PENGELOLAAN REKAM MEDIS DARI SUDUT ISI DAN TATA CARA

PENYELENGGARAAN DI UNIT RAWAT JALAN GIGI RSUP PROF. DR. R. D.

KANDOU
Three Rejeki Nainggolan*, J. Panelewen*, O. E. L. Palandeng*

*Pascasarjana Universitas Sam Ratulangi

ABSTRAK
Rumah Sakit menurut Undang-Undang No. 44 tahun 2009 adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Bagian dari pelayanan medis yang penting
untuk diperhatikan adalah rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengkaji lebih lanjut mengenai
pengelolaan rekam medis dari sudut isi dan tata cara penyelenggaraan di unit rawat jalan gigi
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif.
Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara mendalam kepada 10 informan yaitu
Direktur, Kepala Bidang Pelayanan Medis, Kepala Instalasi Rekam Medis, Kepala Instalasi
Rawat Jalan, Kepala KSM Gigi dan Mulut, Dokter gigi (2 orang), Kepala ruangan, perawat gigi,
petugas rekam medis. Kesimpulan dari penelitian ini adalah kelengkapan isi rekam medis di unit
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou ditemukan dokumen yang tidak lengkap, serta tata
cara penyelenggaraan rekam medis di unit rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
ditemukan pengisian rekam medis dilakukan oleh dokter gigi dan perawat, belum dilakukan proses
analising berkas rawat jalan, filling masih manual, masih terjadi misfile, belum pernah dilakukan
pemusnahan berkas rekam medis, jumlah sumber daya manusia untuk pengantar berkas rekam
medis masih kurang, tempat penyimpanan berkas rekam medis belum memadai dalam hal
keamanan, suhu dan luas ruangan.

Kata Kunci: Rekam Medis, Tata Cara

ABSTRACT
Hospital under the Act No. 44 in 2009 is health care institution that organizes personal health
services in the plenary that provides inpatient, outpatient, and emergency department. Part of
medical services is important to note is the medical record. Medical record is a file that contains
records and documents on his identity, examination, treatment, action and other services that have
been given to patients. The purpose of this study was to examine further the management of
medical records from the point of content and procedure for the organization in the outpatient unit
of dental department of Prof. Dr. R. D. Kandou. This research was conducted using qualitative
methods. The data collection was done by depth interviews with 10 informants Director, Head of
Medical Services, Head Installation Medical Record, Head of Outpatient Installation, Chief KSM
Dental, Dentist (2), head of the room, dental nurses, personnel medical records , The conclusion
of this study is the completeness of the contents of the medical records in outpatient dental unit Dr
Prof. Dr. R. D. Kandou those documents which are incomplete, and the procedures for organizing
medical records in outpatient dental unit Dr Prof. Dr. RD Kandou found filling medical records
performed by dentists and nurses, have not done the process analising file outpatient, filling the
manual, it still happens misfile, has never been done extermination medical record file, the number
of human resources for introductory medical record file is still lacking, medical record file storage
is not adequate in terms of security, temperature and spacious rooms.

Keywords: Medical Records, Procedures

PENDAHULUAN menyelenggarakan pelayanan kesehatan

Rumah Sakit berdasarkan Undang- perorangan secara paripurna yang
Undang No. 44 tahun 2009 adalah menyediakan pelayanan rawat inap,
institusi pelayanan kesehatan yang rawat jalan, dan gawat darurat.

84
Organisasi rumah sakit mempunyai tersedia tepat waktu dan sesuai
sifat-sifat khusus dari kegiatannya yang kebutuhan (Aditama, 2015).
merupakan suatu proses untuk Sebagai salah satu komponen utama
menghasilkan jasa dalam bentuk pemberi pelayanan kesehatan kepada
pelayanan kepada penderita, dengan masyarakat, dokter dan dokter gigi
demikian manajemen rumah sakit mempunyai peranan yang sangat penting
merupakan manajemen jasa yaitu karena terkait langsung dengan
organisasi yang memberikan jasa pemberian pelayanan kesehatan dan
pelayanan medis (Febriawati, 2013). mutu pelayanan yang diberikan. Dokter
Bagian dari pelayanan medis yang gigi khususnya selaku tenaga
penting untuk diperhatikan adalah rekam professional bidang kesehatan
medis. Rekam medis adalah berkas yang diwajibkan membuat rekam medis
berisi catatan dan dokumen tentang dalam menjalankan praktik kedokteran
identitas pasien, pemeriksaan, gigi. Kelengkapan rekam medis gigi
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain selain ditandatangani oleh dokter gigi
yang telah diberikan kepada pasien. yang memberikan pelayanan atau
Rekam medis yang baik adalah cermin tindakan, juga harus mengikuti cara
dari praktik kedokteran yang baik penulisan yang berlaku, sehingga dapat
(Anonim, 2006a). Institusi kesehatan bermanfaat bagi masyarakat (Anonim,
dituntut untuk dapat memberikan 2007).
pelayanan yang bermutu dari segi Undang-Undang Republik Indonesia
pelayanan medis dan informasi No. 29 tahun 2004 pasal 46 mengatur
kesehatan (Anonim, 2014). Informasi cara penyelenggaraan rekam medis yaitu
disebut bernilai baik apabila memiliki 4 setiap dokter atau dokter gigi wajib
faktor yaitu kualitas, relevansi, kuantitas membuat rekam medis, harus dibuat
dan kesesuaian waktu. Kualitas segera dan dilengkapi setelah pasien
ditentukan dengan seberapa akurat menerima pelayanan. Pencatatan rekam
informasi itu menggambarkan keadaan medis harus dibubuhi nama, waktu dan
sebenarnya. Relevansi menunjukkan tanda tangan dokter, dokter gigi atau
seberapa bergunanya informasi untuk tenaga kesehatan yang memberikan
pengambilan keputusan. Kuantitas pelayanan kesehatan secara langsung
dinilai seberapa besar informasi yang dan bertanggungjawab atas catatan
tersedia bila dibutuhkan. Kesesuaian dan/atau dokumen yang dibuat pada
waktu diartikan sebagai informasi yang rekam medis. Penyelenggaraan tersebut
memiliki aspek medikolegal yang tertera

85
di pasal 79 yaitu setiap dokter atau medikolegal rekam medis gigi masih
dokter gigi yang dengan sengaja tidak rendah yaitu kurang dari 55%. Hal ini
membuat rekam medis akan mendapat menunjukkan bahwa masih kurangnya
sanksi pidana kurungan paling lama 1 pengetahuan dan kepatuhan dokter gigi
(satu) tahun atau denda paling banyak dalam mengisi rekam medis.
Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)
rupiah) atau sanksi administratif berupa Prof. Dr. R. D. Kandou merupakan
pemberian peringatan tertulis, rumah sakit tipe A juga berfungsi
pencabutan surat tanda registrasi atau sebagai rumah sakit pendidikan calon-
surat izin praktek, dan kewajiban calon dokter serta dokter spesialis serta
mengikuti pendidikan atau pelatihan di merupakan rumah sakit rujukan di
institusi kedokteran atau kedokteran wilayah Indonesia Timur, sudah
gigi. seharusnya menerapkan pengisian
Studi yang dilakukan oleh Ridho, rekam medis yang lengkap dan tertib.
dkk (2013) menyatakan pengisian rekam Bagian dari RSUP Prof. Dr. R. D.
medis pada tahun 2012 yang lengkap Kandou adalah unit rawat jalan gigi.
hanya 64,84% di Rumah Sakit Gigi dan Jumlah pasien di unit rawat jalan gigi
Mulut Pendidikan Universitas dari Januari-Oktober 2016 adalah 1811
Muhammadiyah Yogyakarta. Faktor- orang, dengan rata-rata jumlah pasien 8
faktor yang memengaruhi kepatuhan orang per hari. Terdapat 4 dokter gigi
pengisian rekam medis tersebut yaitu umum dan 1 dokter gigi spesialis
kurangnya pengetahuan tenaga medis konservasi gigi yang memberikan
tentang rekam medis, waktu yang sangat pelayanan setiap harinya. Rata-rata
terbatas, sikap operator yang malas, waktu tunggu pasien dilayani per orang
banyaknya jumlah pasien yang dilayani, adalah 40 menit. Rata-rata waktu yang
dan kurangnya motivasi operator dalam diperlukan untuk mengisi sebuah rekam
mengisi rekam medis. Hal ini medis gigi adalah 5 menit.
menunjukkan rendahnya tertib Penyelenggaraan rekam medis yang
administrasi dalam pengisian rekam tertera dalam pedoman pelayanan
medis. Penelitian lain yang dilakukan instalasi rekam medis RSUP Prof. Dr. R.
oleh Murniwati, dkk (2013) di Padang D. Kandou terdiri dari assembling,
menyatakan tingkat pengetahuan dokter coding, indexing, analising dan filing.
gigi di Puskesmas dan Rumah Sakit Penyelenggaraan rekam medis di unit
Kota Padang terhadap syarat lengkap, rawat jalan gigi masih belum sesuai
item penting, manfaat dan aspek dengan aturan rumah sakit yang

