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Ficha Proyecto
Use la ficha Proyecto para manejar funciones de proyecto avanzadas con propiedades, programación e informes. Por
ejemplo, puede agregar campos personalizados, definir códigos WBS, insertar subproyectos y generar informes visuales en
la ficha Proyecto.
ESTABLECER UNA LÍNEA BASE
Desde una vista Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desee incluir en su plan de línea base. Para establecer una
línea base para todo el proyecto, omita este paso.
En la ficha Proyecto, en el grupo Programación, haga clic en Establecer línea base y, a continuación, haga clic
en Establecer línea base nuevamente en el menú que aparece.
En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base y los parámetros que desee establecer.
Para ver un análisis detallado sobre líneas base, vea el tema sobre cómo crear o actualizar una línea base o un plan
provisional. (El vínculo se incluirá próximamente)
Ficha Vista
La ficha Vista permite seleccionar desde el mismo lugar las diferentes vistas disponibles en Project 2010 y personalizar la
vista actual. También permite agregar una escala de tiempo a una vista.
AGREGAR UNA ESCALA DE TIEMPO A UNA VISTA
Seleccione cualquier tipo de vista.
En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active la casilla de verificación Escala de tiempo.
Haga clic en la pestaña Formato para obtener acceso a las opciones para personalizar la escala de tiempo.
NOTA No es posible activar las casillas de verificación Escala de tiempo y Detalles al mismo tiempo. Debe elegir una vista o la otra.
Ficha Formato
Los botones de la ficha Formato le ayudan a personalizar el texto, las columnas, los colores y otros elementos de cada tipo
de vista. Los grupos y los botones de la ficha Formato son completamente diferentes para cada tipo de vista. Cambian
automáticamente al cambiar de vista.
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El siguiente gráfico muestra la ficha Formato correspondiente a una vista Diagrama de Gantt.
En la ficha Formato, en el grupo Estilo de diagrama de Gantt, haga clic en un estilo de la lista Estilo de diagrama de
Gantt.
Los colores de las barras de Gantt para todo el proyecto se actualizan instantáneamente.
Pero hay muchas otras formas de personalizar las barras de Gantt además de aplicando estilos predefinidos. Vea el tema
sobre cómo dar formato al gráfico de barras de una vista Diagrama de Gantt.
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1 .6 . Formato a la vista Diagrama de Gantt
Las vistas Diagrama de Gantt le permiten ver, a simple vista, la información sobre la tarea en filas y columnas con las barras
correspondientes en una escala de tiempo. Puede personalizar la parte del diagrama específica de estas vistas en Project
de la manera que más le convenga. Por ejemplo, puede cambiar el modo en que se observan los horarios no laborables o
puede dar formato a la vista Diagrama de Gantt para identificar rápidamente las tareas específicas. Asimismo, es posible
que desee agregar texto a determinadas barras para poder identificarlas fácilmente.
Recuerde que los cambios realizados en una vista Diagrama de Gantt no modifican el aspecto de otras vistas Diagrama de
Gantt.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En el campo Nombre, haga clic en el tipo de Barra de Gantt (por ejemplo Tarea o Progreso) al que desea dar formato y, a
continuación, haga clic en la pestaña Barras.
Si el tipo de barra de Gantt no aparece en la tabla, puede crear una nueva barra de Gantt para el tipo de tarea que desea.
En Inicial, Central y Final haga clic en las formas, tipos o modelos, y colores para la barra.
Algunas categorías tienen únicamente una forma inicial (tal como hito), mientras que otras tienen una forma inicial, una
barra central y una forma final (como por ejemplo, las tareas de resumen).
SUGERENCIA Para resaltar una sola barra de Gantt al cambiar su formato, haga clic con el botón secundario en la barra y seleccione un color de relleno.
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El estilo se aplica instantáneamente a todas las barras de la vista.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en
cada una de las barras.
En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila que se encuentra debajo de donde desea insertar un nuevo estilo de barra
de Gantt y, a continuación, haga clic en Insertar fila.
En la columna Nombre de la nueva fila, escriba el nombre del nuevo estilo de barra.
En la columna Mostrar para tareas, escriba o seleccione el tipo de tarea que desea representar mediante la barra.
Si desea excluir algunas tareas con un tipo de barra específico, escriba no antes del tipo de tarea. Por ejemplo, puede
definir un tipo de barra como no hito para que muestre solamente las tareas que no son hitos.
Si desea que una barra de Gantt se muestre para tareas de diferentes tipos (tales como tareas críticas e hitos), escriba una
coma (,) después de la categoría de tarea en el cuadro de entrada de texto y, luego, escriba o seleccione una segunda
categoría de tareas en el campo Mostrar para tareas.
En las columnas Desde y Hasta, escriba o seleccione los campos que desea usar para indicar los puntos de inicio y
finalización de la nueva barra de Gantt.
Si desea crear un símbolo que represente una única fecha, escriba o seleccione el mismo campo en las
columnas Desde y Hasta.
Haga clic en la pestaña Barras y, a continuación, en Inicial, Central y Final, seleccione las formas, modelos o tipos, y los
colores para la barra.
SUGERENCIA Para ahorrar tiempo, puede copiar el estilo de barra de Gantt existente que tiene varios de los atributos que desea y puede pegarlo donde
quiera. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, seleccione la fila que desea copiar y luego haga clic en Cortar fila. Haga clic en Pegar fila para restablecer la
fila cortada, seleccione la fila que se encuentra arriba del lugar en donde desea insertar la fila copiada, haga clic en Pegar fila nuevamente y, a continuación,
modifique la copia.
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Agregar texto a las barras de Gantt
Puede agregar información específica del proyecto, como nombres de tareas, nombres de recursos, porcentajes de
finalización y fechas de inicio a las barras de la vista Diagrama de Gantt.
En la mayoría de los casos, es posible que desee agregar texto a ciertos tipos de barras de Gantt.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra
la ficha Formato.
En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha Formato y, a continuación, haga clic en Estilos de barra.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En la tabla, haga clic en el tipo de barra de Gantt (por ejemplo, Tarea o Progreso) a la que desea agregar texto y, a
continuación, haga clic en la pestaña Texto.
En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o seleccione el campo que contiene los datos que
desea mostrar en la barra de Gantt.
Si desea agregar un texto que es específico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, tal como
Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde otras vistas se agrega automáticamente a las barras
de Gantt.
También puede agregar texto a una barra de Gantt específica.
Para ello, haga doble clic en una barra dentro de la parte del diagrama de una vista Diagrama de Gantt, pero no en el
espacio que se encuentra entre las barras.
En el cuadro de diálogo Formato de barra, haga clic en la pestaña Texto de la barra.
En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o seleccione el campo que contiene los datos que
desea que se observen en la barra de Gantt.
Si desea agregar un texto que es específico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, tal como
Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde otras vistas se agrega automáticamente a las barras
de Gantt. No puede agregar texto individual a las barras de Gantt sin escribir el texto en los campos de texto
personalizados.
NOTAS Para cambiar el formato de las fechas de las barras de Gantt, haga clic en Diseño en el grupo Formato y, a
continuación, haga clic en el formato de fecha que desea en el cuadro Formato de fecha. Haga clic en las otras barras para
agregarles la información del proyecto. Tenga cuidado de señalar las barras y no los espacios que las rodean. Si para cada
tarea se muestra más de una barra, podrá mostrar únicamente la información de la barra de nivel superior al hacer clic
en Barra en el grupo Estilos de barra.
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Para que sea más sencillo revisar las barras de la parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt, es posible que desee
ajustar el alto de las barras de Gantt.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra
la ficha Formato.
En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en
cada una de las barras.
En el cuadro Alto de barras, haga clic en el tamaño de punto que desea.
Cambiar el aspecto de las líneas de vínculo entre las barras de Gantt
Cuando vincula tareas, Project muestra las líneas de vínculo de la vista Diagrama de Gantt que muestran las dependencias
de tareas de las tareas vinculadas. Puede cambiar el modo en que se observan estas líneas de vínculo u ocultarlas.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de dicha ficha se
muestra la ficha Formato.
En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic en el vínculo entre las tareas en la parte del diagrama de una vista
Diagrama de Gantt, no en cada una de las barra. En Vínculos, haga clic en el tipo de línea de vínculo que desea usar. Si
desea usar el primer tipo de vínculo, no se observarán las líneas de vínculo.
NOTA Si desea cambiar la relación entre las tareas (como por ejemplo, cambiar a una dependencia de tareas de fin a
comienzo por una dependencia de tareas de comienzo a comienzo) debe cambiar el tipo de dependencia de tareas.
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CAPÍTULO 2
2 .1 . USAR MICROSOFT PROJECT
¿Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de administración de proyectos?
Si volvemos un poco hacia atrás, un "sistema" de administración de proyectos hace referencia al conjunto integrado de
procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos.
Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del sistema de administración de proyectos más grande. Los proyectos,
también denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden
agruparse en iniciativas más grandes, tales como fases, procesos, programas y carteras.
Información general: Microsoft Project
¿Usa Microsoft Project por primera vez?
Es posible que sea responsable de un largo y complejo proyecto y que nunca haya usado este programa antes.
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Crear un calendario para una tarea dentro de Project
Las tareas pueden tener sus propios calendarios. De forma predeterminada, las tareas se programan según el calendario
del proyecto . Para definir excepciones únicas o específicas, como por ejemplo maquinaria que se ejecuta durante los
períodos no laborables, o un traslado de oficina que puede producirse solo en un fin de semana, puede crear un calendario
de tareas para tareas individuales. Un calendario de tareas asociado con una tarea invalida el calendario del proyecto.
Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
Haga clic en Crear nuevo calendario.
En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba un nombre para el nuevo calendario y, a continuación, elija
si desea crear un nuevo calendario base o hacer un calendario en función de una copia de otro calendario.
Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.
Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
Haga clic en la fila en la tabla que indica la programación predeterminada para el calendario de tareas, y, a continuación,
haga clic en Detalles.
En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione los días de la semana que desea cambiar en la programación de la tarea y,
a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los períodos laborables
predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no
laborables en fines de semana.
Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Los cambios
que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.
Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días
seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros
Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A.
Notas
Después de crear un calendario base, debe asignar dicho calendario a una tarea. Seleccione la tarea, haga clic con el botón secundario en Información, haga
clic en la pestaña Avanzada y, a continuación, seleccione el calendario en la lista Calendario. Para eliminar un calendario, use el Organizador. Haga clic en la
pestaña Archivo. Haga clic en Información y, a continuación, en Organizador global. Haga clic en la pestaña Calendarios. A la derecha, seleccione el
calendario de tareas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
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2 .3 . AJUSTAR LA VISTA
Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseará modificarlas a medida que
vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Éstos son algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando
desee ajustar una vista.
Agregar una columna Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la información que se
ve. También es posible ocultar una columna para proteger información confidencial.
Inspeccionar la tarea (el vínculo se Por más sencillo que sea usar Project 2010, los proyectos pueden complicarse.
incluirá próximamente) Inspeccione problemas de programación manteniendo el mouse sobre una tarea o
usando el Inspector de tareas en la ficha Tarea.
Filtrar una vista (el vínculo se Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban en una programación
incluirá próximamente) para poder concentrarse en tareas o recursos específicos.
Ordenar la información del Ordenar la información permite organizar las tareas o recursos numérica o
proyecto (el vínculo se incluirá alfabéticamente para detectar problemas de programación a través de tendencias
próximamente) que se pueden crear.
Agrupar información del proyecto Agrupar la información permite clasificar las tareas o recursos para poder ver
(el vínculo se incluirá información relacionada en el mismo lugar.
próximamente)
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Trabajar más eficientemente
Project incluye características que le ayudan a automatizar tareas repetitivas y trabajar más eficientemente.
Utilizar el corrector ortográfico Project puede corregir los errores comunes de ortografía y escritura a medida que trabaja
y, cuando escribe unos pocos caracteres de identificación, puede completar automáticamente las entradas que se repiten
en una columna.
Automatizar tareas de uso frecuente Puede utilizar una macro para automatizar tareas complejas, lo que reduce el
número de pasos necesarios para completar una tarea que realice con frecuencia. Puede asignar una macro a una tecla de
método abreviado para que la macro resulte tan cómoda de utilizar como cualquier comando estándar de Project.
SEGURIDAD Se recomienda precaución a la hora de activar código o archivos ejecutables en macros o aplicaciones, pues podrían utilizarse para
desempeñar acciones capaces de comprometer la seguridad de los datos y los equipos.
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Vista Backstage de Microsoft Office
Uno de los cambios más notorios de Office 2010 es que las acciones anteriormente ubicadas en el menú Archivo o el botón
Microsoft Office se encuentran en la Vista Backstage de Microsoft Office. Aquí puede encontrar las herramientas que se
usan para ejecutar acciones en un archivo completo, en lugar de partes del contenido, como Imprimir y Guardar. Al ofrecer
un espacio más amplio y proporcionar más detalles acerca de los comandos disponibles, los usuarios preocupados por la
accesibilidad tienen más contexto e información acerca de cómo usar los comandos. Además, al aprovechar el espacio en
pantalla adicional, los comandos se presentan de una forma más lógica en la interfaz de usuario.
Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent (cinta)
Office 2010 aplica Interfaz de usuario de Fluent, o la cinta, a todas las aplicaciones de Office, lo que proporciona un aspecto
coherente en todas las aplicaciones. Además, para ayudar a los usuarios que se desplazan por la cinta mediante el teclado,
es posible saltar de grupo en grupo al presionar Ctrl+flecha derecha/izquierda en una ficha de la cinta y pasar al grupo
siguiente o anterior.
Comprobador de accesibilidad
Word 2010, Excel 2010 y PowerPoint 2010 incluyen un comprobador de accesibilidad para facilitar la creación de contenido
más accesible. El comprobador de accesibilidad se ejecuta automáticamente mientras se crea el archivo e identifica áreas
que pueden representar un desafío para los usuarios que tienen discapacidades para ver o usar el archivo. Mediante el
panel de tareas del comprobador de accesibilidad, que se abre desde la Vista Backstage, puede revisar y corregir posibles
problemas en el contenido.
Obtener acceso a cualquier comando de la cinta de opciones con unas pocas pulsaciones de tecla
Las claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente presionando unas pocas teclas, sin
importar dónde se encuentre en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el
acceso mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a cuatro pulsaciones.
Presione y suelte la tecla ALT.
Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista actual. El ejemplo siguiente procede de
Microsoft Office Word.
Presione la letra que aparece en la información sobre teclas acerca de la función que desee utilizar.
En función de la tecla que presione, quizá se muestre KeyTips adicionales sobre las teclas. Por ejemplo, si está activa la
ficha Inicio y presiona N, se muestra la ficha Insertar junto con la KeyTip sobre las teclas relativa a los grupos de esa ficha.
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Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control específicos que desea utilizar. En algunos casos,
en primer lugar debe presionar la letra del grupo que contiene el comando:
Sugerencia Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la información sobre teclas, presione y suelte la tecla ALT.
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CAPÍTULO 3
3 .1 . ADMINISTRAR RIESGOS
Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)
Uno de los primeros pasos en la administración de proyectos es descubrir la forma en que cambia la fecha de finalización
del proyecto a medida que cambian los requisitos de las tareas y los recursos. Se denomina Ruta crítica.
La ruta crítica es la serie de tareas (o incluso una única tarea) que dicta la fecha de inicio (fecha de comienzo: fecha en la
que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las restricciones de las
tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y
restricciones.) o la fecha de finalización (fecha de finalización: fecha en la que está programado que se complete una tarea.
Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las
dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.) calculadas del proyecto. Si una sola tarea presenta un retraso en
la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto completo también sufrirá un retraso. Ver la información del proyecto de
este modo también se conoce como el método de ruta crítica para la administración del proyecto.
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CAPÍTULO 4
ADMINISTRAR PROYECTOS
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Cuando se inserta un subproyecto, un pequeño icono de Project lo distingue de las tareas de resumen que forman parte
del proyecto principal.
En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tareas de resumen que pueden organizarse fácilmente en un
esquema.
Haga clic en el signo más situado junto a un subproyecto para expandir sus tareas y poder verlas.
Cada subproyecto representa una fase distinta u otro grupo funcional en el proyecto principal.
Cuando se inserta un subproyecto en el proyecto principal, los dos proyectos se vinculan y puede verse toda la información
del subproyecto desde el proyecto principal.
Cuando se actualiza un subproyecto desde el proyecto principal, se actualiza también en su archivo de origen. Si solo debe
combinar archivos para crear un informe o imprimir una vista de la información combinada del proyecto, también puede
consolidarlos temporalmente en una vista.
La creación de un proyecto principal y subproyectos permite dividir un proyecto grande y delegar sus componentes en las
personas adecuadas. En términos de administración de proyectos, asignar los subproyectos de este modo hace
responsables a los encargados de realizar las tareas y combina autoridad con responsabilidad. En términos de Project, la
creación de subproyectos dentro de un proyecto principal ayuda a los administradores de proyectos a obtener acceso a sus
partes de la programación y a controlarlas.
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CAPÍTULO 5
CONFIGURAR UN PROYECTO
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Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:
Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.
Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de finalización del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalización.
SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalización si tiene que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto.
Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuración para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.
Si está utilizando Project Professional 2010, puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la
sección Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuación,
seleccione el valor.
NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podrá guardar el
proyecto.
Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de diálogo
Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de
finalización reales, las tareas se reprogramarán en función de la información actualizada del proyecto. Además, si ha
aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazará necesariamente todas
las tareas basándose en la nueva fecha.
Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2010:
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En la ficha Resumen, escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros.
En la ficha Personalizar, escriba la información personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, haga
clic en Agregar.
Haga clic en Aceptar.
Obtener más información sobre cómo se calculan los valores de las tareas de resumen
No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las subtareas. Aunque
algunos valores de las tareas de resumen (como costo y trabajo) representan los valores totales de las subtareas, no es el
caso de otros valores (como duración y línea de base). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen
como el tiempo de trabajo total entre la fecha de inicio más reciente y la fecha de finalización más alejada de sus subtareas.
Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de
finalización más reciente de todas las subtareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones de las subtareas.
Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que
cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las subtareas individuales. Los valores de la tarea
de resumen se recalculan.
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5.2. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO
La mayoría de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad irá aumentando hasta convertirse en un
proyecto, un plan y una programación completamente desarrollados. Una vez que haya creado o importado su lista de
tareas, podrá definir la relación entre las mismas.
Tareas
Crear tareas únicas y repetitivas
Con Project 2010, puede crear tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de
tareas. Para dividir el trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para
completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos,
corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a
duración de tarea.) del proyecto en varias partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como
"actividades" o "paquetes de trabajo".
En un campo Nombre de tarea vacío, escriba el nombre de la tarea y luego presione ENTRAR.
Insertar una tarea entre otras tareas existentes
Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.
En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.
Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente
después de que se inserta una tarea.
Agregar una tarea en la vista Diagrama de red
Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de red.
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En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.
Si está agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas (dependencias entre tareas:
relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin.
Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y
Comienzo a fin [CF].) al mismo tiempo, quizás le resulte útil escribir esta información en el proyecto usando la vista
Formulario de tareas.
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la parte
inferior. No puede ver la escala de tiempo mientras se encuentra en la vista en dos paneles.
En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final de la lista de tareas.
En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la nueva tarea:
En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.
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En el cuadro Duración, indique la duración de la tarea.
Si desea que la duración de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la casilla Por el
esfuerzo.
En las columnas del formulario, escriba la información detallada acerca de la tarea (como los recursos asignados y la tarea
predecesora).
Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en
la vista Diagrama de Gantt.
Nota No puede usar la vista Formulario de tareas para escribir subtareas en su proyecto. Para crear subtareas, aplique y anule sangría a las tareas en la vista
Diagrama de Gantt.
Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva (tarea repetitiva: tarea que se produce
repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría definir la reunión semanal sobre el estado del
proyecto como una tarea repetitiva.). Si no se repite en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez
que se lleva a cabo.
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
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Seleccione Finalizar después de y, luego, escriba la cantidad de repeticiones de la tarea.
Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.
NOTA Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.
En la sección Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos de la lista Calendario para
aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno.
Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automáticamente y se observa un
indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores .
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del
recurso, el recurso se asignará al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que
se repiten.
Para definir las tareas más efectivamente, tenga en cuenta las siguientes pautas:
Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en más detalle para las
áreas más peligrosas.
Asegúrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas.
Defina las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar más
fácilmente el tiempo y los recursos.
Evite definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para contabilizar el
tiempo (administrativo) no laborable.
En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular, en el orden en que desee vincularlas.
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Para seleccionar tareas que estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la
primera y en la última tarea que desee vincular.
Para seleccionar tareas que no estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que
desee vincular.
En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Vincular tareas.
Project, de manera predeterminada, crea un vínculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo de tarea a
los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
Vincular tareas en la vista Diagrama de red
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de red.
Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule
automáticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automático. Por ejemplo, si tiene tres tareas con
vínculos Fin a Comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptará el vínculo Fin a Comienzo con las
tareas anteriores y posteriores a ella.
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El vinculado automático está deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuación.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de
programación de este proyecto.
Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o
desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de verificación.
Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vínculo predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo
Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de
tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:
Tipo de Ejemplo Descripción
vínculo
Fin a fin (FF) La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya
completado la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una
vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de
vínculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo
tiempo.
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar
instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar instalación eléctrica" no
puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar
cableado".
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Comienzo a La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience
fin (CF) la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una
vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de
vínculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de
forma simultánea en cuanto comience la tarea de la que depende.
Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construcción
se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son
"Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se
puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cimbras".
Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project respeta el tipo de vínculo y coloca la tarea
programada manualmente relativa a la otra tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con un vínculo Fin a comienzo se muestra
al comienzo cuando finaliza la tarea predecesora.
Sin embargo, puede configurar Project 2010 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva cuando se
vincule a otra tarea:
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de
programación de este proyecto.
Desactive la casilla de verificación Actualizar tareas programadas manualmente al editar vínculos.
Hito
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del
proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede
marcar como hitos otras tareas de cualquier duración.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que representa la tarea vinculada en
el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de
proyecto. Una tarea externa sólo se puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto
requiere una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en el proyecto para
representar la finalización de esa aplicación.
Crear un hito
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Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista.
Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
Escriba 0 en el campo Duración del hito y, a continuación, presione ENTRAR.
Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2010 muestra automáticamente el símbolo de hito en la sección
de gráficos de la vista Diagrama de Gantt en ese día.
Por lo general, los hitos tienen una duración cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo,
si un proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación tardará una semana.
En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.
Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista.
Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Información de tarea.
En el cuadro de diálogo Información de tarea, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique
la duración del hito en el cuadro Duración.
Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Project 2010 muestra el símbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la tarea.
Si tiene que interrumpir el trabajo en una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se
componen de tareas.), puede dividir (tarea dividida: tarea cuya programación se interrumpe. Por ejemplo, una tarea de dos
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días que no requiere un trabajo continuo se puede dividir de forma que el primer día de trabajo se programe para el lunes y
el segundo para el jueves.) la tarea de tal forma que una parte de ella comience después en la programación.
Cuando se mueven tareas divididas, puede optar por mover únicamente una parte de la tarea dividida o mover toda la tarea
dividida, con sus intervalos.
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Mover todas las partes de una tarea dividida
Para cambiar la duración de la tarea dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva
duración en el campo Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de la tarea
dividida después de cambiar la duración.
También puede ajustar la duración de cada parte de una tarea dividida.
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que el cursor cambie a una flecha de
expansión .
Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para alargar su duración.
SUGERENCIA Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y
se unan.
De forma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt con líneas de puntos que
conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división si se modifica el estilo de la barra de división.
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de diagrama de Gantt.
En el cuadro de diálogo Estilos de barra, haga clic en Dividir en la columna Nombre de la tabla.
En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las listas Forma, Trama y Color.
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Cambiar la duración de una tarea
Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2010 asigna una duración estimada de forma predeterminada
para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la
tarea.
NOTA Lo que ocurre cuando crea o modifica la duración de una tarea será diferente si está trabajando con una tarea programada automáticamente o con
una tarea programada manualmente. De forma predeterminada, las tareas se programan manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las
tareas nuevas se programen automáticamente, en la ficha Tarea del grupo Programación, haga clic en Programación automática.
Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas automáticamente. Si su
proyecto no usa duraciones estimadas y se escribe un signo de interrogación en la columna Duración de una tarea, el valor
no se considera una estimación. Para permitir las duraciones estimadas de tareas en su proyecto, realice lo siguiente:
Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación en el panel izquierdo.
Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.
En Project 2010, la unidad predeterminada para la duración de la tarea es el día, pero puede cambiarla por minutos, horas,
semanas o meses:
Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación.
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En Opciones de programación en este proyecto, seleccione una unidad de duración de la lista Mostrar duración en.
Para usar automáticamente la misma configuración en todos los proyectos futuros, seleccione Todos los proyectos
nuevos en la lista Opciones de programación en este proyecto.
Puede usar los grupos de Project 2010 para categorizar y crear informes de la información del proyecto de diversas
maneras. Los grupos también permiten ver información resumida de tareas, recursos o asignaciones en las vistas de hoja.
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En la columna Criterio de ordenación, haga clic en Ascendente o Descendente para cada campo.
Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en la columna Nombre de campo en la fila Agrupar por
o Segundo criterio y, a continuación, bajo Agrupar por valor de, haga clic en las opciones que desee en los cuadros
Fuente, Fondo de celda y Trama.
Agregue más niveles de agrupación rellenando otras filas de Criterio.
Haga clic en Guardar y, a continuación, en Aplicar.
Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.
Agrupar asignaciones
En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga clic en la vista que desee. Para agrupar
asignaciones, seleccione la vista Uso de tareas o Uso de recursos.
En la ficha Vista, en el grupo Datos, haga clic en Más grupos en el cuadro Agrupar por.
En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Editar.
Active la casilla de verificación Agrupar las asignaciones, no las tareas o Agrupar las asignaciones, no los recursos.
Haga clic en Guardar y, a continuación, en Aplicar.
Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.
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Elegir un método para organizar las tareas
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a
completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de
resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto.
Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede
aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto.
Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:
Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas
individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.
Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases.
Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y
subtareas en Project.
Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma
predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías
aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen también puede ser una subtarea de otra tarea superior.
En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como subtarea o anular la
sangría como tarea de resumen.
En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, haga clic en Aplicar sangría para aplicar la sangría a la tarea, de modo que
se convierta en una subtarea.
Obtener más información sobre cómo se calculan los valores de las tareas de resumen
No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las subtareas. Aunque
algunos valores de las tareas de resumen y trabajo representan los valores totales de las subtareas, no es el caso de otros
valores (como duración y línea de base). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen como el tiempo
de trabajo total entre la fecha de inicio más reciente y la fecha de finalización más alejada de sus subtareas.
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Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de
finalización más reciente de todas las subtareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones de las subtareas.
Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que
cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las subtareas individuales. Los valores de la tarea
de resumen se recalculan.
Calendarios
Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario
desea cambiar.
Haga clic en la pestaña Excepciones.
Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las
que se producirá la excepción.
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Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.
Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione
cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad.
En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a
continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada.
Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.
Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea a la que este recurso esté asignado se programará en función del día de descanso. Para ello, por lo general
se aumenta el número de días necesarios para completar la tarea.
Nota Project no incluye un calendario de festividades preestablecido. Para agregar las festividades de su organización a un proyecto, debe especificarlas una
por una en el calendario del proyecto. Si va a usar esta programación de festividades para varios proyectos, considere la posibilidad de que el proyecto sea
una plantilla o de agregar el calendario al archivo global. Si usa Project Professional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el
calendario a la plantilla de la información global de la empresa.
Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra
(Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar
la opción 24 horas o Turno de noche.
En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la pestaña Excepciones.
Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin
durante las que se producirá la excepción.
Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.
Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione
cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de
si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual.
En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a
continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada.
Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.
Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea programada durante la festividad será reprogramada de forma automática para tener en cuenta el tiempo no
laboral del día festivo.
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Establecer los períodos laborables para recursos o tareas en el proyecto
El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estándar
predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario de tareas.
Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra
(Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar
la opción 24 horas o Turno de noche.
Puede usar esta característica para personalizar el calendario del proyecto según las necesidades de su organización
(como crear una semana laboral que incluya fines de semana).
Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de recurso o para un
calendario nuevo, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programación adicional de semanas laborales para un rango
de días que difieren del día laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una semana
laborable que incluya fines de semana. En la tabla Períodos laborales escriba un nombre descriptivo para la programación
de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las fechas de inicio y
finalización del período en que tendrá lugar la programación adicional.
Haga clic en Detalles.
En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de laborables a no laborables, o
viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los períodos laborables
predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no
laborables en fines de semana.
Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Por ejemplo,
si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuación seleccione Establecer días como
tiempo de descanso.
Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días
seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros
Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su
organización trabajan los sábados, seleccione Sábados y, a continuación seleccione Establecer día(s) en estos períodos
laborables específicos.
Si está trabajando con tareas programadas automáticamente, puede cambiar la disponibilidad de un recurso sin cambiar el
recurso en el calendario. Aparte de los efectos del calendario de proyecto, la disponibilidad también se refleja en el período
laborable de un recurso, en las fechas iniciales y finales de disponibilidad y en cualquier disponibilidad de unidades variable
en diferentes períodos. Project usa esta información para determinar si un recurso está sobreasignado. Esto es útil si sabe
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que un recurso estará disponible para trabajar por cierta cantidad de tiempo en una tarea específica, pero no quiere cambiar
la disponibilidad del recurso para otras tareas del proyecto.
Si usa Project Professional para realizar cambios en la información de programación de un recurso de empresa, primero
debe desproteger el recurso.
Haga clic en la pestaña Ver y, en el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre del recurso y, a continuación, haga clic en Información del
recurso.
En el cuadro de diálogo Información del recurso, haga clic en la pestaña General.
En el campo Disponible desde, escriba la fecha de comienzo del recurso en el proyecto.
En el campo Disponible hasta, escriba la fecha de finalización del recurso en el proyecto.
En el campo Unidades, escriba el número de capacida máxima que este recurso está disponible durante este período.
Para ajustar la asignación de un solo recurso a esfuerzo a tiempo completo, en el campo Unidades del recurso que desee,
escriba o seleccione 100%.
Para ajustar la asignación de un recurso único a esfuerzo a tiempo parcial, escriba o seleccione un porcentaje inferior a 100
para reflejar el nivel de esfuerzo a tiempo parcial con que trabajará este recurso. Por ejemplo, si el recurso estará
trabajando en esta tarea la mitad del tiempo, escriba 50%.
Para ajustar la asignación unitaria de un grupo de varios recursos, escriba un porcentaje que represente el nivel de esfuerzo
de este grupo de recursos. Por ejemplo, si el grupo de recursos es Operario, hay tres recursos en este grupo y desea
asignarlos a todos a tiempo completo, escriba 300%.
Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en que se programan las tareas:
Calendario del proyecto Éste es el calendario que se usa para designar la programación de trabajo predeterminada de
todas las tareas de un proyecto.
Calendario de recursos Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados en
la configuración del calendario Estándar. Para modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar calendario laboral, en la
ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de recursos para
recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un
recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar períodos no
laborables, como vacaciones y permisos.
Calendario de tareas Las tareas se programan según los períodos laborables del calendario del proyecto. No obstante,
puede personalizar los períodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que
necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de
tareas resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están
designados como períodos no laborables en el calendario del proyecto.