86
menyatakan pengembalian rekam medis diperlukan sosialisasi tentang tata cara
unit rawat jalan harus kembali pada hari pengisiannya agar lebih seragam antara
pasien berobat, paling lama 1 jam dokter gigi dan perawat. Setelah
sebelum jam kerja berakhir (Pukul 13.00 dilakukan observasi langsung, masih
WIB). Seringkali berkas rekam medis terdapat ketidaklengkapan dalam
masih terdapat di ruangan perawatan pengisian rencana penatalaksanaan,
sampai keesokan hari dari perawatan. odontogram, waktu, persetujuan
Selain itu pasien sering menunggu lama tindakan bila diperlukan, nama dan
untuk mendapatkan pelayanan karena tanda tangan dokter serta nama dan
berkas rekam medis terlambat tanda tangan perawat di berkas rekam
diantarkan petugas rekam medis ke unit medis unit rawat jalan gigi, dapat dilihat
rawat jalan gigi. pada Lampiran 9. Setelah ditanyakan
Berdasarkan latar belakang di atas, penyebabnya, informan penunjang
penulis ingin mengkaji lebih lanjut menyatakan hal tersebut karena malas,
dengan melakukan penelitian tentang lalai, lupa, kurang peduli dan kurang
pengelolaan rekam medis dari sudut isi sosialisasi dalam pengisiannya.
dan tata cara penyelenggaraan di unit Madhusudan, et al (2011)
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. melakukan penelitian di Rajashtan, India
Kandou. tentang Evaluasi rekam medis gigi :
apakah kita siap untuk kebutuhan
HASIL DAN PEMBAHASAN forensik. Seratus dokter gigi umum
Kelengkapan Isi Rekam Medis Di mengisi kuesioner dan hasilnya adalah
Unit Rawat Jalan Gigi RSUP Prof. pengetahuan dan kepedulian dokter gigi
Dr. R. D. Kandou untuk membuat rekam medis sangat
Hasil wawancara didapatkan jawaban rendah yaitu 38%. Sebanyak 62% dokter
bahwa informan mengatakan gigi tidak membuat rekam medis sama
kelengkapan isi rekam medis di unit sekali. Rendahnya kualitas rekam medis
rawat jalan gigi saat ini sudah lengkap menunjukkan dokter gigi di Rajasthan
sesuai standar nasional dan akreditasi tidak siap untuk menghadapi kebutuhan
KARS 2012, terutama dengan forensik dan medikolegal. Hasil yang
dilengkapinya berkas odontogram pada tidak jauh berbeda juga didapat dari
tanggal 14 November 2016. Informan penelitian Murniwati, dkk (2013) yang
penunjang juga mengatakan tata cara meneliti gambaran pengetahuan dokter
pengisian berkas rekam medis sudah gigi tentang rekam medis gigi dan
berjalan dengan baik, walaupun masih menyimpulkan bahwa tingkat

87
pengetahuan dokter gigi di Puskesmas
dan Rumah Sakit Kota Padang terhadap
syarat lengkap, item penting, manfaat
dan aspek medicolegal rekam medis gigi
masih rendah yaitu kurang dari 55%.
Hal ini kemungkinan disebabkan oleh
tidak tersedianya sarana rekam medis
gigi yang sesuai standar nasional. Perlu
adanya kebijakan dari institusi yang
berwenang untuk membuat dan
mensosialisasikan rekam medis gigi
sesuai standar nasional.
Penelitian lain yang dilakukan
Dewanto (2007) dalam penelitiannya
yang berjudul gambaran rekam medis
gigi sebagai posisi sentral bagi Dokter
Gigi di Yogyakarta, dengan subyek
penelitian adalah 40 dokter gigi praktek
sore di kota Yogyakarta. Seorang dokter
gigi tidak menggunakan rekam medis
pada saat praktek swasta mandiri.
Terdapat 12 dokter gigi (30%) yang
menggunakan medis buku sebagai
rekam medis dan 19 dokter gigi (47,5%)
yang menggunakan rekam medis
sederhana, yaitu hanya berisi data pasien
dan terapi. Standar rekam medis
nasional yang mengharuskan menulis
odontogram (gambar skema gigi dengan
penomoran khusus sesuai FDI World
Dental Federation) hanya dilakukan
oleh 2 dokter gigi (5%). Hasil penelitian
ini menunjukkan masih banyak rekam
medis dokter gigi yang harus diperbaiki
sesuai dengan standar yang berlaku. Hal
88
ini menggambarkan rentannya profesi
kedokteran gigi di bidang regulasi
hukum di Indonesia.
Isi rekam medis rawat jalan di RSUP
Prof. Dr. R. D. Kandou berdasarkan
kebijakan penyelenggaraan rekam medis
dan informasi kesehatan harus
mencakup informasi tentang identitas
pasien, hasil anamnesis (keluhan utama,
riwayat penyakit dan alergi), hasil
pemeriksaan fisik dan penunjang medis,
rencana penatalaksanaan, pengobatan
dan atau tindakan yang dilakukan,
persetujuan tindakan dari pasien bila
diperlukan, dan odontogram klinik
untuk pasien kasus gigi. Pengadaan
sarana rekam medis gigi yang sesuai
standar nasional telah dilakukan di unit
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D.
Kandou sejak adanya form odontogram
yang menjadi bagian sarana tersebut,
walau demikian untuk sosialisasi tata
cara pengisiannya masih harus
dilakukan. Penyeragaman pemahaman
dan pengetahuan tenaga medis yang
bekerja di unit tersebut diperlukan
dalam pengisian berkas rekam medis.
Sesuai dengan penelitian yang dilakukan
oleh Ridho, dkk (2013), faktor-faktor
yang mempengaruhi kepatuhan
pengisian rekam medis di Rumah Sakit
Gigi Dan Mulut Pendidikan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta adalah
pengetahuan koass tentang rekam medis
karena hanya beberapa koass yang
paham tentang isi rekam medis secara petugas kesehatan sering melalaikan hal
lengkap. Sedangkan pengetahuan dosen tersebut.
tentang pengisian rekam medis Proses analising tidak dilakukan
persepsinya tidak sama. Saran yang pada berkas rekam medis unit rawat
diberikan adalah perlunya pelatihan jalan RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou di
pengisian rekam medis pada koass dan bagian rekam medis, hal ini
persamaan persepsi antar dosen menunjukkan kurangnya pengawasan
pembimbing di RSGM-P UMY. pada kelengkapan status rekam medis,
Gunawan pada tahun 2012 meneliti termasuk rekam medis gigi, untuk
tentang gambaran rekam medis gigi peningkatan kualitas isi rekam medis.
Puskesmas Bahu Kota Manado ditinjau Data-data dalam rekam medis gigi tidak
dari standar nasional rekam medis dianalisis dan diolah menjadi data yang
kedokteran gigi mendapatkan hasil dapat meningkatkan pelayanan
bahwa rata-rata kelengkapan identitas kesehatan di RSUP Prof. Dr. R. D.
pasien pada rekam medis gigi pasien Kandou.
masih sangat kurang dan belum lengkap. Perbandingan dengan yang terjadi di
Keseluruhan data rekam medis gigi dari Rumah sakit umum pusat lainnya yang
bulan Januari hingga Maret 2012 di dilakukan penelitian oleh Fitri (2011)
Puskesmas Bahu tidak memiliki catatan tentang hubungan pengetahuan, sikap,
kesehatan umum pasien, catatan tindakan dan komitmen pimpinan
odontogram dan tabel jadwal kunjungan. terhadap kelengkapan pengisian
Tidak lengkapnya catatan rekam medis dokumen rekam medis di Rumah Sakit
gigi di Puskesmas Bahu disebabkan Umum Pusat M. Djamil Padang Tahun
tidak adanya formulir catatan 2011. Hasilnya adalah lebih dari separuh
odontogram, kurangnya waktu yang hasil pelaksanaan pengisian dokumen
dimiliki petugas kesehatan karena rekam medis oleh petugas tidak lengkap,
banyaknya pasien yang datang, serta lebih dari separuh petugas memiliki
kurangnya kesadaran dan pengetahuan pengetahuan yang rendah terhadap
para petugas kesehatan di puskesmas pengisian dokumen rekam medis, dan
mengenai pentingnya kelengkapan lebih dari separuh petugas memiliki
pencatatan dalam rekam medis gigi sikap negatif dalam pengisian dokumen
pasien, dan juga disebabkan tidak rekam medis. Ini artinya pengisian
adanya evaluasi kelengkapan status rekam medis di rumah sakit di Indonesia
rekam medis gigi pasien sehingga para belum seluruhnya lengkap. Hal ini