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Calendario base Un calendario base (calendario base: calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de
tareas en el que se especifican los períodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos. Difiere
del calendario de recursos en que este último especifica los períodos laborables y no laborables para un sólo recurso.) se
usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project
ofrece tres calendarios base:
Estándar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en días de la semana con una hora para comida)
24 horas
Turno de noche
Guardar un proyecto
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Formato de documento portátil (PDF)
Especificación de papel XML (XPS)
Libro de Excel
Texto delimitado por tabulaciones
Delimitado por comas (CSV)
XML
Guardar un proyecto con Project Professional 2010
En Project Professional 2010, dispone de la siguiente opción para guardar su proyecto:
Guardar el proyecto localmente
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic en Guardar como archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como archivo realice una de las siguientes operaciones:
Para guardar todos los elementos de la plantilla de la información global de la empresa, excepto los campos personalizados,
haga clic en Todos los elementos globales y campos personalizados de la empresa.
Para guardar solo los elementos, de la plantilla de la información global de la empresa, usados en el proyecto, haga clic
Sólo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente.
Seleccione una ubicación para guardar el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.
Haga clic en la pestaña Archivo.
Haga clic en Enviar y guardar.
Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.
En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea
guardar.
Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.
Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación, haga clic en .
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Formato de documento portátil (PDF)
Especificación de papel XML (XPS)
Libro de Excel
Texto delimitado por tabulaciones
Delimitado por comas (CSV)
XML
Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
Usuarios de Project Professional: Si el proyecto que desea guardar como plantilla está guardado en Project Server, haga
lo siguiente:
En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic en Guardar como archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como archivo, haga clic en Sólo los elementos globales y campos personalizados de
la empresa cargados actualmente para guardar únicamente aquellos elementos de la plantilla de la información global de
la empresa que se usan en este proyecto.
Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt).
Haga clic en Guardar.
Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuación, haga clic en
Guardar.
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CAPÍTULO 6
Recursos
Información general: Agregar y usar recursos
Sin recursos, un proyecto no podría llevarse a cabo. Normalmente, los recursos son las personas incluidas en el plan del
proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier cosa que sirva para llevar a
cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).
6 .1 . AGREGAR RECURSOS
Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga en cuenta que agregar
personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es motivo común de confusión cuando se trabaja con
cualquier software de administración de proyectos.
Un proyecto es temporal y único Es un programa único y no una serie de actividades continuadas. El diseño de una
fábrica de automóviles es un proyecto porque se trata de una actividad única. La fabricación de los automóviles, si bien
implica numerosos pasos vinculados, es una serie continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.
Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final En el ejemplo anterior, el diseño de una fábrica de
automóviles tiene una fecha de finalización, pero la fabricación de los automóviles es continua. Cuando finaliza el diseño de
la fábrica, termina el proyecto.
Los proyectos consumen recursos Los recursos, ya sean personas o recursos materiales como herramientas o textiles,
deben administrarse cuidadosamente, especialmente si se comparten entre varios proyectos.
Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto Normalmente, los jefes de proyecto se ocupan
de la rentabilidad general de un proyecto y de si las actividades del proyecto se encuentran dentro de los costos asignados
al mismo.
.
6 .2 . ADMINISTRAR RECURSOS
Después de agregar personas y otros recursos al proyecto, es hora de administrarlos.
Organizar trabajo rápidamente con el nuevo Organizador de equipo: El Organizador de equipo le permite asignar trabajo a
los recursos y redistribuir tareas arrastrándolas y colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo de su equipo es
mucho más fácil con Project 2010.
Imprimir una vista o un informe de información de recursos: Una de las actividades más comunes en la administración de
proyectos es la impresión de información del proyecto. Imprimir información del proyecto es mucho más fácil con Project
2010.
Actualizar el trabajo en un proyecto: Realizar el seguimiento del trabajo de un proyecto no solo es fundamental para
asegurar que termine dentro del plazo, sino que además permite aprender de los errores cometidos proporcionando un
historial de riesgos, problemas y logros del proyecto.
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Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos): La gente puede exigirse
demasiado, especialmente si está trabajando en dos cosas al mismo tiempo. Redistribuir las asignaciones de recursos es
una forma de equilibrar la carga.
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto: Todos necesitamos vacaciones. Todos nos
ponemos enfermos. Y a todos nos gustan los días festivos. Aprenda a tener en cuenta este tiempo no programado mediante
su inclusión en el programa.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones: Puede mostrar asignaciones para personas y otros
recursos como porcentaje o como un valor decimal.
Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos)
¿Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos
pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o
las divide de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados.
Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los recursos de trabajo,
recursos genéricos y recursos asignados. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos propuestos.
Antes de realizar la redistribución, es posible que desee modificar algunas opciones de configuración.
Prioridades de tareas, que indican la importancia de una tarea y si está disponible para su redistribución.
Prioridades de proyectos, que determinan si un proyecto está disponible para su redistribución.
Opciones de redistribución, que le ayudan a especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en
qué grado.
Redistribuir selección Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas
contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última
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tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL
mientras selecciona la tarea.
Esto resulta útil cuando puede ser aceptable sobreasignar recursos en ciertas tareas del plan del proyecto, pero los
administradores del proyecto desean resolver la sobreasignación para otras tareas específicas.
Redistribuir recurso Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en
Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar
varios recursos.
Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.
Redistribuir todo Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto.
Opciones de redistribución Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la
sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.
Borrar redistribución Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.
Siguiente sobreasignación Use esta opción para ir a la siguiente tarea con recursos sobreasignados. Use esta opción
para ver más fácilmente los efectos de la redistribución en tareas específicas.
Es posible modificar la redistribución para especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en qué
grado.
Haga clic en la pestaña Recursos. En el grupo Redistribuir, haga clic en Opciones de redistribución.
En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, en Redistribución, seleccione cómo desea realizar la redistribución.
Automática Si elige la redistribución automática, desactive la casilla de verificación Borrar valores de redistribución
antes de redistribuir. Cuando esta casilla está desactivada, Project redistribuye únicamente las asignaciones nuevas y no
redistribuidas. Esta casilla de verificación está activada de forma predeterminada, pero cuando se produce la redistribución
automáticamente, dejarla activada puede ralentizar considerablemente el trabajo de la programación, ya que se
redistribuyen todas las tareas.
En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el período de tiempo o base que desee utilizar para
detectar sobreasignaciones. Por días es el valor predeterminado. Este valor establece el punto en el que debe intervenir la
redistribución: cuando tenga una sobreasignación justo de un minuto, un día, una semana o un mes.
Manual La redistribución manual (el valor predeterminado) se produce sólo al hacer clic en Redistribuir todo. La
redistribución automática se produce instantáneamente al cambiar una tarea o un recurso. Utilice la redistribución
automática si desea volver a programar tareas cuando se asigne más trabajo a los recursos del que se puedan ocupar.
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En Alcance de la redistribución de, seleccione la redistribución del proyecto completo o solo las tareas de un intervalo de
tiempo específico.
En el cuadro Orden de redistribución, seleccione el orden de redistribución que desee:
Seleccione Sólo identificador para redistribuir las tareas en orden ascendente según sus números de identificación antes
de tener en cuenta cualquier otro criterio.
Seleccione Estándar para examinar primero las dependencias predecesoras (predecesora: tarea que debe comenzar o
finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.), el margen de demora (margen de demora: período de tiempo que se
puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de finalización del proyecto. La demora permisible
es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El margen de demora
total es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de finalización del
proyecto.), las fechas, las prioridades y las restricciones (restricción: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de
una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las
restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) para
detectar si se deben redistribuir las tareas y cómo llevar a cabo esta acción. (Éste es el valor predeterminado.)
Seleccione Prioridad, estándar para comprobar las prioridades de las tareas en primer lugar y solo después examinar los
criterios estándar.
Para evitar que se retrase la fecha de fin del proyecto, active la casilla de verificación Redistribuir sólo conforme al
margen de demora disponible.
Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independiente del resto de los recursos que
trabajen en la misma tarea, active la casilla de verificación La redistribución puede ajustar asignaciones individuales.
Si desea redistribuir para interrumpir tareas mediante la creación de divisiones en el trabajo restante de las tareas o las
asignaciones, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante. Si se
asigna un recurso a varias tareas a la vez y se sobrepasa lo que puede controlar la programación del recurso, se puede
dividir una tarea que aún tenga trabajo pendiente y se puede trabajar en ella cuando lo permita la programación del recurso.
Para incluir los recursos propuestos active la casilla de verificación Redistribuir tareas con el tipo de reserva propuesta.
Para permitir que la redistribución cambie manualmente tareas programadas, active la casilla de verificación Distribuir
tareas programadas manualmente.
Si desea borrar los resultados de la redistribución anterior antes de volver a redistribuir, haga clic en Borrar redistribución.
Si realiza la redistribución manualmente, haga clic en Redistribuir todo y si lo hace automáticamente, haga clic en
Aceptar.
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Haga clic en la pestaña General y, a continuación, escriba o seleccione una prioridad en el cuadro Prioridad.
Una tarea completada Esta tarea es una tarea completada con 100% de trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo
llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula
según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".). No
se puede mover con el Organizador de equipo.
Dos tareas asignadas a la misma persona La tarea de la parte superior está programada automáticamente y
parcialmente completada (lo que se indica con el cambio de color en la barra). La tarea de la parte inferior está programada
manualmente. Ambas están programadas a la misma hora y asignadas a la misma persona. La sobreasignación resultante
está señalada con líneas rojas. Para resolver la sobreasignación, cualquiera de estas tareas se puede mover a una hora
diferente en la programación (o a otra persona).
Una tarea no programada Esta tarea está asignada a una persona específica pero no tiene la suficiente información de
programación para convertirse en una tarea programada. Para que se programe una tarea (y de esta manera se mueva a la
derecha de la vista), debe tener establecidas al menos dos configuraciones de programación. Por ejemplo, si se ha
establecido la duración y la fecha de inicio (pero no la fecha de finalización), la fecha de finalización se establecerá
automáticamente y se convertirá en una tarea programada. De manera similar, si tiene una fecha de inicio y una fecha de
finalización establecidas (pero no la duración), también se convertirá en una tarea programada. Si solo está establecida la
fecha de inicio, seguirá siendo una tarea no programada.
Una tarea sin asignar Esta tarea no se ha asignado a ninguna persona. Para asignarla, se puede arrastrar la tarea
hasta la programación de la persona en la sección de la derecha. Para mantener la tarea sin programar pero asignada a
una persona, arrástrela verticalmente hasta el nombre de la persona en la sección superior izquierda.
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6 .5 . MOVER UNA TAREA A OTRO MOMENTO EN LA PROGRAMACIÓN
Existen diferentes motivos por los cuales podría necesitar mover una tarea. Quizás alguna persona tenga demasiado trabajo
asignado. O puede que desee reasignar el trabajo a otra persona. Tal vez descubra que no hay nadie trabajando en una
tarea importante. El Organizador de equipo se encarga de todos estos problemas y de mucho más.
Con el Organizador de equipo, reprogramar una tarea es tan simple como arrastrarla a otro lugar.
En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista.
En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo.
Mover una tarea verticalmente para resolver una sobreasignación (sobreasignación: el resultado de asignar más
tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) Antes de que se moviera la tarea, este
recurso estaba trabajando en dos tareas al mismo tiempo.
Mover una tarea verticalmente para asignar trabajo nuevo a una persona El trabajo que no está asignado a una
persona se puede asignar a alguien mediante arrastrar y colocar.
Mover una tarea horizontalmente
Se puede programar una tarea para retrasarla dentro de la programación de una persona.
6 .6 . AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN CON LA VISTA ORGANIZADOR DE EQUIPO
Si ha leído las demás secciones de este artículo, ya estará bastante familiarizado con el desplazamiento de tareas en el
Organizador de equipo. En esta sección, se describen otras acciones que se pueden realizar en el Organizador de equipo
para aprovechar mejor el tiempo.
La mayoría de las acciones que se pueden llevar a cabo en la vista Diagrama de Gantt, y en otras vistas, también se
pueden realizar en el Organizador de equipo. Descubrirá que el Organizador de equipo es una manera más sencilla de
ajustar la programación de las tareas.
Para Realice esta acción
Cambiar el modo en que Para cambiar una tarea de programada automáticamente a programada manualmente, haga
están programadas las clic con el botón secundario en la tarea y, a continuación, haga clic en Programada
tareas automáticamente o en Programada manualmente.
Resolver En la ficha Formato, haga clic en Impedir sobreasignaciones. Cuando esta configuración está
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automáticamente activada, si al mover una tarea se crea un conflicto con otra, la segunda tarea se moverá
problemas de trabajo automáticamente para impedir cualquier sobreasignación.
excesivo
Desactivar una tarea Haga clic con el botón secundario en la barra de tareas para desactivar una tarea. Si desactiva
una tarea, ésta no se elimina del proyecto aunque la tarea desaparecerá del Organizador de
equipo. Esto impide que se informen datos reales acerca de la tarea.
Reasignar una tarea La manera más simple de reasignar una tarea es arrastrarla hasta otra persona. También puede
hacer clic con el botón secundario en una tarea y luego en Volver a asignar a. Esto resulta
especialmente útil cuando desea mantener las mismas fechas.
Cambiar la información Para cambiar el nombre de la tarea u otras propiedades (como el tipo de restricción, el código
de la tarea de esquema, las fechas límite o el tipo de tarea), haga doble clic en la tarea. También puede
hacer doble clic en el nombre del recurso para ver y cambiar la información del recurso.
Dividir la vista Para los jefes de proyectos avanzados que se sienten cómodos con la tradicional vista dividida
(o combinada), puede mostrar más detalles en un panel inferior independiente. Haga clic en la
pestaña Tarea y, a continuación, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de
tarea. El panel inferior mostrará información detallada acerca de la tarea seleccionada y de los
recursos asignados a la tarea.
Puede cambiar la presentación del Organizador de equipo para adecuarlo a sus necesidades y también para obtener una
vista más atractiva.
En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista.
En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo.
Realice una de las siguientes acciones:
Para Realice esta acción
Cambiar el color de las barras Haga clic en la pestaña Formato. Elija el tipo de barra que desea cambiar en el grupo
del Organizador de equipo Estilos y, a continuación, haga clic en Color de borde o en Color de relleno.
Las barras individuales también se pueden modificar.
Expandir el alto de las filas para Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Formato, seleccione un número de líneas
mostrar más texto en la lista Líneas de texto.
Ver más o menos detalles Use el control deslizante del zoom que se encuentra en la parte inferior derecha de la
ventana del proyecto para cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en el lado
derecho de la vista.
Cambiar la apariencia del Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del lado derecho de la vista (no
período no laborable en una tarea) y, a continuación, haga clic en Período no laborable.
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Agrupar, filtrar u ordenar Haga clic en la flecha hacia abajo en la columna Nombre del recurso y, a continuación,
rápidamente haga clic en Ordenar, Agrupar, Filtros para los filtros definidos o personalizados.
Ocultar las columnas que no Puede ocultar las columnas de tareas no programadas o sin asignar. Haga clic en la
son necesarias pestaña Formato. En el grupo Mostrar u ocultar, seleccione el tipo de columna que desea
ocultar o mostrar en la vista.
Cambiar el tamaño de las Para cambiar el tamaño de las secciones, arrastre los bordes verticales y horizontales
secciones del Organizador de que hay entre ellas.
equipo
Cambiar la unidad de tiempo predeterminada para el trabajo
En Microsoft Project 2010, la unidad de tiempo predeterminada para el trabajo es la hora, pero puede cambiarla a minutos,
días, semanas o meses:
Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en la pestaña Programación.
En la lista Mostrar trabajo en, haga clic en la unidad de tiempo que desee.
Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un
recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales
(por ejemplo, cemento o servidores web).
Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico.
Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.
Especifique el tipo de recurso:
Para especificar que se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.
Para especificar que se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campo Etiqueta de
material, especifique la etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso.
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Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo.
En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de disponibilidad de este recurso para
este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por
ejemplo, tiempo parcial o múltiplos.
Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad
máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designación de un recurso. Por
ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros
individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres
ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recurso Ingenieros.
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CAPÍTULO 7
CONTROL DE COSTOS
7 .1 . COSTOS DE RECURSOS
Microsoft Project 2010 calcula los costos de recursos basados en una serie de factores y tipos de recursos.
Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la tasa normal y las tasas horas extra, en los costos por uso
de, en los costos fijos de o en los costos de recursos de costo de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar)
que están asignados a tareas. Antes de guardar los cambios realizados en la información de un recurso de empresa de
costo, el recurso debe estar abierto para su edición.
Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una
persona), un recurso material de (por ejemplo, cemento o una herramienta) o un recurso de costo.
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Una vez creado el recurso de costo, puede asignar el recurso de costo a una tarea. Una vez asignado el recurso de costo a
una tarea, puede introducir los costos de la asignación de recursos mediante el uso de la vista Uso de tareas.
En la Vista ficha, en el de Vistas de tareas grupo, haga clic en Uso de tareas.
Seleccione la tarea que está asignado el recurso de costo a, a continuación, haga clic para seleccionar Información .
En la Información de la tarea cuadro de diálogo, haga clic en el Recursos ficha y, a continuación, escriba un valor de costo
en la Coste campo.
Haga clic en Aceptar.
Cuando se aplica un costo por uso de un recurso de costo que se asigna a una tarea, la cantidad de los recursos de costo
puede variar dependiendo de cómo se utiliza el recurso de costo.
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Si se trata de un recurso material nuevo, seleccione Material en el Tipo de campo .
Si se trata de un recurso material nuevo, escriba un nombre de la unidad de medida en la Etiqueta de material, por
ejemplo, l (para litros), m3 (para metros cúbicos) o de c/u (para cada uno)
En el de Costo/Uso campo, escriba un valor de costo.
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para moverse a el.
Puede especificar más de un costo por uso para cada recurso:
Si se trata de un recurso material nuevo, seleccione Material en el Tipo campo.
Escriba un nombre de la unidad de medida en la Material cuadro.
El botón secundario para seleccionar Información y en el Información del recurso en el cuadro de diálogo, haga clic en el
Costos ficha.
Haga clic en la Un valor (predeterminado) en la ficha del Las tablas de tasas de costo .
En la Costo por uso, escriba un valor de costo.
En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual del costo anterior en Costo por uso.
En la Fecha efectiva columna, introduzca la fecha cuando el cambio de costo surta efecto.
Para introducir grupos de costos por uso adicionales, haga clic en la L ficha y, a continuación, repita los pasos 5 a 7.
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CAPÍTULO 8
Seguimiento
Información general: Realizar el seguimiento del progreso
La principal cualidad del éxito de un proyecto es el grado de colaboración que ocurra dentro de éste. Compartir la
información de proyectos es más fácil con Project Professional 2010. Tanto Project Server como SharePoint Server y
Outlook se pueden usar para comunicar información sobre un proyecto a las partes interesadas.
SUGERENCIA Puede hacer clic en distintas tareas sin cerrar el panel Inspector de tareas.
La siguiente información aparece en el panel Inspector de tareas, según corresponda.
Encabezado Descripción Ejemplo
Comienzo real y Si se especificaron datos reales para la tarea, Planea que una tarea comience el 1 de marzo y se la
Asignaciones se muestra la fecha de inicio real junto con los asigna a Jaime. Jaime comienza a trabajar e informa
datos que han iniciado la tarea. de 40 horas de trabajo real entre el 1 y el 5 de marzo.
La semana siguiente, tiene que revisar el plan de la
tarea para acomodar una fecha de inicio posterior.
Después de intentar mover la fecha de inicio a una
fecha posterior, revisa el panel Inspector de tareas
para ver si está causando un conflicto de
programación. Se muestran la asignación de Jaime y
la fecha de inicio real.
Retraso por Si ha aplicado la redistribución para ayudar a Su tarea se retrasa continuamente a medida que se
redistribución equilibrar la carga de trabajo del recurso, las redistribuyen los recursos en el proyecto. Revisa el
tareas se pueden retrasar para evitar la panel Inspector de tareas y comprueba que la tarea
sobreasignación. El panel Inspector de tareas se ha retrasado 10 días mientras espera la
muestra la cantidad de tiempo que se retrasará disponibilidad del recurso asignado. En función de
la tarea seleccionada debido a la redistribución esto, decide asignar la tarea a otro recurso para que
de los recursos. la tarea se complete sin retraso alguno.
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Fecha restricción. administrado previamente la tarea ya las ha
especificado en Project 2007. Cuando modifica una
de las tareas para reflejar un cambio en una de las
dependencias entre tareas, tiene problemas al
intentar ampliar la programación en dos semanas.
Revisa el panel Inspector de tareasy descubre que
la tarea tiene una restricción No finalizar después de
establecida en una fecha que coincide con la mitad
del período de dos semanas.
Tarea de Si tiene restricciones colocadas en una tarea La fecha del proyecto es 1 de marzo. Crea una tarea
resumen de resumen que afectan a las fechas de las de resumen con varias subtareas y establece una
subtareas, la tarea de resumen se mostrará en restricción No comenzar antes del en la tarea de
el panel Inspector de tareas cuando se resumen con la fecha 10 de marzo. El panel
seleccione la subtarea. Inspector de tareas muestra la tarea de resumen
para las subtareas, porque sus fechas de inicio están
controladas por la restricción No comenzar antes del
en la tarea de resumen, y no por la fecha de inicio del
proyecto.