89
menjadi masukan bagi pemerintah untuk tetapi masih didapatkan pengisian
memperbaikinya. berkas rekam medis yang tidak seragam.
Penelitian lain dilakukan oleh
Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Paulina, dkk (2016) tentang hubungan
Medis Di Unit Rawat Jalan Gigi antara pengetahuan tentang nilai guna
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou rekam medis dengan perilaku pengisian
Hasil wawancara didapatkan jawaban dokumen rekam medis oleh tenaga
bahwa umumnya informan mengatakan kesehatan di RSUD Larantuka. Desain
tata cara pengisian berkas rekam medis penelitian cross sectional (potong
sudah berjalan dengan baik, walaupun lintang) dengan populasi penelitian
masih diperlukan sosialisasi tentang tata seluruh dokter dan perawat di RSUD
cara pengisiannya agar lebih seragam Larantuka sebanyak 148 orang 60 orang
antara dokter gigi dan perawat. Hasil diambil secara proporsional dari jumlah
observasi di unit rawat jalan gigi adalah populasi sehingga sampel dokter
dokter gigi dan perawat melakukan diperlukan sebanyak 6 orang, sampel
pengisian rekam medis berdasarkan perawat rawat jalan sebanyak 20 orang
anamnesis, pemeriksaan fisik dan atau dan perawat rawat inap sebanyak 34
penunjang, penentuan diagnosis, orang dengan teknik sampling secara
rencana tindakan, dan tindakan yang simple random sampling. Didapatkan
dilakukan langsung setelah pasien hasil terdapat hubungan kuat dan
diperiksa. signifikan antara pengetahuan tentang
Akbar (2012) meneliti hubungan nilai guna rekam medis dengan perilaku
antara masa kerja dokter dengan pengisian dokumen rekam medis
kelengkapan pengisian data rekam perawat dan dokter di RSUD Larantuka.
medis oleh dokter yang bertugas di Jumlah dokter gigi di unit rawat jalan
Puskesmas Kecamatan Karawang Barat gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
pada 1-31 Oktober 2011. Didapatkan adalah 5 orang dengan jumlah rata-rata
hasil bahwa masa kerja tidak memiliki pasien per hari 8 orang. Terdapat waktu
hubungan yang bermakna dengan yang cukup untuk melakukan pengisian
kelengkapan pengisian data rekam rekam medis yang lengkap. Perlu
medis. Hal ini sesuai dengan yang kesadaran dokter gigi tentang
terjadi di unit rawat jalan gigi bahwa pentingnya pengisian rekam medis yang
walaupun tenaga medis (dokter gigi dan lengkap dan evaluasi terus-menerus dari
perawat) sudah bekerja selama 12 bagian manajemen tentang
sampai 24 tahun di unit rawat jalan gigi, penyelenggaraan dan pengetahuan nilai

90
guna rekam medis pada petugas berkas. Form odontogram masih
pelayanan kesehatan di RSUP Prof. Dr. merupakan form yang diletakkan di unit
R. D. Kandou agar mengubah perilaku rawat jalan gigi, tidak dimasukkan ke
pengisian rekam medis. rekam medis saat assembling. Petugas
Hasil wawancara didapatkan coder sudah dibekali dengan pelatihan
jawaban bahwa informan mengatakan coding untuk memudahkan dalam proses
proses assembling, coding, dan indexing coding. Proses indexing dilakukan
sudah berjalan dengan baik. Terdapat langsung dari sistem MIRSA rumah
seorang informan penunjang sakit. Data yang ada dari MIRSA hanya
menyarankan berkas odontogram dan diambil data penyakit terbanyak.
informed consent dimasukkan dalam Kelengkapan isi rekam medis tidak
satu berkas untuk menghindari pernah diperiksa dan dianalisis. Proses
terlewatnya pengisian. Informan utama filing berkas-berkas rekam medis belum
mengatakan proses analising belum baik. Berkas rekam medis belum
dilakukan di unit rawat jalan. Berkas seluruhnya tersusun rapi dan banyak
rekam medis tidak dianalisis terlebih yang masi tertumpuk dan belum
dahulu isinya untuk pengumpulan data disusun.
bagi pengembangan pelayanan Kumalasari dan Saptorini (2015)
kesehatan dan pengawasan kelengkapan mengevaluasi kinerja assembling dalam
pengisiannya, berkas yang telah pengendalian ketidaklengkapan
dikembalikan dari unit pelayanan dokumen rekam medis di assembling
langsung dimasukkan ke lemari RSUD Ungaran tahun 2015,
penyimpanan. Filing masih manual pelaksanaan analisis kuantitatif
belum terintegrasi dengan SIRS dokumen rekam medis rawat inap
sehingga masih terjadi kesalahan didapatkan persentase review identitas
penempatan berkas (misfile) dan pada RM 1 dan RM 8 kelengkapan
memperlama proses penyimpanan dan 100%, review pencatatan pada RM 1
pengambilan berkas. tidak baik 100% dan RM 8 tidak baik
Hasil observasi di bagian rekam 88%, review pelaporan pada RM 1 dan
medis menunjukkan petugas rekam RM 8 ketidaklengkapan 79%, review
medis tidak memiliki kesulitan dalam otentifikasi pada RM 1 dan RM 8
proses assembling, coding dan indexing ketidaklengkapan 100%. Saran dari
karena berkas rekam medis untuk penelitian ini adalah perlu memberi
assembling di rawat jalan terhitung pemahaman secara mendalam tentang
sedikit dan sudah menjadi satu paket rekam medis kepada dokter dan tenaga