Tareas Si vincula sus tareas, las tareas predecesoras Dos de las tareas del plan de proyecto son Prueba y
predecesoras se muestran en el panel Inspector de tareas Lanzamiento. Configura el plan de proyecto para
con sus tipos de restricción y la cantidad de reflejar que la tarea Lanzamiento comienza 5 días
tiempo de retardo o de adelanto. Puede hacer después de que finalice la tarea Prueba, con el fin de
clic en el nombre de una tarea predecesora tener tiempo para buscar anomalías en el producto
para ver los controladores. antes de entregarlo a los clientes. Cuando revisa el
panel Inspector de tareas para la tarea Lanzamiento,
observa el vínculo a la tarea Prueba, con una
restricción de tipo Comienzo a fin y un tiempo de
retardo de 5 días.
Subtareas Si ha seleccionado una tarea de resumen, el Su plan tiene tareas de resumen que representan
panel Controladores de tareas muestra las cada fase del proyecto. Bajo cada tarea de resumen
subtareas y las tareas de resumen que están hay varias subtareas para reflejar el trabajo realizado
controlando la programación. en cada fase. Cuando revisa el panel Inspector de
tareas para una tarea de resumen, verá un vínculo a
la subtarea más antigua que está controlando la fase
de inicio de esa fase.
Calendarios Si el tiempo de trabajo que se esquematiza en Está planeando un proyecto con una fecha de inicio
el calendario para la tarea seleccionada está establecida en el 1 de marzo. El plan de proyecto usa
afectando a la programación de la tarea, se un calendario predeterminado que sólo considera de
muestra el nombre del calendario en el panel lunes a viernes como período laborable. El 1 de
Inspector de tareas. Puede hacer clic en el marzo coincide en sábado. Cuando crea las tareas
nombre del calendario para mostrar del proyecto usando el calendario predeterminado, las
información sobre el tiempo de trabajo y de tareas se retrasan automáticamente para comenzar el
descanso. primer día laborable del mes, el 3 de marzo. Para
entender por qué la fecha de inicio de la tarea es el 3
de marzo en lugar del 1 de marzo, revisa el panel
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Inspector de tareas para ver las tareas. Se muestra
un vínculo al calendario predeterminado.
Programación Si seleccionó una tarea programada Al crear un plan de proyecto, deja varias tareas a un
manual o manualmente, el panel Inspector de tareas lado porque no sabe cuánto tiempo llevarán. Una vez
Programación cuenta con la opción de programar la tarea que lo sepa, puede programar las tareas
automática automáticamente, lo que permite a Project automáticamente para que Project haga el cálculo por
calcular las fechas basándose en los vínculos, usted. Use el panel Inspector de tareas para ver
las restricciones y otros factores. cómo le afectan a esta tarea las otras tareas.
Notas
Si insertó otro proyecto en el proyecto actual, debe expandir la tarea de resumen del proyecto antes de ver la información de
dicho proyecto en el panel Inspector de tareas. Si no se expande la tarea, recibirá un mensaje de error.
Si la información del panel Inspector de tareas no es correcta o no está seguro de su exactitud, presione F9 para volver a
calcular el proyecto y actualizar la información usando los datos del proyecto actual.
Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)
Uno de los primeros pasos en la administración de proyectos es descubrir la forma en que cambia la fecha de finalización
del proyecto a medida que cambian los requisitos de las tareas y los recursos. Se denomina Ruta crítica.
La ruta crítica es la serie de tareas (o incluso una única tarea) que dicta la fecha de inicio o la fecha de finalización
calculadas del proyecto. Si una sola tarea presenta un retraso en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto
completo también sufrirá un retraso. Ver la información del proyecto de este modo también se conoce como el método de
ruta crítica para la administración del proyecto.
Protéjase y vea las tareas que pueden atrasarse sin afectar la ruta crítica De forma predeterminada, la ruta crítica
muestra las tareas que no se pueden atrasar de ninguna manera porque, de lo contrario, la fecha del proyecto se atrasaría.
Es posible que desee ver las tareas que en ese momento pueden atrasarse en un día sin afectar la ruta crítica, ya que si se
atrasan más de un día, se convierten en tareas críticas.
Resaltar la ruta crítica
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No tiene sentido analizar la ruta crítica si no puede verla. Puede mostrar la ruta crítica en la vista Gantt detallado.
Haga clic en la pestaña Ver.
En el grupo Vistas de tareas, haga clic en la flecha situada debajo de Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en
Más vistas.
En el cuadro de diálogo Más vistas, en la lista Vistas, seleccione Gantt detallado y, a continuación, haga clic en Aplicar.
De forma predeterminada, las barras de Gantt y las líneas de vínculo de la tarea crítica son rojas.
El cambio de este formato invalida cualquier cambio de formato directo que pueda haber realizado en los estilos de barras o
en las barras individuales. Este formato de las tareas críticas solo se aplica a la vista Diagrama de Gantt actual del proyecto
actual. Para guardar este formato, haga clic en Organizador en el cuadro de diálogo Más vistas.
Para mostrar de nuevo todas las tareas, en la lista Filtro, haga clic en Sin filtro.
La forma más sencilla de comparar cantidades de trabajo con el plan original es aplicar la tabla Trabajo a una vista de hoja,
como la vista Diagrama de Gantt o la vista Uso de recursos. El valor del campo Trabajo representa el valor de trabajo
programado actual que muestra el total del trabajo real y restante para las tareas que han comenzado, y el valor más
reciente del trabajo proyectado para aquellas tareas que todavía no han comenzado.
Si ha guardado una línea base, las cantidades de trabajo planeado original se guardan en el campo Línea base. En este
campo puede comparar las cantidades de trabajo del plan original con las cantidades de trabajo actualmente programadas.
El campo Variación muestra la variación calculada entre el trabajo planeado y el programado, es decir, la diferencia entre
los campos Línea base y Trabajo.
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También puede revisar cantidades de trabajo reales en los campos Real. En el caso de tareas completadas, los campos
Trabajo y Real contienen el mismo valor.
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Si desea mostrar únicamente aquellas asignaciones que están pospuestas, haga clic en Aplicar. Si desea mostrar todas las
asignaciones resaltadas con color en las asignaciones pospuestas, haga clic en Resaltar.
8 .5 . Linea de Base
Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional
Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión anterior. Esto es una parte
fundamental del seguimiento de un proyecto.
Sin embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación, debe establecer una línea de base para
poder compararla más adelante con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible
que también desee guardar periódicamente un plan provisional.
Obtener más información acerca de las líneas de base y los planes provisionales
Los planes de línea de base y los planes provisionales son similares en el sentido que el usuario puede comparar las fechas
actuales con una fecha anterior. Pero tienen importantes diferencias que debe comprender.
Líneas de base
Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones
de fechas de inicio, fechas de finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto
original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de
11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede
guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.
Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real del proyecto, ésta debe
incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras
variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del
proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de
que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en
la naturaleza de éste. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes
interesadas (participantes: personas y organizaciones que están involucradas de forma activa en el proyecto o cuyos
intereses pueden verse afectados por el proyecto.) del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio.
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Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los
que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o los costos programados.
Planes provisionales
Un plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el
proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda sólo
dos tipos de información:
Fechas de inicio actuales
Fechas de finalización actuales
Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro de una gran cantidad de
datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes
provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito principal de diseño. Posteriormente, si
necesita guardar únicamente las fechas de inicio y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir
varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada mes o cada trimestre.
Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de
resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este
paso).
Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a continuación, haga clic
en Establecer línea de base.
Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
En Para, siga uno de estos procedimientos:
Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas
seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:
En todas las tareas de resumen Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas
seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las
tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
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De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las
tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que
previamente ha guardado valores de línea de base.
En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que contienen los
datos de línea de base o provisionales que desea actualizar. (Si va a actualizar datos de línea de base o provisionales para
todo el proyecto, omita este paso).
Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en
Establecer línea base.
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Si va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la lista Copiar, seleccione los datos que
va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional que desea actualizar.
En Para, siga uno de estos procedimientos:
Para actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.
Para actualizar los datos de línea de base o provisionales solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de
Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base actualizados:
En todas las tareas de resumen Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas
seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las
tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las
tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que
previamente ha guardado valores de línea de base.
Haga clic en Aceptar.
Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en Sí.
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Si la variación del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a varias causas:
Es posible que no haya definido una línea de base. La variación es el valor de línea de base comparado con el valor real de
un campo. Si no hay línea de base, Project calcula esta diferencia usando un valor de 0 para los campos de línea de base,
lo que da lugar a variaciones tan grandes como el propio campo programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de
60 dólares para una tarea y no define una línea de base, el costo de línea de base es de 0 dólares. El campo Variación de
costo indicará, por tanto, 60 dólares
Es posible que haya definido varias líneas de base, pero Project usa solo los valores de línea de base iniciales (es decir, los
valores del campo Línea de base y no los de Línea de base1 a Línea de base10) al calcular la variación. En ese caso, tal
vez aparezca información en los campos de variación, pero esa información puede no estar actualizada y posiblemente sea
demasiado grande
Puede que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al plan de línea de base. En ese caso,
tal vez aparezcan variaciones iguales a los valores programados.
Puede que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en curso. En ese caso, las variaciones podrían
ser iguales que los valores programados o más grandes de lo previsto.
Puede que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, después, haber definido un plan de línea de base, y que
la información de línea de base aún no se haya actualizado para la tarea de resumen. En ese caso, se muestran valores
precisos de variación para las distintas tareas, pero no para las tareas de resumen.
Comparar varias líneas de base
Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, tal vez desee definir
varias líneas de base, ya que las líneas de base contienen más valores que los planes provisionales. Para ver la
información de seguimiento de varias líneas de base, use la vista Gantt con varias líneas de base.
En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.
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TALLER Nº 1
CREAR Y GUARDAR EL ARCHIVO DEL PROYECTO
Barra de herramientas
Backstage
Escala de
tiempo
Pasos iniciales:
Si es necesario abra el programa Project
A través de la lista de archivos recientes, ó, la opción Abrir de la pestaña Archivo, ubique y abra el archivo del
proyecto con el cual va a trabajar, en este caso abra Proyecto General.mpp creado en el Taller 1.