91
kesehatan agar lebih bertanggungjawab rumah sakit dan dalam mengambil
dalam pengisian data rekam medis. keputusan.
Analisis pengelolaan data rekam Perbandingan dengan Rumah Sakit
medis di Rumah Sakit Angkatan Udara Islam Kendal, Imanti dan Setyowati
(RSAU) Lanud Iswahyudi yang (2015) menganalisis kebutuhan tenaga
dilaksanakan oleh Farida (2015) kerja berdasarkan beban kerja unit
mendapatkan hasil bahwa pelaporan rekam medis pada tahun 2015 meliputi
petugas rekam medis tidak memiliki hasil perhitungan prediksi kunjungan
peran dalam pelaporan di RSAU Lanud 2015 dan 10 petugas unit rekam medis.
Iswahyudi dikarenakan data dari Berdasarkan hasil perhitungan
poliklinik langsung diserahkan kepada kebutuhan tenaga kerja berdasarkan
bagian sekertariat. Mengacu pada beban kerja petugas unit rekam medis
Peraturan Menteri Kesehatan Republik didapatkan jumlah petugas assembling
Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 dengan standar beban kerja sebanyak
tentang Penyelenggaraan Pekerjaan 27.669,76 menit dibutuhkan sebanyak 4
Perekam Medis, salah satunya tugas petugas, petugas koding BPJS Rawat
perekam medis yaitu mampu Jalan dengan standar beban kerja
melaksanakan evaluasi isi rekam medis sebanyak 47.506,73 menit dibutuhkan
dan merancang struktur isi dan standar sebanyak 4 petugas, petugas koding
data kesehatan untuk pengelolaan BPJS Rawat Inap dengan standar beban
informasi kesehatan. Terdapat tenaga kerja sebanyak 22.542,7 menit
rekam medis di RSUP Prof. Dr. R. D. dibutuhkan sebanyak 3 petugas, petugas
Kandou berkompetensi dalam filing dengan standar beban kerja
melakukan analisis berkas rekam medis, 15.534,73 menit dibutuhkan sebanyak 9
yaitu DIII Rekam Medis, dan perlu petugas, dan petugas analising/reporting
penambahan tenaga sarjana rekam medis dengan standar beban kerja 613 menit
dan difungsikan kemampuan tersebut dibutuhkan sebanyak 2 petugas. Perlu
untuk menganalisis berkas rekam medis dilakukan penambahan petugas yaitu
di unit rawat jalan gigi. Perlu persamaan bagian coding BPJS Rawat Jalan
persepsi dalam melakukan analisa rekam sebanyak 2 petugas, bagian coding BPJS
medis, agar informasi yang terdapat di Rawat Inap sebanyak 1 petugas, bagian
dalam rekam medis akurat dan tepat, filing sebanyak 7 petugas dan bagian
sehingga dapat dipakai untuk analising/reporting sebanyak 2 petugas
meningkatkan pelayanan kesehatan di agar sesuai dengan beban kerja yang
ada.

92
 RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou perlu medis lebih cepat. Serta untuk
melakukan analisis kebutuhan tenaga menghindari misfile, petugas melakukan
kerja terutama untuk bagian analising penyisiran dokumen rekam medis secara
berkas rekam medis. Jumlah petugas periodik untuk mengembalikan
disesuaikan dengan beban kerja yang dokumen rekam medis yang salah letak
ada. Terdapat sekitar 300-400 jumlah tersebut pada tempatnya yang benar,
pasien rawat jalan setiap hari yang sehingga dalam pengambilan kembali
kemudian berkas rekam medisnya perlu dokumen rekam medis lebih cepat.
dianalisis. Hasil penelitian yang hampir sama
Wati, dkk (2011) melakukan juga didapat oleh Riyanto, dkk (2012)
penelitian tentang tinjauan pelaksanaan dalam penelitiannya yang berjudul
penyimpanan dan penjajaran dokumen tinjauan pelaksanaan penyimpanan dan
rekam medis di ruang filing RSUD Dr. pengambilan dokumen rekam medis di
Moewardi, hasilnya adalah pelaksanaan bagian filing RSUD Kabupaten
penyimpanan dan penjajaran dokumen Karanganyar Tahun 2012. Penyimpanan
rekam medis masih ditemukan adanya dan pengambilan dokumen rekam medis
dokumen rekam medis yang salah letak masih ditemukan adanya dokumen
(misfile). Hal ini dikarenakan rekam medis yang salah simpan
kekurangtelitian petugas dalam (misfile), yang disebabkan oleh
melakukan penyimpanan dan tidak faktor human eror petugas filing yang
digunakannya tracer pada saat mengalami kelelahan dan
pengambilan dokumen rekam medis, menyebabkan menjadi kurang teliti
sehingga pada saat penyimpanan tidak dalam melakukan penyimpanan ke
ada alat bantu sebagai pedoman dalam dalam rak, oleh karena itu untuk
penyimpanan dokumen rekam medis mengurangi kejadian misfile maka
kembali, serta terdapat sebagian petugas diharapkan mengaktifkan
dokumen rekam medis yang tidak kembali tracer dan melakukan
menggunakan kode warna. penyisiran dokumen rekam medis secara
Penyimpanan kembali dokumen rekam periodik, baik saat melakukan
medis agar mudah dilakukan, maka penyimpanan dan pengambilan
gunakan tracer sebagai pedoman dalam dokumen rekam medis dengan tujuan
penyimpanan dokumen rekam medis dokumen rekam medis mudah
kembali selain adanya kode warna, ditemukan pada saat dibutuhkan.
sehingga dalam penyimpanan dan Berdasarkan standar operasional
pengambilan kembali dokumen rekam prosedur tentang penyimpanan rekam

93
medis di RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou, penumpukan berkas dan sempitnya
hal-hal yang seharusnya petugas filing ruangan inactive. Setiap hari dilakukan
lakukan adalah menerima berkas rekam retensi dari berkas aktif ke inactive,
medis yang sudah diolah (assembling, pada bulan November 2016 terdapat
analising, coding) dan melakukan berkas inaktif sebanyak 3.775 berkas
checklist terhadap berkas rekam medis rekam medis, dapat dilihat matriks pada
yang keluar dan yang diterima. Petugas Lampiran 8.
filing menarik kembali tracer setelah Standar operasional prosedur untuk
berkas rekam medis kembali pada retensi rekam medis disebutkan petugas
posisinya. Petugas juga harus filing inactive melakukan penyimpanan
memeriksa kembali setiap rak jika berkas rekam medis inactive selama 2-3
terjadi kesalahan letak atau salah simpan tahun sesuai kebijakan dan petugas
dengan melihat kode warna, tetapi hal- menata atau merapikan kembali rak
hal tersebut belum sepenuhnya penyimpanan. Hal tersebut tidak sesuai
dilakukan. Hal tersebut yang dengan kenyataan yaitu masih terdapat
menyebabkan masih terjadi misfile dan berkas rekam medis inactive sejak tahun
banyaknya berkas rekam medis yang 2005. Seharusnya berkas inactive dari
tertumpuk dan belum disusun di rak tahun 2005 sampai dengan 2013 sudah
penyimpanan. Selain itu, jumlah petugas dimusnahkan, apabila berkas tersebut
filing rekam medis hanya 6 orang dimusnahkan maka akan terdapat
dengan tugas mengantar dan menyimpan ruangan yang cukup untuk penyimpanan
berkas rekam medis rawat jalan berkas inactive. Saat ini ruangan sudah
sebanyak 400 per hari dapat sangat penuh untuk penyimpanan berkas
menyebabkan kelelahan sehingga inactive.
kurang teliti dalam penyimpanan berkas Soleha (2014) meneliti tentang
rekam medis. penyusutan arsip rekam medis: studi
Hasil wawancara didapatkan kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
jawaban bahwa secara umum informan menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji
mengatakan berkas rekam medis di Jakarta belum mempunyai Jadwal
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou belum Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan
pernah dimusnahkan. Hasil observasi pemusnahan arsip rekam medis sejak
yang dilakukan di tempat penyimpanan Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri.
rekam medis inactive masih terdapat Penggunaan JRA di Rumah Sakit Haji
penumpukan berkas dari tahun 2005 Jakarta sangat disarankan dalam
sampai saat ini menyebabkan kegiatan penyusutan agar kegiatan

94
penyusutan dapat berjalan dengan baik. persetujuan pemusnahan dan
Selain itu, juga meningkatkan peran membentuk tim pemusnahan yang
arsiparis dalam kegiatan penyusutan beranggotakan divisi administrasi,
rekam medis serta meningkatkan instalasi rekam medis, unit-unit
pemahaman pegawai mengenai pelayanan, komite medis dan tim rekam
penyusutan arsip rekam medis. medis. Tim pemusnahan rekam medis
Identifikasi rencana kegiatan harus diaktifkan agar pemusnahan
pemusnahan di Rumah Sakit Islam berkas inactive dapat terealisasi.
Yogyakarta oleh Prasetiya (2013) Hasil wawancara informan
menunjukkan bahwa penyusunan mengatakan keterlambatan berkas rekam
prosedur tetap pemusnahan dimulai medis tiba di poliklinik disebabkan
dengan mengidentifikasi rencana beberapa hal yaitu RSUP Prof. Dr. R. D.
kegiatan pemusnahan yaitu dengan cara Kandou yang luas (horizontal),
mengetahui pengertian pemusnahan, tata keterlambatan berkas rekam medis dari
cara pemusnahan, penilaian berkas, rawat inap dikembalikan ke bagian
tahap-tahap pemusnahan, kebijakan rekam medis, jumlah sumber daya
pemusnahan, unit yang terkait dalam manusia untuk pengantar berkas rekam
pemusnahan, teori tentang Standar medis ke poliklinik masih kurang dan
Operasional Prosedur (SOP), masih kurang terampil dalam melakukan
penyusunan format usulan SOP penyimpanan rekam medis sehingga
pemusnahan, dan alur pemusnahan. terjadi misfile dan memperlama proses
Berdasarkan wawancara dengan pencarian rekam medis. Belum ada S1
informan, hal-hal yang menyebabkan Rekam medis, dan petugas filing berlatar
berkas rekam medis inactive belum belakang pendidikan SMA, walau
dimusnahkan karena proses input data demikian informan mengatakan petugas
belum selesai, sebanyak 10.000 dari sudah diperlengkapi dengan pelatihan in
30.000 data di MIRSA yang sudah house training, terutama bagian coder.
diinput. SK persetujuan pemusnahan Hasil observasi jumlah orang yang
sudah ada, tetapi masih ada berkas yang mencari berkas ada 4 orang, kemudian
dikembalikan dari kementrian kesehatan yang mendistribusikan ada 2 orang
karena belum lengkap. Standar sampai ke poli perioperative, terdapat
Operasional Prosedur pemusnahan yang jadwal harian secara bergantian.
diterbitkan tanggal 23 Juni 2015 di Permani, dkk (2015) dalam alur
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou prosedur pengembalian dokumen rekam
memaparkan harus adanya SK medis pasien rawat inap Triwulan I

95
Tahun 2014 di RSUD dr. Soehadi tentang tinjauan hubungan antara jumlah
Sragen menyatakan dalam pasien keluar rawat inap dengan
pengembalian dokumen rekam medis kejadian keterlambatan pengembalian
pasien rawat inap masih ada yang belum dokumen rekam medis rawat inap ke
sesuai dengan prosedur tetap. Waktu assembling RS Bhakti Wira Tamtama
pelengkapan Semarang. Hasil pengamatan peneliti
dokumen rekam medis, dokumen yang dilaksanakan selama 1 minggu dari
dikembalikan terlambat dan melebihi tanggal 5 Febuari 2015 – 13 Febuari
batas waktu yang ditentukan di prosedur 2015 dengan cara mengamati langsung,
tetap yaitu 2 x 24 jam. Selain itu dimana jumlah pasien keluar sebanyak
penggunaan buku ketidaklengkapan dan 103 pasien per bangsal, sedangkan
formulir dalam pengembalian dokumen dokumen yang terlambat dikembalikan
rekam medis sudah tidak digunakan lagi, ke bagian rekam medis sebanyak 77
sehingga kelengkapan suatu dokumen dokumen. Sebaiknya untuk mengatasi
rekam medis rawat inap tidak dapat kejadian keterlambatan perlu diadakan
terdokumentasi dengan baik. Rumah peninjuan dan penyegaran sosialiasasi
Sakit Umum Daerah dr. Soehadi protap pengembalian dokumen rekam
Prijonegoro Sragen sebaiknya dalam medis. Petugas rekam medis sebaiknya
pengembalian dokumen rekam medis mengingatkan kepada perawat bangsal
rawat inap dilaksanakan sesuai dengan untuk segera mengisi kelengkapan
prosedur tetap yang telah di tetapkan dokumen rekam medis pasien pulang
oleh direktur rumah sakit. Buku sehingga sewaktu pasien datang untuk
ketidaklengkapan dan formulir kontrol dokumen pasien sudah ada di
sebaiknya digunakan lagi, supaya bagian assembling. Serta petugas
kelengkapan dokumen rekam medis assembling menyampaikan kepada
rawat inap dapat terdokumentasi dengan Direktur Rumah Sakit untuk menambah
baik. Selain itu direktur sebaiknya jadwal praktek dokter seminggu dua
meninjau ulang kali.
prosedur tetap tentang pengembalian Kebijakan penyelenggaraan rekam
dokumen rekam medis rawat inap medis RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
khususnya pada penggunaan buku menetapkan berkas rekam medis rawat
analisis rekam medis kurang lengkap. inap harus dikembalikan paling lama
Hal serupa terjadi di RS Bhakti Wira 1x24 jam setelah pasien keluar RSUP
Tamtama Semarang. Arichah dan Prof. Dr. R. D. Kandou ke ruang
Sugiyanto (2015) melakukan penelitian penyimpanan rekam medis, dan untuk