Calendarios de Project
Programación del Proyecto
Calendario base
El proyecto puede ser programado a partir de una fecha de comienzo ó de
una fecha de fin, una de las dos opciones. La selección de cual usar depende Calendario que se puede utilizar como calendario
de las características del proyecto, su experiencia y de la información de que de proyectos y tareas en el que se especifican los
dispone para arrancar el proyecto. Sin embargo es más común planificar a períodos laborables y no laborables
partir de una fecha de inicio. predeterminados de un conjunto de recursos. El
calendario base difiere del calendario de recursos
en que este último especifica los períodos
1. Opción 1: Programación del proyecto a partir de la fecha de laborables y no laborables para un sólo recurso
comienzo
Calendario Estándar
1.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Información del proyecto
Calendario laboral establecido de lunes a viernes,
1.2. En el cuadro Programar a partir de, seleccione la opción Fecha de
de 09:00 a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora libre de
comienzo del proyecto
12:00 a 1p.m. cada día. Este es el calendario
1.3. En el cuadro Fecha de comienzo, indique la fecha de comienzo base predeterminado para el proyecto, las tareas
para su proyecto. De manera predeterminada observará la fecha y los recursos.
actual. Por ejemplo, coloque como fecha de inicio el próximo lunes
laborable. Calendario Turno de noche
1.4. Haga clic en Aceptar Calendario laboral establecido desde las 11p.m.
hasta las 8:00 a.m., cinco días a la semana, con
NOTA: No es necesario modificar el cuadro Fecha de fin del proyecto, 1 hora libre de 3:00 a.m. a 4:00 a.m. de la
ya que Project la calculará automáticamente. mañana. Se puede utilizar para proyectos que
sólo se llevan a cabo durante la noche.
2. Opción 2: Programación a partir de la fecha de fin Calendario 24 horas
2.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Información del proyecto Calendario laboral establecido de 0:00 a 0:00,
2.2. En el cuadro Programar a partir de, haga clic en Fecha de fin del siete días a la semana. Este calendario base se
proyecto utiliza en proyectos donde el trabajo no se
2.3. En el cuadro Fecha de fin, indique la fecha en que considera el detiene, en situaciones de manufactura, o en
proyecto debe finalizar proyectos cuyo ciclo de actividades se repite
2.4. Haga clic en Aceptar varias veces al día.
NOTA: En ambos casos, Project a partir de la fecha que usted suministra
calcula la otra fecha, por eso sólo se suministra una de las dos fechas.
NOTA: la tarea de resumen aparece en la fila 0 del Diagrama de Gantt y su información será calculada
automáticamente por Project en la medida en que se suministre información al plan del proyecto. Inicialmente el
nombre de la tarea es el mismo que el nombre del archivo y usted puede cambiarlo por otro texto más conveniente.
Esta opción (Control+Alt+K) permite crear un vínculo entre una tarea y otro archivo con información de interés para el
proyecto. Este comando no trae un botón en la cinta de opciones, para usarlo con botón, debe crearse desde
“Comandos que no están en la cinta de opciones” por medio de Archivo / Opciones / Barra de herramientas de
acceso rápido , ubique el comando “Insertar hipervínculo”, clic en Agregar y aceptar
3.1. Seleccione la tarea de resumen del proyecto (tarea 0)
3.2. En la barra de herramientas clic en Insertar hipervínculo (ó pulse las teclas Control+Alt+K)
3.3. En la ventana Insertar hipervínculo, busque y seleccione en Mis documentos un archivo cualquiera de Office
para crear un enlace hacia él.
3.4. En el cuadro Texto, escriba titulo o breve descripción conveniente para el archivo al cual está enlazando. Al
terminar de configurar el enlace haga clic en Aceptar.
3.5. Observe que a la lista de tareas se agrega en el columna i (información) un icono identificando la presencia de
hipervínculo con otro archivo, equivalente a la Figura 1.
Icono de
hipervínculo
0 ProyectoCrearProducto
1 Fase 1. Análisis del nuevo producto
2 Identificar oportunidad de nuevo producto
3 Explicar la idea del nuevo producto
4 Punto de decisión - continuar o no con la investigación preliminar
5 Fase 2. Investigación preliminar
Luego de organizar las tareas y suministrar sus duraciones, la tarea de resumen principal se muestra en negrita, con un
tamaño de letra mayor y se representa con una barra gris en el diagrama Gantt, las tareas de resumen se muestran en
negrita y con una barra negra, y las tareas normales en un tamaño de letra menor y con barras azules.
Tareas de resumen de
cada Etapa
Tareas
0 ProyectoCrearProducto
1 Fase 1. Análisis del nuevo producto
2 Identificar oportunidad de nuevo producto 0 días
3 Explicar la idea del nuevo producto 2 días
4 Punto de decisión - continuar o no con la investigación preliminar 0 días
5 Fase 2. Investigación preliminar
6 Asignar recursos a la investigación preliminar 1 día
7 Desarrollar un plan de investigación preliminar 5 días
8 Evaluar el mercado 10 días
9 Análisis de viabilidad técnica
10 Producir un producto a escala de laboratorio 10 días
11 Evaluar el producto interno 5 días
12 Fase 3. Desarrollo
13 Asignar recursos al plan de desarrollo 1 día
14 Evaluación del mercado
15 Reunir información sobre el mercado 15 días
16 Identificar un grupo de muestra de clientes y contactarlos 5 días
17 Realizar un análisis de la competencia 15 días
18 Evaluación técnica del producto
19 Establecer las características del producto 2 días
20 Producir el prototipo 25 días
21 Desarrollar el plan de pruebas para los clientes 5 días
22 Fase 4. Producto piloto
23 Asignar recursos para el producto piloto 1 día
24 Fabricación del producto de ensayo 45 días
25 Análisis del ensayo 15 días
NOTA: observe que en la columna Predecesoras en la tabla de información de las tareas aparecerá el número de la fila de
las tarea que prela a otra, es decir, aparece el número de la tarea predecesora.
Fin a fin (FF) La tarea sucesora no puede finalizar hasta que finalice la predecesora
Comienzo a fin (CF) La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la predecesora. Es
un vínculo muy poco usado.
Los recursos usan por omisión el calendario Estándar del proyecto, pero pueden crearse calendarios específicos para los
recursos que trabajan en horarios diferentes al general o cuando hay que reflejar para ellos períodos de inactividad.
A continuación se explica como crear y asignar un calendario a un recurso.
5. OPCIÓN 2. Crear un calendario y asignarlo a varios recursos: crear calendario para los Asesores
5.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo
5.2. A partir del calendario CalCrearProducto cree un nuevo calendario con el nombre CalAsesores con jornada
laboral de Lunes a Viernes entre 1pm y 5pm
5.3. Haga clic en Aceptar.
5.4. Utilizando la columna Calendario de la tabla Recursos, asigne el calendario CalAsesores a los recursos Asesor
jurídico y Asesor financiero.
5.5. Para el resto de los recursos asigne el calendario general del proyecto CalCrearProducto.
7. Asigne recursos a algunas de las tareas del proyecto según los ejemplos que observa en la siguiente tabla:
Ases. Fin.
Téc. Proc
Ases. Jur
Encuest.
Mercad.
Ing. Fab
Clientes
Director
Ases.
Tareas Recursos
9.2. Compruebe en la sección Sin asignar si hay tareas pendientes por la asignación de recursos ¿cuáles son los
Id de estas tareas?
_______________________________________________________________________________________
9.3. Asigne al recurso Asesor financiero las tareas Asignar recursos al plan de desarrollo (13) y Asignar recursos
para producto piloto (23)
1.9. Asignación de nuevos recursos. Agregue en la vista Hoja de recursos los siguientes recursos al proyecto:
Recurso Costo / Uso Recurso Costo / Uso
Equipo proyección 450 Salón de Conferencias 800
( tipo: Material, inicial: Pry ) ( tipo: Material, inicial: Sa )
1.10. Utilizando lo visto en el taller 4, asigne los nuevos recursos a las siguientes tareas:
- Asigne el Equipo proyección a las tareas: 3, 8 y 11
- Asigne el Salón conferencias a: 2, 3, 15 y 34
Para indicar tablas de costos distintos para un recurso aplique el siguiente procedimiento:
3.1. En la Hoja de recursos.
3.2. Ubíquese en la fila del recurso al cual quiere asignar el costo.
3.3. Ubique y haga clic en el botón Información del recurso, ó, haga clic con el botón derecho y seleccione en
la pestaña contextual la opción Información del recurso. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del
recurso.
3.4. Haga clic en la ficha Costos del cuadro de diálogo.
En la ficha A (Predet.) se indican las tasas de costos usadas por omisión en el plan del proyecto
3.5. Para utilizar otros costos, escriba los mismos en las fichas B, C, D o E.
3.6. Escriba las tasas de costo/hora del recurso en los campos Tasa estándar, Tasa horas extra o Costo/Uso
según aplique al recurso (no siempre es necesario indicar los tres tipos de costos).
Para el ejercicio, asigne los costos que se muestran en la Tabla 3.
3.7. Una vez indicado las tasas para el recurso haga clic en el botón Aceptar.
Tabla 3. Variación en Costos de Recursos (tabla B)
Recurso Costo / Uso Recurso Costo / Uso
Equipo proyección 475 Salón de Conferencias 720
3.8. De ser necesario seleccione un nuevo recurso y asigne sus tasas/hora de costos.
3.9. Una vez completada la información de costos de los recursos, guarde los cambios realizados en el
proyecto
Se guarda una línea de base del proyecto, cuando se desea mantener la información del proyecto para un momento dado
de su desarrollo. La información de la línea de base es guardada en campos cuyo nombre tiene la terminación “prevista”,
entre otros, Costro previsto, Duración prevista, Comienzo previsto, Finalización prevista, Trabajo previsto.
Una línea de base consiste en las estimaciones de las tareas originales, los recursos, las asignaciones y los costos
introducidos en el plan del proyecto.
Pasos iniciales
Si es necesario abra el programa Project
Ubique en Mis documentos el archivo de proyecto ProyectoCrearProducto.mmp y ábralo.
Para guardar el primer conjunto de información de línea base para el plan del proyecto, siga estos pasos:
1.1. En Proyecto / Establecer línea de base haga clic en Establecer línea de base
1.2. Asegúrese de que la opción Guardar línea de base está activada.
1.3. En la opción Guardar línea de base, asegúrese de que se ha seleccionado Línea de base.
1.4. En Para, active la opción Proyecto completo.
1.5. Haga clic en Aceptar.
1.6. Guarde los cambios en el proyecto (Control+G).
Después de guardar la información de línea de base, puede revisarla a través de la vista de Gantt o utilizando la hoja
de tareas. Inicialmente la información prevista (la guardada en la línea de base) es idéntica a la información
programada. Cuando usted o su equipo comience a completar trabajo del proyecto, las dos podrían divergir, y el interés
se centrará en analizar esta divergencia mientras el proyecto avanza, se supervisa y controla.
Para revisar la información de la línea de base puede utilizar los siguientes métodos:
2.1. Aplicar la vista de Gantt de seguimiento:
2.1.1. En la barra de vistas clic a Gantt de seguimiento.
Esta vista muestra las barras de Gantt de línea de base bajo las barras de Gantt programadas.