96
berkas rekam medis rawat jalan mengikuti pelatihan rekam medis tetapi
dikembalikan setelah pelayanan yaitu dalam bentuk seminar rekam medis.
pukul 13.00 (WIB). Hal yang terjadi Pengalaman kerja petugas filing di Seksi
adalah berkas rekam medis dari rawat Pelayanan Medis RST dr. Soedjono
inap sering terlambat dikembalikan ke Magelang yaitu <1 tahun (40%), 1-5
ruang penyimpanan, menyebabkan tahun (40%), dan 6-10 tahun (20%).
petugas filing kesulitan mencari berkas Rata-rata waktu penyediaan rekam
rekam medis pasien yang hendak medis rawat jalan Klinik Interna RST dr.
kontrol ke poli atau pelayanan rawat Soedjono Magelang adalah 51,6 menit
jalan. Diperlukan peninjuan dan dengan waktu penyediaan tercepat dua
penyegaran sosialiasasi protap menit dan terlama 249 menit.
pengembalian dokumen rekam medis Penelitian lain dilakukan oleh
dan petugas filing mengingatkan kepada Maryati (2015) tentang beban kerja
perawat rawat inap untuk segera mengisi petugas filing terhadap rata-rata waktu
kelengkapan dokumen rekam medis penyediaan dokumen rekam medis rawat
pasien pulang sehingga sewaktu pasien jalan. Hasil analisis menunjukkan bahwa
datang untuk kontrol dokumen pasien beban kerja petugas filing berpengaruh
sudah ada di bagian assembling. sangat kuat terhadap rata-rata waktu
Fatimah (2015) menganalisis penyediaan dokumen rekam medis rawat
kemampuan petugas filing dalam jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
menyediakan rekam medis rawat jalan Saran untuk RSUI Yakssi Gemolong
klinik interna di RST Dr. Soedjono Sragen agar melakukan analisis beban
Magelang, hasilnya adalah petugas filing kerja dan kebutuhan tenaga kerja di
yang mengetahui tentang rekam medis filing, membuat job description untuk
(100%), tempat penyimpanan (100%), masing-masing bagian dan memberikan
sistem penyimpanan (40%) dan sistem motivasi kepada petugas filing untuk
penjajaran (60%) yang diterapkan di meningkatkan kecepatan penyediaan
RST dr. Soedjono Magelang, Standar dokumen rekam medis.
Pelayanan Minimal (SPM) (20%), Analisis perkiraan jumlah SDM
standar waktu penyediaan rekam medis rekam medis di unit filing dengan
rawat jalan (40%). Petugas filing di RST metode WISN (Woarl Load Indicator
dr. Soedjono terdiri dari dua orang Staff Need) di RSUD Kabupaten
lulusan D-3 Rekam Medis, satu orang Wonogiri Tahun 2014 yang dilakukan
lulusan SMK dan dua orang lulusan oleh Alfianto dan Zakiyah (2015)
SMA. Satu petugas filing pernah menyatakan waktu kerja tersedia tahun

97
2014 berdasarkan jumlah jam kerja menit/tahun, standar beban kerja
efektif di Unit Filing RSUD Kabupaten tertinggi adalah penyusunan laporan
Wonogiri adalah 1918 jam/tahun atau 7 berkala, dengan standar kelonggaran
jam/hari. Kategori pendidikan SDM 0,16 (Nadira, 2016). Jumlah tenaga yang
filing di Unit Rekam Medis RSUD dibutuhkan berdasarkan perhitungan
Kabupaten Wonogiri adalah SMA WISN adalah 36 orang dengan rasio
dengan standar beban kerja petugas WISN sebesar 0,67, dan beban kerja
filing RSUD Kabupaten Wonogiri tertinggi adalah kegiatan pelayanan
adalah 38360 jam/tahun. Standar rekam medis. Kesimpulan menurut
kelonggaran waktu petugas filing RSUD perhitungan WISN adalah dibutuhkan
Kabupaten Wonogiri untuk jumlah tenaga rekam medis sebesar 36
melaksanakan rapat, istirahat, sholat, orang. Hal ini menunjukkan bahwa
dan makan adalah 0,13. Kuantitas terdapat kebutuhan tenaga rekam medis
kegiatan pokok petugas filing RSUD yang belum terpenuhi sebanyak 12
Kabupaten Wonogiri tahun 2014 orang, oleh karenanya disarankan
diprediksikan menggunakan metode kepada pihak rumah sakit bagian
kuadrat terkecil dengan hasil sebesar perencanaan SDM untuk
89639 pasien, atau kurang lebih 300 mempertimbangkan penambahan tenaga
pasien/hari. Perkiraan kebutuhan jumlah dan mengoptimalkan kinerja tenaga di
SDM Rekam Medis di unit filing dengan unit rekam medis sehingga tercapai
metode WISN di RSUD Kabupaten beban kerja tenaga rekam medis yang
Wonogiri tahun 2014 adalah 3 orang, ideal.
sedangkan saat ini petugas filing Beberapa penelitian memaparkan
berjumlah 2 orang. cara-cara menganalisis beban kerja
Analisis beban kerja tenaga rekam tenaga filing di rumah sakit. RSUP Prof.
medis dengan metode Workload Dr. R. D. Kandou perlu melakukan
Indicators of Staffing Need (WISN) di analisis kemampuan petugas filing untuk
Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Kota mengevaluasi dan mengetahui waktu
Padang tahun 2016 menyatakan jumlah yang dibutuhkan untuk mengambil
tenaga rekam medis di Rumah Sakit berkas rekam medis dan
Islam Ibnu Sina Kota Padang sebanyak menyesuaikannya dengan jumlah tenaga
24 orang dengan latar belakang kerja di bagian filing. Diharapkan
pendidikan DIII Rekam Medis dan dengan adanya jumlah tenaga yang tepat
SLTA/sederajat, waktu kerja tersedia dan etos kerja yang baik pelayanan di
dalam setahun adalah 116.760 bagian rekam medis lebih meningkat.

98
Selain itu diperlukan tenaga kerja filing dilakukan untuk meningkatkan
yang berlatar belakang pendidikan DIII pengetahuan petugas. Pengetahuan ini
rekam medis untuk meningkatkan yang diharapkan meningkatkan sikap
pelayanan. dan keterampilan kerja menjadi lebih
Budiyanti dan Damayanti (2015) baik lagi.
melakukan penilaian kebutuhan Hasil wawancara didapatkan
pelatihan pada tingkat individu petugas jawaban bahwa informan mengatakan
rekam medis. Tingkat pengetahuan sarana dan prasarana untuk pengolahan
petugas mengenai pengelolaan rekam data sudah memenuhi standar, tetapi
medis secara umum termasuk dalam masih kurang untuk tempat
kategori kurang. Sikap kerja yang penyimpanan berkas rekam medis dalam
ditunjukkan petugas rekam medis dalam hal keamanan, suhu dan luas ruangan.
melakukan pekerjaannya berada pada Hasil observasi terdapat jumlah
kategori sangat baik. Ketrampilan komputer, meja dan sarana yang
petugas rekam medis di Rumah Sakit memadai, terdapat di Lampiran 6.
Mata Undaan Surabaya dalam Observasi di tempat penyimpanan masih
melakukan pekerjaan teknis maupun non terdapat orang-orang yang tidak
teknis masuk dalam kategori kurang dan berkepentingan masuk ke ruang
membutuhkan pelatihan karena belum penyimpanan berkas rekam medis
memenuhi indikator ≥80% sangat baik. karena pintu sering terbuka untuk orang
Secara keseluruhan petugas lalu lalang, dan tidak terdapat alat
membutuhkan pelatihan pengelolaan pendingin ruangan dan kamera CCTV,
rekam medis terutama dalam hal serta masih tertumpuk berkas rekam
pengetahuan rekam medis secara umum. medis yang belum disusun di lemari
Pengetahuan inilah yang nantinya akan penyimpanan.
mendorong sikap dan ketrampilan kerja Cossa (2012) melakukan penelitian
petugas rekam medis dapat menjadi tentang tinjauan aspek keamanan di
lebih baik lagi. Hasil dari kebutuhan ruang filing Puskesmas Lebdosari
pelatihan ini nantinya dapat diteruskan Semarang periode 2011 – 2012 dan
sebagai perencanaan pelatihan petugas didapatkan hasil dokumen rekam medis
rekam medis Rumah Sakit Mata Undaan di ruang filing Puskesmas Lebdosari
Surabaya. Semarang belum menetapkan beberapa
Pelatihan bagi petugas rekam medis kebijakan dan prosedur tentang
di bagian filing yang masih berlatar peminjaman rekam medis, serta tempat
belakang pendidikan SMA perlu penyimpanan dokumen rekam medis