Para poder apreciar comparaciones entre el avance real del proyecto y la planificación original guardada en la línea de
base, debe ir suministrando información sobre las tareas, recursos, costos, duraciones, porcentaje de trabajo
completado, fechas de inicio o fechas de finalización reales en la medida en que progresa el proyecto.
3.1. Para actualizar la información de progreso del proyecto, utilice el siguiente procedimiento:
3.1.1. En la pestaña Vista, haga clic en Tabla, y luego haga clic en Seguimiento.
3.1.2. En los campos de la tabla del diagrama de Gantt de seguimiento indique como progresa el proyecto
suministrando los valores reales de los campos según la información de que usted dispone. No es
necesario suministrar información de todos los campos, ya que algunos se calculan automáticamente en
función de las variaciones en otros campos.
Modifique en la tabla la información de los siguientes campos de las tareas:
Este procedimiento le permite agregar un campo de línea de base (campo previsto/a) a una tabla a fin de poder
observar las variaciones. Para ello:
4.1. Seleccione en la tabla la columna que quedará después de la columna a insertar (en otras palabras, la nueva
columna quedará a la izquierda de la seleccionada)
4.2. En la pestaña Insertar, haga clic en Columna.
4.3. En el campo Nombre del campo, busque y haga clic en el campo de línea de base que quiere agregar. Los
campos están ordenados alfabéticamente y los correspondientes a la línea de base acaban con la palabra
“previsto/a”.
4.4. Observe que se agrega la columna a la tabla
Para eliminar la columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y pulse la tecla Suprimir (Del)
En ocasiones, es posible que lleve un seguimiento del proyecto durante un período de tiempo y luego ocurra un gran
cambio. En estos casos la línea de base original podría no seguir siendo una herramienta conveniente, y para no
reemplazarla por completo, es preferible utilizar otra línea base más
actualizada. Vía Rápida para …
Con Project 2002 puede guardar hasta 11 líneas de base diferentes
utilizando el siguiente procedimiento: Borrar una línea de base o
5.1. En Proyecto / Establecer línea de base haga clic en Establecer planes provisionales
línea de base Puede borrar campos de línea de base y
5.2. Asegúrese de que la opción Guardar línea de base está activada. planes provisionales de la siguiente manera:
5.3. En la opción Establecer línea de base, seleccione Línea de
1. En el menú Herramientas, haga clic
base 1, Línea de base 2 o las siguiente disponible.
en Seguimientos y luego en Borrar
5.4. En Para, active la opción Proyecto completo.
línea de base.
5.5. Haga clic en Aceptar.
5.6. Guarde los cambios en el proyecto (Control+G). 2. Active la opción Borrar plan previsto
ó la opción Borrar plan provisional.
3. En el campo correspondiente haga clic
NOTA: Sí una línea de base tiene una fecha al final de su nombre
en el nombre del grupo de campos
que muestra la ultima vez en que se guardó, indica que hay
que desea borrar, por ejemplo, Línea
información guardada en esa línea base.
de base 1 o Comienzo2/Fin2.
Si selecciona una de las que tienen fecha) SOBREESCRIBIRÁ la
4. En Para, active la opción Proyecto
información de la línea base anterior.
completo o Tareas seleccionadas.
5. Haga clic en Aceptar.
Se borrarán los campos seleccionados
6. Guarde los cambios en el proyecto
6. Ver las línea de base gráficamente (Control+G).
A continuación se indican dos opciones para ver en el diagrama de Gantt las líneas de base de proyecto.
En la pestaña Ver haga clic en Gantt de seguimiento, para ver la comparación entre el proyecto actual (barras
azules o barras superiores) y el proyecto previsto (barras grises o barras inferiores). El proyecto o plan previsto es
el que se guarda al crear la primera línea de base
En la pestaña Vista clic en Tablas clic en Más tablas clic en Líneas de Base.
PRODUCTO FINAL: Se creará una Planificación del Proyecto (Project Planning) para la construcción de
viviendas residenciales.
1. Pasos iniciales
1.1. Si es necesario abra el programa Project
1.2. Guarde un proyecto nuevo en blanco con el nombre Proyecto–ConstruccionVivienda.mpp
1.3. Tenga a disposición el manual y talleres del curso a fin de utilizarlos como guía en estos ejercicios de repaso
3.4. Guarde continuamente los cambios en el proyecto (Control+G, ó, botón Guardar de la barra de herram. Estándar)
3.5. Organice los grupos de tareas de manera que:
El grupo Empotrar instalaciones… sea parte del grupo Trabajos exteriores
Organice las tareas de manera que los grupos Pintura y papel pintado, Armarios, Acabado de instalación
eléctrica y Acabado de aire acondicionado, sean parte de un nuevo grupo Trabajos interiores
El grupo Trabajos Jardinería, esté al mismo nivel que los grupos Trabajos exteriores y Trabajos interiores
4.2. Guarde los cambios en el proyecto (Control+G, ó, botón Guardar de la barra de herramientas Estándar)
5. Indicar recursos y costos, asignación de recursos a tareas
5.1. Utilizando la vista Hoja de recursos agregue al proyecto los recursos indicados en la figura de la próxima página.
5.2. Para los costos de los recursos de las siguientes empresas auxiliares indique aumentos a partir del 3er mes del
proyecto:
Auxiliar de Albañilería, Fontanería, Hormigones y Jefe de Obras: 12% de aumento
Auxiliar de pintura: 15% de aumento
5.3. Para todos los recursos indique 10% de aumento a partir del 1ro de Mayo
5.4. Utilice las vistas Uso de tareas o Uso de Recursos, para asignar las tareas a los distintos recursos del proyecto
5.5. Minimice en lo posible las sobreasignaciones de recursos.
6. Consultas de costos
6.1. Agregue en la ficha B de costos, precios alternativos para los recursos de Arquitectura, Albañilería, Tabiques y
Excavaciones y Aislamientos
6.2. Muestre y consulte los costos de cada grupo de tareas y los costos generales del proyecto, realice consultas para los
costos predefinidos (ficha A) y para los costos alternativos (ficha B)
6.3. Guarde los cambios realizados
7.14. ¿Observa estas nuevas tareas en las barras del Diagrama de Gantt de seguimiento? ¿A que se deberá que no
aparezcan?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
7.15. Agregue estos grupos de tareas a las líneas de base existentes, ya que aunque están agregadas al proyecto real,
Project no asocia o inserta nuevas tareas en líneas de base ya creadas
PRODUCTO FINAL: Un plan de proyecto que ayude a coordinar y concretar una mudanza
Premisas Generales
– La Familia decide mudarse de Caracas a una casa comprada en Punto Fijo
– Ellos son 7 personas: padre, madre, 5 hijos (3 hembras de 22, 19, 10 años y 2 varones de 24 y 16 años)
– Vivienda actual: Apartamento en Los Ruices, de 3 habitaciones
– Habitación principal: padre y madre - Habitación 2da: Los chicos - Habitación 3ra: Las chicas
– El señor deja su empleo en Caracas para trabajar en Punto Fijo (Falcón)
– El señor ha fijado el 30/diciembre/añoactual como su último día en el empleo en Caracas
– Características de la vivienda nueva:
Casa con 7 habitaciones y un amplio jardín, que por el tiempo que la casa hay que acondicionar
Cocina ya amoblada y empotrada
Cuartos y sala por amoblar
Baños listos para usar
– Desean que la mudanza se concrete de manera que los chicos inicien el próximo año escolar en Punto Fijo
– Han decidido que toda la familia se mudan definitivamente el mismo día
PRODUCTO FINAL: Se obtendrá una propuesta de planificación para un nuevo negocio conformada por
el plan de proyecto, informes, gráficos y otros documentos de apoyo
Pasos iniciales
1. Si es necesario abra el programa Project
2. Guarde un proyecto nuevo con el nombre Proyecto – Nuevo Negocio.mp dentro de la carpeta Mis
documentos.
3. Tenga a disposición el manual y los talleres de apoyo del curso, a fin de utilizarlos como guía para este
ejercicio.
Definición de tareas
8. Agregue a su tabla de tareas las siguientes actividades:
11. Agregue una tarea de resumen (tarea 0) para el proyecto llamada Nuevo Negocio – Resumen General
12. ¿Cuánto es la duración total de proyecto y fechas de comienzo y fin?
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13. Indique las relaciones de prelación entre tareas, según observa en la tabla 1 y guarde los cambios (Control + G)
14. ¿Qué cambios observa en la duración y fechas generales de la planificación?
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15. Utilizando la vista hoja de recursos, transcriba los nombres e indique el calendario base para los recursos
que observa en la tabla 2.
16. Utilice las vistas Uso de tareas o Uso de recursos y la información de la tabla 1, para relacionar cada tarea
con los recursos que le han sido asignados.
POR EL MOMENTO NO ELIMINAREMOS LAS SOBREASIGNACIONES QUE PUEDAN PRESENTARSE
17. ¿Dónde ubica las tareas a las cuáles no se le han asignados recursos?
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18. Una vez relacionados, ¿Qué cambios observa en las duraciones y fechas del proyecto?
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19. ¿Qué ocurre si el Asesor empresarial y el Director trabajan de lunes a viernes en lugar de lunes a sábado?
_____________________________ Asigne el calendario que disminuya el tiempo de duración del proyecto
20. A partir de los honorarios indicados en la tabla 2, calcule los costos por hora, por hora extra y por uso de cada
recurso y refléjelos en la Hoja de recursos, Tabla: Entrada.
Tome en cuenta que los propietarios no se han asignado honorarios. Personalice las unidades de costo a Bs.
21. ¿Cuáles son las 2 fases de mayor costo? ________________________________________
22. Qué informa la ficha estadística del proyecto en cuanto a:
Comienzo Fin Duración Trabajo Costo % completado
Actual Dur: Trab:
27. Modifique los valores reales del plan del proyecto, a fin de crear una nueva propuesta donde se disminuya la
duración de la Fase 1. Para ello:
Seleccione en la pestaña Ver Más vistas Gantt con varias líneas de base. Esto nos permitirá
observar las distintas líneas de base que se agreguen al proyecto y hacer comparaciones entre los
planes que cada una representa.
Inserte en la tabla de datos columnas que le permitan comparar los datos guardados en la línea base (o
datos previstos) y los datos reales del plan, por ejemplo, ubique y/o muestre las columnas Duración
prevista1, Comienzo previsto 1 y Fin previsto 1.
Modifique las duraciones reales del proyecto, a fin de lograr una planificación con menor duración.
30. Agregue los campos una línea de base 2 para guardar esta nueva planificación
31. A partir de lo visto en el curso, ¿Qué que datos podría variar para disminuir los indicadores costo y duración?
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32. Guarde los avances realizados en el proyecto (Control+G).