99
(filing) dengan belum melarang belum sepenuhnya lulusan DIII rekam
siapapun masuk selain petugas Rekam medis. Protap dan kebijakan belum
Medis. Dokumen rekam medis boleh dilaksanakan dengan baik seperti tidak
keluar dari ruang filing kecuali untuk di bubuhinya kamfer di setiap sekat rak.
pengobatan, selain untuk pengobatan Demi menjaga keamanan pengelolaan
harus ada izin dari pihak yang dokumen rekam medis di filing
berwenang, dokumen rekam medis diperlukan alat yang memadai dan
hanya berupa kertas yang sewaktu- aman, dan tenaga atau petugas yang
waktu bisa rusak karena kelembaban, professional serta pemahaman protap
suhu yang tidak stabil, maka dari itu dan kebijakan yang baik.
perlu adanya alat yang mengatur agar Petugas rekam medis di RSUP Prof.
terjaga kelembabannya. Usaha menjaga Dr. R. D. Kandou harus memahami
keamanan dokumen rekam medis pentingnya keamanan dan menjaga
memerlukan SDM yang professional, kerahasiaan berkas rekam medis.
sarana dan prasarana yang memadai Petugas harus berperan aktif untuk
serta ruangan yang cukup aman dan baik melarang orang-orang yang tidak
untuk menjaga kerahasiaan dokumen berkepentingan memasuki ruang
rekam medis. penyimpanan berkas rekam medis.
Aspek keamanan pengelolaan pada Pihak yang memiliki akses terhadap
penyimpanan dokumen rekam medis di rekam medis berdasarkan kebijakan
filing RSUD Ungaran Tahun 2014 penyelenggaraan rekam medis di RSUP
menurut Hidayah dan Sugiyanto (2015) Prof. Dr. R. D. Kandou selain dokter
adalah berdasarkan pengamatan dan petugas kesehatan terkait adalah
keamanan pengelolaan dokumen rekam direksi dan jajaran struktural yang
medis di filing RSUD Ungaran dapat berwenang, komite medis dan sub-
diketahui keamanan dokumen rekam komitenya, komite keperawatan dan
medis dari segi fisik masih belum aman sub-komitenya, tim rekam medis yang
dari bahaya kebakaran dan kebanjiran, melakukan audit, kepala instalasi rekam
dari segi kimiawi petugas masih medis, dokter lain yang sedang
melakukan aktifitas-aktifitas yang dapat melakukan penelitian, residen dan
merusak dokumen rekam medis seperti mahasiswa yang sedang melakukan
makan dan minum di ruang filing, dari pendidikan, pihak ketiga yang sah secara
segi biologis dokumen tidak pernah hukum untuk mengakses rekam medis
dibersihkan setiap hari dan dari sumber pasien.
daya manusia dapat diketahui petugas

100
 Hasil wawancara didapatkan dari pengisian rencana
jawaban bahwa informan mengatakan penatalaksanaan, odontogram, waktu,
SOP rekam medis sudah ada dan persetujuan tindakan bila diperlukan,
pelaksanaannya masih dalam kategori nama dan tanda tangan dokter serta
cukup. Terdapat informan penunjang nama dan tanda tangan perawat.
yang menjawab perlunya sosialisasi 2. Tata cara penyelenggaraan rekam
untuk keseragaman pengisian. Hasil medis di unit rawat jalan gigi RSUP
observasi terdapat SOP pengisian rekam Prof. Dr. R. D. Kandou ditemukan
medis di unit rawat jalan gigi. Seperti pengisian rekam medis dilakukan
penelitian yang dilakukan oleh oleh dokter gigi dan perawat, belum
Dewantari (2014) dengan menelaah dilakukan proses analising berkas
rekam medis tertutup mengenai asesmen rekam medis di unit rawat jalan gigi,
sesuai Akreditasi Rumah Sakit 2012 di filing masih manual, masih terjadi
RSUP Dr. Sardjito, hasilnya adalah misfile, belum pernah dilakukan
persentase rata-rata kelengkapan hasil pemusnahan berkas rekam medis
telaah rekam medis mengenai asesmen inactive, belum terdapat sumber daya
mencapai 100%. Persentase rata-rata manusia dengan latar belakang
kelengkapan rekam medis lanjutan pendidikan Sarjana rekam medis,
mencapai 84,19%. Faktor penyebab jumlah sumber daya manusia DIII
ketidaklengkapan adalah kesibukan rekam medis dan tenaga untuk
dokter sehingga menyebabkan pengantar berkas rekam medis masih
ketidaktelitian pengisian rekam medis kurang dan berlatar belakang
(man) formulir rekam medis dan item- pendidikan SMA, tempat
itemnya terlalu banyak (materials) dan penyimpanan berkas rekam medis
SOP yang belum disosialisasikan belum memadai dalam hal keamanan,
dengan baik (method). Upaya yang telah suhu dan luas ruangan.
dilakukan adalah sosialisasi, analisis
kelengkapan rekam medis, dan SARAN
komunikasi antar tenaga kesehatan. 1. Bagi Rumah Sakit Umum Pusat Prof.
Dr. R. D. Kandou.
KESIMPULAN a. Perlu peningkatan sosialisasi
1. Kelengkapan isi rekam medis di unit pengetahuan pengisian dan nilai guna
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. rekam medis untuk kelengkapan isi
Kandou belum lengkap. rekam medis bagi dokter gigi dan
Ketidaklengkapan dokumen terdiri perawat di unit rawat jalan gigi. Perlu

101
 penerapan sistem reward dan dapat menjadi data untuk penelitian
punishment bagi dokter dan perawat retrospektif. Disarankan penelitian
dalam melengkapi pengisian lanjutan mengenai analisis perkiraan
dokumen rekam medis. jumlah SDM rekam medis di unit
b. Perlu dilakukan proses analising filing dengan teknik Workload
berkas rekam medis unit rawat jalan Indicators of Staffing Need (WISN)
gigi. dan pengelolaan rekam medis di
c. Perlu dilakukan proses filing yang instalasi rawat inap RSUP Prof. Dr.
terintegrasi dengan sistem informasi R. D. Kandou.
rumah sakit.
d. Perlu dilakukan pemusnahan berkas DAFTAR PUSTAKA
inactive. Aditama, T. Y. 2015. Manajemen
e. Perlu meningkatkan pengembangan Administrasi Rumah Sakit.
dan pelatihan sumber daya manusia Penerbit Universitas Indonesia:
(petugas rekam medis khususnya Jakarta.
petugas yang melakukan analisis dan Akbar, F. H. N. 2012. Hubungan Antara
penyimpanan rekam medis). Masa Kerja Dokter Dengan
Penambahan tenaga rekam medis Kelengkapan Pengisian Data
berlatar belakang pendidikan Sarjana Rekam Medis Oleh Dokter
dan DIII rekam medis. Yang Bertugas Di Puskesmas
f. Penambahan sarana dan prasarana di Kecamatan Karawang Barat
ruangan penyimpanan rekam medis Kabupaten Karawang Periode 1-
berupa AC, CCTV, sepeda motor 31 Oktober 2011. Skripsi.
untuk menjangkau poli yang jauh, Universitas Diponegoro:
serbuk kimia kering untuk pemadam Semarang.
api dan rak penyimpanan berkas Alfianto, L. dan E. Zakiyah. 2015.
rekam medis. Analisa perkiraan jumlah SDM
2. Bagi pengembangan ilmu rekam medik di unit filing
pengetahuan, hasil penelitian ini dengan metode WISN (Woarl
dapat dipakai sebagai referensi untuk Load Indicator Staff Need) di
menganalisis kesesuaian antara RSUD Kabupaten Wonogiri
kebijakan mengenai pengelolaan Tahun 2014. Indonesian Journal
rekam medis dan aplikasinya di On Medical Science. Vol
rumah sakit, dan untuk berkas 2(1):69-73.
odontogram yang ada di rekam medis

102
Anonimous. 2002. Undang-Undang Arichah, I. dan Z. Sugiyanto. 2015.
Republik Indonesia Nomor 28 Tinjauan Hubungan Antara
Tahun 2002 Tentang Bangunan Jumlah Pasien Keluar Rawat
Gedung. Jakarta. Inap Dengan Kejadian
__________2004. Undang-Undang Keterlambatan Pengembalian
Republik Indonesia Nomor 29 Dokumen Rekam Medis Rawat
Tahun 2004 Tentang Praktik Inap Ke Assembling RS Bhakti
Kedokteran. Jakarta. Wira Tamtama Semarang.
__________2006a. Manual Rekam Fakultas Kesehatan Universitas
Medis. Konsil Kedokteran Dian Nuswantoro. Tugas Akhir.
Indonesia. Jakarta. Budiyanti, H. dan N. A. Damayanti.
__________2007. Standar Nasional 2015. Penilaian Kebutuhan
Rekam Medis Kedokteran Gigi. Pelatihan Pada Tingkat Individu
Dirjen Bina Pelayanan Medis Petugas Rekam Medis. Jurnal
Depkes RI: Jakarta. Administrasi Kesehatan
__________2008. Peraturan Menteri Indonesia. Vol. 3(1):70-79.
Kesehatan Republik Indonesia Cossa, P. 2012. Tinjauan Aspek
Nomor 269 tentang Rekam Keamanan di Ruang Filing
Medis. Kementerian Kesehatan Puskesmas Lebdosari
Republik Indonesia. Jakarta. Semarang Periode 2011 - 2012.
__________2009. Undang-undang Program Studi Rekam Medis
Republik Indonesia Nomor 44 dan Info Universitas Dian
Tahun 2009 Tentang Rumah Nuswantoro Semarang. Tugas
Sakit. Jakarta. Akhir.
__________2013. Peraturan Menteri Dewantari, D. 2014. Telaah Rekam
Kesehatan Republik Indonesia Medis Tertutup Mengenai
Nomor 55 Tahun 2013 Tentang Asesmen Sesuai Akreditasi
Penyelenggaraan Pekerjaan Rumah Sakit 2012 Di RSUP Dr.
Perekam Medis. Kementerian Sardjito. Electronic Theses and
Kesehatan Republik Indonesia. Dissertations Universitas Gajah
Jakarta. Mada.
__________2014. Pedoman Pelayanan Dewanto, I. 2007. Gambaran Rekam
Instalasi Rekam Medis RSUP Medik Gigi sebagai Posisi
Prof. Dr. R. D. Kandou. Sentral bagi Dokter Gigi di
Manado.

103
 Yogyakarta. Jurnal Mutiara Hidayah, S. dan Z. Sugiyanto. 2015.
Medika. Vol 7(2):83-87. Aspek Keamanan Pengelolaan
Farida, M. I. 2015. Analisis Pengelolaan Pada Penyimpanan Dokumen
Data Rekam Medis Di Rumah Rekam Medis Di Filing RSUD
Sakit Angkatan Udara (RSAU) Ungaran Tahun 2014. Fakultas
Lanud Iswahyudi. Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Dian
Kesehatan Universitas Nuswantoro. Skripsi.
Muhammadiyah Surakarta. Imanti, M dan M. Setyowati. 2015.
Jurnal. Analisis Kebutuhan Tenaga
Fatimah, N. 2015. Analisis Kemampuan Kerja Berdasakan Beban Kerja
Petugas Filing Dalam Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Menyediakan Rekam Medis Islam Kendal Tahun 2015.
Rawat Jalan Klinik Interna Di Diakses dari
RST Dr. Soedjono Magelang. http://eprints.dinus.ac.id/id/eprin
Universitas Gajah Mada. Tugas t/17489.
Akhir. Kumalasari, D. A. dan K. K. Saptorini.
Febriawati, H. 2013. Manajemen 2015. Evaluasi Kinerja
Logistik Farmasi Rumah Sakit. Assembling Dalam
Pustaka Baru: Yogyakarta. Pengendalian Ketidaklengkapan
Fitri, Y. O. 2011. Hubungan Dokumen Rekam Medis Di
Pengetahuan, Sikap, Tindakan Assembling Rsud Ungaran
Dan Komitmen Pimpinan Tahun 2015. Universitas Dian
Terhadap Kelengkapan Nuswantoro. Tugas akhir.
Pengisian Dokumen Rekam Madhusudan, A., S. Saawarn, G.
Medis di Rumah Sakit Umum Ramesh, and N. Saawarn. 2012.
M. Djamil Padang Tahun 2011. Maintaining dental records: Are
Program Studi Ilmu Kesehatan we ready for forensic needs?.
Masyarakat Fakultas Journal Of Forensic Dental
Kedokteran Universitas Sciences. Vol 3(2):52-57.
Andalas. Skripsi. Maryati, W. 2015. Beban Kerja Petugas
Gunawan, A. P. 2012. Gambaran Rekam Filing Terhadap Rata-Rata
Medis Gigi Puskesmas Bahu Waktu Penyediaan Dokumen
Kota Manado Ditinjau Dari Rekam Medis Rawat Jalan.
Standar Nasional Rekam Medis Jurnal Manajemen Informasi
Kedokteran Gigi. Jurnal.

104
 Kesehatan Indonesia. Vol. Rumah Sakit Islam Yogyakarta
3(2):89-95. PHDI. Tugas Akhir.
Murniwati, R. Machmud dan S. Ridho, K. M., E. M. Rosa, dan E.
Rahmasari. 2013. Gambaran Suparniati. 2013. Analisis
Pengetahuan Dokter Gigi Faktor-Faktor Yang
Tentang Rekam Medis Gigi. Mempengaruhi Kepatuhan
Andalas Dental Journal. Pengisian Rekam Medis Di
Vol.1(1):Hal 58-70. Rumah Sakit Gigi Dan Mulut
Nadira, N. A. 2016. Analisis Beban Pendidikan UMY. Jurnal UMY.
Kerja Tenaga Rekam Medis Vol 2(2):1-18.
dengan Metode Workload Riyanto, B., A. Pujihastuti dan
Indicators Of Staffing Need Rohmadi. 2012. Tinjauan
(WISN) Di Rumah Sakit Islam Pelaksanaan Penyimpanan Dan
Ibnu Sina Kota Padang Tahun Pengambilan Dokumen Rekam
2016. Fakultas Kesehatan Medis Di Bagian Filing RSUD
Masyarakat Universitas Kabupaten Karanganyar Tahun
Andalas. Skripsi. 2012. Ejurnal stikesmhk. Vol
Paulina, D., L. Widjaja, Hosizah dan M. 6(2).
Wiharto. 2016. Hubungan Soleha, S. 2014. Penyusutan Arsip
Antara Pengetahuan Tentang Rekam Medis: Studi Kasus
Nilai Guna Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakarta.
Dengan Perilaku Pengisian Jurnal Ilmu Informasi,
Dokumen Rekam Medis Oleh Perpustakaan dan Kearsipan.
Tenaga Kesehatan Di RSUD Vol 15.
Larantuka. Jurnal Manajemen Wati, O. M., A. Pujihastuti dan Riyoko.
Informasi Kesehatan Indonesia. 2011. Tinjauan Pelaksanaan
Vol.4(2):5-14. Penyimpanan Dan Penjajaran
Permani, E., S. Sugiarsi dan S. Dokumen Rekam Medis Di
Mulyono. 2015. Alur Prosedur Ruang Filing RSUD Dr.
Pengembalian Dokumen Rekam Moewardi. Ejurnal stikesmhk.
Medis Pasien Rawat Inap Vol 2(5).
Triwulan I Tahun 2014. Ejurnal
stikesmhk. Vol 9(1).
Prasetiya, Y. 2013. Identifikasi Rencana
Kegiatan Pemusnahan Di

105